Zarządzenie Nr 8/2012 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w

Zarządzenie Nr 8/2012
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy
w Przemyślu
z dnia 21 maja 2012 roku
w sprawie zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu
Na podstawie art. 68 ust. 2 pkt 7 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.), oraz § 13 ust. 1 pkt 8 Regulaminu
Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu, zarządza się, co następuje:
§1
W celu zapewnienia adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej wprowadzam
„Politykę zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu”, stanowiącą
załącznik do niniejszego zarządzenia.
§2
Powołuję zespół ds. zarządzania ryzykiem w
Powiatowym w Urzędzie Pracy w Przemyślu
w następującym składzie:
1) Przewodniczący Zespołu: Iwona Kurcz – Krawiec - Dyrektor PUP w Przemyślu,
2) Członkowie Zespołu:
- Maria Cichoń - Zastępca Dyrektora PUP w Przemyślu,
- Renata Wawro - Główny Księgowy/ Kierownik Działu Finansowo - Księgowego,
- Kierownicy Działów:
a. Danuta Mucha – Kierownik Działu Organizacyjno – Administracyjnego,
b. Ewa Konieczna – Kierownik Działu Informacji , Ewidencji i Świadczeń,
c. Beata Ochenduszka – Kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej
oraz Kierownik Działu Poradnictwa i Rozwoju Zawodowego,
d. Maria Żebrowska - Kierownik Działu Instrumentów Rynku Pracy,
e. Krystyna Gaweł - Kierownik Działu Pośrednictwa Pracy.
§3
W spotkaniach Zespołu uczestniczy w miarę potrzeb:
- Jadwiga Jędruch – Radca Prawny.
§4
1. Pracami Zespołu ds. zarządzania ryzykiem w urzędzie kieruje Koordynator – Kierownik
Działu Organizacyjno – Administracyjnego, przy pomocy Zastępcy Koordynatora Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej ( CAZ).
2. Zespół ds. zarządzania ryzykiem działa
w oparciu o „Politykę zarządzania ryzykiem w
Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu”.
§5
1. Wykonanie zarządzenia powierzam wszystkim kierownikom komórek organizacyjnych
i pracownikom urzędu.
2. Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Dyrektor PUP w Przemyślu.
§6
Zarządzenie nr 9/2011 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 25 lutego 2011
roku w sprawie wdrożenia procedury „ Zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w
Przemyślu oraz powołania zespołu ds. zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w
Przemyślu traci moc z dniem 31 grudnia 2012 r.
§7
Zarządzenie
wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do celów i zadań
określonych do realizacji od 2013 r.
Załącznik do Zarządzenia Nr 8/2012
Dyrektora PUP w Przemyślu
z dnia …………….…….2012r.
w sprawie zarządzania ryzykiem
Polityka zarządzania ryzykiem
w Powiatowym Urzędzie Pracy
w Przemyślu
Rozdział I
Terminy i definicje
§1
1. Ilekroć w Polityce zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu jest
mowa o:
1) akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony poziom
istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań
przeciwdziałających ryzyku,
2) analizie ryzyka - należy przez to rozumieć proces złożony z identyfikacji ryzyka,
opisu ryzyka oraz pomiaru ryzyka w odniesieniu do jego oddziaływania, jeśli ryzyko
wystąpi oraz prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka,
3) identyfikacji ryzyka - należy przez to rozumieć proces służący rozpoznaniu zagrożeń
na jakie narażony jest Urząd lub możliwości dla Urzędu,
4) urzędzie - należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu –
jednostkę organizacyjną miasta,
5) dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w
Przemyślu- Kierownika jednostki organizacyjnej miasta,
6) kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu
Pracy w Przemyślu,
7) kierowniku komórki organizacyjnej urzędu - należy przez to rozumieć kierownika
działu w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu (np. Kierownik Działu
Pośrednictwa Pracy ),
8) mieście – należy przez to rozumieć Gminę Miejską – wykonująca zadania miasta na
prawach powiatu,
9) jednostkach organizacyjnych miasta - należy przez to rozumieć jednostki
organizacyjne miasta Przemyśla , w tym PUP w Przemyślu,
10) jednostkach organizacyjnych urzędu miasta - należy przez to rozumieć
wyodrębnione w strukturze urzędu miasta wydziały, w tym Wydział Spraw
Społecznych,
11) kierowniku jednostki organizacyjnej urzędu miasta - należy przez to rozumieć
naczelnika wydziału, w tym naczelnika Wydziału Spraw Społecznych,
12) mechanizmach kontroli ryzyka - należy przez to rozumieć procedury i standardy
ustanowione w celu minimalizacji negatywnych skutków ryzyka dla Urzędu i
jednostek organizacyjnych miasta, a zwłaszcza:
a. dokumentację systemu kontroli zarządczej (procedury, instrukcje, wytyczne,
regulaminy),
b. dokumentowanie poszczególnych zdarzeń,
c. zatwierdzanie operacji,
d. podział obowiązków,
e. kontrolę i nadzór,
f. ograniczenie dostępu do zasobów rzeczowych, finansowych i informacyjnych.
13) obszarach ryzyka - należy przez to rozumieć każdy obszar działania Powiatowego
Urzędu Pracy w Przemyślu,
14) oddziaływaniu ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań
i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem,
15) poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć poziom ryzyka odzwierciedlający wagę
ryzyka, jego nasilenie i prawdopodobieństwo wystąpienia,
16) prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość
występowania zdarzenia objętego ryzykiem,
17) reakcji na ryzyko - należy przez to rozumieć działania podjęte w celu zarządzania
ryzykiem,
18) rejestrze ryzyka - zbiór zidentyfikowanych ryzyk w formie papierowej, składający się
z kart prowadzonych odrębnie dla każdego celu/zadania,
19) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzeń niosących przesłanki
poniesienia strat, zagrożeń w realizacji zakładanych celów i zadań lub utraconych
szans rozwojowych i innych korzyści (w definicji tej na równi z niepowodzeniami
realizacyjnymi traktuje się niewykorzystane możliwości) prawdopodobieństwo
wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań bądź
osiąganie celów,
20) systemie kontroli zarządczej - ogół zasad i procedur obejmujących cały Urząd,
funkcjonujących na wszystkich poziomach zarządzania, służących zwiększeniu
prawdopodobieństwa zrealizowania wyznaczonych celów i zadań w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy poprzez zmniejszenie skutków ryzyka,
21) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć proces identyfikacji, analizy, oceny
i hierarchizacji ryzyka oraz przeciwdziałania ryzyku; proces ten obejmuje także
monitorowanie ryzyka oraz podejmowanie środków w celu jego ograniczenia,
22) Rejestrze Ryzyk Strategicznych Miasta Przemyśla - należy przez to rozumieć rejestr
ryzyk występujących przy realizacji zadań wspólnych dla Miasta Przemyśla i
Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu,
23) Zestawieniu celów i zadań strategicznych - należy przez to rozumieć zestawienie
celów i zadań wspólnych dla Miasta Przemyśla i Powiatowego Urzędu Pracy w
Przemyślu,
24) Prezydencie – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Przemyśla.
