Microsoft® ACCESS 2007 Podstawy teoretyczne

Jerzy Kluczewski
Microsoft ACCESS 2007
Podstawy teoretyczne
Gdańsk, październik 2015
Niniejszy podręcznik szkoleniowy został przygotowany przez nauczyciela informatyki.
Żadna z jego części nie może być powielana ani modyfikowana w formie elektronicznej bądź
drukiem bez zezwolenia autora.
Materiał w nim zawarty stanowi integralną część materiałów edukacyjnych i nie jest
samodzielną całością. Pełne wykorzystanie zawartych w nim informacji oraz realizacja ćwiczeń
możliwa jest tylko poprzez aktywne uczestnictwo w zajęciach ćwiczeniowych.
Zastrzeżonych nazw firm i produktów użyto wyłącznie w celu ich identyfikacji.
____________________________________________
Copyright Jerzy Kluczewski
Gdańsk, październik 2015
SPIS TREŚCI
1.
2.
Uwagi wstępne .............................................................................................................................3
Podstawowe informacje o bazach danych ....................................................................................3
2.1. Bazy danych: czym są i jak działają? ....................................................................................3
2.2. Co to jest relacyjna baza danych?..........................................................................................5
2.3. Ogólny schemat logiczny bazy danych .................................................................................6
2.4. Podstawowe różnice w nazewnictwie elementów tabeli. ......................................................6
2.5. Przykładowa tabela ................................................................................................................7
2.6. Pojęcia podstawowe ..............................................................................................................7
2.7. Pojęcia zaawansowane ..........................................................................................................9
2.7.1. Klucze.............................................................................................................................9
2.7.2. Relacje ............................................................................................................................9
2.7.3. Indeksowanie i sortowanie ...........................................................................................10
2.7.4. Kwerendy, filtry i formularze.......................................................................................11
2.7.5. Raporty, makra i moduły .............................................................................................11
2.7.6. System zarządzający bazami ........................................................................................12
2.8. Projektowanie bazy danych .................................................................................................12
2.9. Optymalizacja tabel bazy danych ........................................................................................13
2.10.
Przykładowe pytania kontrolne........................................................................................13
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-2-
1. Uwagi wstępne
Niniejszy dokument jest przeznaczony dla osób, które opanowały następujące czynności:
•
•
•
•
•
•
rozpoczynanie pracy w systemie Windows;
posługiwanie się myszą;
uruchamianie programu w systemie Windows;
otwieranie, przesuwania, zmiana rozmiarów, przewijanie i zamykanie okien;
korzystanie z okien dialogowych, a w szczególności z tych, które służą do otwierania i
zapisywania plików oraz zmiany foldera lub dysku;
korzystanie z Pomocy systemu Windows.
2. Podstawowe informacje o bazach danych
2.1. Bazy danych: czym są i jak działają?
Baza danych jest zbiorem informacji związanych z pewnym tematem lub zadaniem – na
przykład analizą zamówień klientów lub ewidencją kolekcji nagrań. Jeśli Twoja baza danych nie
jest przechowywana na komputerze lub też na komputerze są przechowywane tylko jej pewne
części, to prawdopodobnie dużo pracy poświęcasz organizowaniu i koordynowaniu informacji
pochodzących
z bardzo różnych źródeł.
Za pomocą programu Microsoft Access możesz zarządzać wszystkimi niezbędnymi
informacjami używając jednego pliku bazy danych. Plik zawierający bazę danych ma rozszerzenie
MDB. W pliku takim możesz dzielić dane na odrębne części zwane tabelami. Za pomocą
formularzy elektronicznych możesz oglądać, dodawać i aktualizować dane w tabelach; za pomocą
kwerend możesz znajdować
i pobierać tylko te dane, które są rzeczywiście aktualnie niezbędne; za pomocą raportów możesz
analizować i drukować dane w określonym przez siebie układzie.
Najlepiej jest przechowywać dane tworząc po jednej tabeli dla każdego typu informacji,
które mają być analizowane. Dane z różnych tabel można później łączyć razem w kwerendach,
formularzach lub raportach – należy w tym celu zdefiniować relacje między tabelami.
