Document 482745

Transkrypt

Document 482745

SAP® Business One ...ToGo
© 2011 by SAP AG. Wszelkie prawa zastrzeżone.
SAP, R/3, mySAP,mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver oraz inne produkty i usługi SAP
wymienione w niniejszym szkoleniu , jak również ich odnośne logo, są znakami towarowymi lub
zastrzeżonymi znakami towarowymi SAP AG w Niemczech oraz kilku innych krajach. Pozostałe
nazwy produktów i usług są znakami towarowymi poszczególnych ﬁrm.
Dane zawarte w niniejszym dokumencie pełnią wyłącznie funkcję informacyjną. Specyﬁkacje
produktów krajowych mogą się różnid.
Niniejsze materiały mogą ulec zmianie bez uprzedniego zawiadomienia.
Niniejsze materiały zostały przygotowane przez spółkę SAP AG oraz jej spółki stowarzyszone
(„Grupa SAP") wyłącznie w celach informacyjnych bez składania żadnego rodzaju oświadczeo lub
zapewnieo. Grupa SAP nie ponosi odpowiedzialności za błędy lub braki występujące w materiałach.
Jedynymi gwarancjami w zakresie produktów i usług Grupy SAP są stwierdzenia zawarte w
oświadczeniach dotyczących wyraźnych gwarancji, które są dołączone do takich produktów lub
usług. Zawartośd niniejszego dokumentu nie może byd interpretowana jako dodatkowa gwarancja .
SAP Business One ...To Go
1
1
6
Podstawy SAP Business One
Spis treści
SAP® Business One ...ToGo ..................................................................................1
PODSTAWY SAP BUSINESS ONE ...........................................................................9
Co to jest SAP Business One? ...............................................................................9
Więcej niż odrębne rozwiązanie ........................................................................................................9
Kompleksowe i zintegrowane rozwiązanie .......................................................................................9
Aplikacja dla każdego .......................................................................................................................9
Rewolucyjne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw ......................10
Wyzwania, z którymi borykają się małe i średnie przedsiębiorstwa ...............................................10
Luka w informacjach .......................................................................................................................10
Luka w procesach ............................................................................................................................11
Wiele niezależnych rozwiązań ........................................................................................................11
W jaki sposób SAP Business One realizuje wymagania .................................................................12
Wyjątkowe podejście..........................................................................................12
Zintegrowane rozwiązanie ...............................................................................................................12
Usprawnione procesy biznesowe.....................................................................................................12
Natychmiastowy dostęp do informacji ............................................................................................13
Możliwość konfiguracji i adaptacji .................................................................................................13
Rozwiązanie zaprojektowane wyłącznie dla małych i średnich przedsiębiorstw i wspierane przez
SAP ..................................................................................................................................................13
Czego można oczekiwać po tym dokumencie? ...................................................14
CECHY I FUNKCJE SAP BUSINESS ONE ...............................................................15
Rozpoczęcie pracy ..............................................................................................16
Zrozumienie cech SAP Business One ..................................................................17
Tworzenie dokumentów z elementów, których można używać wielokrotnie .................................17
Otwieranie dokumentów za pomocą głównego menu .....................................................................19
Struktura transakcyjna i procesowa informacji w SAP Business One ............................................20
Pytania, które pomogą lepiej zrozumieć aplikację ..........................................................................20
Znajomość swojej lokalizacji w systemie ...........................................................21
Główne okno ...................................................................................................................................21
Menu główne SAP Business One ...............................................................................................21
Pasek menu i pasek narzędzi ......................................................................................................22
Pasek narzędzi.............................................................................................................................23
Pasek statusu ...............................................................................................................................23
Log komunikatów systemowych ................................................................................................24
Używanie kokpitu zamiast Menu głównego....................................................................................24
Okna dokumentów ...........................................................................................................................25
Tryby operacyjne okna ...............................................................................................................26
Menu kontekstowe ......................................................................................................................27
Szczegóły wiersza .......................................................................................................................27
Wyszukiwanie potrzebnych informacji ...............................................................28
Szukanie partnerów handlowych i materiałów ................................................................................28
2
1
Używanie strzałek paska narzędzi do wyszukiwania dokumentów ................................................30
6
Przechodzenie do właściwych informacji w systemie........................................30
Nawigacja za pomocą pomarańczowej strzałki ...............................................................................30
Przeciągnij i skojarz.........................................................................................................................31
Menu użytkownika i Skróty użytkownika .......................................................................................32
Ustawienia wyświetlania .................................................................................................................33
Ustawienia formularza .....................................................................................................................34
Konfiguracja nazw pól.....................................................................................................................35
Dodawanie pól i tabel zdefiniowanych przez użytkownika ............................................................36
Wypełnianie pól za pomocą wartości zdefiniowanych przez użytkownika ....................................36
Uzyskiwanie odpowiedzi na pytania ...................................................................37
Pomoc online ...................................................................................................................................37
Portal SAP Business One Customer Portal .....................................................................................37
PODSTAWOWE ZAGADNIENIA
KSIĘGOWOŚCI .........................................................39
Przegląd Księgowości .........................................................................................40
Konfiguracja Księgowości ...................................................................................43
Krok 1: Ustawienie okresów sprawozdawczych .............................................................................43
Krok 2: Definiowanie segmentów kont ...........................................................................................44
Krok 3: Tworzenie planu kont .........................................................................................................45
Zarządzanie walutą obcą .............................................................................................................47
Krok 4: Wykorzystanie Definicji kont podstawowych....................................................................47
Procedura podstawowa ...............................................................................................................48
Krok 5: Migracja danych z poprzedniego systemu .........................................................................49
Realizacja codziennych operacji .........................................................................51
Ręczne wprowazanie zapisów księgowych .....................................................................................51
Realizacja księgowań okresowych ..................................................................................................53
Zastosowanie szablonów dekretacji ................................................................................................53
Zastosowanie wstępnie wprowadzonych zapisów księgowych .......................................................53
Obsługa zapisów księgowych .............................................................................54
Anulowanie transakcji .....................................................................................................................54
Edycja kont KG ...............................................................................................................................55
Przegląd zmian danych: Protokoły audytu ......................................................................................55
Procedury zamknięcia okresu .............................................................................56
Lista kontrolna zamknięcia okresu ..................................................................................................56
Lista kontrolna zamknięcia roku .....................................................................................................56
Archiwizacja danych .......................................................................................................................57
Kreator archiwizacji danych .......................................................................................................57
Lista kontrolna archiwizacji danych: ..........................................................................................59
Płatności przychodzące i wychodzące ................................................................59
Płatności przychodzące....................................................................................................................59
Tworzenie płatności przychodzących dla określonych faktur ....................................................60
Tworzenie płatności przychodzących dla konta .........................................................................61
Płatności wychodzące ......................................................................................................................61
Scenariusze specjalne ......................................................................................................................62
Kreator płatności..............................................................................................................................62
3
1
Wydruk czeków ...............................................................................................................................64
6
Rozrachunek wewnętrzny ..................................................................................65
Rachunek kosztów ..............................................................................................66
W jaki sposób wykorzystywane są reguły rozdziału? .....................................................................67
Budżetowanie .....................................................................................................68
Scenariusze budżetu ........................................................................................................................68
Metody rozdziału budżetu ...............................................................................................................69
Zapytania i raporty .............................................................................................71
WPROWADZANIE I ZARZĄDZANIE DANYMI PODSTAWOWYMI..........................72
W jaki sposób wykorzystywane są dane podstawowe w SAP Business One ......73
Różne rodzaje rekordów danych podstawowych ............................................................................73
Wstępnie zdefiniowane wartości i wartości domyślne ....................................................................76
Dane podstawowe i dokumenty .......................................................................................................76
Dane podstawowe i definiowanie kont podstawowych KG ............................................................76
Jak dane podstawowe są wykorzystywane w raportowaniu ............................................................77
Tworzenie danych podstawowych i proces zarządzania .....................................78
Dokonywanie ustawień wstępnie zdefiniowanych wartości oraz wartości
domyślnych dla danych podstawowych ..............................................................79
Tworzenie danych podstawowych partnera handlowego ...................................81
Okno Dane podstawowe Partnera handlowego ...............................................................................81
Dane podstawowe prospekta ...........................................................................................................84
Tworzenie danych podstawowych materiału ......................................................84
DOKUMENTY SPRZEDAŻY I ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI ..............................87
Przegląd procesu sprzedaży ...............................................................................88
Rozpoczęcie pracy ..............................................................................................88
Wspólna struktura dokumentów ......................................................................................................90
Kluczowe dane ................................................................................................................................91
Kluczowe dane: Odbiorca ...........................................................................................................91
Kluczowe dane: Towar ...............................................................................................................92
Kluczowe obliczenia: zysk brutto, waga i objętość .........................................................................93
Obliczanie zysku brutto ..............................................................................................................93
Obliczanie objętości i wagi .........................................................................................................94
Główne przypominacze: Dodawanie działania do dokumentu sprzedaży .......................................95
Realizacja etap po etapie ....................................................................................95
Etap 1: Oferta...................................................................................................................................95
Etap 2: Zlecenie sprzedaży ..............................................................................................................96
Tworzenie i dodawanie zlecenia sprzedaży ................................................................................96
Kontrola dostępności towarów ...................................................................................................98
Dostawa pośrednia – magazyn komisowy ..................................................................................99
Wpływ zlecenia sprzedaży na księgowość i gospodarkę materiałową .....................................100
Etap 3: Dokument WZ ...................................................................................................................100
Tworzenie i księgowanie dokumentu WZ ................................................................................100
4
1
6
Wpływ dokumentu WZ na księgowość i gospodarkę materiałową ..........................................102
Etap opcjonalny: Zwrot ............................................................................................................102
Etap 4: Faktura sprzedaży..............................................................................................................102
Tworzenie i księgowanie faktury sprzedaży .............................................................................103
Wpływ faktury sprzedaży na księgowość i gospodarkę materiałową .......................................103
Etap opcjonalny: Faktura sprzedaży i płatność .........................................................................104
Etap opcjonalny: Faktura korygująca sprzedaży ......................................................................104
Etap opcjonalny: Anulowanie faktury sprzedaży/storno korekty .............................................105
Etap opcjonalny: Faktura rezerwująca sprzedaży .....................................................................105
Wpływ faktury rezerwującej sprzedaży na księgowość i gospodarkę materiałową .................106
Anulowanie/korekta faktury rezerwującej sprzedaży ...............................................................106
Etap opcjonalny: Przetwarzanie zaliczki z tytułu sprzedaży ....................................................106
Wpływ faktury za zaliczkę z tytułu sprzedaży na księgowość i gospodarkę materiałową .......107
Tworzenie dokumentu na podstawie innego dokumentu .................................109
Przetwarzanie grup dokumentów .....................................................................110
Kreator tworzenia dokumentów ....................................................................................................110
Kreator monitów ............................................................................................................................111
Wpływ na księgowość i gospodarkę materiałową ............................................113
Lista kontrolna sprzedaży .................................................................................115
DOKUMENTY ZAKUPU I ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI .................................116
Przegląd procesu zakupu ..................................................................................116
Rozpoczęcie pracy: Wspólna struktura i kluczowe dane..................................119
Wspólna struktura dokumentu .......................................................................................................119
Kluczowe dane ..............................................................................................................................120
Kluczowe dane: Dostawca ........................................................................................................120
Kluczowe dane: Towar .............................................................................................................121
Kluczowe dane: Adresy odbiorcy płatności i dostawy .............................................................123
Realizacja krok po kroku ..................................................................................125
Etap 0: Oferta zakupu ....................................................................................................................125
Etap 1: Zamówienie zakupu ..........................................................................................................125
Tworzenie i księgowanie zamówienia zakupu .........................................................................125
Wpływ zamówienia zakupu na księgowość i gospodarkę materiałową ...................................126
W jaki sposób wykorzystywane są na kolejnych etapach zakupów informacje dotyczące
zamówienia zakupu...................................................................................................................126
Etap 2: Dokument Pz .....................................................................................................................127
Tworzenie i księgowanie dokumentu Pz ..................................................................................127
Zarządzanie numerami seryjnymi .............................................................................................128
Wpływ dokumentu Pz na księgowość i gospodarkę materiałową ............................................129
Etap opcjonalny: Zwrot towarów..............................................................................................129
Etap opcjonalny: Koszty dostawy.............................................................................................129
Wpływ kosztów dostawy na księgowość i gospodarkę materiałową .......................................130
Etap 3: Faktura zakupu ..................................................................................................................131
Tworzenie i księgowanie faktury zakupu .................................................................................131
Wpływ faktury zakupu na księgowość i gospodarkę materiałową ...........................................131
Etap opcjonalny: Faktura korygująca zakupu ...........................................................................132
5
1
6
Etap opcjonalny: Faktura rezerwująca zakupu .........................................................................132
Etap opcjonalny: Anulowanie faktury zakupu/storno korekty .................................................132
Etap opcjonalny: Przetwarzanie zaliczki z tytułu zakupu .........................................................133
Wpływ faktury za zaliczkę z tytułu zakupu na księgowość i gospodarkę materiałową ...........134
Tworzenie dokumentu na podstawie innego dokumentu .................................134
Lokalizacja dokumentów bazowych..............................................................................................135
Wpływ na księgowość i gospodarkę materiałową ............................................136
Lista kontrolna zakupu .....................................................................................137
PODSTAWOWE ZAGADNIENIA Z ZAKRESU MRP ...............................................138
Definiowane planowania potrzeb materiałowych .............................................138
Przygotowanie do przebiegu MRP ....................................................................141
Przegląd procesu MRP ..................................................................................................................141
Ustawienia kluczowych danych podstawowych powiązanych z MRP .........................................141
Specyfikacja materiałowa (drzewo produktu) ..........................................................................142
Dane podstawowe materiału i zapasów ....................................................................................143
Korzystanie z Kreatora do wykonywania przebiegu MRP .................................145
Przykład MRP 1: Wielopoziomowa specyfikacja materiałowa (drzewo produktu) ......................145
Krok 1: Tworzenie lub wybór scenariusza ...............................................................................145
Krok 2: Wybór źródeł danych ..................................................................................................147
Krok 3: Wykonanie przebiegu MRP i analiza rekomendacji ...................................................147
Krok 4: Podjęcie działań stosownie do wyników przebiegu MRP ...........................................149
Przykład MRP 2: Zużywanie prognoz ...........................................................................................149
Przykład MRP 3: Konsolidacja zleceń ..........................................................................................151
Lista kontrolna MRP..........................................................................................152
SZANSE SPRZEDAŻY .........................................................................................153
Rozpoczęcie pracy w obszarze Szanse sprzedaży .............................................153
Przegląd procesów dotyczących szans sprzedaży .........................................................................154
Definiowanie informacji związanych ze sprzedażą .......................................................................155
Zarządzanie szansami sprzedaży w SAP Business One .....................................157
Wprowadzanie szansy sprzedaży ..................................................................................................157
Kim jest prospekt? ....................................................................................................................157
Wynik finansowy: Jaka jest możliwość realizacji szansy sprzedaży? ......................................158
Zaokrąglanie szansy sprzedaży .................................................................................................159
Zarządzanie działaniami sprzedaży ...............................................................................................160
Zarządzanie szansami sprzedaży w Microsoft Outlook .....................................161
Jak wygląda integracja z Microsoft Outlook? ...............................................................................162
Synchronizacja SAP Business One z Microsoft Outlook ..............................................................163
Zbiorcza synchronizacja: ..........................................................................................................164
Zapamiętanie wiadomości e-mail jako działania ...........................................................................164
Przetwarzanie ofert w Microsoft Outlook .....................................................................................165
Generowanie migawek działania partnera handlowego ................................................................166
Z Microsoft Outlook do SAP Business One ..................................................................................168
Raporty szans sprzedaży ..................................................................................168
6
1
Wykonanie raportu lejka szans sprzedaży .....................................................................................170
6
Lista kontrolna szans sprzedaży .......................................................................172
MODUŁ USŁUGA ................................................................................................173
Rozpoczęcie pracy ............................................................................................173
Umowy serwisowe ........................................................................................................................173
Ustawianie automatycznego tworzenia danych podstawowych urządzenia odbiorcy ..................175
Dane podstawowe urządzenia odbiorcy ...........................................................176
Tworzenie zgłoszeń serwisowych .....................................................................176
Raporty serwisowe ...........................................................................................178
TWORZENIE DOKUMENTÓW, UPRAWNIENIA I ZATWIERDZANIE ....................179
Przegląd funkcji tworzenia dokumentów .........................................................179
Uprawnienia, procedury zatwierdzania i dokumenty tymczasowe ...................181
Uprawnienia użytkownika .............................................................................................................181
Administracja hasłami ...................................................................................................................182
Własność danych ...........................................................................................................................183
Procedury zatwierdzania................................................................................................................184
Ręczne tworzenie dokumentów tymczasowych ............................................................................189
Przyśpieszenie procesu tworzenia dokumentów za pomocą kreatorów ...........191
Kreator dokumentów docelowych .................................................................................................191
Kreator tworzenia dokumentów ....................................................................................................193
DRUKOWANIE DOKUMENTÓW I RAPORTÓW ...................................................197
Konfiguracja początkowa .................................................................................198
Menedżer raportów i układów .......................................................................................................200
Zarządzanie szablonami wydruku dokumentów .......................................................................200
Eksport i import szablonów(układów) wydruku dokumentów .................................................201
Kolejność wydruku ...................................................................................................................203
Edytor układu wydruku PLD .............................................................................203
SAP Crystal Reports ..........................................................................................205
Tworzenie raportu podstawowego za pomocą SAP Crystal Reports ............................................206
Ustawienie domyślnych szablonów układu ...................................................................................208
GOSPODARKA MATERIAŁOWA..........................................................................210
Metody wyceny .............................................................................................................................211
Cena średnia ważona ................................................................................................................211
FIFO ..........................................................................................................................................212
Koszty standardowe ..................................................................................................................212
Inwentaryzacja cykliczna i śledzenie zapasów ..............................................................................213
Kompletacja dostaw ......................................................................................................................214
Ustalanie cen..................................................................................................................................215
Rodzaje drzew produktu ................................................................................................................217
Zlecenie produkcyjne ....................................................................................................................218
XL REPORTER ...................................................................................................220
7
1
6
Przegląd XL Reporter ........................................................................................221
Komponenty XL Reporter .............................................................................................................221
Report Organizer.......................................................................................................................221
Report Composer ......................................................................................................................221
Report Designer ........................................................................................................................221
Kto korzysta z narzędzia XL Reporter?.........................................................................................222
Tworzenie raportu w narzędziu Report Composer............................................222
Uruchamianie narzędzia XL Reporter ...........................................................................................223
Tworzenie raportu za pomocą narzędzia Report Composer ..........................................................225
Wybór elementów raportu .............................................................................................................226
Określanie wyboru.........................................................................................................................228
Grupowanie raportu .......................................................................................................................229
Dodawanie okresu finansowego ....................................................................................................230
Rozwijanie kolumn ........................................................................................................................230
Dodawanie sum do raportu ............................................................................................................231
Zapamiętywanie raportów ................................................................................232
Zapamiętywanie raportu jako zapytania ........................................................................................232
Zapamiętywanie raportu jako definicji raportu .............................................................................232
Dodawanie raportu do menu głównego SAP Business One ..........................................................235
Zdobywanie umiejętności w zakresie XL Reporter w narzędziu Report Designer
..........................................................................................................................236
WYBRANE SKRÓTY KLAWIATUROWE ...............................................................238
Skróty ogólne....................................................................................................238
Skróty w dokumentach sprzedaży i zakupu ......................................................239
8
1
6
1
1
PODSTAWY SAP BUSINESS ONE
Zagadnienia omówione w rozdziale:

Co to jest SAP Business One?

Rewolucyjne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw

Unikatowe podejście

Czego można oczekiwać po tym dokumencie
SAP® Business One jest zintegrowaną aplikacją do zarządzania firmą, zaprojektowaną od podstaw
dla małych i średnich przedsiębiorstw. W niniejszym dokumencie opisano dokładnie sposób pracy z
SAP Business One i przedstawiono, w jaki sposób rozwiązanie to może pomóc firmie
zautomatyzowad procesy zarządzania, sprzedaży, produkcyjne, logistyczne i finansowe.
Co to jest SAP Business One?
W odróżnieniu od większości innych aplikacji koncentrujących się na określonym obszarze
działalności, takim jak rachunkowośd lub zarządzanie relacjami z klientami (CRM) SAP Business One
jest zintegrowaną aplikacją do zarządzania wszystkimi obszarami firmy. Oferuje kompletny zbiór
głównych funkcji wliczając finanse, zarządzanie klientami, sprzedaż, operacje i logistykę, które
spełniają wymagania firmy dotyczące zarządzania całym przedsiębiorstwem.
Więcej niż odrębne rozwiązanie
SAP Business One to znacznie więcej niż typowe oprogramowanie finansowe oparte na
rachunkowości i księgowości lub niezależne rozwiązanie do zarządzania relacjami z klientami.
Pomaga firmom zarządzad całym procesem sprzedaży i obsługi klientów – przyjęte zlecenia
przechodzą bezpośrednio do automatycznej realizacji.
Kompleksowe i zintegrowane rozwiązanie
SAP Business One nie jest zestawem sztucznie połączonych uniwersalnych komponentów.
Rozwiązanie to zostało zaprojektowane i utworzone specjalnie dla małych i średnich
przedsiębiorstw potrzebujących ujednoliconego, zintegrowanego oprogramowania wspierającego
rachunkowośd, produkcję, gospodarkę magazynową oraz inne kluczowe procesy.
Aplikacja dla każdego
SAP Business One najprościej zrozumied, myśląc o ludziach zaangażowanych w działalnośd
biznesową:

Są osoby w dziale sprzedaży pozyskujące potencjalnych klientów, składające wizyty i
dokonujące sprzedaży.
9
1

Są osoby rozliczające się z tego, co zostało kupione i sprzedane i zapewniające
prawidłowy przepływ pieniędzy do/z firmy i do/od dostawców, odbiorców i
pracowników.

Są osoby przyjmujące zlecenia klientów i realizujące je poprzez wysłanie towarów lub
świadczenie usług.

Są osoby zarządzające operacjami, takimi jak kontrola zapasów lub świadczenie usług.

Są menedżerowie monitorujący całą firmę i zarządzający nią.
6
Teraz wyobrazid sobie trzeba jedną aplikację ułatwiającą tym ludziom ich zadania, dzięki której
wszyscy korzystają z tego samego zbioru informacji. Aplikacja ta może:

Integrowad wszystkie części działalności biznesowej, tak by każdy mógł korzystad z tych
samych informacji dotyczących głównej działalności

Zapewniad użytkownikom interfejsy zaprojektowane specjalnie po to, by wspierad ich
metody pracy

Przetwarzad dane w czasie rzeczywistym, tak by pracownicy nie musieli czekad na
nocne lub tygodniowe księgowania, co oznacza, że dane finansowe firmy są zawsze
aktualne i dostępne

Wyprowadzad ostrzeżenia oraz inicjowad czynności korygujące, by odbyły się
automatycznie w przypadku przekroczenia pewnych limitów ustawionych przez
menedżerów lub innych użytkowników

Upraszczad raportowanie i analizę dzięki łatwym do utworzenia raportom i ekstrakcji
danych do arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel.
Rewolucyjne rozwiązanie dla małych i
średnich przedsiębiorstw
Chod wszystkie firmy są unikatowe, to prawie w każdej z nich istnieją wspólne wzorce działao i
wyzwao.
Wyzwania, z którymi borykają się małe i średnie
przedsiębiorstwa
Małe i średnie firmy skupiają się przede wszystkim na wzroście sprzedaży i rentowności.
Pozyskiwanie zleceo od klientów oraz ich realizacja z zyskiem jest zawsze najważniejszym zadaniem,
a oprogramowanie może byd narzędziem umożliwiającym podniesienie efektywności i wydajności.
Jednak w pewnym momencie, szczególnie w przypadku szybkiego rozwoju, większośd firm zauważa
spowolnienie procesu wzrostu sprzedaży z powodu braku płynnego przepływu informacji z jednego
obszaru firmy do innego. Może się tak zdarzyd z wielu różnych przyczyn.
Luka w informacjach
Luka w informacjach odnosi się do braku aktualnych informacji biznesowych potrzebnych do
efektywnego prowadzenia działalności. Na przykład, jeśli wpływa duże zlecenie wymagające
10
1
6
szybkiej realizacji zasadnicze pytanie brzmi: Kiedy można je zrealizowad? W przypadku luki w
informacjach odpowiednie informacje muszą byd gromadzone z różnych źródeł, jeśli zostały
najpierw właściwie zarejestrowane. W przypadku stałej luki w informacjach decyzje biznesowe
podejmowane są bez wystarczających informacji, co powoduje błędy, poprawki i utratę szans.
Luka w procesach
Luka w procesach występuje wtedy, gdy ręczne zadania biznesowe nie są zautomatyzowane lub
jeśli automatyzacja zatrzymuje się w jednej aplikacji i musi zostad ręcznie przeniesiona do innej. Luki
w procesach rozwiązuje się poprzez podwójne ponowne wprowadzenie informacji z jednej aplikacji
do innej lub poprzez utworzenie oprogramowania specjalnego przeznaczenia do wykonania
transferu. Luki w procesach spowalniają działanie firmy, opóźniają zmiany i ograniczają możliwości
automatyzacji. Efektywna i kompletna integracja, przy której informacje przepływają z jednego
etapu do następnego zmniejsza lukę w procesach zgodnie z rys. 1-1.
Rys. 1-1: SAP Business One zapewnia pełną integrację
Wiele niezależnych rozwiązań
Firmy często nabywają wiele odrębnych rozwiązao, by sprostad swoim potrzebom w miarę rozwoju,
np. aplikację rachunkowości do zarządzania Księgami głównymi i fakturami lub rozwiązanie do
zarządzania magazynem w celu śledzenia zapasów. Zapewnienie aktualności, zintegrowania i
sprawnego działania takiej kombinacji aplikacji może stanowid wyzwanie. Uzyskanie obrazu sytuacji
w każdym obszarze firmy jest bardzo pracochłonne i wymaga wyekstrahowania i uzgodnienia
informacji w wielu systemach. Wprawdzie takie aplikacje mogą służyd przez pewien czas, jednak
ostatecznie firma potrzebuje bardziej elastycznego i zintegrowanego rozwiązania.
11
1
W jaki sposób SAP Business One realizuje wymagania
6
SAP Business One spełnia wymagania małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ jest
zaprojektowany w tym celu (Rys. 1-2).
Rys. 1-2: SAP Business One spełnia wymagania małych i średnich przedsiębiorstw
Wyjątkowe podejście
Podczas gdy większośd oprogramowania biznesowego skupia się na automatyzacji, niewiele firm
komputerowych, o ile w ogóle, podchodzi do wyzwania utworzenia oprogramowania w taki sam
sposób, w jaki robi to SAP. Najczęściej dostawca oprogramowania wybiera jeden obszar, taki jak
rachunkowośd lub CRM, i tworzy produkt, który będzie wspierał związane z nim konkretne procesy.
To, w jaki sposób te procesy współdziałają z innymi podstawowymi procesami z innych obszarów
pozostaje otwartą kwestią. Odpowiedzią na to pytanie jest SAP Business One.
Zintegrowane rozwiązanie
SAP Business One stanowi „jedno rozwiązanie” do zarządzania firmą i automatyzacji procesów.
Sprzedaż, CRM, finanse i operacje logistyczne są obsługiwane i zautomatyzowane w SAP Business
One. Automatyzacja każdego procesu jest zintegrowana, na przykład zlecenia sprzedaży inicjując
proces sprzedaży oddziaływują finalnie na moduł rachunkowości, a jednocześnie stają się podstawą
do zleceo produkcji lub zakupów, mogą także rezerwowad materiały i towary na magazynach.
Historyczne granice pomiędzy aplikacjami (modułami) w SAP Business One nie występują.
Usprawnione procesy biznesowe
Szeroki zakres SAP Business One pozwala na kompleksowe usprawnienie i zautomatyzowanie całej
firmy, wliczając CRM, rachunkowośd, gospodarkę magazynową i produkcję. Co więcej, w chwili
wystąpienia ważnego zdarzenia biznesowego w razie potrzeby mogą byd wykonane automatyczne
odpowiedzi. Paradygmat zarządzania przez wyjątki podnosi wydajnośd dzięki zmniejszeniu
przeciążenia informacjami i ograniczeniu nieodpowiednich czynności, pozwalając użytkownikom w
razie potrzeby na interwencję w zautomatyzowanych procesach.
12
1
Natychmiastowy dostęp do informacji
6
Przechowywanie wszystkich danych biznesowych w jednej zintegrowanej aplikacji, takiej jak SAP
Business One oznacza, że do uzyskania dostępu do krytycznych informacji biznesowych wystarczy
kilka razy kliknąd na konfigurowalnym pulpicie lub skorzystad z intuicyjnych rozwijalnych raportów.
Ponieważ SAP Business One działa głównie w czasie rzeczywistym, zmiany są rejestrowane
natychmiastowo, bez opóźnienia. Można w dowolnej chwili uzyskad informacje dotyczące aktualnej
sytuacji firmy dzięki wielu różnym mechanizmom raportowania, wliczając aplikacje Microsoft
Office, urządzenia mobilne i raporty Crystal Report.
Możliwość konfiguracji i adaptacji
Rozwiązanie SAP Business One zostało zaprojektowane w taki sposób, by można je było łatwo
skonfigurowad, zintegrowad i rozszerzyd. Dzięki integracji z Microsoft Office SAP Business One
ujednolica aplikacje biznesowe i aplikacje dotyczące wydajności pulpitu. Dzięki globalnej sieci
certyfikowanych partnerów w zakresie rozwiązao SAP oprogramowanie SAP Business One może byd
dopasowane w taki sposób, by spełniad określone wymagania lokalnych rynków i sektorów
branżowych. Możliwośd adaptacji SAP Business One oznacza, że oprogramowanie rozwija się wraz z
firmą i może byd w prosty sposób modyfikowane, tak by spełniad zmieniające się wymagania
biznesowe.
Rozwiązanie zaprojektowane wyłącznie dla małych i średnich
przedsiębiorstw i wspierane przez SAP
SAP Business One jest oprogramowaniem do zarządzania firmą nowej generacji utworzonym od
podstaw wyłącznie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Przy jego projektowaniu wykorzystano
ponad 30 letnie doświadczenie SAP w tworzeniu aplikacji biznesowych spełniających wymagania
ponad 12 milionów użytkowników na całym świecie.
Jako światowy lider w oprogramowaniu do zarządzania firmą SAP jest zobowiązany do zapewniania
kompleksowych rozwiązao biznesowych spełniających obecne i przyszłe wymagania biznesowe.
Jednym z najważniejszych zadao firmy SAP i jej globalnej sieci certyfikowanych partnerów w
zakresie SAP Business One jest umożliwienie bezproblemowego prowadzenia działalności.
Uwaga dotycząca umiędzynarodowienia. Rozwiązanie SAP Business One, podobnie jak wszystkie
aplikacje SAP, zostało zaprojektowane dla firm na całym świecie.
Zasadniczo wszyscy użytkownicy SAP Business One odnajdą w niniejszym dokumencie pomocne i
istotne informacje dotyczące ich pracy.
13
1
6
Czego można oczekiwać po tym
dokumencie?
Ten dokument z założenia ma stworzyd podstawy do dalszej nauki. Najpierw przedstawione
zostanie rozwiązanie SAP Business One i wyjaśnione zostanie jego ogólne podejście. Następnie
omówione zostaną podstawy i wyjaśniona zostanie główna funkcjonalnośd śledzenia kont i
partnerów biznesowych, jak również podstawowe procesy dla zaopatrzenia i przyjmowania zleceo.
Później dokonany zostanie przegląd funkcjonalności, jakie SAP Business One oferuje dla produkcji,
sprzedaży, obsługi CRM oraz raportów, a także dla zaawansowanych form obsługi i automatyzacji
dokumentów.
Niniejszy dokument przedstawia instrukcje do wykonania tych czynności krok po kroku. Przede
wszystkim jednak opisuje sposób, w jaki należy spojrzed na SAP Business One, aby szybko ocenid
możliwości, jakie stworzy jego wykorzystanie w codziennej działalności.
14
2
CECHY I FUNKCJE
SAP BUSINESS ONE