Rozdział II
Postanowienia ogólne
§2
1. Zarządzanie ryzykiem stanowi jeden z podstawowych procesów - elementów zarządzania
Urzędem. Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym. W procesie zarządzania ryzykiem ważne
jest wdrożenie działań zmniejszających ryzyko do akceptowanego poziomu.
2. Celem wprowadzenia „Polityki zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w
Przemyślu”, zwanej dalej Polityką jest ustanowienie na potrzeby Urzędu jednolitego systemu
rozpoznawania i zarządzania ryzykiem oraz stworzenie sprawnego mechanizmu współpracy w tej
dziedzinie, w tym w szczególności:
1) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów,
2) zabezpieczenie wrażliwych obszarów funkcjonowania urzędu i obszarów wspólnych urzędu z
miastem,
3) zapewnienie dyrektorowi i prezydentowi informacji o zagrożeniach dla realizacji
wyznaczonych celów i zadań,
4) określenie zasad reakcji w przypadku wystąpienia ryzyka.
3. Zasady zarządzania ryzykiem ustala się w celu usprawnienia procesu zarządzania we
wszystkich zidentyfikowanych obszarach działania urzędu i miasta oraz ograniczenia
ewentualnych negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, w szczególności w
zakresie efektywnego zarządzania zasobami, zapewnienia ochrony majątku i efektywności
finansowej oraz ochrony wizerunku Urzędu.
4. Celem zarządzania ryzykiem jest:
1) poprawa jakości świadczenia usług i wykorzystanie dostępnych możliwości,
2) usprawnienie efektywności zarządzania,
3) lepsze wykorzystanie zasobów oraz zapobieganie stratom,
4) dostosowanie się do nowych wymogów prawnych i standardów oraz nowych usług,
5) ograniczenie ryzyka utraty szans,
6) zapobieganie ryzyku opóźnień technologicznych, w tym w sferze infrastruktury informatycznej,
7) zapewnienie, by mechanizmy kontrolne były proporcjonalne do ryzyka,
8) ograniczenie nieetycznych zachowań, marnotrawstwa i oszustw,
9) rozpoznanie obszarów nadmiernie kontrolowanych.
§3
1. Polityka określa:
1) strukturę zarządzania ryzykiem,
2) sposób ustalania listy celów i zadań oraz monitorowania i oceny ich realizacji,
Rozdział III
Struktura zarządzania ryzykiem
§4
1. Ustalenie celów i zadań realizowanych przez Urząd odbywa się na dwóch poziomach:
1) strategicznym - obejmującym poziom wspólny dla Miasta Przemyśla jako jednostki
samorządu terytorialnego i Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu jako jednostki
organizacyjnej Miasta,
2) operacyjnym - obejmującym poziom Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu jako
jednostki organizacyjnej Miasta,
2. Identyfikacja celów i zadań jest pierwszym etapem zarządzania ryzykiem, która odbywa się na
poziomie strategicznym i operacyjnym.
§5
1. W procesie identyfikacji i oceny ryzyka w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu
uczestniczą odpowiednio:
1) Dyrektor,
2) Zastępca Dyrektora,
3) Główny Księgowy,
4) Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu ( kierownicy działów),
stanowiący „Zespół ds. zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu”, oraz
5) pozostali pracownicy,
2. Do zadań Dyrektora , należy w szczególności:
1) wyznaczanie kierunków rozwoju systemu zarządzania ryzykiem operacyjnym,
2) określanie celów i zadań operacyjnych, za które ponosi odpowiedzialność,
3) monitorowanie i raportowanie stopnia realizacji celów i zadań operacyjnych,
4) wyznaczenie poziomu akceptowalności ryzyka operacyjnego,
5) tolerowanie wysokich i bardzo wysokich ryzyk operacyjnych w urzęddie oraz działań
ograniczających te ryzyka.
6) zatwierdzanie „Zestawienia celów i zadań operacyjnych” oraz projektu „Rejestru Ryzyk
operacyjnych” i wprowadzanych do nich zmian,
7) podejmowanie decyzji o sposobach postępowania z ryzykiem operacyjnym.
8) zarządzanie ryzykiem występującym w działaniach kierowanej jednostki organizacyjnej,
9) identyfikacja i analiza ryzyk strategicznych i operacyjnych,
10) opracowywanie propozycji i wdrażanie mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyk,
11) dokonywanie przeglądów ryzyk i proponowanie ewentualnych zmian w rejestrach ryzyk,
12) stałe monitorowanie skuteczności mechanizmów kontrolnych i przyjętych metod
przeciwdziałania ryzyku oraz dokonywanie kwartalnych przeglądów ryzyk i proponowanie
ewentualnych zmian,
13) sporządzanie i przedkładanie informacji i sprawozdań,
14) składanie „Deklaracji dotyczącej zarządzania ryzykiem”.
3. Do zadań Zespołu ds. zarządzania ryzykiem, zwany dalej Zespołem należy w szczególności:
1) opracowanie rocznego projektu „Zestawienia celów i zadań strategicznych”,
2) monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań strategicznych,
3) analizowanie przedłożonych rejestrów ryzyk strategicznych oraz projektów zmian tych
rejestrów,
4) przygotowanie projektu zmian do „Rejestru Ryzyk Strategicznych Miasta Przemyśla”.
4. Zespół zbiera się co najmniej cztery razy w roku. Obsługę kancelaryjno-administracyjną
zespołu w zakresie określania celów i zadań na poziomie strategicznym oraz ich monitorowania i
raportowania, jak również zarządzania ryzykiem na poziomie strategicznym, zapewnia:
1) Kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej.
