(zakres) zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I. Podstawowy przedmiot (zakres) zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) wykonanie kompleksowej analizy przedwdrożeniowej w kontekście wdrożenia
zintegrowanego systemu zarządzania i controllingu (BI) w przedsiębiorstwie .
2) dostarczenie i instalacja oraz wdrożenie modułu zarządzania projektami (PROJ)
3) dostarczenie i instalacja oraz wdrożenie modułu finansowo – księgowego (FK),
4) dostarczenie i instalacja oraz wdrożenie modułu obsługującego sprzedaż i kasę główną ,
5) migracja danych
6) dostarczenie i instalacja oraz wdrożenie SI , używanego obecnie w podobnej co do
przedmiotu działalności instytucji (jednostki)
7) zainstalowanie na serwerze Zamawiającego silnika bazodanowego,
8) dostarczenie i zainstalowanie na serwerze (komputerze) Zamawiającego serwera aplikacji
dla dostarczanych modułów,
9) dostarczenie licencji dostępowych do bazy danych odpowiadających zastosowanemu
silnikowi bazodanowemu w liczbie odpowiadającej liczbie kupowanych licencji do
poszczególnych modułów ,
10) szkolenie pracowników merytorycznych i administratorów z zakresu obsługi wdrażanych
modułów (3 etapy – szkolenie wstępne, szkolenie w trakcie wdrażania oraz szkolenie
końcowe; wszystkie szkolenia w lokalu Zamawiającego, każde szkolenie min. 2 dni robocze –
16 godzin, dla każdego modułu odrębnie),
11) certyfikowane szkolenie dla administratora systemu w zakresie administrowania
zastosowanym rozwiązaniem baz danych w modułach SI,
12) certyfikowane warsztaty dla administratora systemu w zakresie Info Maker w ilości
minimum 2 dni roboczych – 16 godz.
13) warsztaty wspierające używanie Visual Basic Script dla administratora systemu w ilości
minimum 2 dni roboczych – 16 godz.
14) w cenie oferty gwarancja min. 12 miesięcy (okres gwarancji rozpoczyna się z chwilą
podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego),
15) przekazanie przygotowanych zgodnie z ogólnymi akceptowalnymi standardami w
dziedzinie dokumentowania oraz zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości
następujących rodzajów dokumentacji w języku polskim: opisu systemu informatycznego
zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury
oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad
ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu
ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego
eksploatacji, dokumentacji technicznej systemu, instrukcji użytkowania systemu i instrukcji
administratora systemu zawierającą możliwości konfiguracyjne i zarządcze.
2. Wymagania dla analizy przedwdrożeniowej
2.1. Wykonanie kompleksowej analizy przedwdrożeniowej będzie obejmować co najmniej:
1) analizę stanu obecnego (systemu finansowo – księgowego, środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych, rejestrującego sprzedaż i obsługującego kasę główną, kadry i
płace, budżetowanie .
2) identyfikację procesów nieoptymalnych, identyfikację miejsc powielania pracy, błędnych
praktyk,
3) identyfikację procesów biznesowych bieżących i przyszłych,
4) identyfikację potrzeb funkcjonalnych przedsiębiorstwa pod kątem wdrożenia nowego
systemu,
2.2. Analiza będzie dotyczyć następujących obszarów:
1) finanse – księgowość (polityka rachunkowości, plan kont, rachunek kosztów, zasady
migracji danych, raporty, sprawozdawczość finansowa, GUS i podatkowa),
2) controlling (budżetowanie, analizy i raporty z wykonania planu finansowego),
3) majątek trwały, wartości niematerialne i prawne, wyposażenie (rejestrację majątku
trwałego, naliczanie amortyzacji, umarzanie, zmiany użytkowników, analiza obecnego
systemu informatycznego, zasady migracji danych, raporty),
4) kadry i płace ( kompleksową analizę obsługi dotychczasowego procesu kadrowopłacowego,
rejestrację czasu pracy, zwłaszcza pod kątem możliwości współpracy z programem RCP,
zasady rejestracji i rozliczania czasu pracy dostosowane do specyfiki Zamawiającego i
obowiązującego u niego systemu wynagradzania i rozliczania czasu pracy , identyfikację
wszystkich składników płacowych, identyfikację procesów nieoptymalnych, identyfikację
miejsc powielania pracy, błędnych praktyk, zasady migracji i konwersji danych z systemów
wykorzystywanych obecnie przez Zamawiającego)
5) pozostałe – sprzedaż- , gospodarka magazynowa
6) możliwości oraz zasady migracji danych,
Dodatkowo:
1) analiza obiegu dokumentów pod kątem współpracy z modułem rozliczania budżetów
poprzez stronę www. .Zapewnienie składania wniosków rezerwujących pozycje w budżecie
,prezentacji dostępnych środków .Zapewnienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów
poprzez szyfrowane protokoły .
