"Sprawne zarządzanie efektywnością firmy"

g o sp o da rka
Sprawne zarządzanie
efektywnością firmy
Controlling to coraz częściej
słyszane hasło, niosące za sobą
proces planowania, koordynowania
i kontroli przebiegu procesów
ekonomicznych w przedsiębiorstwie,
pomagające osiągnąć wyznaczone
cele. Czy nadszedł już czas, aby
korzystać z dedykowanych
controllingowi systemów
informatycznych klasy „Corporate
Performance Management”?
•• jak wygląda lista 5 najbardziej
i najmniej rentownych klientów
w segmencie X?
•• jak wygląda realizacja budżetu
sprzedaży ogółem, w podziale na
produkty, handlowców i regiony,
za okres: od początku roku do chwili
obecnej?
W drastycznych
przypadkach kontrolerzy
finansowi poświęcali ok.
80 proc. swojego czasu
na pozyskiwanie danych
a nie na analizy,
optymalizacje kosztów
czy zadawanie „trudnych
pytań” menedżerom
firmy (a do tego w końcu
controlling został
stworzony!)
N
awet najbardziej rozbudowane systemy informatyczne wspomagające zarządzanie firmą, jakimi są
rozwiązania klasy ERP, w standardowej
konfiguracji często nie są w stanie sprostać
wszystkim potrzebom w zakresie analizy
danych, kontroli kluczowych wskaźników
ekonomicznych oraz prognozowania.
Dlaczego tak się dzieje?
System ERP służy do szybkiej ewidencji zdarzeń gospodarczych (np. sprzedaż,
zakup, produkcja, inwestycja, zmiany
w gospodarce magazynowej, transakcje
finansowe, płace). Systemy te sprawnie
rejestrują tysiące faktur i innych dokumentów księgowych związanych z ww.
obszarami. Dziennie są to zwykle setki,
a często i tysiące nowych operacji. Wszystko jest w porządku, dopóki mówimy
o zwykłej ewidencji zdarzeń gospodarczych. W zarządzaniu jednak rzadko
możemy bazować na prostej ewidencji
– potrzebujemy już przetworzonych INFORMACJI, a nie prostych DANYCH.
Na porządku dziennym pojawiają się setki
pytań dotyczących bieżącej sytuacji firmy
w różnych obszarach jej aktywności. Każdy zarząd zadaje przecież pytania typu:
•• jak wygląda sprzedaż,
w regionie X w podziale na:
miesiące, kanały zbytu oraz
obsługujących te kanały handlowców
i jak kształtują się te wyniki
w porównaniu do poprzednich lat?
12 |
Zachodniopomorski Przedsiębiorca
| Nr 05/2009
cyjnego. To wiąże się z czasochłonnością
i dużymi kosztami. Zdarza się również, że
takie zapytania mają negatywny wpływ na
wydajność używanego systemu ewidencyjnego: wszelkie dodatkowe nakładki czy
aplikacje, które wybierają z bazy, potrzebne informacje mogą spowalniać działanie
całego systemu ERP. To jednak nie koniec
Czy to oznacza, że systemy,
które są obecnie w użyciu,
nie potrafią udzielać takich
odpowiedzi?
Aby przygotować odpowiedzi na takie
pytania, potrzebne jest specjalne narzędzie. Będzie ono wybierać i agregować
z bazy danych naszego systemu ewidencyjnego odpowiednie wartości, przetwarzać
symbole czy indeksy na postać opisową,
czytelną w analizach i na dodatek całość
ubierać w łatwą do zrozumienia szatę graficzną. Często takie stricte definiowane raporty są tworzone bądź przez własny dział
IT, bądź na dodatkowe zamówienie przez
dostawcę użytkowanego systemu transak-
ograniczeń – dla przykładu tradycyjne
systemy ERP są mało użyteczne w prognozowaniu przyszłości. Niemal w każdej
firmie co pewien czas tworzone są tzw. budżety, czyli, inaczej mówiąc, plany sprzedaży, kosztów, inwestycji itp. Proces ten
jest zwykle bardzo złożony. Firmy często
posługują się skomplikowanymi algorytmami wyliczania marż, podziału kosztów
czy alokacji swoich zasobów. Jeżeli nawet
system ERP pozwalałby na przyjęcie pewnych limitów na wybranych kontach księgowych, to prowadzenie w nim symulacji
typu: „jak będzie wyglądał nasz rachunek
wyników, jeśli cena surowca X zł zmieni
się w III kwartale o Y złotych” będzie niemożliwe. Przeznaczeniem systemu ERP
jest ewidencja a nie wielowymiarowe analizy i symulacje. Pamiętajmy też, że dane
księgowe mają charakter wartościowy
a nie ilościowy – a w zarządzaniu coraz
ważniejsze stają się informacje wyrażone
w tonach, sztukach, paletach czy godzinach (oraz umiejętne przeliczenie ich na
wielkości finansowe) – i to właśnie ich planowanie w budżecie ma szczególnie duże
znaczenie w nowoczesnym controllingu.