5. Do zadań Dyrektora - kierownika jednostki organizacyjnej miasta należy w szczególności:
1) przedkładanie propozycji do ”Zestawienia celów i zadań strategicznych”,
2) określanie celów i zadań operacyjnych, za które ponoszą odpowiedzialność,
3) monitorowanie i raportowanie stopnia realizacji celów i zadań strategicznych,
4) zarządzanie ryzykiem występującym w działaniach kierowanej jednostki organizacyjnej,
5) identyfikacja i analiza ryzyk strategicznych,
6) opracowywanie propozycji i wdrażanie mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyk,
7) dokonywanie przeglądów ryzyk i proponowanie ewentualnych zmian w rejestrach ryzyk,
8) stałe monitorowanie skuteczności mechanizmów kontrolnych i przyjętych metod
przeciwdziałania ryzyku oraz dokonywanie kwartalnych przeglądów ryzyk i proponowanie
ewentualnych zmian,
9) sporządzanie i przedkładanie informacji i sprawozdań,
10) składanie „Deklaracji dotyczącej zarządzania ryzykiem”.
6. Do zadań kierowników komórek organizacyjnych urzędu należy w szczególności:
1) opracowywanie propozycji do ”Zestawienia celów i zadań strategicznych”,
2) określanie celów i zadań operacyjnych, za które ponoszą odpowiedzialność,
3) monitorowanie i raportowanie stopnia realizacji celów i zadań strategicznych,
4) zarządzanie ryzykiem występującym w działaniach kierowanej komórki organizacyjnej,
5) identyfikacja i analiza ryzyk strategicznych,
6) opracowywanie propozycji i wdrażanie mechanizmów kontrolnych dotyczących ryzyk,
7) dokonywanie przeglądów ryzyk i proponowanie ewentualnych zmian w rejestrach ryzyk,
8) stałe monitorowanie skuteczności mechanizmów kontrolnych i przyjętych metod
przeciwdziałania ryzyku oraz dokonywanie kwartalnych przeglądów ryzyk i proponowanie
ewentualnych zmian,
9) sporządzanie i przedkładanie informacji i sprawozdań,
7. Do zadań pozostałych pracowników należy w szczególności:
1) informowanie przełożonych o zdarzeniach, które mogą negatywnie wpłynąć na realizację celów
i zadań,
2) informowanie przełożonych o wszelkich zdarzeniach, które mogą doprowadzić do ujemnych
skutków w prowadzonej działalności, w tym o potencjalnych nowych ryzykach lub istotnych
zmianach poziomu ryzyk zdefiniowanych,
3) monitorowanie poziomu ryzyk w zakresie w jakim występują one w zadaniach przez nich
realizowanych,
4) podejmowanie reakcji w sytuacji wystąpienia ryzyka.
Rozdział IV
Sposób ustalania listy celów i zadań
oraz monitorowanie i ocena ich realizacji
§6
1. Cele i zadania powinny być:
1) precyzyjne, tj. sformułowane w sposób zwięzły i jednoznaczny,
2) mierzalne, tj. sformułowane w taki sposób, aby stopień ich realizacji mógł być określony na
etapie planowania i zmierzony w trakcie i po zakończeniu realizacji za pomocą właściwego
miernika lub wskaźnika, którego wartość jest możliwa do ustalenia na podstawie dostępnych
danych,
3) osiągalne przy uwzględnieniu danych uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych (w tym
finansowych),
4) istotne, tj. odnoszące się do obszarów działalności wspólnych dla Miasta i Powiatowego
Urzędu Pracy w Przemyślu, a ich realizacja powinna przyczyniać się do osiągnięcia celów
strategicznych,
5) określone w czasie, tj. w terminie w jakim planowane jest osiągnięcie zamierzonego celu
i zadania.
Oddział I
Cele i zadania na poziomie strategicznym
§7
1. Cele strategiczne określone są w oparciu o dokumenty o charakterze strategicznym, w tym
w szczególności o Strategię Sukcesu Miasta Przemyśla, wieloletnią prognozę finansową, budżet
miasta oraz inne strategie, programy i plany.
2. Dyrektor - Kierownik jednostki organizacyjnej miasta, przekazuje do jednostki organizacyjnej
urzędu miasta sprawującej nad nim nadzór ( Wydziału Spraw Społecznych), w terminie do dnia
30 czerwca każdego roku, projekt „Zestawienia celów i zadań strategicznych” (wraz z
określonymi miernikami stopnia ich realizacji na rok następny).
3. Wzór „Zestawienia celów i zadań strategicznych” stanowi załącznik nr 1 do Polityki.
4. Zatwierdzone „Zestawienie celów i zadań strategicznych” właściwa jednostka organizacyjna
urzędu ( Wydział Spraw Społecznych), przekazuje do jednostki organizacyjnej miasta
( Powiatowego Urzędu Pracy) w celu realizacji.
5. Cele i zadania nie ujęte w „Zestawieniu celów i zadań strategicznych” realizowane będą na
poziomie operacyjnym.
6. Dyrektor - Kierownik jednostki organizacyjnej miasta, monitoruje realizację celów i zadań
strategicznych w podległej jednostce za pomocą przyjętych mierników.
7. Dyrektor - Kierownik jednostki organizacyjnej miasta, przekazuje, w terminie do 20 stycznia
każdego roku, za rok poprzedni „Informację z realizacji celów i zadań o charakterze
strategicznym” , do podległej jednostki organizacyjnej urzędu ( Wydziału Spraw Społecznych),.
8. Informacje przekazane do jednostek organizacyjnych urzędu przez Dyrektora - Kierownika
jednostki organizacyjnej miasta, będą podstawą do opracowania „Sprawozdania z realizacji
celów i zadań o charakterze strategicznym”.
9. Informacja zawiera w szczególności:
1) informacje o stopniu osiągnięcia poszczególnych celów i zadań, wyrażone osiągniętą wartością
ustalonych mierników,
2) wyjaśnienie przyczyn ewentualnego niezrealizowania zakładanych celów/zadań,
3) wskazanie przyczyn wystąpienia odchyleń od zaplanowanych mierników,
4) wyjaśnienie przyczyn podjęcia innych niż uprzednio planowane zadań służących realizacji
celów.
