krajowy system - Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie

KRAJOWY SYSTEM
DORADZTWA ROLNICZEGO
Phare
PROJEKT PHARE
PL 0104. 02
Department for Environment
Food and Rural Areas
PILOTA¯ SYSTEMU ZARZ¥DZANIA WYNIKAMI
POWO£ANIE ZESPO£U ZADANIOWEGO
Bo¿ena Rynkowska
Koordynator Projektu (SPO)
ang.Senior Project Officer
MRiRW
W koñcu 2003 roku, po up³ywie ponad dwunastomiesiêcznego czasu realizacji
projektu, nast¹pi³o uruchomienie fazy wdro¿eniowej dla dzia³añ prowadz¹cych
do osi¹gniêcia wysokiej jakoœci systemu zarz¹dzania informacjami
o odbiorcach us³ug doradczych, systemu zarz¹dzania wynikami pracy
doradców, a tak¿e efektywnego wsparcia dla grup producenckich.
Warunkiem skutecznego wdro¿enia zaleceñ, opracowanych wspólnie przez
ekspertów UE i przedstawicieli strony polskiej, jest zaanga¿owanie
kierownictwa struktur doradztwa rolniczego na terenie kraju.
Podmiotowy charakter uczestnictwa jednostek terenowych okreœlono w decyzji
z dnia 8 grudnia 2003 roku, powo³uj¹cej Zespó³ Zadaniowy do spraw realizacji
etapu wdro¿eniowego projektu bliŸniaczego. Jego cel to zapewnienie wsparcia
kierownictwu projektu, w sprawnej realizacji dzia³añ pilota¿owych.
SK£AD ZESPO£U ZADANIOWEGO
Aldona £oœ
Dyrektor WODR w Gdañsku
/woj. pomorskie/
Andrzej Bartkiewicz
Dyrektor ODR w Kalsku
/woj. lubuskie/
Jaros³aw Mostowski
Dyrektor WODR w Modliszewicach
/woj. œwiêtokrzyskie/
Jacek Lupa
Dyrektor RCDRRiOW w Czêstochowie
/woj. œl¹skie/
kierownik komponentu V projektu
Krzysztof Kawalec
Dyrektor WODR w Boguchwale
/woj. podkarpackie/
Henryk Skórnicki
Dyrektor RCDRRiOW w Radomiu
/woj. mazowieckie/
kierownik komponentu IV projektu
OKREŒLENIE RAM DZIA£AÑ PILOTA¯OWYCH
Janusz Turski
Lider Projektu ze strony
Polski, Dyr. KCDRRiOW
W trakcie pierwszego posiedzenia Zespo³u Zadaniowego, w pracach którego uczestniczyli
równie¿: Dyrektor Bo¿ena Rynkowska - SPO oraz Matthew Brown - Doradca Przedakcesyjny
/PAA/, zidentyfikowano szczegó³owe zadania w ramach komponentów Projektu, przewidziane do
pilota¿owego wdra¿ania na terenie wytypowanych województw oraz przyjêto nastêpuj¹cy
schemat ich realizacji:
1. System Obs³ugi Klienta /ang. CMS/ - obszar dzia³ania ODR w Kalsku
2. System Zarz¹dzania Wynikami /ang. PMS/ - obszar dzia³ania WODR w Modliszewicach
3. Wsparcie Rozwoju Grup Producenckich /ang. PG/ - obszar dzia³ania
RCDRRiOW
w Radomiu
Odpowiedzialni za realizacjê pilota¿u, dyrektorzy wytypowanych jednostek doradztwa
(A. Bartkiewicz, J. Mostowski, H. Skórnicki), przeprowadzili analizê mo¿liwoœci organizacyjnotechnicznych oraz wspólnie z ekspertami UE i kierownikami grup roboczych uczestniczyli
w opracowaniu planu pracy i metod oceny realizacji za³o¿onych celów. Konsultantami
merytorycznymi fazy wdro¿eniowej Projektu s¹ eksperci unijni, kierownicy komponentów / grup
roboczych, oraz ich cz³onkowie, zgodnie z ustalonym zakresem kompetencji i odpowiedzialnoœci.
