Zarządzanie zadaniami
Transkrypt
Zarządzanie zadaniami
Zarządzanie zadaniami Co Ci utrudnia zarządzanie zadaniami? Co potrzebujesz by było Ci łatwiej zarządzać zadaniami? Jakiego systemu używasz? Czy działa perfekcyjnie? 1 Umysł vs Zadania Ile cyfr zapamiętasz? 200 lat temu… Umysł nieracjonalny 2 Jak sobie z tym poradzić? System! Model zarządzania zadaniami 1. Gromadzenie 2. Struktura list 3. Przegląd dzienny 4. Realizacja zadań w ciągu dnia 5. Przegląd tygodniowy 6. Zarządzanie kalendarzem Gromadzenie Gdzie gromadzicie wszystkie swoje sprawy / zadania do zrobienia? Co Wam działa przy gromadzeniu spraw? Co w tych sposobach jest nie tak? Czego brakuje? 3 Gromadzenie Jasne Zasady Minimum – proste!! Zapisujemy wszystko Kilka określonych miejsc, nie więcej Co gdy nie mamy przy sobie notatek? – Dyktafon/telefon CRM Sprawy fizyczne i materialne Struktura List DZIŚ Do zrobienia Ten Tydzień Kiedyś Konteksty / Projekty (np. telefon, w samochodzie, agendy spotkań, itd...) Lista projektów 4 Przegląd dzienny 1. Przypominam sobie moje PRIORYTETY 2. Porządkuję listę Dziś usuwam zbędne zadania, przepisuje, jeśli kartka zaniedbana 3. Przeglądam listę Do zrobienia, Delegowane, ……. usuwam zbędne zadania, wpisuję zadania na listę Dz iś 4. Przeglądam emaile Usuwam zbędne emaile, a emaile do zrobienia dziś wpisuję na listę Dz iś 5. Nadaję numerację zadaniom od najważniejszego do najmniej ważnego, a następnie wykonuje je w ciągu dnia. Model realizacji zadań w ciągu dnia Archiwum N Uważaj na pułapkę 2min! Do Zrobienia? T T < 2min N > 2min Zrób T T Dzisiaj? N DZIŚ Lista … Przegląd tygodniowy 1. Przeglądamy wszystkie listy: – Oczyszczamy, Usuwamy STAROCIE, Porządkujemy 2. Planujemy => Wybieram swoje najważniejsze priorytety A. Przeglądam swoje priorytety B. Przegląd projektów C. Ustalenie kolejnych kroków dla projektów D. Przegląd list Do zrobienia, Delegowanych, … E. Zrobienie listy rzeczy do zrobienia F. Umieszczenie w kalendarzu 5 Zarządzanie kalendarzem If your calendar is full it's BAD Creative came from space Zasada 60% / 40% vs max 3 zadania Patrz z perspektywy tygodnia wpisując zadania Model zarządzania zadaniami 1. Gromadzenie 2. Struktura list 3. Przegląd dzienny 4. Realizacja zadań w ciągu dnia 5. Przegląd tygodniowy 6. Zarządzanie kalendarzem Zrób listę … Co zrobisz dzisiaj? 6 Wyzwanie Będę robić listę DZIŚ codziennie przez tydzień. Pamiętaj! Realizacja zadań od najważniejszego do najmniej ważnego. Wyznacz max 3 duże zadania Zacząłeś => Skończ Nie zaczynam innych zadań dopóki nie zrobię najważniejszych na dany dzień Wskazówki Nazywanie zadań: l.poj, ja Archiwum – minimalizm, szybko Weryfikacja zadań – Po co to robisz? – Jaki ma być rezultat? – Od czego zaczniesz? 7 Wybieranie zadań do zrobienia wg: Energii Czasu Priorytetu Miejsca / Kontekstu Czego użyć? Wybieranie zadań do zrobienia wg: Energii Czasu Priorytetu Miejsca / Kontekstu Zadanie rozwojowe Najważniejsze: Skup się na przeglądzie dziennym! A potem dopiero na realizacji zadań. 8