MSW COPE

COPE
MSW
Program Ogólny
Solidarność i ZARZĄDZANIE przepływami migracyjnymi
SOLID
Wytyczne dla partnerów projektów
realizowanych w trybie bezkonkursowym
według nowych zasad implementacyjnych
w ramach
Funduszu Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013, Europejskiego
Funduszu na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 oraz
Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013
Warszawa, luty 2014 r.
1
SPIS TREŚCI
ROZDZIAŁ 1. WPROWADZENIE ....................................................................................................... 3
1.1. INFORMACJE OGÓLNE................................................................................................................................ 3
1.1.1 Fundusz Granic Zewnętrznych
1.1.2 Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców ..................................................... 6
1.1.3 Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów .................................................. 6
1.2. SŁOWNICZEK ............................................................................................................................................. 7
ROZDZIAŁ 2. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW .................................................................. 8
2.1 POSTAWY PRAWNE...................................................................................................................................... 8
2.2 OGÓLNE ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI ................................................................................................. 11
2.3 OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI .................................................................................................................. 16
2.4 ZASIĘG TERYTORIALNY ............................................................................................................................ 16
2.5 KATEGORIE WYDATKÓW ........................................................................................................................... 17
2.6 WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE .............................................................................................................. 32
2.7 DOKUMENTOWANIE KOSZTÓW I WYDATKÓW ......................................................................................... 33
2.8 WKŁADY RZECZOWE ................................................................................................................................. 34
2.9 PRZYCHÓD WYGENEROWANY PRZEZ PROJEKT ........................................................................................ 34
2.10 ZMIANA BUDŻETU PROJEKTU ................................................................................................................. 35
2.11 KSIĘGOWANIE KOSZTÓW I WYDATKÓW PROJEKTU.............................................................................. 35
ROZDZIAŁ 3. POZOSTAŁE WYMAGANIA PROGRAMOWE ................................................... 36
3.1 ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW ................................................................................................................ 36
3.2 INFORMACJA I PROMOCJA ........................................................................................................................ 36
ROZDZIAŁ 4. POŚWIADCZANIE WYDATKÓW ......................................................................... 42
4.1 SYSTEM RAPORTOWANIA.......................................................................................................................... 42
4.1.1 Projekty o charakterze inwestycyjnym .......................................................43
4.2 KOMPLETOWANIE NIEZBĘDNEJ DOKUMENTACJI ..................................................................................... 47
4.3 POTWIERDZANIE DOKUMENTÓW.............................................................................................................. 48
4.4 ZADANIA INSTYTUCJI DELEGOWANEJ ..................................................................................................... 48
4.5 INNE INSTYTUCJE UPOWAŻNIONE DO KONTROLI I AUDYTU ................................................................... 49
ROZDZIAŁ 5. ZAŁĄCZNIKI ............................................................................................................... 51
5.1 WZÓR OŚWIADCZENIA W ZAKRESIE WIĄŻĄCEJ INTERPRETACJI PRAWA PODATKOWEGO.................... 51
5.2 WZÓR OŚWIADCZENIA W ZAKRESIE WYNAGRODZEŃ I POCHODNYCH OD WYNAGRODZEŃ................. 52
5.3 WZÓR KARTY CZASU PRACY..................................................................................................................... 53
5.4 WZÓR OŚWIADCZENIA O KOSZTACH POŚREDNICH ................................................................................ 54
2
Rozdział 1. WPROWADZENIE
1.1. Informacje ogólne
Zadaniem
niniejszych
wytycznych
jest
przedstawienie
Partnerom
projektów
realizowanych w ramach Funduszu Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013 (dalej FGZ),
Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 (dalej EFU) oraz
Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 (dalej EFPI) ram
prawnych kwalifikowalności wydatków oraz procedur poświadczania wydatków przez
krajowe instytucje do tego uprawnione zgodnie z zatwierdzonym Systemem Zarządzania
i Kontroli. Wytyczne zawierają szereg informacji pomocnych w określeniu rodzajów
kosztów i wydatków kwalifikujących się do współfinansowania ze środków FGZ/EFU/EFPI
oraz sposobów ich dokumentowania w celu prawidłowego rozliczenia projektu.
Uwaga!
Niniejsze wytyczne dotyczą projektów realizowanych według nowych zasad
implementacyjnych, tj. projektów alokacji 2011 - 2013 oraz tych projektów alokacji
2009-2010, które podjęły decyzję o realizacji projektów według nowych zasad i zawarły
w tym celu stosowny aneks do Porozumienia Finansowego.
Uwaga!
Dokument będzie podlegał aktualizacjom w wyniku modyfikacji dotychczas istniejących
lub opracowania nowych wytycznych Unii Europejskiej lub wytycznych krajowych.
Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013, Europejski Fundusz na rzecz
Uchodźców na lata 2008-2013 i Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 20082013 są trzema z czterech funduszy realizowanych w ramach unijnego Programu
Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” (ang. SOLID – Solidarity
and Management of Migration Flows).
Zgodnie z zatwierdzonym Systemem Zarządzania i Kontroli dla Europejskiego Funduszu
na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu
Powrotów Imigrantów struktura zarządzania FGZ/EFU/EFPI w Polsce wygląda
następująco:
Międzyresortowy Zespół ds. Funduszu Schengen, Norweskiego Mechanizmu Finansowego,
Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Funduszu
Powrotu Imigrantów
Instytucja Audytowa
Instytucja Odpowiedzialna
Partner Projektu
Instytucja Certyfikująca
Instytucja Delegowana
3
Instytucje występujące na ww. schemacie odpowiedzialne są za następujące zadania
związane z wdrażaniem programu/projektów:
Instytucja Odpowiedzialna (IO) - instytucja działająca w oparciu o art. 28 Decyzji
nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla FGZ) / art.
26 Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla
EFU) / art. 26 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia
23.05.2007r. (dla EFPI), zarządzająca całościowo programem na terenie danego kraju.
Jest odpowiedzialna m.in. za przygotowanie programu wieloletniego oraz programów
rocznych, organizację naborów projektów, podpisywanie Porozumień Finansowych
z Partnerami (tryb bezkonkursowy), monitorowanie wdrażania projektów oraz
sprawozdawczość do Komisji Europejskiej. Jej szczegółowe obowiązki są opisane w art.
29 Decyzji nr 574/2007/WE / 27 Decyzji nr 573/2007/WE / 27 Decyzji 575/2007/WE.
Instytucją Odpowiedzialną dla Funduszu Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013 i
Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców na lata oraz Europejskiego Funduszu
Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jest Departament Współpracy Międzynarodowej
i Funduszy Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.
Instytucja Delegowana (ID) – instytucja wyznaczona na podstawie art. 30 Decyzji
nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007 (dla FGZ) / art. 28
Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFU)
/ art. 26 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r.
(dla EFPI) do realizacji określonych zadań IO. Zgodnie z decyzją Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 listopada 2008 roku funkcję Instytucji
Delegowanej dla Funduszu Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013 i Europejskiego
Funduszu na rzecz Uchodźców oraz Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów na
lata 2008-2013 pełni Władza Wdrażająca Programy Europejskie. Od 1 stycznia 2014 r.
obowiązki Instytucji Delegowanej pełni Centrum Obsługi Projektów Europejskich MSW,
zgodnie z decyzją Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 stycznia 2014 r.
Obowiązki COPE MSW jako ID zostały szczegółowo określone w Porozumieniu
podpisanym z IO w dniu 7 stycznia 2014 r.
Instytucja Certyfikująca (IC) – instytucja działająca w oparciu o art. 31 Decyzji
nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla FGZ) / art.
29 Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla
EFU) / art. 29 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia
23.05.2007r. (dla EFPI). Jest odpowiedzialna m.in. za poświadczanie deklaracji wydatków
przekazywanej do Komisji Europejskiej. Jej szczegółowe obowiązki są opisane w art. 31
Decyzji nr 574/2007/WE (dla FGZ) / art. 29 Decyzji nr 573/2007/WE (dla EFU) / art. 29
Decyzji nr 575/2007/WE. Instytucją Certyfikującą dla Funduszy jest Ministerstwo
Finansów – Departament Instytucji Płatniczej.
Instytucja Audytowa (IA) – instytucja działająca w oparciu o art. 32 Decyzji nr
574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla FGZ) / art. 30
Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFU)
/ art. 30 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r.
(dla EFPI). Jest odpowiedzialna m.in. za przeprowadzenie audytów w celu weryfikacji
skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz audytów projektów
w celu zweryfikowania zadeklarowanych w ramach nich wydatków. Jej szczegółowe
obowiązki są opisane w art. 32 Decyzji nr 574/2007/WE (dla FGZ) / art. 30 Decyzji
nr 573/2007/WE (dla EFU) / art. 30 Decyzji nr 575/2007/WE. Instytucją Audytową dla
Funduszy jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wraz z podległymi mu
jednostkami tj. Departamentem Ochrony Interesów Finansowych UE w Ministerstwie
Finansów i Urzędami Kontroli Skarbowej.
4
Międzyresortowy Zespół ds. Funduszu Schengen, Norweskiego Mechanizmu Finansowego,
Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz
Funduszu Powrotu Imigrantów – zespół powołany na szczeblu krajowym, który wydaje
ostateczną opinię w sprawie dofinansowania projektów w ramach danego funduszu,
w tym Funduszu Granic Zewnętrznych, Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców
i Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów. W skład Zespołu wchodzą
przedstawiciele: Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Ministerstwa Sprawiedliwości,
Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Finansów, Urzędu do Spraw
Cudzoziemców, Komendy Głównej Straży Granicznej, Komendy Głównej Policji, Władzy
Wdrażającej
Programy
Europejskie,
Agencji
Bezpieczeństwa
Wewnętrznego,
Departamentu Budżetu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, Departamentu Polityki
Migracyjnej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych.
Maksymalny pułap dofinansowania projektu ze środków FGZ/EFU/EFPI wynosi 75%.
Oznacza to, że wkład własny z pozostałych źródeł finansowania musi wynosić co najmniej
25%.
1.1.1 Fundusz Granic Zewnętrznych
Głównymi celami operacyjnymi funduszu w Polsce są:
dostosowanie obiektów infrastruktury granicznej do standardów Unii Europejskiej
utrzymanie wysokiego standardu kontroli i skutecznej ochrony granicy
zewnętrznej Unii Europejskiej oraz zapewnienie bezpieczeństwa obszaru Schengen
rozwój systemów nadzoru granicy zewnętrznej UE;
zwiększenie funkcjonalności infrastruktury teleinformatycznej resortu spraw
zagranicznych;
wsparcie infrastruktury biometrycznej urzędów konsularnych, przesyłu danych
w procesie wydawania wiz oraz rozbudowa traktów komunikacyjnych;
sprawna obsługa ruchu wizowego oraz spraw cudzoziemców;
dostosowanie systemów informacyjno-komunikacyjnych do pełnego wdrożenia
unijnych instrumentów prawnych w dziedzinie ochrony granic zewnętrznych UE;
podniesienie kwalifikacji służb realizujących zadania związane z ochroną granicy,
strefy Schengen oraz służb konsularnych w dziedzinie granic zewnętrznych i wiz,
w szczególności kodeksu granicznego Schengen i europejskiego kodeksu
wizowego.
Zgodnie z zatwierdzonym przez Komisję Europejską w dniu 12 grudnia 2008 roku
Programem Wieloletnim dla Funduszu Granic Zewnętrznych cele Funduszu są realizowane
w ramach 5 priorytetów:
Priorytet 1 - Wspieranie dalszych postępów w procesie stopniowego tworzenia
wspólnego zintegrowanego systemu zarządzania granicami w zakresie kontroli
osób na granicach zewnętrznych oraz nadzoru nad tymi granicami.
Priorytet 2 - Wspieranie opracowania i wdrożenia krajowych składników
europejskiego systemu nadzoru nad granicami zewnętrznymi oraz stałej
Europejskiej Sieci Patrolowej na południowych granicach morskich państw
członkowskich UE.
Priorytet 3 - Wsparcie w zakresie wydawania wiz i działań w celu zaradzenia
problemowi nielegalnej imigracji, w tym wykrywania fałszywych lub przerobionych
dokumentów, poprzez usprawnienie działań organizowanych przez służby
konsularne i inne służby państw członkowskich w państwach trzecich.
5
Priorytet 4 - Wspieranie tworzenia systemów informacyjno-komunikacyjnych
niezbędnych dla wdrożenia unijnych instrumentów prawnych w dziedzinie granic
zewnętrznych.
Priorytet 5 - Wspieranie efektywnego i sprawnego stosowania właściwych unijnych
instrumentów prawnych w dziedzinie granic zewnętrznych i wiz, w szczególności
kodeksu granicznego Schengen oraz europejskiego kodeksu wizowego.
1.1.2 Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców
Głównymi celami operacyjnymi funduszu w Polsce są:
poprawa warunków przyjmowania cudzoziemców ubiegających się o nadanie
statusu uchodźcy oraz rozwinięcie i poprawa oferty integracyjnej skierowanej do
cudzoziemców ubiegających się o nadanie statusu uchodźcy;
usprawnienie procedury azylowej;
wzmocnienie wiedzy podmiotów krajowych dotyczącej procedury nadawania
statusu uchodźcy oraz umiejętności językowych i międzykulturowych personelu;
rozwinięcie i poprawa oferty integracyjnej dla uchodźców oraz innych kategorii
osób objętych ochroną międzynarodową;
niezależna ocena funkcjonowania polskich procedur dotyczących postępowań
o nadanie statusu uchodźcy oraz sposobów ich usprawnienia;
zapoznanie się z praktyką działania innych państw w zakresie stosowania
instrumentów europejskich dotyczących ochrony międzynarodowej oraz wymiana
doświadczeń w tym zakresie;
działania, w tym z przedstawicielami innych państw Unii Europejskiej zmierzające
do zwiększenia zasobów, weryfikacji informacji o krajach pochodzenia oraz
powiększeniu dostępu do źródeł informacji a także działania na rzecz rozbudowy
i poprawy krajowego systemu dotyczącego informacji o krajach pochodzenia oraz
utworzenie bazy danych o prowadzonych postępowaniach w sprawie o nadanie
statusu uchodźcy.
Zgodnie z zatwierdzonym przez Komisję Europejską w dniu 15.12.2008 roku Programem
Wieloletnim dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców cele Funduszu są
realizowane w ramach 3 priorytetów:
Priorytet 1 - Realizacja zasad i środków określonych w prawie unijnym w obszarze
azylu, z uwzględnieniem tych związanych z celami integracyjnymi.
Priorytet 2 – Opracowanie instrumentów odniesienia i metodologii oceny
umożliwiających ocenę i poprawę jakości procedur analizy wniosków o ochronę
międzynarodową oraz wzmocnienie struktur administracyjnych w celu rozwiązania
problemów związanych z zacieśnieniem praktycznej współpracy z innymi
państwami członkowskimi.
Priorytet 3 - Działania wspierające wzmacnianie podziału odpowiedzialności
pomiędzy państwami członkowskimi i państwami trzecimi (opcjonalny).
1.1.3 Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów
Głównymi celami operacyjnymi funduszu w Polsce są:
wspomaganie powrotów dobrowolnych oraz przymusowych;
wzmocnienie współpracy między Państwami Członkowskimi w dziedzinie
powrotów;
zwiększenie współpracy z państwami trzecimi przy identyfikowaniu cudzoziemców
oraz wynikające z tego zwiększenie liczby osób wydalonych;
wzmocnienie możliwości działania przedstawicieli instytucji krajowych w zakresie
organizowania i przeprowadzania powrotów, w tym w oparciu o współpracę
z partnerami zagranicznymi.
6
Zgodnie z zatwierdzonym przez Komisję Europejską w dniu 22.12.2008 roku Programem
Wieloletnim dla Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów cele Funduszu są
realizowane w ramach 4 priorytetów:
Priorytet 1 - Wsparcie dla opracowania strategicznego podejścia do zarządzania
powrotem imigrantów przez państwa członkowskie.
Priorytet 2 - Wsparcie dla współpracy pomiędzy państwami członkowskimi
w dziedzinie zarządzania powrotami.
Priorytet
3
Wsparcie
dla
konkretnych,
innowacyjnych
i międzynarodowych narzędzi zarządzania powrotami.
krajowych
Priorytet 4 - Wsparcie dla ustanowienia
unijnych standardów i najlepszych
praktyk w dziedzinie zarządzania powrotami.
1.2. Słowniczek
Niniejszy słowniczek zawiera definicje podstawowych pojęć związanych z realizacją
projektu w ramach FGZ/EFU/EFPI:
Partner - podmiot otrzymujący dofinansowanie w ramach Funduszu przy zastosowaniu
procedury bezkonkursowej, na podstawie Porozumienia Finansowego zawartego z IO.
Jest odpowiedzialny za realizację projektu zgodnie z zatwierdzoną kartą projektu
stanowiącą załącznik do Porozumienia Finansowego.
Porozumienie Finansowe - porozumienie zawarte pomiędzy IO a Partnerem projektu, na
podstawie którego projekt otrzymuje dofinansowanie ze środków Funduszu. Określa
prawa i obowiązki Partnera oraz IO, zasady finansowania projektu, wymogi odnośnie
raportowania,
promocji,
przechowywania
dokumentacji
itp.