OD DORADCY PRZEDAKCESYJNEGO
System Zarz¹dzania Wynikami (SZW) jest integraln¹ czêœci¹ ka¿dej nowoczesnej, profesjonalnej
instytucji, której najwa¿niejszym elementem s¹ zatrudnieni w niej pracownicy. Dla osi¹gniêcia
odpowiedniego stopnia ich zaanga¿owania i lojalnoœci, konieczne jest prowadzenie okreœlonej polityki
rozwoju zawodowego personelu, która zmierza do adekwatnego ³¹czenia interesów i ambicji
zawodowych pracowników z misj¹ i interesami firmy. System ten obejmuje przede wszystkim takie
zagadnienia, jak:
* rozwój kariery pracownika (okreœlenie mo¿liwoœci jej rozwoju),
* rozwój indywidualny (np. Jakie s¹ moje s³abe i mocne punkty? Jak móg³bym lepiej dostosowaæ swoje
umiejêtnoœci do potrzeb firmy? Jakiego rodzaju szkolenia powinienem odbyæ, ¿eby lepiej wykonywaæ
moj¹ pracê?)
* w jaki sposób moje zadania wi¹¿¹ siê z celami dzia³u, w którym pracujê oraz z ogólnymi celami ca³ej
instytucji?
Matthew J. Brown
* jak precyzyjnie i prawid³owo oszacowaæ mój wk³ad w dzia³ania instytucji?
Doradca
* jak mogê, bez obawy o konsekwencje, przekazaæ szefowi moje komentarze i uwagi?
Przedakcesyjny
System Zarz¹dzania Wynikami (SZW ang. PMS ) zosta³ opracowany w Regionalnym Centrum
Doradztwa we Wroc³awiu przez powo³an¹ w ramach Projektu BliŸniaczego Grupê Robocz¹ PMS,
obejmuj¹c¹ polskich i unijnych ekspertów krótkoterminowych. Odpowiednio dostosowany do potrzeb s³u¿b doradztwa rolniczego,
jest pilota¿owo wdra¿any w WODR Modliszewice (woj. œwiêtokrzyskie). W trakcie pilota¿u bêd¹ oceniane efekty wdra¿ania i
wprowadzane modyfikacje w celu stworzenia systemu odpowiedniego do upowszechnienia na terenie ca³ej Polski.
PILOTA¯ WDRA¯ANIA SYSTEMU ZARZ¥DZANIA WYNIKAMI (SZW)
G³ówny cel pilota¿u
Sprawdzenie w praktyce funkcjonowania Systemu
Zarz¹dzania Wynikami pracy opracowanego dla
usprawnienia pracy s³u¿b doradztwa rolniczego.
Zadania szczegó³owe
* Zorganizowanie spotkania ekspertów krótkoterminowych
UE z Grup¹ Robocz¹ SZW w WODR Modliszewice w celu
opracowania materia³ów szkoleniowych i informacyjnych
na potrzeby kampanii pilota¿owej.
* Organizacja spotkania informacyjnego dla przedstawicieli
Urzêdu Wojewódzkiego w celu uzyskania poparcia w³adz
samorz¹dowych – prezentacja Systemu Zarz¹dzania
Wynikami oraz zasad jego wdra¿ania w regionie dzia³ania
WODR Modliszewice.
* Przeprowadzenie szkolenia kadry kierowniczej WODR
Modliszewice; wprowadzenie w problematykê systemu,
wyjaœnienie z³o¿onoœci systemu i uwarunkowañ
towarzysz¹cych jego wdra¿aniu w strukturach doradztwa.
* Przeprowadzenie szkoleñ doradców z WODR
Modliszewice (ok. 200 osób) przez ekspertów
krótkoterminowych UE i cz³onków Grupy Roboczej SZW.
* Wdro¿enie Systemu Zarz¹dzania Wynikami (SZW) w
jednostkach doradztwa rolniczego na terenie dzia³ania
WODR Modliszewice.
* Organizacja wyjazdu studyjnego do Wielkiej Brytanii lub
Irlandii dla cz³onków Grupy Roboczej SZW.
* Organizowanie spotkañ doradców uczestnicz¹cych
w realizacji pilota¿u z kadr¹ zarz¹dzaj¹c¹ w celu
przeanalizowania bie¿¹cych informacji na temat efektów
wdra¿ania SZW.
Zespó³ kieruj¹cy pracami pilota¿owymi
* Podsumowanie i ocena wdra¿ania SZW przez wszystkich
uczestników przedsiêwziêcia. Udzielono odpowiedzi na
pytania: Jakie modyfikacje nale¿y wprowadziæ w systemie
upowszechnianym na terenie ca³ego kraju? Jakie bariery
zosta³y zidentyfikowane w stosowaniu i rozumieniu PMS?