Jeśli chcesz znaleźć i pobrać tylko te dane, które spełniają pewne warunki, utwórz
kwerendę. Kwerenda może obejmować dane pochodzące z różnych tabel, może aktualizować lub
usuwać wiele rekordów jednocześnie, pozwala także na wykonywanie obliczeń na danych, przy
czym obliczenia te mogą być zarówno wbudowane (istniejące od razu w programie), jak i
niestandardowe (definiowane przez użytkownika).
Jeśli chcesz łatwo wyświetlać, wprowadzać lub zmieniać dane w tabelach, utwórz
formularz. Przy otwieraniu formularza, program Microsoft Access pobiera dane z jednej lub więcej
tabel i wyświetla je na ekranie. Układ danych na ekranie możesz zarówno wybrać z Kreatora
formularzy, jak i zdefiniować samodzielnie od początku.
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-3-
Jeśli chcesz analizować swoje dane lub zaprezentować je w postaci drukowanej, utwórz
raport. Możesz na przykład wydrukować raport grupujący dane i obliczający podsumowania, a
następnie inny raport, zawierający dane wykorzystywane w nagłówkach korespondencji.
Podsumowanie:
Baza danych może składać się z: tabel, formularzy, kwerend, raportów (a także makr i modułów)
i zapisana jest w pliku o rozszerzeniu MDB. Plik MDB będzie bazą danych jeśli będzie zawierał co
najmniej jedną tabelę. Pozostałe elementy są opcjonalne i służą do operowania na danych
zgromadzonych w tabelach.
Aby móc efektywnie wykorzystywać dużą liczbę zgromadzonych w komputerach
informacji, należy ją najpierw dobrze usystematyzować. Nawet nie korzystając z komputerów
mamy do czynienia
z bazami danych (świadomie lub nieświadomie). Przykładem bazy danych może być kartka papieru
zawierająca dwie tabelki; pierwsza zawiera listę pracowników przedsiębiorstwa wraz z ich danymi
personalnymi: imieniem, nazwiskiem, datą urodzenia, adresem zamieszkania, stanowiskiem
służbowym, natomiast druga tabelka zawiera listę płac dla tych samych pracowników wraz takimi
danymi jak: imieniem, nazwiskiem, kwotami płacy zasadniczej, premii, płacy brutto za miesiąc
maj 1999 r:
PRACOWNICY
Imię i nazwisko
Zenon Adamski
Zenon Biernacki
Jerzy Wołoś
Data urodzenia
12.09.1960
01.04.1963
09.06.1974
WYNAGRODZENIE ZA M-C MAJ 1999 r.
Imię i nazwisko
Płaca zasadnicza
Zenon Adamski
2000,- zł
Zenon Biernacki
1500,- zł
Jerzy Wołoś
800,- zł
Adres
Sopot ul. Lipowa 10/2
Sopot ul. 23 Marca 23/4
Gdynia ul. Morska 123/6
Stanowisko
Dyrektor
Kierownik brygady
Murarz-tynkarz
Premia
300,- zł
100,- zł
50,- zł
Płaca brutto
2300,- zł
1600,- zł
850,- zł
W kolejnych kolumnach obu tabelek są zgromadzone dane opisujące pracowników
przedsiębiorstwa. Każda kolumna posiada nagłówek opisujący charakter danych – nazywamy go
atrybutem danej. Każdy wiersz zawiera dane opisujące jednego pracownika – nazywamy go
rekordem.
Każde przecięcie się wiersza z kolumną tworzy pole zawierające pojedynczą daną.
Strukturę atrybuty + wiersze + kolumny nazywamy tabelą. Zbiór takich tabel razem z
danymi zaprojektowanymi tak, aby można je było zastosować do efektywnego gromadzenia,
przekształcania oraz wyszukiwania za pomocą metod informatycznych i środków komputerowych
nazywamy bazą danych.
Należy zwrócić uwagę na cel bazy danych: efektywne (czyli pewne, szybkie, dokładne,
wyczerpujące) wyszukiwanie i przekształcanie danych. Aby można było spełnić ten cel należy
spełnić trzy podstawowe warunki:
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-4-
• posiadać dobrze zaprojektowaną bazę danych,
• posiadać dobry i działający na danym komputerze program obsługi bazy danych,
• wprowadzić poprawne i kompletne dane do bazy danych.
