PROTOKÓŁ KONTROLNY Nr 21/2009

Sosnowiec, 2009.02.23
PROTOKÓŁ KONTROLNY Nr 21/2009
Przeprowadzony w Centrum Opiekuńczo-Wychowawczym Pomocy Dziecku i Rodzinie
w Sosnowcu w obecności Dyrektora Renaty Zmarzlińskiej-Kulik oraz Kierowników
podległych placówek w okresie od 11 lipca 2008 roku do 11 lutego 2009 roku przez Zespół
Kontrolny w składzie: Andrzej Jagiełłowicz, Krzysztof Haładus, Karol Winiarski, Zdzisław
Kempy na podstawie upowaŜnienia do kontroli z dnia 3 października 2008 roku.
Kontrolą objęto funkcjonowanie
wychowawczych w mieście.
placówek
adopcyjnych
oraz
opiekuńczo-
I. W ramach kontroli przeprowadzono następujące czynności:
1. Zwrócono się i otrzymano informacje dotyczące organizacji systemu opieki nad dziećmi
pozostającymi poza naturalnymi rodzinami /całość materiałów stanowi załącznik nr 1/.
2. Przeprowadzono wizytacje placówek, w ramach których to spotkań obejrzano warunki
mieszkaniowe i socjalne wychowanków, przeprowadzono rozmowy z kierownictwem
placówek oraz dokonano kontroli dokumentacji finansowej za wybrany okres czasu. I tak:
a) w dniu 08.10.2008r. w siedzibie Dyrekcji Centrum ul. Sucha 21, wizytując teŜ w tym
dniu Zespół opiekuńczo-wychowawczy nr 2,
b) w dniu 29.10.2008r. w:
- mieszkaniu „grupy usamodzielnienia” przy ul. Wspólnej,
- mieszkaniu „grupy usamodzielnienia” przy ul. Szymanowskiego,
- Zespole opiekuńczo-wychowawczym nr 3 /tzw. domu małego dziecka/ przy
ul. Szczecińskiej,
- Zespole opiekuńczo-wychowawczym nr 1 przy ul. Piwnika-Ponurego,
- Zespole opiekuńczo-wychowawczym nr 4 przy ul. Koszalińskiej,
c) w dniu 05.11.2008r w siedzibie Dyrekcji Centrum przy ul. Suchej oraz w Publicznym
Ośrodku Adopcyjno-Opiekuńczym przy ul. Krzywej 2,
d) w dniu 03.12.2008r. w Wydziale Zdrowia i Opieki Społecznej UM /jedynie w
obecności Naczelnika WZO Jana Andrzeja Wieji/,
e) w dniu 10.12.2008r. ponownie w siedzibie Dyrekcji Centrum przy ul. Suchej.
3. Przeprowadzono konsultację telefoniczną z Przewodniczącą IV Wydziału Rodzinnego i
Nieletnich Sądu Rejonowego w Sosnowcu sędzią Jolantą Zemła.
4. Ponadto Zespół Kontrolny zebrał i zapoznał się z materiałami prasowymi i
informacyjnymi, dotyczącymi tematu kontroli. Członkowie zespołu przeprowadzili teŜ
szereg rozmów i konsultacji z osobami związanymi z problemami rodzicielstwa
zastępczego i procesu adopcyjnego.
II. W wyniku powyŜszych czynności Zespół Kontrolny dokonał następujących
najwaŜniejszych ustaleń.
W wyniku kontroli potwierdzono informacje zawarte w materiale informacyjnym /całość
materiałów stanowi załącznik nr 1/, uzyskując dodatkowe informacje i wyjaśnienia na
bieŜąco.