10. Zastępca Dyrektora , Kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej w PUP w Przemyślu wraz
z kierownikami podległych komórek organizacyjnych urzędu oraz Główny Księgowy, każdego
roku – opracowuje i przedstawia projekt „Zestawienia celów i zadań strategicznych” na dany
rok, z zachowaniem terminu, o którym mowa w § 7 ust. 2 oraz „Informacji z realizacji celów i
zadań strategicznych” za rok ubiegły, z zachowaniem terminu, o którym mowa w § 7 ust.11, za
pośrednictwem Kierownika Działu Organizacyjno – Administracyjnego, Dyrektorowi
Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu do akceptacji i przekazania do jednostki organizacyjnej
urzędu miasta sprawującej nad PUP w Przemyślu nadzór ( Wydziału Spraw Społecznych).
11. Wzór „Informacji z realizacji celów i zadań strategicznych” stanowi załącznik nr 2 do
Polityki.
Oddział II
Cele i zadania na poziomie operacyjnym
§8
1. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu w terminie do dnia 30 listopada każdego roku
opracowują „Zestawienie celów i zadań operacyjnych” (wraz z określonymi miernikami stopnia
ich realizacji na rok następny), z uwzględnieniem celów i zadań nie ujętych w „Zestawieniu celów
i zadań strategicznych”.
2. Wzór „Zestawienia celów i zadań operacyjnych” stanowi załącznik nr 3 do Polityki.
3. Zestawienie celów i zadań operacyjnych sporządzone przez kierowników komórek
organizacyjnych urzędu, przekazywane jest za pośrednictwem Kierownika Działu Organizacyjno
– Administracyjnego, Dyrektorowi Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu, w celu akceptacji.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu monitorują przebieg realizacji zadań oraz
stopień realizacji poszczególnych celów operacyjnych w kierowanej komórce, za pomocą
przyjętych mierników.
5. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu opracowują „Sprawozdania z realizacji celów
i zadań operacyjnych” za rok poprzedni i w terminie do dnia 10 lutego każdego roku,
przekazują
za pośrednictwem Kierownika Działu Organizacyjno – Administracyjnego,
Dyrektorowi Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu, w celu akceptacji.
6. Sprawozdanie powinno zawierać w szczególności:
1) informacje o stopniu osiągnięcia poszczególnych celów i zadań, wyrażone osiągniętą wartością
ustalonych mierników,
2) wyjaśnienie przyczyn ewentualnego niezrealizowania zakładanych celów/zadań,
3) wskazanie przyczyn wystąpienia odchyleń od zaplanowanych mierników,
4) wyjaśnienie przyczyn podjęcia innych niż uprzednio planowane zadań służących realizacji
celów.
7. Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu, po dokonaniu analizy przedstawionego
materiału - w terminie do 10 marca każdego roku - przedstawiają na posiedzeniu Zespołu
informację o najważniejszych niezrealizowanych celach i zadaniach.
8. Wzór ”Sprawozdania z realizacji celów i zadań operacyjnych” stanowi załącznik nr 4 do
Polityki.
Rozdział V
Organizacja zarządzania ryzykiem
§9
1. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje następujące etapy:
1) Identyfikację ryzyka.
2) Analizę i ocenę ryzyka.
3) Reakcję na ryzyko i ograniczanie ryzyka.
4) Monitorowanie i raportowanie procesu zarządzania ryzykiem.
2. Identyfikacja i ocena czynników ryzyka dokonywana jest na poziomie strategicznym
i operacyjnym w odniesieniu do zidentyfikowanych obszarów działalności.
3. Wykaz „Obszarów Działalności” stanowi załącznik nr 5 do Polityki.
§ 10
1. Identyfikacji i analizy ryzyka dokonuje się raz do roku. W ramach procesu identyfikacji ryzyka
należy przeanalizować cele i zadania przyjęte do realizacji w danym roku oraz zagrożenia
związane z osiąganiem celów i zadań przyjętych do realizacji w danym roku z ich zewnętrznymi
i wewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.
2. Za identyfikację czynników ryzyka, odpowiadają odpowiednio Dyrektor - kierownik jednostki
organizacyjnej miasta, kierownicy komórek organizacyjnych urzędu. W identyfikacji ryzyka
biorą udział wszyscy pracownicy.
§ 11
1. Każde zidentyfikowane ryzyko powinno zostać poddane analizie, mającej na celu określenie
możliwego oddziaływania (skutków) i prawdopodobieństwa wystąpienia. Proces analizy ryzyka
będzie obejmował:
1) powiązanie ryzyka z celami i zadaniami miasta,
2) określenie przyczyny i skutku zidentyfikowanego ryzyka,
3) ocenę punktową ryzyka,
4) określenie ryzyka na poziomie: niskim, średnim, wysokim i bardzo wysokim.
2. Punktowa ocena ryzyka polega na określeniu oddziaływania ryzyka (skutków) oraz
prawdopodobieństwa jego wystąpienia. Punktowa ocena ryzyka stanowi iloczyn oddziaływania
ryzyka i prawdopodobieństwa jego wystąpienia.
3. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu przewidywanej
częstotliwości występowania zdarzenia powodującego ryzyko w trakcie roku. Do określenia
prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosuje się skalę ocen: niskie, średnie, wysokie, bardzo
wysokie.
Skalę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka określa poniższa tabela.
Skala:
1
Prawdopodo- niskie
bieństwo
Istnieją uzasadnione
powody, by sądzić,
że zdarzenie objęte
ryzykiem zdarzy się
raz w ciągu roku lub
nie zdarzy się w
ciągu roku.
Opis
2
3
średnie
wysokie
Istnieją
uzasadnione
powody, by
sądzić, że
zdarzenie objęte
ryzykiem może
zdarzyć się
więcej niż jeden
raz w ciągu roku.
Istnieją
uzasadnione
powody, by
sądzić, że
zdarzenie objęte
ryzykiem zdarzy
się wielokrotnie w
ciągu roku.
4
bardzo wysokie
Istnieją
uzasadnione
powody, by sądzić,
że zdarzenie objęte
ryzykiem może
zdarzyć się w
najbliższym
terminie.
4. Określenie oddziaływania ryzyka polega na wskazaniu przewidywanych skutków jakie będzie
miało dla realizacji zadań w trakcie roku wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia
oddziaływania ryzyka stosuje się skalę ocen: niskie, średnie, wysokie, bardzo wysokie.
