5th International Congress on INTELLIGENT BUILDING SYSTEMS

5th International Congress on
INTELLIGENT BUILDING SYSTEMS
InBuS 2009
REGULAMIN KONGRESU INBUS 2009
5th International Congress on INTELLIGENT BUILDING SYSTEMS – InBuS 2009
Termin:
Miejsce:
22 - 23.10.2009 r.
Centrum Konferencyjne Hotelu Best Western w Krakowie
Niniejsze przepisy obowiązują wszystkich Uczestników Kongresu organizowanego przez Wydział
Zarządzania Akademii Górniczo - Hutniczej oraz Emmerson Lumico Sp z o.o. - zwanych dalej
łącznie Organizatorem.
1. Biuro Kongresu InBuS2009
Wszelką korespondencję dotyczącą Kongresu, w tym przesłanie formularza zgłoszeniowego,
streszczenia i pełnej wersji referatów, wpłat należy kierować do Biura Kongresu InBuS2009:
Emmerson Lumico Sp. z o.o.
31-131 Kraków ul. Karmelicka 29/1
tel. +48 (0) 12 623 40 90,
fax +48 (0) 12 638 06 02
email: [email protected]
Konto bankowe PLN: PEKAO S.A. 97 1240 1431 1111 0010 0205 6871
1. Zgłoszenie udziału
1.1 Zgłoszenie udziału następuje poprzez przesłanie do Biura Kongresu InBuS2009 wypełnionego
formularza zgłoszeniowego oraz dowodu wpłaty. Wypełniony formularz zgłoszeniowy oraz dowód
wpłaty należy przesłać na adres mailowy: [email protected] lub na nr faksu: +48 (0) 12 638 06
02.
1.2 Zgłoszenie udziału traktowane jest jako przyjęcie warunków określonych w niniejszym
Regulaminie. Przesłanie prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszeniowego wraz z potwierdzeniem
wpłaty warunkuje przyjęcie zgłoszenia przez Organizatora.
1.3 Zgłoszenia należy przesłać najpóźniej do dnia: 30 września 2009 r., wpłat należy dokonać
najpóźniej do dnia 30 września 2009 r.
1.4 Potwierdzenie przez Organizatora przyjęcia wymaganych dokumentów stanowi podstawę
realizacji zamówionych usług. Organizator potwierdzi zgłoszenie udziału nadesłane w terminie,
najpóźniej na miesiąc przed rozpoczęciem Kongresu, podając wszelkie informacje dotyczące
zamówionych usług. Potwierdzenie zgłoszenia udziału przez Organizatora stanowi zawarcie umowy
uczestnictwa.
1.5 Zgłoszenia nadesłane po dniu określonym w niniejszym punkcie będą rozpatrywane przez
Organizatora w miarę możliwości organizacyjnych.
2. Odwołanie lub zmiana zamówienia
2.1 Każda zmiana lub odwołanie zamówienia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2.2 Zmiana lub odwołanie zamówienia mogą być zgłoszone najpóźniej do dnia 30.09.2009 r. W takim
przypadku po stronie Organizatora powstaje obowiązek dokonania zgłaszającemu zwrotu wpłaconej
przez niego kwoty z potrąceniem kosztów poniesionych przez Organizatora w związku z
przygotowaniem Kongresu w zryczałtowanej wysokości 50% wpłaconej kwoty.
2.3. Zmiana lub odwołanie zamówienia zgłoszone po dniu 30.09.2009 r. są bezskuteczne.
5th International Congress on
INTELLIGENT BUILDING SYSTEMS
InBuS 2009
REGULAMIN KONGRESU INBUS 2009
3. Udział w Kongresie
3.1 Uczestnicy Kongresu mają do wyboru poniższe pakiety kongresowe:
a) pakiet podstawowy obejmujący
- uczestnictwo w Kongresu dla jednej zgłoszonej osoby,
- zwiedzanie ekspozycji przygotowanych przez firmy komercyjne,
- materiały kongresowe,
- dwa obiady, jedna uroczysta kolacja
- poczęstunki i napoje serwowane w przerwach.
Odpłatność za pakiet podstawowy: 800 zł brutto
b) pakiet słuchacza, skierowany TYLKO dla architektów, planistów, urbanistów i zarządców
nieruchomości obejmujący
- uczestnictwo w Kongresu dla jednej zgłoszonej osoby,
- zwiedzanie ekspozycji przygotowanych przez firmy komercyjne,
- materiały kongresowe,
- dwa obiady,
- poczęstunki i napoje serwowane w przerwach.