Załącznikami
do Porozumienia są:
- zatwierdzona Karta Projektu z załącznikami,
- wzory sprawozdań kwartalnego/końcowego,
- wzory wniosku o poświadczenie okresowe/końcowe wydatków,
- wzór wniosku o zmianę Karty Projektu,
- Załącznik do Decyzji Komisji z dnia 19.12.2013 r. w sprawie określenia i zatwierdzenia
wytycznych dotyczących określania korekt finansowych dokonywanych przez Komisję w
odniesieniu do wydatków finansowanych przez Unię w ramach zarządzania dzielonego, w
przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (tzw.
Taryfikator),
- niniejsze Wytyczne.
Program Roczny – dokument zatwierdzany przez Komisję Europejską przedstawiający
projekty/działania, które uzyskają dofinansowanie w ramach danej alokacji rocznej.
Projekt wieloletni – projekt realizowany w ramach więcej niż jednego programu rocznego.
W przypadku akceptacji projektu wieloletniego Porozumienie Finansowe jest zawierane
raz i dotyczy wszystkich programów rocznych, których projekt wieloletni dotyczy.
Niemniej jednak realizując projekt Partner składa Wnioski o poświadczenie wydatków
osobno dla każdej alokacji (Programu Rocznego), w ramach którego realizowany jest
projekt. Oznacza to, że z punktu widzenia realizowanych działań projekt wieloletni
stanowi całość. Jednakże z punktu widzenia rozliczenia finansowego działania realizowane
i finansowane w ramach danego Programu Rocznego są traktowane jako „oddzielne
projekty” weryfikowane na podstawie osiąganych wskaźników dla danej alokacji.
7
Karta Projektu – dokument stanowiący załącznik do Porozumienia Finansowego,
zawierający m.in. pełny opis projektu oraz jego budżet wraz ze wskazaniem źródeł
finansowania projektu.
Wydatek/koszt kwalifikowalny – wydatek/koszt poniesiony przez Partnera projektu
w związku z realizacją projektu zgodnie z zasadami niniejszych wytycznych
obowiązujących dla projektu, który kwalifikuje się do refundacji ze środków Unii
Europejskiej w ramach Funduszu na podstawie Porozumienia Finansowego oraz innych
dokumentów określających kwalifikowalność w ramach Funduszu.
Okres sprawozdawczy – okres kolejnych 3 miesięcy kalendarzowych, za który składane
są Sprawozdania kwartalne z postępu realizacji projektu oraz Wnioski o poświadczenie
wydatków. Wydatki kwalifikowalne przyporządkowywane są do poszczególnych okresów
sprawozdawczych według kryterium daty poniesienia wydatku.
Rozdział 2. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
2.1 Postawy prawne
W trakcie wdrażania projektów współfinansowanych w ramach FGZ/EFU/EFPI mają
zastosowanie następujące akty prawne i normatywne regulujące kwalifikowalność
wydatków oraz zasady ich wdrażania:
2.1.1 Fundusz Granic Zewnętrznych
unijne:
Decyzja nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007
roku ustanawiająca Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007–2013 jako część
programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi,
Decyzja Komisji Europejskiej nr 2008/456/WE z dnia 5 marca 2008 roku
ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 574/2007/WE Parlamentu
Europejskiego i Rady ustanawiającej Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007–
2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami
migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw
członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów
kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych
ze środków Funduszu,
Decyzja Komisji Europejskiej nr 2009/538/WE z dnia 10 lipca 2009 roku
zmieniająca decyzję 2008/456/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji
nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Fundusz Granic
Zewnętrznych na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność
i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania
i kontroli
państw
członkowskich,
zasad
zarządzania
administracyjnego
i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów
współfinansowanych ze środków Funduszu,
Decyzja Komisji Europejskiej nr 2010/69/UE z dnia 8 lutego 2010 roku
zmieniająca decyzję 2008/456/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji
nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Fundusz Granic
Zewnętrznych na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność
i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania
i kontroli
państw
członkowskich,
zasad
zarządzania
administracyjnego
i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów
współfinansowanych ze środków Funduszu.
8
Decyzja Komisji Europejskiej nr 2011/148/UE z dnia 2 marca 2011 roku
zmieniająca decyzję 2008/456/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji
nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Fundusz Granic
zewnętrznych na lata 2007-2010 jako część programu ogólnego „Solidarność
i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania
i kontroli
państw
członkowskich,
zasad
zarządzania
administracyjnego
i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację
projektów współfinansowanych ze środków Funduszu.
krajowe:
Program Wieloletni Funduszu Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013,
Program Roczny Funduszu Granic Zewnętrznych – oddzielny dla każdego z lat
2007-2013,
Decyzja Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 listopada 2008
roku wyznaczająca Instytucję Odpowiedzialną i Delegowaną (,
Decyzją Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 stycznia 2014 roku, od 1 stycznia
2014 r. funkcja Instytucji Delegowanej została powierzona COPE MSW),
Decyzja Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2008 roku wyznaczająca Instytucję
Certyfikującą,,
Decyzja Ministra Finansów z dnia 22 maja 2009 roku wyznaczającą Instytucję
Audytową,,
System Zarządzania i Kontroli dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców,
Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu Powrotów
Imigrantów.
2.1.2 Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców
unijne:
Decyzja nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r.
ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008–2013 jako
część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”
oraz uchylająca decyzję Rady 2004/904/WE,
Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 19 grudnia 2007 r. ustanawiająca zasady
wykonania decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady
ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008–2013 jako
część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”
w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad
zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności
wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu,
Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 9 lipca 2009 r. zmieniająca decyzję
2008/22/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE,
Decyzja Komisji z dnia 3 marca 2011 r. zmieniająca decyzję 2008/22/WE
ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu
Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na
lata 2008–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie
przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli
państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz
kryteriów
kwalifikowalności
wydatków
na
realizację
projektów
współfinansowanych ze środków Funduszu.
krajowe:
Program Wieloletni Funduszu na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013,
9
Program Roczny Funduszu na rzecz Uchodźców – oddzielny dla każdego z lat
2008-2013,
Decyzja Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 listopada 2008
roku wyznaczająca Instytucję Odpowiedzialną i Delegowaną (
Decyzją Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 stycznia2014 roku, od 1 stycznia
2014 r. funkcja Instytucji Delegowanej została powierzona COPE MSW),
Decyzja Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2008 roku wyznaczająca Instytucję
Certyfikującą i Audytu,
System Zarządzania i Kontroli dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców,
Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu Powrotów
Imigrantów.
2.1.3 Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów
unijne:
Decyzja nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r.
ustanawiająca Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako
część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”,
Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 05/III/2008 r. ustanawiająca zasady
wykonania decyzji
nr 575/2007/WE
Parlamentu
Europejskiego i Rady
ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako
część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”
w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad
zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności
wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu,
Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 23 lipca 2009r. zmieniająca decyzję z dnia
5 marca 2008r. ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady nr 575/2007/WE,
Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 8 lutego 2010 r. zmieniająca decyzję
2008/458/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE.
Decyzja Komisji z dnia 2 marca 2011 r. zmieniająca decyzję 2008/458/WE
ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu
Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów
na lata 2008–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie
przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli
państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz
kryteriów
kwalifikowalności
wydatków
na
realizację
projektów
współfinansowanych ze środków Funduszu.
krajowe:
Program Wieloletni Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013,
Program Roczny Funduszu Powrotów Imigrantów – oddzielny dla każdego z lat
2008-2013,
Decyzja Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 listopada 2008
roku wyznaczająca Instytucję Odpowiedzialną i Delegowaną (
Decyzją Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 stycznia 2014 roku, funkcja
Instytucji Delegowanej została powierzona COPE MSW,
Decyzja Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2008 roku wyznaczająca Instytucję
Certyfikującą i Audytu,
System Zarządzania i Kontroli dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców,
Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu Powrotów
Imigrantów.
2.1.4 Wspólne dla wszystkich funduszy
10
podstawowe (katalog otwarty):
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. 2013 poz.
855 z późniejszymi zmianami),
Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 2009.152.1223
z późniejszymi zmianami),
Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U.
2004.54.535 z późniejszymi zmianami),
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U.
2004.97.970 z późniejszymi zmianami),
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U.
2010.113.759 z późniejszymi zmianami),
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (Dz. U. 1998.21.94
z późniejszymi zmianami),
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 roku
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002.236.1990
z późniejszymi zmianami),
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej),
Zalecenia dla beneficjentów funduszy Unii Europejskiej dotyczące interpretacji
przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych - wydane przez Ministerstwo
Rozwoju Regionalnego w dniu 29.02.2008 roku,
Załącznik do Decyzji Komisji z dnia 19.12.2013 r. w sprawie określenia i
zatwierdzenia
wytycznych
dotyczących
określania
korekt
finansowych
dokonywanych przez Komisję w odniesieniu do wydatków finansowanych przez
Unię w ramach zarządzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisów
dotyczących zamówień publicznych (tzw. Taryfikator).
UWAGA!
Zapisy unijnych i krajowych aktów prawnych należy stosować łącznie. W przypadku, gdy
poszczególne regulacje wskazują niejednolite stanowisko względem rozpatrywanego
problemu, należy stosować zapisy prawa bardziej restrykcyjnego. Ponadto, jeśli Partner
posiada wewnętrzne regulaminy, rozporządzenia, instrukcje itp. które regulują dany
problem w sposób bardziej restrykcyjny niż unijne lub krajowe akty prawne, należy
stosować zapisy bardziej restrykcyjnych przepisów wewnętrznych obowiązujących w
instytucji.
2.2 Ogólne zasady kwalifikowalności
Ocena kwalifikowalności wydatku dokonywana jest zarówno na etapie naboru projektów,
jak i podczas realizacji projektu. Na etapie naboru projektu sprawdzeniu podlega
potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych w Karcie Projektu. Przyjęcie danego
projektu do realizacji i podpisanie z Partnerem Porozumienia Finansowego nie oznacza,
że wszystkie wydatki, które Partner przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu,
będę kwalifikować się ostatecznie do współfinansowania ze środków Funduszu. Ocena
kwalifikowalności wydatków odbywa się na etapie realizacji projektu w procesie
poświadczania wydatków.
Podstawowym elementem kwalifikowalności wydatku jest stwierdzenie czy dany wydatek
spełnia łącznie następujące warunki:
•
wydatek jest zgodny z zakresem oraz celami odpowiedniego Funduszu,
11
•
•
•
•
•
•
•
•
wydatek jest zgodny z działaniami kwalifikowanymi odpowiedniego Funduszu
wskazanymi w decyzji ustanawiającej Fundusz,
wydatek jest uzasadniony, niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony
w związku z realizacją projektu,
koszt został poniesiony w okresie kwalifikowalności, zaś wydatek nie wcześniej niż
w dniu rozpoczęcia okresu kwalifikowalności,
wydatek jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego,
wydatek jest zgodny z kategoriami wydatków wynikających z załącznika nr 11
do Decyzji ustanawiających wykonanie decyzji ustanawiające Fundusze,
wydatek jest zgodny z zasadą należytego zarządzania finansami w szczególności
opłacalności oraz efektywności kosztowej,
wydatek został należycie udokumentowany fakturami VAT lub dokumentami
księgowymi o równoważnej mocy dowodowej (nie dotyczy kosztów pośrednich) oraz
został zarejestrowany w systemie finansowo-księgowym Partnera i istnieje możliwość
jego identyfikacji i kontroli,
wydatek jest zgodny z zatwierdzonym Porozumieniem Finansowym oraz budżetem
projektu.
Ponadto wydatek nie może być wyraźnie zakazany na mocy obowiązujących przepisów
oraz zgodnie z zasadą braku podwójnego finansowania nie może być finansowany
z innych środków europejskich, a także musi zostać udokumentowany zgodnie
z zasadami opisanymi w kolejnych rozdziałach niniejszych Wytycznych.
Zasada nadrzędna – Należyte zarządzanie finansami
W trakcie realizacji projektów w ramach Funduszy Partner winien kierować się nadrzędną
zasadą należytego zarządzania finansami (ang. sound financial management). Koncepcja
należytego zarządzania finansami opiera się na trzech priorytetach:
- oszczędności/gospodarności (ang. economy) – zasoby, które Partner zużywa
do wykonywania swoich zadań w projekcie są udostępniane w odpowiednim czasie,
w odpowiedniej ilości i jakości oraz po najkorzystniejszej cenie,
- wydajności (ang. efficiency) – Partner dąży do osiągnięcia jak najlepszego związku
pomiędzy zaangażowanymi zasobami a osiągniętymi rezultatami,
- skuteczności (ang. effectiveness) – Partner osiąga wyznaczone cele oraz zaplanowane
w projekcie rezultaty.
Odzwierciedleniem zasady należytego zarządzania finansami w polskim prawie jest zapis
Art.44 Ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych:
„3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
UWAGA!
Niekwalifikowalne są wydatki powstałe w wyniku działań obarczonych konfliktem
interesów (zgodnie z art. 89, 94 Rozporządzenia Rady nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca
2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu
ogólnego Wspólnot Europejskich). Za działania takie należy uważać przede wszystkim
sytuacje, w których interes prywatny osoby pełniącej funkcję w projekcie wpływa, bądź
wydaje się wpływać, na bezstronne i obiektywne wykonywanie jej obowiązków w ramach
powierzonej funkcji.
12
Interes prywatny osoby pełniącej funkcję w projekcie dotyczy jakiejkolwiek korzyści dla
niej, jej rodziny, osób spokrewnionych, przyjaciół i osób albo organizacji, z którymi ma
albo miała ona kontakty. Dotyczy to w szczególności zobowiązań finansowych bądź
cywilnych z tym związanych.
Zasada ogólna nr 1 – Wydatki faktycznie poniesione
Wydatki ponoszone w trakcie realizacji projektu, aby mogły być uznane za wydatki
kwalifikowalne, winny mieć formę gotówkową. Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek
poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku
bankowego Partnera projektu.
Wyjątkiem od tej zasady ogólnej jest amortyzacja, która jest kosztem, ale nie jest
wydatkiem.
Koszty amortyzacji sprzętu mogą zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem
spełnienia łącznie następujących warunków:
- sprzęt nie został już sfinansowany z innych dotacji - sprzęt nie został całkowicie
umorzony, tj. jest nadal amortyzowany w okresie realizacji projektu,
- koszty amortyzacji są naliczane zgodnie z przepisami krajowymi,
- koszty dotyczą wyłącznie okresu realizacji projektu,
- sprzęt jest niezbędny do realizacji projektu.
UWAGA!
Koszty amortyzacji sprzętu wykorzystywanego do realizacji projektu mogą być
przypisane do projektu w całości wyłącznie w przypadkach, gdy dany sprzęt jest
wykorzystywany tylko i wyłącznie dla celów realizacji projektu.
Jeśli sprzęt jest wykorzystywany także do celów innych niż realizacja projektu,
amortyzacja może być przypisana do projektu proporcjonalnie zgodnie z uzasadnioną,
rzetelną i sprawiedliwą metodą, która powinna obowiązywać w tej samej postaci w całym
okresie wdrażania projektu.
Wytyczne w sprawie dokumentowania kosztów i wydatków projektu znajdują się
w rozdziale 2.7 niniejszych wytycznych.
Zasada ogólna nr 2 – Kwalifikowalność podatku od towarów i usług
Podatek od towarów i usług VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym tylko wówczas, gdy jest
on faktycznie i ostatecznie ponoszony przez Partnera projektu.
Podatek VAT, który można odzyskać, nie może być uznany za kwalifikowalny, nawet
jeżeli nie został faktycznie odzyskany przez Partnera projektu. Oznacza to,
że w przypadkach gdy Partner projektu może odzyskać podatek VAT, ale rezygnuje z tej
możliwości, podatek VAT jest niekwalifikowalny.
Za „odzyskanie” podatku VAT należy rozumieć odliczenie go od podatku VAT należnego
lub zwrot w określonych przypadkach, według warunków ściśle określonych przepisami
Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku (Dz. U. z 2004 Nr 54 poz.
535 z późniejszymi zmianami).
Zgodnie z wymaganiami Komisji Europejskiej Partner projektu, który wykaże podatek
VAT jako kwalifikowalny, jest zobowiązany do przedstawienia wraz z pierwszym
Wnioskiem o poświadczenie wydatków wiążącej indywidualnej interpretacji prawa
podatkowego w zakresie braku możliwości odzyskania podatku VAT naliczonego. Wiążąca
interpretacja prawa podatkowego jest wydana przez uprawnione organy skarbowe na
podstawie Art. 14b-14p ustawy z dnia 29.08.1997 roku Ordynacja podatkowa
13
(Dz.U.2005.08.60 z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 20.06.2007 roku w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów
prawa podatkowego (Dz.U.2007.112.770 z późniejszymi zmianami).
W przypadku, gdy Partner nie posiada na dzień złożenia Wniosku o poświadczenia
wydatków ww. wiążącej indywidualnej interpretacji, zobowiązany jest do złożenia wraz
z Wnioskiem o poświadczenie wydatków kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem
złożonego do odpowiednich organów wniosku o wydanie przedmiotowej wiążącej
interpretacji dla danego projektu oraz oryginału pisemnego zobowiązania zawierającego
deklarację, iż w przypadku, gdy z wiążącej interpretacji prawa podatkowego będzie
wynikać, że podatek VAT jest dla danego Partnera wydatkiem niekwalifikowalnym,
Partner niezwłocznie skoryguje odpowiednio Wniosek o poświadczenie wydatków. Wzór
oświadczenia znajduje się w rozdziale 5 niniejszych Wytycznych.