Jak mo¿na je pokonaæ? Jak¹ wartoœæ przedstawia
wdra¿any system?
PROJEKT SYSTEMU ZARZ¥DZANIA WYNIKAMI (SZW)
W ramach Projektu BliŸniaczego Grupa Robocza
zaanga¿owana w Dzia³anie 3.2 Zarz¹dzanie zasobami
ludzkimi..., wspólnie z konsultantami UE (Pani¹ Barbar¹
O’Donnel, Panem Jimem Booth i Panem Ianem Duff)
opracowa³a projekt Systemu Zarz¹dzania Wynikami (SZW)
dla polskich s³u¿b doradztwa rolniczego.
Ewa Bieñkowska - kierownik Grupy Roboczej
Jaros³aw Mostowski - dyrektor WODR Modliszewice
Bo¿ena Rynkowska - Koordynator Projektu (SPO)
System Zarz¹dzania Wynikami, powszechny w wielu krajach
Zachodniej Europy, systematyzuje i usprawnia proces
zarz¹dzania. Ka¿dy pracownik korzystaj¹cy z niego mo¿e
lepiej uœwiadomiæ sobie znaczenie efektów swojej pracy
i umiejêtnoœci. To pozytywne przedsiêwziêcie pomaga
ludziom rozwijaæ siê zawodowo. Podstawow¹ korzyœci¹ jest
zwiêkszenie wydajnoœci pracy, co pozostaje w œcis³ym
zwi¹zku z jakoœci¹ pracy ca³ej instytucji. Grupa Robocza
opracowa³a projekt systemu dostosowany do potrzeb polskich
instytucji doradczych. Jego podstawowymi narzêdziami s¹
wype³niane przez pracowników kwestionariusze zawieraj¹ce:
* plan pracy i potrzeby w zakresie doskonalenia zawodowego,
* arkusz samooceny i oceny.
Za³o¿ono, ¿e po zakoñczeniu obowi¹zkowego szkolenia,
pracownik opracuje swój plan pracy i okreœli potrzeby
doskonalenia zawodowego. Wype³nione arkusze zostan¹
nastêpnie przekazane prze³o¿onemu, który, bior¹c pod
uwagê priorytety jednostki, uzgadnia z pracownikiem
ostateczn¹ wersjê kwestionariusza. Do omawianych arkuszy
zosta³a opracowana instrukcja ich wype³niania.
W dobrze zorganizowanej firmie, cele jednostki musz¹ byæ
zbie¿ne z celami instytucji, a pracownik powinien rozumieæ
i akceptowaæ swoj¹ rolê i miejsce w systemie. Kierownik nie
narzuca celów pracownikowi. Powinien jednak oceniæ, czy
cel mo¿e byæ zrealizowany. Po okresie oko³o 6 miesiêcy, na
spotkaniu ze zwierzchnikiem, sprawdza siê realizacjê
wyznaczonych na pocz¹tku roku celów i wprowadza
ewentualne korekty. Na koniec roku ocenia siê realizacjê
planu, wydajnoœæ pracy pracownika, analizuje jego postêpy
i osi¹gniêcia. System Zarz¹dzania Wynikami Pracy jest
ukierunkowany na zmianê, która obejmuje zarówno warunki
pracy, jak te¿ cele. Podstawowe czynniki powodzenia
podczas wdra¿ania systemu zarz¹dzania wynikami pracy:
* prostota i zrozumia³oœæ rejestrowanych informacji,
* powszechna akceptacja,
* konsekwencja w realizacji i terminowoϾ,
* motywacja w po³¹czeniu z identyfikacj¹ z firm¹,
* uwzglêdnienie korzyœci i strat z punktu widzenia jednostki,
* odpowiedni program wdro¿enia,
* elastycznoϾ, zdolnoϾ systemu do zmian, doskonalenie
systemu,
* jednolitoϾ we wszystkich jednostkach doradczych.
System zapewnia wymierne korzyœci pracownikom,
kierownikom merytorycznym i instytucji.
Dzia³ania pilota¿owe:
System i program szkoleniowy s¹ testowane w ramach
projektu pilota¿owego w regionie dzia³ania WODR
w Modliszewicach, w celu praktycznego zweryfikowania
skutecznoœci systemu, aby w efekcie móg³ byæ wykorzystany
w pracy wszystkich jednostek doradztwa rolniczego
w Polsce.