Odpłatność za pakiet podstawowy: 400 zł brutto
c) pakiet reklamodawcy obejmujący
- pakiet podstawowy dla 1 osoby
- zamieszczenie reklamy w materiałach kongresowych na stronie poświęconej wystawcom i
reklamodawcom,
- materiały kongresowe.
Odpłatność za pakiet reklamodawcy: 1830 zł brutto (1500 zł + 22% VAT).
d) pakiet wystawca podstawowy obejmujący
- pakiet podstawowy dla 1 osoby,
- zakwaterowanie w Hotelu Best Western (pokój 1 osobowy na jedną dobę),
- jednomodułowe stanowisko promocyjne w lobby hotelowym,
- zamieszczenie reklamy w materiałach kongresowych na stronie poświęconej wystawcom i
reklamodawcom,
- materiały kongresowe.
Odpłatność za wystawca podstawowy: 4270 zł brutto (3500 zł + 22% VAT).
e) pakiet wystawca prestiż obejmujący
- prezentację 20 minutową podczas Kongresu,
- pakiet podstawowy dla 2 osób,
- zakwaterowanie w Hotelu Best Western (pokój 2 osobowy na jedną dobę),
- jednomodułowe stanowisko promocyjne w lobby hotelowym,
- zamieszczenie reklamy w materiałach kongresowych na stronie poświęconej wystawcom i
reklamodawcom,
- materiały kongresowe.
Odpłatność za pakiet wystawca prestiż: 9150 zł brutto (7500 zł + 22% VAT).
3.2 Organizator zwiąże się odrębnymi umowami z reklamodawcami, wystawcami podstawowymi oraz
wystawcami prestiż.
4. Referaty
4.1 Referaty mogą być wygłaszane tylko przez osoby reprezentujące placówki naukowe.
5th International Congress on
INTELLIGENT BUILDING SYSTEMS
InBuS 2009
REGULAMIN KONGRESU INBUS 2009
4.2 W terminie najpóźniej do 30.05.2009 uczestnik zgłaszający chęć wygłoszenia referatu powinien
przesłać propozycje tematu referatu wraz z jego streszczeniem w języku polskim i angielskim.
Streszczenie nie powinno przekraczać połowy kartki A4.
4.3 Ze względu na naukowy charakter Kongresu wszystkie referaty zostaną poddane recenzji. Do
merytorycznej oceny nadsyłanych referatów powołuje się Komitet Naukowo - Programowy. Akceptacji
tematów oraz wyznaczenia terminów wygłoszenia referatów dokona Komitet Naukowo - Programowy.
O jej decyzji Uczestnicy zostaną powiadomieni do dnia 19.06.2009 r.
4.4 Uczestnicy których referaty zostały zaakceptowane przez Komitet Naukowo – Programowy
zobowiązani są do nadesłania pełnej treści referatu najpóźniej do dnia 11.09.2009 r.
4.5 Pełny tekst referatu w formie wydruku należy nadesłać pocztą (list polecony) do Biura Kongresu w
2 egzemplarzach wraz z zapisem tekstu referatu na płycie CD/DVD. Referat zapisany powinien być w
formacie dokumentu MS WORD lub innym zgodnym, a rysunki w formacie CDR lub TIFF. Objętość
referatu, który będzie umieszczony w materiałach kongresowych, powinna wynosić: 4, 6 lub 8 stron A4
(łącznie z tabelami i rysunkami). Odstępy między wierszami pojedyncze, marginesy 2,5 cm z każdej
strony, czcionka 12-punktowa Times New Roman. Pierwsza strona powinna zawierać tytuł referatu
(duże litery, bold), dane Autorów (imię nazwisko, uczelnia lub firma, adres e-mail), krótkie
streszczenie. Tytuł artykułu należy napisać boldem, czcionką 12-punktową i wyśrodkować. Pod
tytułem powinno być umieszczone streszczenie. Wszystkie rysunki i tabele zamieszczone w tekście
powinny być w kolorze czarno - białym, podpisane i ponumerowane kolejnymi numerami: osobne
numery należy nadać dla rysunków, a osobne dla tabeli. Strony powinny być ponumerowane
ołówkiem w prawym dolnym rogu kartki.