UWAGA!
Składanie ww. dokumentów jest obowiązkowe jedynie dla Partnerów projektów, którzy
deklarują podatek VAT jako wydatek kwalifikowalny projektu. W pozostałych
przypadkach składanie ww. dokumentów nie jest obowiązkowe.
Zasada nr 3 - Zakup sprzętu używanego
Zakup sprzętu używanego jest kwalifikowalny pod trzema warunkami:
a) sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie podające pochodzenie sprzętu
i potwierdzi, że w żadnym razie nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji
publicznej,
b) cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, zważywszy na jego
zmniejszony techniczny i ekonomiczny czas życia, i jest niższa od ceny podobnego
nowego sprzętu, oraz
c) sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji przedsięwzięcia
i spełnia obowiązujące normy i standardy.
Zasada nr 4 - Brak podwójnego finansowania
Zgodnie z zasadą braku podwójnego finansowania, wydatki, które otrzymały już
całkowite dofinansowanie z innego źródła w ramach funduszy europejskich, nie uznaje się
za kwalifikowalne w kontekście projektów realizowanych w ramach Programu Ogólnego
SOLID.
Oznacza to, że jeśli wydatek jest już w pełni pokrywany przez inną dotację unijną nie
może zostać uznany za kwalifikowany w ramach Funduszy, gdyż skutkowałoby to
podwójnym finansowaniem danego wydatku.
W przypadkach, gdy wydatek jest pokrywany częściowo przez dotację krajową lub
regionalną, wydatek jest kwalifikowalny tylko wtedy, gdy dofinansowanie krajowe lub
regionalne nie przekracza wkładu własnego Partnera, określonego w budżecie projektu
stanowiącym załącznik nr 1 do Karty Projektu.
Podwójnym finansowaniem jest w szczególności:
zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów
współfinansowanych ze środków Funduszu oraz unijnych lub krajowych,
zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków Funduszu, a następnie
odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę z dnia
11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2003 Nr 54, poz. 535,
z późniejszymi zmianami),
14
zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji publicznej, a następnie
zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach Funduszu.
Zasada nr 5 - Zamówienia publiczne
A. Dla porozumień finansowych zawartych od 2012 roku włącznie
1. Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne
lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden
lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie
z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień
publicznych, w szczególności przepisami ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo
Zamówień Publicznych (Dz. U. 2010.113.759 z późn. zm.).
2. Organy inne niż te, o których mowa powyżej, udzielają zamówień od 5 000 EUR
brutto wzwyż na realizację projektów w oparciu o odpowiednie działania
publikacyjne mające zagwarantować zgodność z zasadą przejrzystości,
niedyskryminacji i równego traktowania.
W tym celu Partner zobowiązany jest do stosowania następujących reguł:
- Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne
lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden
lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie
z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi oraz krajowymi dotyczącymi
zamówień publicznych,
- uznaje się, że zasada uczciwej konkurencji została spełniona jeśli w wyniku
zastosowania ww. procedury partner otrzyma co najmniej jedną ofertę, ,
- partner wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o wcześniej
ustalone kryteria; wynik wyboru wykonawcy jest dokumentowany protokołem,
do którego załączone są oferty,
- partner podejmuje działania w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego
jako brak bezstronności oraz obiektywności,
- wartość zamówienia określana jest na podstawie kursu EUR ustalanego przez
Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 35 ustawy
Prawo Zamówień Publicznych,
- dopuszcza się stosowanie przez Partnera wewnętrznych regulaminów zamówień
publicznych do zamówień o wartości do 14000 EUR netto.
Zamówienia o wartości poniżej 5 000 EUR brutto nie podlegają żadnym
obowiązkom proceduralnym.
UWAGA!
Zapisy unijnych i krajowych przepisów regulujących zamówienia publiczne należy
stosować łącznie. W przypadku, gdy poszczególne regulacje wskazują niejednolite
stanowisko względem rozpatrywanego problemu, należy stosować zapisy prawa
bardziej restrykcyjnego.
B. Za dokumentację dotyczącą zamówień publicznych podlegającą kontroli przez
Instytucję Delegowaną uważa się w szczególności:
15
zamówienia realizowane w oparciu o procedury PZP:
- opublikowane ogłoszenie/informację o wszczęciu postępowania,
- Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami,
- korespondencję prowadzoną na etapie przetargu (w tym odpowiedzi na pytania
wykonawców, modyfikacje SIWZ),
- ofertę zwycięską,
- protokół z postępowania przetargowego wraz ze wszystkimi wymaganymi
załącznikami,
- podpisaną umowę z wykonawcą wraz z załącznikami,
- gwarancję należytego wykonania umowy (jeśli wymagana od wykonawcy),
- inne dokumenty wymagane umową.
Zamówienia nieobjęte procedurami PZP lub podmiotowo nieobjęte procedurami
PZP nie podlegają kontroli Instytucji Delegowanej. ID może zweryfikować
szacowanie wartości zamówienia oraz sprawdzić czy w projekcie nie doszło do
dzielenia zamówienia w celu obejścia przepisów pzp.
C. UWAGA!
W przypadku stwierdzenia przez ID naruszenia przepisów prawa zamówień
publicznych w związku z realizacją projektów, ID wymierza korektę finansową
zgodnie z zasadami wymierzania korekt finansowych określonymi w Taryfikatorze,
stanowiącym załącznik do Porozumienia Finansowego. Od decyzji ID przysługuje
Partnerowi odwołanie do IO w trybie przewidzianym w Porozumieniu Finansowym.
2.3 Okres kwalifikowalności
Koszty poniesione w ramach projektu mogą zostać uznane za kwalifikujące się
do uzyskania wsparcia w ramach Funduszu tylko pod warunkiem ich poniesienia, w
okresie realizacji projektu, lecz nie wcześniej niż 1 stycznia roku N (to jest roku, do
którego odnosi się dany Program Roczny zatwierdzony przez Komisję Europejską) i nie
później niż 30 czerwca roku N+2.
Zatem dla poszczególnych Programów Rocznych 2012-2013 okresy kwalifikowalności
kształtują się następująco:
Okres kwalifikowalności
początek
koniec
Program Roczny
2012
2013
01.01.2012
01.01.2013
30.06.2014
30.06.2015
UWAGA!
Przez koniec okresu kwalifikowalności należy rozumieć ostatni dzień ponoszenia kosztów.
Oznacza to, że wydatek (zapłata) może nastąpić po ostatnim dniu okresu
kwalifikowalności. Niemniej jednak do ostatniego Wniosku o poświadczenie wydatków
Partner jest zobowiązany dostarczyć dowody poniesienia także wydatków ponoszonych
po ostatnim dniu okresu kwalifikowalności.
2.4 Zasięg terytorialny
Realizacja projektu powinna odbywać się, co do zasady, na terytorium Polski - wyjątkiem
są projekty w zakresie działań powrotowych, przesiedleń (resettlement), przepływów
16
ludności państw trzecich oraz współpracy Polski z państwami trzecimi w odniesieniu do
tych przepływów realizowane przez polskie placówki dyplomatyczne i urzędy konsularne
znajdujące się na terytorium państw trzecich, a także projekty związane z nadzorem
granic zewnętrznych. Działania te mogą być realizowane zarówno na terytorium Polski,
jak i poza nim.
Partnerzy projektu, który prowadzą działalność zarejestrowaną w kraju trzecim, mogą
uczestniczyć w projektach jedynie na zasadzie bezkosztowej, z wyjątkiem
międzynarodowych organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień
międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje,
Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji
Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
2.5 Kategorie wydatków
Niniejszy rozdział zawiera informacje na temat dopuszczalnych w projekcie grup
wydatków
wraz
z
przyporządkowaniem
do
nich
przykładowych
wydatków
kwalifikowalnych, przykładowych wydatków niekwalifikowalnych wraz z wymogami
kontroli dokonywanej przez Instytucję Delegowaną w odniesieniu do sposobu
dokumentowania wydatków kwalifikowalnych.
Jeśli chodzi o sposób powiązania wydatków z realizowanym projektem można wydzielić
następujące 2 grupy wydatków:
- bezpośrednie – są to konkretne wydatki bezpośrednio i jednoznacznie związane
z merytoryczną realizacją projektu, muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego
budżetu projektu,
- pośrednie – są to wydatki ogólne instytucji związane pośrednio z realizacją projektu,
tj. takie, których nie można jednoznacznie i bezpośrednio przypisać do projektu.
WYDATKI BEZPOŚREDNIE
Wśród wydatków bezpośrednich wyróżnia się następujące kategorie budżetowe:
A) koszty personelu
B) koszty podróży i utrzymania
C) wyposażenie
D) nieruchomości
E) towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne
F) podwykonawstwo
G) koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem
unijnym
H) wynagrodzenia ekspertów
I) szczególne wydatki związane z grupami docelowymi (dotyczy wyłącznie EFU oraz EFPI)
Kategoria budżetowa A – Koszty personelu
Opis:
linia budżetowa przeznaczona do ewidencji kosztów wynagrodzeń personelu
Partnera projektu bezpośrednio zaangażowanego w realizację projektu,
koszty personelu muszą być szczegółowo określone w planie budżetowym
(z podaniem stanowisk i liczby personelu),
koszty wynagrodzeń personelu, który realizuje projekt w sposób pośredni
(np. dyrektor, kadrowy, sekretarka), tj. nie można przypisać jego pracy
bezpośrednio do realizowanego projektu, ujmowany jest w kosztach pośrednich,
w tej kategorii budżetowej raportujemy również wynagrodzenia osób
zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych (umowy z osobami spoza
instytucji Partnera, jak i z pracownikami własnymi pod warunkiem, że zakres
17
umowy cywilno-prawnej wykracza poza zakres obowiązków wynikający z umowy
o pracę),
w przypadku organizacji międzynarodowych koszty personelu mogą obejmować
również świadczenia na pokrycie ustawowych zobowiązań i uprawnień w zakresie
wynagrodzenia,
w przypadku organów publicznych koszty personelu są kwalifikowalne w stopniu,
w jakim związane są wykonywaniem zadań, które nie byłyby realizowane przez
dany organ publiczny, gdyby nie przystąpiono do realizacji projektu.
Przykładowe wydatki kwalifikowalne:
wynagrodzenie brutto pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, w tym:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- premie regulaminowe,
- dodatek za staż pracy,
- dodatek funkcyjny,
- inne dodatki (np. za znajomość języków obcych) zgodne z Regulaminem
wynagradzania obowiązującym w jednostce Partnera,
- składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),
- składka na ubezpieczenie zdrowotne,
- podatek dochodowy od osób fizycznych,
- składki potrącane z wynagrodzenia netto pracownika (np. składki PZU,
spłaty pożyczek mieszkaniowych, składki na związki zawodowe);
wynagrodzenie brutto osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne, w tym
umowy zlecenia, umowy o dzieło;
odpłatność pracodawcy z tytułu:
- składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa),
- składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń
Pracowniczych (jeśli dotyczy);
dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) za okres przepracowany na
rzecz projektu i w odpowiedniej proporcji.
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
nagrody okolicznościowe, nagrody jubileuszowe,
nagrody uznaniowe,
odprawy emerytalno-rentowe oraz odprawy z tytułu zwolnienia z pracy,
praca wolontariuszy,
dodatki niepieniężne przyznane pracownikowi takie jak: samochód służbowy,
telefon komórkowy,
szkolenia BHP, badania wstępne i okresowe,
odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych (świadczenia socjalne takie jak: dopłaty do wypoczynku, dodatkowe
pakiety usług medycznych, bony świąteczne i inne okazjonalne),
składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
wynagrodzenie chorobowe płatne przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
zasiłki finansowane z budżetu państwa, np. zasiłek rodzinny, zasiłek
pielęgnacyjny,
zasiłki finansowane ze środków ZUS, np. zasiłek macierzyński, rehabilitacyjny,
opiekuńczy, wyrównawczy.
Dokumentacja wydatków:
Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę:
umowa
o
pracę
każdego
pracownika
zaangażowanego
bezpośrednio
do zarządzania projektem – przy pierwszym rozliczeniu, w którym raportowane są
koszty osobowe danego pracownika oraz w przypadku zmian w umowie o pracę
18
(aneks do umowy o pracę dostarczany do pierwszego rozliczenia, którego zmiana
dotyczy),
zakres obowiązków danego pracownika pracującego bezpośrednio na rzecz
projektu - przy pierwszym rozliczeniu, w którym raportowane są koszty osobowe
danego pracownika oraz w przypadku zmian w zakresie obowiązków; w przypadku
gdy w instytucji nie istnieją zakresy obowiązków, należy dostarczyć inny
dokument potwierdzający oddelegowanie pracownika do pracy na rzecz projektu,
listy płac dla każdego z raportowanych miesięcy potwierdzające wynagrodzenie
brutto pracownika zgodnie z jego umową o pracę oraz pozostałe składniki
wynagrodzenia wraz z regulaminem wynagradzania i premiowania jednostki,
dowody zapłaty (bankowe lub kasowe) potwierdzające zapłatę każdego
ze składników wynagrodzenia brutto oraz pochodnych od wynagrodzenia
pracownika zaangażowanego bezpośrednio w realizację projektu w danym
miesiącu okresu raportowania,
deklaracje ZUS
raportowania,
DRA
dla
każdego
z
raportowanych
miesięcy
w
okresie
karty czasu pracy pracownika pracującego bezpośrednio na rzecz projektu
podpisane przez niego i zatwierdzone przez kierownika jednostki lub osobę przez
niego upoważnioną, w szczególności kierownika projektu (w przypadku osób
pracujących częściowo na rzecz projektu),
listy obecności pracowników za każdy miesiąc pracy raportowanej w danym
okresie sprawozdawczym,
oświadczenie o tym, że wynagrodzenie brutto oraz narzuty pracodawcy rozliczane
w projekcie nie zostały i nie zostaną rozliczone w żadnym innym projekcie
finansowanym ze środków europejskich oraz krajowych (zgodnie ze wzorem
w rozdziale 5 niniejszych Wytycznych – dla każdego składanego Wniosku
o poświadczenie wydatków, w którym raportowane są koszty osobowe),
kalkulacje wydatków osobowych kwalifikowalnych
pracujących bezpośrednio na rzecz projektu.
do
projektu
dla
osób
Osoby zatrudnione na umowy cywilno-prawne:
umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z rachunkami oraz wskazaniem sposobu
wyliczenia wynagrodzenia,
deklaracja ZUS DRA (tylko w przypadku, gdy od umowy cywilno-prawnej były
odprowadzane składki ZUS),
dowody zapłaty (bankowe lub kasowe) potwierdzające zapłatę wynagrodzenia
z tytułu umowy cywilno-prawnej w tym kwoty netto, podatku dochodowego od
osób fizycznych oraz składek ZUS (jeśli były odprowadzane od umowy),
protokoły odbioru usług (jeśli poświadczenie odbioru usługi nie znajduje się
na rachunku do umowy),
w przypadku umów o dzieło – egzemplarz wykonanego i odebranego dzieła,
dokumentacja potwierdzająca wybór wykonawcy zgodnie z zasadami dotyczącymi
stosowania Prawa Zamówień Publicznych opisanymi w rozdziale 2.2 niniejszych
wytycznych.