OPINIA DYREKTORA JEDNOSTKI DORADZTWA ROLNICZEGO O PILOTA¯U
Pilota¿owe wdra¿anie Systemu Zarz¹dzania Wynikami w Wojewódzkim Oœrodku Doradztwa Rolniczego w
Modliszewicach to pierwszy krok do wprowadzenia organizacji pracy na zasadach podobnych do
funkcjonuj¹cych w krajach Unii Europejskiej.WODR to specyficzna instytucja, a jej dzia³alnoœæ opiera siê na
specjalistach terenowych, z którymi zarz¹dzaj¹cy maj¹ na co dzieñ ograniczony kontakt. W takich
warunkach niezbêdne jest precyzyjne planowanie pracy doradców i sta³a ocena stopnia jej wykonania.
Bardzo wa¿ne jest przy tym ustalenie kompetencji, niezbêdnych do realizacji przyjêtych zadañ oraz
kierunków doskonalenia zawodowego w zakresie merytorycznym, metodycznym i personalnym.
Zaanga¿owanie w ten proces samych doradców oraz jasno sprecyzowane oczekiwania ze strony kadry
zarz¹dzaj¹cej, pozwalaj¹ na precyzyjne okreœlenie potrzeb pracowników oraz motywacji do sta³ego
rozwoju. Proponowany system przeciwdzia³a tak¿e rutynie, która, zwa¿ywszy fakt, ¿e kadra doradcza to
przede wszystkim ludzie z wieloletnim sta¿em pracy, bywa czêstym zjawiskiem.Bardzo wa¿ne jest
Jaros³aw Mostowski
powi¹zanie Systemu Zarz¹dzania Wynikami z Systemem Obs³ugi Klienta, który równie¿ jest pilota¿owo
Dyrektor WODR
wdra¿any w innej jednostce doradztwa rolniczego. Oba te systemy obejmuj¹ kompleks zagadnieñ,
Modliszewice
bêd¹cych podstaw¹ funkcjonowania instytucji: od analizy potrzeb, przez przep³yw informacji, doskonalenie
zawodowe, planowanie pracy, do monitorowania postêpów. Ostateczna ocena stopnia realizacji zamierzonych celów i samoocena
doradców pozwol¹ na sta³¹ poprawê jakoœci œwiadczonych us³ug.
OPINIA DORADCÓW NA TEMAT SYSTEMU ZARZ¥DZANIA WYNIKAMI PRACY
Pilota¿owe wdro¿enie Systemu Zarz¹dzania Wynikami bêdzie realizowane na
terenie województwa œwiêtokrzyskiego, które liczy 1.293.200 mieszkañców,
z czego ponad 54% to mieszkañcy wsi. Na terenie województwa istnieje 172.300
gospodarstw rolnych. S¹ to ma³e gospodarstwa - œrednia powierzchnia to 3,66 ha.
WODR Modliszewice zatrudnia ponad 200 doradców, pracuj¹cych na terenie
14 powiatów i 102 gmin. Na jednego doradcê przypada œrednio 817 gospodarstw,
w tym 579 o powierzchni powy¿ej 1 ha. Program pilota¿owy przewiduje
przeszkolenie wszystkich pracowników i podniesienie efektywnoœci pracy
doradczej. Oczekujemy, ¿e wprowadzenie tego systemu przyniesie wymierne
korzyœci w postaci: zwiêkszenia wydajnoœci pracy, poprawy komunikacji zwrotnej:
oœrodek n doradca n rolnik, rozwoju osobowego pracowników, uto¿samiania
celów pracowników z celami oœrodka, poprawy warunków pracy doradcy Sala wyk³adowa w WODR w Modliszewicach
terenowego i skutecznoœci jego dzia³ania.
OD EKSPERTÓW UNII EUROPEJSKIEJ
Czêsto powtarzamy, ¿e najcenniejszym elementem firmy s¹ ludzie. W komponencie
III Projektu BliŸniaczego, zarz¹dzanie zasobami ludzkimi, zarz¹dzanie zmian¹
i ustawiczne kszta³cenie kadr traktowane s¹ jako podstawowy i niezbêdny
ekwipunek kadr doradczych pracuj¹cych na rzecz rolnictwa, warunkuj¹cy radzenie
sobie z procesem zmian i sprostanie wyzwaniom, które pojawi¹ siê
w przysz³oœci.