1. Organizacją opieki i wychowania zajmuje się Centrum Opiekuńczo-Wychowawcze
Pomocy Dziecku i Rodzinie (COWPDiR), któremu aktualny kształt organizacyjny został
nadany od 01.01.2004r. przez uchwałę RM nr 219/XVIII/03. W Skład Centrum wchodzą
Dyrekcja, cztery Zespoły opiekuńczo-wychowawcze (ZOW-y) oraz Publiczny Ośrodek
Adopcyjno-Opiekuńczy, zlokalizowane:
1
a) Dyrekcja, Dział Finansowo–Księgowy oraz Dział Administracyjno-Kadrowy
COWPDiR przy ul. Suchej 21,
b) Publiczny Ośrodek Adopcyjno Opiekuńczy przy ul. Krzywej 2,
c) ZOW nr1 przy ul. Piwnika Ponurego nr 9 nadzorujące jedną Grupę usamodzielniania
w mieszkaniu przy ul. Wspólnej 14/3,
d) ZOW nr 2 przy ul. Suchej 21 wraz z dwoma Grupami usamodzielniania w miejscu,
e) ZOW nr 3 (małego dziecka dla dzieci od 0 do 3 lat wraz z pokojem matek) przy
ul. Szczecińskiej 11,
f) ZOW nr 4 przy ul. Koszalińskiej nadzorujące jedną Grupę usamodzielniania przy
ul. Szymanowskiego 51,
Organizacją opieki dla dzieci pozbawionych opieki rodziców zajmuje się równieŜ MOPS
/załącznik nr 1/.
2. W Sosnowcu systemem opieki nad dziećmi pozbawionymi całkowicie opieki rodziców
(przede wszystkim społecznymi) objęte jest około 630 dzieci. W tej liczbie około 450
przebywa w rodzinach zastępczych, z czego ok. 400 przebywa w rodzinach
spokrewnionych, spośród których część wykazuje cechy patologiczne. W czterech
gminnych domach dziecka przebywa 153 dzieci (nominalna liczba miejsc 150), ponadto
w innych placówkach bądź szpitalach przebywa 17 dzieci, a na ucieczce 10, co daje
łączną liczbę około 180 dzieci w ewidencji.
3. Opieka nad dziećmi, utrzymanie i organizacja pracy Zespołów opiekuńczowychowawczych sprawowana jest przez 134 osoby, zatrudnione na 122,5 etatach.
Dodatkowo w Publicznym Ośrodku Adopcyjno-Opiekuńczym zatrudnieni są pracownicy
na 19 etatach oraz w dyrekcji Centrum zatrudnionych jest 11 osób według stanu na dzień
26.09.2008r. Obsługą finansową rodzin zastępczych oraz usamodzielniających się
wychowanków tych rodzin, ZOW-ów i grup usamodzielniania zajmuje się wyłącznie
Dział ds. Rodzin MOPS, gdzie bezpośrednio przy obsłudze tego zagadnienia pracuje 6
osób.
4. W budŜecie miasta na placówki opiekuńczo-wychowawcze na rok 2008 zaplanowana
została kwota 7.572.414,00 zł (Dział 852 Pomoc Społeczna). Średni miesięczny koszt
utrzymania jednego wychowanka w ZOW-ie w 2008r. wynosił odpowiednio: ZOW nr 1 –
2.471,86 zł, ZOW nr 2 – 2.513,73 zł, ZOW nr 3 – 3.459,44 zł, ZOW nr 4 – 2.723,87 zł
(według danych przed zakończeniem roku obrachunkowego). Są to koszty zbliŜone do
niektórych placówek gmin województwa śląskiego.
5. W przypadku rodzin zastępczych w roku 2008 średnia wysokość świadczenia na jedno
dziecko miesięcznie wyniosła 568,76 zł i była średnio pięciokrotnie niŜsza niŜ
analogiczny koszt utrzymania wychowanka w ZOW-ie.
6. W chwili obecnej dla dzieci kierowanych przez Sąd Rodzinny do placówek, znajdowane
są miejsca na bieŜąco – przede wszystkim w rodzinach zastępczych i ośrodkach poza
Sosnowcem, z uwagi na brak miejsc w rodzinach zastępczych oraz placówkach
opiekuńczo-wychowawczych na terenie miasta. Według informacji pracowników
COWPDiR brakuje kandydatów na rodziny zastępcze. Stan taki jest niewłaściwy i naleŜy
dąŜyć do jego zmiany.