Wskazówki praktyczne:
Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę:
w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę wyłącznie dla celów
projektu zapisy o pracy na rzecz projektu winny znaleźć się w umowie o pracę
oraz w zakresie obowiązków,
19
w przypadku pracowników pracujących częściowo dla celów projektu zapis
o oddelegowaniu do pracy na rzecz projektu winien znaleźć się w zakresie
obowiązków,
kalkulacje kosztów osobowych sporządza się w oparciu o ewidencję czasu pracy
na rzecz projektu w prowadzonych przez pracownika miesięcznych kartach czasu
pracy - wzór karty czasu pracy znajduje się w rozdziale 5.3 niniejszych
Wytycznych,
karty czasu pracy są wymagane dla pracowników pracujących częściowo na rzecz
projektu - nie są natomiast wymagane dla pracowników zatrudnionych w 100% na
rzecz projektu,
karty czasu pracy kierownika projektu winny być zatwierdzone przez kierownika
jednostki lub osobę przez niego upoważnioną,
zakres obowiązków pracownika pracującego na rzecz projektu winien wskazywać
bezpośrednie oddelegowanie do pracy na rzecz danego projektu – w zakresie
obowiązków winien być wskazany tytuł danego projektu,
karty czasu pracy należy sporządzać na bieżąco, a wypełnienie karty czasu pracy
należy rozpocząć od wyszarzenia w niej sobót oraz dni świątecznych,
przygotowując kartę czasu pracy należy sprawdzić liczbę dni kalendarzowych
w danym miesiącu – w celu uniknięcia umieszczenia w karcie dni nieistniejących
np. 31 listopada lub 31 kwietnia;
przygotowując kartę czasu pracy, należy sprawdzić zgodność ewidencji podróży
służbowych rozliczanych w kategorii Koszty podróży i utrzymania z ewidencją
delegacji w kartach czasu pracy,
opisy wykonanych czynności umieszczone w karcie czasu pracy powinny być
zwięzłe i wynikać z nich powinien związek danej czynności z realizacją projektu,
jeśli Partner realizuje więcej niż jeden projekt, powinien na bieżąco dokonywać
wewnętrznej kontroli krzyżowej (cross-check) w odniesieniu do kart czasu pracy
pracowników bezpośrednio pracujących na rzecz więcej niż jednego projektu –
zapobiegnie wówczas sytuacjom, w których zgodnie z kartami czasu pracy
pracownik w tym samym czasie pracował na rzecz kilku projektów – jest to
niezbędne dla złożenia zgodnego z prawdą oświadczenia w sprawie wynagrodzeń
zamieszczonego w rozdziale 5 niniejszych Wytycznych,
zamieszczone w kartach czasu pracy opisy wykonywanych czynności powinny
jednoznacznie wskazywać na charakter oraz związek z projektem wykonywanych
zadań (opis nie może ograniczać się do wskazania funkcji, jaką dana osoba pełni
w projekcie) - brak przejrzystych, szczegółowych informacji w ww. zakresie będzie
mógł stanowić podstawę dla Instytucji Delegowanej do zakwestionowania raportu
finansowego pod kątem kwalifikowalności wydatków osobowych,
w przypadku, gdy w instytucji nie ma obowiązku sporządzania list obecności,
pracownicy bezpośrednio pracujący na rzecz projektu zobowiązani są
do prowadzenia listy obecności na cele projektu lub dostarczenia innego
równoważnego liście obecności dokumentu dot. ewidencji czasu pracy pracownika,
kalkulacje kosztów wynagrodzeń sporządza się w oparciu o rzeczywiste stawki
wynagrodzenia danego pracownika za godzinę roboczą w danym miesiącu
wynikające z jego listy płac,
wynagrodzenie pracownika zaangażowanego w realizację projektu, rozliczane
w nim, nie może być wyższe niż wynagrodzenie wynikające z listy płac pracownika
za dany okres rozliczeniowy - jedynie w przypadku, gdy osoba była w 100%
zaangażowana w realizację projektu, wynagrodzenie rozliczone w projekcie będzie
równe wynagrodzeniu wynikającemu z listy płac,
rozliczając wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w projekt należy
pamiętać,
że
wynagrodzenia
w
ostatnim
miesiącu
danego
okresu
sprawozdawczego nie są na ogół zapłacone w całości. W przeważającej liczbie
przypadków w ostatnim miesiącu rozliczeniowym jest wypłacane jedynie
wynagrodzenie
netto,
natomiast
składki
na
ubezpieczenia
społeczne,
ubezpieczenia zdrowotne, podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na
Fundusz Pracy lub/i Gwarantowany Fundusz Świadczeń Pracowniczych są płacone
20
już w kolejnym miesiącu - w związku z tym do rozliczenia wydatków
kwalifikowalnych należy ująć jedynie kwoty zapłacone w danym okresie
sprawozdawczym.
Niezapłacone
w
okresie
sprawozdawczym
składniki
wynagrodzenia, pochodne od wynagrodzeń lub podatki przechodzą do rozliczenia
na następny okres – dlatego też dla uproszczenia kalkulacji i raportowania zaleca
się, aby wszystkie składniki wynagrodzenia i narzutów pracodawcy płacone były
w jednym okresie rozliczeniowym, (UWAGA! Nie dotyczy to ostatniego okresu
sprawozdawczego projektu. W przypadku ostatniego okresu sprawozdawczego
wszystkie wydatki dotyczące kosztów ostatniego okresu sprawozdawczego muszą
zostać zaraportowane w ostatnim Wniosku o poświadczenie wydatków).
wszystkie składowe wynagrodzenia służące wyliczeniu stawki godzinowej
w projekcie powinny mieć odzwierciedlenie w listach płac,
w przypadku, gdy pracownik chorował i otrzymywał wynagrodzenie chorobowe
płatne
przez
pracodawcę
lub
przebywa
na
urlopie
wypoczynkowym
za kwalifikowalne uznaje się również jego wynagrodzenie chorobowe płatne przez
zakład pracy oraz wynagrodzenie urlopowe,
w przypadku wypłaty danemu pracownikowi wyrównania wynagrodzenia
za określony czas, rozliczenie wynagrodzenia w projekcie powinno nastąpić
w oparciu o godziny przepracowane przez tego pracownika w okresie, za jaki jest
wypłacane wyrównanie wynagrodzenia;
np. razem z wynagrodzeniem za maj 2012 roku wypłacono pracownikowi
wyrównanie wynagrodzenia za miesiąc marzec 2012 roku – zatem kalkulując
wyrównanie wynagrodzenia w celu przypisania go do projektu bierzemy pod
uwagę godziny pracy z marca 2012 roku i ujmujemy w raporcie okresowym
za okres sprawozdawczy obejmujący miesiąc maj 2012 roku;
w przypadku, gdy delegacja w ramach projektu obejmuje dni wolne od pracy,
za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za pracę w dni wolne lub nie
odebrał godzin dodatkowo wolnych, w karcie czasu pracy należy ująć wyłącznie
czas delegacji przypadający na dni robocze
np. jeśli delegacja trwała od niedzieli do wtorku, to w karcie czasu pracy
ujmujemy wyłącznie poniedziałek i wtorek,
praca w nadgodzinach jest kwalifikowalna tylko i wyłącznie wówczas, gdy
pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach lub odebrał
nadgodziny w formie godzin dodatkowo wolnych od pracy,
w przypadku, gdy delegacja w ramach projektu przypada w dni robocze, zaś okres
jej trwania wykracza poza obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, za który
pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub
nie odebrał godzin dodatkowo wolnych, w karcie czasu pracy należy ująć
wyłącznie czas delegacji odpowiadający wymiarowi czasu pracy pracownika,
np. jeśli delegacja trwała od godz. 8.00 do godz. 20.00, to w karcie czasu pracy
ujmujemy wyłącznie 8 godzin (przy założeniu, że pracownik zatrudniony jest
w pełnym wymiarze czasu pracy);
pracownicy zajmujący stanowiska o nielimitowanym czasie pracy i pracujący
bezpośrednio na rzecz projektu są zobowiązani tak jak pozostali pracownicy do
dostarczania dla celów kontroli list obecności w pracy za każdy raportowany
w projekcie miesiąc;
dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. "trzynastka") może zostać uznane za
kwalifikowalne w projekcie proporcjonalnie do czasu, w jakim pracownik pracował
bezpośrednio na rzecz projektu. Jeśli w ramach projektu pracownik przepracował
bezpośrednio na pełen etat cały rok, to dodatkowe wynagrodzenie roczne
wypłacone za dany rok będzie kwalifikowalne w całości. W pozostałych
przypadkach należy wyliczyć kwotę dodatkowego wynagrodzenia rocznego, jaka
może zostać przypisana, proporcjonalnie do projektu;
Oznacza to, że np. dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2011 rok (wypłacone
w lutym 2012 roku) przypadające na projekt kalkulujemy godzinami czasu pracy
na rzecz projektu w 2011 roku (na podstawie kart czasu pracy) i ujmowane jest
w sprawozdaniu okresowym za okres obejmujący miesiąc luty 2012 roku. Dla
21
potwierdzenia kwoty kwalifikowalnej załączana jest stosowna kalkulacja, która
przedstawia ilość godzin przepracowanych na rzecz projektu w stosunku do
całkowitej obowiązującej ilości godzin pracy w okresie, za który przyznana została
„trzynastka” (czyli za poprzedni rok). Nie jest konieczne dołączanie kart czasu
pracy, jeżeli zostały one już załączone przy poprzednich rozliczeniach dotyczących
tego okresu;
dodatkowe wynagrodzenie przysługujące pracownikowi wyłącznie z tytułu zadań
wykonywanych w ramach projektu (np. dodatek specjalny/zadaniowy wyłącznie za
projekt) może zostać uznane za kwalifikowane w całości do projektu, przy czym
pozostała część wynagrodzenia powinna zostać rozliczona w projekcie
proporcjonalnie do czasu, w jakim pracownik pracował bezpośrednio na rzecz
projektu.
Osoby zatrudnione na umowy cywilno-prawne:
umowy cywilno-prawne mogą być zawierane przez Partnera z osobami spoza
instytucji jak i z pracownikami własnymi (tylko w przypadku zlecenia wykonania
działań wykraczających poza zakres obowiązków pracownika wynikający z umowy
o pracę);
w treści umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami biorącymi udział
w projekcie należy wprowadzić tytuł lub/i numer projektu oraz informację
o współfinansowaniu ze środków FGZ/EFU/EFPI;
zatrudnienie osób na podstawie umowy cywilno-prawnej winno być zgodne
z zasadami stosowania Prawa Zamówień Publicznych opisanymi w rozdziale 2.2
niniejszych wytycznych.
Zalecany sposób kalkulacji wynagrodzenia osobowego kwalifikowanego w projekcie:
Uwaga - dotyczy wyłącznie personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę,
który jest częściowo zaangażowany w realizację projektu!
W celu skalkulowania wynagrodzenia osobowego kwalifikowalnego w projekcie
należy:
i) wyliczyć stawkę za godzinę pracy w danym miesiącu sprawozdawczym według
następującego wzoru:
wynagrodzenie brutto wraz z narzutami pracodawcy
stawka za godzinę pracy =
liczba godzin roboczych w miesiącu
ii) wyliczyć kwotę wynagrodzenia kwalifikowanego do rozliczenia w projekcie
według następującego wzoru:
kwota kwalifikowalna w projekcie =
stawka za godzinę pracy x liczba godzin
przepracowanych na rzecz projektu w miesiącu w miesiącu sprawozdawczym
Przykład:
wynagrodzenie brutto pracownika wraz z narzutami pracodawcy wyniosło
w miesiącu marcu 2010 roku 5.200 zł,
- liczba godzin roboczych w marcu 2010 roku wyniosła 184,
- liczba godzin przepracowanych na rzecz projektu w marcu 2010 roku wyniosła
37.
Zatem:
22
Stawka godzinowa wyniosła 28,26 zł/h zgodnie z wyliczeniem:
5.200 zł : 184 h = 28,26 zł/h
Kwota kwalifikowalna wynagrodzenia w projekcie wyniosła 1.045,62 zł.
Pozostała kwota wynagrodzenie pracownika tj. 4.154,38 zł (5.200 zł - 1.045,62 zł)
nie stanowi wynagrodzenia kwalifikowalnego do rozliczenia w projekcie.
Kategoria budżetowa B – Koszty podróży i utrzymania
Opis:
linia budżetowa przeznaczona do ewidencji wydatków związanych z podróżami
i zakwaterowaniem:
- personelu pracującego bezpośrednio na rzecz projektu i kwalifikowalnego
w kategorii A,
- innych osób (personelu partnera oraz osób spoza instytucji partnera),
które uczestniczą w działaniach w ramach projektu i których podróże są
konieczne dla realizacji projektu.
wszelkie podróże muszą być konieczne dla realizacji projektu i pozostawać
w bezpośrednim związku z realizacją projektu.
Przykładowe wydatki kwalifikowalne:
diety krajowe i zagraniczne według przepisów krajowych do limitów krajowych,
ryczałty przysługujące w trakcie podróży służbowych według przepisów krajowych,
koszty noclegu,
bilety autobusowe,
bilety kolejowe w I lub II klasie,
bilety promowe,
bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe przy podróży dłuższej
niż 800 kilometrów (w obie strony) oraz w szczególnej sytuacji, gdy podróż innymi
środkami transportu jest niemożliwa ze względu na położenie geograficzne,
wynajem środka transportu, jeśli
transportu,
jest to najbardziej ekonomiczny środek
zakup paliwa do samochodu służbowego, jeśli podróż samochodem służbowym
jest najbardziej ekonomicznym środkiem transportu,
ubezpieczenie osób delegowanych na czas podróży zagranicznej,
winiety, jeśli ich zakup był niezbędny,
w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do
celów służbowych według obowiązujących stawek krajowych za 1 km odbytej
podróży służbowej związanej z realizacją projektu lub według kosztów transportu
publicznego na danej trasie,
w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach użycie taksówki dla celów projektu,
w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach wydatek związany ze zmianą biletu
lotniczego (data, godzina wylotu, osoba podróżująca itp.).
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
bilety lotnicze w pierwszej klasie lub klasie business (dotyczy każdej podróży
samolotem),
bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe przy podróży krótszej
niż 800 kilometrów (w obie strony) z wyłączeniem szczególnej sytuacji, gdy
podróż innymi środkami transportu jest uzasadniona ze względu na położenie
geograficzne, diety w pełnej wysokości w przypadkach, gdy organizator
23
spotkania/seminarium/konferencji zapewniał częściowo lub całościowo wyżywienie
uczestnikom – zgodnie z odpowiednimi rozporządzeniami,
ryczałt na nocleg w przypadkach, gdy
konferencji zapewniał nocleg uczestnikom,
organizator
spotkania/seminarium/
diety i koszty zakwaterowania przekraczające limity ustalone dla sektora finansów
publicznych nie są kwalifikowalne.
Dokumentacja wydatków:
wypełniony i
zagraniczną,
zatwierdzony
wniosek
na
delegację
służbową
krajową
lub
rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej,
dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek,
w przypadku wypłat w walucie obcej także dowód zakupu dewiz, na którym
określony będzie kurs zakupu dewiz,
faktury VAT/rachunki za nocleg,
bilety lotnicze – tradycyjne lub elektroniczne,
bilety kolejowe, autobusowe, promowe i inne,
jeśli ww. bilety były kupowane na podstawie faktury VAT należy również załączyć
fakturę VAT wraz z dowodem zapłaty za nią,
agenda spotkania/seminarium/konferencji oraz ewentualnie zaproszenie na nie
(jeśli Partner otrzymał zaproszenie),
w przypadku rozliczania ubezpieczenia na czas podróży zagranicznej należy
przedstawić polisę ubezpieczeniową wraz z dowodem zapłaty za nią,
w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy przedstawić
kartę drogową pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z dowodami zapłaty za nie
oraz kalkulację zużytego w trakcie podróży paliwa,
w przypadku przekroczenia limitu hotelowego – dokument przedstawiający zgodę
kierownika jednostki na przekroczenie tego limitu.
Wskazówki praktyczne:
dokumenty potwierdzające odbycie podróży muszą być bezwzględnie gromadzone
i zachowywane dla celów kontroli - brak przedstawienia dowodu potwierdzającego
odbycie podróży (podstawowym dokumentem powinien być bilet) powoduje
niemożność rozliczenia wydatku z nim związanego w projekcie ,
opis na wniosku na delegację służbową (druk delegacji służbowej krajowej lub
zagranicznej) oraz na dokumentach finansowych załączanych do rozliczenia
delegacji winny wskazywać na związek podróży służbowej z realizowanym
projektem,
w przypadku podróży samolotem wypełniając druki delegacji należy sprawdzić czy
godziny wyjazdu/przyjazdu są zgodne z godzinami podanymi na bilecie lotniczym,
wypełniając karty czasu pracy za miesiące, w których miały miejsce delegacje
służbowe zarówno krajowe jak i zagraniczne, należy sprawdzić, czy godziny
poświęcone na delegacje zostały prawidłowo zaewidencjonowane w kartach czasu
pracy,
w związku z faktem, iż przepisy krajowe nie określają limitu kosztów
zakwaterowania w trakcie podróży krajowych, zaleca się, aby cena hotelu za dobę
nie przekraczała 300 zł – nie należy jednakże traktować ww. kwoty jako
ostatecznego limitu – kwoty wyższe niż 300 zł będą jednak poddane weryfikacji ze
względu na racjonalność i zasadność wydatku,
ramy czasowe odbywanej podróży powinny odpowiadać terminom celu delegacji
(dzień przed/po spotkaniu, seminarium, konferencji), wyjątek od zasady stanowią
te przypadki, w których udowodniono, że dodatkowe koszty związane
24
z przedłużeniem trwania delegacji (np. koszty dodatkowego zakwaterowania) nie
przekraczają związanych z nim oszczędności (np. obniżone koszty przelotu),
wydatki muszą zostać poniesione przez Partnera projektu – bezpośrednia zapłata
przez pracownika instytucji jest niewystarczająca - w przypadku zapłaty
dokonanej przez pracownika, wydatek, aby być kwalifikowalny, musi zostać
zrefundowany ze środków instytucji,
w przypadku, gdy instytucja będąca organizatorem spotkania/seminarium/
konferencji pokrywa część kosztów pobytu (np. poprzez zapewnienie posiłków),
należy odpowiednio pomniejszyć przysługujące pracownikowi diety – zgodnie
z odpowiednimi rozporządzeniami.
Kategoria budżetowa C - Wyposażenie
Opis:
linia budżetowa przeznaczona do ewidencji sprzętu niezbędnego do realizacji
projektu,
Partner może raportować koszty związane z:
- zakupem sprzętu (całkowite bądź częściowe),
- dzierżawę sprzętu,
- leasing sprzętu,
lub koszty amortyzacji sprzętu.
sprzęt może stanowić zarówno sprzęt fabrycznie nowy, jak i sprzęt używany,
parametry techniczne sprzętu powinny odpowiadać celom, do których sprzęt
używany jest w projekcie,
cena zakupu powinna odpowiadać wartości rynkowej nabywanego sprzętu i być
amortyzowana zgodnie z zasadami prawa podatkowego i rachunkowości,
dotyczącymi beneficjenta,
jeśli sprzęt został zakupiony przez rozpoczęciem projektu, w projekcie można
rozliczać jedynie jego amortyzacje - nie jest dozwolone rozliczanie kosztów
zakupu.