5. Przy ocenie oddziaływania (skutków) ryzyka należy wziąć pod uwagę zarówno skutki
finansowe jak i niefinansowe np.: utratę reputacji, konsekwencje prawne, opóźnienie w realizacji
celów/zadań, obniżenie jakości pracy i inne.
Skalę oddziaływania ryzyka określa poniższa tabela.
Skala Oddziaływanie
4
3
Opis
bardzo
wysokie
Zdarzenie objęte ryzykiem stanowi poważne zagrożenie dla
działalności lub osiągnięcia celów działania.
wysokie
Zdarzenie objęte ryzykiem może znacząco wpłynąć na realizację
celów i zadań – poważny uszczerbek w zakresie jakości
wykonywanych zadań, strata dobrego wizerunku, duża strata
finansowa.
2
średnie
Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje stratę posiadanych zasobów,
ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość
wykonywanych zadań, wizerunek.
1
niskie
Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową lub
opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek, a
skutki zdarzenia można łatwo usunąć.
6. Hierarchizacja ryzyka, tj. ustalenie poziomu istotności ryzyka, polega na uporządkowaniu
zidentyfikowanych ryzyk według przyznanych ocen. Hierarchizacja ryzyka jest dokonywana na
podstawie iloczynu ocen punktowych wystawionych dla oddziaływania i prawdopodobieństwa
wystąpienia ryzyka. Każde ryzyko w procesie oceny jego istotności może otrzymać minimalnie
1 punkt i maksymalnie 16 punktów. Im wyższa otrzymana liczba punktów, tym poważniejsze jest
ryzyko.
§ 12
1. Po ocenie zidentyfikowanego ryzyka zadaniem Dyrektora kierownika jednostki
organizacyjnej miasta, kierowników komórek organizacyjnych urzędu, będzie określenie sposobu
postępowania ze zidentyfikowanym ryzykiem.
2. W oparciu o dokonaną ocenę oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka
ustalony zostanie poziom istotności ryzyka tj.:
1) bardzo wysoki, tj. którego punktowa ocena ryzyka wynosi od 13 do 16 punktów. Ryzyka na
poziomie bardzo wysokim to wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i jego bardzo
dotkliwych skutków. Wymaga natychmiastowego działania poprzez wprowadzenie silnych
mechanizmów kontroli. Podlega ciągłemu monitoringowi, nie może być tolerowane i wymaga
wprowadzenia mechanizmów ograniczających poziom tego ryzyka.
2) wysoki, tj. którego punktowa ocena wynosi od 9 do 12 punktów. Ryzyko na poziomie
wysokim to prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i jego dotkliwych skutków. Wymaga
wprowadzenia działań zaradczych i uzupełnienia wewnętrznych mechanizmów kontrolnych, które
ograniczą prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka.
3) średni, tj. którego punktowa ocena wynosi od 5 do 8 punktów. Ryzyko na poziomie średnim
występuje rzadziej, a jego skutki są mniej dotkliwe. Należy je monitorować i rozważyć potrzebę
działań zaradczych oraz wprowadzenia dodatkowych mechanizmów kontroli. Można tolerować
średni poziom, gdy koszty zapobiegania ryzyku są zbyt wysokie, ale należy na bieżąco sprawdzać
poziom ryzyka.
4) niski tj. którego punktowa ocena wynosi od 1 do 4 punktów. Ryzyko na poziomie niskim jest
akceptowane, ale należy je stale monitorować.
3. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko niskie.
4. Ryzyka średnie, wysokie i bardzo wysokie przekraczają akceptowany poziom ryzyka i
wymagają ustalenia oraz podjęcia działań ograniczających je do poziomu akceptowanego poprzez
zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia (przeciwdziałanie ryzyku).
§ 13
1. Metodami reakcji na ryzyko są:
1) tolerowanie ryzyka - w przypadku, gdy istnieją obiektywne okoliczności w przeciwdziałaniu
ryzyku, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści,
2) transfer ryzyka - przeniesienie ryzyka na inną organizację np. ubezpieczyciela,
3) przeciwdziałanie - ustalenie mechanizmów kontrolnych lub wzmocnienie istniejących
mechanizmów kontrolnych ograniczających ryzyko do poziomu akceptowalnego,
4) przesunięcie w czasie - zaniechanie w danym momencie działań rodzących zbyt wysokie ryzyko.
2. W celu określenia metody przeciwdziałaniu ryzyku należy przeanalizować:
1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń,
2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka,
3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku,
a przez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań.
3. Mechanizmy kontroli ryzyka to procedury ustanowione w celu minimalizacji negatywnych
skutków ryzyka. Wdrożone mechanizmy kontroli ryzyka powinny być proporcjonalne do poziomu
ryzyka i powodować rozsądne jego ograniczenie.
§ 14
1. Dyrektor - Kierownik jednostki organizacyjnych miasta i kierownicy komórek organizacyjnych
urzędu zobowiązani są nieustannie kontrolować realizację procesu zarządzania ryzykiem. Proces
monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody
jego zmniejszenia do akceptowanego poziomu monitorują:
1) Dyrektor - kierownik jednostki organizacyjnej miasta i kierownicy komórek organizacyjnych
urzędu na poziomie operacyjnym i strategicznym,
2) Zespół ds. zarządzania ryzykiem na poziomie operacyjnym i strategicznym.
2. Rozpoznanie lub wykrycie nowych ryzyk, a także przewartościowanie dotychczas
rozpoznanych ryzyk będzie wpływać na zmiany hierarchii zagrożeń w rejestrach ryzyk
poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu jak i całego PUP w Przemyślu - jednostki
organizacyjnej miasta.
§ 15
1. Dyrektor - Kierownik jednostek organizacyjnych miasta zobowiązany jest do złożenia
prezydentowi za pośrednictwem Kancelarii Prezydenta Miasta w terminie do 10 lutego każdego
roku „Deklaracji dotyczącej zarządzania ryzykiem”.
2. Wzór „Deklaracji dotyczącej zarządzania ryzykiem” stanowi załącznik nr 6 do Polityki.
Oddział I
Organizacja zarządzania ryzykiem na poziomie strategicznym
§ 16
1. Zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym służy minimalizacji oddziaływania ryzyka do
akceptowanego poziomu w odniesieniu do celów i zadań strategicznych, wskazanych
w „Zestawieniu celów i zadań strategicznych”.