Rozpoczęcie pracy

Zrozumienie cech SAP Business One

Znajomość swojej lokalizacji w systemie

Wyszukiwanie potrzebnych informacji

Przechodzenie do właściwych informacji w systemie

Uzyskiwanie odpowiedzi na pytania
Zaznajamianie się z nową aplikacją przypomina próbę odnalezienia właściwej drogi w mieście, w
którym nie było się nigdy przedtem. W mieście Nowy York na przykład po zapoznaniu się z siatką
ponumerowanych ulic i sposobem numeracji, nazewnictwa i literowania alei można się szybko
zorientowad, gdzie jest dowolny adres. W Paryżu potrzebna jest wiedza, że dzielnice rozchodzą się
zgodnie z ruchem wskazówek zegara od centrum miasta, tak więc można użyd własnego planu
Paryża w celu sprawdzenia na mapie, gdzie znajduje się ulica i najbliższy przystanek metra.
Jednak geografia miasta to tylko początek. Przyjemny dzieo w mieście rozpoczyna się od wizyty w
wybranym miejscu. Później można iśd dalej, odwiedzając kolejne zakątki: od śniadania w hotelu do
muzeum, nocnego klubu.
Niniejszy rozdział pomoże zorientowad się w strukturze oprogramowania, tak aby po spojrzeniu na
ekran SAP Business One wiadomo było, na co się patrzy. Poznanie aplikacji SAP Business One
oznacza zrozumienie mapy różnych przechowywanych typów informacji (geografia) a także
poznanie, w jaki sposób transakcja biznesowa jest rejestrowana i śledzona (przyjemna wycieczka).
Funkcje takie jak rozwijanie do podkreślonych danych, funkcja Drag&Relate™ (Przeciągnij i skojarz),
otwieranie wielu okien i tworzenie jednego dokumentu na podstawie innego szybko zapewnią
kontrolę nad procesami biznesowymi oraz wgląd na bieżąco w efektywnośd firmy.
Z pewnością korzystanie z rozwiązania SAP Business One okaże się łatwe dzięki intuicyjnej
nawigacji, znajomemu wyglądowi i komfortowej obsłudze. Szybko można przekonad się, jak
elastyczne i jak mocno zintegrowane jest oprogramowanie SAP Business One.
15
2
6
Cechy i funkcje SAP Business One
Rozpoczęcie pracy
Aby uruchomid SAP Business One, należy dwukrotnie kliknąd ikonę pokazaną na rysunku 2-1.
Rys. 2-1: Uruchamianie SAP Business One, meldowanie się i wybór firmy
Pierwszy ekran, który się wyświetli jest ekranem logowania, gdzie wprowadza się nazwę
użytkownika i hasło. W prawym dolnym rogu ekranu meldowania można kliknąd przycisk Zmiana
firmy w celu wybrania innej firmy. Niektóre organizacje używają wielu firm SAP Business One,
śledząc różne firmy, oddziały lub działania biznesowe jako osobne firmy.
16
2
6
Przy meldowaniu się po raz pierwszy konieczne jest wybranie swojego serwera bazy danych.
Informację tę można uzyskad od swojego administratora systemu.
Aby zameldowad się do bazy danych firmy, należy wprowadzid nazwę użytkownika oraz hasło.
Informacje o użytkowniku są rejestrowane w każdym nowym rekordzie lub modyfikacji istniejącego
rekordu, którą użytkownik wykonuje w celach audytu.
Rozwiązanie SAP Business One jest dostarczane z bazą przykładowej firmy wypełnioną danymi.
Firmy tej można użyd podczas szkolenia, aby przyspieszyd poznawanie rozwiązania lub przetestowad
nowe metody korzystania z SAP Business One. Najnowszą wersję bazy przykładowej firmy można
pobrad z portalu SAP Business One Customer Portal opisaną później w rozdziale „Uzyskiwanie
odpowiedzi na pytania”. Po udanym zalogowaniu można rozpocząd naukę.
Zrozumienie cech SAP Business One
Szczegółowe wyjaśnienie interfejsu użytkownika zostanie poprzedzone opisem cech SAP Business
One. Za pierwszym razem, gdy ktoś pokazuje główne okno SAP Business One i główne menu
wszystko wydaje się całkiem proste. Następnie pojawia się pytanie: Jak można znaleźd zamówienie
związane z danym dostawcą? Osoba przedstawiająca program bez wahania kliknie główne menu
kilka razy, przedstawi okno z pustym zamówieniem, wpisze nazwę dostawcy i błyskawicznie
otrzyma dla niego zamówienie.
Będzie można wtedy przewijad ekrany i przeglądad wszystkie zamówienia dla danego dostawcy.
Powiedzmy, że chcesz przejrzed pozycje w zamówieniu. Wystarczy kliknąd zakładkę Zawartości i
możesz przejrzed zamówione towary lub materiały. Aby wyświetlid szczegóły jednej pozycji,
wystarczy jedno kliknięcie i otworzy się okno danych podstawowych materiału. W jakim magazynie
jest przechowywany materiał lub towar? Kolejne kliknięcie i już jest odpowiedź. Zanim się
spostrzeżesz, uzyskasz dostęp do wielu okien. Najbardziej typową reakcją w tym miejscu jest
zdumienie szybkością operacji. Jednak, gdzie jestem? I co mogę zrobid w następnym kroku?
Po przeczytaniu tego rozdziału będziesz wiedzied, gdzie byłeś, gdzie jesteś i dokąd masz później
pójśd. Gdy tylko popracujesz trochę z SAP Business One, nie będziesz chciał pracowad z żadną inną
aplikacją, która nie jest tak wygodna i prosta w użyciu. Jednak by dojśd do tego miejsca – gdzie
wszystko ma sens – musisz spędzid trochę czasu z przewodnikiem.
Sens wykorzystania aplikacji SAP Business One odkrywa się, gdy można zaobserwowad sposób
połączenia wyświetlanych ekranów dla metody odnajdowania informacji od góry w dół poprzez
główne menu oraz transakcyjne, zorientowane na procesy połączenia pomiędzy wszystkimi
dokumentami w aplikacji. Powoli staje się jasne, w jaki sposób każdy dokument w SAP Business One
jest skonstruowany z części, których można używad wielokrotnie. Po zapoznaniu się z tym
wszystkim SAP Business One okaże się banalnie prosty. Przedstawienie cech SAP Business One
zacznie się od opisu tych struktur.
Tworzenie dokumentów z elementów, których można używać
wielokrotnie
SAP Business One śledzi działania biznesowe za pomocą dokumentów, takich jak zamówienia,
faktury, zlecenia produkcyjne, oferty itd. Każdy z tych dokumentów zbudowany jest z mniejszych
kawałków danych (których można używad wielokrotnie) zwanych danymi podstawowymi. Dane
17
2
6
podstawowe, temat przedstawiony szczegółowo w rozdziale 4, odnosi się do kluczowych informacji
opisujących odbiorców, dostawców i prospektów, jak również towarów i materiałów, które firma
kupuje lub sprzedaje. Rysunek 2-2 przedstawia sposób, w jaki dokument – zamówienie – jest
zbudowany z danych podstawowych.
Rys. 2-2: Sposób budowy dokumentów SAP Business One z danych podstawowych, które można
wykorzystywać wielokrotnie
Tworzenie dokumentów z danych podstawowych podnosi efektywnośd, zapewnia spójnośd danych i
zmniejsza liczbę błędów. Dokładniejsze poznanie SAP Business One pozwoli docenid korzyści
płynące z tworzenia dokumentów z danych podstawowych, których można używad wielokrotnie.
18
2
Otwieranie dokumentów za pomocą głównego menu
6
Drugą kluczową funkcją SAP Business One, którą należy poznać jest sposób wykorzystania
głównego menu do odnajdowania dokumentów lub rekordów danych podstawowych. Przy
uruchamianiu SAP Business One po raz pierwszy pokazuje się Główne menu. Za pomocą Głównego
menu, jak pokazano na rysunku 2-3, można otwierać odsyłacze przekierowujące użytkownika do
okien, w których można szukać określonego dokumentu lub można przewijać przez wszystkie
dokumenty danego typu.
Rys. 2-3: Nawigacja „góra-dół‖ z Głównego menu
Podpowiedź dotycząca nawigacji: wszystkie drogi prowadzą przez Główne menu. Ważne
jest, aby zapamiętać, że wszystkie funkcje SAP Business One są dostępne poprzez Główne menu.
Główne menu jest jednym z początkowych punktów do odnajdowania dokumentów i rekordów
danych podstawowych, uruchamiania raportów, wykonywania funkcji administracyjnych,
uruchamiania kreatorów itd. Po poznaniu SAP Business One, Główne menu stanie się
odpowiednikiem strony domowej (startowej w Internecie).
19
2
6
Struktura transakcyjna i procesowa informacji w SAP Business
One
Aby zarejestrowad wszystkie istotne działania związane z procesem biznesowym, można użyd
szeregu dokumentów. Konieczne będzie wtedy zarejestrowanie powiązao między nimi. Przyjrzyjmy
się procesowi sprzedaży. Najpierw prospekt jest rejestrowany jako dane podstawowe, następnie
przeprowadza się działania sprzedaży, takie jak rozmowy telefoniczne i spotkania. W koocu
wydawana jest oferta, która może prowadzid do zlecenia sprzedaży i następnie do wystawienia
faktury. Po wpłynięciu płatności muszą one zostad rozliczone z fakturą. Tak więc jest cały ciąg
działao od dokumentu do dokumentu, w których rejestrowany jest każdy etap w procesie
biznesowym.
Każdy etap jest poszczególną transakcją biznesową w najbardziej ogólnym znaczeniu tego słowa.
Proces biznesowy dla sprzedaży lub zamawiania dostaw może wymagad wielu kolejnych transakcji.
Jedną z najmocniejszych funkcji aplikacji jest sposób, w jaki zezwala użytkownikowi na
wykorzystanie jednego dokumentu w celu utworzenia następnego w kolejności. SAP Business One
śledzi również połączenia pomiędzy dokumentami, tak by można było przejśd przez ciąg
dokumentów powiązanych z konkretną transakcją. Połączenia transakcyjne pomiędzy
dokumentami są opracowywane na wiele różnych sposobów objaśnionych w tym rozdziale i w
kolejnych rozdziałach.
Pytania, które pomogą lepiej zrozumieć aplikację
Chwila, gdy wszystko staje się banalnie proste, gdy istota programu SAP Business One staje się
oczywista przychodzi po krótkim okresie korzystania z niego, a w miarę korzystania z systemu
omówione pojęcia konkretyzują się i zyskują realny kształt. Jak dotąd niniejszy rozdział przygotował
użytkownika do zadania następujących pytao za każdym razem, gdy pojawi się nowy ekran:
20
2

Czy to jest dokument? Czy to są dane podstawowe? Czy to okno jest czymś innym, a jeśli
tak, jak wiąże się z dokumentami i danymi podstawowymi?

Jak ten ekran pasuje do struktury „góra-dół” lub struktury SAP Business One transakcyjnej i
zorientowanej na procesy?

W jaki sposób można przejśd do tego ekranu z głównego menu?

Jaka nawigacja zorientowana na procesy pozwoli na odnalezienie powiązanych
dokumentów i danych podstawowych z tego ekranu?

Czy ten ekran wyświetla dane, pozwala na wyszukiwanie danych lub pozwala na dodawanie
danych?
6
Jedną z innowacji programu SAP Business One jest sposób, w jaki jego projekt łączy zarówno
nawigację „góra-dół” poprzez główne menu, jak i relacje zorientowane na procesy, a także
mechanizmy nawigacji, wyszukiwania i tworzenia dokumentów oparte na tych relacjach. W
pozostałej części tego rozdziału przedstawione zostaną szczegółowo wszystkie te mechanizmy, tak
by po spojrzeniu na ekran użytkownik dokładnie wiedział, na co patrzy.
Znajomość swojej lokalizacji w systemie
Funkcjonalnym aspektem SAP Business One jest możliwośd otwarcia jednocześnie wielu okien, z
których każde może przedstawiad inny dokument lub rekord danych podstawowych. Główne okno
zapewnia kontekst całej pracy w SAP Business One.
Główne okno
Główne okno otwiera się automatycznie po uruchomieniu SAP Business One. Jest ono centralnym
miejscem, w którym można zainicjowad dowolne zadanie. Tylko główne okno ma pasek menu w
górnej części. Ma również pasek narzędzi z ikonami zapewniający łatwy dostęp do często
używanych funkcji. Obejmuje ono Menu główne, któremu przyjrzymy się teraz bliżej.
Menu główne SAP Business One
Zgodnie z rysunkiem 2-4 Menu główne ma trzy zakładki:

Zakładka Moduły przedstawia wierzchołek hierarchii SAP Business One. Zawiera listę
wszystkich modułów w SAP Business One. W każdym module jest lista funkcji. Należy
kliknąd funkcję, aby ją uruchomid lub rozszerzyd, by wyświetlid więcej opcji wyborów.

Zakładka Przeciągnij i skojarz jest używana do innowacyjnego wyszukiwania transakcji
powiązanych z danymi podstawowymi. Metodę tę objaśniono w dalszej części niniejszego
rozdziału.

Menu użytkownika jest konfigurowalnym menu pozwalającym na szybki dostęp do
najczęściej używanych funkcji. Jest podobne do zakładek w internetowej przeglądarce.
Więcej informacji znaleźd można w części „Menu użytkownika i skróty użytkownika” w
dalszej części niniejszego rozdziału.
Jeśli Menu główne nie wyświetla się, można przejśd do niego z paska menu, wybierając opcję Okno
→ Menu główne lub używając skrótu klawiszy Ctrl + 0 (zero, nie literę O).
21
2
6
Rys. 2-4: Menu główne SAP Business One
Pasek menu i pasek narzędzi
Pasek menu SAP Business One wyświetla się w górnej części głównego okna. Kliknięcie każdej opcji
menu powoduje wyświetlenie rozwijalnego menu prowadzącego do dalszych opcji. Skróty
używające klawiszy Alt i Ctrl działąją w taki sam sposób, w jaki działają w wielu aplikacjach
biurowych.
Rys. 2-5: Pasek menu i pasek narzędzi SAP Business One
Pasek menu zawiera następujące menu:

Plik: Podstawowe polecenia, takie jak Zamknij, Podgląd wydruku, Eksportuj do i Uruchom
aplikację

Edycja: Ogólne polecenia edycji, takie jak Cofnij, Wykonaj ponownie, Wytnij, Kopiuj, Wklej i
Usuo.

Wgląd: Polecenia, które zmieniają widok danych w oknie, takie jak Pola zdefiniowane przez
użytkownika, Wyświetl funkcje wyboru, Informacje systemowe, Odtwórz szerokośd kolumny
i Legenda

Dane: Polecenia, które manipulują danymi aplikacji oraz polecenia do przechodzenia
pomiędzy rekordami, wykonywania operacji na wierszach w tabeli oraz inne polecenia
edycji odnoszące się do danych

Skok do: Dynamiczne menu, które zmienia się w zależności od aktualnie wybranego okna

Moduły: Moduły przedstawione w Menu głównym

Narzędzia: Polecenia, takie jak Edytor układu wydruku, Ustawienia formularza, Menu
użytkownika i Narzędzia konfiguracji

Okno: Polecenia związane z zarządzaniem oknami obejmujące dostęp do Menu głównego,
Przegląd komunikatów/alarmów i Kalendarz.
22
2

6
Pomoc: Polecenia zapewniające dostęp do pomocy online i centrum wsparcia
Pasek narzędzi
Pasek narzędzi znajduje się tuż pod paskiem menu. Jest zbiorem ikon zapewniających łatwy dostęp
do często używanych funkcji. Takie same funkcje są również dostępne jako opcje menu na pasku
menu.
Aktywne funkcje są pokazywane w kolorze, nieaktywne zaś lub funkcje, do których nie ma
uprawnieo są wyszarzone. Aby ukryd lub wyświetlid grupę ikon paska narzędzi, należy umieścid
kursor na pasku narzędzi, kliknąd prawym przyciskiem myszy i zaznaczyd bądź odznaczyd
odpowiednie pola. Ikony paska narzędzi są kontekstowe, to znaczy zmieniają się w zależności od
dokonywanych czynności.
Aby dowiedzied się co robi dana ikona, wystarczy przesunąd kursor nad przycisk w celu
wyświetlenia objaśnienia.
Pasek statusu
Pasek statusu rozciąga się na całej dolnej krawędzi głównego okna SAP Business One i zawiera
różne pola.

W obszarze paska statusu u dołu po lewej stronie wyświetlane są następujące rodzaje
komunikatów:

Komunikat o błędzie pojawia się na czerwonym tle i informuje, że procedura nie
może byd kontynuowana do momentu podjęcia czynności korygującej.

Komunikat informacyjny pojawia się na niebieskim tle i informuje o problemie,
który nie przeszkadza w kontynuacji procedury.

Komunikat o potwierdzeniu pojawia się na zielonym tle i informuje o pomyślnym
wykonaniu procedury.

W obszarze u dołu po lewej stronie wyświetlane są również informacje systemowe po
kliknięciu pola lub przesunięciu kursora myszą na aktywne okno. Informacje systemowe
wskazywad będą nazwę tabeli bazy danych dla pola, nazwę pola, numer indeksu oraz ID
formularza. Informacje systemowe są aktywne dopiero po aktywacji opcji Wgląd→
Informacje systemowe na pasku menu.

Środkowa częśd paska statusu zawiera bieżącą datę i czas, tak jak zostały zdefiniowane na
serwerze.

W górnym obszarze po lewej stronie wyświetlane są ważne informacje o aktywnym oknie.
Na przykład przesunięcie kursora nad polem wprowadzania spowoduje wyświetlenie się
tekstu opisującego format danych wejściowych oraz długośd.

Cztery pola po prawej stronie paska statusu umożliwiają wyświetlenie danych z
maksymalnie czterech określonych pól, które można wybrad. Dane są oparte na wybranych
danych podstawowych wielokrotnego użytku i są aktualizowane w zależności od aktywnego
okna. Na przykład, aby wyświetlid saldo partnera handlowego na pasku statusu, należy
otworzyd okno z danymi podstawowymi odbiorcy i przeciągnąd lewym przyciskiem myszy
pole salda do jednego z pól na pasku menu. W przypadku pól listy rozwijalnej należy
23
2
6
najpierw nacisnąd i przytrzymad klawisz Ctrl. Od tej pory, ilekrod tworzona będzie transakcja
dla dowolnego partnera handlowego, na pasku statusu wyświetlad się będzie odpowiednie
saldo. Aby usunąd ten wybór, należy nacisnąd i przytrzymad klawisz Alt i kliknąd okno paska
statusu.
Rys. 2-6: Struktura paska statusu
Log komunikatów systemowych
W logu komunikatów systemowych rejestrowane są wszystkie komunikaty, które pojawiają się na
pasku statusu w trakcie pracy z systemem. Obejmuje on komunikaty o błędach, ostrzeżenia i
komunikaty informacyjne. Przy każdorazowym wylogowywaniu się z aplikacji log komunikatów jest
czyszczony. Jest to szczególnie pomocne do śledzenia błędów, które pojawiają się podczas
wprowadzania danych do systemu. Można w dowolnym czasie powrócić do błędu i przeanalizować
go w celu znalezienia rozwiązania. Komunikat o błędzie często zawiera odsyłacz do odpowiednich
plików pomocy, które pomogą przy rozwiązywaniu błędu.
Log komunikatów systemowych otwierany jest za pomocą opcji paska menu: Okna→ Log
komunikatów systemowych. Okno logu komunikatów systemowych można teraz zminimalizować lub
całkowicie zamknąć.
Używanie kokpitu zamiast Menu głównego
W SAP Business One w wersji 8.8 wprowadzono nową ciekawą funkcję. Kokpit, bo o nim mowa,
umożliwia przygotowanie osobistego centrum pracy i polega na skonfigurowaniu danych, które
wyświetlają się użytkownikowi, gdy po raz pierwszy otwiera aplikację. Można wybrad włączenie
kokpitu i dodad różne widżety do głównego okna. Galeria widżetów zawiera:
 Funkcję wyszukiwania w całej aplikacji zawierająca wyszukiwanie rekordów bazy danych
oraz okien
 Często używane funkcje – przeciąganie i upuszczanie tylko tych okien, które są używane w
codziennej pracy
 Otwarte dokumenty - snapshot wybranej listy otwartych pozycji z możliwością otwierania
podkreślonych szczegółów
 Przeglądarkę – użytkownik dodaje ulubione witryny internetowe i otrzymuje podgląd
podczas otwierania aplikacji
24
2
 Tworzenie graficznych pulpitów w celu zapewnienia przeglądu wszystkich działao firmy
6
związanych ze sprzedażą, zakupem, gospodarką materiałową i finansami.
Rysunek 2-7 przedstawia przykład skonfigurowanego kokpitu zawierającego otwarte dokumenty,
komunikaty i alarmy, dwie przeglądarki i często używane funkcje.
Rys. 2-7: Okno Moje Centrum Pracy (Mój kokpit)
Aktywacja kokpitu Kokpit jest składnikiem opcjonalnym. Można go aktywować dla określonych
użytkowników. Należy przejść do opcji Administracja → Inicjalizacja systemu →Ogólne ustawienia
→ Kokpit. Następnie należy przejść do opcji Narzędzia → Kokpit → Włącz mój kokpit.
Aby dostosowad widżety, należy kliknąd ikonę ustawieo
i wybrad opcję Ustawienia
Okna dokumentów
Po szczegółowym przedstawieniu głównego okna pora na objaśnienie kilku ogólnych reguł, jakimi
rządzi się interfejs użytkownika SAP Business One.
25
2
Tryby operacyjne okna
6
W SAP Business One możliwe są cztery tryby operacyjne okna:

Dodaj:
Dodawanie nowego rekordu lub dokumentu

Szukaj: Szukanie istniejących rekordów lub dokumentów

Wyświetl: Wyświetlanie istniejącego rekordu lub dokumentu

Aktualizuj: Modyfikacja danych istniejącego rekordu lub dokumentu
Okna w SAP Business One mają tryb domyślny, którym może byd „dodaj” lub „szukaj” w zależności
od kontekstu wykonywanych czynności. Na przykład w przypadku wybrania okna Dane podstawowe
Partnera handlowego lub Dane podstawowe materiału otwiera się ono automatycznie w trybie
wyszukiwania, ponieważ użytkownik najczęściej chce wyświetlid informacje, które zostały już
wprowadzone. Jeśli użytkownik chce przetworzyd zlecenie sprzedaży lub zamówienie zakupu, okno
otworzy się automatycznie w trybie dodawania, ponieważ użytkownik zwykle chce dodad nowe
zamówienie zakupu.
W jaki sposób dowiedzied się, w którym trybie otwarte jest okno? W zależności od aktualnego trybu
okna przycisk w lewym dolnym rogu okna zmieni się na Dodaj, Szukaj, OK (dla trybu wglądu) lub
Aktualizuj.
Można przełączad tryby operacyjne na kilka sposobów:



Aby dodad nowy obiekt (taki, jak dokument lub rekord danych podstawowych), należy użyd
funkcji dodawania. Istnieje kilka metod aktywacji funkcji dodawania, takich jak:

Wybranie opcji Dane → Dodaj z paska menu

Naciśnięcie Ctrl + A na klawiaturze

Wybranie ikony dodawania z paska narzędzi.
Aby odnaleźd istniejący obiekt (taki, jak dokument lub rekord danych podstawowych),
należy użyd funkcji wyszukiwania. SAP Business One wyświetla obiekt w trybie wyszukiwanie
z przyciskiem Szukaj w lewym dolnym rogu okna. Jest kilka sposobów aktywacji funkcji
wyszukiwania, wliczając następujące:

Wybranie opcji Dane → Wyszukaj z paska menu

Naciśnięcie Ctrl + F na klawiaturze

Wybranie ikony wyszukiwania z paska narzędzi.
Podczas wprowadzania lub zmiany danych w istniejącym obiekcie, SAP Business One
automatycznie przełącza tryb na aktualizację. W lewym dolnym rogu okna pojawia się
wówczas przycisk Aktualizuj. Należy kliknąd przycisk Aktualizuj, aby zapamiętad
wprowadzone lub zmienione dane bądź kliknąd przycisk Anuluj, jeśli dane nie mają zostad
zapamiętane ani zaktualizowane.
26
2
6
Przełączanie alarmu trybów operacyjnych Po dodaniu danych do dokumentu lub rekordu danych
podstawowych nie można ich zmienić. W niektórych miejscach dokumenty przechodzą w tryb
tylko do odczytu, jeśli zakończono określony etap procesu biznesowego związanego z
dokumentem lub jeśli jeden dokument został skopiowany do innego. Dane, których nie można
zmienić są zwykle wyszarzone.
Menu kontekstowe
Podczas pracy z dowolnym oknem można kliknąd prawym przyciskiem myszy w celu aktywacji menu
kontekstowego zapewniającego dostęp do najczęściej używanych funkcji dla danej sekcji okna. W
niektórych przypadkach kliknięcie prawym przyciskiem myszy w polu powoduje wyświetlenie menu
kontekstowego z listą funkcji związanych z tym polem. Ponieważ te funkcje są kontekstowe, opcje
zmieniają się w zależności od klikniętego obszaru ekranu.
Szczegóły wiersza
Dokumenty sprzedaży i zaopatrzenia zawierają tabele dostarczające informacji o ilościach, cenach
oraz opisy. Można ułatwid sobie pracę z tymi tabelami i rozszerzyd wgląd dostępny na ekranie,
otwierając okno Szczegóły wiersza. To okno pozwala na wyświetlenie lub edycję wierszy w tabeli,
takiej jak tabela w zakładce Zawartości dokumentu Zamówienie zakupu.
Okno Szczegóły wiersza przedstawione na rysunku 2-8 może byd otwarte poprzez kliknięcie prawym
przyciskiem myszy numeru wiersza żądanej pozycji, poprzez dwukrotne kliknięcie numeru wiersza,
naciśnięcie klawiszy Ctrl + L lub poprzez wybranie opcji Szczegóły wiersza z paska menu Skok do.
Niektóre pola są “tylko do odczytu” i wyświetlają się w szarym kolorze. Jeśli pole jest edytowalne,
po wprowadzeniu nowych danych zostaje ono automatycznie zaktualizowane – tj. w tym oknie nie
ma przycisku OK ani Aktualizuj.
27
2
6
Rys. 2-8: Dostęp do okna Szczegóły wiersza
Wyszukiwanie potrzebnych informacji
SAP Business One zapewnia ogromne wsparcie w wyszukiwaniu obiektów (dokumentów sprzedaży,
dokumentów zaopatrzenia oraz rekordów partnera handlowego i danych podstawowych
materiału).
W tej części omówione zostaną dwie główne metody: wyszukiwanie partnerów handlowych
i materiałów oraz używanie strzałek paska narzędzi do przewijania pomiędzy dokumentami i
rekordami danych podstawowych określonego typu.
Szukanie partnerów handlowych i materiałów
SAP Business One ułatwia wyszukiwanie informacji o partnerze handlowym i towarze lub materiale
podczas wprowadzania dokumentów sprzedaży i dokumentów zaopatrzenia. Rysunek 2-9
przedstawia sposób użycia przycisku listy wyboru w celu wyszukania odbiorcy lub materiału.
28
2
6
Rys. 2-9: Sposób szukania odbiorców i materiałów w zleceniu sprzedaży
Po naciśnięciu ikony listy wyboru lista wyboru pojawi się w osobnym oknie. Można szybko wyszukad
właściwą pozycję na liście, wpisując pierwszy znak kodu partnera handlowego lub numer materiału.
W trakcie pisania lista wyboru będzie się przewijad. Listę wyboru można sortowad, dwukrotnie
klikając nagłówek kolumny. Teraz można wpisad początek szukanej wartości, a system wyszuka ją w
sortowanej kolumnie.
Jeśli użytkownik jest bardziej zaznajomiony z nazwami odbiorców i opisami pozycji niż z ich kodami,
może użyd znaku maskującego do wyszukiwania. Na przykład, aby wyświetlid listę wyboru
odbiorców, których nazwa zaczyna się na litery „Ch”, należy przejśd do pola Nazwa, wpisad Ch i
nacisnąd Tab w celu wyświetlenia listy. Jeśli nazwa zawiera Ch, należy wpisad najpierw znak
maskujący „*” (*Ch).
Jeśli wiadomo, że tylko jedna nazwa odbiorcy zaczyna się na przykład na literę „E”, wystarczy
wpisad E (bez znaku maskującego) w polu Nazwa i nacisnąd Tab. SAP Business One wypełnia
informację dla tego odbiorcy w zleceniu sprzedaży. Pole Opis pozycji(towaru) działa w taki sam
sposób przy wyszukiwaniu informacji o pozycji.
Ta same metody wyszukiwania są dostępne również w oknie danych podstawowych. Jedyną różnicą
jest naciskanie przycisku Enter lub Szukaj u dołu okna, zamiast klawisza Tab.
29
2
6
Używanie strzałek paska narzędzi do wyszukiwania
dokumentów
Prostym sposobem przewijania pomiędzy dokumentami lub danymi podstawowymi określonego
typu jest użycie strzałek na pasku narzędzi SAP Business One (zob. rys. 2-10). Jeśli użytkownik
wyświetla zamówienie zakupu (poprzez wybór opcji Zamówienie zakupu z Menu głównego SAP
Business One), może użyd ikon ze strzałkami w celu szybkiego przewijania pomiędzy wszystkimi
dostępnymi zamówieniami zakupu. Metody tej można użyd dla każdego typu dokumentu w SAP
Business One, takiego jak zlecenia sprzedaży, faktury sprzedaży, a także rekordy danych
podstawowych materiału i partnera handlowego.
Kliknięcie podwójnych strzałek spowoduje przejście do pierwszego lub ostatniego dokumentu,
kliknięcie pojedynczych strzałek zaś – do następnego lub poprzedniego dokumentu. Następne
i poprzednie dokumenty są ustalane według ich numeru. Na przykład, aby wyświetlid ostatnich kilka
wprowadzonych zamówieo zakupu, należy w oknie Zamówienie zakupu kliknąd podwójną strzałkę
skierowaną w prawo w celu przejścia do ostatniego zamówienia zakupu i następnie kliknąd
pojedynczą strzałkę skierowaną w lewo w celu przejścia do poprzedniego zamówienia zakupu.
Rys. 2-10: Używanie przycisków ze strzałkami z paska narzędzi SAP Business One
Przechodzenie do właściwych informacji
w systemie
SAP Business One ma kilka unikatowych funkcji umożliwiających szybką nawigację i skuteczną
lokalizację potrzebnych informacji. W tej części dokumentu objaśniono kilka z tych funkcji
nawigacyjnych.
Nawigacja za pomocą pomarańczowej strzałki
Pomaraoczowa strzałka , która pojawia się prawie w każdym oknie jest prawdopodobnie
najbardziej funkcjonalnym narzędziem interfejsu użytkownika aplikacji. Ilekrod jest widoczna można
ją kliknąd, aby wyświetlid rekord danych podstawowych (zgodnie z rysunkiem 2-11) lub szczegóły
ustawieo danych podstawowych, takie jak kod podatku lub warunki płatności. Czasami
pomaraoczowe strzałki prowadzą do powiązanych dokumentów, takich jak dokument bazowy lub
zapisy księgowe. Strzałki pozwalają na rozwijanie danych do bardziej szczegółowych danych
dotyczących transakcji bez konieczności wykonywania wyszukiwania lub przechodzenia po
strukturze menu od góry w dół.
30
2
6
Rys. 2-11: Użycie strzałki odsyłacza w celu przejścia z faktury do danych podstawowych
Przeciągnij i skojarz
Funkcja Przeciągnij i skojarz jest interaktywnym narzędziem pozwalającym na wyświetlanie na
bieżąco szeregu informacji o firmie szybko i w prosty sposób. Funkcja Przeciągnij i skojarz generuje
ad hoc wglądy danych poprzez połączenie elementów danych podstawowych z transakcjami.
Funkcja wyszukuje transakcje oraz dane podstawowe, takie jak konta KG i partnerzy handlowi.
Można porównad prawie każde dwa obiekty w SAP Business One. Na przykład można powiązad kod
odbiorcy z obiektem zlecenia sprzedaży i otrzymad listę wszystkich zleceo sprzedaży dla danego
odbiorcy. Poprzez przeciągnięcie obiektu danych podstawowych do listy typów transakcji na
zakładce Przeciągnij i skojarz można zyskad doskonały przegląd efektywności firmy w określonych
obszarach. Ponadto można uszczegółowid wynikową listę, używając funkcji filtra (na przykład,
wybierając tylko otwarte zlecenia sprzedaży).
31
2
6
Rysunek 2-12 przedstawia sposób użycia funkcji Przeciągnij i skojarz w celu otrzymania listy faktur
zakupu dla określonej pozycji.
Rys. 2-12: Użycie funkcji Przeciągnij i skojarz w celu wyszukania faktur zakupu dla określonej pozycji
Menu użytkownika i Skróty użytkownika
Można zwiększyd efektywnośd nawigacji, używając funkcji Menu użytkownika i tworząc
zdefiniowane przez użytkownika skróty klawiaturowe dla jednoetapowego dostępu do często
otwieranych dokumentów.
Na przykład, jeśli użytkownik pracuje w dziale zakupów i jest odpowiedzialny za wydawanie
zamówieo zakupu i aktualizację danych podstawowych partnerów handlowych, powinien
zapamiętad okna Zamówienie zakupu i Dane podstawowe partnera handlowego na zakładce Menu
użytkownika pod sekcją Formularze, aby zapewnid szybki dostęp do tych okien (zob. rys. 2-13). Aby
zapamiętad pozycję w Menu użytkownika, należy wyświetlid dokument, raport lub formularz, który
ma zostad dodany do tej zakładki. Mając aktywne to okno, należy wybrad opcję Narzędzia → Menu
użytkownika → Dodaj do Menu użytkownika.
32
2
6
Rys. 2-13: Zapamiętywanie często używanych dokumentów w Menu użytkownika
Z drugiej strony, jeśli użytkownik jest bardzo zajętym agentem ds. zakupów dla firmy produkcyjnej i
nawet dwa kliknięcia dla wywołania zamówienia zakupu to zbyt dużo, SAP Business One zezwala na
przypisanie niektórych dokumentów do klawiszy funkcyjnych, takich jak F1, F2 itd.
Rys. 2-14: Tworzenie zdefiniowanych przez użytkownika skrótów klawiaturowych
Ustawienia wyświetlania
Można zmienid kilka ustawieo wyświetlania w celu spersonalizowania swojego miejsca pracy w SAP
Business One. Można dodad logo firmy lub ustawid zdjęcie na pulpicie. Inne ustawienia obejmują
język interfejsu użytkownika, rozmiar czcionki, kolor oraz formaty daty i czasu. Aby dokonad zmian
33
2
6
dla podłączonego użytkownika, należy wybrad opcję Administracja → Inicjalizacja systemu →
Ustawienia ogólne.
Ustawienia formularza
W SAP Business One każdy użytkownik może w łatwy sposób skonfigurowad zawartośd i zachowanie
się większości okien, używając funkcji Ustawienia formularza.
Aby aktywowad Ustawienia formularza, należy dopilnowad, by okno, które ma zostad
skonfigurowane było otwarte i aktywne, a następnie kliknąd
Narzędzia → Ustawienia formularza.
na pasku narzędzi lub wybrad opcję
Okno Ustawienia formularza różni się w zależności od zawartości konfigurowanego okna, jednak
typowe okno Ustawienia formularza jest podzielone na trzy zakładki:

Zakładka Format tabeli: konfiguracja sposobu wyświetlania kolumn w tabeli (dla okien
zawierających tabelę)

Zakładka Format wierszy: określanie sposobu wyświetlania pól w oknie Szczegóły wiersza
powiązanym z tabelą w konfigurowanym oknie

Zakładka Dokument: dokonywanie zmian w ustawieniach ogólnych powiązanych z oknem i
tabelą, które są konfigurowane – należy jednak zauważyd, że zmiany dokonywane na tej
zakładce mają wpływ tylko na bieżący dokument, a nie na wszystkie dokumenty tego typu
Funkcja Ustawienia formularza jest bardzo przydatna. SAP Business One ma wiele pól, które
domyślnie nie są pokazywane. Dzięki użyciu funkcji Ustawienia formularza można wybrad, które
pola są widoczne i które pola można zmienid (warunkiem tego jest aktywacja pola). Można
ponownie ustawid porządek pól, klikając nazwę pola i przeciągając ją w górę lub w dół. Częstym
dostosowaniem jest wyświetlenie magazynu, z którego pozycja zostanie wysłana do okna Zlecenie
sprzedaży. Na rysunku 2-15 użyto zakładki Format tabeli, aby ustawid widocznośd i aktywnośd pola
Magazyn i zmieniono pozycję tego pola, tak by wyświetlało się bez konieczności przewijania do
prawej strony i bez potrzeby otwierania okna Szczegóły wiersza.
34
2
6
Ustawienia formularza są zapamiętywane przez użytkownika. Aby zaoszczędzić czas, należy
zalogować się za pomocą użytkownika z każdej roli i dokonać wszystkich potrzebnych ustawień. Po
zakończeniu tych czynności należy zalogować się jako administrator, otworzyć ustawienie
użytkownika za pomocą opcji Administracja → Definicje → Ogólne → Użytkownicy, odszukać
każdego użytkownika i nacisnąć Kopiuj ustawienia formularza. Spowoduje to skopiowanie wszystkich
ustawień z wybranego użytkownika do innych wskazanych użytkowników.
Rys. 2-15: Korzystanie z funkcji Ustawienia formularza
Konfiguracja nazw pól
Zmiana naw pól w SAP Business One jest nadzwyczaj prosta. Jedną z najczęstszych dostosowao
okna Zamówienie zakupu jest zmiana pola Numer ref. dostawcy na Numer faktury dostawcy. To lub
każde inne pole można zmienid, naciskając i przytrzymując klawisz Ctrl i klikając dwukrotnie nazwę
pola. Wyświetli się wówczas okno dialogowe umożliwiające zmianę nazwy pola lub przywrócenie
35
2
6
oryginalnej nazwy. Ta zmiana dotyczyd będzie wszystkich użytkowników. Tylko użytkownicy z
odpowiednim ogólnym uprawnieniem mogą modyfikowad nazwy pól.
Rys. 2-16 Zmiana nazw pól
Dodawanie pól i tabel zdefiniowanych przez użytkownika
SAP Business One zapewnia obszerny zbiór pól w każdym ze swoich modułów, jednak firma może
potrzebowad dodatkowych pól do wykonywania codziennych zadao lub do zapewnienia zgodności
z odpowiednimi praktykami biznesowymi. Ustawienie Pola zdefiniowane przez użytkownika i Tabele
zdefiniowane przez użytkownika (znaleźd je można w menu Narzędzia→ Narzędzia konfiguracyjne)
umożliwiają utworzenie własnych pól w istniejących danych podstawowych SAP Business One lub
utworzenie tabel transakcji.
Odsyłacz do portalu. Aby uzyskać szczegółowe instrukcje krok po kroku dotyczące pól oraz tabel
zdefiniowanych przez użytkownika, należy przejść do portalu SAP Business One Customer Portal na
stronie http://service.sap.com/smb/sbocustomer i pobrać przewodnik „How to Create User-Defined
Fields and Tables‖ (Sposób tworzenia pól oraz tabel zdefiniowanych przez użytkownika).
Wypełnianie pól za pomocą wartości zdefiniowanych przez
użytkownika
Innym przykładem olbrzymiej elastyczności programu SAP Business One jest jego funkcjonalnośd
Wartości zdefiniowane przez użytkownika. Funkcji tej można używad do obliczania wartości lub
36
2
6
wyświetlania wartości domyślnych zarówno dla pól SAP Business One, jak i zdefiniowanych przez
użytkownika.
Na przykład użytkownik może zechcied, aby w zleceniu sprzedaży wyświetlane było nazwisko
kierowcy – dostawcy. W takim przypadku użytkownik użyłby funkcji Pola zdefiniowane przez
użytkownika w celu dodania pola do zlecenia sprzedaży oraz dodania do tego pola wartości
zdefiniowanych przez użytkownika. Wartości zdefiniowane przez użytkownika mogą byd statyczną
listą dostępnych kierowców, z której jeden z nich może zostad wybrany dla zlecenia. Wartości
zdefiniowane przez użytkownika mogą byd także zapytaniem, które automatycznie wypełnia nazwę
kierowcy – dostawcy na podstawie lokalizacji odbiorcy lub innych kryteriów. Ponieważ ustawienie
wartości zdefiniowanych przez użytkownika jest funkcją zaawansowaną, użytkownik może
zdecydowad się na wykonanie tego rodzaju dostosowania z pomocą partnera w zakresie wdrożenia.
Uzyskiwanie odpowiedzi na pytania
Oprócz wsparcia i szkolenia zapewnianego przez partnera w zakresie wdrożenia, w pomocy online i
na portalu klientów dostępny jest szereg informacji o cechach i funkcjach SAP Business One.
Pomoc online
Pomoc online zawiera szczegółowe informacje na temat wielu aspektów pracy z SAP Business One.
W przypadku pracy z nieznanym ekranem użytkownik może zrozumied jego zawartośd dzięki
pomocy online, w której znaleźd można definicje każdego pola na ekranie.
Z pomocy online programu SAP Business one można korzystad na kilka sposobów. Naciśnięcie
klawisza F1 spowoduje wyświetlenie pomocy kontekstowej, czyli pomocy dotyczącej danego
ekranu, który się aktualnie wyświetla. Użycie kombinacji klawiszy Shift + F1 spowoduje
wyświetlenie pomocy kontekstowej pola.
Po wybraniu opcji Pomoc → Centrum wsparcia → Szukanie rozwiązania z paska menu w głównym
oknie wyświetli się okno Biblioteka SAP umożliwiające szukanie rozwiązania według słów
kluczowych. Wybranie opcji Pomoc→ Ekran powitania spowoduje otwarcie nowego okna
z odsyłaczami do różnych przewodników, szkolenia użytkownika koocowego według roli oraz
dodatkową dokumentację.
Portal SAP Business One Customer Portal
Portal SAP Business One Customer Portal zapewnia zasoby ułatwiające opanowanie korzystania
z aplikacji SAP Business One.
Portal jest podzielony na obszary odpowiadające różnym rodzajom działao, takie jak:

Uzyskanie wsparcia: Współpraca z partnerem wdrożeniowym w zakresie technicznych
problemów wsparcia, szukanie bazy danych SAP Notes i wnioskowanie o klucz licencyjny

Przegląd rozwiązania: Przegląd ogólnych informacji na temat aplikacji i poznanie sposobu
integracji SAP Business One z rodziną aplikacji biznesowych SAP Business Suite.

Dokumentacja: Szukanie dokumentacji dotyczących najnowszego wydania, obejmującej
noty o wydaniu, przewodniki ogólne oraz inne przewodniki dotyczące określonych cech
i funkcji
37
2

6
Edukacja: Wyświetlanie kursów szkoleniowych w zakresie kluczowych składników modułów
SAP Business One obejmujących rachunkowośd, bankowośd, dane podstawowe, zakup i
sprzedaż.
Rys. 2-17: Korzystanie z portalu SAP Business One Customer Portal
SAP Business One Customer Portal jest dostępny w siedmiu językach na stronie:
http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Do zalogowania się na portalu konieczna jest ważna
nazwa S-użytkownika oraz hasło. Można je uzyskad od partnera wdrożeniowego.
38
PODSTAWOWE ZAGADNIENIA
KSIĘGOWOŚCI
3

Przegląd Księgowości

Konfiguracja Księgowości

Wykonanie codziennych procedur

Opracowanie rekordów

Procedury na koniec okresu

Płatności przychodzące i wychodzące

Rachunek kosztów

Budżetowanie

Zapytania i raporty
Rozwiązanie SAP® Business One dostarcza narzędzi oraz możliwości raportowania niezbędnych do
efektywnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami
w zakresie rachunkowości. SAP Business One pomaga wprowadzid księgowośd firmy na nowy
poziom automatyzacji:

Wykonanie w czasie rzeczywistym: Za każdym razem, gdy dodawana (księgowana) jest
transakcja, następuje aktualizacja Księgi Głównej. Nie ma potrzeby tworzenia pakietów
wsadowych zapisów księgowych w celu ich późniejszego zaksięgowania, chyba że jest to
celowe działanie użytkownika.

Automatyczne zapisy księgowe: Byd może największy wzrost efektywności działania
rozwiązania SAP Business One wynika z możliwości automatycznego tworzenia różnych
zapisów księgowych, które w dużym stopniu ograniczają potrzebę ręcznego księgowania
zapisów bądź ich korekty.

Funkcjonalnośd rozwinięcia: SAP Business One oferuje możliwośd rozwinięcia za pomocą
pomaraoczowych strzałek nawigacji, umożliwiającą przejście nie tylko do Księgi Głównej, ale
do wszystkich dokumentów źródłowych danej transakcji, co jest kolejną funkcjonalnością
ułatwiającą pracę i pozwalającą na oszczędnośd czasu.

Automatyzacja zadao: Istnieje możliwośd automatyzacji powtarzalnych zadao poprzez
wykorzystanie księgowao okresowych, a także uniknięcia błędów księgowania dzięki
zastosowaniu wzorców księgowania.
SAP Business One ... Starter Package
39
323
22
6
6
Podstawowe zagadnienia księgowości

Spójnośd danych: Aby uniemożliwid użytkownikom ręczne księgowanie na określonych
kontach, można utworzyd konta poufne. Ponadto alarmy pomagają w zarządzaniu kosztami
poprzez generowanie informacji wówczas, gdy wydatki osiągają wartośd progową budżetu.

Automatyczne i ręczne rozrachunki: Transakcje są rozliczane automatycznie, co umożliwia
oszczędnośd czasu i uzyskanie dokładnych raportów. Ponadto można wykonad rozrachunek
ręczny w celu zakooczenia zaległych działao.

Protokoły audytu: Rozwiązanie SAP Business One udostępnia kompletną historię działao,
która umożliwia użytkownikowi śledzenie tego, kto i kiedy dokonał zmian danych bądź
dokumentów.
Przegląd Księgowości
Kluczem do realizacji większości funkcji finansów i rachunkowości w SAP Business One jest staranne
zaprojektowanie oraz implementacja rozwiązania w celu upewnienia się, że każda częśd aplikacji
precyzyjnie opisuje i śledzi sposób funkcjonowania firmy użytkownika. Oczywiście większośd firm w
chwili implementacji SAP Business One dysponuje ustalonym planem kont (oraz innymi metodami
prowadzenia księgowości), a także pochodzącymi z poprzednio stosowanych systemów bazami
danych odbiorców, dostawców oraz transakcji. Podczas pracy z partnerem wdrożeniowym
następuje konwersja sposobu funkcjonowania firmy oraz migracja danych do SAP Business One.
Pięciostopniowy proces konfiguracji Księgowości został przedstawiony na rysunku 3-1.
Etapy te reprezentują ogólne reguły. W przypadku poszczególnych wdrożeo kolejnośd tych etapów
może ulec zmianie, bądź też mogą zostad dodane nowe w celu odzwierciedlenia specyficznych
potrzeb i okoliczności działalności przedsiębiorstwa.
SAP Business One ... ToGo
40
323
22
6
6
Rys. 3-1: Ustawienia Księgowości krok po kroku
Wskazówka dot. ustawienia. Podczas ustawiania planu kont oraz procesów Księgowości
należy przedyskutować ze swoim partnerem wdrożeniowym własne wymogi w zakresie
sprawozdawczości finansowej. Wymogi sprawozdawczości finansowej determinują większość
początkowych ustawień oraz decyzji podejmowanych podczas konfiguracji. Partner wdrożeniowy
firmy zna oprogramowanie, a użytkownik zna swoją firmę – razem można sprawić, że SAP
Business One będzie doskonałym rozwiązaniem dla przedsiębiorstwa.
41
323
22
Definicje
6
6
Konto: Formalny zapis rodzaju aktywów, pasywów, kapitału własnego, przychodów lub kosztów,
który przedstawia ich saldo początkowe, zwiększenie i zmniejszenie (transakcje) oraz powstałe
saldo końcowe dla określonego okresu.
Konto zbiorcze: Konta zbiorcze są połączone z partnerami handlowymi. W przypadku
księgowania dokumentu na koncie partnera handlowego zapis księgowy zawiera także konto
zbiorcze. Każdy odbiorca ma jedno domyślne konto zbiorcze sprzedaży oraz 2 konta pomocnicze,
a każdy dostawca ma jedno domyślne konto zbiorcze zakupu oraz 3 konta pomocnicze, jednak
możliwe jest zastąpienie ich innymi kontami zbiorczymi w dowolnym dokumencie. Konto zbiorcze
wykazuje łączne saldo sprzedaży lub zakupu dla wszystkich połączonych partnerów handlowych.
Konta zbiorcze są zawarte w raporcie bilansu, zatem ich saldo odzwierciedla łączne salda kont
dostawców i odbiorców. Na koncie zbiorczym nie są możliwe księgowania ręczne.
Konto rozliczeniowe: Jest to konto, na którym księgowania są ewidencjonowane tymczasowo
w powodu luki czasowej między transakcjami, rozdziału zadań organizacyjnych lub operacji
księgowych wymagających wyjaśnienia.
Konto aktywne: Konto w planie kont, na którym księgowane są zapisy księgowe.
Segmentacja kont: Jest to księgowa metoda tworzenia kodów kont oparta na strukturze
hierarchicznej firmy. Poszczególne segmenty odpowiadają różnym jednostkom biznesowym, np.
firma, dział, region, wydział itd. oraz różnym kategoriom, to jest kosztom podróży, przychodom
ze sprzedaży biletów, linii produktów itd.
Bazowy segment konta (syntetyka): Jest to pierwszy segment kodu konta, który identyfikuje
rodzaj konta, np. środek trwały, zobowiązanie, przychód, koszt itd. Kody kont mogą składać się
tylko z wartości numerycznych wówczas, gdy stosowana jest segmentacja kont, lub też mogą być
alfanumeryczne w firmach, które segmentacji kont nie stosują.
Plan kont: Jest to indeks lub lista kodów kont w Księdze Głównej.
Księga Główna (KG): Jest to główny obszar ewidencji księgowej. W Księdze Głównej stosuje
się podwójną księgowość; zawiera ona zazwyczaj konta dla wszystkich aktywów, zobowiązań,
zysków, strat, przychodów, pozycji wydatków, funduszy oraz rezerw.
Zapis księgowy: Ewidencja transakcji, która zazwyczaj obejmuje datę transakcji, tytuł lub
odpowiednie konta, kwotę każdego obciążenia i uznania, a także opis transakcji.
Księgowanie: Proces ewidencjonowania zapisów księgowych (uznań i obciążeń) w KG.
Transakcja: Czynność lub zdarzenie biznesowe, które powoduje obciążenie jednego i uznanie
drugiego konta KG.
42
323
22
Konfiguracja Księgowości
6
6
Prawidłowa konfiguracja funkcjonalności finansowych i rachunkowych jest podstawą, na której
opiera się w znacznym stopniu automatyzacja SAP Business One. Dzięki prawidłowemu planowi
kont, okresom sprawozdawczym oraz wyszukiwaniu kont dla zautomatyzowanych zapisów
księgowych SAP Business One realizuje wiele zadao, które zwykle są wykonywane ręcznie. Z tego
względu większa częśd informacji zawartych w tym rozdziale jest związana z początkową
konfiguracją Księgowości.
Krok 1: Ustawienie okresów sprawozdawczych
Pierwszy krok, który byd może został już wykonany przez użytkownika wraz z partnerem
wdrożeniowym, polega na ustaleniu okresów sprawozdawczych obowiązujących w firmie: Czy będą
to miesięczne okresy sprawozdawcze? Dzienne? Kwartalne? Czy rok obrotowy będzie zgodny z
rokiem kalendarzowym?
Pierwszy okres sprawozdawczy musi zostad zdefiniowany w czasie tworzenia bazy danych firmy.
Następnie, aby ustawid nowe okresy sprawozdawcze, należy przejśd do opcji Administracja →
Inicjalizacja systemu → Okresy sprawozdawcze. W tym miejscu można zaktualizowad
wygenerowane okresy (np. zakresy dat) oraz utworzyd nowe. Można także zdefiniowad lub zmienid
początek roku obrotowego.
Rozwiązanie SAP Business One jest bardzo elastyczne w przypadku definiowania okresów oraz roku
obrotowego, jednak użytkownik wraz z partnerem wdrożeniowym powinni pamiętad o
następujących istotnych zasadach:

Początek roku obrotowego może przypadad tylko pierwszego dnia miesiąca.

Zaleca się tworzenie okresów sprawozdawczych od najstarszego w górę. Należy uwzględnid
najstarsze dane, które mają podlegad migracji w celu utworzenia pierwszego okresu.

Okresy sprawozdawcze nie mogą się nakładad.

Definiowanie kont podstawowych KG jest zapamiętywane według okresów i kopiowane z
poprzedzającego okresu do następnego. Należy zatem upewnid się, że zdefiniowano
pierwotne konta KG przed utworzeniem dodatkowych okresów sprawozdawczych.

System ustala, do którego okresu sprawozdawczego transakcja należy, na podstawie daty
księgowania transakcji.

Po utworzeniu okresu sprawozdawczego nie można usunąd go z systemu; możliwa jest
jednak zmiana zakresu dat.
Okresy sprawozdawcze mogą mied jeden z czterech poniższych statusów okresu:

Odblokowany. Jest to domyślny status w przypadku tworzenia nowego okresu. Status ten
umożliwia wszystkim użytkownikom księgowanie dowolnych transakcji.

Odblokowany z wyjątkiem sprzedaży. Ten status umożliwia uprawnionym użytkownikom
księgowanie wszystkich rodzajów dokumentów z wyłączeniem dokumentów sprzedaży. Ten
status okresu jest wykorzystywany często w czasie kooca miesiąca.

