Zarządzenie Nr R–58/2015 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 9

Zarządzenie Nr R–58/2015
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 9 listopada 2015 r.
w sprawie zakresu zadań jednostek organizacyjnych Politechniki Lubelskiej
w związku z obowiązkiem przekazywania danych do Zintegrowanego
Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on
Na podstawie art. 34a ust. 3 i ust. 4, art. 129a ust. 3, art. 170c ust. 2a
i art. 201a Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym
(t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.) oraz § 39 Statutu Politechniki
Lubelskiej z a r z ą d z a m, co następuje:
§ 1.
1. W Politechnice Lubelskiej powołuję:
1) pełnomocnika rektora ds. Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce
i Szkolnictwie Wyższym POL-on (zwanego dalej „pełnomocnikiem
ds. POL-on”) w osobie mgr. Tomasza JOŃSKIEGO;
2) koordynatora uczelnianego ds. Zintegrowanego Systemu Informacji
o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on (zwanego dalej „koordynatorem
uczelnianym ds. POL-on”), którego rolę pełni kierownik Biura Rektora
i Organizacji Uczelni;
3) koordynatora IT ds. Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce
i Szkolnictwie Wyższym POL-on (zwanego dalej „koordynatorem IT
ds. POL-on”), którego rolę pełni kierownik Centrum Informatycznego
Politechniki Lubelskiej;
4) koordynatorów merytorycznych ds. Zintegrowanego Systemu
Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on (zwanych dalej
„koordynatorami merytorycznymi ds. POL-on”), których wykaz przedstawia
Załącznik do niniejszego Zarządzenia;
5) koordynatorów wydziałowych oraz jednostek międzywydziałowych
i ogólnouczelnianych ds. Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce
i Szkolnictwie Wyższym POL-on (zwanych dalej „koordynatorami
wydziałowymi ds. POL-on”).
2. Pełnomocnik i koordynatorzy, o których mowa w ust. 1, ponoszą
odpowiedzialność za prawidłowość realizacji wymagań ustawowych
w zakresie przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji
o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on.
§ 2.
1. Pełnomocnikowi ds. POL-on powierzam:
1) koordynację i nadzór nad działalnością jednostek organizacyjnych
Politechniki Lubelskiej w zakresie prawidłowego, rzetelnego
i terminowego wprowadzania oraz aktualizowania danych w systemie
POL-on;
2) nadzór nad procesem przyznawania dostępu i nadawania uprawnień
pracownikom do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce
i Szkolnictwie Wyższym POL-on oraz procesem wydawania i rejestracji
upoważnień rektora w zakresie dostępu do danych zgromadzonych
w systemie POL-on;
3) koordynację i nadzór nad prawidłową współpracą koordynatorów
wskazanych w § 1 ust. 1 pkt 2-5.
2. Pełnomocnik ds. POL-on odpowiedzialny jest w szczególności za:
1) raportowanie do rektora Uczelni o stanie realizacji zadań w zakresie
przekazywania danych do systemu POL-on w ustawowych terminach;
2) przekazywanie informacji o zmianach informacyjno-sprawozdawczych
w systemie POL-on koordynatorowi IT, koordynatorom merytorycznym
oraz koordynatorom wydziałowym ds. POL-on;
3) zgłaszanie rektorowi Uczelni wszelkich informacji o ryzyku mogącym
zakłócić rzetelność, prawidłowość i terminowość przekazywania danych
do systemu POL-on wraz ze wskazaniem obszaru, w którym ryzyko
zostało zidentyfikowane, jednocześnie wskazując na wymagane
działania w celu jego wyeliminowania lub zminimalizowania.
§ 3.
Koordynator uczelniany ds. POL-on odpowiedzialny jest w szczególności
za:
1) koordynację współpracy jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie
objętym obowiązkiem raportowania do systemu POL-on;
2) inicjowanie i koordynację prac nad optymalizacją procesu
przekazywania danych oraz podejmowanie działań mających na celu
wypracowanie nowych rozwiązań dla zadań dotyczących zasilenia
systemu POL-on w wymagane informacje;
3) koordynację zadań w zakresie trybu realizacji procesu przekazywania
danych do systemu POL-on;
4) monitorowanie zmian odnośnie wymaganej sprawozdawczości
i zakresu danych raportowanych do systemu POL-on;
5) przygotowywanie harmonogramów zadań dotyczących procesu
przekazywania
danych
do
systemu
POL-on
wynikających
z obowiązków sprawozdawczych;
6) przygotowywanie i rejestrowanie upoważnień w zakresie dostępu do
systemu POL-on oraz danych w nim gromadzonych oraz nadawania
uprawnień w systemie POL-on.