Przedstawiony wyżej przykład nie jest dobrze zaprojektowaną bazą danych. Po pierwsze nie
można na niej przeprowadzić operacji wyszukania informacji o pracownikach, mieszkających tylko
w Sopocie oraz o imieniu Zenon. Po drugie w obu tabelach powtarzają się te same informacje: imię
i nazwisko.
Aby wyeliminować te wady zaprojektujemy nasza przykładową bazę w następujący sposób:
PRACOWNICY
Nr Nazwisko
1
Adamski
2
Biernacki
3
Wołoś
Imię
Zenon
Zenon
Jerzy
Data urodzenia
12.09.1960
01.04.1963
09.06.1974
Miasto
Sopot
Sopot
Gdynia
Ulica
Lipowa 10/2
23 Marca 23/4
Morska 123/6
Stanowisko
Dyrektor
Kierownik brygady
Murarz-tynkarz
WYNAGRODZENIE ZA M-C MAJ 1999 r.
Nr Płaca zasadnicza Premia
Płaca brutto
1
2000,- zł
300,- zł
2300,- zł
2
1500,- zł
100,- zł
1600,- zł
3
800,- zł
50,- zł
850,- zł
Podsumowanie:
Tabelą w bazie danych nazywamy zbiór rekordów opisujących obiekty np. pracownicy
zawierających informacje o tych obiektach w sposób ujednolicony tj. każdy rekord posiada te same
kolumny.
Rekordem nazywamy szereg pól które opisują pojedynczy obiekt w tabeli wiersz zawiera dane
opisujące jednego pracownika. Każdy rekord ma identyczną strukturę.
Atrybutem nazywamy cechę kolumny, która opisujące charakter danych przechowywanych w
rekordzie.
2.2. Co to jest relacyjna baza danych?
Przykładowa baza danych składa się z 2 tabel. Po przeprojektowaniu w każdej z nich pojawił się
dodatkowy atrybut (pole, kolumna) o nazwie Nr , który służy do powiązania rekordów pomiędzy
obiema tabelami tak, aby nie trzeba było przechowywać imienia i nazwiska podwójnie. Powiązanie
to nazywa się relacją. W tym przypadku relacja wiąże 1 rekord z pierwszej tabeli z 1 rekordem w
drugiej tabeli itd.
Podsumowanie:
Relacyjną bazą danych nazywamy taką bazę danych, która umożliwia tworzenie baz bez
redundancji, czyli nadmiarowości gromadzonych informacji. Dzięki relacjom można zaplanować
prostsze tabele, a więc łatwiejsze w obsłudze przez programy.
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-5-
2.3. Ogólny schemat logiczny bazy danych
Baza
danych
tabela
PRACOWNICY
tabela
WYNAGRODZENIE
zbiór tabel
rekord
rekord
zbiór rekordów
rekord
Pole1
Pole2 Pole3 Pole4
Pole5
Pole6
Pole7
rekord, czyli pola danych
2.4. Podstawowe różnice w nazewnictwie elementów tabeli.
Określenia używane zwykle przez użytkowników – laików:
Kolumna 1
Kolumna 2
Kolumna 3
Wiersz 1
Wiersz 2
Wiersz 3
Wiersz 4
Kolumna 4
Kolumna 5
X(2,4)
Dana X(2,4) znajduje się w 2 wierszu i 4 kolumnie, a więc ma adres (2,4).
Określenia używane zwykle przez użytkowników – programistów:
Pole 1
Pole 2
Pole 3
Rekord 1
Rekord 2
Rekord 3
Rekord 4
Pole 4
Pole 5
X(2,4)
Dana(2,4) znajduje się w 2 rekordzie i 4 polu, a więc ma adres (2,4).
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-6-
Określenia używane zwykle przez użytkowników – naukowców:
Atrybut 1
Atrybut 2
Atrybut 3
Krotka 1
Krotka 2
Krotka 3
Krotka 4
Atrybut 4
Atrybut 5
X(2,4)
Dana(2,4) znajduje się w 2 krotce i 4 atrybucie, a więc ma adres (2,4).