Dodatkowo:
Fundusz Granic Zewnętrznych:
- warunkiem finansowania zakupu sprzętu w ramach projektu jest jego
wykorzystywania do celów projektu przez okres po dokonaniu zakupu - okres nie
może być krótszy niż:
3 lata w przypadku sprzętu informatyczno-komunikacyjnego,
5 lat w przypadku pozostałych rodzajów sprzętu takich jak: sprzęt
operacyjny oraz środki transportu, z wyjątkiem wymienionych
poniżej,
10
lat
w
przypadku
śmigłowców,
statków
pływających
i powietrznych.
Przez datę zakupu należy rozumieć datę podpisania protokołu odbioru, a w przypadku
jego braku datę sprzedaży wskazaną na fakturze albo datę innego dokumentu
potwierdzającego dokonanie zakupu.
Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców oraz Europejski Fundusz Powrotów
Imigrantów:
- przy jednostkowej wielkości zakupu poniżej 20 000 EUR kwalifikowalny jest
całkowity koszt pod warunkiem dokonania zakupu przed trzema ostatnimi miesiącami
trwania projektu. Przy zakupie równym lub wyższym niż 20 000 EUR koszty
kwalifikowane są jedynie w oparciu o amortyzację;
- wybór pomiędzy leasingiem, dzierżawą, a zakupem zawsze winien opierać się na
zasadzie wyboru najtańszej opcji. Jeśli zaś leasing lub dzierżawa nie są możliwe ze
względu na krótki okres trwania projektu lub szybki spadek wartości, wówczas zakup
jest akceptowalny.
25
Przykładowe wydatki/koszty kwalifikowalne:
zakup, dzierżawa, leasing sprzętu i urządzeń niezbędnych do realizacji projektu,
amortyzacja sprzętu i urządzeń niezbędnych do realizacji projektu.
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
zakupy sprzętu, który nie jest niezbędny do realizacji projektu,
zakupy sprzętu w liczbach przekraczających liczbę niezbędną do realizacji
projektu,
zakupy sprzętu dokonane bez zastosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych
lub z jej naruszeniem (niekwalifikowalność całkowita lub częściowa w zależności
od rodzaju naruszenia) lub bez zastosowania zasad dokonywania zamówień
opisanych w rozdziale 2.2 niniejszych Wytycznych,
zakup sprzętu używanego („z drugiej ręki”), który został w ciągu ostatnich 7 lat
sfinansowany z innych środków UE bądź innych dotacji publicznych,
amortyzacja sprzętu, którego wartość uległa całkowitej amortyzacji.
Dokumentacja wydatków/kosztów:
faktura VAT dotycząca zakupionego sprzętu lub urządzeń wraz z dowodem
zapłaty,
protokoły odbioru dostaw, w przypadku zakupów sprzętu lub urządzeń,
dokumentacja potwierdzająca wybór wykonawcy zgodnie z zasadami stosowania
Prawa Zamówień Publicznych opisanymi w rozdziale 2.2 niniejszych wytycznych,
w przypadku zakupu używanego sprzętu:
– oświadczenie sprzedawcy używanego sprzętu dotyczące pochodzenia sprzętu
i potwierdzenie, że w ciągu ostatnich 7 lat sprzęt nie został nabyty
z wykorzystaniem dotacji krajowej, regionalnej lub unijnej,
- cena zakupu sprzętu nie przekracza obowiązującej ceny rynkowej oraz jest
niższa niż wartość rynkowa nowego sprzętu o podobnych parametrach,
- sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do wykorzystania w projekcie,
które spełniają stosowne normy i standardy,
wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych lub środków trwałych
niskocennych – w przypadku ich zakupu w ramach projektu oraz w przypadku
raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych,
zdjęcia sprzętu i urządzeń z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi
programowymi w tym zakresie,
tabela amortyzacyjna w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji
środków trwałych,
opis przyjętej metody amortyzacji środków trwałych raportowanej w ramach
projektu,
w przypadku rozliczenia amortyzacji – oświadczenie Partnera, że koszty
amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko
i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji
krajowej, regionalnej lub unijnej.
Wskazówki praktyczne w przypadku rozliczania amortyzacji:
zakupy sprzętu zaplanowane w projekcie winny być dokonywane na początku
realizacji projektu, tak aby była możliwość efektywnego wykorzystania
zakupionego sprzętu dla celów projektu,
w przypadku sprzętu nabytego przed rozpoczęciem lub w trakcie realizacji
projektu, jako koszt kwalifikowalny należy rozliczyć jedynie odpisy amortyzacyjne
za okres używania sprzętu dla celów projektu i jedynie w takim stopniu, w jakim
sprzęt jest używany dla celów projektu,
jeśli zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami amortyzacja sprzętu
wykorzystywanego w projekcie jest naliczana i księgowana w koszty raz w roku
(z dołu), koszt amortyzacji tego sprzętu należy zaraportować w tym okresie
rozliczeniowym, w którym została ona zaksięgowana w koszty jednostki – np.
amortyzacja za 2012 rok jest naliczana w koszty jednostki na dzień 31 grudnia
26
2012 roku – wykazujemy ją w raporcie za okres obejmujący miesiąc grudzień
2012 roku,
jeśli w wyżej opisanym przypadku naliczania amortyzacji raz do roku, sprzęt nie
jest wykorzystywany wyłącznie dla celów projektu, wówczas należy skalkulować
amortyzację przypadającą na projekt w oparciu o czas wykorzystywania sprzętu
dla celów projektu - w takim wypadku należy prowadzić ewidencję czasową
wykorzystywania sprzętu na rzecz projektu i rozliczyć koszt proporcjonalnie do
ilości godzin roboczych, jakie obowiązywały w miesiącu, w którym sprzęt był
używany dla celów projektu.
Kategoria budżetowa D - Nieruchomości
Opis:
linia budżetowa przeznaczona do ewidencji zakupu, budowy, remontu lub najmu
nieruchomości przewidzianej w projekcie,
parametry techniczne nieruchomości powinny odpowiadać celom projektu oraz
spełniać odpowiednie normy i standardy,
nabycie nieruchomości, tzn. już wybudowanych budynków oraz ziemi, na której
zostały postawione lub też budowa nieruchomości, kwalifikują się do
współfinansowania w przypadku wyraźnego powiązania z celami danego projektu,
zgodnie z warunkami określonymi poniżej i bez uszczerbku dla zastosowania
surowszych przepisów krajowych:
- należy uzyskać opinię niezależnego, wykwalifikowanego rzeczoznawcy
majątkowego lub należycie upoważnionego organu urzędowego, potwierdzającą,
że cena zakupu nieruchomości nie przekracza wartości rynkowej, jak również
zaświadczającą, iż nieruchomość odpowiada normom krajowym (należy
wyszczególnić punkty, w których tym normom nie odpowiada, a które to normy
partner ma zamiar usunąć w ramach realizacji projektu),
- nieruchomość nie została nabyta ze środków unijnej dotacji, co mogłoby
spowodować niedozwolone podwójne finansowanie,
- w projekcie zostanie rozliczona wyłącznie amortyzacja za okres użytkowania
nieruchomości
w
projekcie
z
uwzględnieniem
poziomu
rzeczywistego
wykorzystania przez projekt. Amortyzację oblicza się zgodnie z krajowymi
przepisami o rachunkowości.
Dodatkowo:
Fundusz Granic Zewnętrznych:
- kupowana w ramach projektu nieruchomość winna być wykorzystywana wyłącznie
dla celów projektu przez okres jego realizacji oraz po jego zakończeniu przez okres
nie krótszy niż 10 lat od daty zakończenia projektu (chyba, że w konkretnym
przypadku KE postanowi inaczej),
- amortyzowana w ramach projektu nieruchomość winna być wykorzystywana
wyłącznie dla celów projektu przez okres jego realizacji oraz po jego zakończeniu
przez okres 5 lat od daty zakończenia projektu.
Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców oraz Europejski Fundusz Powrotów
Imigrantów:
- zakup nieruchomości możliwy po spełnieniu warunku, że nieruchomość będzie
wykorzystywana wyłącznie do celów określonych w projekcie przez okres jego
realizacji oraz po jego zakończeniu przez okres nie krótszy niż 5 lat od daty
zakończenia projektu,
- pełen koszt prac remontowych, modernizacji i renowacji jest kwalifikowalny do
maksymalnej wartości 100 000 EUR dla działań wykonywanych w obrębie jednego
27
budynku. Powyżej tej kwoty mają zastosowanie zasady dot. zakupu nieruchomości
oraz amortyzacji.
Poprzez zakończenie projektu należy rozumieć datę zakończenia projektu wskazaną w
Karcie Projektu.
Przykładowe wydatki kwalifikowalne:
zakup, budowa, remont, modernizacja lub najem nieruchomości,
najem nieruchomości w ramach projektu pod warunkiem spełnienia poniższych
warunków:
- właściciel nieruchomości nie zakupił jej ze środków unijnych,
- nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie dla celów projektu,
w przeciwnym wypadku do rozliczenia w projekcie kwalifikuje się wyłącznie
część odpowiadająca użytkowaniu na rzecz projektu.
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
remont, najem pomieszczeń lub budynków służących jako biura do wykonywania
statutowych czynności Partnera,
zakup nieruchomości wcześniej nabytej z wykorzystaniem dotacji unijnej.
Dokumentacja wydatków/kosztów:
faktura VAT dotycząca zakupionej/wynajętej nieruchomości wraz z dowodem
zapłaty,
protokoły odbioru dostaw w przypadku zakupów sprzętu lub urządzeń,
dokumentacja potwierdzająca wybór wykonawcy zgodnie z zasadami stosowania
Prawa Zamówień Publicznych opisanymi w rozdziale 2.2 niniejszych wytycznych,
w przypadku zakupu nieruchomości:
– oświadczenie sprzedawcy nieruchomości potwierdzające, że nie została
kiedykolwiek przed rozpoczęciem projektu nabyta ze środków UE,
- opinia niezależnego rzeczoznawcy majątkowego lub uprawnionego organu
urzędowego stwierdzająca, że cena zakupu nie przekracza jej wartości rynkowej
oraz zaświadczająca, że nieruchomość jest zgodna z przepisami krajowymi lub
określająca punkty, w których takiej zgodności nie ma, a które Partner ma zamiar
usunąć w ramach projektu,
wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych – w przypadku zakupu
nieruchomości w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach
projektu amortyzacji nieruchomości,
zdjęcia nieruchomości z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi
programowymi w tym zakresie,
tabela amortyzacyjna w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji
nieruchomości,
opis przyjętej metody amortyzacji nieruchomości raportowanej w ramach
projektu.
Wskazówki praktyczne:
remont, najem pomieszczeń lub budynków służących jako biura do wykonywania
statutowych czynności Partnera, w tym do zarządzania projektem, należy rozliczać
jako wydatek pośredni.
Kategoria budżetowa E - Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne
Opis:
linia budżetowa przeznaczona do ewidencji zakupu towarów konsumpcyjnych oraz
usług ogólnych, które są identyfikowalne, weryfikowalne oraz niezbędne do
realizacji projektu,
jako towar konsumpcyjny należy rozumieć towary jednokrotnego użytku, które
zużywane są w całości na potrzeby projektu,
28
jako zaopatrzenie należy rozumieć towar, który zużywa się szybciej niż sprzęt
i urządzenia, do których został zakupiony,
jako usługi ogólne należy rozumieć usługi związane z funkcjonowaniem
pomieszczeń wykorzystywanych do celów realizacji projektu, niebędących
jednocześnie ogólnymi pomieszczeniami biurowymi wykorzystywanymi do celów
administrowania projektem, których utrzymanie może być rozliczane w kategorii
wydatków pośrednich.
Przykładowe wydatki kwalifikowalne:
artykuły biurowe dostarczane w ramach realizacji działań projektowych,
koszty ogólne utrzymania nieruchomości, których wynajem jest rozliczany
w kategorii D.
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
artykuły biurowe dostarczane dla celów administrowania projektem przez personel
projektu (winny być rozliczane w kategorii wydatków pośrednich),
koszty
ogólne
utrzymania
nieruchomości
wykorzystywanej
dla
celów
administrowania projektem (winny być rozliczane w kategorii wydatków
pośrednich).
Dokumentacja wydatków:
faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty,
umowa z wykonawcą,
protokoły odbioru dostaw/usług,
dokumentacja potwierdzająca wybór wykonawcy zgodnie z zasadami stosowania
Prawa Zamówień Publicznych opisanymi w rozdziale 2.2 niniejszych wytycznych.
Wskazówki praktyczne:
dokonując opisu na dowodach księgowych dotyczących zakupów w ramach
kategorii E należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby z opisu dowodu
księgowego wynikało, w jakim celu zostały dokonane zakupy oraz że zakup
dotyczy bezpośrednio realizowanego projektu.
Kategoria budżetowa F - Podwykonawstwo
Opis:
linia
budżetowa
przeznaczona
do
ewidencji
wydatków
związanych
z podwykonawstwem w projekcie,
nie jest dozwolone podwykonawstwo polegające na:
- podwykonawstwie zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem,
- podwykonawstwie, które zwiększa koszty projektu bez dodania
proporcjonalnej wartości dodanej,
- podwykonawstwie przez pośredników lub doradców z zapłatą określaną
jako udział łącznego kosztu projektu, chyba że taka zapłata jest
uzasadniona przez Partnera poprzez odniesienie do rzeczywistej wartości
świadczonej pracy lub usługi.
Przykładowe wydatki kwalifikowalne:
organizacja spotkań, szkoleń, konferencji w ramach projektu,
tłumaczenia.
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
działania zlecane na zewnątrz, które generują koszty, a nie wnoszą wartości
dodanej dla projektu.
Dokumentacja wydatków:
29
faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty,
umowa z wykonawcą,
protokoły odbioru dostaw/usług,
dokumentacja potwierdzająca wybór wykonawcy zgodnie z zasadami stosowania
zamówień publicznych opisanymi w rozdziale 2.2 niniejszych wytycznych.
Wskazówki praktyczne:
w przypadku organizacji spotkań, szkoleń, konferencji w ramach projektu należy
pamiętać o właściwej promocji projektu oraz Funduszu.
Kategoria budżetowa G - Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych
ze współfinansowaniem unijnym
Opis:
linia budżetowa przeznaczona do ewidencji wydatków związanych ze spełnieniem
przez Partnerów wymagań w zakresie upowszechniania informacji związanych
ze współfinansowaniem z UE.
Przykładowe wydatki kwalifikowalne:
projektowanie, redagowanie, tłumaczenie, skład oraz drukowanie materiałów
informacyjnych promujących projekt (ulotki, broszury, wkładki do gazet itp.),
przygotowanie, redagowanie i drukowanie/wykonanie materiałów promocyjnych,
koszt ogłoszeń w prasie oraz spotów promujących projekt w TV oraz radio,
projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting.
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
materiały promocyjne i informacyjne nieoznakowane lub oznakowane niezgodnie z
wytycznymi opisanymi w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych.
Dokumentacja wydatków:
egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego (np. ulotki, plakatu,
broszury, folderu promującego projekt, wkładki do gazety, ogłoszenie prasowego
promującego projekt) a w przypadku materiałów promocyjnych/informacyjnych
o dużych gabarytach zdjęcia tych materiałów, z których przynajmniej jedno
przedstawia prawidłowe oznakowanie materiałów,
adres strony internetowej – w przypadku tworzenia strony internetowej,
nagranie spotu emitowanego w TV lub w radio reklamującego projekt z pisemnym
potwierdzeniem emitenta co do daty, godziny i miejsca emisji,
dokumentacja potwierdzająca wybór wykonawcy zgodnie z zasadami stosowania
zamówień publicznych opisanymi w rozdziale 2.2 niniejszych wytycznych,
umowy z podmiotami zewnętrznymi wraz z protokołami odbioru dostaw i usług,
faktury VAT/rachunki za materiały promocyjne/materiały informacyjne/usługi
promocyjne wraz z dowodami zapłaty za nie.
Kategoria budżetowa H - Wynagrodzenie ekspertów
Opis:
linia budżetowa przeznaczona do ewidencji wydatków związanych z zatrudnieniem
ekspertów dla celów realizacji projektu,
Uwaga!
koszty związane z obsługą księgową projektu są rozliczane jako koszty bezpośrednie
(kategoria A) bądź pośrednie projektu - nie są ujmowane w kategorii budżetowej H.
Katalog wydatków kwalifikowalnych:
wynagrodzenie ekspertów zatrudnionych do obsługi prawnej projektu,
30
wynagrodzenie ekspertów zatrudnionych do obsługi notarialnej projektu,
wynagrodzenie ekspertów technicznych oraz finansowych.
Dokumentacja wydatków:
faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty,
umowa z wykonawcą,
protokoły odbioru usług,
dokumentacja potwierdzająca wybór wykonawcy zgodnie z zasadami stosowania
Prawa Zamówień Publicznych opisanymi w rozdziale 2.2 niniejszych wytycznych.
Wskazówki praktyczne:
eksperci zatrudniani dla celów projektu winni posiadać wiedzę i doświadczenie,
które będą stanowić wartość dodaną dla projektu.
Kategoria budżetowa I – Szczególne wydatki związane z grupami docelowymi (dotyczy
wyłącznie EFU oraz EFPI)
Opis:
W ramach kategorii I kwalifikowalne są:
zakupy zrealizowane przez Partnera na potrzeby grup docelowych, tj. np. bilety
wstępu do muzeów, wyprawki szkolne dla dzieci, środki medyczne,
zwrot kosztów poniesionych przez członków tych grup dokonywany przez
Partnera.