§ 4.
Koordynator IT ds. POL-on odpowiedzialny jest w szczególności za:
1) koordynację współpracy jednostek organizacyjnych obszaru IT
w zakresie objętym obowiązkiem raportowania do systemu POL-on,
w szczególności w zakresie zadań dotyczących przesyłania danych do
systemu POL-on, monitorowania prawidłowości działania systemów IT,
zgodności przyjętych rozwiązań z wymogami systemu POL-on;
2) zabezpieczenie infrastruktury technicznej i technologicznej niezbędnej
do realizacji wymogów w zakresie przekazywania danych do systemu
POL-on oraz nadzór nad stroną techniczną i technologiczną procesu
tworzenia plików i ich eksportowania do systemu POL-on;
3) podejmowanie działań optymalizujących systemy informatyczne biorące
udział w procesie zasilania danymi systemu POL-on;
4) realizację działań mających na celu rozwiązywanie problemów
występujących w obszarze importów danych poprzez:
a) dostosowanie aplikacji Uczelni, w szczególności w zakresie
aktualizacji kodów i słowników, zgodnie z parametrami systemu
POL-on,
b) wspieranie analizy zgłaszanych błędów oraz procesu ich
wyjaśniania,
c) wykonywanie
wymaganych
zestawień
weryfikacyjnych
umożliwiających potwierdzenie zgodności danych w systemach
zasilających z danymi w systemie POL-on.
§ 5.
Koordynatorzy merytoryczni ds. POL-on odpowiedzialni są
w szczególności za:
1) prawidłową realizację wymagań informacyjno-sprawozdawczych
określonych w ustawach i systemie POL-on w zakresie obszarów
merytorycznych, za które odpowiadają;
2) rzetelność i kompletność danych wprowadzonych do systemu POL-on
poprzez podejmowane działania w zakresie:
a) analizy wymagań informacyjno-sprawozdawczych w określonym
obszarze merytorycznym,
b) identyfikacji
źródeł
informacji
zarówno
w
zakresie
organizacyjnym, jak i technologicznym,
c) zapewnienia zgodności zakresu informacyjnego gromadzonego
w jednostkach organizacyjnych i systemach informatycznych
wspierających
ewidencję
z
wymaganiami
informacyjnosprawozdawczymi systemu POL-on,
d) monitorowania zadań jednostek organizacyjnych Uczelni
związanych z przygotowaniem i weryfikacją danych stanowiących
źródło informacji dla systemu POL-on w systemach/bazach
uczelnianych,
e) organizacji procesów weryfikacji w zakresie danych gromadzonych
w bazach i systemach uczelnianych w odniesieniu do wymagań
informacyjno-sprawozdawczych,
f) zgłaszania potrzeb uruchomienia oraz aktualizowania narzędzi
informatycznych umożliwiających ewidencję i gromadzenie
danych informacyjno-sprawozdawczych;
3) monitorowanie i nadzorowanie działalności jednostek organizacyjnych
Politechniki Lubelskiej w zakresie prawidłowego, rzetelnego
i terminowego wprowadzania oraz uzupełniania danych w systemie
POL-on w wyznaczonych obszarach merytorycznych;
4) przekazywanie informacji pracownikom jednostek organizacyjnych
o zmianach informacyjno-sprawozdawczych w systemie POL-on
w zakresie obszaru merytorycznego, za który są odpowiedzialni, oraz
wspieranie swoją wiedzą pracowników poszczególnych jednostek
organizacyjnych biorących udział w procesie realizacji wymogów
raportowania do systemu POL-on.
§ 6.