Okres zamknięcia. Status ten umożliwia uprawnionym użytkownikom księgowanie
dowolnych transakcji. Użytkownicy, którzy nie dysponują uprawnieniami w odniesieniu do
43
323
22
tego statusu okresu, nie mogą księgowad w nim żadnych działao. Na ekranie konfiguracji
okresu sprawozdawczego można określid liczbę dni, po których okres wygasa, aby nastąpiła
automatyczna zmiana statusu okresu na inny status. Jest on powszechnie używany na
koniec miesiąca lub koniec roku.
6
6

Zablokowany. Ten status uniemożliwia wszystkim użytkownikom księgowanie jakichkolwiek
czynności w danym okresie.
Status okresu może w dowolnym czasie zostad zmieniony na każdy inny status.
Uprawnienia statusu okresu. Za pomocą ścieżki menu Administracja → Inicjalizacja systemu →
Uprawnienia → Uprawnienia ogólne można zdefiniować użytkowników dysponujących uprawnieniami
do danego statusu okresu. Należy wybrać użytkowników i rozwinąć moduł Ogólne.
Krok 2: Definiowanie segmentów kont
Jeśli użytkownik planuje zastosowanie segmentowanego planu kont, kolejnym etapem do realizacji
przez partnera wdrożeniowego oraz użytkownika jest podjęcie odpowiedniej decyzji oraz
zdefiniowanie niezbędnych segmentów kont.
Aby zdefiniowad segmenty kont, należy użyd opcji menu Administracja → Definicje → Księgowośd →
Segmentacja kont. Konieczny jest przynajmniej pierwszy podstawowy segment kont, można jednak
zmienid jego nazwę lub długośd, podobnie jak w przypadku wszystkich innych segmentów.
Zazwyczaj firmy definiują segmenty kont na podstawie ich procesów biznesowych oraz potrzeb
związanych ze sprawozdawczością finansową. Mogą one reprezentowad sektory, działy, regiony,
dziedziny, jednostki, filie itd. Rysunek 3-2 przedstawia sposób łączenia segmentów kont w celu
utworzenia kodu konta.
Rys. 3-2: Kod konta z segmentami
W rozwiązaniu SAP Business One dostępne są cztery domyślne segmenty kont. Istnieje możliwośd
utworzenia maksymalnie 10 segmentów. Podczas konfiguracji można zmienid rozmiar oraz nazwę
każdego z segmentów, a także usunąd cały segment, jednak pierwszy segment musi zawsze
44
323
22
pozostad podstawowym segmentem kont. Aby usunąd segment, należy kliknąd prawym klawiszem
myszy ostatni rząd segmentu i wybrad opcję Usuo wiersz.
6
6
Mimo iż aktualnie użytkownik może wykorzystywad mniej niż 10 segmentów, zaleca się
zdefiniowanie dodatkowych segmentów na wypadek dalszego rozwoju. Na przykład, jeśli
użytkownik planuje rozwinąd działalnośd, może potrzebowad dodatkowego segmentu dla jednostek
biznesowych, które potencjalnie zostaną utworzone w przyszłości.
Alarm segmentów konta. Istotne jest, aby partner wdrożeniowy oraz użytkownik wspólnie
zaplanowali bardzo uważnie zastosowanie segmentów kont, ponieważ nie jest możliwe dodanie
dodatkowych segmentów w późniejszym czasie, istniejące segmenty nie mogą zostać usunięte po
utworzeniu pierwszego konta KG, a także nie można później zmienić długości oraz rodzaju
segmentu.
Wraz ze zdefiniowaniem wszystkich segmentów kont w SAP Business One utworzono podstawę dla
w pełni kwalifikowanego planu kont, który jest innymi słowy połączeniem wszystkich segmentów
kont. W pełni kwalifikowany kod konta, zgodnie z prezentacją na rysunku 3-2, zawiera wszystkie
segmenty konta. Na przykład kod konta kosztów podróży wykorzystywany przez dział marketingu
spółki wygląda dokładnie tak samo, jak kod konta kosztów podróży wykorzystywany przez dział
sprzedaży, z wyjątkiem segmentu konta reprezentującego dział.
Krok 3: Tworzenie planu kont
Po ustaleniu okresów sprawozdawczych i obrotowych oraz segmentów kont można przystąpid do
tworzenia planu kont w SAP Business One. Organizacja planu kont odpowiada zasadom
prowadzenia rachunkowości, zgodnie z którymi występują tu oddzielne „szuflady” dla kont
reprezentujących aktywa, zobowiązania, kapitały, przychody, koszty sprzedaży, wydatki,
finansowanie oraz inne przychody i koszty. Te szuflady, które zostały zdefiniowane przez SAP i nie
mogą zostad zmienione, porządkują konta według poziomów w logiczny sposób odpowiednio do
procesów rachunkowości finansowej oraz sprawozdawczych realizowanych w firmie użytkownika.
Przypomnienie dotyczące planu kont. Plan kont jest indeksem kont KG wykorzystywanych w
działalności firmy użytkownika. Każde konto KG ma kod konta, opis konta oraz inne informacje,
które określają funkcje konta KG. Aby uzyskać dostęp do planu kont, należy wybrać opcję
Księgowość → Plan kont.
W oknie Plan kont w rozwiązaniu SAP Business One pojawia się prośba o scharakteryzowanie
każdego konta KG, to znaczy określenie, czy jest to konto zbiorcze czy aktywne, a także o ustalenie
jego poziomu. Ponieważ księgowanie w SAP Business One można wykonywad tylko na kontach
aktywnych, zaleca się, aby wszystkie konta aktywne znajdowały się na tym samym poziomie. Konto
zbiorcze służy do podsumowania w raportach wszystkich sald znajdujących się pod nim kont
aktywnych. W systemie kont przedstawionym na rysunku 3-3 poziom 5 jest najniższym poziomem,
który zawiera księgowania transakcji. Wykorzystanie wszystkich poziomów nie jest jednak
obowiązkowe. Można określid konta aktywne na poziomie 4 lub 5.
45
323
22
6
6
Rys. 3-3: Plan kont uporządkowany według szuflad oraz poziomów
Alarm działań dotyczących konta. Nie można usunąć konta, jeżeli zapisano na nim
jakiekolwiek działania. Można je tylko dezaktywować. W przypadku wykorzystywania kont z
segmentacją można modyfikować kod konta w dowolnym czasie.
Aby dodać konto lub też konto zbiorcze, należy kliknąć zakładkę lub konto zbiorcze, pod którym
nowe konto powinno zostać utworzone. Należy wybrać na pasku menu opcje Dane  Dodaj, a
następnie wprowadzić pełny kod i nazwę konta oraz pozostałe charakterystyki.
Aby zmienić strukturę planu kont, należy użyć ekranu Edycja planu kont. Tu można wybrać
poziom konta oraz jego lokalizację w planie kont.
Wskazówka dotycząca ustawienia. Istnieje możliwość importu wykorzystywanego uprzednio
planu kont z pliku tekstowego za pomocą dostarczanego przez SAP narzędzia Data Transfer
Workbench (Środowisko transferu danych). Przed importem konieczne jest zdefiniowanie
odpowiednich ustawień segmentacji kont oraz kodu segmentów.
46
323
22
Zarządzanie walutą obcą
6
6
Dla firm wykorzystujących różne waluty dostępna jest funkcja Zarządzania walutą obcą. W SAP
Business One istnieje możliwośd zdefiniowania kont KG oraz partnerów handlowych jako
wykorzystujących walutę lokalną, określoną walutę obcą bądź jako konta lub partnerów
wielowalutowych. Zdefiniowanie konta jako konto wielowalutowe umożliwia księgowanie
dokumentów i zapisów księgowych na kontach KG lub partnerów handlowych w dowolnej walucie,
o ile została ona zdefiniowana w firmie SAP Business One. Wielowalutowe rozrachunki, raporty oraz
salda kont KG i partnerów handlowych są wykonywane, obliczane oraz wyświetlane w walucie
lokalnej. W opcji Administracja → Inicjalizacja systemu → Informacje o firmie → zakładka Wstępna
inicjalizacja można określid, czy konto KG jest tworzone domyślnie w walucie lokalnej czy jako
wielowalutowe. Po zaksięgowaniu transakcji nie można zmienid ustawienia konta z konta
wielowalutowego lub prowadzonego w określonej walucie obcej, jednak zawsze możliwa jest
zmiana na konto wielowalutowe.
W celu prowadzenia kont w systemie można zdefiniowad dodatkową walutę. Jest ona nazywana
Walutą systemu. Jeśli firma ma obowiązek raportowania do firmy nadrzędnej, która jest
zlokalizowana za granicą, można zdefiniowad walutę tejże firmy nadrzędnej jako walutę systemu.
Wszystkie raporty systemowe mogą byd wyświetlane w walucie systemu bez konieczności
przeliczania sprawozdao finansowych i innych raportów.
Aby zdefiniowad walutę lokalna oraz walutę systemu, należy użyd opcji Administracja → Inicjalizacja
systemu → Informacje o firmie → zakładka Wstępna inicjalizacja.
Opracowanie waluty obcej. W przypadku pracy z walutami obcymi konieczne jest ręczne
opracowanie kursów walutowych w tabeli Kursów walutowych i indeksów zlokalizowanej w module
Administracja. Jeśli dla daty bieżącej nie jest dostępny żaden kurs, wówczas system automatycznie
otworzy tabelę w celu wprowadzenia kursu walutowego.
W określonych przypadkach w systemie następuje automatyczne księgowanie różnic kursowych.
Może się tak zdarzyd na przykład w przypadku dokonywania płatności za fakturę w walucie obcej.
Jeśli kurs płatności różni się od kursu faktury, wówczas różnica jest księgowana na koncie różnic
kursowych zdefiniowanych w Definicji kont podstawowych. Okresowo należy przeprowadzad
przebieg Różnic kursowych w celu ręcznej identyfikacji oraz zaksięgowania dodatkowych różnic
kursowych.
Krok 4: Wykorzystanie Definicji kont podstawowych
Jedną z kluczowych zalet rozwiązania SAP Business One jest możliwośd automatycznego tworzenia
różnych zapisów księgowych, w szczególności dotyczących transakcji sprzedaży, zakupu oraz
gospodarki magazynowej. W systemach obsługiwanych ręcznie prowadzenie działalności
gospodarczej i jej ewidencjonowanie są rozdzielone. Najpierw tworzone są faktury i tym podobne
dokumenty, a następnie później zapamiętywane są zapisy księgowe, które stanowią ich ślad. W
rozwiązaniu SAP Business One jednocześnie z tworzeniem faktury generowane są zapisy księgowe.
Ale w jaki sposób aplikacja rozpoznaje, jak należy utworzyd te zapisy księgowe? Definiowanie kont
podstawowych jest procesem, który ustala w systemie SAP Business One, na których kontach
zapisad różnorodne automatycznie utworzone zapisy księgowe.
47
323
22
Aby w pełni wykorzystad sprawną automatyzację aplikacji, należy zwrócid szczególną uwagę na
wprowadzenie prawidłowych informacji w oknie Definicja kont podstawowych.
6
6
Aby określid konta KG, należy użyd opcji Administracja → Definicje → Księgowośd → Definicja kont
podstawowych.
Wskazówka dotycząca Definocji kont podstawowych Ustawienia definicji kont
podstawowych powinny zostać ostatecznie zatwierdzone przez pracownika działu Controllingu lub
Księgowego firmy.
Procedura podstawowa
Staranne i adekwatne ustalenie kont KG ma kluczowe znaczenie dla automatycznego tworzenia
zapisów księgowych w SAP Business One.
Odsyłacz do portalu. W celu uzyskania szczegółowych instrukcji dotyczących Definicji kont
podstawowych należy skonsultować się z partnerem wdrożeniowym oraz zapoznać się z
dokumentami „How to Determine G/L Accounts for Automatic Creation of Journal Entries‖ („Jak
ustalić konta KG w celu automatycznego tworzenia zapisów księgowych‖) oraz „How to Make the
Initial Settings in SAP Business One‖ („Jak wykonać ustawienia początkowe w SAP Business
One‖) dostępnymi na portalu klientów SAP Business One na stronie
http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Rysunek 3-4 przedstawia okno konfiguracji Definicji kont podstawowych. Niektóre konta są
obowiązkowe, na przykład konto przychodu na zakładce Sprzedaż. Konto przychodu jest
standardowym kontem przychodu wykorzystywanym w przypadku faktur sprzedaży. Zostanie ono
nadpisane w przypadku, gdy w danych podstawowych materiału lub magazynu wprowadzone
będzie inne konto przychodowe.
48
323
22
6
6
Rys. 3-4: Pola obowiązkowe dla Definicji kont podstawowych: Zakładka Sprzedaż
Alarm dotyczący zapasów. Zakładka Zapasy jest aktywna jedynie wówczas, gdy zaznaczone
zostanie pole Ciągłe zarządzanie zapasami na zakładce Inicjalizacja podstawowa. Należy użyć
opcji Menu główne → Administracja → Inicjalizacja systemu → Informacje o firmie. Konta na tej
zakładce służą jako konta domyślne do tworzenia grup materiałów i magazynów.
Wskazówka dotycząca ustawienia. Partner wdrożeniowy powinien upewnić się, że
zdefiniowano dodatkowe konta pierwotne, na przykład konta podatków, konta rozliczenia kart
kredytowych oraz banków własnych. W celu zdefiniowania tych kont należy użyć odpowiednich
opcji menu konfiguracji.
Krok 5: Migracja danych z poprzedniego systemu
Podczas zmiany poprzednio wykorzystywanego systemu rachunkowości finansowej na rozwiązanie
SAP Business One użytkownik napotyka wyzwania związane z zachowaniem dostępu online do
danych historycznych w celu kontroli oraz analiz, a także możliwości kontynuacji codziennych
operacji.
Rozwiązanie typu Add On o nazwie Data Transfer Workbench (Środowisko transferu danych) jest
narzędziem do migracji, które umożliwia transfer danych z poprzednio stosowanych systemów do
49
323
22
6
6
SAP Business One. Realizuje ono transfer danych podstawowych, na przykład rekordów partnerów
handlowych oraz materiałów, a także danych transakcyjnych, to jest zleceo, faktur i sald, ponieważ
oba rodzaje danych powinny byd dostępne w rozwiązaniu SAP Business One.
W jaki sposób funkcjonuje Data Transfer Workbench? Dane z poprzedniego systemu są
eksportowane do szablonów arkuszy Microsoft Excel, a następnie importowane do SAP Business
One. Migracja danych z poprzedniego systemu jest procesem, który powinien być
przeprowadzany wspólnie z partnerem wdrożeniowym SAP współpracującym z firmą
użytkownika. Nie zaleca się importu działań z przeszłości, które zostały już zamknięte. Należy
importować tylko dane podstawowe, otwarte dokumenty oraz otwarte salda kont materiałów i
KG.
50
323
22
Realizacja codziennych operacji
6
6
Po zdefiniowaniu planu kont oraz skonfigurowaniu kont podstawowych można rozpocząd realizację
codziennych czynności w SAP Business one, a także zadao zamknięcia na koniec okresu oraz na
koniec roku.
Ręczne wprowazanie zapisów księgowych
Większośd zapisów księgowych w SAP Business One pochodzi z jednego z modułów SAP Business
One. Dokumenty sprzedaży, zakupu oraz gospodarki materiałowej powodują automatyczne
księgowanie transakcji w Księdze Głównej. Jednakże w rachunkowości memoriałowej zgodnej z
zasadami rachunkowści konieczne jest czasami dokonanie ręcznych zapisów księgowych w KG, na
przykład księgowao amortyzacji, rozliczeo międzyokresowych, zapisów korygujących oraz innych,
które nie będą pochodziły z modułów SAP Business One. W przypadku ręcznego wprowadzenia
zapisu księgowego jest on natychmiast zapamiętywany i nie może zostad usunięty, a tylko
wystornowany. (W tym celu należy zapoznad się z tematem „Transakcje stornowania” w dalszej
części tego rozdziału.)
Za pomocą okna Zapis księgowy przedstawionego na rysunku 3-6 można ręcznie utworzyd zapisy
księgowe. Celem ręcznych zapisów księgowych jest ewidencja transakcji, które nie są
automatycznie inicjowane przez księgi pomocnicze lub inne procesy w obrębie SAP Business One.
Na przykład ręczny zapis księgowy może byd wykorzystany do zarejestrowania opłaty finansowej na
koncie odbiorcy lub opłaty za obsługę na koncie bankowym.
Aby utworzyd ręczny zapis księgowy, należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd → Zapis
księgowy. Zapis księgowy może byd wyświetlany i tworzony w rozszerzonym trybie edycji lub
zredukowanym trybie edycji. Rysunek 3-6 prezentuje rozszerzony tryb edycji, który umożliwia łatwe
wprowadzanie danych w wierszach bez konieczności przesuwania ekranu w lewą i prawą stronę.
Aby wprowadzid kwoty w walucie obcej dla konta zdefiniowanego jako Wielowalutowe lub też
wprowadzid określone konto w walucie obcej, należy zaznaczyd pole wyboru Wyświetl WO.
51
323
22
6
6
Rys. 3-6: Wprowadzanie ręcznego zapisu księgowego w oknie Zapis księgowy
Wskazówka dotycząca zapisu księgowego. Standardowo z poziomu ekranu Zapis księgowy
można wykonywać księgowania na kontach KG. Aby wyświetlić listę kont KG z pola Konto KG/Kod
PH, należy użyć klawisza Tab. Zapis księgowy można także wykorzystać w celu zaksięgowania
wpisu do kodu partnera handlowego (na przykład podczas księgowania opłat finansowych na
koncie partnera handlowego). Aby wyświetlić listę partnerów handlowych zamiast listy kont KG,
należy użyć klawiszy Control + Tab w polu Konto KG/Nazwa PH.
Wskazówka dot. ustawienia. Można zdefiniować ustawienia domyślne dla ręcznych zapisów
księgowych, na przykład określić, czy zablokować księgowanie niezbilansowanych zapisów
księgowych w walucie obcej lub czy data w pozycji księgowania może być edytowana. Należy
użyć opcji Menu główne → Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia dokumentu →
zakładka Dla dokumentu, a następnie wybrać z rozwijalnej listy wpis Zapis księgowy. Niektóre z
tych domyślnych ustawień można nadpisać w oknie Zapis księgowy za pomocą Ustawień okna.
52
323
22
Realizacja księgowań okresowych
6
6
Niektóre transakcje są wykonywane w cyklach miesięcznych lub tygodniowych. Kwoty transakcji
mogą nie byd takie same za każdym razem, także zależności procentowe mogą nie byd stałe (mimo
że występują one w terminach, które są znane z wyprzedzeniem i są zazwyczaj wykonywane na tych
samych kontach KG).
Księgowania okresowe są wykorzystywane w przypadku wydatków takich jak amortyzacja, płatności
leasingowe za sprzęt, płatności z tytułu listy płac oraz czynszu za biuro oraz koszty z tytułu mediów.
Aby uzyskad dostęp do księgowao okresowych, należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd →
Księgowania okresowe.
Podczas definiowania księgowania okresowe należy określid wszystkie konta lub partnerów
handlowych, a także rzeczywiste kwoty. Należy ustalid częstotliwośd oraz termin ważności
księgowania okresowego. System będzie kopiował pierwotne księgowanie za każdym razem, kiedy
nastąpi dany termin, i umożliwi zapamiętanie księgowania w niezmienionej postaci lub też jego
modyfikację przed ostatecznym zaksięgowaniem w Księdze Głównej.
Innym sposobem zastosowania księgowania okresowego jest ustawienie częstotliwości w ramach
Szablonu, a następnie wykorzystanie księgowania okresowego jako wzorca za każdym razem
podczas księgowania ręcznego zapisu księgowego.
Zastosowanie szablonów dekretacji
Szablony dekretacji pomagają usprawnid proces księgowania poszczególnych zapisów księgowych,
które powtarzają się okresowo, przy czym rzeczywiste kwoty nie są znane z góry. Szablon dekretacji
można utworzyd z uwzględnieniem wartości procentowej zdefiniowanej w odpowiednich pozycjach
zamiast kwot. W przypadku księgowania zapisu księgowego na podstawie szablonu dekretacji
wprowadzana jest kwota do jednego z wierszy, a system przypisuje kwoty w pozostałych wierszach
zgodnie z wartością procentową zdefiniowaną w szablonie.
Możliwe jest wykorzystanie funkcji szablonu dekretacji do rozliczenia kosztów, na przykład kosztów
marketingowych, jako wartości procentowych rozdzielonych między dwa działy. Za pomocą
szablonu dekretacji można pobrad 100% z jednego konta i rozdzielid je automatycznie na inne konta
na podstawie stałej wartości procentowej.
Można także pozostawid określone wiersze bez wyboru kont i zamiast tego wprowadzid opis
rodzaju konta lub partnera handlowego, który powinien zostad wybrany podczas księgowania
zapisu księgowego.
Aby uzyskad dostęp do funkcji szablonu dekretacji, należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd →
Definiowanie szablonów dekretacji.
Zastosowanie wstępnie wprowadzonych zapisów księgowych
Wstępnie wprowadzone zapisy księgowe można wykorzystad w celu przeglądu partii transakcji
finansowych przed ich zaksięgowaniem ostatecznym. Przed zaksięgowaniem zapisu księgowego
jako wstępnie wprowadzonego dokumentu możliwe jest edytowanie, zmiana lub usuwanie
zapisów. Poniżej przedstawiono kilka sytuacji, w których konieczne może byd zastosowanie
wstępnie wprowadzonego dokumentu zapisu księgowego. Byd może w firmie użytkownika pracę
podjął nowy pracownik i, zamiast narażad się na koniecznośd stornowania wszystkich lub części
53
323
22
6
6
wykonanych przez niego zapisów księgowych, można polecid mu tworzenie wstępnie
wprowadzonych dokumentów, które mogą zostad zweryfikowane. Umożliwia to eliminację ryzyka,
że nowy pracownik dokona księgowania nieprawidłowych zapisów księgowych, które następnie
będą musiały zostad wystornowane. Ponadto wstępnie wprowadzone dokumenty można
wykorzystad do przeprowadzenia analizy symulacyjnej. Możliwe jest wykonanie raportu z
przepływu środków pieniężnych i uwzględnienie w nim nierozliczonych wstępnie wprowadzonych
dokumentów w celu ustalenia efektów określonych księgowao przed ich rzeczywistym
wykonaniem.
W innych systemach wstępnie wprowadzony dokument jest czasem wykorzystywany do
pojedynczego zapisu księgowego. W rozwiązaniu SAP Business One wstępnie wprowadzony
dokument jest zawsze stosowany w odniesieniu do partii transakcji, co oznacza, że w jednym
wstępnie wprowadzonym dokumencie można wprowadzid wiele zapisów księgowych. Podczas
księgowania wstępnie wprowadzonego dokumentu w Księdze Głównej wszystkie zapisy księgowe
zawarte we wstępnie wprowadzonym dokumencie są księgowane wspólnie.
Aby utworzyd wstępnie wprowadzony zapis księgowy, należy użyd opcji Menu główne →
Księgowośd → Wstępnie wprowadzone dokumenty.
Obsługa zapisów księgowych
Kategorią obsługi zapisów księgowych objętych jest wiele różnorodnych zadao, łącznie ze
stornowaniem transakcji czy edycją kont KG. Ta częśd rozdziału zawiera omówienie tematów
związanych z ich opracowaniem.
Anulowanie transakcji
Jeśli istnieje koniecznośd anulowania transakcji, która została zaksięgowana w Księdze Głównej za
pomocą okna Zapis księgowy, w rozwiązaniu SAP Business One dostępne są trzy następujące opcje:

Należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd → Zapis księgowy i utworzyd korygujący zapis
księgowy.

Należy uruchomid Raport dziennika transakcji i otworzyd odpowiedni zapis księgowy, a
następnie kliknąd przycisk Anuluj.

Należy wykonad Raport dziennika transakcji i otworzyd odpowiedni zapis księgowy,
następnie zaznaczyd pole Storno oraz kliknąd Aktualizuj (zob. Rys. 3-7)
Automatyczne stornowanie ręcznych zapisów księgowych jest zazwyczaj ustawiane w celu
wykonania pierwszego dnia następnego miesiąca. Aby wyświetlid listę ręcznych zapisów księgowych
zaharmonogramowanych do stornowania, należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd →
Operacje do wystornowania. Należy pamiętad, że opcja ta jest wykorzystywana głównie podczas
zamknięcia na koniec miesiąca oraz koniec roku.
54
323
22
6
6
Rys. 3-7: Automatyczne stornowanie ręcznych zapisów księgowych
Wskazówka dot. ustawienia. Transakcje stornowania można realizować poprzez zaksięgowanie
przeciwstawnych kwot po tej samej stronie lub też wprowadzić obciążenie, aby wystornować
uznanie, bądź wprowadzić uznanie, aby wystornować obciążenie. Aby zdefiniować metodę
stornowania, należy użyć opcji Menu główne → Administracja → Inicjalizacja systemu → Informacje
o firmie → zakładka Ogólne.
Edycja kont KG
Podczas standardowego prowadzenia działalności gospodarczej czasami może okazad się konieczne
dostosowanie planu kont. Za pomocą okna Edycja planu kont można dokonywad zmian planu kont,
tworzyd nowe konta, zmieniad strukturę grup oraz zmieniad i edytowad istniejące konta.
Aby wyświetlid okno Edycja planu kont, należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd → Edycja
planu kont lub Administracja → Definicje → Księgowośd → Edycja planu kont.
Standardowym zadaniem przy dodawaniu nowych konto jest tworzenie kodów dla zestawu nowo
utworzonych kont. Generator kodu kont jest narzędziem, które umożliwia przypisanie kodów do
nowo utworzonych segmentów kont za pomocą jednego kliknięcia myszy. Ponadto możliwe jest
jednoczesne wprowadzenie nowego konta KG do wielu różnych segmentów kont (na przykład
działów). Aby uzyskad dostęp do generatora kodu kont, należy wybrad opcję Księgowośd →
Generator kodu kont.
Przegląd zmian danych: Protokoły audytu
W przypadku zmiany dokumentu, rekordu danych podstawowych lub elementu definicji tworzony
jest protokół audytu. Aby wyświetlid te zmiany, należy użyd opcji Narzędzia → Log zmian na pasku
menu SAP Business One. Wyświetlone zostanie okno Log zmian, które zawiera listę zmian łącznie z
użytkownikiem, datą i godziną ich dokonania w określonym dokumencie lub rekordzie danych
podstawowych. Następnie można kliknąd określony wpis, aby sprawdzid, jaka zmiana została
55
323
22
6
6
przeprowadzona. W przypadku wielu zmian należy przytrzymad klawisz Ctrl i kliknąd dwa lub więcej
wierszy, a następnie kliknąd Pokaż różnice w dolnej części okna Log zmiany w celu wyświetlenia
zmian dokonanych między iteracjami dokumentu.
Procedury zamknięcia okresu
Wiele zadao rachunkowości finansowej przypada na koniec każdego okresu oraz na koniec roku,
kiedy to transakcje podlegają sprawdzeniu i dokonywane są korekty bądź dostosowania.
Rozwiązanie SAP Business One wpiera tego typu działania w różnorodny sposób.
Lista kontrolna zamknięcia okresu
Działania zamknięcia okresu mają miejsce na koniec miesiąca lub kwartału, lub obu z nich, w
zależności od stosowanych procesów księgowych. W każdym z tych przypadków lista kontrolna na
koniec okresu ma zbliżoną formę.

Należy upewnid się, że wszystkie transakcje dla danego okresu zostały zaksięgowane
prawidłowo, łącznie z korektami i rozliczeniami międzyokresowymi.

Należy wydrukowad zestawienie obrotów i sald (obroty i bieżący stan każdego konta).

Następnie należy wydrukowad raporty wiekowania należności od odbiorców oraz
zobowiązao wobec dostawców w celu uzgodnienia kont z Księgą Główną.

Należy wydrukowad raport kontroli zapasów w celu uzgodnienia sald zapasów z KG.

Następnie należy wydrukowad sprawozdanie finansowe.

Należy także wykonad kopię zapasową bazy danych i zdeponowad ją w bezpiecznym
miejscu.

Należy zamknąd bądź dezaktywowad okres sprawozdawczy poprzez zablokowanie go za
pomocą okna okresu sprawozdawczego.
Lista kontrolna zamknięcia roku
Zamknięcie na koniec roku jest istotnym zdarzeniem, które ma wpływ na wiele aspektów
funkcjonowania rozwiązania SAP Business One. Na przykład zamknięcie roczne powoduje
wyzerowanie wszystkich sald kont zysków i strat (wynikowych) poprzez przeniesienie na konto
zysków niepodzielonych. Konta bilansowe są podsumowywane, a salda są przenoszone jako bilanse
otwarcia do nowego roku obrotowego. Wszystkie te działania naturalnie wymagają czasu. Rok
może pozostad otwarty do chwili, aż uzyskane zostaną wszystkie księgowania korygujące od
księgowych lub innych jednostek raportujących.
Poniżej przedstawiono ogólną listę kontrolną dla zamknięcia na koniec roku.

Należy zaksięgowad ostateczne transakcje dla okresu we wszystkich modułach.

Następnie należy wykonad procedury zamknięcia okresu.