2. Za zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym odpowiada prezydent.
3. Dyrektor - Kierownik jednostki organizacyjnej miasta przekazuje do jednostki
organizacyjnych urzędu sprawującej nad nią nadzór ( Wydział Spraw Społecznych) w terminie
do dnia 25 listopada każdego roku propozycje do ujęcia w projekcie „Rejestru Ryzyk
Strategicznych Miasta Przemyśla”.
4. Wzór „Rejestru Ryzyk Strategicznych Miasta Przemyśla” stanowi załącznik nr 7 do Polityki.
Dla każdego zadania sporządzana jest odrębna karta.
5. Kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu, po uzgodnieniu propozycji własnych
i kierowników podległych jednostek organizacyjnych miasta ujmują je w projekcie „Rejestru
Ryzyk Strategicznych Miasta Przemyśla” i przedkładają do akceptacji osobom bezpośrednio
nadzorującym jednostki organizacyjne urzędu.
6. Zaakceptowane propozycje ryzyk strategicznych kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu
- w terminie do 5 grudnia każdego roku - przekazują Dyrektorowi Biura Kontroli.
7. Dyrektor Biura Kontroli - w terminie do 20 grudnia każdego roku - opracowuje i przedstawia
Zespołowi projekt „Rejestru Ryzyk Strategicznych Miasta Przemyśla” na przyszły rok.
8. Zespół ds. zarządzania ryzykiem powołany przez Prezydenta Miasta Przemyśla, po analizie
projektu rejestru sporządza „Rejestr Ryzyk Strategicznych Miasta Przemyśla”, który zatwierdzany
jest przez Przewodniczącego Zespołu - Prezydenta Miasta Przemyśla .
9. Biuro Kontroli Zatwierdzony Rejestr przekazuje do Skarbnika oraz właściwych jednostek
organizacyjnych urzędu.
10. Kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu przekazują zatwierdzony Rejestr do podległych
jednostek organizacyjnych miasta wg właściwości.
11. Kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu monitorują zidentyfikowane ryzyka
strategiczne oraz działania ograniczające ryzyka wraz z terminem ich wykonania.
12. Zastępca Dyrektora, Kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej w PUP w Przemyślu wraz z
kierownikami podległych komórek organizacyjnych urzędu oraz Główny Księgowy, każdego roku
– opracowują i przedstawiają propozycje do ujęcia w projekcie „Rejestru Ryzyk Strategicznych
Miasta Przemyśla” , z zachowaniem terminu, o którym mowa w §16 ust. 3, za pośrednictwem
Kierownika Działu Organizacyjno – Administracyjnego, Dyrektorowi Powiatowego Urzędu Pracy
w Przemyślu do akceptacji i przekazania do jednostki organizacyjnej urzędu miasta sprawującej
nad PUP w Przemyślu nadzór ( Wydziału Spraw Społecznych),
.
§ 17
1 Kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu miasta i jednostek organizacyjnych miasta
dokonują kwartalnych przeglądów ryzyk strategicznych w celu uzyskania informacji czy:
1) ryzyko nadal występuje,
2) pojawiło się nowe ryzyko,
3) prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka zmieniły się,
4) stosowane mechanizmy kontrolne są efektywne.
2. Dyrektor - Kierownik jednostki organizacyjnej miasta w przypadku stwierdzenia w wyniku
dokonanego przeglądu konieczności wprowadzenia zmian przekazuje - w terminie do 5 dnia
miesiąca następującego po zakończeniu kwartału - do właściwej jednostki organizacyjnej urzędu
informację o konieczności wprowadzenia zmian w Rejestrze.
3. Kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu w przypadku stwierdzenia w wyniku
dokonanego przeglądu konieczności wprowadzenia zmian przekazują w terminie do 10 dnia
miesiąca następującego po zakończeniu kwartału po uwzględnieniu propozycji zmian uzyskanych
z jednostek organizacyjnych miasta do Biura Kontroli informację o konieczności wprowadzenia
zmian w Rejestrze.
4. Biuro Kontroli w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału
przekazuje Przewodniczącemu otrzymane informacje wraz z wnioskiem o zwołanie Zespołu.
5. Zespół ds. zarządzania ryzykiem powołany przez Prezydenta Miasta Przemyśla przygotowuje
projekt zmian do „Rejestru Ryzyk Strategicznych Miasta Przemyśla”, który zatwierdza
Przewodniczący Zespołu.
6. Do przekazania zatwierdzonych zmian do właściwych jednostek organizacyjnych urzędu
i miasta ma zastosowanie tryb określony w § 16 ust.7 i 8 Polityki.
7. Zastępca Dyrektora i Kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej w PUP w Przemyślu wraz z
kierownikami podległych komórek organizacyjnych urzędu oraz Głównym Księgowym w
przypadku stwierdzenia w wyniku dokonanego kwartalnego przeglądu ryzyk strategicznych
konieczności wprowadzenia zmian przekazują z zachowaniem terminu, o którym mowa w §17
ust. 2, za pośrednictwem Kierownika Działu Organizacyjno – Administracyjnego, Dyrektorowi
Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu do akceptacji i przekazania do jednostki organizacyjnej
urzędu sprawującej nad PUP w Przemyślu nadzór ( Wydziału Spraw Społecznych).
Oddział II
Organizacja zarządzania ryzykiem na poziomie operacyjnym
§ 18
1. Zarządzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym służy minimalizacji oddziaływania ryzyka do
akceptowanego poziomu w odniesieniu do zadań operacyjnych, wskazanych w „Zestawieniu
celów i zadań operacyjnych”.
2. Za zarządzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym odpowiada przed Prezydentem Dyrektor kierownik jednostki organizacyjnej miasta.
3. Dyrektor - kierownik jednostki organizacyjnej miasta sporządza odpowiednio „Rejestry Ryzyk
Operacyjnych”, które obejmują wszystkie zidentyfikowane ryzyka na poziomie operacyjnym. Dla
każdego celu/zadania sporządzana jest odrębna karta.