Katalog przykładowych wydatków kwalifikowalnych EFPI m.in.:
zakup biletów dla cudzoziemców powracających do kraju pochodzenia,
koszt tłumaczeń w trakcie postępowania administracyjnego,
koszt uzyskania dokumentów podróży,
koszt tzw. „kieszonkowego” dla cudzoziemców powracających
pochodzenia.
do
kraju
Dokumentowanie wydatków:
faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty,
bilety oraz karty podkładowe (w sytuacji, gdy cudzoziemiec wraca do kraju
pochodzenia lotem rejsowym i uzyskanie karty pokładowej jest niemożliwe nie
wymaga się jej dostarczenia),
pisemne potwierdzenie osoby otrzymującej „kieszonkowe” wraz z podpisem,
umowa z wykonawcą,
protokoły odbioru usług,
dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego
zgodnie zasadami zamówień publicznych (patrz opis Zasady ogólnej nr 5
w rozdziale 2.2 niniejszych Wytycznych),
WYDATKI POŚREDNIE
Za wydatki pośrednie uważa się wydatki związane z realizacją projektu, które nie zostały
zaliczone do wydatków bezpośrednich opisanych w kategoriach A- I.
Wydatki pośrednie poniesione przez Partnera mogą zostać uznane za kwalifikowalne do
ściśle określonej maksymalnej wysokości: 2,5% (dla FGZ) oraz 7% (dla EFU oraz EFPI)
kwalifikowanych wydatków bezpośrednich projektu, pod warunkiem, że:
- limit wydatków pośrednich został zaplanowany w szacunkowym budżecie projektu,
- wydatki pośrednie nie obejmują wydatków zaplanowanych w innych kategoriach
budżetu,
- wydatki ujmowane jako pośrednie nie zostały sfinansowane z innego źródła (tj. Partner
nie otrzymuje innych środków unijnych na pokrycie raportowanych kosztów pośrednich).
31
Wydatkami pośrednimi mogą być w szczególności:
a. Wydatki związane z administracją i ogólnym zarządzaniem projektem:
- materiały biurowe np. długopisy, papier, segregatory, tonery do drukarek,
- utrzymanie biura np. elektryczność, woda, gaz,
- usługi pocztowe i telekomunikacyjne,
- usługa dostępu do sieci Internet,
- amortyzacja sprzętu biurowego,
- opłaty wstępu na konferencje/spotkania.
b. Wydatki pośrednie osobowe, które dotyczą osób pośrednio zaangażowanych
w realizację projektu tj. pełniących funkcję pomocniczą w ramach realizacji projektu,
ale nie będących bezpośrednio zaangażowanych w jego merytoryczną realizację np.
dyrektor, główny księgowy, kadrowa, sekretarka, informatyk.
c. Wydatki związane z opłatami i prowizjami bankowymi - z wyłączeniem kosztów
gwarancji bankowych, które stanowią koszt bezpośredni projektu (kategoria
budżetowa G).
Rozliczenie wydatków pośrednich wymaga wskazania w zestawieniu poniesionych
wydatków, przy czym łączna wartość tak zaraportowanych kosztów pośrednich w trakcie
wdrażania projektu nie może przekraczać limitów: 2,5% kosztów bezpośrednich (FGZ),
7% kosztów bezpośrednich (EFU/EFPI).
UWAGA!
Partner nie przedkłada do kontroli Instytucji Delegowanej żadnej dokumentacji
merytorycznej i finansowej dotyczącej raportowanych kosztów pośrednich. Dokumentacja
dotycząca tych kosztów nie podlega weryfikacji przez Instytucję Delegowaną.
UWAGA!
Kwota kosztów pośrednich raportowanych w wyżej opisany sposób nie może przekraczać
całkowitych, kwalifikowalnych kosztów pośrednich ponoszonych przez instytucję,
pomniejszonych
o
koszty
pośrednie
raportowane
w
innych
projektach
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. W tym celu Partner składa
oświadczenie zgodnie ze wzorem zamieszczonym w rozdziale 5.4 niniejszych
Wytycznych.
2.6 Wydatki niekwalifikowalne
Wydatkami niekwalifikowalnymi są oprócz wymienionych dotychczas w rozdziale 2.5:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
podatek VAT, jeśli może być odzyskany (patrz: rozdział 2.2),
zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia,
odsetki od debetu,
zysk z kapitału,
rezerwy ustanowione na straty lub ewentualne przyszłe zobowiązania,
należne odsetki,
wątpliwe należności,
wydatki poniesione przed początkiem okresu kwalifikowalności,
koszty poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności,
zakup ziemi,
mandaty, grzywny, kary finansowe
koszty postępowania sądowego/procesowe,
prowizje oraz straty związane z wymianą walutową,
32
•
•
•
•
wkłady rzeczowe (aporty),
wydatki zbyt wysokie lub nieuzasadnione,
koszty objęte innym projektem lub programem współfinansowanym przez Unię
Europejską,
koszty reprezentacyjne wyłącznie dla personelu Partnera.
2.7 Dokumentowanie kosztów i wydatków
Dokumentowanie kosztów
Koszty ponoszone w ramach projektu winny być udokumentowane co do zasady
fakturą VAT. Jeśli jest to niemożliwe, poniesienie kosztu winno być udowodnione
dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dowodowej. Takimi dokumentami
między innymi są:
•
•
•
lista płac,
delegacja krajowa wraz z załącznikami w postaci faktur/rachunków oraz biletów,
delegacja zagraniczna wraz z załącznikami w postaci faktur/rachunków, biletów.
Dokumenty księgowe dokumentujące koszty projektu muszą być właściwie opisane, tak
aby z opisu jednoznacznie wynikał związek z projektem. Opis dokumentu powinien zostać
sporządzony na oryginale dokumentu księgowego i zawierać co najmniej:
nr i tytuł projektu oraz (opcjonalnie) nr i datę zawarcia
Finansowego, na podstawie którego projekt jest realizowany,
Porozumienia
opis bezpośredniego związku poniesionego kosztu z realizacją danego projektu,
informację o wysokości kosztu kwalifikowalnego wynikającego z opisywanego
dokumentu,
nazwę kategorii budżetowej, której wydatek dotyczy,
informację, że projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej,
informację o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej,
informację o sposobie wyboru wykonawcy, w szczególności odniesienie do ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Jednocześnie zgodnie z zapisami Porozumienia Finansowego dokumenty księgowe winny
być również opatrzone pieczątką „Fundusz Granic Zewnętrznych”, „Europejski Fundusz na
rzecz Uchodźców” lub „ Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów”.
Zarówno opis jak i pieczątka winny znajdować się na oryginale dokumentu księgowego.
Za dokumenty księgowe, na których winien znaleźć się ww. opis uważa się
w szczególności:
- faktury VAT/rachunki;
- listy płac (z wyłączeniem opisu dotyczącego stosowania PZP);
- rachunki do umów cywilno-prawnych;
- druki rozliczeń delegacji krajowych i zagranicznych (z wyłączeniem opisu dotyczącego
stosowania PZP;
- inne dokumenty księgowe, na podstawie których ewidencjonowane są koszty projektu.
Jedynie w wyjątkowych przypadkach dopuszcza się, aby opis znajdował się na
dodatkowej kartce stanowiącej załącznik do dokumentu księgowego. Niemniej jednak
w takich przypadkach pieczątka „Fundusz Granic Zewnętrznych”, „Europejski Fundusz na
rzecz Uchodźców” lub „Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów” winna znajdować się
na oryginale dokumentu księgowego.
33
W przypadku, gdy w trakcie kontroli ID zostaną ujawnione braki lub błędy w opisie
dokumentu księgowego, wszelkie poprawki należy dokonywać na oryginale dokumentu
księgowego. Do kontroli ID należy przesłać kserokopię poświadczoną za zgodność
z oryginałem sporządzoną z oryginału dokumentu po dokonaniu poprawek/uzupełnień.
Dokumentowanie wydatków
Wszystkie wydatki ujęte we Wniosku o poświadczenie wydatków oraz zestawieniu
wydatków (załącznik nr 1 do Wniosku o poświadczenie wydatków) za dany okres
sprawozdawczy muszą być wydatkami faktycznie poniesionymi. Wydatek faktycznie
poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. rozchód środków pieniężnych
z kasy lub rachunku bankowego Partnera projektu. Do dokumentów potwierdzających
poniesienie wydatku zalicza się:
- wyciągi bankowe oraz ewentualnie przelewy bankowe,
- dowody kasowe (dokumenty KW oraz raport kasowy – wszystkie wydatki kasowe
muszą być potwierdzone zarówno KW, jak i raportem kasowym) - dotyczy zarówno
wydatków gotówkowych ponoszonych w PLN, jak i w walutach obcych.
W przypadku wyciągów bankowych należy przesłać pierwszą stronę wyciągu bankowego,
strony, na których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią stronę wyciągu
bankowego.
Za dokonanie wydatku nie uważa się kompensaty wzajemnych należności i zobowiązań.
2.8 Wkłady rzeczowe
Wkłady rzeczowe/aporty (in-kind contribution) nie są kwalifikowalne w ramach Funduszy
SOLID pod żadną postacią.
2.9 Przychód wygenerowany przez projekt
Projekty dofinansowane ze środków FGZ/EFU/EFPI mają co do zasady charakter nonprofit. Oznacza to, że nie mogą być nastawione na zysk. W wyjątkowych sytuacjach
może się jednak zdarzyć, że projekt wygeneruje przychód finansowy z:
sprzedaży,
dzierżawy,
usług,
rejestracji/opłat,
lub innych równoważnych wpływów uzyskanych w ramach projektu.
Przykłady przychodu wygenerowanego przez projekt:
sprzedaż publikacji opracowanych przez Partnera w ramach projektu,
sprzedaż złomu z rozbiórki urządzeń/instalacji w ramach projektu,
opłaty wstępu na spotkania organizowane przez Partnera w ramach projektu.
UWAGA!
Należy rozróżnić pojęcie zysku oraz przychodu w projekcie. Przychodem są wszystkie
wpływy związane z projektem, tj. pobieranie opłaty za uczestnictwo w szkoleniu czy
sprzedaż publikacji. Zyskiem jest natomiast nadwyżka przychodów nad kosztami
Partnera. Sposób kalkulacji wysokości dofinansowania z funduszu w przypadku
wystąpienia przychodu został przedstawiony poniżej.
Jeśli projekt wygeneruje zysk wkład funduszu zostanie odpowiednio pomniejszony.
34
Przykładowy sposób kalkulacji końcowego dofinansowania w przypadku możliwości
osiągnięcia zysku przez Partnera (w tym przypadku w wyniku wygenerowania przez
projekt przychodu).
Łączny kwalifikowany koszt:
100.000 PLN
% dofinansowania projektu z funduszu
75
Pierwotnie zakładana kwota dofinansowania
75.000 PLN (100.000x75%)
Przychody ze sprzedaży np.
biletów na pokaz filmów w ramach projektu
30.000 PLN
Gdyby zostawić dofinansowanie na poziomie 75.000 PLN Partner osiągnąłby zysk na
projekcie (75.000 + 30.000 = 105.000 PLN).
Ostateczna kwota dofinansowania z funduszu zostanie w takim przypadku obliczona
następująco, by zrównoważyć wpływy i wydatki projektu: 100.000 - (30.000) = 70.000
PLN.
Jeśli w wyniku realizacji projektu Partner naliczył dostawcy/wykonawcy usług kary
umowne za nieterminową i/lub niewłaściwą realizację zamówienia, wówczas kary te
należy uwzględnić w rozliczeniu danej pozycji kosztów bezpośrednich. Kara umowna
pomniejsza wartość wydatku kwalifikowalnego.
UWAGA!
Składając Wniosek o poświadczenie wydatków Partner wykazuje we Wniosku wysokość
przychodu wygenerowanego przez projekt w okresie sprawozdawczym objętym
Wnioskiem. W przypadku wystąpienia przychodów, Partner zobowiązany jest do
przesłania wraz z Wnioskiem o poświadczenie wydatków wydruków księgowań
przychodów projektu. Wydruki księgowań winny być potwierdzone zgodnie z zasadami
określonymi w rozdziale 4.3 niniejszych Wytycznych.
2.10 Zmiana budżetu projektu
Każda zmiana budżetu projektu stanowiącego załącznik do Karty Projektu wymaga
akceptacji IO.
Niemniej jednak decyzja o zmianie Karty Projektu, pociągająca za sobą zwiększenie
budżetu Projektu, podejmowana jest przez IO po przeprowadzeniu konsultacji
z Zespołem Międzyresortowym.
Ze względu na charakter realizowanych projektów w ramach EFU i EFPI Partner może
samodzielnie dokonywać przesunięć pomiędzy podpozycjami w ramach danej pozycji
budżetu w taki sposób, aby kwota pozycji budżetowej pozostała niezmieniona. Zmiany te
powinny mieć charakter wyjątkowy i powinny wynikać z rzeczywistych potrzeb Partnera
służących osiągnięciu celu danego projektu. W takich przypadkach Partner zobowiązany
jest do zmiany budżetu Karty Projektu i niezwłocznego przekazania IO informacji o
dokonanych zmianach.
2.11 Księgowanie kosztów i wydatków projektu
Wszystkie wydatki i koszty kwalifikowane projektu, a także przychody projektu muszą
być identyfikowalne i weryfikowalne oraz winny być rzetelnie i wiarygodnie
odzwierciedlone w systemie finansowo- księgowym Partnera. Ewidencja w systemie
finansowo-księgowym Partnera winna być zgodna z obowiązującymi przepisami
dotyczącymi rachunkowości oraz standardami rachunkowości obowiązującymi w kraju
siedziby Partnera.
Wymogi dotyczące ewidencji księgowej projektu:
35
wymóg wydzielenia kont księgowych projektu (syntetycznych lub analitycznych)
według kosztów, wydatków, kosztów i przychodów,
księgowanie na ww. kontach wszystkich kosztów, wydatków i przychodów
projektu.
Na kontach wyodrębnionych dla celów projektu Partner może wprowadzić bardziej
szczegółową analitykę odpowiadającą kategoriom budżetowym.
Wraz z pierwszym Wnioskiem o poświadczenie wydatków Partner przesyła wyciąg z planu
kont jednostki z wyszczególnieniem ww. wyodrębnienia kont wyodrębnionych dla celów
projektu. Z każdym Wnioskiem o poświadczenie wydatków Partner przesyła księgowania
według wydatków, kosztów i przychodów projektu za dany okres sprawozdawczy.
W przypadku, gdy projekt polega na realizacji inwestycji, wraz z Wnioskiem
o poświadczenie wydatków należy przesłać wydruki z konta „Środki trwałe
w budowie”/”Środki trwałe”.
Wydruki księgowań z systemu finansowo-księgowego jednostki powinny być podpisane
przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.
Rozdział 3. POZOSTAŁE WYMAGANIA PROGRAMOWE
3.1 Archiwizacja dokumentów
Zgodnie z wymogami ustanowionymi przez Komisję Europejską wszystkie dokumenty
księgowe oraz pozostałe dokumenty związane z realizacją projektu powinny być
przechowywane przez Partnera projektu przez okres 5 lat od zamknięcia programu
przez Komisję Europejską. IO poinformuje każdego z Partnerów projektu o dacie
zamknięcia
programu.
W
przypadku
projektów
wieloletnich,
tj.
projektów
dofinansowanych z kilku programów rocznych IO poinformuje o zamknięciu ostatniego
programu rocznego, z którego dofinansowany był projekt.
Partnerzy projektu zobowiązani są do dostosowania wewnętrznych
obowiązujących w ich instytucjach do ww. wymogów archiwizacyjnych.
zarządzeń
Dokumenty księgowe oraz pozostałe dokumenty związane z realizacją projektu winny być
przechowywane w uporządkowany sposób.
Partner zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w oryginale a w wyjątkowych
sytuacjach np. w przypadku, gdy oryginał uległ zniszczeniu, w formie kserokopii
poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Dokumenty dotyczące projektu winny być czytelne niezależnie od upływu czasu
(w szczególności dotyczy to faktur VAT/rachunków), w związku z czym zaleca się
w przypadku dokumentów sporządzonych na słabszej jakości papierze lub o słabszej
jakości druku ich dodatkowe skserowanie i poświadczenie za zgodność z oryginałem.
Partner zobowiązany jest to udostępniania wszelkich dokumentów związanych
z realizacją projektu instytucjom uprawnionym do dokonywania kontroli/audytu
projektów w ramach FGZ/EFU/EFPI (patrz: rozdział 4.5 niniejszych Wytycznych).
W przypadku, gdy oryginały dokumentów przechowywane są przez zewnętrzną firmę,
Partner projektu zobowiązany jest na wniosek instytucji dokonującej kontroli/audytu
projekt udostępnić oryginały dokumentów.
3.2 Informacja i promocja
36
Zgodnie z wymogami stawianymi przez Komisję Europejską w art. 34 oraz 35 Decyzji
Komisji z dnia 5 marca 2008 roku ustanawiającej zasady wykonania Decyzji
nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, Partnerzy projektu są odpowiedzialni
za informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z Unii Europejskiej dzięki
uczestnictwu w Funduszu Granic Zewnętrznych, Europejskiego Funduszu na rzecz
Uchodźców lub Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów.