W kolejnym kroku należy zaksięgowad wszelkie ostateczne zapisy korygujące w KG.
56
323
22
6
6

Należy zamknąd ostatni okres w roku obrotowym.

Należy także wykonad kopię zapasową bazy danych i zdeponowad ją w bezpiecznym
miejscu.

Należy wydrukowad raporty 1099.

Należy wydrukowad ostateczne szczegółowe zestawienie obrotów i sald.

Następnie należy wydrukowad sprawozdanie finansowe.

Należy ustawid nowy rok obrotowy.

Należy wykonad przebieg zamknięcia na koniec roku, aby zamknąd rok obrotowy.
Alarm dotyczący zamknięcia na koniec roku. Zdecydowanie zaleca się, aby podczas
konfiguracji i implementacji uwzględnić procesy realizowane w ramach zamknięcia na koniec
roku. Krótko po starcie produktywnym systemu SAP Business One należy wspólnie z
konsultantem biorącym udział we wdrożeniu wykonać zamknięcie pierwszego miesiąca bądź
pierwszego kwartału. Należy także zapoznać się z przewodnikiem „Tips for Year-End Closing‖
(„Wskazówki dotyczące zamknięcia roku‖) dostępnym na portalu SAP Business One Customer
Portal na stronie: http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Archiwizacja danych
Jako częśd procedury zamknięcia okresu powinno się uwzględnid wykorzystanie Kreatora
archiwizacji danych. Jeśli baza danych firmy jest starsza niż dwa lata, można opcjonalnie usunąd
stare działania, takie jak dokumenty sprzedaży i zakupu, dokumenty dotyczące zapasów, szanse
sprzedaży itd. Archiwizacja starych danych pomaga zredukowad rozmiar bazy danych, zwiększa
wydajnośd działania, redukuje miejsce na twardym dysku niezbędne do wykonania kopii zapasowej
oraz umożliwia szybsze przeprowadzenie aktualizacji wersji rozwiązania. Po usunięciu starych
transakcji możne także ręcznie usunąd dane podstawowe, które nie są już wykorzystywane, na
przykład dane odbiorców, dostawców bądź materiałów.
Jak już wspomniano, w rozwiązaniu SAP Business One jeden dokument tworzony jest na podstawie
drugiego, a zapisy księgowe są księgowane automatycznie wraz z dokumentem. Na przykład oferta
jest kopiowana do zlecenia sprzedaży, które jest kopiowane do dwóch dokumentów Wz.
Dokumenty Wz są kopiowane do faktury sprzedaży, która została w pełni zapłacona. Nazywa się to
zamkniętym klastrem. Oznacza to, że wszystkie transakcje, które zostały włączone w określony
workflow, są zamknięte. Archiwizacja danych powoduje usunięcie tylko zamkniętych klastrów. W
naszym przykładzie, jeśli faktura zostałaby zapłacona częściowo, wówczas klaster byłby otwarty, a
żadna z transakcji nie zostałaby usunięta. Te warunki wstępne są istotne, aby zachowad spójnośd i
integralnośd danych.
Kreator archiwizacji danych
Aby otworzyć kreator, należy użyć opcji menu Administracja → Programy serwisowe → Kreator
archiwizacji danych. Na rysunku 3-9 opisane zostały główne kroki realizowane za pomocą kreatora.
57
323
22
6
6
Rys. 3-9: Główne kroki Kreatora archiwizacji danych
Opcje kreatora obejmują następujące elementy:

Symulacja. Dostarcza ona informacji dotyczących danych, które zostaną zarchiwizowane,
wskazuje klastry bez możliwości usunięcia oraz przedstawia oczekiwane wyniki z
uwzględnieniem ogólnej liczby usuniętych transakcji oraz rozmiaru bazy danych po
zakooczeniu procesu.

Rzeczywisty przebieg spowoduje wykonie procesu poprzez usunięcie odpowiednich
transakcji i ograniczenie rozmiaru bazy danych. Przed wykonaniem przebiegu rzeczywistego
konieczne jest utworzenie kopi zapasowej. Należy pamiętad o tym, iż nie jest dostępna inna
opcja odzyskania poprzedniej wersji niż ręczne odtworzenie kopii zapasowej bazy danych
firmy.

Wczytanie zapamiętanych przebiegów kreatora umożliwia przegląd poprzednich
przebiegów archiwizacji w przypadku, gdy użytkownik pragnie odszukad określoną
transakcję bądź klaster.

Można wyszukiwad określonych transakcji w obrębie przebiegów archiwizacji różnorodnych
danych w przypadku, gdy użytkownik nie ma pewności, w którym przebiegu transakcja
została usunięta. Wyszukiwanie jest możliwe według daty lub rodzaju transakcji.
W parametrach archiwizacji należy zaznaczyd przedział okresu sprawozdawczego, który powinien
zostad zarchiwizowany. Datą rozpoczęcia zarchiwizowanego okresu jest zawsze pierwszy okres
firmy. Można archiwizowad jedynie okresy, które mają 2 lata lub są starsze, licząc od daty
systemowej. Ponadto okres musi byd zablokowany oraz dla okresu przeprowadzony musi byd
proces zamknięcia.
58
323
22
6
6
W kroku rekomendacji można wyświetlid wszystkie transakcje objęte przedziałem dat. Kreator
wyświetla zarówno możliwe do usunięcia, jak i niemożliwe do usunięcia transakcje pogrupowane
według klastrów, bądź też bez grupowania. Można dokonad rozwinięcia do określonego klastra,
aby wyświetlid wszystkie przynależące do niego transakcje. Kreator archiwizacji usuwa transakcje
takie jak dokumenty sprzedaży i zakupu, szans sprzedaży, działao, płatności oraz przeszacowania
zapasów. Dane podstawowe, jak na przykład dane odbiorców lub materiałów nie są przez kreatora
usuwane. Muszą one zostad usunięte ręcznie przez użytkownika, po wykonaniu przez kreatora
działao dotyczących informacji transakcyjnych.
Po usunięciu zapisów księgowych z systemu salda kont muszą pozostad nienaruszone. Zatem
podczas procesu archiwizacji tworzone są skonsolidowane zapisy księgowe w celu odzwierciedlenia
tych sald. Można wybrad wykonanie konsolidacji według okresu, podokresu bądź miesiąca.
Lista kontrolna archiwizacji danych:

Należy wykonad symulację w celu wyszukania otwartych klastrów, które mogą zostad
zamknięte.

Następnie należy zamknąd otwarte klastry.

W kolejnym kroku należy utworzyd kopię zapasową bazy danych firmy.

Należy uruchomid Kreatora archiwizacji danych.
Historia działań. Kreator archiwizacji danych tworzy kopię zapasową bazy danych z atrybutem
tylko do odczytu, która może zostać odtworzona w późniejszym terminie. Ta baza danych zawiera
wszystkie dane przed usunięciem. Dla celów kontroli można odtworzyć tę bazę danych, aby uzyskać
dostęp do starych transakcji.
Płatności przychodzące i wychodzące
W rozwiązaniu SAP Business One funkcjonalnośd oraz raportowanie związane z przetwarzaniem
płatności są dostępne w module Banki. Ta częśd rozdziału zawiera jedynie podstawowe informacje
niezbędne do rozpoczęcia pracy. Bardziej szczegółowa wiedza dotycząca poszczególnych pól jest
dostępna w opcji menu Pomoc → zakładka Zawartośd → Banki. Przy przetwarzaniu płatności należy
wybrad transakcje, które mają zostad przez płatnośd zamknięte, rozliczone, w całości lub częściowo.
Jeśli nie istnieje transakcja do wyboru, bądź użytkownik nie jest pewien, którą należy wybrad,
można wprowadzid Płatnośd dla konta.
Płatności przychodzące
Płatności przychodzące można otrzymywad na cztery sposoby: za pomocą gotówki, czeków, kart
kredytowych oraz przelewów bankowych. Rozwiązanie SAP Business One obsługuje wszystkie z nich
zasadniczo w ten sam sposób – przez tworzenie płatności przychodzących dla określonych faktur
sprzedaży lub tworzenie płatności od odbiorcy z uwzględnieniem dwóch lub więcej faktur.
59
323
22
Tworzenie płatności przychodzących dla określonych faktur
6
6
Poniższe kroki wyjaśniają, w jaki sposób tworzone są płatności przychodzące dla określonych faktur:
Należy użyć opcji Banki → Płatności przychodzące → okno Płatności przychodzące przedstawione
na rysunku 3-10.
Następnie należy kliknąć przycisk z listą wyboru po prawej stronie pola Kod i wybrać odbiorcę.
Należy przejrzeć tabelę Dokumenty dla płatności, w której wyświetlone są wszystkie nierozliczone
faktury danego odbiorcy.
Następnie należy wybrać faktury, do których ma odnosić się dana płatność (należy zaznaczyć pole
wyboru obok numeru wiersza); skumulowana kwota jest wyświetlana w polu Kwota płatności razem
w stopce okna.
Należy zmienić kwotę w polu Płatność razem, aby wykonać płatność częściową.
Następnie należy wybrać ikonę metod płatności
z paska narzędzi SAP Business One w celu
wyświetlenia okna Metody płatności. W tym oknie należy wybrać zakładkę odpowiedniej metody
płatności, uzupełnić odpowiednie dane szczegółowe i kliknąć OK, aby powrócić do okna Płatności
przychodzące.
Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj, aby zaksięgować dokument.
Rys. 3-10: Okno Płatności przychodzące
60
323
22
Po zapamiętaniu dokumentu płatności przychodzącej należy wykonad następujące czynności:
6
6

Zapisy księgowe powodują uznanie konta zbiorczego należności od odbiorcy oraz obciążenie
konta bankowego lub konta rozliczeniowego.

Płatnośd ma odniesienie do faktury.

Zapłacone faktury zostają rozliczone i nie będą już wyświetlane w tabeli Lista pozycji
nierozliczonych, Dokumenty dla płatności oraz w raporcie wiekowania należności od
odbiorców.

W przypadku przetwarzania płatności częściowej wybrana faktura pozostaje otwarta z
saldem kwoty wymagalnej.

W przypadku przetwarzania płatności całkowitej faktura i płatnośd są rozliczane
wewnętrznie i zamykane.

Jeśli płatnośd została dokonana czekiem, gotówką lub kartą kredytową, zostanie ona
zaksięgowana na koncie rozliczeniowym. Wówczas konieczne jest przetworzenie
dokumentu depozytu w celu transferu środków z konta rozliczeniowego na konto banku
własnego.
Tworzenie płatności przychodzących dla konta
Istnieje możliwośd akceptacji płatności otrzymanych bez referencji do określonej faktury bądź kilku
faktur, na przykład przy jednorazowych zakupie w punkcie sprzedaży. W tym celu należy zaznaczyd
pole wyboru Płatnośd dla konta w oknie Płatności przychodzące i uzupełnid wymagane informacje.
Po zaksięgowaniu dokumentu płatności przychodzącej utworzony zostanie odpowiedni zapis
księgowy.
Płatności wychodzące
Podobnie, jak w przypadku płatności przychodzących, istnieją cztery sposoby wysyłania płatności:
za pomocą gotówki, czeków, kart kredytowych oraz przelewów bankowych. Można tu wykonad
następujące działania:

utworzyd płatności wychodzące dla partnerów handlowych i kont za pomocą różnych metod
płatności;

wydrukowad oraz anulowad czeki dla płatności z różnych przyczyn, łącznie z premiami dla
pracowników;

tworzyd, śledzid oraz przetwarzad dokumenty tymczasowe płatności wychodzących oraz
czeków do zapłaty;

wygenerowad Raport rejestru czeków (Raport zarządzania czekami).
Główna różnica między płatnościami przychodzącymi i wychodzącymi polega na konieczności
zdefiniowania konta dla różnych metod płatności. Na przykład podczas tworzenia płatności
wychodzącej realizowanej za pomocą gotówki dla transakcji należy wybrad konto wypłat
gotówkowych. W tym przypadku może to byd konto banku własnego bądź konto kasy podręcznej.
61
323
22
6
6
Szczegółowe informacje dotyczące zarządzania płatnościami wychodzącymi w rozwiązaniu SAP
Business One można znaleźd w plikach z odsyłaczami w opcji menu Pomoc → zakładka Zawartośd →
Banki → Płatności wychodzące.
Scenariusze specjalne
Istnieje możliwośd zdefiniowania maksymalnej kwoty na wypadek nadpłaty lub niedopłaty. Jedna z
takich sytuacji może się zdarzyd wówczas, gdy dany odbiorca stale zaokrągla kwotę faktury, co
może powodowad różnicę między fakturą i płatnością dochodzącą do kwoty 1 PLN. Aby zdefiniowad
dozwoloną maksymalną kwotę nadpłaty lub niedopłaty, należy użyd opcji Administracja →
Inicjalizacja systemu → Ustawienia dokumentu → zakładka Dla dokumentu i wybrad z rozwijalnej
listy opcję Płatnośd przychodząca/wychodząca.
Przy przetwarzaniu płatności, jeśli różnica płatności mieści się w kwocie zdefiniowanej jako
niedopłata lub nadpłata, system będzie traktował płatnośd jako płatnośd całkowitą. Księgowanie
będzie wykonywane na koncie partnera handlowego zgodnie z kwotą faktury, a niewielka różnica
zostanie zaksięgowana na odpowiednim koncie KG zdefiniowanym w opcji Definicji kont
podstawowych.
Skonto jest specjalnym rodzajem upustu, który jest przyznawany wówczas, gdy odbiorca dokonuje
płatności przed terminem płatności faktury, lub gdy płatnośd dla dostawcy jest realizowana przed
terminem wymagalności. Procent skonta jest zdefiniowany w warunkach płatności faktury, a kwota
upustu jest automatycznie obliczana przy wprowadzaniu dokumentu płatności. Kwota upustu jest
księgowana na ustalonym koncie KG. Można także dostosowad procent skonta lub zmienid kwotę
skonta poprzez modyfikację odpowiednich pól w wierszu faktury w dokumencie płatności.
Płatności realizowane w walucie obcej często powodują powstanie różnic kursowych. Przy
rozliczaniu faktury z płatnością w przypadku, gdy kurs walutowy faktury i płatności jest różny,
system automatycznie oblicza zysk bądź stratę kursową i księguje je na odpowiednim koncie KG.
Kreator płatności
W rozwiązaniu SAP Business One dostępny jest kreator płatności, który umożliwia tworzenie
płatności wychodzących w partiach w odniesieniu do płatności czekowych bądź przelewów
bankowych, a także przetwarzanie partii płatności przychodzących zrealizowanych za pomocą
przelewów bankowych. Płatności są tworzone zgodnie ze zdefiniowanymi przez użytkownika
kryteriami wyboru oraz metodami płatności. Wykorzystanie kreatora płatności wymaga wykonania
następujących kroków w celu prawidłowego przygotowania odpowiednich danych podstawowych:
1) Należy utworzyć metodę płatności za pomocą opcji Administracja → Definicje → Banki →
Metoda płatności.
Następnie należy zdefiniować domyślne metody płatności dla odbiorców i dostawców za pomocą
opcji Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia ogólne → zakładka PH.
Należy przypisać metodę płatności do partnera handlowego na zakładce System płatności w oknie
Dane podstawowe Partnera Handlowego wówczas, gdy różni się ona od domyślnej.
Dalej należy wybrać metody płatności, które powinny zostać uwzględnione w kreatorze płatności,
wybierając opcję Administracja → Definicje → Banki → Parametry przebiegu płatności.
62
323
22
Kreator płatności poprowadzi użytkownika przez proces tworzenia płatności z określeniem tego, kto
ma zamiar dokonad płatności, w jaki sposób oraz kiedy.
6
6
Aby uzyskad dostęp do kreatora płatności, należy użyd opcji Banki → Kreator płatności.
Kreator płatności obejmuje kilka kroków:
1) Wybór przebiegu płatności. Tu należy wybrad, czy powinien zostad odczytany uprzednio
utworzony przebieg płatności czy też należy utworzyd nowy przebieg.
2) Parametry ogólne. W tym etapie następuje ustalanie daty księgowania płatności oraz typu
płatności, czyli płatności wychodzącej i/lub przychodzącej, a także metody płatności, to jest
czeki i/lub przelewy bankowe.
3) Wybór PH. Tu należy wybrad odbiorców i dostawców, którzy mają zostad uwzględnieni w
przebiegu. Partnerzy handlowi z saldem zerowym są automatycznie wykluczani z listy.
4) Parametry dokumentu. Należy określid maksymalny termin płatności nierozliczonych
transakcji, które należy zawrzed w przebiegu. Ponadto można wyszukiwad dokumenty
według daty księgowania, kwoty oraz numerów dokumentów.
5) Formy płatności – kryteria wyboru. Na podstawie wybranego przez użytkownika typu
płatności wyświetlone zostaną aktywne metody (formy) płatności. Należy wybrad
odpowiednią metodę płatności, a także maksymalną kwotę dla całego przebiegu. Domyślne
saldo to saldo konta KG połączonego z określoną metodą płatności. Jeśli miałaby nastąpid
płatnośd z tytułu nierozliczonych transakcji z łączną kwotą większą niż dostępne saldo,
niektóre z transakcji nie zostaną uwzględnione.
6) Raport rekomendacji. W zależności od dokonanego wyboru wyświetlone zostaną w tym
miejscu nierozliczone transakcje. Należy wybrad, które z transakcji powinny zostad
uwzględnione. W przypadku płatności wychodzących realizowanych za pomocą czeków
można dokonywad modyfikacji salda płatności, skonta oraz liczby czeków. Należy kliknąd
opcję Nieuwzględnione transakcje, aby sprawdzid, które transakcje nie są częścią
rekomendacji oraz przyczynę ich nieuwzględnienia.
7) Opcje zapamiętania. Tu można wybrad między wykonaniem przebiegu, zapamiętaniem
zaleceo (rekomendacji) oraz zapamiętaniem jedynie kryteriów wyboru.
8) Wydruk dokumentu i raportu. Z tego miejsca możliwy jest wydruk różnorodnych raportów,
na przykład dotyczących metod płatności, nieuwzględnionych transakcji, czeków
wychodzących oraz raportów podsumowujących.
Blokada płatności. Kreator płatności obejmuje wszystkie typy nierozliczonych transakcji:
faktury, zapisy księgowe, płatności dla konta oraz uznania. Dostępna jest opcja blokowania
określonych faktur lub zapisów księgowych przed zapłatą za pomocą kreatora płatności. W tym
celu należy zaznaczyć pole wyboru Blokada płatności w wierszu danego partnera handlowego w
zapisie księgowym lub na zakładce Księgowość w oknie faktury. Można także zablokować
partnera handlowego poprzez zaznaczenie pola wyboru Blokada płatności na zakładce System
płatności w danych podstawowych partnera handlowego.
63
323
22
Wydruk czeków
6
6
Wydruk czeków jest istotnym procesem płatności w przypadku większości firm w USA. Konfiguracja
wydruku czeków zazwyczaj wymaga skorzystania z pomocy partnera wdrożeniowego. Częśd
procesu wydruku czeków obejmuje ustalenie, że do wydruku czeków przeznaczono odpowiednią
drukarkę oraz że zostały wczytane formularze czeków.
Po wykonaniu prawidłowych ustawieo drukowanie czeków jest już bardzo proste. Należy jedynie
wybrad bank własny, sprawdzid, czy kolejny numer czeku jest właściwy i wydrukowad. Po
wykonaniu wydruku należy potwierdzid przypisane numery czeków z możliwością dokonania
dodatkowych korekt.
Można wybrad jedną z trzech opcji wydruku czeków:
 Dokument in blanco. Ta opcja jest przeznaczona głównie dla firm, które nie korzystają z
wstępnie wydrukowanych formularzy czeków, gdzie czeki są drukowane w formacie
elektronicznym (zwanym także MICR).
 Koniec formularza – wstępnie numerowane wydruki czeków. Jeśli informacje czekowe
przechodzą na kolejną stronę, system nadal wykorzystuje wstępnie numerowane
formularze czeków w odniesieniu do wszystkich stron, przy czym unieważnia numery
wykorzystane dla nadmiarowych informacji czekowych.
 Koniec formularza – dokument in blanco. System drukuje pierwszą stronę czeku na
regularnym wstępnie numerowanym formularzu czeku. W przypadku nadmiarowych stron
system przerywa wydruk i generuje zapytanie, czy zastąpid formularz czeku
nienumerowanymi stronami i wydrukowad pozostałą częśd na pustych czekach.
Aby zdefiniowad ustawienia wydruku, należy użyd opcji Administracja → Inicjalizacja systemu →
Ustawienia wydruku → Dla dokumentu → Czeki do zapłaty.
Podczas definiowania banków własnych można nadpisad domyślną metodę płatności określoną dla
firmy. Należy użyd opcji Administracja → Definicje → Banki → Konta banku własnego → zakładka
rodzaj papieru.
Historia działań. Raport rejestru czeków służy do śledzenia wszystkich wykorzystanych
numerów czeków. W tym celu należy użyć opcji menu Banki → Raporty bankowe → Raport
zarządzania czekami.
64
323
22
Rozrachunek wewnętrzny
6
6
Rozrachunek wewnętrzny to mechanizm, którego działanie odbywa się w tle SAP Business One i jest
wykonywany automatycznie w odniesieniu do dokumentów. Użytkownicy mogą jednak
przeprowadzad rozrachunek wewnętrzny ręcznie. Można zapytad, jak ważny jest rozrachunek
wewnętrzny w przypadku prowadzenia firmy. Odpowiedź brzmi – rozrachunek wewnętrzny ma
znaczenie krytyczne! Przede wszystkim dzięki rozrachunkowi wewnętrznemu następuje
dopasowanie uznao i obciążeo na tym samym koncie KG lub partnera handlowego. Na przykład
faktura zostanie powiązana z płatnością lub pozycją uznaniową, bądź też płatnośd zostanie
powiązana z depozytem. Jeśli w SAP Business One nie następowałby rozrachunek wewnętrzny,
wówczas faktury pozostałyby nierozliczone nawet po ich zapłaceniu. Proszę sobie wyobrazid, że
faktura pozostaje nierozliczona po dokonaniu płatności. Nie byłoby możliwe ściąganie
wierzytelności od odbiorców ani zapłata dostawcom.
W rozwiązaniu SAP Business One, przy powiązaniu jednego dokumentu z drugim i wykonaniu
księgowania w Księdze Głównej, realizowany jest standardowo rozrachunek wewnętrzny, bez
konieczności dodatkowych działao ze strony użytkownika. W niewielu przypadkach użytkownik
musi wykonad proces poprzez realizację rozrachunku ręcznego. Rozrachunek ręczny jest niezbędny
w następujących przypadkach:
 w przypadku płatności dla konta, gdzie faktura została utworzona po dokonaniu płatności,
 przy odpisie wszelkich zaokrągleo bądź różnic z tytułu nadpłaty/niedopłaty,
 w celu dopasowania transakcji dla partnera handlowego, który jest jednocześnie odbiorcą I
dostawcą,
 w celu dokonania korekt pierwotnie rozliczonych transakcji,
 dla faktur korygujących przed zaewidencjonowaniem wyciągu bankowego przy pomocy
BTHF.
Aby wykonad rozrachunek wewnętrzny na koncie KG, należy użyd opcji Księgowośd → Rozliczenia
wewnętrzne → Rozliczenia i rozrachunki, a następnie wybrad konto.
Aby uzyskad dostęp do funkcji rozrachunku wewnętrznego dla partnera handlowego, należy użyd
opcji Partnerzy handlowi → Rozliczenia wewnętrzne → Rozliczenia i rozrachunki. Należy wówczas
wybrad partnera handlowego i kliknąd przycisk Rozlicz. Jeśli firma ma odbiorców, którzy są także
dostawcami, wówczas należy zaznaczyd pole Wielu PH, a następnie wybrad oba rekordy danych
podstawowych. Dostęp do rozrachunku wewnętrznego danego partnera handlowego można
uzyskad także wyświetlając saldo konta partnera handlowego, a następnie wybierając przycisk
Rozrachunek wewnętrzny.
Historia rozrachunków. Należy kliknąć prawym klawiszem myszy okno dowolnego dokumentu, a
następnie wybrać opcję Wykonane transakcje. W ten sposób wyświetlone zostaną wszystkie
transakcje, które zostały rozliczone za pomocą bieżącego dokumentu.
Funkcja rozrachunku wewnętrznego obsługuje kalkulację skonta, różnice kursowe oraz scenariusze
nadpłaty/niedopłaty w przypadku rozliczania pojedynczej płatności z jedną lub kilkoma fakturami.
65
323
22
6
6
Rys. 3-11: Okno Rozrachunek wewnętrzny
Rachunek kosztów
W Stanach Zjednoczonych rachunek kosztów jest wykorzystywany do śledzenia różnych miejsc
powstawania kosztów oraz centrów zysku w firmie. Za pomocą rachunku kosztów można
kontrolowad działy, dziedziny bądź lokalizacje geograficzne w taki sposób, jakby stanowiły one
odrębne jednostki. Można dla różnych celów biznesowych określid, jakie koszty oraz przychody są
generowane. W Europie oraz innych częściach świata plany kont podzielone na segmenty nie są
uznawane przez ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, natomiast rachunek kosztów jest metodą
stosowaną powszechnie.
Dzięki funkcjonalności Rachunek kosztów rozwiązania SAP Business One można utworzyd centra
zysków dla prawie wszystkich celów, używając opcji Menu główne → Księgowośd → Rachunek
kosztów → Centra zysków.
66
323
22
6
6
Definicja centrum zysku. Centrum zysku jest jednostką lub działem firmy, które pełnią
określone funkcje biznesowe. Na przykład dana jednostka firmy może być odpowiedzialna za
wytwarzanie produktu bądź realizację usługi. Funkcji centrum zysku można użyć w celu
zdefiniowania centrów zysku występujących w firmie użytkownika. Jednakże segmentacja kont
często służy tym samym celom i umożliwia analizę zysku oraz wydatków według jednostek
biznesowych w bardzo zbliżony sposób. Z powodu powszechnej akceptacji segmentacji kont,
funkcja Centrum zysku jest rzadko wykorzystywana przez firmy amerykańskie.
Aby wykorzystywad Rachunek kosztów, należy zdefiniowad różne miejsca powstawania kosztów lub
działy w firmie jako centra zysków. Wówczas użytkownik przypisuje konta przychodów i kosztów do
centrów zysku, aby dane istotne dla centrum zysku mogły byd automatycznie aktualizowane dla
wszystkich transakcji wprowadzonych w aplikacji. Koszty są rozdzielane na centra zysków z
wykorzystaniem informacji zdefiniowanych w regułach rozdziału (opisanych w dalszej części
dokumentu). Oznacza to, że wszelkie poniesione koszty są rozliczane na centra zysku na podstawie
określonej reguły rozdziału. Jeśli użytkownik uzna, że sposób rozliczania kosztów nie odpowiada już
formie funkcjonowania firmy, może w prosty sposób zmienid reguły rozdziału zgodnie z
wymaganiami.
Rachunek kosztów można wykorzystad w celu śledzenia oraz rozliczenia wspólnych kosztów lub
przychodów. W każdej firmie zawsze występują koszty, a czasem nawet przychody, które nie mogą
zostad przypisane do określonego działania biznesowego. Obejmują one koszty administracyjne,
koszty reklamy oraz koszty finansowe. Te koszty pośrednie (oraz pośrednie przychody) są
rozdzielane na wiele działao biznesowych za pomocą reguł rozdziału.
W jaki sposób wykorzystywane są reguły rozdziału?
Reguła rozdziału jest wykorzystywana do rozliczenia bezpośrednich oraz pośrednich kosztów i
przychodów na jedno lub wiele centrów zysku. W konsekwencji każda reguła rozdziału zawiera
informacje dotyczące części kosztów lub przychodów, które muszą zostad rozliczone na każde
pojedyncze centrum zysku.
Aby rozdzielid koszty pośrednie powstałe na przykład z tytułu czynszu, można określid, jaka częśd
łącznie wynajmowanej powierzchni jest wykorzystywana przez dane centrum zysku. Opcjonalnie
można rozliczyd to poprzez określenie liczby pracowników należących do centrum zysku jako
wartości procentowej łącznego zatrudnienia firmy.
Regułę rozdziału można zastosowad w odniesieniu do kilku różnych rodzajów kosztów. Jeśli na
przykład jeden sklep wykorzystuje 450 metrów kwadratowych z łącznej powierzchni najmu
wynoszącej 600 metrów kwadratowych, podczas gdy inny korzysta jedynie z 150 metrów
kwadratowych, wówczas na podstawie tej informacji koszty powstałe z tytułu najmu oraz usług
sprzątania zostaną proporcjonalnie rozdzielone między tymi dwoma sklepami. W tym celu należy
przypisad reguły rozdziału do odpowiednich kont kosztów oraz przychodów.
Jeśli relacja między centrami zysku ulegnie zmianie lub nastąpi koniecznośd dodania bądź usunięcia
centrum zysku z reguły rozdziału, należy użyd daty Ważne od. W ten sposób można opracowad
historyczne rozliczenie kosztów i przychodów, ale też aktywowad nowe reguły do raportowania
przyszłych transakcji.
67
323
22
Aby uzyskad dostęp do funkcji reguł rozdziału Rachunku kosztów, należy użyd opcji Menu główne →
Księgowośd → Rachunek kosztów → Reguły rozdziału.
6
6
Przypisanie reguł rozdziału. Reguły rozdziału można przypisać do transakcji sprzedaży i zakupu,
ręcznych zapisów księgowych itd. Do określonego konta kosztów lub przychodów można przypisać
domyślną regułę rozdziału. W tym celu należy otworzyć plan kont, zlokalizować konto, zaznaczyć
pole wyboru Reguła rozdziału i wybrać odpowiednią regułę z listy.
Budżetowanie
Funkcje budżetu w rozwiązaniu SAP Business One są wykorzystywane w celu śledzenia wydatków
oraz przychodów firmy. SAP Business One oferuje funkcję kontroli, która umożliwia blokowanie
kolejnych transakcji w przypadku przekroczenia budżetu. W rozwiązaniu SAP Business One można
kalkulowad kwoty budżetu automatycznie na podstawie serii metod rozdziału definiowanych przez
użytkownika. Na przykład kwoty budżetu można oprzed na budżecie z poprzedniego roku i
zwiększyd je o określony współczynnik w przypadku oczekiwania wzrostu kosztów lub przychodów o
pewien procent. Wzrost może zostad rozdzielony w równym stopniu na wszystkie konta bądź też
przyrostowo. W SAP Business One możliwa jest automatyzacja procesu, jednak księgowy firmy
powinien mied udział w podejmowaniu decyzji odnośnie metody rozdziału, która ma zostad
wykorzystana.
W trakcie standardowych działao w rozwiązaniu SAP Business One następuje kontrola strony Wn
konta, dla którego zdefiniowano kwotę budżetu, a w przypadku przekroczenia budżetu generowane
jest ostrzeżenie lub następuje blokada, w zależności od tego, która metoda została wybrana.
Aby rozpocząd proces definiowania budżetu, należy ustawid niezbędne opcje w obszarze
Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia ogólne → zakładka Budżet. Wszystkie
pozostałe funkcje budżetowania dostępne są po wybraniu opcji Menu główne → Księgowośd →
Budżet.
Scenariusze budżetu
Scenariusze budżetu są wykorzystywane w celu planowania oraz śledzenia budżetu i raportowania.
Umożliwiają one analizę pozycji finansowej firmy użytkownika (oddziału lub działu) przy założeniu
określonych warunków. W rozwiązaniu SAP Business One możliwe jest zdefiniowanie tych
warunków, a także okresów sprawozdawczych, w których będą one obowiązywad. Podczas
definiowania nowej firmy automatycznie tworzony jest scenariusz o nazwie „Budżet główny”.
Wszystkie kontrole dotyczące odchyleo budżetowych dokonywane są względem budżetu głównego.
Ten scenariusz można wykorzystad jako podstawę dla innych scenariuszy, jednak nie jest możliwe
usunięcie scenariusza głównego budżetu. Przy tworzeniu nowego okresu sprawozdawczego
najpierw należy zdefiniowad budżet główny dla danego roku obrotowego.
W przypadku wykonania różnych raportów budżetu za pomocą opcji Menu główne → Księgowośd
→ Raporty finansowe → Raporty budżetu można wybrad, którego scenariusza należy użyd w celu
porównania. W ten sposób można sprawdzid, jak wzrost lub zmniejszenie kwoty budżetu wpłynie
na budżet firmy.
68
323
22
6
6
Aby zdefiniowad kwotę miesięcznego budżetu, należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd →
Definiowanie budżetu → Budżet. Należy wprowadzid kwotę Wn dla kosztów oraz kwotę Ma dla
przychodów.
Aby zdefiniowad scenariusze budżetu, należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd →
Definiowanie budżetu → Scenariusze budżetu.
Rys. 3-12: Definiowanie scenariuszy budżetu
Metody rozdziału budżetu
Domyślnie każda firma w systemie SAP Business One dysponuje trzema standardowymi metodami
służącymi do rozdziału budżetu:

Równa: Ta metoda powoduje, że kwota budżetu jest równo rozdzielana na miesiące danego
roku.