4. Wzór „Rejestru Ryzyk Operacyjnych” stanowi załącznik nr 8 do Polityki.
§ 19
1. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu w terminie do 15 grudnia każdego roku
przedstawiają „Rejestr Ryzyk Operacyjnych” wraz z pisemną informację o wysokich i bardzo
wysokich ryzykach oraz z propozycją działań ograniczających ryzyko. Kierownicy komórek
organizacyjnych urzędu przedstawiają rejestr Dyrektorowi – kierownikowi jednostki
organizacyjnej miasta za pośrednictwem kierownika Działu Organizacyjno - Administracyjnego.
Informację sporządza się na druku „Rejestr ryzyk operacyjnych” (załącznik nr 8).
2. Dyrektor – kierownik jednostki organizacyjnej miasta po dokonaniu analizy
przedstawionego materiału w terminie do 20 grudnia każdego roku, dokonuje akceptacji
informacji o wysokich i bardzo wysokich ryzykach oraz proponowanych działaniach
ograniczających ryzyko.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu monitorują zidentyfikowane ryzyka operacyjne
oraz działania ograniczające te ryzyka.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu mają obowiązek dokonywania kwartalnych
przeglądów ryzyk operacyjnych w celu uzyskania informacji, czy:
1) ryzyko nadal występuje,
2) pojawiło się nowe ryzyko,
3) prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka zmieniły się,
4) stosowane mechanizmy kontrolne są efektywne.
5. Stwierdzenie w wyniku dokonanego przeglądu konieczności wprowadzenia zmian w rejestrze
powoduje obowiązek:
1) dokonania aktualizacji rejestrów ryzyk i przekazania w terminie do 10 dnia miesiąca
następującego po zakończeniu kwartału informacji o dokonaniu przeglądu ryzyk wraz ze
zmienioną kartą rejestru w przypadku konieczności wprowadzenia zmian Dyrektorowi kierownikowi jednostki organizacyjnej miasta za pośrednictwem kierownika Działu
Organizacyjno - Administracyjnego.
6. Wzór ”Informacji o dokonaniu przeglądu ryzyk” stanowi załącznik nr 9 do Polityki.
7. Dyrektor – kierownik jednostki organizacyjnej miasta informacje o zmianach ryzyk
wysokich i bardzo wysokich wraz z propozycjami działań ograniczających ryzyko niezwłocznie
przedstawia Prezydentowi w celu akceptacji.
Załącznik Nr 1
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Zestawienie celów i zadań strategicznych na rok………………
Miasta Przemyśla/ jednostki organizacyjnej urzędu / jednostki organizacyjnej miasta…………………………………………
Lp.
Obszar
działalności
Cele
Odniesienie do Najważniejsze
dokumentu
o zadania służące Miernik realizacji
charakterze
celu/zadania
realizacji celu
strategicznym
Przemyśl, dnia ……………………….
Wartość
docelowa
wskaźnika
realizacji
celu/zadania
Termin
realizacji
celu/zadania
Funkcja
/
stanowisko osoby
odpowiedzialnej
za realizację celu /
zadania
…………………………………..…………………
(podpis Dyrektora - Przewodniczącego Zespołu)
Załącznik Nr 2
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Sprawozdanie z realizacji celów i zadań strategicznych za rok………………
Miasta Przemyśla/ jednostki organizacyjnej urzędu / jednostki organizacyjnej miasta……………………………………………
Lp.
Cele
planowane
zadania
służące
realizacji
celu/zadania
1.
2.
3.
Podjęte
zadania
służące
realizacji
celu/zadania
Mierniki określające
celu/zadania
Miernik
realizacji
celu/
zadania
Planowana
wartość
do
osiągnięcia na
koniec roku,
którego
dot.
sprawozdanie
Osiągnięta
wartość
wskaźnika
realizacji
celu/zadania
4.
5.
6.
7.
stopień
realizacji Odstępstwa od
planowanych mierników*
8.
1.
*W przypadku wypełnienia kolumny nr 8 należy wskazać przyczyny:
- niezrealizowania zakładanych celów/zadań
- wystąpienia odchyleń od zaplanowanych mierników
- podjęcia innych niż uprzednio planowane zadań służących realizacji celów
w odniesieniu do każdego niezrealizowanego celu/zadania odrębnie
1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….
2………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………
3………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
Przemyśl, dnia ……………………….
…………………………………..…………………………….
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej urzędu/miasta)
Załącznik Nr 3
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Zestawienie celów i zadań operacyjnych na rok………………
jednostki organizacyjnej urzędu / jednostki organizacyjnej miasta………………………………………………………….
Lp.
Obszar
Cele
Odniesienie
do Najważniejsze
dokumentu
o zadania służące Miernik realizacji
charakterze
celu/zadania
realizacji celu
strategicznym
Wartość
Termin
docelowa
realizacji
wskaźnika
celu/zadania
realizacji
celu/zadania
3.
4.
7.
działalności
1.
2.
5.
6.
8.
Funkcja
/
stanowisko osoby
odpowiedzialnej
za realizację celu /
zadania
9.
2.
Przemyśl, dnia ……………………….
…………………………………..…………………
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej miasta)
Załącznik Nr 4
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Sprawozdanie z realizacji celów i zadań operacyjnych za rok………………
jednostki organizacyjnej urzędu / jednostki organizacyjnej miasta……………………………………………
Lp.
Cele
planowane
zadania
służące
realizacji
celu/zadania
1.
2.
3.
Podjęte
zadania
służące
realizacji
celu/zadania
Mierniki określające
celu/zadania
Miernik
realizacji
celu/
zadania
Planowana
wartość
do
osiągnięcia na
koniec roku,
którego
dot.
sprawozdanie
Osiągnięta
wartość
wskaźnika
realizacji
celu/zadania
4.
5.
6.
7.
stopień
realizacji Odstępstwa od
planowanych mierników*
8.
1.
*W przypadku wypełnienia kolumny nr 8 należy wskazać przyczyny:
- niezrealizowania zakładanych celów/zadań
- wystąpienia odchyleń od zaplanowanych mierników
- podjęcia innych niż uprzednio planowane zadań służących realizacji celów
w odniesieniu do każdego niezrealizowanego celu/zadania odrębnie
1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….
2………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………
3………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
Przemyśl, dnia ……………………….
…………………………………..…………………
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej miasta)
Załącznik Nr 5
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Obszary działalności
Lp. Nazwa obszaru
1.
Zarządzanie jednostką
2.
Zarządzanie finansami i budżetem
3.
