Wystąpienie pokontrolne

BK/0913/9/2006
Pabianice 21.07.2006r.
Dyrektor
Młodzie owego Domu Kultury
w Pabianicach
mgr Gra yna Wójcik
Na podstawie postanowie § 26 i 27 Zasad Sprawowania Kontroli Nast pnej oraz Kontroli
Przestrzegania Procedur Kontroli stanowi cych zał cznik do Uchwały Nr 68/02 Zarz du
Powiatu Pabianickiego z dnia 21 pa dziernika 2002 roku w sprawie sprawowania kontroli
nast pnej oraz kontroli przestrzegania realizacji procedur kontroli finansowej , przesyłam
wyst pienie pokontrolne do protokołu z kontroli przeprowadzonej w okresie od 7 czerwca
do 20 czerwca 2006 roku w Młodzie owym Domu Kultury w Pabianicach.
Zakresem kontroli obj to:
1. Procedury kontroli finansowej i ich stosowanie przez jednostk .
2. Kontrol co najmniej 5% wydatków poniesionych w latach 2003 – 2005 , w tym:
a) wydatki inwestycyjne w latach 2004 , 2005,
b) wydatki zwi zane z wynagrodzeniami nauczycieli , realizowane w oparciu o Uchwały
Rady Powiatu Pabianickiego Nr XXVIII/175/2000 i L/181/05.
3. Dochody jednostki w latach 2003 – 2005.
Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia:
1. Brak aktualizacji podstaw prawnych opracowania zarz dzenia Dyrektora w sprawie proce-dur kontroli finansowej , wskazano przepisy art. 28 i 35a ustawy o finansach publicznych,
zgodnie z aktualnie obowi zuj c ustaw z dnia 30.06.2005 roku nale ało wskaza przepi-sy art. 44 i 47 ustawy ( str. 1 protokołu z kontroli ).
2. Brak wskazania podstawy prawnej ( ustawa o rachunkowo ci ) , daty od której obowi zuje
Instrukcja sporz dzania , kontroli i obiegu dokumentów oraz wskazanie w tej instrukcji
nie istniej cego stanowiska samodzielnego referenta upowa nionego do kontroli dokumen-tów finansowo – ksi gowych pod wzgl dem formalno – rachunkowym ( str. 2 protokołu z
kontroli ).
3. W wykazie aktów prawnych , stanowi cych podstaw sporz dzenia instrukcji gospodarki
kasowej , zamieszczenie tak e ju nie obowi zuj cych aktów prawnych , nie stanowi cych
podstaw prawnych opracowania instrukcji ( str. 2 protokołu z kontroli ).
4. Brak wskazania kto prowadził kontrol merytoryczn i formalno – rachunkow list płac,
pod listami podpisy osoby sporz dzaj cej i osób zatwierdzaj cych ( str. 2 , 3 protokołu z
kontroli ).
5. Prowadzenie kontroli faktur dostawców , wykonawców usług pod wzgl dem formalno - rachunkowym przez Głównego Ksi gowego , nie uprawnionego do prowadzenia tych
kontroli zgodnie z w/w instrukcj sporz dzania , kontroli i obiegu dokumentów ( str. 3
protokołu z kontroli ).
6. Ustalenie wy szego ni wynika to z przepisów art. 45.1 ustawy prawo zamówie publicz-nych wadium dla oferentów ubiegaj cych si o zamówienie na roboty I etapu inwestycji
realizowanej w latach 2004 , 2005 ( str. 7 , 8 protokołu z kontroli ).
7. W ogłoszeniach o przetargach na realizacj II i III etapu w/w inwestycji , brak kwoty jaka
była pobierana za wydanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia , zgodnie z
art. 41.3 ustawy prawo zamówie publicznych zamawiaj cy powinien poda w ogłoszeniu
cen specyfikacji , je eli jej udost pnienie jest odpłatne ( str. 8 protokołu z kontroli ).
- 2 8. Nie dopuszczenie wg specyfikacji istotnych warunków zamówienia na realizacj I etapu
inwestycji , składania ofert równowa nych , co było powodem zło enia uzasadnionego
protestu jednego z oferentów ( str. 8 protokołu z kontroli ).