4.6 Wystąpienia referatowe podlegają ograniczeniom czasowym. Czas wygłoszenia referatu,
zakwalifikowanego przez Komitet Naukowo - Programowy dla przedstawiciela uczelni wynosi do 20
minut, dodatkowo w zależności od liczby referatów przewiduje się kilka minut na ewentualne pytania i
odpowiedzi. Podczas wystąpień osoby referujące będą uprzedzane na ok. 2 minuty przed upłynięciem
zaplanowanego na referat czasu o konieczności zakończenia wystąpienia.
5. Materiały kongresowe
5.1 Z okazji Kongresu zostaną wydane materiały kongresowe, które będą zawierały referaty oraz
reklamy firm.
5.2 Referaty nadesłane po terminie zakreślonym w pkt. 4.4 Regulaminu nie będą zamieszczone w
materiałach kongresowych.
5.3 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje, które mogą wynikać z błędów i
pominięć powstałych w materiałach kongresowych z winy zgłaszającego.
6. Udostępnienie powierzchni wystawienniczej na czas trwania Kongresu dla wystawców.
6.1 Wyznaczenie jednego modułu na stanowisko wystawowe dla firmy lub uczelni na terenie lobby
hotelowego Best Western Premier dokonywane jest przez Organizatora.
6.2 Przez moduł na stanowisko wystawowe firmy lub uczelni Organizator rozumie powierzchnię o
wymiarach określonych w umowie, wynajętą na czas Kongresu przez wystawce.
6.3 Wystawca jest zobowiązany dostarczyć listę eksponatów do dnia 01.10.2009 r.
6.4 Wystawca jest zobowiązany przygotować swoje stanowisko wystawowe w czwartek 22.10.2009 r.
lub w piątek 23.10.2009 r. w godzinach od 6.00 do 8.00 oraz do jego zdemontowania najpóźniej do
5th International Congress on
INTELLIGENT BUILDING SYSTEMS
InBuS 2009
REGULAMIN KONGRESU INBUS 2009
godziny 20.00 w dniu 23.10.2009. Prowadzenie prac po ustalonych godzinach jest możliwe po
wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem Kongresu.
6.5 Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia fachowej obsługi stanowiska wystawowego w
godzinach otwarcia wystawy.
7. Reklama
7.1 Każdy Wystawca, który w ramach usług pakietowych wykupił stanowisko wystawowe firmy, ma
prawo do reklamowania swoich produktów lub usług na własnym stanowisku pod warunkiem, że nie
zakłóca to normalnego toku pracy innych osób oraz przebiegu Kongresu.
7.2 Umieszczenie reklamy poza stanowiskiem wystawowym firmy wymaga zgody Organizatora i
podlega odrębnej opłacie. Brak zgody spowoduje usunięcie reklamy na koszt i ryzyko zgłaszającego.
8. Przepisy porządkowe i organizacyjne
Wystawca zobowiązany jest do obecności na swoim stanowisku wystawowym w godzinach otwarcia
wystawy dla uczestników Kongresu:
czwartek
22.10.2009
od 8.00 do 18.00
piątek
23.10.2009
od 8.00 do 18.00
9. Ochrona i odpowiedzialność Organizatora:
9.1 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki i szkody powstałe u uczestników i gości z
wyjątkiem takich wypadków i szkód, które powstały w winy Organizatora i stwierdzone zostały
prawomocnym wyrokiem Sądu.
9.2 Uczestnik Kongresu jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Organizatora o każdym wypadku,
szkodzie lub dostrzeżonym zagrożeniu dla mienia i zdrowia osób.
9.3 Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania poleceń w zakresie ochrony przeciwpożarowej i
ochrony obiektu wystawowego wydanych przez Organizatora.
9.4 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy i eksponaty pozostawione bez opieki podczas
trwania Kongresu.
9.5 Organizator nie odpowiada za zmianę lokalizacji i terminu Kongresu oraz wystawy, ich odwołanie
albo przerwanie spowodowane działaniem siły wyższej lub zarządzeniami władz państwowych i
samorządowych.
9.6 Organizator może odwołać Kongres z powodu zbyt małej liczby zgłoszeń. W takim przypadku nie
ponosi odpowiedzialności materialnej. Organizator dokonuje zwrotu całości wpłaconych środków do
dnia 06.11.2009r.
10. Postanowienia ogólne
10.1 Wszelkie reklamacje uczestnicy powinni zgłaszać pisemnie najpóźniej do momentu zamknięcia
Kongresu, to jest do godziny 18.00 dnia 23.10.2009.
10.2 Uczestnicy zobowiązani są do pokrycia wszelkich szkód wyrządzonych w majątku Hotelu Best
Western Premier.