1. Koordynatorzy wydziałowi oraz jednostek międzywydziałowych
i ogólnouczelnianych ds. POL-on odpowiedzialni są w szczególności za:
1) prawidłową
realizację
zadań
w
jednostce
związanych
z wprowadzaniem i weryfikacją danych w systemie POL-on oraz
w systemach uczelnianych zasilających system POL-on;
2) zapewnienie realizacji zadań poprzez analizę przypisanych
obowiązków i ich wypełnianie przez pracowników wydziału;
3) przekazywanie informacji pracownikom jednostki o zmianach
w zakresie sprawozdawczości POL-on;
4) organizację poziomów weryfikacji prawidłowości danych w jednostce,
zgłaszanie błędów i sugestii dotyczących modyfikacji w systemach
uczelnianych i systemie POL-on;
5) przygotowywanie harmonogramów zadań w jednostkach dotyczących
procesu przekazywania danych do systemu POL-on.
2. Zobowiązuję dziekanów wydziałów oraz kierowników jednostek
międzywydziałowych
i
ogólnouczelnianych
do
wyznaczenia
koordynatorów wydziałowych ds. POL-on w terminie 2 tygodni od dnia
wejścia w życie niniejszego Zarządzenia.
§ 7.
Pracownicy jednostek organizacyjnych Politechniki Lubelskiej są
zobowiązani do ścisłej współpracy z pełnomocnikiem ds. POL-on, w celu
wypełniania nałożonego na Uczelnię obowiązku wprowadzania danych do
systemu POL-on i realizacji wymaganej sprawozdawczości.
§ 8.
Traci moc Zarządzenie Nr R-4/2014 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia
10 stycznia 2014 r. w sprawie powołania Koordynatora Systemu POL-on
w Politechnice Lubelskiej.
§ 9.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik
do Zarządzenia Nr R-58/2015
Rektora Politechniki Lubelskiej
z dnia 9 listopada 2015 r.
Wykaz koordynatorów merytorycznych ds. POL-on
w Politechnice Lubelskiej:
1. Koordynator ds. studentów (studenci, kierunki studiów) – kierownicy
dziekanatów poszczególnych wydziałów, kierownik Działu Nauczania
i Toku Studiów.
2. Koordynator Ogólnopolskiego Repozytorium Prac Dyplomowych – pion
rektora, pracownik Biura Rektora i Organizacji Uczelni.
3. Koordynator ds. doktorantów (doktoranci, studia doktoranckie) –
kierownicy dziekanatów poszczególnych wydziałów, kierownik Działu
Nauczania i Toku Studiów.
4. Koordynator ds. pracowników – kierownik Działu Spraw Osobowych.
5. Koordynator ds. sprawozdawczości w zakresie nadawania stopnia doktora
oraz w zakresie nadawania stopnia doktora habilitowanego, Ogólnopolska
baza streszczeń i recenzji rozpraw doktorskich oraz autoreferatów i recenzji
w postępowaniach habilitacyjnych – pracownicy sekretariatów
poszczególnych wydziałów.
6. Koordynator ds. sprawozdawczości – kierownik Biura Rektora
i Organizacji Uczelni.
7. Koordynator ds. pomocy materialnej – koordynator Zespołu Świadczeń
Stypendialnych.
8. Koordynator ds. sprawozdawczości z działalności Uczelni i GUS (S-10, S-12)
– kierownik Działu Nauczania i Toku Studiów.
9. Koordynator ds. sprawozdawczości w zakresie planu rzeczowofinansowego – kwestor.
10. Koordynator ds. sprawozdania finansowego (bilans) – kwestor.
11. Koordynator ds. majątku (laboratoria, aparatura, nieruchomości, inwestycje,
infrastruktura) – kanclerz.
12. Koordynator ds. działań upowszechniających naukę w zakresie konferencji
– pion prorektora ds. nauki, pracownik Biura Współpracy z Zagranicą
i Badań Naukowych.
13. Koordynator ds. działań upowszechniających naukę w zakresie nagród –
kierownik Działu Spraw Osobowych.
14. Koordynator ds. projektów naukowych – pion prorektora ds. nauki,
pracownik Biura Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych, pracownicy
sekretariatów poszczególnych wydziałów.
15. Koordynatorzy ds. patentów i dokonań – rzecznik patentowy, dyrektor
Lubelskiego Centrum Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej.
16. Koordynator ds. repozytorium wiedzy (Polska Bibliografia Naukowa,
Polska baza cytowań POL-index) – dyrektor Biblioteki Politechniki
Lubelskiej.
17. Koordynator ds. czasopism wydawanych przez Uczelnię – dyrektor
Biblioteki Politechniki Lubelskiej.