9. Nie odrzucenie przez komisj przetargow ofert nie spełniaj cych wymogów specyfikacji
istotnych warunków zamówienia na realizacj I etapu inwestycji , co skutkowało zło eniem
dwóch zasadnych protestów ( str. 8 protokołu z kontroli ).
10. Niewła ciwy sposób opisu przedmiotu zamówienia na realizacj IV etapu inwestycji , tj.
bł dy w sporz dzonej przez wykonawc dokumentacji technicznej specyfikacji technicz-nej i odbioru robót , w tym pomyłki w przedmiarze robót , co było powodem zło enia
zasadnego protestu oraz powtórzenia post powania o udzielenie zamówienia na w/w etap
inwestycji ( str. 9 protokołu z kontroli ).
11. Brak kalkulacji stawek czynszu na wynajmowane przez jednostk pomieszczenia ( str.16,
17 protokołu z kontroli ).
W okre lonym w protokole z kontroli terminie na zło enie wyja nie jednostka dostarczyła
kalkulacj kosztu 1 m2 dla celów ustalenia czynszu z tytułu wynajmu pomieszcze .
Kalkulacja oparta jest na wydatkach poniesionych w 2005 roku , obejmuje wydatki poniesio-ne na: wynagrodzenia pracowników obsługi , zakup gazu do celów grzewczych , energii
elektrycznej , usług komunalnych ( woda , cieki , wywóz nieczysto ci ).
Wysoko powy ej wymienionych wydatków wyniosła 75.461,37 zł , powierzchnia u ytkowa
budynku 1.800 m2 , miesi czny koszt utrzymania 1 m2 powierzchni u ytkowej 3,49 zł.
Wysoko pobieranego czynszu w porównaniu do kosztów wskazuje na opłacalno wynajmu
pomieszcze po ustalonych przez jednostk stawkach czynszowych.
Zastrze e , uwag i innych wyja nie do protokołu z kontroli jednostka nie wniosła.
Z uwagi na stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia polecam:
1. Dokona aktualizacji podstaw prawnych opracowania zarz dzenia Dyrektora w sprawie
procedur kontroli finansowej.
2. Uzupełni instrukcj sporz dzania , obiegu i kontroli dokumentów o: podstawy prawne
jej sporz dzenia , dat od której obowi zuje , a tak e okre li w instrukcji , kto jest upo-wa niony do kontroli dokumentów finansowo – ksi gowych pod wzgl dem formalno - rachunkowym.
3. Prowadzi bie c kontrol dokumentów finansowo – ksi gowych pod wzgl dem mery-torycznym i formalno – rachunkowym , dokumentuj c przeprowadzenie takich kontroli
podpisami osób upowa nionych do ich prowadzenia.
4. Z wykazu aktów prawnych , stanowi cych podstaw opracowania instrukcji gospodarki
kasowej , usun nie obowi zuj ce akty prawne , nie stanowi ce podstaw jej opracowania.
5. W przypadku udzielania zamówie publicznych bezwzgl dnie stosowa przepisy ustawy
prawo zamówie publicznych , zwracaj c szczególn uwag na poprawno sporz dzenia
specyfikacji istotnych warunków zamówienia , w tym prawidłowe sporz dzenie opisu
przedmiotu zamówienia oraz wybór ofert spełniaj cych wymogi tej specyfikacji.
6. Ustala stawki czynszu na wynajem pomieszcze w oparciu o sporz dzane kalkulacje
stawek czynszu.
O realizacji w/w polece powiadomi w formie pisemnej Starost Pabianickiego w terminie
30 dni od dnia otrzymania niniejszego wyst pienia.
Sporz dził
INSPEKTOR
KONTROLI WEWN TRZNEJ
mgr Janusz Małkus
w zast pstwie
GŁÓWNY KSI GOWY
Danuta Jakubek
26.07.2006 r.
STAROSTA PABIANICKI
in . Grzegorz Janczak