Ponieważ obecnie najczęściej użytkownicy, zajmujący się bazami danych stosują nazewnictwo
programistów, będziemy używali pojęć: rekord i pole.
Podsumowanie:
Baza danych składa się z tabel, tabele składają się z rekordów, rekordy składają się z pól.
Pola mogą przechowywać elementarne dane, które są niepodzielne, czyli zakładamy, że
mniejszych jednostek danych nie ma.
2.5. Przykładowa tabela
2.6. Pojęcia podstawowe
Dana (ang.data) – najmniejsza, elementarna jednostka informacji o obiekcie będąca przedmiotem
przetwarzania komputerowego.
Relacyjna baza danych (ang. relational database) – zbiór danych w postaci tabel połączonych
relacjami.
Typ danej (ang. data type) - rodzaj danej, czyli forma zapisu informacji:
•
•
•
znakowy (ang.character) – dana może przechowywać tylko wartości znaków pisarskich
liczbowy (ang.number) – dana może przechowywać tylko liczby
logiczny (ang.logical) – dana może przechowywać tylko dwie wartości: prawda, fałsz (tak, nie)
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-7-
•
data (ang.date) – dana może przyjmować postać daty i czasu np. rok.miesiąc.dzień
godz:min:sek
• alfanumeryczny (ang.alphanumeric) – dana może przechowywać wartości znaków ASCII oraz
cyfry
• numeryczny (ang.numeric) – wartościami danej mogą być tylko cyfry i znaki: + (plus), (minus).
• walutowy (ang.currency) – dana może przyjmować wartości liczbowe razem z symbolem
waluty
• notatnikowy (ang.memo) – dana może być oddzielnym zbiorem tekstowym służącym do
przechowywania dowolnych opisów.
• binarny (ang.binary) – dana może być np. plikiem dźwiękowym lub filmowym.
• graficzny (ang.graphic) – dana przechowuje grafikę np. rysunki.
• obiektowy (ang.OLE) – dana przechowuje obiekty do których dostęp dokonuje się za pomocą
techniki OLE (ang. object linking and embleding), czyli obiektów tworzonych przez inne
aplikacje.
Definicje:
Format danej (ang. data format) – postać wprowadzania i wyświetlania danej np. format 99-999
oznacza, że dana numeryczna może być wyświetlona jako ciąg 2 cyfr, pojedynczej kreski i 3 cyfr.
Format ten może służyć do wprowadzani i wyświetlania kodu pocztowego.
Rekord (ang.record) – zwany także krotką lub wierszem, to pozioma struktura danych opisująca
jeden obiekt. Rekord składa się z pól opisujących dokładnie cechy obiektu np. pojedynczego
pracownika.
Tabela (ang. table) - nazywamy zbiór rekordów opisujących obiekty w sposób ujednolicony tj.
każdy rekord posiada te same nazwy pól. Uwaga: w niektórych systemach baza danych np. dBase
każda tabela nazywana jest bazą danych i jest przechowywana w oddzielnych plikach.
Definicja
Pole to struktura danych opisująca pojedynczą daną w rekordzie np. nazwisko pracownika.
Podstawowe typy danych to:
• tekstowy / znakowy (ang.character) – dana może przechowywać tylko wartości znaków
pisarskich
• liczbowy (ang.number) – dana może przechowywać tylko liczby
• logiczny (ang.logical) – dana może przechowywać tylko dwie wartości: prawda, fałsz (tak, nie)
• data (ang.date) – dana może przyjmować postać daty i czasu np. rok.miesiąc.dzień
godz:min:sek
• walutowy (ang.currency) – dana może przyjmować wartości liczbowe razem z symbolem
waluty
Definicja
Relacyjna baza danych to zbiór danych w postaci tabel połączonych relacjami.