Porządek rosnący: Ta metoda powoduje, że kwota budżetu jest rozdzielana w porządku
rosnącym i może byd wykorzystywana wówczas, gdy w ciągu roku zwiększane są wydatki
budżetowe. Na przykład w styczniu wykorzystana jest tylko mała częśd budżetu, a w lutym
zwiększane są wydatki itd.

Porządek malejący: Ta metoda powoduje rozdział kwoty budżetu w porządku malejącym i
może byd wykorzystywana wówczas, gdy w ciągu roku wydatki budżetowe są zmniejszane.
Na przykład w styczniu wykorzystana jest największa częśd budżetu, w lutym nieco mniejsza
itd.
69
323
22
6
6
Można wykorzystad te metody lub też zdefiniowad nowe metody rozdziału budżetu dla tworzonych
przez użytkownika scenariuszy budżetu. W tym celu należy użyd opcji Menu główne → Księgowośd
→ Definicje budżetu → Metody rozdziału budżetu.
Alarm dotyczący metod rozdziału budżetu. Nawet w przypadku stosowania budżetu
rocznego, kwota jest nadal rozdzielana na poszczególne miesiące. Definicja ta ma jedynie
zastosowanie do kalkulacji alarmów budżetu. Należy pamiętać, ze kwota jest rozdzielana na
miesiące kalendarzowe. Jeśli podokresy w firmie użytkownika zostały zdefiniowane w inny
sposób, wówczas budżet miesięczny może nie odpowiadać dokładnie kwocie, która powinna
zostać przydzielona do określonego podokresu.
70
323
22
Zapytania i raporty
6
6
W rozwiązaniu SAP Business One oferowany jest kompleksowy zestaw standardowych raportów
finansowych i zarządczych. Należy wybrad opcję Menu główne → Księgowośd → Raporty finansowe
w celu uzyskania dostępu do standardowych raportów, jak te, które przedstawiono w poniższej
tabeli. Oprócz tych standardowych raportów w SAP Business One dostępne są narzędzia do
tworzenia raportów definiowanych przez użytkownika, łącznie z narzędziami Crystal Reports oraz
Generator zapytao i Kreator zapytao, które służą do tworzenia raportów ad hoc za pomocą zapytao
SQL.
Raport
Wiekowanie
należności od
odbiorców
Wiekowanie
zobowiązań wobec
dostawców
Dostęp
Zawartość
Księgowość →
Wiekowanie
rozrachunków
Ten raport obejmuje wszystkie należności, które są
wymagalne obecnie lub były w przeszłości, zazwyczaj wg
kilku okresów; przedstawia wiekowanie rozrachunków w
formie zagregowanej, a także szczegółowo dla każdego
odbiorcy. Z tego raportu można wywołać oraz wydrukować
wyciągi z kont odbiorców. Raport ten jest także dostępny z
opcji menu Raporty Partnerów Handlowych.
Raport ten informuje, jaka kwota jest należna dla każdego
dostawcy oraz jaka suma jest wymagalna obecnie, a jaka
zaległa z przeszłości (w ten sam sposób, co w przypadku
raportu wiekowania należności od odbiorców).
Jest to podsumowanie pozycji finansowej działalności:
Wartość aktywów firmy, suma zobowiązań oraz kapitału
własnego łącznie ze względną stopą procentową każdego
konta z łącznej sumy.
Raport ten zawiera szczegóły dotyczące każdego z kont:
bilans otwarcia dla określonego okresu, wszystkie uznania i
obciążenia, a także bilans zamknięcia. W tym raporcie
można uwzględnić wszystkich odbiorców i dostawców.
Raport ten przedstawia przychód z działalności firmy
użytkownika.
Jest to prognoza przepływu środków pieniężnych na
podstawie nierozliczonych należności i zobowiązań, a także
kont gotówkowych.
Są to wszystkie wyszczególnione zapisy księgowe
utworzone ręcznie lub automatycznie.
Są to zaksięgowane zapisy księgowe według numerów
zapisów księgowych, wraz z rozwinięciem do odpowiedniej
transakcji w celu uzyskania danych szczegółowych.
Tu wyświetlane są wszystkie materiały znajdujące się w
zapasach, wraz z danymi szczegółowymi każdej
zaksięgowanej transakcji związanej z materiałem oraz
kosztami pozostałych ilości do dyspozycji; raport jest
wykorzystywany przez księgowych I audytorów w celu
uzgodnienia transakcji Gospodarki materiałowej z KG.
Raport ten zawiera listę wszystkich czeków, łącznie z
kompletnymi danymi szczegółowymi, to jest kodem konta,
ID dostawcy, kwotą płatności, statusem, informacją, czy
czek został wydrukowany oraz przez kogo.
Księgowość →
Wiekowanie
rozrachunków
Finanse
Bilans
Finanse
Zestawienie obrotów
i sald
Rachunek zysków i
strat
Przepływ środków
pieniężnych
Dziennik
dokumentów
Dziennik transakcji
Stan zapasów
Finanse
Finanse
Księgowość
Księgowość
Menu główne →
Gospodarka
magazynowa →
Raporty
zapasów
→ Banki →
Rejestr czeków
Płatności
wychodzące
71
4
WPROWADZANIE I ZARZĄDZANIE
DANYMI PODSTAWOWYMI
Zagadnienia omówione w rozdziale

Wykorzystanie danych podstawowych w SAP Business One

Tworzenie danych podstawowych i proces zarządzania

Dokonywanie ustawień wstępnie zdefiniowanych wartości oraz
wartości domyślnych dla danych podstawowych

Tworzenie danych podstawowych partnera handlowego

Tworzenie danych podstawowych materiału
Umiejętne korzystanie z danych podstawowych ma kluczowe znaczenie dla pełnego uzyskania
korzyści z aplikacji SAP® Business One. Dane opisujące partnerów handlowych takich jak odbiorcy,
dostawcy oraz prospekci są danymi podstawowymi. Danymi podstawowymi są także opisy
materiałów przechowywanych w magazynach lub produkowanych przez firmę. Konta KG, które są
wykorzystywane do księgowania transakcji są również danymi podstawowymi. Gdy tworzony jest
nowy dokument, taki jak zamówienie zakupu, faktura, oferta czy przyjęcie materiałów, dane
podstawowe dostarczają większośd potrzebnych informacji.
Dane podstawowe śledzą również wstępnie zdefiniowane wartości i ustawienia, które są
wykorzystywane przez zautomatyzowanych asystentów do przetwarzania płatności, czynności
monitowania oraz planowanie potrzeb materiałowych (MRP). Domyślne konta zbiorcze przypisane
do dostawców i odbiorców są również danymi podstawowymi. Pozostałe informacje, które opisują,
co się dzieje w odniesieniu do specyficznej transakcji są nazywane danymi transakcji.
Odpowiednie ustawienie i zarządzanie danymi podstawowymi umożliwia każdemu maksymalnie
efektywne korzystanie z SAP Business One. Jeśli dane podstawowe są zdefiniowane poprawnie,
dużo łatwiejsze staje się tworzenie dokumentu, takiego jak np. zlecenie sprzedaży. Konieczne jest
tylko potwierdzenie, że domyślna informacja jest poprawna.
Jeśli dane podstawowe nie są poprawne, to proces biznesowy zostaje zatrzymany, a osoby
zaangażowane w proces muszą znaleźd możliwośd wprowadzenia poprawnych informacji. Ten
rozdział stanowi przewodnik umożliwiający zrozumienie, ustawienie i poprawne wykorzystanie
danych podstawowych, tak aby użytkownik i jego firma mogli w pełni korzystad z SAP Business One.
72
423Wprowadzanie i Zarządzanie Danymi Podstawowymi
22 2
W jaki sposób wykorzystywane są dane
podstawowe w SAP Business One
6
6
6
Jeśli firma byłaby grą taką jak np. szachy, dane podstawowe stanowiłyby opis każdej z figur. Zamiast
króla, królowej czy wieży, występują odbiorcy, dostawy, prospekci oraz materiały. Dane transakcji
opisują specyficzne ruchy, które wykonała figura szachowa. Zamiast informacji „wieża rusza się na
pole a3” pojawia się zadanie takie jak „Utwórz zamówienie zakupu dla dostawcy X”. Dokumenty
zawierają dane, które opisują zbiór ruchów, które mogą obejmowad rekordy danych podstawowych
dla kilku figur szachowych. Przykładowo zamówienie zakupu może zawierad dane podstawowe
opisujące kilka materiałów, adres dostawy do magazynu, preferowaną metodą płatności oraz
nazwisko osoby do kontaktu u dostawcy, która sprzedaje materiały. Wszystkie dane podstawowe
oraz inne informacje pojawiają się na zamówieniu zakupu.
Powodem, dla którego dane podstawowe są tak istotne w SAP Business One, jest to, że prawie
każdy dokument jest tworzony z wykorzystanie jednego lub kilku rekordów danych podstawowych.
Gracz w szachy SAP Business One przekazuje informację do aplikacji: „Utwórz zamówienie zakupu
dla tego dostawcy”, wtedy aplikacja przejmuje informację od dostawcy z rekordu danych
podstawowych i kopiuje ją do nowo utworzonego zamówienia zakupu. Jeśli skopiowane dane są
poprawne, zamówienie zakupu będzie poprawne. Jeśli dane nie są poprawne, zamówienie zakupu
będzie musiało byd skorygowane w późniejszym terminie. Zapewnienie poprawności danych
podstawowych ułatwia pracę w SAP Business One.
Różne rodzaje rekordów danych podstawowych
W SAP Business One dane podstawowe pojawiają się głównie w dwóch kategoriach: partnerzy
handlowi i materiały.
Kategoria partnera handlowego obejmuje:

Dane prospekta: Opisują ludzi i organizacje w oczekiwanej sprzedaży – potencjalnych
klientów. Rekordy danych podstawowych prospektów są wykorzystywane jako podstawa
dla sprzedaży i marketingu. Gdy dokonywana jest pierwsza sprzedaż dla prospekta,
zmieniany jest rodzaj partnera handlowego na odbiorcę, przekształcając prospekta w
odbiorcę.

Dane odbiorcy: Opisują ludzi i organizacje, którym firma sprzedaje produkty i usługi.
Rekordy danych podstawowych odbiorcy są wykorzystywane jako podstawa dla
dokumentów powiązanych z przetwarzaniem i realizacją zleceo dla odbiorców oraz dla
kreatora monitowania.

Dane dostawcy: Opisują ludzi i organizacje, od których firma kupuje produkty i usługi.
Rekordy danych podstawowych dostawcy są wykorzystywane do tworzenia dokumentów
powiązanych z zakupem i akceptacją dostawy towarów i usług i przetwarzaniem płatności
dla dostawców.
Ponieważ dane dla każdego rodzaju danych podstawowych są podobne, SAP Business One korzysta
z okien ze standardową strukturą (zob. Rys. 4-1) dla każdej kategorii partnera.
73
22 2
6
6
6
Rys. 4-1: Okno Dane podstawowe Partnera handlowego
Różne obszary tego okna są omawiane bardziej szczegółowo w poniższych rozdziałach.
Rekordy danych podstawowych materiału są używane do tworzenia ofert, zamówieo zakupu, drzew
produktów oraz dokumentów wykorzystywanych do przyjmowania lub wydawania towarów do
oraz z firmy. Rysunek 4-2 przedstawia strukturę okna Dane podstawowe materiału.
74
22 2
6
6
6
Rys. 4-2: Okno Dane podstawowe materiału
Dane materiału zawierają informacje o sposobie zakupu lub sprzedaży materiału, cenie materiału,
poziomie zapasów oraz prognozowaniu i planowaniu zakupu materiału. Dane podstawowe
materiału wspierają dwutorowy proces. Niektóre materiały z magazynów są sprzedawane przez
firmę użytkownika. Inne materiały są kupowane przez firmę użytkownika. Niektóre materiały mogą
byd środkami trwałymi, które są ewidencjonowane dla celów księgowych.
Przypomnienie dotyczące usuwania rekordu danych podstawowych Dla wszystkich
danych podstawowych ma zastosowanie jedna ważna reguła. Jeśli rekord danych podstawowych
jest wykorzystywany w transakcji księgowej lub dotyczącej zapasów (faktura zakupu, faktura
sprzedaży, zapisy księgowe itp.), nie może on zostać usunięty. Ponadto po utworzeniu zlecenia
sprzedaży partner handlowy lub powiązany z tym zleceniem materiał nie może zostać usunięty.
Zarządzanie środkami trwałymi SAP Add-on dla Środków trwałych jest wykorzystywany do
zarządzania środkami trwałymi firmy. Ten Add-on umożliwia automatyczne naliczanie i
księgowanie amortyzacji w ramach lat obrotowych oraz do tworzenia raportów prognoz z
uwzględnieniem przyszłej wartości środków. Add-on jest dostępny z pakietem instalacyjnym
oprogramowania i jest bezpłatny.
75
22 2
Wstępnie zdefiniowane wartości i wartości domyślne
6
6
6
Jeden rodzaj danych wykorzystywanych dla partnerów handlowych oraz materiałów to dane, które
wypełniają listy rozwijalne i pojawiają się domyślnie w każdym oknie jako pierwszy wybór w celu
wypełnienia określonych pól.
Wywoływane są dane, które wypełniają listy rozwijalne „wstępnie zdefiniowanymi wartościami”.
Przykładowo gdy przedstawiana jest lista krajów, to skąd ona pochodzi? A co z listą dostawców,
odbiorców lub materiałów? A jak należy postępowad z różnymi warunkami płatności? Wszystkie te
dane opisują różne wartości, które są stale wykorzystywane w rekordach danych podstawowych
materiału oraz mają kluczowe znaczenia dla raportowania i wspierania automatyzacji realizowanej
za pomocą różnych kreatorów; przykładowo kreator płatności korzysta z informacji na temat metod
płatności. Można dodad wstępnie zdefiniowanie wartości poprzez wybór opcji Definiuj nowe, gdy
otwierana jest lista rozwijalna lub można przejśd do odpowiedniej pozycji menu, w ustawieniach.
Dane domyślne mają również istotne znaczenie. Gdy tworzony jest nowy rekord danych
podstawowych, SAP Business One korzysta z ustawieo danych domyślnych w celu określenia, które
dane są wykorzystywane przez rekordy. Jaka jest najpopularniejsza metoda płatności? Powinna byd
ona domyślną metodą płatności. Z którego magazynu wysyłanych jest najwięcej produktów?
Najprawdopodobniej powinien byd to domyślny magazyn. Itd.
Dane podstawowe i dokumenty
Jedną z najbardziej przydatnych funkcji SAP Business One jest możliwośd tworzenia dokumentów,
takich jak faktury, zamówienia zakupu z wykorzystaniem rekordów danych podstawowych jako
punktów wyjścia. W przypadku tworzenia nowego dokumentu konieczne jest określenie, które
rekordy danych podstawowych będą podstawą, a następnie odpowiednie pola są kopiowane do
dokumentu. Ta funkcja pomaga zredukowad błędy przy wprowadzania danych i przyspiesza
tworzenie nowych dokumentów.
Większośd dokumentów w SAP Business One może zostad utworzonych z jednego lub kilku
rekordów danych podstawowych. Jest to możliwe, ponieważ dokument początkowy może zostad
utworzony z jednego rodzaju rekordu danych podstawowych, ale może zostad uzupełniony innymi
rodzajami. Przykładowo zamówienie zakupu jest tworzone dla materiału. Informacja o dostawcy
jest wprowadzana do zamówienia zakupu, możliwe jest wprowadzenie także innych materiałów.
Jest to omówione w dalszej części tego rozdziału oraz bardziej szczegółowo w rozdziale 10, który
opisuje sposób kopiowania z jednego lub kilku dokumentów w celu utworzenia następnego
dokumentu w trakcie procesu.
Dane podstawowe i definiowanie kont podstawowych KG
Jednym z najważniejszych aspektów danych podstawowych dla odbiorców i dostawców jest
definiowanie kont podstawowych, które pojawia się na zakładce Księgowośd. Temat definiowania
kont podstawowych pojawia się, ponieważ SAP Business One automatycznie tworzy zapisy
księgowe podczas zapamiętywania różnych dokumentów, takich jak przyjęcia, wydania, faktury.
Jeśli odbierana i księgowana jest faktura zakupu, przykładowo SAP Business One tworzy zapis
księgowy powodujący wzrost salda konta rozrachunków z dostawcami. Pytanie, na które można
odpowiedzied za pomocą Definicji kont podstawowych jest następujące: Na jakie konto zbiorcze
należy zaksięgowad ten zapis księgowy? Zakładka Księgowośd w rekordzie danych podstawowych
76
22 2
umożliwia zdefiniowanie, na które konto automatycznie wprowadzane będą utworzone zapisy
księgowe.
6
6
6
Automatyczne księgowania dokumentów, które wpływają na slada partnerów handlowych są
wykonywane na tzw. konto zbiorcze, które jest kontem zawierającym wszystkie transakcje partnera
handlowego w zestawieniu obrotów i sald. Odbiorcy mają domyślne konta zbiorcze rozrachunków z
odbiorcami, a dostawcy mają domyślne konta zbiorcze rozrachunków z dostawcami. W
dokumentach, które tworzą zapisy księgowe, możliwe jest zastąpienie domyślnego konta
zbiorczego dla indywidualnej transakcji. Jest to przydatne, jeśli istnieje potrzeba wydzielenia innych
transakcji, bez wpływania na dane podstawowe.
Jak wyjaśniono wcześniej korzystanie z opcji Definicja kont podstawowych umożliwia również
definiowanie kont domyślnych, które nie są kontami zbiorczymi. Po wprowadzeniu kont zapasów
produktów gotowych, odchyleo, rozliczenia zakupów i innych informacje są pobierane z
odpowiednich danych podstawowych materiału podczas księgowania dokumentu w systemie.
Odpowiednie zdefiniowanie kont podstawowych (KG) ma kluczowe znaczenie i często jest o nim
mowa w tej dokumentacji. Jeśli jest to źle wykonane, setki automatycznie wygenerowanych
niepoprawnych zapisów księgowych musi zostad wystornowanych i zaksięgowanych ponownie, a
duża częśd tej pracy musi zostad wykonana ręcznie. Z tego względu w tym rozdziale podkreślone
jest znaczenie poprawnego ustawienia kont KG. W tym obszarze można skorzystad z pomocy
partnera wdrożenia SAP Business One.
Metody dekretacji. Na dokumentach typu Materiały, konta są pobierane z danych podstawowych
materiału. Można określić domyślną metodę dekretacji na poziomie firmy, ale można zastąpić ją na
zakładce Dane magazynu w danych podstawowych materiału. Aby określić domyślną metodę
dekretacji, należy przejść do Administracja->Inicjalizacja systemu->Ustawienia ogólne->Zapasy->
Zakładka Materiały. Należy wybrać jedną z metod pobierania kont podczas tworzenia dekretów:
Magazyn, Grupa materiałów lub Materiał.
Jak dane podstawowe są wykorzystywane w raportowaniu
Dane podstawowe odgrywają znaczącą rolę umożliwiającą tworzenie raportów w SAP Business One
zgodnie z potrzebami użytkownika. Pola Grupa oraz Charakterystyki rekordu danych podstawowych
partnera handlowego oraz rekordu danych podstawowych materiału umożliwiają klasyfikację
rekordów danych podstawowych w sposób umożliwiający śledzenie i raportowanie działao w
ramach firmy. Partner handlowy oraz rekordy danych podstawowych materiału dysponują również
zbiorem atrybutów ogólnych, włączników oraz wyłączników, do których można przypisad wartości.
Mechanizmy raportowania w SAP Business One mogą korzystad z tych klasyfikacji w celu wyboru i
agregacji danych, aby umożliwid zapewnienie odpowiedniego poziomu szczegółowości. Jeśli ma
zostad przygotowany raport dotyczący wprowadzenia materiału w określonym roku, należy
utworzyd atrybut materiału. Jeśli w raportach detaliści mają zostad oddzieleni od hurtowników,
należy utworzyd atrybut partnera handlowego. Konieczne jest rozważenie, które rodzaje informacji
mają zostad uwzględnione w raportach, aby możliwie najefektywniej zdefiniowad dane
podstawowe.
77
22 2
Tworzenie danych podstawowych i proces
zarządzania
6
6
6
Gdy dokonywane są ustawienia SAP Business One, użytkownik współpracuje z partnerem
wdrożeniowym, który jest ekspertem w zakresie prac aplikacyjnych dla firmy użytkownika. Jak
przedstawiono na rysunku 4-5, istnieją dwie fazy tworzenia danych podstawowych – definiowanie
danych podstawowych oraz następnie ich wykorzystanie w ramach firmy.
Rys. 4-3: Przegląd tworzenia i wykorzystania danych podstawowych
Definiowanie danych podstawowych jest kluczową częścią wdrożenia. Ta faza obejmuje tworzenie
wstępnie zdefiniowanych wartości oraz wartości domyślnych, zapewnienie odpowiedniego
zdefiniowania kont podstawowych oraz import danych.
78
22 2
6
6
6
Wskazówka dotycząca importu danych. SAP Business One umożliwia automatyczny import
danych poprzez wykorzystanie narzędzia o nazwie Środowisko transferu danych (DTW), które
korzysta z danych pochodzących ze wszystkich kluczowych obszarów biznesowych, takich jak:
księgowość, sprzedaż, zakup i logistyka. Środowisko transferu danych dokonuje transferu danych
podstawowych, takich jak rekordy partnera handlowego i materiału, jak również przenosi dane
transakcji z aktualnych zleceń sprzedaży i faktur, ponieważ zarówno dane podstawowe, jak i dane
transakcji musza być dostępne w aplikacji SAP Business One. W celu uzyskania informacji
dotyczących środowiska transferu danych należy skorzystać z pomocy online w zakresie SAP
Business One lub skonsultować się ze swoim partnerem wdrożeniowym.
Tworzenie rekordów danych podstawowych jest częścią codziennych zadao użytkownika SAP
Business One. W SAP Business One podejmowane są wszelkie działania mające na celu
zapewnienie, że dane podstawowe są utworzone poprawnie, jednak błędy są nie do uniknięcia, a
regularna kontrola jakości jest częścią procesu odpowiedzialnego zarządzania danymi
podstawowymi. Wraz ze zmianą potrzeb biznesowych może pojawid się również koniecznośd
dostosowania wstępnie zdefiniowanych wartości oraz wartości domyślnych (przykładowo w
przypadku reorganizacji firmy).
Poniższe podrozdziały dokonują podsumowania, w jaki sposób realizowane są zadania
wykorzystywane w ramach zarządzania danymi podstawowymi. W celu uzyskania dodatkowych
informacji w zakresie poniższych tematów należy skorzystad z pomocy online lub skonsultowad się z
partnerem wdrożeniowym.
Dokonywanie ustawień wstępnie
zdefiniowanych wartości oraz wartości
domyślnych dla danych podstawowych
W idealnej sytuacji, w której użytkownik tworzy nowy rekord danych podstawowych lub dokument,
który pobiera dane z rekordu danych podstawowych, dopasowanie danych jest prostym procesem
nadzorowania i zmiany – w razie potrzeby - niektórych pozycji danych, najlepiej za pomocą list
rozwijanych lub innych metod, których użycie minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów. Podstawą
tworzenia tego rodzaju danych podstawowych jest wsparcie systemu SAP Business One, aby ta
idealna sytuacja miała miejsce możliwe najczęściej. Wstępnie zdefiniowane wartości pojawiają się
w listach rozwijalnych dla krajów, grup odbiorców, warunków płatności i innych. Dane domyślne są
danymi, które wypełniają pola w pierwszej kolejności.
Każde z tych ustawieo dostarcza dane domyślne, które są wykorzystywane podczas tworzenia
rekordów danych podstawowych i steruje różnymi działaniami w ramach dokumentów, które
korzystają z danych podstawowych. Przykładowo na zakładce Zapasy w oknie Inicjalizacja systemu
można zaznaczyd opcję wyboru w celu wskazania, że dany materiał powinien zostad dodany
automatycznie do każdego magazynu. Proszę zwrócid uwagę, że dowolna zmiana, która dotyczy już
zdefiniowanych wartości domyślnych, nie wpływa na istniejące rekordy danych podstawowych.
Zmiana ma zastosowanie dla rekordów danych podstawowych, które są tworzone po dokonaniu
zmiany.
79
22 2
6
6
6
Nie ma magicznej formuły, która umożliwia uzyskiwanie prawidłowych wstępnie zdefiniowanych
wartości oraz wartości domyślnych. Poprawne wartości dla każdego rodzaju danych zmieniają się
zależnie od firmy oraz branży. Partnerzy wdrożeniowi SAP Business One są nieocenieni w
uzyskiwaniu poprawnie ustawionych wstępnie zdefiniowanych wartości oraz wartości domyślnych,
ale nawet w najlepszym przypadku, korekty i uzupełnienia są nieodzowne. Wraz z coraz lepszym
zaznajomieniem z SAP Business One oczekuje się, że konieczne będzie wykonanie niewielu
dostosowao.
Ustawianie wstępnie zdefiniowanych wartości oraz wartości domyślnych odbywa się w czterech
miejscach w module Administracja w SAP Business One:

Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia ogólne → Zakładka PH
Wartości domyślne oraz ustawienia, takie jak limity kredytu i zadłużenia, prowizje, warunki
płatności, metody płatności, warunki monitowania i procedury zatwierdzania rekordów
danych podstawowych partnerów handlowych, tak jak przedstawiono na rysunku 4-4

Administracja→ Inicjalizacja systemu → Ustawienia ogólne → Zakładka Zapasy →
Podzakładka Materiały
Wartości domyślne i ustawienia takie jaki metody zarządzania dla numerów seryjnych i
partii, domyślne magazyny dla materiałów, metody dekretacji KG zapasów dla ustawieo
nowego materiału, który określa, skąd pobierane są domyślne konta KG.