7. Zespół Kontrolny pozytywnie ocenia warunki socjalne w ZOW-ach oraz pracę personelu
opiekuńczo-wychowawczego zaznaczając, iŜ wyraŜona ocena jest wynikiem
jednorazowej wizyty. Doceniając walory instytucjonalnej formy opieki dziecka jaką
zapewniają ZOW-y, Zespół Kontrolny wyraŜa pogląd, Ŝe najkorzystniejszą opieką jest
adopcja. To ona tworzy opiekę zbliŜoną do biologicznej rodziny, dając największe
moŜliwości prawidłowego rozwoju psychofizycznego u dziecka. Analiza i ocena
stosowanych innych form opieki dziecka pobudziła w Zespole Kontrolnym – i nie tylko –
dyskusje, w których dominował pogląd, Ŝe naleŜy dać większą szansę rozwojowi rodzin
2
zastępczych, w szczególności tych nie spokrewnionych zawodowych i niezawodowych.
Konkluzja taka wynika z faktu, Ŝe dotychczas w Sosnowcu ok. 90% dzieci objętych
opieką gminy, dorasta w wieloosobowych publicznych domach dziecka oraz
spokrewnionych rodzinach zastępczych, często zagroŜonych róŜnymi patologiami. Stan
taki wynika z małej skuteczności pozyskiwania kandydatów na nie spokrewnione rodziny
zastępcze, co zainspirowało Zespół Kontrolny do dalszych przemyśleń i wniosków. W
tychŜe przemyśleniach Zespół Kontrolny pozytywnie ocenia funkcjonowanie
kilkuosobowych grup usamodzielnienia tzw. „mini-domów dziecka”, wyraŜając opinię, Ŝe
naleŜy podejmować dalsze starania dla rozwoju tych form opieki zwłaszcza nad dziećmi
wchodzącymi w samodzielne Ŝycie. NaleŜy w tym miejscu podkreślić, iŜ jest to
najdroŜsza forma opieki.
8. Zespół Kontrolny przedyskutował i przyjął hipotezę, Ŝe zasadniczym czynnikiem
blokującym pozyskiwanie rodzin zastępczych są niewystarczające środki finansowe
oferowane zawodowym i niezawodowym, nie spokrewnionym rodzinom zastępczym. W
rodzinie zastępczej, opiekującej się jednym, bądź maksimum kilkorgiem dzieci –dziecko
przebywa pod stałą opieką tych samych osób – rodziców zastępczych, w normalnym
środowisku – w mieszkaniu. W przypadku placówki jest to budynek typu internat, w
którym przebywa stale kilkadziesiąt dzieci, z kilkuosobową salą dzienno-sypialną,
stołówką, a opieka sprawowana jest przez wychowawców w trybie zmianowym. Koszty
ponoszone przez gminę na utrzymanie dziecka w rodzinie zastępczej są nawet
pięciokrotnie niŜsze niŜ w placówce opiekuńczo wychowawczej.
9. Dodatkowym czynnikiem hamującym rozwój rodzicielstwa zastępczego jest
nieoptymalna struktura organizacyjna, brak właściwych bodźców ekonomicznych i
społecznych w ramach istniejącego systemu organizacji i nadzoru, skutkujące dotychczas
niewystarczającymi, stosunkowo niewielkimi działaniami na rzecz propagowania i
rozwoju rodzicielstwa zastępczego. Ośrodek adopcyjny, którego zadaniem jest
pozyskiwanie rodzin zastępczych funkcjonuje w tej samej strukturze organizacyjnej, co
placówki opiekuńczo-wychowawcze, które są „konkurencyjną” formą w stosunku do
rodzin zastępczych. Podejmowane środki i działania na wyszukanie zawodowych rodzin
zastępczych były dotychczas w opinii zespołu dalece niewystarczające. Czynnikiem
usprawiedliwiającym brak poŜądanych rezultatów, jest poruszanie się osób
odpowiedzialnych, w granicach istniejącego dotychczas systemu, bez inicjatyw
wykraczających poza ten system organizacyjny.
10. Zespół Kontrolny zapoznał się z procedurą adopcyjną, stwierdzając występowanie napięć
w procesie adopcyjnym – szczególnie małych dzieci. Z uwagi na złoŜoność kwestii oraz
fakt, iŜ temat ten został podjęty podczas kontroli, a ma być równieŜ przedmiotem działań
zespołu roboczego powołanego z inicjatywy Komisji Zdrowia, Rodziny i Opieki
Społecznej RM, Zespół Kontrolny poprzestał na uzyskaniu informacji na temat przebiegu
procesu adopcyjnego.