Grupa robocza, prowadzona przez Ewê Bieñkowsk¹ i wsparta przez unijnych
ekspertów, opracowa³a system zarz¹dzania wynikami pracy (znany w fachowy
piœmiennictwie angielskim jako PMS – Performamnce Management System), który
mo¿e byæ stosowany tak wobec pracowników merytorycznych firmy, jak i osób
zatrudnionych na stanowiskach techniczno-us³ugowych w jednostkach doradztwa
Ian Duff
Barbara O’Donnel
rolniczego. Obecnie, system jest wprowadzany w formie pilota¿owej w WODR
Ekspert NI-CO
Ekspert TEAGASC
w Modliszewicach pod kierunkiem dyr. Jaros³awa Mostowskiego. Polska wersja
systemu oceny wyników pracy korzysta³a z wzorów stosowanych od lat w Irlandii. Jest to usystematyzowane podejœcie do
zarz¹dzania wydajnoœci¹ pracy, a tak¿e skuteczny sposób ustalenia i hierarchizacji potrzeb szkoleniowych i rozwojowych. Nale¿y
podkreœliæ, ¿e pilota¿, prowadzony w oœrodku modliszewickim, jest wynikiem fachowej pracy Ewy Bieñkowskiej oraz grupy roboczej i
ich starañ o dostosowanie systemu do potrzeb pracowników publicznych s³u¿b doradztwa rolniczego w Polsce. Przyjêcie przez
firmê systemu PMS skutkuje wzrostem zrozumienia roli pe³nionej przez ka¿d¹ z osób w instytucji oraz oczekiwañ jakie instytucja
stawia pracownikowi, a tak¿e zapewnieniem informacji zwrotnej na temat indywidualnych wyników, osi¹ganych w pracy. Dziêki
koncentracji na indywidualnych potrzebach pracownika oraz wskazywaniu z wyprzedzeniem na potrzeby szkoleniowe zwi¹zane z
planowanymi zadaniami, wdra¿any system pomaga kierownikom ustaliæ priorytety szkoleniowe i potrzeby rozwojowe, szczególnie
wówczas, gdy œrodki publiczne na te cele s¹ ograniczone.
Plany zak³adaj¹, ¿e Grupa Robocza po up³ywie 6 miesiêcy od rozpoczêcia testowania, przeprowadzi w WODR w Modliszewicach
wstêpn¹ analizê skutecznoœci wdra¿ania systemu. Pe³na analiza przebiegu pilota¿u nast¹pi po 12 miesi¹cach. Dzia³ania te s¹
jednak uzale¿nione od decyzji w sprawie ewentualnego przed³u¿enia projektu bliŸniaczego.
KIEROWNICTWO PROJEKTU
Bo¿ena Rynkowska
Koordynator Projektu SPO (ang. Senior Project Officer)
Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi
tel. 022/628-20-63
e-mail: [email protected]
Janusz Turski
Lider Projektu ze strony Polski
Krajowe Centrum Doradztwa
Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich
tel. 022/729-59-37
e-mail: [email protected]
Garth Entwistle
Lider Projektu ze strony UE
Scottish Agricultural College
Matthew Brown
Doradca Przedakcesyjny
tel. 022/729-66-41
e-mail: [email protected]
£ukasz Kotapski
Asystent Doradcy Przedakcesyjnego
tel. 022/729-66-41
e-mail: [email protected]
ZESPÓ£ ZADANIOWY
Aldona £oœ
Dyrektor WODR Gdañsk
tel. 058/309-04-82
e-mail: [email protected]
Andrzej Bartkiewicz
Dyrektor ODR Kalsk
tel. 068/385-28-68
e-mail: [email protected]
Krzysztof Kawalec
Dyrektor WODR Boguchwa³a
tel. 017/871-41-27
e-mail: [email protected]
Jaros³aw Mostowski
Dyrektor WODR Modliszewice
tel. 041/372-22-84
e-mail: [email protected]
Jacek Lupa
Dyrektor RCDRRiOW w Czêstochowie
tel. 034/377-01-00
e-mail: [email protected]
Henryk Skórnicki
Dyrektor RCDRRiOW w Radomiu.
tel. 048/365-31-01
e-mail: [email protected]
Wydawca: Krajowe Centrum Doradztwa Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich, 05-840 Brwinów, ul. Pszczeliñska 99,
Redaktorzy wydania: Anna Dippel, Ma³gorzata Ramatowska, Pawe³ Pruszek, Sk³ad komputerowy i projekt:
Marek Przekop, Krzysztof Wdowiak, Druk: Krzysztof Burzec Zak³ad Wydawniczo - Poligraficzny MEGRAF, 05-840 Brwinów,
ul. E. Orzeszkowej 1
Druk zosta³ sfinansowany ze œrodków Phare.