Kołaczyce 42 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie

Kołaczyce 42 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w RZESZOWIE
35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10
WK.610 – 42/4/2010
Rzeszów, dnia 3 listopada 2010 r.
Pani
Małgorzata Salacha
Burmistrz Kołaczyc
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (j. t.: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zmianami),
Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 20 sierpnia 2010 r. do 11
października 2010 r. przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej
Gminy Kołaczyce. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w
dniu 11 października 2010 roku.
Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości szczególnie w zakresie
księgowości, gospodarki pienięŜnej, realizacji dochodów i wydatków budŜetowych,
udzielaniu zamówień publicznych, dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora
finansów publicznych, oraz w gospodarowaniu mieniem komunalnym Gminy
Kołaczyce. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć naleŜy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak równieŜ przypadki
zaniedbania obowiązków słuŜbowych przez pracowników Urzędu Gminy.
W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, wskazuje
najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, osoby za nie odpowiedzialne, oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności.
W zakresie księgowości, gospodarki pienięŜnej i rozrachunków.
•
Przypadki braku adnotacji o przeprowadzonej kontroli formalno-rachunkowej i
merytorycznej dowodów księgowych ewidencjonowanych w księgach
rachunkowych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Maria Dziok Skarbnik Gminy
Kołaczyce.
Wniosek nr 1. Na dokumentach księgowych stanowiących podstawę zapisów w
księgach rachunkowych zamieszczać adnotacje o przeprowadzonej kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej, zgodnie z Instrukcją kontroli wewnętrznej i obiegu
dokumentów finansowo-księgowych wprowadzoną Zarządzeniem Nr 13/2006 Wójta
Gminy Kołaczyce z dnia 17 marca 2006 roku.
2
•
Nieprawidłowości dotyczące sporządzania raportów kasowych polegające na:
- niewykazywaniu stanu kasy w raporcie kasowym,
- niebieŜącym ewidencjonowaniu operacji gotówką,
- braku podpisu osoby sprawdzającej raporty kasowe,
a takŜe nieodprowadzanie na rachunek bankowy gotówki w dniu jej przyjęcia
do kasy lub w dniu następnym.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi były kasjer kasy Urzędu Gminy, oraz
z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy Kołaczyce.
Wniosek nr 2. Sporządzać raporty kasowe oraz odprowadzać gotówkę przyjętą do
kasy Urzędu zgodnie z przepisami rozdziału III „Zasady gospodarki majątkiem
trwałym i obrotowym” Zarządzenia Nr 13/2006 Wójta Gminy Kołaczyce z dnia 17
marca 2006 r. w sprawie wprowadzenia w Ŝycie instrukcji kontroli wewnętrznej i
obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
•
Niewpisywanie w ewidencji druków ścisłego zarachowania daty wydania lub
zwrotu czeków gotówkowych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi kasjer Urzędu Gminy, oraz z tytułu
nadzoru Skarbnik Gminy.
Wniosek nr 3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z
uregulowaniami Zarządzenia Nr 13/2006 Wójta Gminy Kołaczyce z dnia 17 marca
2006 r. w sprawie wprowadzenia w Ŝycie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu
dokumentów finansowo-księgowych.
W zakresie podatkowych i niepodatkowych dochodów budŜetu gminy.
•
Nieegzekwowanie od inkasentów podatków gminnych obowiązku terminowych
wpłat pobranych podatków do budŜetu gminy.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. finansowych, a z tytułu
nadzoru Skarbnik Gminy.
Wniosek nr 4. Od inkasentów podatków gminnych egzekwować obowiązek terminowego rozliczania się z pobranych podatków, zgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.
60 z późn. zm.). Od dokonywanych nieterminowo wpłat inkasa podatków naliczać i
egzekwować naleŜne odsetki zgodnie z art. 53 Ordynacji podatkowej.
•
Nieegzekwowanie wniesienia opłaty eksploatacyjnej za II kwartał 2007 roku
od przedsiębiorcy wydobywającego kopalinę ze złoŜa Krajowice II, oraz
nieprzypisanie zakresem czynności pracownikowi Urzędu prowadzenia spraw
związanych z opłatą eksploatacyjną.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Burmistrz Kołaczyc.
3
Wniosek nr 5. Czynności w zakresie egzekwowania opłaty eksploatacyjnej
podejmować zgodnie z przepisami art. 21 §3 Ordynacji podatkowej, na podstawie
art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. Prawo geologiczne i górnicze (tekst
jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 228, poz.1947 z późn. zmianami). Przypisać zakresem
czynności pracownikowi Urzędu prowadzenie spraw opłaty eksploatacyjnej.
W zakresie wydatków budŜetowych.
•
Przypadki niezatwierdzania pod względem merytorycznym list wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz diet radnych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Emilia Myśko – Wiejowska Sekretarz Gminy Kołaczyce.
Wniosek nr 6. Dokumentację wypłat wynagrodzeń i diet radnych zatwierdzać pod
względem merytorycznym zgodnie z Zarządzeniem nr 13/2006 Wójta Gminy Kołaczyce z dnia 17 marca 2006 r.
•
Nieokreślanie miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowych w
poleceniach wyjazdów słuŜbowych pracowników Urzędu, oraz radnych gminy.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi Podinspektor ds. kancelaryjno kadrowych Urzędu Gminy.
