Jak sporządzić budżet kosztów działu kadr.

Jak sporządzić budżet kosztów działu kadr.
Roman Kotapski
Przed rozpoczęciem prac nad budżetem działu kadr należy dokonać identyfikacji zasobów, które są
niezbędne do prawidłowego funkcjonowania działu kadr oraz jego kosztów działalności. W następnej
kolejności należy opracować instrukcję budżetową.
Podstawowym zadaniem działu kadr jest szeroko rozumiana obsługa pracowników zatrudnionych w
przedsiębiorstwie lub osób z nim współpracujących, m.in. prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
rozliczanie czasu pracy pracowników, naliczanie świadczeń pracowniczych, prowadzenie rekrutacji itp.
Zatem niezbędne jest zatrudnienie pracowników o właściwych kwalifikacjach.
Praktycznie każde stanowisko pracy jest wyposażone w komputer wraz z ogólnym i specjalistycznym
oprogramowaniem do obsługi prac związanych z obsługą pracowników. Dział kadr prenumeruje niezbędną
prasę specjalistyczną lub pracownicy kupują specjalistyczną literaturę. W trudnych sprawach dział kadr
korzysta z usług kancelarii prawnych do rozstrzygnięcia pojawiających się problemów prawnych w zakresie
zatrudniania pracowników czy też rozliczeń pracowników. Dla prawidłowego funkcjonowania działu
niezbędne jest również zapewnienie usług telekomunikacyjnych, w tym telefonów i poczty elektronicznej. Do
pracy biurowej potrzebne są także materiały biurowe (np. papier, ofertówki, segregatory, dyskietki).
Zatrudnienie pracowników w dziale wiąże się z ponoszeniem kosztów wynagrodzeń wraz z narzutami. W
szczególności narzuty te dotyczą składek na ubezpieczenia społeczne, Gwarantowany Fundusz Świadczeń
Pracowniczych, Fundusz Pracy.
Kolejna grupą kosztów są świadczenia na rzecz pracowników. Zmieniające się permanentnie prawo pracy,
zasady rozliczeń z tytułu pozapłacowych kosztów pracy czy też zasady dotyczące rozliczania podatku
dochodowego od osób prawnych i fizycznych powodują, że pracownicy muszą uczestniczyć w szkoleniach
lub podejmować specjalistyczne studia. Dlatego pracodawca musi ponosić z tego tytułu koszty, w tym także
refundacji kosztów kształcenia. Pracodawca może zaoferować pracownikom również inne świadczenia, jak
np. bilet miesięczny, karnet na basen, korzystanie z usług medycznych. Ale to zależy już wyłącznie od
pracodawcy.{mospagebreak }
Na rzecz działu kadr świadczone są usługi informatyczne, telekomunikacyjne czy też usługi prawne i inne. Te
koszty należy zaplanować zgodnie z zapotrzebowaniem lub według przyznanych limitów (np. na rozmowy
telefoniczne). Podróże służbowe wiążą się wyjazdami służbowymi i tym samym z ponoszeniem kosztów
transportu (autobusy, kolej, samochód własny itp.), noclegiem czy też należnymi dietami. Kolejną grupą
kosztów są koszty zużycia materiałów biurowych, nabycia literatury fachowej czy też prenumerat czasopism.
Ostatnia pozycja to pozostałe koszty. W tej grupie kosztów planuje się te pozycje, które nie znajdują się w
powyżej wymienionych pozycjach kosztów. Przykład budżetu kosztów działu kadr przedstawia tabela 1.
TABELA 1
W tym miejscu należy wyjaśnić kilka kwestii organizacyjnych. Wykaz pozycji kosztów i ich zakres należy
uzgodnić z główną księgową. W każdym przedsiębiorstwie obowiązuje zakładowy plan kont i pozycje
kosztów w budżecie muszą być z nim zgodne. W przeciwnym razie nie będzie można dokonać porównania
kosztów rzeczywistych, które są dostępne w systemie finansowo-księgowym, z kosztami planowanymi
ujętymi w budżecie.
Do powyższego formularza budżetowego można jeszcze dodać pozycję kosztów amortyzacja. To samo
1/2
dotyczy ujmowania dodatkowo podatku VAT dla wyodrębnionych pozycji kosztów. Zależy to od przyjętych
rozwiązań w przedsiębiorstwie.
Kolejną sprawą jest ujęcie kosztów rekrutacji w budżecie działu kadr. Chodzi o to, czy koszty te będą
ujmowane w osobnym budżecie. Ten problem należy uściślić, gdyż ma to istotny wpływ na konstrukcję
budżetu oraz odpowiednich formularzy budżetowych.{mospagebreak }
Przy projektowaniu formularza budżetowego należy pamiętać o tym, że ma on pomagać w planowaniu
kosztów działalności, a nie utrudniać ten proces. Dlatego należy dobrać takie pozycje kosztów, które są
istotne z punku widzenia działalności działu kadr i pozwalają na łatwe jego sporządzenie. Podstawowym
zadaniem budżetu kosztów jest planowanie kosztów działalności działu, a więc formularz budżetowy ma
podpowiadać, jakie koszty należy ponieść do jego prawidłowego funkcjonowania.
Do budżetu kosztów działu kadr należy opracować instrukcję budżetową, w której będzie określone m.in.:
kto odpowiada za sporządzenie budżetu kosztów działu kadr,
na podstawie jakich informacji i danych należy sporządzić budżet,
komu i w jakim terminie należy przedstawić budżet,
kto i w jakim terminie zatwierdza budżet,
wzory formularza budżetowego,
uprawnienia do wprowadzania zmian w instrukcji i formularzu budżetowym.
Autor:
Roman Kotapski
Autor jest wykładowcą w Katedrze Controllingu Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu oraz konsultantem w
zakresie wdrożeń systemu budżetowania.
Źródło: Controlling i Rachunkowość Zarządcza nr 10/2005
2/2