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-8-
2.7. Pojęcia zaawansowane
2.7.1. Klucze
Klucz podstawowy (ang. primary key field)
Klucz podstawowy (ang. primary key) zwany też kluczem głównym to jedno lub
więcej pól, których wartość jednoznacznie identyfikuje każdy rekord w tabeli. Taka cecha
klucza nazywana jest unikatowością. Klucz podstawowy służy do powiązania rekordów w jednej
tabeli z rekordami z innej tabeli. Klucz podstawowy jest nazywany kluczem obcym, jeśli odwołuje
się do innej tabeli. Na przykład, w bazie pracowników kluczem podstawowym może być numer
ewidencyjny pracownika.
Klucz podstawowy jednopolowy (ang. single primary key)
Jeśli istnieje pole zawierające dane unikatowe, jak na przykład numer katalogowy czy
numer identyfikacyjny, można je zadeklarować jako klucz podstawowy. Jeśli jednak w polu tym
powtarzają się wartości, klucz podstawowy nie zostanie ustawiony. Aby znaleźć rekordy
zawierające te same dane, należy usunąć rekordy o powtarzających się wartościach bądź
zdefiniować wielopolowy klucz podstawowy.
Klucz podstawowy wielopolowy zwany też kluczem złożonym (ang.composed key)
W sytuacji, gdy żadne z pól nie gwarantuje unikalnej wartości w nim zawartych, należy rozważyć
możliwość utworzenia klucza podstawowego złożonego z kilku pól.
2.7.2. Relacje
Relacja (ang. relation)
Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy podstawowych trzeba
wprowadzić do systemu bazy danych informacje na temat sposobu poprawnego łączenia
powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami,
powiązanie logiczne między rekordami różnych tablic za pomocą kluczy.
Typy relacji (ang.relation types)
1. relacja jeden-do-jednego
W relacji jeden-do-jednego każdy rekord w tabeli A może mieć tylko jeden dopasowany rekord
z tabeli B, i tak samo każdy rekord w tabeli B może mieć tylko jeden dopasowany rekord z
tabeli A. Ten typ relacji spotyka się rzadko, ponieważ większość informacji powiązanych w ten
sposób byłoby zawartych w jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału
tabeli z wieloma polami, do odizolowania części tabeli ze względów bezpieczeństwa, albo do
przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej.
2. Relacja jeden-do-wielu
Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji. W relacji jeden-do-wielu
rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B, ale rekord w
tabeli B ma tylko jeden dopasowany rekord w tabeli A.
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-9-
3. Relacja wiele-do-wielu
W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów
z tabeli B i tak samo rekord w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z
tabeli A. Jest to możliwe tylko przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której
klucz podstawowy składa się z dwóch pól ľ kluczy obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu
jest w istocie dwiema relacjami jeden-do-wielu z trzecią tabelą. Na przykład, tabele "Zamówienia" i
"Produkty" są powiązane relacją wiele-do-wielu zdefiniowaną przez utworzenie dwóch relacji
jeden-do-wielu z tabelą "Opisy zamówień".
Przykład tabel powiązanych relacją wiele-do-wielu
2.7.3. Indeksowanie i sortowanie
Indeksowanie (ang.indexing)
Indeks jest wykorzystywany jako pomoc w szybszym wyszukiwaniu i sortowaniu
rekordów. Indeks jest wykorzystywany podobnie jak indeks w książce: w celu znalezienia danych
sprawdzane jest ich położenie w indeksie. Możliwe jest utworzenie indeksu na podstawie jednego
pola lub na podstawie kilku pól.
Zwykle indeksem obejmowane są pola często poszukiwane, sortowane lub pola, które są
sprzężone z polami w innych tabelach w kwerendach. Jednakże, indeksy mogą powodować
spowolnienie działania niektórych operacji, gdy indeksy dla wielu pól muszą być aktualizowane
podczas tych operacji.
Klucz podstawowy tabeli jest indeksowany automatycznie. Nie można indeksować pól, w których
przechowywane są dane typu "Memo" lub "Obiekt OLE". W przypadku innych pól należy najpierw
sprawdzić, czy spełnione są wszystkie następujące warunki:
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-
- 10
•
•
•
•
•
Dane w polu są typu tekstowego, liczbowego, walutowego lub typu data.
Spodziewane jest wyszukiwanie wartości przechowywanych w polu.