Podatki i opłaty lokalne
4.
Realizacja zadań z udziałem środków finansowych zewnętrznych
5.
Zarządzanie infrastrukturą drogową oraz organizacja transportu publicznego
6.
Gospodarowanie i zarządzanie mieniem (mienie ruchome i nieruchome)
7.
Promocja miasta i polityka informacyjna
8.
Utrzymanie porządku i bezpieczeństwa publicznego
9.
Gospodarka przestrzenna, geodezja i budownictwo
10.
Edukacja, oświata i wychowanie
11.
Ochrona zdrowia, pomoc społeczna i pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej
12.
Gospodarka komunalna i ochrona środowiska
13.
Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego
14.
Kultura fizyczna, sport i turystyka
15.
Zarządzanie inwestycjami
16.
Zamówienia publiczne
17.
Usługi administracyjne i obsługa mieszkańców (tj. ewidencja ludności, rejestracja
pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami, zezwolenia na sprzedaż
napojów alkoholowych, wydawanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie działalności
gospodarczej, referenda i wybory, spisy)
Załącznik Nr 6
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Deklaracja dotycząca zarządzania ryzykiem
Deklaracja złożona przez………………………………………………………………………..
(imię i nazwisko kierownika jednostki organizacyjnej urzędu/miasta)
Świadoma/y odpowiedzialności związanej z zarządzaniem ryzykiem w ramach zajmowanego stanowiska
składam deklarację, że:
1) wraz z podległymi pracownikami zapoznałam/em się i przestrzegam „Polityki zarządzania ryzykiem w
Mieście Przemyślu” w zakresie, w jakim ma ona wpływ na pełnione przeze mnie funkcje,
2) prowadzę i dokonuję kwartalnych przeglądów ryzyka i monitoruję podjęcie odpowiednich działań
w celu zarządzania ryzykiem,
3) pracownicy nadzorowanej przez mnie jednostki organizacyjnej uczestniczą w procesie zarządzania
ryzykiem.
…………………………………………………………………………………………………
(data i podpis kierownika jednostki organizacyjnej miasta)
Załącznik Nr 7
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Nazwa jednostki organizacyjnej urzędu / jednostki organizacyjnej miasta…………………………………………………
Rejestr ryzyk strategicznych Miasta Przemyśla na rok…………
Karta rejestru nr………………………
Cel…………………………………......
Zadanie……………………….……….
Lp.
1
Opis
ryzyka
2
Funkcjonujące
mechanizmy
kontrolne
(podjęte
działania,
procedury,
zasady itp.)
3
Oddziały
wanie
(1-4)
Punktowa
Prawdopodo
ocena
bieństwo
ryzyka
(1-4)
(kol.4x5)
Czy ryzyko
jest
na Poziom ryzyka
akcepto
(niskie, średnie,
wysokie, bardzo
wanym
wysokie)
poziomie?
Działania
Osoba
ograniczające
odpowie
ryzyko
oraz
termin
ich dzialna*
wykonania*
Data
zmiany
ryzyka**
(Tak/Nie)
4
5
6
7
8
9
10
11
Wersja nr 1 (rejestr ryzyk według stanu na dzień 01.01. …………..r.)
Wersja nr 2 (po dokonaniu przeglądu za kwartał ………………) ***
*kolumny wypełnia się w przypadku zaznaczenia w kolumnie nr 7 „NIE”
** kolumnę nr 11 wypełnia się wyłącznie w przypadku, gdy ryzyko ulegnie zmianie
*** wersję nr 2 i kolejne wypełnia się wyłącznie w przypadku dokonania zmian w rejestrze ryzyk
Przemyśl, dnia ………………
………………………………………………………
(kierownik jednostki organizacyjnej miasta)
Załącznik Nr 8
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Nazwa jednostki organizacyjnej urzędu / jednostki organizacyjnej miasta: …………………………………………………
Rejestr ryzyk operacyjnych na rok…………
Karta rejestru nr………………….……
Cel………………………….................
Zadanie………………………………..
Lp.
1
Opis
ryzyka
2
Funkcjonujące
mechanizmy
kontrolne
(podjęte
działania,
procedury,
zasady itp.)
3
Oddziały
wanie
(1-4)
Punktowa
Prawdopodo
ocena
bieństwo
ryzyka
(1-4)
(kol.4x5)
Czy ryzyko
jest
na Poziom ryzyka
akcepto
(niskie, średnie,
wysokie, bardzo
wanym
wysokie)
poziomie?
Działania
Osoba
ograniczające
odpowie
ryzyko
oraz
termin
ich dzialna*
wykonania*
(Tak/Nie)
4
5
6
7
8
9
10
Wersja nr 1 (rejestr ryzyk według stanu na dzień 01.01. …………..r.)
Wersja nr 2 (po dokonaniu przeglądu za kwartał ………………) ***
*kolumny wypełnia się w przypadku zaznaczenia w kolumnie nr 7 „NIE”
** kolumnę nr 11 wypełnia się wyłącznie w przypadku, gdy ryzyko ulegnie zmianie
*** wersję nr 2 i kolejne wypełnia się wyłącznie w przypadku dokonania zmian w rejestrze ryzyk
Przemyśl, dnia ………………
Data
zmiany
ryzyka**
….......................................................................
(kierownik jednostki organizacyjnej miasta)
11
Załącznik Nr 9
do Polityki Zarządzania Ryzykiem
w PUP w Przemyślu
Przemyśl, dnia……………………….
…………………………………………
…………………………………………
……………………………………………
Informacja o dokonaniu przeglądu ryzyk na poziomie strategicznym/operacyjnym*
Informacja
złożona
przez………………..……………………………………………………….
……………………………………………………………………………………..…………….
..…
(imię i nazwisko kierownika jednostki organizacyjnej urzędu/miasta)
Składam informację, iż dokonałam/em w kierowanej przeze mnie jednostce organizacyjnej
kwartalnego przeglądu ryzyk za kwartał………… roku……….., w wyniku którego nie
wprowadzono zmian /wprowadzono zmiany w rejestrze ryzyk*.
Karty rejestru ryzyk, w których dokonano zmian zostały przekazane w terminie i w trybie
określonym w Polityce zarządzania ryzykiem w Mieście Przemyślu.
*właściwe podkreślić
………………………………………………………………………………………
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej urzędu/miasta)