11. Zespół Kontrolny nie stwierdził nieprawidłowości w dokumentacji finansowej w
wybranym do kontroli okresie finansowym tj. za 2007 rok.
12. Zespół Kontrolny stwierdził brak refinansowania przez władze wojewódzkie
funkcjonowania Wojewódzkiego Banku Danych, działającego w ramach gminnego
Publicznego Ośrodka Adopcyjno-Opiekuńczego. Przy pracy Wojewódzkiego Banku
Danych zatrudnieni są pracownicy – łącznie na 2,7 etatu. Koszt wynagrodzeń i drobnych
materiałów biurowych związanych z jego prowadzeniem w 2007 roku wyniósł 88.896,41
zł – z czego wynagrodzenia stanowią kwotę 81.535,85 zł. Do całości kosztów naleŜałoby
doliczyć wartość mediów, koszt amortyzacji budynku, sprzątania, obsługi informatycznej,
łączności i innych.
3
III. Wnioski i zalecenia.
1. Zespół Kontrolny zaleca dalszą pracę nad procedurą adopcji w Radzie Miejskiej w
ramach Komisji Zdrowia, Rodziny i Opieki Społecznej.
2. Zespół Kontrolny wnioskuje o przygotowanie i przeprowadzenie przez Prezydenta Miasta
zmian organizacji struktur gminnych poprzez wydzielenie z Centrum OpiekuńczoWychowawczego Pomocy Dziecku i Rodzinie oraz zrównanie w hierarchii, Publicznego
Ośrodka Adopcyjno-Opiekuńczego /działającego aktualnie w ramach Centrum/. Ma to na
celu uniezaleŜnienie Ośrodka Adopcyjnego od Centrum, ze względu na rozbieŜność celów
działania.
3. Zespół Kontrolny wnioskuje do Prezydenta Miasta o przygotowanie, przyjęcie i
wdroŜenie Miejskiego Programu Rodzin Zastępczych, który w ciągu kilku lat powinien
zastąpić funkcjonujący obecnie system opieki oparty na domach dziecka. W międzyczasie
nie naleŜy tworzyć nowych domów dziecka. Szczegóły załoŜeń programu zawiera punkt
IV niniejszego protokołu.
4. Zespół Kontrolny wnioskuje do Prezydenta Miasta o niezwłoczne obliczenie całości
kosztów związanych z prowadzeniem Wojewódzkiego Banku Danych i wystąpienie do
odpowiednich władz wojewódzkich o ich zrefinansowanie od początku jego działania
oraz przekazywanie odpowiednich środków w przyszłości.
5. Zespół Kontrolny wnioskuje do Komisji Rewizyjnej o wystosowanie do Rady Miejskiej
wniosku powołującego Komisję Doraźną, której zadaniem będzie wypracowanie
rozwiązań optymalnej opieki nad dziećmi pozbawionymi opieki rodzicielskiej w mieście
Sosnowcu.
IV. Miejski Program Rodzin Zastępczych w Sosnowcu.
1. Celem programu jest stopniowa zmiana funkcjonującego w Sosnowcu systemu
opiekuńczo-wychowawczego nad dziećmi pozbawionymi opieki rodzicielskiej,
opartego dotychczas o placówki publiczne, na zdrowe rodziny zastępcze w
przyszłości. ZałoŜeniem programu jest docelowe zmniejszenie wydatków z budŜetu
miasta w tej dziedzinie.
2. Zachęty finansowe dla rodzin zastępczych. Wprowadzenie prostego systemu
dofinansowania rodzin zastępczych jest kluczowym czynnikiem, decydującym o
powodzeniu projektu. Zespół Kontrolny proponuje wprowadzenie dodatku dla nie
spokrewnionych rodzin zastępczych w wysokości 800,00 zł ponad wypłacane
dotychczas środki, miesięcznie na kaŜde dziecko. MoŜliwość otrzymywania takiego
dodatku powinna być uwarunkowana wnioskiem rodziny o przystąpienie do
programu, w którym to wniosku rodzina zobowiązywałaby się między innymi do
prawidłowej opieki wychowawczej, w tym nie naduŜywania alkoholu, co jest
najczęstszą przyczyną patologii. Taki mechanizm byłby dodatkowym instrumentem,
dyscyplinującym rodziny do właściwego wypełniania swojej funkcji. Program
powinien równieŜ jasno określać kwestie finansowe po skończeniu przez wychowanka
18-tego roku Ŝycia lub zakończeniu edukacji szkolnej przez wychowanka.