Spodziewane jest sortowanie wartości w polu.
Spodziewane jest przechowywanie wielu różnych wartości w polu. W przypadku powtarzania
się wielu wartości w polu, indeks nie musi przyspieszać znacząco działania programu.
Znajdowanie rekordów jest znacznie szybsze, gdy przeszukuje się pola indeksowane.
Sortowanie (ang.sorting)
Sortowaniem rekordów nazywamy ich porządkowanie według jakiegoś kryterium.
Kryterium to nazwa lub nazwy pól według których odbywa się sortowanie. Przykładowo może być
to sortowanie rosnące (sortuje wartości w porządku rosnącym (od A do Z, od 0 do 9) lub
sortowanie malejące (sortuje wartości w porządku malejącym od Z do A, od 9 do 0).
2.7.4. Kwerendy, filtry i formularze
Zapytanie (ang.query)
Zapytanie, czyli kwerenda to taka konstrukcja językowa, która pozwala na
wyszukiwanie danych z bazy danych za pomocą zadawania pytań. Może to być specjalna
konstrukcja języka programowania lub okno graficzne w którym należy podać parametry
poszukiwanych danych. W zaawansowanych systemach baz danych kwerend można używać także
do wyświetlania, zmiany i analizy danych.
Tak zwana kwerenda wybierająca jest najczęściej używanym rodzajem kwerendy. Służy ona
do otrzymywania danych z tabeli lub tabel i wyświetlania wyników w arkuszu danych, w którym
można je następnie przeglądać. Kwerendy wybierające mogą być również używane do grupowania
rekordów
i obliczania sum, zliczeń, wyliczania średnich i przeprowadzania innych obliczeń.
Filtr (ang. filter)
Filtr pozwala na wyszukiwanie rekordów spełniające pojedyncze kryterium lub wiele
kryteriów albo sortować rekordy w porządku rosnącym lub malejącym.
Formularz (ang. screen form)
Formularz, czyli tzw. formatka ekranowa służy do wygodnego wprowadzania,
edytowania i usuwania danych w tabeli. Wymienione operacje wykonuje się za pomocą okna w
którym użytkownik obsługuje pola. Znaczenie pól opisane jest za pomocą etykiet, czyli nazw pól.
2.7.5. Raporty, makra i moduły
Raport (ang.report)
Raportem nazywamy konstrukcję systemu bazy danych, która służy do definiowania
postaci
i zawartości danych pobieranych z tabel, a następnie umieszczanych na wydruku.
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-
- 11
Procedura (ang.procedure)
Procedurą nazywamy serię poleceń zapisaną w języku programowania baz danych,
służącą do wykonywania obsługi na elementach bazy: tabelach, formularzach, raportach,
kwerendach.
Makro (ang. macro)
Ciąg akcji wykonywanych na tabelach, formularzach, raportach, kwerendach
uruchamianych przyciskami umieszczonymi w oknie np. formularza lub gdy wystąpi jakieś
zdarzenie np. kasowanie rekordu.
Moduł (ang.module)
Moduł to podprogram w systemie bazy danych, który wykonuje wiele funkcji
użytkowych powiązanych ze sobą tematycznie np. obsługa danych personalnych pracowników
lub obliczanie kwot wypłat albo wydruk listy płac. Funkcje te umieszcza się zwykle w menu
głównym aplikacji służącej do przetwarzania danych. W niektórych bazach danych aplikacja ta jest
nazywana programem wykonawczym bazy (ang. run-time system).
2.7.6. System zarządzający bazami
System zarządzający bazami (ang.database management system)
Jest to program zarządzający (system bazy danych) bazami danych oraz służący do
wykonywania tabel, formularzy, kwerend, raportów, makr, procedur, podprogramów oraz
produkcji gotowych aplikacji.
Najpopularniejsze systemy zarządzania relacyjnymi bazami danych dla komputerów klasy IBM PC
to: Access, Dbase, Delphi, FoxPro, Informix, Paradox i inne nowocześniejsze.
