zapytanie
Transkrypt
zapytanie
Szczecin, 16.02.2014 r. Burda Sp. z o.o. ul. Piłsudskiego 20 /2 70-462 Szczecin dane oferenta ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT W związku z realizacją projektu pn. „WebTaxOffice - Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”, który otrzymał dofinansowanie w ramach Poddziałania 1.1.3 RPO WZ – Inwestycje MSP w nowe technologie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013 – zwracamy się z prośbą o złożenie oferty, w odpowiedzi na poniższe zapytanie. 1. Stosowane pojęcia Zamawiający – firma Burda Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Piłsudskiego 20/2, 70-462 Szczecin, Oferent – firma składająca ofertę będącą odpowiedzią na Zapytanie Ofertowe, Zapytanie Ofertowe – niniejsze zapytanie wraz ze wszystkimi załącznikami, Przedmiot Zamówienia - przedmiot określony w punkcie 2 Zapytania Ofertowego. Umowa – wzór umowy jaką Zamawiający zawrze z wyłonionym w ramach procedury zbierania i wyboru ofert Oferentem (lub jego przedstawicielem, po przedłożeniu stosownego pełnomocnictwa), na mocy której Oferent dostarczy/wykona Przedmiot Zamówienia. Umowa stanowi załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. 2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie i instalacja klimatyzacji w serwerowni znajdującej się w lokalu biura Spółki Burda Sp. z o.o. przy ul. Piłsudskiego 20 m 2. Lp. 1 Zakres zlecenia Instalacja klimatyzacji Instalacja klimatyzatora w pomieszczeniu serwerowym, obejmująca: 1. Przygotowanie instalacji wraz ze wszelkimi odpływami (otwory są przygotowane) 2. Montaż części wewnętrznej klimatyzatora w serwerowni, oraz podłączenie do instalacji 3. Montaż części zewnętrznej klimatyzatora na zewnętrznej ścianie budynku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, oraz podłączenie do instalacji 4. Konfigurację ustawień pod wykorzystanie w serwerowni i jednoczesną oszczędność energii, 5. Przeprowadzenie testów sprawności klimatyzatora Warunki: Klimatyzator powinien być typu Split, czyli (otwory są przygotowane)składać się z jednostki zewnętrznej oraz wewnętrznej Niezakłócona praca klimatyzatora przez cały rok - zarówno latem jak zimą Moc chłodnicza na poziomie minimum 3,0 kW Poziom hałasu jednostki zewnętrznej nie przekraczający 54 dB w najgłośniejszym trybie pracy „WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013” Poziom hałasu jednostki wewnętrznej nie przekraczający 44 dB w najgłośniejszym trybie pracy Klasa energetyczna: A lub lepsza (np. A+) Sterowanie pilotem lub przy użyciu panelu (w zestawie) Automatyczne przełączanie klimatyzatora między trybami pracy, w zależności od temperatury w pomieszczeniu Gwarancja sprawnego funkcjonowania, wraz z serwisowaniem i konserwacją: minimum 3 lata gwarancji i konserwacja 2x w roku. Dodatkowe informacje: Wielkość pomieszczenia do chłodzenia: około 5m2 Odległość jednostki zewnętrznej od wewnętrznej: około 10m Koszt dostawy, robocizny i materiałów pokrywa Wykonawca. 3. Warunki: 1. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. W razie jakichkolwiek nieprawidłowości lub braków formalnych złożonej oferty, Zamawiający taką ofertę odrzuca i informuje o tym fakcie Oferenta. W takim wypadku Oferent ma prawo złożyć poprawioną ofertę jeszcze raz, jednak w terminie zgodnym z Zapytaniem Ofertowym. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta nie zawierająca pełnego zakresu przedmiotu zapytania zostanie odrzucona. 4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (wyjątkiem jest sytuacja opisana w punkcie 2 powyżej). Ofertę pod rygorem nieważności należy złożyć w formie pisemnej (dopuszcza się formę elektroniczną e-mail w formie podpisanych skanów). 