Wniosek nr 7. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowych określać
w poleceniach wyjazdu słuŜbowego zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków
ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy na obszarze kraju (Dz. U.
Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Wniosek nr 8. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowych radnych
gminy określać zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania naleŜności z tytułu zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 z późn. zmianami).
•
Nieprawidłowe ustalanie wysokości ryczałtu za uŜywanie samochodów prywatnych do celów słuŜbowych za miesiące marzec i luty 2008 roku, spowodowane naliczeniem ryczałtu za dni nieobecności w pracy.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Sekretarz Gminy Kołaczyce.
Wniosek nr 9. NaleŜności z tytułu uŜywania do celów słuŜbowych samochodów
osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy ustalać
zgodnie z § 4, ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002
r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zmianami).
4
W zakresie zamówień publicznych.
•
Niezamieszczenie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego
na „Remont drogi gminnej Bieździedza – Słonki” informacji dotyczących:
- terminu wykonania zamówienia,
- miejsca i terminu składania i otwarcia ofert,
- opisu sposobu wyliczenia oferty,
- formalności jakie powinny zostać dopełnione przy wyborze oferty.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Podinspektor ds. pozyskiwania funduszy europejskich, oraz z tytułu nadzoru Kierownik Referatu Inwestycji i Gospodarki
Komunalnej.
Wniosek nr 10. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia określać wszystkie
elementy zawarte w art. 36 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
•
Brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy Kołaczyce umów z wykonawcami robót
budowlanych powodujących powstanie zobowiązań pienięŜnych budŜetu.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Burmistrz Kołaczyc.
Wniosek nr 11. Czynności prawne powodujące powstanie zobowiązań pienięŜnych
budŜetu, podejmować po uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez
niego upowaŜnionej, zgodnie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
•
Nieegzekwowanie od wykonawcy zamówienia publicznego pn. Rozbudowa
kanalizacji sanitarnej w miejscowościach: Kołaczyce – Nawsie Kołaczyckie,
Bieździadka obowiązku wniesienia zabezpieczenia naleŜytego wykonania
umowy określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Burmistrz Kołaczyc.
Wniosek nr 12. Od wykonawców zamówienia publicznego egzekwować obowiązek
wniesienia zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w formie określonej w art.
148 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie ze specyfikacją istotnych
warunków zamówienia.
W zakresie mienia komunalnego.
•
Przypadki wynajmowania gminnych lokali mieszkalnych w drodze bezprzetargowej, bez zgody Rady Gminy.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. gospodarki nieruchomościami, oraz z tytułu nadzoru Z-ca Burmistrza Kołaczyc.
Wniosek nr 13. Wynajmu lokali mieszkalnych w drodze bezprzetargowej dokonywać
za zgodą Rady Gminy, zgodnie z art. 37 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o
5
gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z
późn. zm.).
•
Nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy
w szczególności dotyczące:
- braku ewidencji materiałowej drewna pozyskiwanego i sprzedawanego z
lasów mienia gminnego,
- nieokreślenia zasad prowadzenia gospodarki drewnem,
- nieustalenia normy zuŜycia paliwa dla samochodu słuŜbowego, oraz
zasad rozliczania zuŜycia paliwa, a takŜe dokumentów na podstawie
których dokonywane powinno być rozliczenie,
- nieprzypisania zakresem czynności Ŝadnemu z pracowników Urzędu
spraw związanych z prowadzeniem rozliczeń paliwa.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Burmistrz Kołaczyc.
Wniosek nr 14. Ewidencję materiałową drewna pozyskiwanego i sprzedawanego
przez gminę zaprowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŜetowych, samorządowych zakładów budŜetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŜetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), oraz zakładowym planem kont.
Wniosek nr 15. Dokonać aktualizacji Zarządzenia Wójta Gminy Kołaczyce w sprawie wprowadzenia w Ŝycie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, oraz określić w nim zasady prowadzenia gospodarki paliwowej
pojazdów gminy , w szczególności ustalić normy zuŜycia paliwa i dokumentację na
podstawie której rozliczenie następuje, zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.
zm.).
•
Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji gruntów gminnych, uniemoŜliwiające
poprawne przeprowadzenie ich inwentaryzacji.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. gospodarki komunalnej.
Wniosek nr 16. Ewidencję gruntów gminnych prowadzić zgodnie z przepisami § 1 i 3
rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001
r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454).
W zakresie zadań zleconych do realizacji gminie.
•
Nieterminowe przekazywanie w 2008 roku do Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego skorygowanych planów finansowych zadań zleconych gminie do
realizacji.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy Kołaczyce.
6
Wniosek nr 17. Plany finansowe zadań zleconych gminie do realizacji przekazywać
do PUW w układzie i w terminach określonych w § 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu
administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu
terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych
dochodów związanych z realizacja tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955 z późn. zm.).
Przedstawiając powyŜsze zalecenia, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych w zaleceniach sposobów usunięcia
nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie
ustawy, Izba oczekuje przedłoŜenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego
wystąpienia, informacji o wykonaniu zaleceń w nim zawartych, bądź o przyczynach
ich niewykonania.
Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeŜeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia
otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŜeń moŜe być
tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Rada Gminy Kołaczyce