2.6. Wykorzystując wyniki przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej Wykonawca ustali :
1) harmonogram prowadzenia prac
2) szczegółowy harmonogram wdrożenia
3) ustalenie możliwości i sposobu migracji i konwersji danych z systemów wykorzystywanych
obecnie przez Zamawiającego, tak aby zapewnić konstrukcję środowiska testowego w 45 dni
od daty podpisania odbioru analizy .Środowisko testowe ma posiadać próbnie
zaimportowane dane z posiadanych modułów przez Zamawiającego.
4) harmonogram przejścia ,z uwzględnieniem równoległej pracy w poszczególnych modułach
w czasie 3 miesięcy od startu systemu .
III. Wymagania dla poszczególnych systemów bądź modułów
Wymagania minimalne dla poszczególnych systemów bądź modułów określono w załączniku
ogólnym dla SI , przy czym podstawowym wymaganiem jest używanie Visual Basic Script do
rozbudowy funkcjonalności systemu .Zamawiający chce w ten sposób wpływać na wywołanie
określonych procesów we wszystkich obszarach dostarczanych systemów bądź modułów
.Funkcje powinny uruchamiać się podczas pracy aplikacji .Uruchomienie funkcji VBS powinno
następować automatycznie , powinno być dostępne we wszystkich formatkach z danymi w
aplikacji oraz być związane z wykonywaniem przez system określonych zmian w procesie
zapisu informacji na danej formatce okna dokumentu. Uruchomienie akcji wywoływania
skryptu powinno być spowodowane minimum poprzez - Sprawdzenie/Zapisane do bazy
Nagłówka dokumentu , Po Dodaniu Pozycji w dokumencie , lub jeszcze przed Zapisem
Dokumentu , lub po Dekretacji dokumentu .Taka funkcjonalność pozwoli Zamawiającemu
podczas pracy z dokumentami na sięganie do innych danych ,np. arkuszy MS Excel’a lub do
baz/ transakcji w innych posiadanych systemach Zamawiającego . Funkcjonalność ta ma w
przyszłości zapewnić Zamawiającemu również możliwość integracji z innymi systemami.
Wykonawca udzieli Zamawiającemu z chwilą podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego na
czas nieokreślony licencji na dostarczony zintegrowany system informatyczny.
IV. Gwarancja
1. W okresie obowiązywania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do
a) pomocy konsultantów/ programistów w siedzibie Zamawiającego w wymiarze min. 100
godzin do dowolnego wykorzystania w okresie 12 miesięcy (Wykonawca będzie zobowiązany
do składania Zamawiającemu w ciągu 10 dni po zakończeniu każdego miesiąca rozliczenia
czasu pracy konsultantów/ programistów w formie pisemnej).
b) podjęcia działań naprawczych w czasie 1 godz. od zgłoszenia prowadzonych w siedzibie
Zamawiającego.
c) aktualizacji SI w oparciu o zmiany obowiązującego prawa.
V. RAŻĄCO NISKA CENA
Zamawiający zachowuje sobie prawo do ustalenia, czy oferta nie zawiera rażąco niskiej cenę
w stosunku do przedmiotu zamówienia, W tym celu może zwrócić się do Wykonawcy o
udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ
na wysokość ceny.
Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w
szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, oraz wyjątkowo sprzyjające
warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy.
Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub, jeżeli dokonana
ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską
cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
VI. Możliwość skorzystania z prawa do prezentacji .
Zamawiający podczas oceny złożonych ofert , przed wysłaniem odpowiedzi zachowuje prawo
do weryfikacji postawionych wymagań w formie prezentacji funkcjonalności .
Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie przystąpi do prezentacji lub podczas niej
nie zostaną zaprezentowane wymagane funkcjonalności .