5. Oferent wypełnia wszystkie pola w szablonie oferty (wzór – załącznik nr.1) 6. Oferent, który zostanie wyłoniony jako pierwszy na liście rankingowej zobowiązuje się do stawienia w siedzibie Zamawiającego w wyznaczonym terminie w celu podpisania umowy na wykonanie Przedmiotu Zamówienia, przy następujących założeniach: a) Termin podpisania i dostarczenia Umowy wraz z ew. wymaganymi załącznikami do siedziby Zamawiającego nie może przekroczyć 2 dni roboczych od daty otrzymania pisemnej informacji o wyborze oferty Oferenta przez Zamawiającego. b) Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze przedstawionej przez niego oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) na adres e-mail Oferenta podany w złożonej przez niego ofercie. Wysłany e-mail zawierał będzie również propozycję terminu podpisania Umowy, przy stałym założeniu, że Umowa zostanie podpisana w siedzibie Zamawiającego, w dni robocze w godzinach 8-16, w terminie nie przekraczającym założeń punktu 3.6.a). c) Oferent powinien potwierdzić zaproponowany termin (o którym mowa w 3.6.b)), lub ewentualnie zaproponować inny, mieszczący się w założeniach punktu 3.6.a) również e-mailowo na adres [email protected], najpóźniej do godziny 18:00 następnego dnia roboczego od daty otrzymania pisemnej informacji o wyborze jego oferty przez Zamawiającego. W innym wypadku za termin podpisania Umowy uznaje się termin zaproponowany przez Zamawiającego, zgodnie z zapisami punktu 3.6.b). d) W wypadku niedotrzymania przez wybranego Oferenta terminu określonego w punkcie 3.6.a), przy jednoczesnym zachowaniu postanowień punktu 3.6.b) przez Zamawiającego, przyjmuje się, że Oferent automatycznie rezygnuje z podpisania umowy dotyczącej złożonej wcześniej Oferty na niniejsze Zapytanie Ofertowe. W takim wypadku nastąpi wyznaczenie oraz poinformowanie nowego – kolejnego na liście Oferenta, zgodnie ze sporządzoną wcześniej listą rankingową. e) Kolejnego – nowego Oferenta obowiązują wszystkie zasady przedstawione niniejszym Zapytaniem Ofertowym, włączając w to postanowienia punktu 3.6. Jednocześnie wszystkie daty podpisania Umowy wymienione w tym punkcie zostaną przesunięte w czasie o taki sam okres, o jaki przesunął się wybór kolejnego – nowego Oferenta. „WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013” 7. Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia terminu składania ofert, powtórzenia konkursu jak również przeprowadzenia dodatkowych negocjacji w zakresie ostatecznej ceny z wybranym oferentem przed zawarciem umowy. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego oraz załączników, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Oferentom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie, jednak nie dłuższy niż ilość dni, które minęły od czasu publikacji Zapytania Ofertowego do czasu wprowadzenia zmiany. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Zapytania Ofertowego w przypadku przekroczenia ceny założonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. 10. W przypadku wystąpienia wątpliwości, co do oświadczeń Oferentów dotyczących oferowanego sprzętu, Zamawiający zastrzega sobie prawo – na każdym etapie postępowania – do wezwania Oferenta do dostarczenia wzorcowych egzemplarzy oferowanego sprzętu, we wskazanym przez Zamawiającego miejscu i czasie, w celu obejrzenia oferowanego sprzętu oraz sprawdzenia zgodności oświadczeń Oferenta. 11. Przedmiot Zamówienia musi być dostarczony i zainstalowany w biurze projektu (adres Zamawiającego), tak aby był gotowy do użycia, maksymalnie w terminie 10 dni liczonym od daty podpisania Umowy Zamawiającego z Oferentem (o której mowa w p. 3.6). 12. Dostawa sprzętu będącego Przedmiotem Zamówienia do siedziby Zamawiającego na koszt Wykonawcy – dostawa jednorazowa. 