2.1. Inne zachęty dla tworzenia rodziny zastępczej ze strony gminy, np. moŜliwość
uzyskania lub zamiany na większe mieszkania komunalnego dla rodziny chcącej stworzyć
zastępstwo rodzinne lub inne formy pomocy gminy dla podobnych zachęt /np. rozwaŜanie
przez gminę zgłaszanych propozycji w tej kwestii/.
3. Kampania informacyjna. Drugim waŜnym elementem powodzenia programu jest
odpowiednia kampania informacyjna. NaleŜy bardzo starannie przygotować czytelne
materiały informacyjno – promocyjne, uwypuklające zachęty finansowe. Na poniŜsze
naleŜy przeznaczyć w budŜecie miasta kwotę do 100 tys. zł.
3.1. Ulotki rozesłane pocztą do wszystkich mieszkańców (ok. 90 tys. szt.) plus 10 tys. do
bieŜących potrzeb.
4
3.2. Plakaty (ok. 1.000 szt. – format A3 – ekspozycja w: placówkach gminnych (szkoły,
przedszkola, biblioteki, urzędy, kluby itp.), przychodnie, kościoły, autobusy, słupy
ogłoszeniowe itd.
3.3. Wystosować sygnowany przez Prezydenta Miasta i Radę Miejską list-apel do
mieszkańców Sosnowca w sprawie rodzicielstwa zastępczego – kierując go do mediów i z
prośbą o odczytanie w kościołach na niedzielnych mszach świętych.
3.4. Zorganizować konferencję na temat rodzicielstwa zastępczego, na którą zaproszenie
powinno być zawarte w ulotkach, na plakatach i w liście oraz innych ogłoszeniach
medialnych.
3.5. Propozycja do telewizji i innych mediów zrobienia programów publicystycznych,
audycji, zamieszczenia artykułów prasowych itp.
3.6. Zabezpieczyć środki na materiały informacyjno promocyjne. Plakaty, ulotki, koszty
dojazdu i rekompensata dla istniejących zastępczych rodzin odwiedzających parafie i
dających świadectwo w niedziele.
4. Działania i zmiany organizacyjne.
4.1. NaleŜy dokonać zmiany organizacji struktur gminnych poprzez wydzielenie z
Centrum Opiekuńczo-Wychowawczego Pomocy Dziecku i Rodzinie oraz zrównanie w
hierarchii Publicznego Ośrodka Adopcyjno-Opiekuńczego, którego celem jest
uniezaleŜnienie tego Ośrodka od Centrum, ze względu na rozbieŜność celów działania.
4.2. Wybór i mianowanie w ramach Ośrodka Adopcyjno -Opiekuńczego – Koordynatora
ds. Rodzin Zastępczych. Osoba taka powinna posiadać odpowiednie kwalifikacje
zawodowe, cechy osobowościowe oraz być Ŝyczliwa rodzicielstwu zastępczemu.
Zadaniem Koordynatora byłoby realizowanie i nadzorowanie całości procesu związanego
z pozyskiwaniem rodzin zastępczych, w tym przygotowanie materiałów informacyjnopromocyjnych, przyjmowanie chętnych, udzielanie informacji, kierowanie na szkolenia,
koordynacja działań z MOPS-em.
4.3. Wprowadzenie motywacji finansowych dla osób prowadzących i nadzorujących
proces pozyskiwania rodzin do programu, uzaleŜnione od liczby pozyskanych i
pozytywnie zweryfikowanych rodzin. Dodatki te powinny być wypłacane po określonym
okresie czasu od momentu umieszczenia dziecka w rodzinie.
4.4. Zwrócenie się z ofertą do funkcjonujących, nie spokrewnionych rodzin zastępczych z
informacją o nowej ofercie finansowej i propozycją przyjęcia dodatkowych
wychowanków.
4.5. NaleŜy wydać decyzje dotyczące ograniczenia przyjmowania do placówek dzieci
spoza powiatu oraz obowiązku zmniejszania liczebności w placówkach opiekuńczowychowawczych w miarę pojawiania się miejsc w rodzinach zastępczych.