Program wykonawczy bazy (ang.run-time system)
Gotowa aplikacja bazy danych w postaci pliku(ów ) typu EXE sprzedawana
użytkownikowi w celu dostarczenia mu systemu (zbioru programów) za pomocą którego może
on przetwarzać swoje dane bez konieczności znajomości podstaw baz danych .
2.8. Projektowanie bazy danych
Dobrym zwyczajem przed tworzeniem bazy danych jest wykonanie jej projektu, który składa się
zwykle
z następujących etapów:
•
•
•
•
•
•
•
Określenie celu i zadań systemu informatycznego
Opisanie funkcji użytkowych wynikającego realizującego sformułowany wcześniej cel systemu.
Ustalenie listy nazw tabel
Definiowanie pól w tabelach
Definiowanie relacji między tabelami
Definiowanie kluczy i indeksów.
Definiowanie raportów, kwerend i formularzy.
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-
- 12
2.9. Optymalizacja tabel bazy danych
Jest wiele sposobów optymalizacji tabel. Niektóre z nich zostały opisane poniżej.
Tabele należy tak projektować, by wyeliminować z nich zbędne dane. Dobrze
zaprojektowana baza danych jest warunkiem koniecznym do szybkiego odnajdywania i
uaktualniania danych. Jeśli dana tabela zawiera nadmiar danych, można ją podzielić przy użyciu
Kreatora analizatora tabel na tabele powiązane relacjami. Pozwoli to przechowywać dane w sposób
bardziej efektywny.
Należy wybierać odpowiednie typy danych dla każdego z pól. Można przez to zaoszczędzić
miejsce w bazie danych, jak również poprawić znacząco operacje sprzęgania. Podczas definiowania
danego pola należy wybrać możliwie najmniej pamięciochłonny typ danych, który jest odpowiedni
do danych zawartych w definiowanym polu.
Należy tworzyć indeksy dla pól, które są sortowane, sprzęgane lub też dla których ustalane
są warunki. Poprzez indeksowanie pól po obu stronach sprzężeń lub też poprzez utworzenie
wzajemnych relacji między nimi, jak również poprzez indeksowanie każdego pola używanego do
ustalania warunków dla kwerendy można osiągnąć bardzo znaczną poprawę szybkości kwerend.
Indeksy nie muszą być jednak zalecane we wszystkich przypadkach. Indeksy zwiększają
rozmiar plików bazy danych, zmniejszają zdolność do współdziałania w aplikacjach dla trybu pracy
wielodostępnej (możliwość modyfikowania danej strony w tym samym czasie przez wielu
użytkowników). Zmniejszają również wydajność podczas uaktualniania danych, w czasie
dodawania i usuwania rekordów. Należy wypróbować doświadczalnie, które pola powinny być
indeksowane, a które nie powinny. Dodanie indeksu może przykładowo przyspieszyć działanie
kwerendy o 1 sekundę, podczas gdy dodanie jednego rzędu danych może spowolnić o 2 sekundy,
powodując dodatkowe problemy blokowania. Można również spotkać się z bardzo nieznacznymi
zyskami czasowymi, zależnie od tego czy inne pola są również indeksowane czy też nie.
Przykładowo, dodając indeks do pola KodPocztowy może dać bardzo nikły efekt, gdy jednocześnie
pola NazwaFirmy i Nazwisko są też indeksowane. Niezależnie od typów kwerend, należy
indeksować pola, które mają najbardziej charakterystyczne i jedyne w swoim rodzaju wartości.
W indeksach pól wielokrotnych należy używać tylko tylu pól w indeksie, ile jest niezbędnych.
2.10.Przykładowe pytania kontrolne
1. Podaj definicję bazy danych
2. Wymień elementy składowe bazy danych
3. Podaj definicję rekordu
4. Podaj definicję pola
5. Wymień pięć typów pól
6. Jakie dane może przechowywać pole typu logicznego?
7. Wyjaśnij co należy rozumieć przez pojęcie relacyjnej bazy danych
8. Podaj definicję klucza podstawowego
9. Wyjaśnij co oznacza pojęcie "relacja"?
10. Wymień 3 typy relacji
11. Podaj definicję formularza
12. Podaj definicję raportu
______________________________________
Microsoft Access 2007 Podstawy teoretyczne
-
- 13