pobierz zapytanie ofertowe - Akademia Morska w Szczecinie

UNIA EUROPEJSKA
Europejski Fundusz
Rozwoju Regionalnego
Szczecin 01.02.2013 r.
Akademia Morska w Szczecinie zaprasza do składania ofert w prowadzonym
zapytaniu ofertowym.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi równoczesnego zorganizowania
i przeprowadzenia konferencji kończącej projekt oraz happeningu w ramach projektu
„Morskie Opowieści – stworzenie infrastruktury technicznej ogólnodostępnych sieci
bezprzewodowych
i
dostępnych
Publicznie
Punktów
Dostępu
do
Internetu”
realizowanego przez Akademię Morska w Szczecinie, współfinansowanego przez Unię
Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013, zgodnie
z poniższym opisem w terminie 21.03.2013 r. w godzinach 10.00 - 15.00.
I.
Opis przedmiotu zamówienia:
Usługa polegająca na przygotowaniu, wykonaniu i przeprowadzeniu wydarzeń oraz
zapewnieniu, zorganizowaniu i wykonaniu właściwej ich promocji:
a. konferencja kończąca projekt „Morskie Opowieści – stworzenie infrastruktury
technicznej ogólnodostępnych sieci bezprzewodowych i dostępnych Publicznie
Punktów Dostępu do Internetu” w dniu 21.03.2013 r.
b. happening promujący efekty zrealizowanego projektu, a także poinformowanie o
funduszach z jakich został sfinansowany w dniu 21.03. 2013 r.:
Oferta powinna zawierać cenę łączną za wykonanie usług zawierających co najmniej:
A). w zakresie: przygotowanie, organizacja i promocja Konferencji kończącej projekt
(organizowanej w Budynku Akademii Morskiej w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 1-2
Szczecin, Zamawiający zapewnia sale i jej wyposażenie oraz sprzęt audio-wizualny):
1. Koncepcje realizacji promocji wydarzenia,
2. Przygotowanie harmonogramu i scenariusza konferencji,
3. Przygotowanie oraz umieszczenie w prasie komunikatów prasowych,
4. Zebranie i opracowanie graficzne oraz w formie plików pdf materiałów nt. projektu,
5. Przygotowanie płyt CD z materiałami nt. projektu oraz dystrybucja wśród dziennikarzy,
Projekt „Morskie Opowieści – stworzenie infrastruktury technicznej ogólnodostępnych sieci bezprzewodowych
i dostępnych Publicznie Punktów Dostępu do Internetu”, umowa nr UDA – RPZP.03.01.00 – 32 – 007/11 – 00.
Akademia Morska w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 1-2, 70-500 Szczecin, tel. 091 480 98 15
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013
UNIA EUROPEJSKA
Europejski Fundusz
Rozwoju Regionalnego
6. Opracowanie listy zaproszonych gości,
7. Opracowanie, wydruk i dystrybucja zaproszeń na organizowaną konferencję oraz
happening,
8. Zaproszenie dziennikarzy na konferencję oraz happening – mailing, kontakt telefoniczny,
dostarczenie opracowanych zaproszeń,
9. Zapewnienie obsługi organizacyjnej konferencji w tym obsługi fotograficznej i filmowej
dokumentującej jej przebieg,
10. Opracowanie, wydruk i dostarczenie raportu z przeprowadzonej konferencji ,
11. Wybór i organizacja usługi cateringu zawierającej co najmniej: przygotowanie i
dostarczenie kanapek – 3 rodzaje, ciastek – 2 rodzaje, napojów – soki 2 rodzaje, kawa z
ekspresu, herbata typu Lipton, cytryna, cukier, wrzątek w ilości wystarczającej dla 30
uczestników,
12. Przedstawienie szczegółowego kosztorysu konferencji wraz z cateringiem.
B). w zakresie: przygotowania, organizacji i promocji Happeningu
zakończenie
projektu
(organizowanego
w
najbliższym
organizowanego na
otoczeniu
w
Budynku
Akademii Morskiej w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 1-2 Szczecin) dla co najmniej
200 osób:
1. Koncepcje realizacji promocji wydarzenia oraz jego promocja,
2. Przygotowanie materiałów marketingowych promujących projekt (ulotki itp.) i ich
rozpowszechnienie przed i w trakcie organizowanego wydarzenia,
3. Opracowanie
szczegółowej
koncepcji
organizowanego
przedsięwzięcia,
przewidującej wariant dla nagłego pogorszenia warunków pogodowych,
4. Przygotowanie harmonogramu i scenariusza wykonawczego Happeningu,
5. Określenie grup docelowych orgaznizowanego Happeningu,
6. Zapewnienie spraw administracyjno-gospodarczych, w tym m.in. ochrona, toalety dla
uczestników imprezy,
7. Zapewnienie obsługi organizacyjnej happeningu w tym obsługi fotograficznej i
filmowej dokumentującej jej przebieg,
8. Organizacja i poprowadzenie happeningu,
Projekt „Morskie Opowieści – stworzenie infrastruktury technicznej ogólnodostępnych sieci bezprzewodowych
i dostępnych Publicznie Punktów Dostępu do Internetu”, umowa nr UDA – RPZP.03.01.00 – 32 – 007/11 – 00.