Informowanie opinii publicznej odbywa się m.in. za pośrednictwem wszelkich środków
masowego przekazu oraz w trakcie spotkań, seminariów czy konferencji.
Każdy Partner projektu jest odpowiedzialny za to, aby wszelkie materiały informacyjne
rozpowszechniane w ramach projektu, kupiony sprzęt, finansowane inwestycje itd. były
właściwie oznakowane i zawierały wszelkie niezbędne informacje na temat
współfinansowania projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach FGZ/EFU/EFPI.
Właściwie oznakowanie oznacza umieszczenie:
a) flagi Unii Europejskiej ORAZ
b) odniesienia do Unii Europejskiej ORAZ
c) odniesienia do finansowania ze środków FGZ/EFU/EFPI.
Zgodnie z zapisami Porozumienia Finansowego Partner projektu upoważnia Instytucję
Odpowiedzialną i Komisję Europejską do publikowania następujących informacji
w dowolnej formie oraz w dowolnym środku masowego przekazu, w tym za
pośrednictwem Internetu:
- nazwy i adresu Partnera,
- przedmiotu i celu dofinansowania,
- przyznanej kwoty dofinansowania oraz udziału funduszu w łącznym koszcie projektu.
Materiały informacyjne i promocyjne
Za materiały informacyjne uważa się w szczególności:
- artykuły prasowe,
- publikacje, broszury, ulotki,
- materiały konferencyjne/warsztatowe,
- zaproszenia/programy/agendy organizowanych przez Partnera spotkań/konferencji,
- prezentacje przygotowane na spotkania,
- materiały promocyjne (długopisy, bloczki papieru itp.).
Materiały informacyjne drukowane (tj. publikacje, broszury, ulotki etc.) powinny zawierać
w widocznym miejscu właściwe oznaczenia i tekst o współfinansowaniu ze środków UE
w ramach FGZ/EFU/EFPI.
Przykład oznakowania publikacji:
Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Granic
Zewnętrznych/Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców/ Europejskiego Funduszu
Powrotów Imigrantów.
Sprzęt i inwestycje
Sprzęt zakupiony w ramach projektu winien zostać opatrzony informacjami (np.
naklejkami) o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej w ramach
FGZ/EFU/EFPI.
Partner zobowiązany jest w ciągu 3 miesięcy od zakończenia projektu do umieszczenia
w widocznym miejscu realizacji projektu stałej tablicy dużego formatu – dotyczy
projektów spełniających warunki:
- wkład UE w projekt przekracza 100 000 EUR oraz
37
- projekt dotyczy zakupu obiektu fizycznego bądź finansowania infrastruktury lub
projektów budowlanych.
UWAGA!
Przy projektach spełniających ww. warunki, 25% powierzchni tablicy pamiątkowej
powinno zawierać: godło UE, wskazanie na Unię Europejską, nazwę Funduszu oraz
następujące hasło (do wyboru w zależności od funduszu) – dla FGZ „Bezgraniczne
bezpieczeństwo”, dla EFPI „Bezpieczny powrót”, dla EFU „Lepsze jutro”.
Logo UE winno być zgodne z poniższym opisem:
a) opis symboliczny
Na błękitnym tle dwanaście złotych gwiazd tworzy okrąg, reprezentujący unię narodów
Europy. Liczba gwiazd jest stała (12) i symbolizuje doskonałość i jedność.
b) opis heraldyczny
Na błękitnym polu okręg z dwunastu złotych gwiazd, niedotykających się ramionami.
c) opis geometryczny
38
Godło ma kształt niebieskiej prostokątnej flagi, której długość jest równa 1,5 szerokości.
Dwanaście złotych gwiazd, umieszczonych w równych odstępach, tworzy niewidoczny
okrąg ze środkiem w miejscu przecięcia przekątnych prostokąta.
Promień okręgu jest równy jednej trzeciej szerokości flagi. Każda z gwiazd ma pięć
ramion, kończących się na obwodzie niewidocznego okręgu o promieniu równym 1/18
szerokości flagi. Wszystkie gwiazdy są ustawione w pozycji pionowej, tzn. jedno ramię
znajduje się w pionie, a dwa ramiona na linii prostej prostopadłej do osi szerokości.
Okrąg ustawiony jest tak, że gwiazdy są w miejscu godzin na tarczy zegara. Ich liczba
jest niezmienna.
d) przepisowe kolory
Kolory godła są następujące: powierzchnia prostokąta: NIEBIESKI PANTONE REFLEX
(PANTONE REFLEX BLUE); gwiazdy: ŻÓŁTY PANTONE (PANTONE YELLOW).
e) druk czterobarwny
Przy stosowaniu druku czterobarwnego dwa standardowe kolory powstają przez użycie
czterech kolorów w procesie czterobarwnym. ŻÓŁTY PANTONE uzyskuje się stosując 100
% „process yellow”. NIEBIESKI PANTONE REFLEX uzyskuje się poprzez wymieszanie 100
% „process cyan” z 80 % „process magenta”.
f) Internet
Na stronach internetowych NIEBIESKI PANTONE REFLEX odpowiada kolorowi
RGB:0/0/153 (w systemie szesnastkowym: 000099), a ŻÓŁTY PANTONE – kolorowi
RGB:255/204/0 (w systemie szesnastkowym: FFCC00).
g) reprodukcje jednobarwne
39
Jeśli używany jest czarny kolor, prostokąt powinien posiadać czarną obwódkę a gwiazdy
powinny być czarne na białym tle. Przy użyciu koloru niebieskiego (Reflex Blue) należy
używać 100-procentowy niebieski z białym negatywem do reprodukcji gwiazd.
40
h) reprodukcje na kolorowym tle
Jeżeli tło musi być kolorowe, wokół prostokąta należy wykonać białą obwódkę
o szerokości 1/25 wysokości prostokąta.
41
Rozdział 4. POŚWIADCZANIE WYDATKÓW
4.1 System raportowania
Wydatki ponoszone przez Partnera w związku z realizacją projektu współfinansowanego
ze środków Funduszu, aby mogły zostać uznane za kwalifikowalne do sfinansowanie ze
środków FGZ/EFU/EFPI muszą zostać poświadczone przez uprawnione do tego instytucje.
Uwaga! Kwota dofinansowania ze środków Funduszu liczona jest od kwoty wydatków
kwalifikowalnych projektu pomniejszanych o kwoty nieprawidłowo wydatkowane
i poświadczone w poprzednich okresach sprawozdawczych.
UWAGA!
W przypadku stwierdzenia przez ID naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych
w związku z realizacją projektów ID wymierza korektę finansową zgodnie z zasadami
wymierzania korekt finansowych określonymi w tzw. taryfikatorze.
Od decyzji ID przysługuje Partnerowi odwołanie do IO. Poświadczenie wydatków
wydawane jest po zakończeniu procedury odwoławczej.
Jeżeli w wyniku przeprowadzenia weryfikacji ex-post dokumentacji z wyboru wykonawcy
ID stwierdzi konieczność wymierzenia korekty finansowej w wysokości 100%, wówczas
ID nie przeprowadza weryfikacji merytorycznej i formalno-rachunkowej Wniosku
o poświadczenie wydatków objętych tym zakwestionowanym postępowaniem wyboru
wykonawcy.
Poświadczenia wydatków w ramach projektu realizowanego w ramach Funduszu Granic
Zewnętrznych/Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców/ Europejskiego Funduszu
42
Powrotów Imigrantów dokonywane są przez Instytucję Delegowaną i mają postać
poświadczeń okresowych lub poświadczenia końcowego.
Partner jest zobowiązany przekazać IO najpóźniej wraz z ostatnim Wnioskiem o
Poświadczenie Wydatków dla danej alokacji (programu rocznego) interpretację
podatkową z właściwej izby skarbowej. Ten obowiązek dotyczy również projektów
wieloletnich, które rozliczane są osobno dla każdego programu rocznego.
4.1.1 Projekty o charakterze inwestycyjnym
a) poświadczenie okresowe
Partner przygotowuje i przekazuje Instytucji Odpowiedzialnej sprawozdanie merytoryczne
z realizacji projektu za dany okres sprawozdawczy. Sprawozdanie merytoryczne jest
sporządzane za okres kwartału kalendarzowego. W przypadku pierwszego i ostatniego
okresu sprawozdawczego krótszego niż kwartał kalendarzowy dopuszcza się złożenie
sprawozdania merytorycznego za krótszy okres.
Przykład:
Porozumienie finansowe podpisane 15 listopada 2011 roku - zatem pierwszy okres
sprawozdawczy to 15 listopada 2011 roku – 31 grudnia 2011 roku. Kolejne okresy
sprawozdawcze są zgodne z kwartałami kalendarzowymi.
Jeżeli Partner planuje złożyć Wniosek o poświadczenie wydatków, jest zobowiązany go
złożyć najpóźniej wraz ze Sprawozdaniem merytorycznym. Partner przygotowuje
Wniosek o poświadczenie wydatków (informacje na temat postępu finansowego,
porównanie wydatków faktycznie poniesionych z planowanymi, aktualne informacje na
temat postępu prac, potwierdzenie współfinansowania), zgodnie z obowiązującym
wzorem, stanowiącym załącznik do Porozumienia finansowego.
Partner przekazuje Instytucji Odpowiedzialnej Wniosek o poświadczenie wydatków
w wersji papierowej do 20 dnia miesiąca po zakończeniu okresu sprawozdawczego.
Wniosek o poświadczenie wydatków jest przekazywany przez Instytucję Odpowiedzialną
do Instytucji Delegowanej.
Do Wniosku o poświadczenie wydatków Partner dołącza wszelkie dokumenty finansowe
potwierdzające poniesienie wydatków wskazanych w danym wniosku. Spis wymaganych
dokumentów znajduje się w rozdziale 2.5 niniejszych Wytycznych.
Wniosek jest sporządzany w języku polskim i w złotych polskich (PLN).
ID dokonuje analizy i weryfikacji Wniosku o poświadczenie wydatków oraz dostarczonych
przez Partnera dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, stanowiących
załączniki do Wniosku o poświadczenie wydatków.
Weryfikacja Wniosków o poświadczenie wydatków jest dokonywana dwuetapowo zgodnie
z listą sprawdzającą w części:
- merytorycznej,
- formalno – rachunkowej.
Weryfikacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa polega w szczególności na
sprawdzeniu czy:
- Partner poprawnie przeprowadził procedurę wyboru Wykonawcy i zawarcia umowy
z Wykonawcą,
- Partner wniósł zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy przy pierwszym
poświadczeniu, jeśli było wymagane,
- Partner wyodrębnił w swoim systemie finansowo-księgowym konta księgowe do
ewidencji kosztów, wydatków i przychodów projektu (przy pierwszym poświadczeniu),
- Wniosek o poświadczenie wydatków jest zgodny z Porozumieniem Finansowym,
- nie wystąpiło podwójne dofinansowanie,
43
- poniesione wydatki są właściwie udokumentowane - kompletność dokumentacji m.in.
protokołów odbioru, list obecności, certyfikatów, kopii faktur potwierdzonych za zgodność
z oryginałem i dokumentów księgowych o równoważnej mocy dowodowej,
- poniesione wydatki są zgodne z budżetem projektu,
- poniesione wydatki są zgodne z wytycznymi Komisji Europejskiej w odniesieniu do
kwalifikowalności wydatków dla danego funduszu,
- dokumenty finansowe potwierdzają merytoryczną realizację projektu – m.in.
porównanie informacji wynikających z dokumentów finansowych z informacjami
wynikającymi ze składanych przez Partnera sprawozdań merytorycznych,
- dokumenty finansowe zostały prawidłowo opisane przez Partnera,
- wydatki zostały rzeczywiście poniesione,
- wydatki zostały prawidłowo wykazane w zestawieniu poniesionych wydatków,
stanowiącym załącznik do Wniosku o poświadczenie wydatków.
W razie wystąpienia błędów, powstania konieczności uzyskania wyjaśnień lub uzupełnień
ID przekazuje drogą elektroniczną lub papierową stosowne uwagi do upoważnionego
przedstawiciela Partnera, który we wskazanym przez ID terminie od otrzymania uwag
przekazuje skorygowaną dokumentację, dokonuje uzupełnienia dokumentacji lub udziela
stosownych wyjaśnień.
W razie konieczności, ID w celu sprawdzenia poprawności wykorzystania środków ma
prawo dokonania kontroli ad hoc na miejscu realizacji projektu.
Po zakończeniu weryfikacji merytorycznej i formalno-rachunkowej ID wystawia
poświadczenie wydatków.
Informacja o poświadczeniu wydatków jest przekazywana niezwłocznie drogą pisemną
Partnerowi i do wiadomości Instytucji Odpowiedzialnej.
b)
poświadczenie końcowe
Ostatni wniosek stanowiący Wniosek o poświadczenie końcowe wydatków stanowi
podstawę do końcowego poświadczenia wydatków w ramach projektu.
Ścieżka zatwierdzania ostatniego Wniosku o poświadczenie końcowe wydatków jest
identyczna z opisaną w punkcie [a]. Partner przekazuje Instytucji Odpowiedzialnej
Wniosek o poświadczenie wydatków w wersji papierowej do końca miesiąca
następującego po ostatnim okresie sprawozdawczym.
4.1.2 Projekty o charakterze nieinwestycyjnym
a) poświadczenie okresowe
Partner przygotowuje i przekazuje IO sprawozdanie merytoryczne z realizacji projektu za
dany okres sprawozdawczy. Sprawozdanie merytoryczne jest sporządzane za okres
kwartału
kalendarzowego.
W
przypadku
pierwszego
i
ostatniego
okresu
sprawozdawczego krótszego niż kwartał kalendarzowy dopuszcza się złożenie
sprawozdania merytorycznego za krótszy okres.
Przykład:
Porozumienie finansowe podpisane 15 listopada 2011 roku - zatem pierwszy okres
sprawozdawczy to 15 listopada 2011 roku – 31 grudnia 2011 roku. Kolejne okresy
sprawozdawcze są zgodne z kwartałami kalendarzowymi.
Jeżeli Partner planuje złożyć Wniosek o poświadczenie wydatków, jest zobowiązany go
złożyć najpóźniej wraz ze Sprawozdaniem merytorycznym.
Partner przygotowuje Wniosek o poświadczenie wydatków (informacje na temat postępu
finansowego, porównanie wydatków faktycznie poniesionych z planowanymi, aktualne
44
informacje na temat postępu prac, potwierdzenie współfinansowania), zgodnie
z obowiązującym wzorem, stanowiącym załącznik do Porozumienia finansowego.
Partner przekazuje Instytucji Odpowiedzialnej Wniosek o poświadczenie wydatków
w wersji papierowej i elektronicznej do 20 dnia miesiąca po zakończeniu okresu
sprawozdawczego. Do Wniosku nie należy dołączać dokumentów finansowych
potwierdzających poniesienie wydatków. Wniosek o poświadczenie wydatków jest
przekazywany przez Instytucję Odpowiedzialną do Instytucji Delegowanej.
A. Próba nr 1.
Dokumentacja potwierdzająca dokonanie wydatków weryfikowana jest na próbie, która
stanowi co najmniej 10% sumy wydatków wnioskowanych do poświadczenia w ramach
danego Wniosku o poświadczenie wydatków. Na podstawie zestawienia wydatków ID
dokonuje wyboru dokumentów do próby. Nie później niż 7 dni od otrzymania z IO
Wniosku o Poświadczenie Wydatków oraz zestawienia wydatków ID poinformuje Partnera
o wyborze dokumentów do próby. Partner, na podstawie otrzymanej z ID informacji
przedstawia ID pełną dokumentację potwierdzającą poniesienie wydatków wybranych do
próby, w terminie i formie wskazanej w porozumieniu finansowym.
W wyjątkowych sytuacjach, np. w związku z bliskim terminem wysłania raportu
końcowego Komisji Europejskiej termin ten może ulec skróceniu.
B. Próba nr 2.
Jeżeli w trakcie weryfikacji dokumentów wybranych na podstawie próby nr 1 min. 5%
wartości wydatków z próby zostanie uznane za niekwalifikowalne, ID wybiera kolejne co
najmniej 10% wartości pozostałych wydatków ujętych w zestawieniu wydatków. Partner
zobowiązany jest dostarczyć pełną dokumentację potwierdzającą poniesienie wydatków
wybranych do próby nr 2 w terminie 7 dni od otrzymania pisma ID.
C. Całość dokumentacji.
W przypadku, gdy ID uzna za niekwalifikowalne min. 5% wydatków z próby nr 2 Partner
pozostałych
dokumentów
zostanie
poproszony
o
dostarczenie
wszystkich
potwierdzających wydatki wykazane w zestawieniu. W takim przypadku weryfikacja
obejmie ostatecznie 100% wydatków w ramach danego wniosku.
Spis wymaganych dokumentów potrzebnych do weryfikacji wniosku znajduje się w
rozdziale 2.5 niniejszych Wytycznych.
W przypadku wykrycia błędów skutkujących uznaniem części lub całości danego wydatku
za niekwalifikowalny ID poinformuje Partnera z prośbą o skorygowanie dokumentów
dotyczących tego wydatku oraz wszystkich wydatków tego samego rodzaju ujętych we
Wniosku o poświadczenie wydatków.
W przypadku wykrycia błędów nieskutkujących uznaniem części lub całości danego
wydatku za niekwalifikowalny Instytucja Delegowana zwróci się do Partnera z prośbą o
korektę wszystkich dokumentów tego samego rodzaju.