13. Płatność za Przedmiot Zamówienia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury dostarczonej Zamawiającemu w dniu dostawy Przedmiotu Zamówienia, lub faktury ProForma przy jednoczesnym pisemnym oświadczeniu Oferenta, że po zaksięgowaniu płatności na koncie bankowym Oferenta realizacja Przedmiotu Zamówienia nastąpi zgodnie z p. 3.11. Jednocześnie Oferent zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu faktury lub faktury ProForma maksymalnie do dnia 07.03.2014r. W przypadku niedotrzymania przez Oferenta terminu określonego w punkcie 3.11, Oferent dokonuje natychmiastowego zwrotu wszystkich płatności otrzymanych od Zamawiającego, przelewem na konto Zamawiającego, z którego te środki wcześniej otrzymał – za każdy dzień zwłoki naliczana jest kara w wysokości 3% kwoty (dni zwłoki naliczane są od dnia następującego po przekroczeniu terminu określonego w punkcie 3.11). Jednocześnie Oferent nie wywiązał się z Warunków określonych Zapytaniem Ofertowym, poprzez złamanie zapisów punktu 3.11, więc jego oferta zostaje odrzucona. 14. Oferent na dokumencie sprzedaży (np. Fakturze) w sposób klarowny oznacza pozycje dotyczące punktu 1 Przedmiotu Zamówienia wraz z ich kosztem, lub dostarcza stosowne oświadczenie. 15. Sprzęt, o którym mowa w Przedmiocie Zamówienia musi być fabrycznie nowy, nieużywany, nieprefabrykowany, nieregenerowany, nienaprawiany oraz wolny od wad prawnych i fizycznych. Wszystkie wtyczki / zasilacze w standardzie Europejskim. 16. Oferent oświadcza, że: a) posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności obejmujących Przedmiot Zamówienia b) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Przedmiotu Zamówienia zgodnie ze wszystkimi warunkami przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. 4. Kryteria wyboru / oceny oferty: Kryteria formalne: 1. Oferta wpłynęła w wyznaczonym terminie, 2. Cena obejmuje cały zakres zlecenia, przedstawiony w p.1 „Przedmiot zamówienia” 3. Oferta jest zgodna ze wszystkimi warunkami / założeniami określonymi niniejszym zapytaniem Ofertowym. „WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013” Kryteria i warunki wyboru oferty: 1. 100% cena 5. Termin i sposób złożenia oferty: 1. Ofertę w języku polskim proszę dostarczyć osobiście, pocztą elektroniczną (w formie podpisanych skanów) lub przesłać pocztą tradycyjną w zamkniętej, podpisanej kopercie na formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia na adres: Burda Sp. z o.o. ul. Piłsudskiego 20/2 70-462 Szczecin e-mail: [email protected] w terminie – do dnia 05.03.2014 r. do godziny 15:00. 2. Dla ofert przesyłanych pocztą tradycyjną decyduje data dostarczenia listu do siedziby Zamawiającego, lub data pozostawienia Awizo. 3. Termin związania z ofertą upływa 14 dnia od dnia upływu terminu składania ofert (określonego w punkcie 5.1). 6. Rozpatrzenie ofert i powiadomienie Oferenta: 1. Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu 05.03.2014 r. do godziny 16:00. Na jego podstawie powstanie lista rankingowa zawierająca oferentów w kolejności zgodnej z obranymi kryteriami przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. 2. Powiadomienie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą Ofertę zostanie wysłane przez Zamawiającego tego samego dnia, do godziny 17:00, na piśmie za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, wraz z proponowanym terminem podpisania Umowy, na adres Oferenta wskazany w złożonej przez niego ofercie. 7. Informacje dodatkowe Niniejsze zapytanie ofertowe jest dostępne również na stronie internetowej Zamawiającego, pod adresem: www.ksiegowosc-burda.pl W razie pytań informacji udziela: Elżbieta Burda – tel. 602 473942; e-mail: [email protected] Załączniki: 1. Wzór formularza ofertowego 2. Umowa „WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”