Akademia Morska w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 1-2, 70-500 Szczecin, tel. 091 480 98 15
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013
UNIA EUROPEJSKA
Europejski Fundusz
Rozwoju Regionalnego
9. Wykonanie i dostarczenie Zamawiającemu dokumentacji filmowej oraz fotograficznej
ze zorganizowanej imprezy (happening oraz konferencja kończąca projekt), która
wraz z przekazanymi prawami autorskimi na Zamawiającego zostanie dalej
rozpowszechniona przez Zamawiającego oraz przekazana do celów promocyjnych
Wydziałowi
Wdrażania
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego. Jednocześnie dostarczona
ww. dokumentacja zostanie dostarczona Zamawiającemu w postaci gotowego
materiału marketingowego, ostatecznie obrobionego redakcyjnie i gotowego do
rozpowszechnienia publicznie filmu i zdjęć.
10. Przedstawienie kosztorysu organizowanej imprezy,
II. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty w celu
zawarcia umowy w prowadzonym zapytaniu ofertowym:
Oferty oceniane będą według kryterium :
•
Doświadczenie Wykonawcy w organizacji podobnych przedsięwzięć 20%:
Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia doświadczenia w organizowaniu
podobnych co najmniej 2 imprez w okresie 2011 – 2013 r. (należy dołączyć do
oferty);
Skala oceny oferty w punktach:
1 punkt – 2 zorganizowane imprezy w okresie 2011 - 2013 r.
2 punkty – 3 zorganizowane imprezy w okresie 2011 - 2013 r.
3 punkty – 4 zorganizowane imprezy w okresie 2011 - 2013 r.
4 punkty – 5 zorganizowanych imprez w okresie 2011 - 2013 r.
• Cena – 80%
Cena oferty musi być podana liczbowo i słownie w kwocie brutto w złotych polskich
(PLN), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena musi uwzględniać całość
ponoszonego
przez
Zamawiającego
wydatku
na
sfinansowanie
i
realizację
zamówienia.
Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta która uzyska najwyższa punktację
uzyskaną po zsumowaniu ww. kryteriów i będzie zawierała ostateczną cenę brutto
obejmującą organizację konferencji kończącej projekt wraz z happeningiem zgodnie z
ww. kryteriami.
Projekt „Morskie Opowieści – stworzenie infrastruktury technicznej ogólnodostępnych sieci bezprzewodowych
i dostępnych Publicznie Punktów Dostępu do Internetu”, umowa nr UDA – RPZP.03.01.00 – 32 – 007/11 – 00.
Akademia Morska w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 1-2, 70-500 Szczecin, tel. 091 480 98 15
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013
UNIA EUROPEJSKA
Europejski Fundusz
Rozwoju Regionalnego
III. Sposób i termin składania ofert:
Oferta winna być złożona przed upływem terminu składania ofert w wybrany z podanych
poniżej sposobów:
a. w formie elektronicznej na adres e-mail: [email protected] w postaci
zeskanowanej i podpisanej oferty wykonawcy w terminie do dnia 11.02.2013 r do
godziny 13.00.
b. w formie pisemnej za pośrednictwem poczty lub osobiście w Akademii Morskiej w
Szczecinie, Kancelaria pok. 73a, ul. Wały Chrobrego 1-2, 70-500 Szczecin, w
terminie do dnia 11.02.2013 r. do godziny 13.00, z dopiskiem na kopercie
„„Morskie Opowieści” oferta organizacji konferencji kończącej projekt wraz z
happeningiem, Marta Wielińska.”
IV. Warunki płatności:
Do 7 dni od daty otrzymania faktury po obustronnym podpisaniu protokołu zdawczoodbiorczego z realizacji zamówienia oraz dostarczeniu zamawiającemu dokumentacji
powykonawczej
–
płyt
CD
zawierających
materiały
pokonferencyjne,
raportu
z
przeprowadzonej konferencji, dokumentacji fotograficznej z konferencji i happeningu,
dokumentacji filmowej z konferencji i happeningu - do wykonanego zamówienia do
22.03.2013 r.
Złożenie oferty cenowej nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez
Zamawiającego i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy. Zamawiający
oczekuje odpowiedzi w terminie do dnia 11.02.2013 r. do godziny 13.00 z uwagi na fakt
gromadzenia odpowiedniej ilości ofert, niezbędnych w procedurze Akademii Morskiej w
Szczecinie.
Projekt „Morskie Opowieści – stworzenie infrastruktury technicznej ogólnodostępnych sieci bezprzewodowych
i dostępnych Publicznie Punktów Dostępu do Internetu”, umowa nr UDA – RPZP.03.01.00 – 32 – 007/11 – 00.
Akademia Morska w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 1-2, 70-500 Szczecin, tel. 091 480 98 15
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013