4.6. Współpraca z Kościołem Katolickim, innymi kościołami czy organizacjami
działającymi na polu pomocy rodzinie – prośba do Księdza Biskupa o delegowanie
Kapelana Rodzin Zastępczych, któremu Ksiądz Biskup mógłby powierzyć zadanie
koordynowania, typowania i kierowania na szkolenie.
5. Uwagi dodatkowe i wnioski końcowe:
5.1. Zawodowa rodzina zastępcza powinna zamieszkiwać na terenie Sosnowca – między
innymi ze względu na umoŜliwienie utrzymywania kontaktu z rodzicami biologicznymi.
5.2. NaleŜy wydać polecenia i zwrócić się do instytucji zewnętrznych o zastosowanie
trybu ekspresowego przy wykonywaniu czynności związanych z adopcją i rodzinami
zastępczymi, w szczególności poprzez wykorzystywanie telefonów, faksów, kurierów,
załatwianie spraw od ręki lub w trybie ekspresowym, organizację pracy wykluczającą
przestoje z powodu urlopów bądź zwolnień chorobowych – uprawnienia, delegowanie,
opracowane i stosowane procedury przekazywania na zastępców w takich przypadkach.
Szybkość procedur to niemoŜliwe do oszacowania dobro dla dziecka, które dzięki
5
szybkiemu załatwianiu sprawy, krócej pozostaje poza rodziną, jak i znaczące obniŜenie
kosztów (miesięcznie ok. 2.000,00 zł ).
5.3. Rozmówcy postulowali zwiększenie pracy z rodzinami przed powstaniem sytuacji
kryzysowej, czy teŜ na stosunkowo wczesnym etapie – co wydaje się właściwe i celowe.
Wskazywano na skuteczność świetlic środowiskowych – praca z dziećmi. Nie wskazano
niestety przekonujących form współpracy z dorosłymi na tym waŜnym etapie pojawiania
się problemu. Oczywiście celowość działań polegających na pracy pozalekcyjnej z
dziećmi są bezdyskusyjne.
5.4. NaleŜy poprawić współpracę instytucji gminnych przygotowujących i opiekujących
się z rodzinami zastępczymi z Sądem Rodzinnym i Kuratorami Sądowymi.
5.5. Wobec usług świadczonych przez gminny Ośrodek Adopcyjny na rzecz podmiotów
zewnętrznych /innych samorządów/ naleŜy kalkulować ceny zawierające równieŜ koszty
stałe, a nie tylko bezpośrednie koszty osobowe. Konieczna korekta odpowiednich
porozumień i przyjęcie właściwej zasady na przyszłość. Do kosztów bezpośrednich naleŜy
doliczać minimum 30% narzut na koszty stałe.
5.6. Rada Miejska powinna wyznaczyć i powierzyć radnemu (radnym) zadanie udziału i
nadzoru przy wdraŜaniu Miejskiego Programu Rodzin Zastępczych.
5.7. Komisja Rewizyjna RM przekazuje realizację w/w Programu, Prezydentowi Miasta
Sosnowca.
Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono
kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Pouczono kierownika jednostki kontrolowanej o moŜliwości zgłoszenia w terminie 7 dni od
doręczenia protokołu pisemnych wyjaśnień, co do zawartych w protokole ustaleń.
Część składową niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:
1) Całość materiałów przygotowanych dla Zespołu Kontrolnego przez Miejski Ośrodek
Pomocy Społecznej w Sosnowcu i jednostkę kontrolowaną.
2) Kserokopia UpowaŜnienia do przeprowadzenia kontroli.
Protokół zawiera 6 ponumerowanych stron.
Podpisy członków zespołu kontrolnego:
1. Andrzej Jagiełłowicz
2. Krzysztof Haładus
Podpisy jednostek kontrolowanych:
Renata Zmarzlińska-Kulik
Dyrektor Centrum
Opiekuńczo-Wychowawczego
Pomocy Dzieci i Rodzinie w Sosnowcu
3. Karol Winiarski
4. Zdzisław Kempny
Do wiadomości:
1. Prezydent Miasta Sosnowca – K. Górski
2. Przewodniczący Rady Miejskiej – D. Miklasiński
3. Dyrektor COWPDiR – R. Zmarzlińska-Kulik
4. a/a
6