Jak można sobie z tym poradzić?
Etap planowania w wielu firmach odbywa się na podstawie arkuszy kalkulacyjnych, a to rodzi kolejne komplikacje.
Im większa firma, tym więcej elementów
składowych rachunku wyniku i więcej arkuszy z danymi do zagregowania. Zanim
w takich warunkach powstanie obowiązująca wersja budżetu, właściciele poszczególnych budżetów cząstkowych spędzają
wiele czasu, zbierając i konsolidując niezbędne dane rozrzucone po setkach arkuszy kalkulacyjnych. Przy czym, należy
pamiętać, iż w praktyce nie są to zwykłe
arkusze z prostymi zestawieniami. Bardzo
często są to pliki zawierające tysiące wierszy i kolumn oraz dużą ilość rozbudowanych funkcji i makr. W takich wypadkach
konsolidacja danych to niezwykle mozolna praca: dziesiątki godzin straconych na
łączenie poszczególnych wersji budżetów,
poszukiwanie błędów czy nieścisłości,
wynikających np. z niespójności w zapisie
nazw, indeksów czy formatu danych.
Czy można zatem jakoś inaczej
usprawnić te procesy?
Sposobem na usprawnienie tego typu
procesów jest przeniesienie budżetowania
do systemu klasy CPM (angielski skrót od
nazwy Corporate Performance Management – w wolnym tłumaczeniu: zarządzanie efektywnością firmy), jakim jest np.
system EURECA. Dzięki temu narzędziu
uwalnia się pracowników od zajęć, które
nie mają bezpośredniego wpływu na działalność firmy. Swego czasu, producent tego
typu oprogramowania: firma Controlling
Systems analizowała u swoich klientów
sposób wykorzystania czasu pracy przez
przyszłych użytkowników EURECI.
W drastycznych przypadkach kontrolerzy
finansowi poświęcali ok. 80 proc. swojego
czasu na pozyskiwanie danych a nie na
analizy, optymalizacje kosztów czy zadawanie „trudnych pytań” menedżerom firmy (a do tego w końcu controlling został
stworzony!). Gdyby funkcjonował tam
system klasy CPM, taki jak EURECA, pla-
Przykładem wdrożenia systemu EURECA na terenie województwa zachodniopomorskiego jest autoryzowany dealer i serwis samochodów Mercedes, firma Mojsiuk
Sp. Jawna, w której wdrożenie realizował szczeciński partner producenta Controlling
Systems, firma ATS Systemy Informatyczne.
Podsumowaniem korzyści z używania narzędzia może być wypowiedź kierownika
Działu Controllingu firmy pana Adama Urbanowicza – Zakończone w maju br. wdrożenie systemu Eureca znacząco usprawniło zarówno proces budżetowania, jak i przeprowadzanie wielowymiarowych analiz. Obecnie dużo szybciej i znacznie mniejszym nakładem pracy możemy planować i monitorować przychody oraz koszty, kontrolować limity
wydatków oraz badać odchylenia od założonych planów – a wszystko to bez żmudnego,
ręcznego gromadzenia i obróbki danych. Nasi menedżerowie nie tylko dostali możliwość
generowania raportów oraz analiz zarządczych opartych o aktualne dane, automatycznie wydobywane z odpowiednich systemów dziedzinowych – warto także podkreślić, że
mogą to robić w zasadzie z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy jedynie dostęp do
przeglądarki internetowej i chwila wolnego czasu. Słowa „mała rewolucja” aż same cisną
się na usta.
nowanie i wielowymiarowe analizy byłyby
prostsze i trwałyby krócej.
Dzięki takim systemom np. menedżerowie najwyższego szczebla zarządzania
w każdej chwili mogą przygotować nawet
najbardziej rozbudowany raport o stanie
firmy. Nie muszą już angażować do tego
celu innych pracowników. Mogą też śledzić
dowolnie wybrane wskaźniki, a w przypadku, gdy pojawiają się odchylenia od
przyjętych na etapie planowania założeń,
sprawdzić dokładnie ich przyczyny z dokładnością do każdej transakcji wpływającej na kształt każdego z analizowanych zjawisk. Z kolei kontrolerzy finansowi mogą
się zająć poszukiwaniem najlepszego wy-
korzystania zasobów, a nie „sklejaniem”
arkuszy kalkulacyjnych. Wreszcie menedżerowie średniego szczebla czy pracownicy odpowiedzialni za budżety cząstkowe
mają więcej czasu na swoją podstawową
działalność. Samo tworzenie planów oraz
raportowanie wyników zabiera im teraz
zdecydowanie mniej czasu i jest wolne od
błędów.
Jacek Kowalski
Kierownik Działu Wdrożeń
ats Systemy Informatyczne Sp. z o.o.
[email protected]
Nr 05/2009
|
Zachodniopomorski Przedsiębiorca
| 13