Wniosek jest sporządzany w języku polskim i w złotych polskich (PLN).
ID dokonuje analizy i weryfikacji Wniosku o poświadczenie wydatków oraz dostarczonych
przez Partnera dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, stanowiących
załączniki do Wniosku o poświadczenie wydatków.
Weryfikacja Wniosków o poświadczenie wydatków jest dokonywana dwuetapowo zgodnie
z listą sprawdzającą w części:
- merytorycznej,
- formalno – rachunkowej.
Weryfikacja merytoryczna
sprawdzeniu czy:
oraz
formalno-rachunkowa
polega
w
szczególności
na
45
- Partner poprawnie przeprowadził procedurę wyboru Wykonawcy i zawarcia umowy
z Wykonawcą,
- Partner wniósł zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy przy pierwszym
poświadczeniu, jeśli było wymagane,
- Partner wyodrębnił w swoim systemie finansowo-księgowym konta księgowe do
ewidencji kosztów, wydatków i przychodów projektu (przy pierwszym poświadczeniu),
- Wniosek o poświadczenie wydatków jest zgodny z Porozumieniem Finansowym,
- nie wystąpiło podwójne dofinansowanie,
- poniesione wydatki są właściwie udokumentowane - kompletność dokumentacji m.in.
protokołów odbioru, list obecności, certyfikatów, kopii faktur potwierdzonych za zgodność
z oryginałem i dokumentów księgowych o równoważnej mocy dowodowej,
- poniesione wydatki są zgodne z budżetem projektu,
- poniesione wydatki są zgodne z wytycznymi Komisji Europejskiej w odniesieniu do
kwalifikowalności wydatków dla danego funduszu,
- dokumenty finansowe potwierdzają merytoryczną realizację projektu – m.in.
porównanie informacji wynikających z dokumentów finansowych z informacjami
wynikającymi ze składanych przez Partnera sprawozdań merytorycznych,
- dokumenty finansowe zostały prawidłowo opisane przez Partnera,
- wydatki zostały rzeczywiście poniesione,
- wydatki zostały prawidłowo wykazane w zestawieniu poniesionych wydatków,
stanowiącym załącznik do Wniosku o poświadczenie wydatków.
W razie wystąpienia błędów, powstania konieczności uzyskania wyjaśnień lub uzupełnień
ID przekazuje drogą elektroniczną lub papierową stosowne uwagi do upoważnionego
przedstawiciela Partnera, który we wskazanym przez ID terminie od otrzymania uwag
przekazuje skorygowaną dokumentację, dokonuje uzupełnienia dokumentacji lub udziela
stosownych wyjaśnień.
W razie konieczności, ID w celu sprawdzenia poprawności wykorzystania środków ma
prawo dokonania kontroli ad hoc na miejscu realizacji projektu.
Po zakończeniu weryfikacji merytorycznej i formalno-rachunkowej ID wystawia
poświadczenie wydatków
Informacja o poświadczeniu wydatków jest przekazywana niezwłocznie drogą pisemną
Partnerowi i do wiadomości Instytucji Odpowiedzialnej.
b)
poświadczenie końcowe
Ostatni wniosek stanowiący Wniosek o poświadczenie końcowe wydatków stanowi
podstawę do końcowego poświadczenia wydatków w ramach projektu.
Ścieżka zatwierdzania ostatniego Wniosku o poświadczenie końcowe wydatków jest
identyczna z opisaną w punkcie [a]. Partner przekazuje Instytucji Odpowiedzialnej
Wniosek o poświadczenie wydatków w wersji papierowej do końca miesiąca
następującego po ostatnim okresie sprawozdawczym.
UWAGA!
W przypadku projektów wieloletnich Wniosek o poświadczenie wydatków jest składany
oddzielnie dla każdego Programu Rocznego, w ramach którego realizowany jest projekt.
ID wystawia poświadczenia wydatków oddzielnie dla każdego Wniosku o poświadczenie
wydatków. Warunkiem wystawienia każdego poświadczenia wydatków jest zatwierdzenie
przez IO Sprawozdania merytorycznego za okres którego dotyczy wniosek.
UWAGA!
46
Należy zwrócić szczególną
zestawieniu wydatku.
uwagę
na
prawidłowe
uzupełnienie
daty
wydatku
w
UWAGA!
Nawet w przypadku weryfikacji dokumentów przy użyciu próby Partner zobowiązany jest
do dostarczenia wraz z Wnioskiem o poświadczenie wydatków całości dokumentacji
związanej z wyborem wykonawców zgodnie ustawą Prawo Zamówień Publicznych (oraz
procedur konkurencyjnych, jeżeli dotyczy).
4.2 Kompletowanie niezbędnej dokumentacji
Przygotowując dokumentację finansową w celu przesłania jej do ID do poświadczenia
wydatków, Partner powinien przestrzegać następujących wskazówek:
- dokumenty powinny być ułożone w logiczny i przejrzysty sposób,
- dokumenty wymagane do dokumentacji określonego wydatku powinny być układane
razem - np.: wydatek dot. przesyłki kurierem – komplet dokumentów dotyczących tego
wydatku (faktura VAT, dowód zapłaty za fakturę VAT oraz list przewozowy) układamy
obok siebie,
- dokumenty powinny być przekazywane w segregatorze, a gdy ich ilość jest znaczna
i wymaga umieszczenia w dwóch lub więcej segregatorach – segregatory należy opisać,
- dokumenty źródłowe powinny być przesłane w formie kserokopii sporządzonej
z oryginału i poświadczonej za zgodność z oryginałem zgodnej z zasadami
przedstawionymi w rozdziale 4.3 niniejszych Wytycznych - oryginały dokumentów winny
być przechowywane u Partnera projektu,
- faktury VAT oraz inne dokumenty o równoważnej mocy dowodowej winny być właściwie
opisane - poprawki w opisach tych dokumentów należy nanosić na oryginałach
dokumentów i ponownie sporządzić z nich kserokopie, które po potwierdzeniu
za zgodność z oryginałem zostaną przekazane do instytucji kontrolujących.
UWAGA!
Niezastosowanie się do ww. wskazówek dotyczących właściwego ułożenia dokumentacji
może skutkować odesłaniem ich do Partnera wraz z prośbą o ich prawidłowe ułożenie.
Lista wymaganych do Wniosku o poświadczenie wydatków dokumentów w zależności od
rodzaju wydatku kwalifikowanego znajduje się w rozdziale 2.5 niniejszych Wytycznych.
Ponadto Partner zobowiązany jest do przesłania następujących dokumentów
o charakterze ogólnym:
1) dokumenty ogólne, które należy dostarczyć wraz z pierwszym Wnioskiem
o poświadczenie wydatków oraz w razie zmiany dokumentu:
regulamin
wynagradzania i
premiowania pracowników
w jednostce (w przypadku rozliczania kosztów osobowych)
wyciąg z zakładowego planu kont z wyodrębnionymi kontami do ewidencji
kosztów, wydatków i przychodów projektu,
oświadczenie w sprawie wiążącej interpretacji – zgodnie ze wzorem
zamieszczonym w rozdziale 5.1 niniejszych Wytycznych (patrz rozdział 2.2
niniejszych Wytycznych).
obowiązujący
2) dokumenty ogólne, które należy załączyć do każdego Wniosku o poświadczenie
wydatków:
wydruki z
przychodów.
systemu
finansowo-księgowego
wg
kosztów,
wydatków,
47
4.3 Potwierdzanie dokumentów
Wszelkie dokumenty źródłowe przekazywane dla celów poświadczania wydatków winny
być kserokopiami sporządzonymi z oryginałów dokumentów, potwierdzonymi za zgodność
z oryginałem przez upoważnione osoby. Należy przez to rozumieć kserokopię zawierającą
klauzulę „za zgodność z oryginałem” opatrzoną podpisem osoby do tego upoważnionej
wraz z imienną pieczątką tej osoby lub w przypadku braku imiennej pieczątki – czytelny
podpis. Powyższy wymóg nie dotyczy dokumentacji przekazywanej do kontroli procedury
wyboru wykonawcy. Dopuszcza się możliwość przekazania dokumentacji do COPE MSW w
formie elektronicznej (np. na płycie CD/DVD lub nośniku danych innego typu) – z
wyjątkiem umowy wraz z kompletem załączników, która winna być przekazana w formie
papierowej.
Wszelkie
zestawienia
(za
wyjątkiem
Zestawienia
wydatków
kwalifikowanych
stanowiącego załącznik do Wniosku o poświadczenie wydatków) i kalkulacje
przygotowywane dla celów poświadczenia wydatków winny być podpisane przez osobę,
która je sporządziła oraz zatwierdzone przez upoważnioną u Partnera osobę. Oryginały
zestawień i kalkulacji winny być przechowywane przez Partnera projektu. Dla celów
poświadczania wydatków przez ID należy przesłać ich kserokopię potwierdzoną
za zgodność z oryginałem zgodnie z ww. zasadą.
Oświadczenia przygotowywane dla potrzeb poświadczania wydatków przez ID winny być
przesyłane w oryginale. Dla własnych celów archiwizacyjnych Partner sporządza ich
kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną u Partnera osobę.
Zestawienie wydatków kwalifikowanych stanowiące załącznik nr 1 do Wniosku
o poświadczenie wydatków jest podpisywane przez upoważnioną u Partnera osobę
i przesyłane do ID w oryginale. Dla własnych celów archiwizacyjnych Partner sporządza
kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez upoważnioną u Partnera osobę.
W przypadku jednolitych dokumentów liczących dużą liczbę stron (np. ekspertyzy,
analizy) dopuszcza się możliwość potwierdzania ich na pierwszej stronie dokumentu pod
warunkiem, że:
kopia dokumentów będzie trwale zszyta,
strony są ponumerowane oraz
na pierwszej stronie znajdzie się stosowne potwierdzenie – od strony pierwszej do
ostatniej.
UWAGA!
Niezastosowanie się do ww. wskazówek może skutkować odesłaniem niepotwierdzonych
lub niewłaściwie potwierdzonych dokumentów do Partnera wraz z prośbą o ich
prawidłowe potwierdzenie.
4.4 Zadania Instytucji Delegowanej
Zgodnie z założeniami Systemu Zarządzania i Kontroli celem działań Instytucji
Delegowanej w odniesieniu do poświadczania wydatków jest zapewnienie, że
zadeklarowane przez Partnera wydatki zostały rzeczywiście poniesione, towary i usługi
zostały dostarczone zgodnie z zatwierdzonym Porozumieniem Finansowym oraz, że
projekt jest realizowany a wydatki ponoszone są zgodne z obowiązującymi zasadami
unijnymi i krajowymi.
Ustanowione w tym celu procedury kontrolne mają na celu w szczególności
weryfikację następujących kwestii:
48
czy zostały zachowane przepisy dotyczące kwalifikowalności wydatków wynikające
z dokumentów wymienionych w rozdziale 2.1 niniejszych wytycznych,
czy wybór wykonawców usług, dostaw i robót w ramach projektu został dokonany
w oparciu o obowiązujące przepisy prawa,
czy postępy z realizacji projektu zostały jasno i w pełni odzwierciedlone
w przygotowanej przez Partnera dokumentacji oraz czy istnieje możliwość
natychmiastowego wglądu do ewidencji działań, które były wykonane, dostaw
towarów i usług, oraz robót zarówno w toku, jak i ukończonych,
czy koszty, wydatki i przychody projektu zostały rzetelnie i wiarygodnie
zaewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym a także, w przypadku zakupów
sprzętu i oprogramowania, czy prawidłowo zaewidencjonowano środki trwałe
i wartości niematerialne i prawne,
czy koszty, wydatki i przychody projektu zostały właściwie udokumentowane,
czy projekt jest wdrażany zgodnie z założeniami podpisanego Porozumienia
Finansowego.
ID realizuje ww. zadania poprzez kontrole dokumentów przedstawianych przez Partnera
projektu, a także poprzez kontrole/wizyty monitorujące w siedzibie Partnera projektu lub
w miejscu realizacji projektu.
Jeżeli w trakcie kontroli dokumentów zostaną stwierdzone błędy, powstanie konieczność
uzyskania wyjaśnień lub uzupełnień, ID przekazuje drogą elektroniczną lub papierową
stosowne uwagi do upoważnionego przedstawiciela Partnera i do wiadomości IO.
ID wyznacza termin na przesłanie uzupełnień lub stosownych wyjaśnień w zależności od
charakteru wątpliwości lub stwierdzonych uchybień.
W razie stwierdzenia błędów lub niekompletności w przesłanej dokumentacji
uzupełniającej, ID może wyznaczyć dodatkowy termin na przesłanie uzupełnień lub
stosownych wyjaśnień w zależności od charakteru wątpliwości lub stwierdzonych
uchybień.
ID w celu sprawdzenia poprawności wykorzystania środków ma prawo dokonania kontroli
ad hoc na miejscu realizacji projektu.
ID wspomaga również instytucje wymienione w rozdziale 4.5 niniejszych Wytycznych
w przeprowadzanych przez nich kontrolach i audytach.
W realizację ww. zadań zaangażowane są następujące Zespoły/Sekcje ID:
- kwestie merytoryczne –Zespół Bezpieczeństwa Wewnętrznego COPE MSW oraz Zespół
Migracji i Azylu COPE MSW,
- kwestie formalno-rachunkowe –Sekcja Rozliczeń COPE MSW.
- kwestie prawne – Zespół Prawny COPE MSW.
Aktualne dane kontaktowe do pracowników ww. Sekcji znajdują się na stronie
internetowej ID www.copemsw.pl .
4.5 Inne instytucje upoważnione do kontroli i audytu
Pozostałymi jednostkami upoważnionymi do kontrolowania dokumentacji związanej
z realizacją projektu są w szczególności:
Departament Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Europejskich MSW jako Instytucja
Odpowiedzialna,
- Ministerstwo Finansów jako Instytucja Certyfikująca,
- Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wraz z podległymi mu jednostkami,
tj. Departamentem Ochrony Interesów Finansowych UE w Ministerstwie Finansów
i Urzędami Kontroli Skarbowej jako Instytucja Audytowa,
- służby Komisji Europejskiej,
49
-
Europejski Trybunał Obrachunkowy,
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF),
inne instytucje upoważnione do działania w imieniu ww. instytucji.
Kontrole ww. instytucji mogą odbywać się w okresie realizacji projektu, a także po jego
zakończeniu. Wobec czego szczególnie ważna jest właściwa archiwizacja dokumentacji
projektu.
Partner zobowiązany jest udostępnić lub przekazać na żądanie ww. instytucji wszelkie
dokumenty i informacje dotyczące realizacji projektu.
50
Rozdział 5. ZAŁĄCZNIKI
5.1 Wzór oświadczenia
podatkowego
w
zakresie
wiążącej
interpretacji
prawa
…………………………………………
…………………………………………
(nazwa i adres Partnera)
(miejsce i data)
OŚWIADCZENIE
Niniejszym oświadczam, że w przypadku uzyskania wiążącej interpretacji prawa
podatkowego, z której wynika możliwość odzyskania podatku VAT w odniesieniu do
wydatków projektu:......(nazwa i tytuł projektu).....wdrażanego w ramach Funduszu
……………….. - Program Roczny...(rok).... niezwłocznie złożę korektę Wniosku/ów
o poświadczenie wydatków.
………………………………
podpis i pieczątka
51
5.2 Wzór oświadczenia
od wynagrodzeń
w
zakresie
wynagrodzeń
i
pochodnych
Wersja edytowalna oświadczenia w formacie Word (.doc) jest dostępna na stronie
internetowej COPE MSW w zakładkach dotyczących funduszy SOLID.
…………………………………………
…………………………………………
(nazwa i adres Partnera)
(miejsce i data)
OŚWIADCZENIE
W związku ze złożeniem przez ........(nazwa Partnera)......... rozliczenia w ramach
projektu ........ (nr i tytuł projektu) ........ oświadczamy, że wynagrodzenia brutto
i odpłatność zakładu pracy z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy*
i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych* rozliczane w projekcie
i refundowane ze środków ........(nazwa funduszu)........ nie zostały i nie zostaną
rozliczone w żadnym innym projekcie finansowanym ze środków europejskich.
………………………………
podpis i pieczątka
upoważnionej osoby
* skreślić niewłaściwe
52
5.3 Wzór karty czasu pracy
Wersja edytowalna karty czasu pracy w formacie Excel (.xls) jest dostępna na stronie
internetowej COPE MSW w zakładkach dotyczących funduszy SOLID (odpowiednio dla
funduszu).
53
5.4 Wzór oświadczenia o kosztach pośrednich
…………………………………………
…………………………………………
(nazwa i adres partnera)
(miejsce i data)
OŚWIADCZENIE O KOSZTACH POŚREDNICH*
W związku ze złożeniem przez ........(nazwa partnera)......... rozliczenia w ramach
projektu ........ (nr i tytuł projektu)........ oświadczamy, że zaraportowane w okresie
sprawozdawczym kwalifikowalne koszty pośrednie nie przekraczają całkowitych kosztów
pośrednich poniesionych przez ........(nazwa partnera)......... w danym okresie
sprawozdawczym oraz nie zostały i nie zostaną zaraportowane w żadnym innym
projekcie współfinansowanym ze środków publicznych.
………………………………
podpis i pieczątka
upoważnionej osoby
54