Administracja → Definicje → Ogólne / Partner handlowy
Wartości domyślne i ustawienia dla wstępnie zdefiniowanych wartości, takich jak kraje,
grupy odbiorców i dostawców, dodatkowe właściwości, pracownicy sprzedaży i formaty
adresów

Administracja → Definicje→ Zapasy
Wartości domyślne i ustawienia wstępnie zdefiniowanych wartości, takich jak grupy
materiałowe, atrybuty materiału, magazyny, jednostki miary, grupy niestandardowe oraz
rodzaje wysyłki
Podczas pracy z wykorzystaniem danych podstawowych partnera handlowego i materiału,
pomocna jest informacja, które pola są obowiązkowe, szczególnie w sytuacji gdy importowane są
dane podstawowe z innej aplikacji.
80
22 2
6
6
6
Rys. 4-4: Ustawienia ogólne dla partnerów handlowych
Tworzenie danych podstawowych partnera
handlowego
Posiadając wszystkie wstępnie zdefiniowane wartości oraz wartości domyśle możliwe jest szybkie i
efektywne tworzenie rekordów danych podstawowych. Jak zostało powiedziane wcześniej podczas
omawiania przeglądu procesu w odniesieniu do definiowania danych podstawowych, jest
prawdopodobne, że większośd danych zostanie zaimportowana z istniejących źródeł i dopasowana
do oczekiwao. Jednakże po wykonaniu tych czynności wiele osób będzie dodawad nowe rekordy
danych podstawowych partnera handlowego podczas codziennych działao w celu śledzenia nowych
odbiorców i dostawców i w tym rozdziale zajmiemy się tym zagadnieniem. Skoncentrujemy się na:

danych, które są przechowywane w każdym rodzaju rekordu danych podstawowych

sposobie wykorzystywania danych w innych częściach SAP Business One
Po omówieniu zagadnienia związanego z partnerem handlowym, w następnym podrozdziale
zostaną omówione dane podstawowe materiału.
Okno Dane podstawowe Partnera handlowego
Rekordy danych podstawowych odbiorcy, prospekta i dostawcy mają podobną strukturę. Rysunek
4-1 prezentuje informacje nagłówka oraz zakładkę Ogólne. Rysunek 4-5 przedstawia rekord danych
podstawowych odbiorcy z wybraną zakładką Księgowośd.
Proszę zwrócid uwagę, że poniżej korzystamy z terminu „partner handlowy” w celu opisania
ustawieo zarówno danych podstawowych dostawcy, jak i odbiorcy.
81
22 2
6
6
6
Rys. 4-5: Okno Dane podstawowe Partnera handlowego, zakładka Księgowość
Każda z zakładek w rekordzie danych podstawowych ma tę samą informację nagłówka i stopki,
składających się z rzędu przycisków na dole.
Proszę kliknąd prawym przyciskiem myszy i wybrad Co to jest? Aby możliwe było otwarcie pomocy z
poziomu pola i uzyskanie opisu każdego pola. Znajduje się tutaj przegląd kluczowych aspektów
nagłówka i zakładek rekordu danych podstawowych partnera handlowego.
Nagłówek Dane podstawowe Partnera handlowego jest podzielony na dwie grupy pól. Po lewej
stronie znajdują się kluczowe informacje na temat firmy. Po prawej stronie dostępnych jest kilka
pól podsumowujących działania finansowe powiązane z tym partnerem handlowym. Poniżej
przedstawiamy kilka kluczowych informacji:

Każdy partner handlowy ma unikalny ID przypisany przez użytkownika, pole Kod. Jeśli
partner handlowy jest zarówno odbiorcą, jak i dostawcą konieczne jest utworzenie dwóch
rekordów danych podstawowych partnera handlowego: Jeden rodzaj dla odbiorcy i jeden
dla dostawcy.

Nazwa obca przedstawia nazwę firmy w jej ojczystym języku.

Grupa określa kategorię zdefiniowaną przez użytkownika, do której przypisany jest
odbiorca. Użytkownik wybiera z listy rozwijalnej zawierającej grupy zdefiniowane we
wstępnie zdefiniowanych wartościach, o których była wcześniej mowa. Grupy mogą byd
wykorzystane do raportowania i podziału odbiorców dla innych rodzajów przetwarzania.

Ustawienie Waluta ma kluczowe znaczenie, ponieważ określa walutę, która będzie
wykorzystana dla dokumentów utworzonych dla tego odbiorcy.

Pomaraoczowe strzałki odsyłacza obok pól po prawej stronie nagłówka umożliwiają
rozwinięcie list dokumentów, które składają się na wyświetlone sumaryczne kwoty.
82
22 2

6
6
6
Ikony graficzne umieszczone dalej po prawej stronie nagłówka umożliwiają wyświetlanie
wykresów podsumowujących działania klienta.
Kody danych podstawowych. Przenoszenie danych podstawowych z poprzedniego systemu jest
dobrą sposobnością do ustawienia nowych, ulepszonych kodów dla partnerów handlowych i
materiałów. Kody danych podstawowych są alfanumeryczne i posiadają do 20 znaków dla
materiałów oraz do 15 dla partnerów handlowych. W standardowej konwencji kody odbiorcy
rozpoczynają się na literę „O‖ plus określona liczba cyfr, natomiast kody dostawcy rozpoczynają się
na literę „D‖.
Zakładka Ogólnie, przedstawiona na rysunku 4-1, umożliwia podsumowanie różnych ważnych
aspektów dotyczących odbiorcy, jak również kluczowe informacje na temat współpracy firmy z
klientem. Informacje obejmują zarówno dane kontaktowe, takie jak numery telefonów i adresy email, jak również preferowane metody wysyłki oraz informacje na temat sprzedawcy obsługującego
konto. Partnerzy handlowi, odbiorcy lub dostawcy, mogą zostad przypisany do terytorium na
zakładce Ogólnie oraz mogą zostad oznaczeni jako aktywni lub nieaktywni wg zakresu dat. (Proszę
zwrócid uwagę, że domyślnie aktywni są wszyscy partnerzy handlowi).
Na zakładce Osoby do kontaktów można śledzid dane kontaktowe osób powiązanych z partnerem
handlowym. Jedna z tych osób może byd ustawiona domyślnie, co oznacza, że pojawia się jedno
nazwisko, gdy wyświetlana jest informacja o firmie (przykładowo na zakładce Ogólnie w rekordzie
danych podstawowych odbiorcy). Można wybrad usunięcie osoby do kontaktów, jeśli nie jest
połączona z dokumentem lub dokonad dezaktywacji, jeśli jest połączona.
Zakładka Adresy pozwala wprowadzad i odczytywad różne adresy dla faktury i wysyłki dostawy dla
każdego odbiorcy i dostawcy oraz umożliwia ustawienie jednego adresu z każdego rodzaju jako
domyślnego. Adres wysyłki jest wykorzystywany na zakładce Logistyka w dokumencie sprzedaży.
Zakładka Warunki płatności umożliwia definiowanie wszystkich parametrów powiązanych z
kalkulacją terminu płatności faktur oraz sposobu i terminu dokonania płatności (przykładowo cztery
raty, pierwsza płatna 30 dni po utworzeniu faktury oraz informacja, czy dni wolne są traktowane
jako dni robocze dla kalkulacji daty płatności). Tutaj należy również wprowadzid informacje o
banku, karcie kredytowej i priorytecie partnera handlowego.
Zakładka System płatności określa zbiór parametrów wymaganych do efektywnego wykorzystania
kreatora płatności.
Zakładka Księgowośd pokazana na rysunku 4-5 przedstawia ustawienia konta zbiorczego, które
zostały wykonane w ramach mającego kluczowe znaczenie definiowania kont podstawowych KG.
Inne pole, np. sterowanie monitowaniem umożliwiają przypisanie jednego odbiorcy do grupy, która
zostanie skonsolidowana na potrzeby fakturowania i płatności.
Zakładka Charakterystyki umożliwia ustawienie jednej z 64 dodatkowych właściwości powiązanej z
każdym rekordem danych podstawowych. Definiowanie znaczenia tych atrybutów jest częścią
zadania ustawiania wstępnie zdefiniowanych wartości. Atrybuty mogą byd wykorzystywane w
ramach raportowania oraz do sterowania innym działaniem SAP Business One.
Przyciski na dole rekordu odbiorcy przedstawione na rysunku 4-5 umożliwiają akceptację lub
odrzucenie zmian (OK lub Zaniechanie) lub odsyłają do listy działao powiązanych z odbiorcą
83
22 2
(Powiązane zgłoszenia serwisowe oraz Powiązane działania). Przycisk Działanie umożliwia
zapisanie nowego działania, takiego np. jak wyniki wizyty sprzedażowej lub spotkania.
6
6
6
Dane podstawowe prospekta
Gdy zostanie zidentyfikowany potencjalny klient, można utworzyd dane podstawowe prospekta
używając okna Dane podstawowe Partnera handlowego. Umożliwia to dokumentowanie oraz
śledzenie działao przedsprzedażowych z tym prospektem. Istnieje możliwośd utworzenia
następujących dokumentów dla danych podstawowych prospekta: oferta, zlecenie sprzedaży,
szansa sprzedaży oraz działanie.
Jeśli prospekt podejmuje kolejny krok i kupuje produkt lub usługę, przekształca się w odbiorcę. W
tym przypadku użytkownik musi jedynie zmienid rodzaj rekordu danych podstawowych partnera
handlowego z prospekta na odbiorcę. Wszystkie informację, które zostały dodane do rekordu
danych podstawowych prospekta są zapamiętane, jak również dokumenty, które zostały utworzone
dla tego prospekta. Zaleca się korzystanie z tej samej sekwencji numerowania kodów danych
podstawowych prospekta i odbiorcy, ponieważ nie będzie możliwa zmiana kodu w celu
zaksięgowaniu dokumentów wystawionych na tego prospekta, gdy taki sam kod posiada już inny
odbiorca.
Przykładowo jeśli zostało utworzone zlecenie sprzedaży dla prospekta, to gdy prospekt dokona
zakupu materiałów na podstawie tego zleceniu, musi zostad przekształcony w odbiorcę, a zlecenie
można wykorzystad jako podstawę do utworzenia dokumentu dostawy, a później faktury.
Funkcje dodatkowe. Po zdefiniowaniu partnera handlowego kliknięcie prawym przyciskiem myszy
w dowolnym miejsca okna danych podstawowych partnera handlowego umożliwi uzyskanie dostępu
do dodatkowych funkcji. Można zdefiniować Ceny specjalne oraz Numery katalogów dla partnera
handlowego. Można również uzyskać dostęp do raportu Historia monitowania oraz do Raportu
księgowań zapasów wg PH.
Tworzenie danych podstawowych materiału
Chociaż dane podstawowe materiału różnią się całkowicie od danych podstawowych partnera
handlowego pod względem zawartości, są one definiowane w podobny sposób Przykładowo
rekordy danych podstawowych materiału śledzą materiały, które są sprzedawane, kupowane i
przechowywane przez firmę. Często kupowane, przechowywane i sprzedawane są te same
materiały. Informacje są takie same, jedynie ich użycie jest inne.
Dane podstawowe materiału wpływają prawie na każdy proces w SAP Business One. Są one
wykorzystywane prawie w każdym module, włączając moduły sprzedaży, zakupu, produkcji, MRP,
zapasów i usług.
84
22 2
6
6
6
Rys. 4-6: Okno Dane podstawowe materiału, zakładka Dane zapasów
Rysunek 4-6 przedstawia zakładkę Dane magazynu okna Dane podstawowe materiału.W górnej
części okna pokazane są istotne informacje podsumowujące dotyczące materiału. Każda zakładka w
oknie przedstawia szczegóły dotyczące różnych aspektów wykorzystania danych materiału.
Przedstawione są krótkie informacje w nagłówku oraz na każdej zakładce okna, z wyjaśnieniem, jak
wpływają na działanie SAP Business One.
Nagłówek rekordu danych podstawowych materiału zawiera ogólne informacje na temat materiału,
w tym unikalny numer ID nadany przez użytkownika, opis (włączając opis w języku obcym) oraz
ustawienia mające na celu określenie rodzaju materiału, grupy, do której materiał przynależy,
podstawowe cenniki oraz przypisane ceny. Pola wyboru po prawej stronie wskazują, czy materiał
jest przechowywany w magazynie oraz czy jest oferowany do sprzedaży lub zakupu (w wielu
przypadkach obie opcje mają zastosowanie). Materiał może zostad zaznaczony jako środek trwały
w kolejnym polu wyboru.
Zakładka Ogólnie okna Dane podstawowe materiału zawiera różne informacje na temat producenta
materiału, dodatkowych identyfikatorów, metod wysyłki i metody wydania.
Zakładka Dane zakupu pokazuje głównego dostawcę materiał, numer identyfikacji materiału w
katalogu dostawcy, jednostki miary wykorzystane dla tego materiału dla celów zakupu oraz
aktualne wymiary materiału. W przypadku materiałów, dla których istnieje historia zakupu można
kliknąd na ikonie wykresu w dolnej, lewej części zakładki w celu wyświetlenia graficznej analizy
zakupu.
85
22 2
6
6
6
Zakładka Dane sprzedaży zawiera pola podobne do pól na zakładce Dane zakupu, takie jak jednostki
miary, opakowania i inne parametry, które określają sposób obsługi materiału. Po kliknięciu na
ikonę wykresu w dolnej, lewej części zakładki oferowany jest również graficzny wgląd danych
sprzedaży dla materiału.
Jednostki miary. Na zakładce sprzedaży i zakupu materiału można określić Jednostki zakupu/
sprzedaży materiału. Wprowadzona tutaj ilość jest mnożona przez ilość wprowadzoną w
dokumencie w celu skalkulowania ilości zmiany stanów zapasów na magazynie. Przykładowo
użytkownik zakupuje skrzynki z butelkami i każda skrzynka zawiera 12 butelek. Gdy użytkownik
kupuje ilość 1, to na stan magazynu wprowadzonych zostaje 12 butelek. To pole może zostać
zaktualizowane w dowolnym czasie w danych podstawowych materiału lub w samym dokumencie w
celu odzwierciedlenia różnych przeliczeń jednostek miary.
Zakładka Dane magazynu, przedstawiona na rysunku 4-6, pokazuje ilości w magazynach i pozwala
ustawid bardzo istotne parametry zarządzania zapasami, takie jak:

Metoda wyceny (standardowa (czyli cena ewidencyjna), średnia ważona lub FIFO). Ma ona
zastosowanie, jeśli w firmie wykorzystywany jest system zapasów ciągłych. Wartośd
domyślna jest pobierana z definicji wybranej grupy materiałów. Definiując materiał, można
zmienid domyślną metodę wyceny.

Metoda dekretacji. Domyślna metoda dekretacji pobierana jest z Ustawieo Ogólnych
wprowadzonych podczas Inicjalizacji systemu. Możliwa jest jej zmiana metody dekretacji w
dowolnym momencie. (Wg grupy, magazynu lub poziomu materiału).

Wskazanie, czy ilości materiału są zarządzane osobno dla każdego magazynu czy na
poziomie całej firmy. W zależności od ustawieo tego pola pojawiają się pola maksymalnej,
minimalnej oraz wymaganej ilości w każdym z magazynów (tabela) lub ustawione na
poziomie materiału dla całej firmy.

Bieżące ilości zapasów dla materiału w każdym z magazynów.
Więcej informacji na temat systemu zapasów ciągłych znajduje się w rozdziale dotyczącym
Zapasów.
Zakładka Dane planowania zawiera ustawienia, które sterują, w jaki sposób odbywa się planowanie
zakupu lub produkcji materiału. Można tutaj zdefiniowad częstotliwośd zleceo, wielokrotnośd
zlecenia, minimalną ilośd zlecenia, a także wymagany czas realizacji w dniach. Ustawienia te są
wykorzystywane przez moduł MRP.
86
5
DOKUMENTY SPRZEDAŻY I
ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI

Przegląd procesu sprzedaży

Rozpoczęcie pracy

Realizacja etap po etapie

Tworzenie dokumentu na podstawie innego dokumentu

Przetwarzanie grup dokumentów

Wpływ na księgowość i gospodarkę materiałową

Lista kontrolna sprzedaży
Dziś proces sprzedaży rzadko bywa tak prosty jak sprzedaż drobiazgów w sklepie za gotówkę, w
którym w danym momencie obsługiwany jest tylko jeden odbiorca. Proces ten przekształcił się w
złożony zbiór powiązanych ze sobą podprocesów, które mogą obejmowad kilka, jeśli nie wszystkie
wymienione poniżej obszary: planowanie produkcji, zarządzanie zapasami i zarządzanie logistyką,
zamawianie, rozliczenie i windykacja oraz utrzymywanie relacji z klientami, jak
również poszukiwanie nowych możliwości sprzedaży. Proces sprzedaży może zaczynad się od pracy
nad szansami sprzedaży (szczegóły w Rozdziale 8) i obejmuje tworzenie ofert, wprowadzanie zleceo
sprzedaży i fakturowanie odbiorców. Niniejszy rozdział obejmuje ważne etapy następujące po
zawarciu transakcji, w tym przekształcanie oferty w zlecenie sprzedaży, zapewnienie prawidłowej
dostawy i zagwarantowanie wystawienia faktur we właściwym czasie w celu zwiększenia
dodatniego przepływu środków pieniężnych.
87
5
6
Dokumenty sprzedaży i rozrachunki z odbiorcami
Przegląd procesu sprzedaży
Proces sprzedaży obejmuje kolejne etapy poczynając od wysłania oferty dotyczącej sprzedaży
towarów (i usług), przez dostawę towarów aż po wystawienie odbiorcy faktury .
Rysunek 5-1 jest ilustracją tego procesu. Każdy etap został opisany w podrozdziale „Realizacja etap
po etapie”. Każdy etap obejmuje dokument, taki jak zlecenie sprzedaży lub faktura sprzedaży. SAP®
Business One umożliwia efektywne przeniesienie wszystkich istotnych informacji z jednego
dokumentu do innego dokumentu w ramach obiegu dokumentów. (Należy pamiętad o tym, że
etapy można dostosowad do potrzeb użytkownika oraz do procesów biznesowych.)
Rys. 5-1: Obieg dokumentów sprzedaży w SAP Business One
Rozpoczęcie pracy
Dokumenty sprzedaży służą do przekazywania w większości tych samych informacji w całym
procesie sprzedaży. Ten podrozdział ułatwi użytkownikom rozpoznawanie, które informacje są takie
same w każdym z dokumentów, dzięki temu mogą oni mogli szybko skoncentrowad się na
potrzebnych i istotnych informacjach.
88
5
6
Definicje
Termin towar jest wykorzystywany w SAP Business One w bardzo specyficzny sposób. Odnosi
się on do dóbr i materiałów zakupionych, wyprodukowanych, sprzedanych i magazynowanych.
Termin towary można również wykorzystywać w odniesieniu do usług wykonywanych przez
firmę. W takim przypadku usługa jest definiowana jako towar niemagazynowany.
Oferta to propozycja zawierająca zobowiązanie dotyczące ceny określonych towarów lub usług,
które firma chciałaby dostarczyć odbiorcy lub prospektowi po wyrażeniu jego akceptacji.
Zlecenie sprzedaży to zobowiązania ze strony odbiorcy lub prospekta do zakupu uzgodnionych
produktów lub usług w uzgodnionej ilości i w uzgodnionej cenie.
Dokument dostawy (WZ) wskazuje na to, że nastąpiło wydanie i wysyłka towarów do
odbiorcy.
Dokument zwrotu to dokument stornujący - częściowo lub całkowicie – księgowania dokumentu
WZ. Jest on wykorzystywany, gdy odbiorca odsyła towary lub w celu korekty błędów
popełnionych w dokumentach WZ przed zaksięgowaniem faktury sprzedaży.
Faktura sprzedaży to jedyny dokument, jaki musi być tworzony w procesie sprzedaży. Jest to
żądanie płatności, zapisuje przychód w rachunku zysków i strat.
Korekta faktury sprzedaży to dokument stornujący - częściowo lub całkowicie – księgowania
faktury sprzedaży lub poprzedniej korekty. Jest on wykorzystywany, gdy odbiorcy odsyłają
towary, dla których utworzono już fakturę sprzedaży/korektę lub w celu korekty cen, podatków,
upustów na fakturze sprzedaży/korekcie.
Faktura sprzedaży + płatność — to dokument, który wykorzystuje się przy sprzedaży
gotówkowej odbiorcom jednorazowym.
Anulowanie faktury sprzedaży/korekty to dokument stornujący - całkowicie – księgowania
faktury sprzedaży/korekty. Jest on wykorzystywany wewnętrznie, gdy stwierdzono błędy na
fakturze sprzedaży/korekcie przed ich wysłaniem do odbiorcy.
Faktura rezerwująca sprzedaży to alternatywa standardowej faktury sprzedaży wykorzystywana
do fakturowania odbiorcy przed wysłaniem towarów. Transakcja magazynowa odbywa się
po skopiowaniu faktury rezerwującej sprzedaży do dokumentu dostawy (WZ).
89
5
6
Faktura za zaliczkę z tytułu sprzedaży jest wykorzystywana w scenariuszu z zaliczką. Kwota
jest zapisywana na wstępnie zdefiniowanym koncie zobowiązań i przenoszona na konta
przychodów po rozliczeniu zaliczki ze standardową fakturą finalną sprzedaży, która zamyka
proces obsługi zaliczkowania. Dokument ten nie wpływa na gospodarkę materiałową.
Wspólna struktura dokumentów
Każdy dokument sprzedaży w SAP Business One ma prawie identyczne pola nagłówka i stopki oraz
trzy zakładki Zawartośd, Logistyka i Księgowośd, jak przedstawia rys. 5-2.
Pola nagłówka pojawiają się w każdym dokumencie sprzedaży. Wprowadzane są w nim dane
odbiorcy i daty dostawy z wyjątkiem przypadku tworzenia dokumentu na podstawie innego
dokumentu (przypadek ten opisano pod koniec tego rozdziału).
Pola stopki pojawiają się w każdym dokumencie sprzedaży i zawierają obliczone kwoty sprzedaży,
obejmujące podatek oraz koszty transportu jeżeli są uwzględniane.
Rys. 5-2: Budowa dokumentu sprzedaży w SAP Business One
W zakładce Zawartośd wprowadza się wszystkie specyficzne informacje o zamówionych towarach
lub usługach.
90
5
6
W zakładce Logistyka znajdują się informacje, dokąd należy wysład towary i jaki powinien byd rodzaj
dostawy. Zawiera również adres, na który zostanie wysłana faktura sprzedaży. Większośd
znajdujących się tutaj danych pochodzi z danych podstawowych towaru i partnera handlowego
wprowadzonych wcześniej przez użytkownika do SAP Business One. Dodatkowe informacje
dotyczące wprowadzania danych podstawowych i zarządzania nimi znajdują się w rozdziale 4.
Zakładka Księgowośd zawiera informacje o warunkach płatności, metodach płatności, ratach, koncie
zbiorczym odbiorcy i odsyłacz do automatycznego zapisu księgowego, który został utworzony po
dodaniu dokumentu. W Rozdziale 3 znajduje się więcej informacji na temat definiowania kont
podstawowych Księgi Głównej (KG) i automatycznych zapisów księgowych, pochodzących z modułu
sprzedaży i gospodarki materiałowej.
Kluczowe dane
Zapewnienie, że kluczowe dane są poprawne od samego początku pomaga uniknąd problemów w
przyszłości, zwłaszcza, że SAP Business One umożliwia tworzenie dokumentów na podstawie innych
dokumentów, jak opisano w dalszej części tego rozdziału Nawet jeśli informacje są już uzupełnione,
należy się upewnid, czy są one poprawne.
Alarm wprowadzania danych. Tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą wprowadzać
lub aktualizować dane partnerów handlowych, towarów lub inne dane podstawowe. Więcej
informacji można znaleźć w Rozdziale 10.
Kluczowe dane: Odbiorca
Dane odbiorcy dostarczają informacji o podmiotach kupujących towary lub usługi. Przed
utworzeniem dokumentu sprzedaży należy się upewnid, czy wszystkie istotne dane zostały
prawidłowo wprowadzone do rekordu danych podstawowych partnera handlowego. W
szczególności należy sprawdzid, czy adres faktury i adres odbiorcy są prawidłowe.
Aby odnaleźd informacje o odbiorcy, należy kliknąd przycisk po prawej stronie pola Odbiorca w
nagłówku dokumentu lub nacisnąd klawisz tabulatora, bądź ikonę Wybierz z listy w polu Odbiorca.
Pojawia się okno Lista partnerów handlowych (zob. Rys. 5-3).
91
5
6
Rys. 5-3: Określanie odbiorcy w dokumencie sprzedaży
Jeśli użytkownik ma uprawnienia, może podczas tworzenia dokumentu sprzedaży wprowadzid
informacje o nowym odbiorcy. W tym celu należy kliknąd przycisk Nowy w dolnej części okna Lista
partnerów handlowych, aby otworzyd okno Dane podstawowe partnera handlowego.
Kluczowe dane: Towar
Dane towaru identyfikują sprzedawane dobra lub usługi. Aby wyświetlid listę towarów, należy
nacisnąd przycisk zakładki lub ikonę Wybór z listy obok pola Nr towaru w zakładce Zawartośd.
Użytkownik może wybrad towar z listy, albo kliknąd przycisk Nowy, aby wprowadzid nowy towar.
Ten proces przypomina opisany wcześniej wybór rekordu odbiorcy.
Wskazówka dotycząca użytkowania. Jak postąpić, jeśli odbiorca zamawia wiele towarów?
Użytkownik może wybrać wiele towarów z Listy towarów, przytrzymując klawisz Ctrl i klikając
dowolną liczbę towarów.
Informacje o odbiorcy lub towarze można aktualizowad bezpośrednio w odpowiednich polach
dokumentu sprzedaży. Należy jednak pamiętad, że wówczas rekord danych podstawowych nie
będzie aktualizowany i informacje te będą odnosid się jedynie do konkretnego dokumentu
sprzedaży, w którym je wprowadzono. Jeśli użytkownik zmienia nazwę odbiorcy lub opis towaru
bezpośrednio w dokumencie sprzedaży, po zakooczeniu należy nacisnąd Ctrl + Tab w celu
kontynuacji. Jeśli jednak użytkownik chce wprowadzid zmianę na stałe lub utworzyd nowy towar,
zaleca się zmianę odpowiedniego rekordu danych podstawowych lub utworzenie nowego rekordu.
92
5
6
Dzięki temu zaktualizowane dane, nowy towar lub odbiorca jest od tego czasu dostępny dla
wszystkich użytkowników.
Za pomocą funkcji ustawieo formularza w SAP Business One można dodad kolumnę Typ do tabeli w
zakładce Zawartośd dowolnego dokumentu sprzedaży. Możliwe jest wstawienie sum pośrednich dla
grup zamawianych towarów. Można również umieścid specjalne informacje dotyczące produkcji,
obsługi lub wysyłki określonych towarów. Jeśli użytkownik wprowadził odpowiednie zmiany za
pomocą funkcji ustawieo formularza (zob. Rozdział 6, Rys. 6-5), wystarczy tylko kliknąd na liście
rozwijalnej pole Typ i wybrad T (dla tekstu) lub  (dla sumy pośredniej).
Kluczowe dane: adres odbiorcy i adres faktury. Ze względu na to, że SAP Business One
automatyzuje wiele procesów związanych z procesem sprzedaży, istotne jest, by wybrać lub
wprowadzić prawidłowe dane odbiorcy i towaru podczas inicjowania zlecenia sprzedaży. Tak
proste sprawy, jak adres odbiorcy i adres faktury mogą mieć ogromny wpływ na wynik finansowy
firmy, jeśli z powodu nieprawidłowego lub niekompletnego wpisu zamówione towary zostaną
dostarczone w niewłaściwe miejsce lub faktury zostaną wysłane do niewłaściwego biura. W
Rozdziale 4 znajduje się więcej informacji na temat wprowadzania i zarządzania danymi
podstawowymi.
Kluczowe obliczenia: zysk brutto, waga i objętość
SAP Business One zawiera ikony dostępu do dwóch przydatnych obliczeo: zysku brutto oraz wagi i
objętości wszystkich towarów w dokumencie sprzedaży.
Obliczanie zysku brutto
Dzięki obliczeniu zysku brutto użytkownik może od razu dowiedzied się, jaki jest wpływ dokumentu
sprzedaży na wynik finansowy. Wystarczy kliknąd ikonę zysku brutto
na pasku narzędzi SAP
Business, aby wyświetlid okno podobne do okna pokazanego na rysunku 5-4.
93
5
6
Rys. 5-4: Obliczanie zysku brutto
Zysk brutto oblicza się określając wartośd sprzedaży (cena sprzedaży pomnożona przez ilośd) i
odejmując wartośd bazową (cena bazowa pomnożona przez ilośd). Kwoty bazowe można zawsze
aktualizowad, nawet jeśli dokument sprzedaży jest już zamknięty. Należy pamiętad, że w takim
przypadku nie ma to wpływu na wartości księgowe. Zysk % jest obliczany zależnie od ustawieo
dostępnych za pomocą ścieżki menu Administracja → Ustawienia dokumentu → zakładka Ogólne,
na której użytkownik (oraz partner wdrożeniowy) określił, czy procent zysku brutto to stosunek
zysku brutto do ceny sprzedaży czy zysku brutto do ceny zakupu.i W oknie Ustawienia dokumentu w
zakładce Ogólne można ustawid domyślną wartośd, dla której oblicza się cenę bazową: koszt towaru
(domyślna wartośd przedstawiona na rysunku 5-5– który jest zalecaną opcją, ), cennik, ostatnia
cena zakupu itp.
Zysk brutto dla dokumentów usług. W dokumentach usług nie występują dane podstawowe
towaru, dlatego ceny bazowej nie można wyszukiwać automatycznie. Aby obliczyć zysk brutto w tych
dokumentach, należy zdefiniować domyślną wartość % zysku za pomocą ścieżki Administracja 
Ustawienia dokumentu  zakładka Ogólne.
Obliczanie objętości i wagi
Określanie objętości i wagi dla zlecenia ma krytyczne znaczenie dla logistyki wysyłania i
przyjmowania dostaw. Aby obliczyd objętośd i wagę wszystkich towarów w danym dokumencie
sprzedaży, należy kliknąd ikonę objętości i wagi
na pasku narzędzi SAP Business One. Informacje
o objętości i wadze są pobierane z danych podstawowych każdego towaru i automatycznie
sumowane. Należy jednak pamiętad, że jeśli niektóre z materiałów nie zawierają w swoich
rekordach danych podstawowych tych informacji, suma nie będzie dokładna.
94
5
6
Główne przypominacze: Dodawanie działania do dokumentu
sprzedaży
Użytkownik może mied potrzebę rejestracji informacji o kontaktach z odbiorcami. Przykładowo
może chcied zrobid notatkę z rozmowy telefonicznej lub spotkania z odbiorcami. Może również
chcied ustawid przypominacz, dzięki któremu będzie śledzid transakcję, aby się upewnid, czy
odbiorca otrzymał towar i czy jest zadowolony. System umożliwia dodanie czynności do dowolnego
dokumentu sprzedaży. Należy wyświetlid dokument sprzedaży w aktywnym oknie i wybrad z paska
menu opcje Skok do → Nowe działanie, aby wyświetlid okno Działanie lub kliknąd prawym
przyciskiem i wybrad opcję Nowe działanie. W oknie Działanie można określid rodzaje działao i
zrobid notatki dotyczące działania. Działanie jest automatycznie łączone z wyświetlanym
dokumentem sprzedaży. Tak samo można postąpid z rekordami danych podstawowych i innym
rodzajami dokumentów. Dalsze informacje znajdują się w Rozdziale 8.
Teraz przyjrzymy się bardziej szczegółowo procesowi sprzedaży na poszczególnych jego etapach,
rozpoczynając od oferty.
Etap 1: Oferta
Zanim klienci zobowiążą się do zamówienia, często chcą otrzymad ofertę, którą będą mogli
przejrzed i porównad z innymi w firmie. Oferty można wprowadzad w module Sprzedaż lub poprzez
add-on integracji Microsoft Outlook dla SAP Business One zgodnie z opisem w Rozdziale 8.
Oferty można tworzyd dla prospektów lub odbiorców.
Aby utworzyd ofertę, należy wybrad Menu główne → Sprzedaż → Oferta. Pojawia się pusta oferta.
Użytkownik określa odbiorcę (lub prospekta) oraz wymagane towary. Jeśli szczegóły oferty są
prawidłowe, należy kliknąd Dodaj. SAP Business One dodaje ofertę. W razie potrzeby można później
wprowadzid zmiany.
Jak opisano w poprzednim podrozdziale użytkownik ma możliwośd wyświetlania obliczania zysku
brutto i wagi oraz wolumenu towaru. Wystarczy kliknąd odpowiednie ikony na pasku narzędzi SAP
Business One.
W jaki sposób SAP Business One zarządza informacjami o cenie? W SAP Business One
ceny są definiowane dla towarów w cennikach. Cennik jest przypisany do partnera handlowego
(odbiorcy lub dostawcy). Podczas księgowania transakcji dla odbiorcy cena towaru jest określana
na podstawie przypisanego cennika. Podczas pierwszej konfiguracji SAP Business One użytkownik
wprowadza dane swoich partnerów handlowych wraz z warunkami płatności i cennikami. Z
upływem czasu informacje te są korygowane i modyfikowane. Ponieważ SAP Business One jest
aplikacją do zarządzania firmą w czasie rzeczywistym, podczas sprawdzania cen dla odbiorcy
korzysta zawsze z aktualnych danych. Dzięki temu użytkownik może elastycznie oferować
specjalnie ceny odbiorcom. W Rozdziale 12 znajduje się więcej informacji na temat wprowadzania
i zarządzania specjalnymi cenami i rabatami dla towarów.
95
5
Etap 2: Zlecenie sprzedaży
6
Zlecenie sprzedaży to ważny dokument – oznacza to, że wypełnianie tego zlecenia jest istotnym
zadaniem każdego pracownika. Dokument ten jest ważny dla planowania produkcji, tworzenia
zamówieo i harmonogramowania zasobów. Unikalną cechą SAP Business One jest możliwośd
tworzenia zamówieo bezpośrednio ze zleceo sprzedaży, a tym samym usprawnienia łaocucha
dostaw jak i procesów planowania potrzeb materiałowych (szczegółowe informacje na ten temat
znajdują się w Rozdziale 7).
Tworzenie i dodawanie zlecenia sprzedaży
Użytkownik może utworzyd zlecenie sprzedaży na podstawie oferty albo utworzyd je od podstaw.
Rysunek 5-5 przedstawia, jak utworzyd zlecenie sprzedaży na podstawie oferty za pomocą przycisku
Kopiuj do.
Rys. 5-5: Kopiowanie oferty do zlecenia sprzedaży
Przycisk Kopiuj do udostępnia niemal natychmiastowy sposób tworzenia następnego dokumentu w
procesie. Za jego pomocą wszystkie informacje z dokumentu bazowego są kopiowane. Teraz
użytkownik może dokonad zmian w dokumencie docelowym, takich jak zmniejszenie ilości
i dostosowanie cen. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszym podrozdziale
„Tworzenie dokumentu na podstawie innego dokumentu”.
Możliwe jest utworzenie nowego zlecenia sprzedaży za pomocą ścieżki Sprzedaż → Zlecenie
sprzedaży. Gdy dane podstawowe są prawidłowo zdefiniowane, użytkownik wprowadza dane do
zaledwie kilku pól:

Pole Odbiorca: zob. Rys. 5-3
96
5

6
Towary: Należy wprowadzid towary i określid ilości
Jeśli zlecenie sprzedaży nie jest gotowe do dodania (za pomocą przycisku Dodaj), można je
zapamiętad jako dokument tymczasowy (wybierając Plik → Zapamiętaj jako dokument
tymczasowy). Więcej informacji na temat dokumentów tymczasowych znajduje się w Rozdziale 10.
Jak utworzyć zlecenie ramowe? Aby utworzyć zlecenie ramowe na periodyczne dostawy
towarów lub usług (np. wynajem powierzchni biurowych i sprzętu lub umowy serwisowe, bądź
dostawy okresowe materiałów biurowych potrzebnych odbiorcy), należy utworzyć zlecenie
sprzedaży z wymaganą liczbą pozycji (na przykład 12 pozycji na pokrycie miesięcznych dostaw w
ciągu roku). Użytkownik może zamykać po jednej linii po dostarczeniu towarów lub usług.
Użytkownik może zmienid zlecenie sprzedaży (zmiana ilości, aktualizacja cen lub rabatów itd.)
po zaksięgowaniu go, pod warunkiem, że:

zaznaczył opcję umożliwiającą zmiany za pomocą ścieżki Administracja → Inicjalizacja
systemu → Ustawienia dokumentu → zakładka Dla dokumentu → Zlecenia sprzedaży

nie utworzył na podstawie tego zlecenia sprzedaży dokumentów, takich jak dokument WZ
lub faktura sprzedaży
Jeśli proces sprzedaży został zatrzymany i nie skopiowano zlecenia sprzedaży na wyższy poziom
dokumentu sprzedaży, taki jak dokument WZ lub faktura sprzedaży, wówczas można anulowad
zlecenie (jak pokazano na rysunku 5-6). Jeśli jednak zlecenie sprzedaży zostało skopiowane, w
całości lub częściowo, na wyższy poziom dokumentu sprzedaży, wówczas zlecenia sprzedaży nie
można anulowad, a jedynie zamknąd. Aby anulowad tylko określony wiersz, należy go kliknąd
prawym przyciskiem i wybrad Zamknij wiersz.
Rys. 5-6: Anulowanie lub zamykanie zlecenia sprzedaży
Alarm obsługi dokumentów. Podobnie jak wszystkie inne dokumenty w SAP Business One
zlecenie sprzedaży nie jest usuwane po anulowaniu lub zamknięciu. Można je ciągle wyświetlać i
drukować, ale nie można go zmieniać ani kopiować do dokumentu na wyższym poziomie
sprzedaży. Ponadto dokument anulowany lub zamknięty w SAP Business One nie jest już
wyświetlany na liście otwartych pozycji.
97
5
6
W zleceniu sprzedaży użytkownik może przypisad określone numery partii do swoich odbiorców w
przypadku towarów zarządzanych wg numerów partii. Należy kliknąd prawym przyciskiem pole
ilości i wybrad opcję Numery partii. Wybrane numery partii zostaną zarezerwowane przez
przypisanie do danego zlecenia sprzedaży i nie mogą byd przejęte przez inny dokumentu sprzedaży,
jednakże ten wybór partii należy jeszcze potwierdzid, gdy towar zostaje faktycznie dostarczony z
wykorzystaniem dokumentu WZ lub faktury sprzedaży przygotowanych na bazie omawianego
zlecenia.
Kontrola dostępności towarów
Zlecenie sprzedaży jest zobowiązaniem, że towary zostaną dostarczone w całości w określonym
terminie. Jak użytkownik może się upewnid, że spełni deklarowane zobowiązanie wobec odbiorcy?
W tym celu można użyd Kontroli dostępności towarów. Aby aktywowad tę opcję, należy użyd ścieżki
Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia dokumentu → zakładka Dla dokumentu →
Zlecenia sprzedaży i zaznaczyd pole Aktywuj automatyczną kontrolę dostępności.
Jeżeli podczas wprowadzania ilości określonego towaru w zleceniu sprzedaży dostępna ilośd tego
towaru jest poniżej tej ilości, otwiera się nowe okno zawierające następujące opcje:

Kontynuuj – ignoruje alarm i zachowuje towary w ilościach, które zostały wprowadzone

Zmieo na dostępną ilośd – ilośd w wierszu zostaje zmieniona na aktualnie dostępną ilośd
niezależnie od daty.

Zmieo na najwcześniejszą dostępną – data dostawy w wierszu zmienia się na podstawie
najwcześniejszej daty dostępności danej ilości towaru. Jeśli ta ilośd będzie niedostępna
również w przyszłości, opcja ta jest wyłączona.

Wyświetl raport dostępnej ilości – raport przedstawia skumulowaną ilośd wg dat. Na
podstawie tego raportu można zmienid datę dostawy danego towaru. Zobacz Rys. 5-7

Wyświetl ilości w innych magazynach – otwiera raport Towary wg magazynu. Jeśli ilośd jest
dostępna w innym magazynie, raport dostarcza wymagane informacje.

Wyświetl towary alternatywne – otwiera okno Towary alternatywne – wybór, w którym
można wybrad dla oferty inne, dostępne towary. Alternatywne towary powinny byd
wcześniej zdefiniowane dla danego towaru

Usuo wiersz – usuwa wprowadzany wiersz
Jeśli użytkownik nie chce, by system automatycznie kontrolował dostępności towarów, może
otworzyd niektóre opcje ręcznie: aby otworzyd towary alternatywne, należy kliknąd prawym
przyciskiem kod towaru, aby otworzyd raport dostępnej ilości, należy kliknąd prawym przyciskiem
ilośd, natomiast w celu otwarcia raportu towarów wg magazynu należy kliknąd prawym przyciskiem
98
5
kod magazynu.
6
Rys. 5-7: Dostępna ilość
Zaległe zlecenie. Aby utworzyć zlecenie zaległe, należy po prostu utworzyć standardowe zlecenie.
Raport zaległych zleceń znajduje się pod raportami sprzedaży i służy do śledzenia zaległych zleceń i
ich statusu. Raport zawiera otwarte wiersze ze zleceń sprzedaży, ilość zamówioną , dostarczoną i
zaległą.
Dostawa pośrednia – magazyn komisowy
Jak obsłużyd proces, w którym firma występuje tylko jako pośrednik między odbiorcami i
dostawcami? Odbiorca zamawia w firmie użytkownika a użytkownik zamawia u dostawcy, który
przesyła towary bezpośrednio do odbiorcy. W takim przypadku można użyd funkcji magazynu dla
dostawy pośredniej – magazyn komisowy. Użytkownik może wyznaczyd jeden ze swoich
magazynów do dostawy pośredniej i użyd go w zleceniu sprzedaży w razie potrzeby. Po dodaniu
zlecenia system automatycznie zaleca utworzenie zamówienia zakupu. Na ekranie potwierdzenia
użytkownik wybiera towary do zamówienia oraz dostawcę i ceny. Wystarczy je tylko zaakceptowad i
zamówienie zakupu zostaje utworzone w uzupełnieniu do zlecenia sprzedaży. Adres odbiorcy w
zamówieniu zakupu to adres odbiorcy ze zlecenia sprzedaży.
W przypadku korzystania z magazynu dla dostawy pośredniej (komisowego), w przeciwieostwie do
zwykłego magazynu transakcja magazynowa nie jest księgowana i potwierdzona ilośd nie zwiększa
99
5
6
się. Oznacza to, że dostawa towarów nie będzie wpływad na poziom zapasów, nie rejestruje się
również zapisów księgowych odzwierciedlających zmiany wartości zapasów. Magazyn dla dostawy
pośredniej (komisowy) nie jest zatem uwzględniany w różnych raportach dotyczących zapasów.
Aby skonfigurowad magazyn dla dostawy pośredniej (komisowy), należy wybrad ścieżkę menu
Administracja → Definicje → Gospodarka materiałowa → Magazyny. Należy wybrad pole wyboru
Komis.
Automatyczne tworzenie zamówienia zakupu Zamówienie zakupu może być tworzone
automatycznie, podobnie jak w przypadku funkcji obsługi komisu, po zaznaczeniu pola Zamówienia
zakupu na zakładce Logistyka w Zleceniu sprzedaży. Podczas dodawania zlecenia do bazy otwiera
się okno kreatora potwierdzeń zakupu, który wspiera proces tworzonenia zamówień zakupu.
Funkcję tę należy stosować w przypadku, jeśli użytkownik nie przechowuje towarów w swoim
magazynie, ale chce dokonywać zakupów na podstawie zamówień, a ruchy zmian stanów zapasów
mają być odzwierciedlane w Księdze Głównej firmy.
Wpływ zlecenia sprzedaży na księgowość i gospodarkę materiałową
W SAP Business One zlecenie sprzedaży wpływa na poziom dostępnych zapasów. Oznacza to, że
ilośd zapasów dostępnych do sprzedaży jest zmniejszana o ilośd w zleceniu. Kiedy wyprowadza się
zlecenia sprzedaży, zmiany wartości nie są księgowanie w KG, ale towary są dodawane do ilości
Potwierdzonej w zakładce Dane magazynu Danych podstawowych materiału.
Gdy zlecenie na towary zostanie anulowane lub zamknięte, potwierdzona ilośd w zakładce Dane
magazynu zmniejsza się. Zamówione ilości można wyświetlad w różnych raportach, np. raport
statusu zapasów. Informacje te są istotne dla optymalizacji procesów sprzedaży i poziomów
zapasów.
Etap 3: Dokument WZ
Dokument WZ wskazuje na to, że nastąpiła wysyłka towarów. Dokument WZ jest czasem nazywany
Listem przewozowym.
Tworzenie i księgowanie dokumentu WZ
Aby utworzyd dokument WZ, należy wybrad Sprzedaż → Dokument WZ. Pojawia się pusty
dokument WZ. Użytkownik wybiera odbiorcę i wypełnia pola dostarczanych towarów. Aby
zaksięgowad dokument WZ, należy kliknąd Dodaj.
Często występuje potrzeba utworzenia dokumentu WZ na podstawie zlecenia sprzedaży lub oferty.
W tym celu należy po prostu wyświetlid zlecenie sprzedaży lub ofertę i wybrad Dokument WZ na
rozwijalnej liście dla przycisku Kopiuj do. Opcjonalnie można utworzyd dokument WZ na podstawie
wielu zleceo lub ofert, szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w dalszej części tego
rozdziału „Tworzenie dokumentu na podstawie innego dokumentu”.
100
5
6
Jak SAP Business One ułatwia proces kompletacji dostaw? Po utworzeniu nowego
zlecenia sprzedaży ze statusem Zatwierdzone można do wykonania pobrania wykorzystać
menedżera kompletacji dostaw dostępnego w module gospodarki materiałowej. Proces
rozpoczyna się od tworzenia listy pobrania, następnie odbywa się raportowanie pobranych ilości a
na koniec pakowanie i dostawa. Menedżer kompletacji dostaw umożliwia zatwierdzanie
niektórych lub wszystkich towarów dla listy pobrania, wykonanie pobrania częściowego lub
pobranie wszystkich towarów. Na każdym etapie procesu pobrania można utworzyć dokument
WZ. Więcej informacji na temat procesu kompletacji znajduje się w Rozdziale 12.
Dokument WZ można zamknąd za pomocą opcji Dane → Zamknij, zakładając, że nie została ona
jeszcze skopiowana do faktury sprzedaży lub dokumentu zwrotu. Należy pamiętad, że transakcja
dostawy nie zostanie w takim przypadku wystornowana. Zapasy zwiększają się tylko, jeśli
użytkownik tworzy dokument zwrotu na podstawie dokumentu WZ. Nie można utworzyd faktury
sprzedaży na podstawie zamkniętego dokumentu WZ ani też innego dokumentu sprzedaży z
referencją do tego dokumentu WZ. Do zamkniętego dokumentu WZ nie można również
wprowadzad zmian.
Rys. 5-8: Tworzenie dokumentu WZ
101
5
6
Należy pamiętad, że nie można utworzyd dokumentu WZ na podstawie zlecenia sprzedaży, jeśli
partner handlowy jest nadal zaklasyfikowany jako prospekt. Szczegółowe informacje na temat
zmiany prospekta w odbiorcę znajdują się w następnym oknie tekstowym.
Jak prospekt staje się odbiorcą? Zmiany prospekta w odbiorcę dokonuje się w danych
podstawowych partnera handlowego. Należy przejść do rekordu danych podstawowych partnera
handlowego i wybrać Odbiorca z rozwijalnej listy po prawej stronie kodu partnera handlowego.
Użytkownik może ustalid sposób pakowania w dokumencie dostawy. Jest to szczególnie pomocne,
jeśli użytkownik pakuje i wysyła dużą ilośd towarów. Należy kliknąd prawym przyciskiem myszy i
wybrad opcję Pakowanie. Na tym ekranie można przypisad towary i ilości do typu paczki.
Jeśli towar lub kilka towarów jest zarządzanych wg numerów seryjnych lub numerów partii, należy
kliknąd prawym przyciskiem myszy pole ilości i wybrad opcję Numery partii/seryjne, aby ustalid,
które partie i numery seryjne zostaną wydane z magazynów.
Wpływ dokumentu WZ na księgowość i gospodarkę materiałową
Utworzenie dokumentu WZ w SAP Business One powoduje zmniejszenie rzeczywistych poziomów
zapasów. Kiedy księguje się dokument WZ, księgowane jest również odpowiednie wydanie
materiałów. Towary opuszczają magazyn i odbywa się księgowanie istotnych zmian zapasów. Konto
zapasów jest odciążane a konto kosztów własnych sprzedaży jest obciążane na podstawie bieżących
kosztów(wartości) towaru.
Alarm ciągłego zarządzania zapasami. Jeśli w konfiguracji firmy ustawiono ciągłe zarządzanie
zapasami, bardzo istotne jest, aby wszystkie towary miały przypisane koszty(wartości) zanim
zostaną sprzedane. W przeciwnym razie nie będą księgowane zmiany w KG w momencie
wystawienia dokumentu dostawy towarów WZ. Można temu zapobiec odznaczając pole wyboru
Możliwe wydanie zapasów bez kosztów towarów- ścieżka: Administracja → Inicjalizacja systemu
→ Informacje o firmie → Wstępna inicjalizacja
Etap opcjonalny: Zwrot
Czasem zdarza się, że odbiorcy z różnych przyczyn zwracają towary. W takim przypadku użytkownik
tworzy dokument zwrotu. Jeśli zwrócone towary zostały już zafakturowane, należy utworzyd
korektę faktury sprzedaży, jak opisano w dalszej części rozdziału.
Kiedy użytkownik wprowadzi dokumentu zwrotu, następuje częściowe lub pełne stornowanie
księgowania dokumentu WZ. Po zaksięgowaniu dokumentu zwrotu ilości zapasów są
aktualizowane. Księgowanie dokumentu zwrotu powoduje również automatyczną aktualizację
wartości zapasów z wykorzystaniem oryginalnego kosztu towaru podanego w dokumencie WZ.
Etap 4: Faktura sprzedaży
Po dostarczeniu towarów lub wykonaniu usług następuje obciążenie odbiorcy za pomocą faktury
sprzedaży. Faktura sprzedaży jest żądaniem płatności. Zaksięgowanie faktury sprzedaży powoduje
powstanie zapisu przychodów w rachunku zysków i strat.
102
5
Tworzenie i księgowanie faktury sprzedaży
6
Fakturę sprzedaży można utworzyd na podstawie jednej lub kilku ofert, zleceo sprzedaży lub
dokumentów WZ (zob. „Tworzenie dokumentu na podstawie innego dokumentu” w dalszej części
tego rozdziału). Można ją również utworzyd od początku, wybierając opcje menu Sprzedaż →
Faktura sprzedaży.
Po zaksięgowaniu faktury nie można jej zmienid ani usunąd, ponieważ jest ona prawnym
dokumentem księgowym, który tworzy zapisy w KG.
Rys. 5-9: Tworzenie faktury sprzedaży
Faktura wyłącznie do celów podatkowych. System SAP Business One umożliwia księgowanie
faktur wyłącznie do celów podatkowych. Jeśli firma rozdaje towary jako upominki lub próbki i musi
płacić podatek od sprzedaży, może stosować wówczas funkcję Wyłącznie do celów podatkowych.
Kwota podatku jest obliczana na podstawie ceny jednostkowej, a zapis księgowy uwzględnia tylko
księgowanie podatku. Należy użyć ikony Ustawienia formularza, aby dodad kolumnę Tylko podatek
do tabeli faktury.
Wpływ faktury sprzedaży na księgowość i gospodarkę materiałową
Po zaksięgowaniu faktura sprzedaży powoduje zapis księgowy na odpowiednim koncie odbiorcy i
koncie przychodów. Jeśli faktura została zaksięgowana bez referencji do dokumentu WZ, powoduje
ona zmniejszenie wartości zapasów i ilości. Oprócz księgowania na koncie odbiorcy i przychodów
odbywa się odciążenie konta zapasów i obciążenie konta kosztów własnych sprzedaży na
podstawie bieżących kosztów towaru.
103
5
6
Faktura ujemna. Faktura może zawierać wiersze ujemne. Można ich używać do zapisu odciążeń
lub zwrotów od odbiorcy w tym samym dokumencie, zamiast tworzyć dodatkowy dokument. Możliwy
jest również przypadek, kiedy suma faktury jest ujemna. Po dodaniu faktury pojawia się komunikat,
ale po jego potwierdzeniu faktura ujemna zostaje dodana do systemu. Faktura ujemna może być
wykorzystana do Korygowania Faktur zaliczkowych w przypadku wystąpienia nadpłaty.
Etap opcjonalny: Faktura sprzedaży i płatność
Ten dokument wykorzystuje się przy sprzedaży gotówkowej odbiorcom jednorazowym. Najpierw
należy jednak utworzyd osobny rekord danych podstawowych dla odbiorców jednorazowych.
Rekord ten jest zwykle definiowany w trakcie konfiguracji systemu SAP Business One podczas
definiowania podstawowych kont KG. Jeśli użytkownik nie określił jeszcze domyślnego odbiorcy
jednorazowego, może to zrobid za pomocą ścieżki Administracja → Definicje → Księgowośd →
Definicja kont podstawowych KG. Należy wybrad zakładkę Sprzedaż. Na zakładce Ogólne należy
nacisnąd Tabulator w polu Domyślny odbiorca faktur sprzedaży i płatności. Należy wybrad odbiorcę
lub wprowadzid nowego odbiorcę.
Aby wprowadzid sprzedaż jednorazową, należy wybrad Sprzedaż → Faktura sprzedaży + płatnośd.
SAP Business One wypełnia dane odbiorcy jednorazowego. W razie potrzeby można wprowadzid
szczegóły tego odbiorcy. Należy wprowadzid towary, ilości, kod podatku i rabaty, a następne kliknąd
ikonę metody płatności , aby wyświetlid okno Metoda płatności. Należy wprowadzid pełną kwotę
faktury i kliknąd OK. (Płatności częściowe nie są akceptowane). Należy kliknąd przycisk Dodaj, aby
zakooczyd sprzedaż.
W SAP Business One zarządzanie fakturą sprzedaży i płatnością przebiega tak samo, jak zarządzanie
standardową fakturą sprzedaży. Odpowiednie zapisy księgowe w modułach księgowości i
gospodarki materiałowej SAP Business One są przetwarzane automatycznie po zaksięgowaniu
dokumentu.
Etap opcjonalny: Faktura korygująca sprzedaży
Jeżeli po wystawieniu faktury sprzedaży i jej wysłaniu do odbiorcy, nastąpił zwrot części lub całości
towaru, uznana została reklamacja skutkująca zmianą cen, upustów lub kodów VAT użytkownik
zobowiązany jest do sporządza faktury korygującej sprzedaży. Po zaksięgowaniu faktury korygującej
sprzedaży in minus z jednoczenym zwrotem towarów ilości zapasów zwiększają się, konto odbiorcy
jest odciążane a konto przychodów korygowane o tą samą kwotę. Podatek VAT jest również
korygowany automatycznie.
Fakturę korygującą sprzedaży sporządza się na podstawie skopiowanej Faktury sprzedaży lub
poprzednio wystawionej Faktury korygującej. Wszystkie pozycje skopiowanej Faktury korygowanej
są w całości przenoszone do obszarów Było i Winno byd Faktury korygującej, przy czym zmiany
można wprowadzad tylko w obszarze Winno byd.
Istnieje możliwośd tworzenia Faktury korygującej sprzedaży bez odniesienia do faktury
korygowanej. Mozliwośd ta może byd wykorzystywana do korygowania faktur, które były
wystawiane w poprzednich systemach sprzedaży.
104
5
6
Wystawiając Fakturę korygującą bez odniesienia do faktury korygowanej należy wprowadzid kod
Odbiorcy, a następnie do strefy Winno byd wprowadzid obraz faktury po korekcie. Po naciśnięciu
przycisku Przełącz tabelę umieszczonego na dole Faktury korygującej nastąpi przniesienie
wszystkich informacji do obszaru Było. Należy je zmienid tak, aby powstał obraz faktury przed
korektą.
Etap opcjonalny: Anulowanie faktury sprzedaży/storno korekty
Anulowanie faktury sprzedaży lub storno korekty jest dokumentem wewnętrznym, który sporządza
się po zauważeniu błędów na fakturze sprzedaży lub korekcie, która została już zaksięgowana, ale
jeszcze nie wysłana do odbiorcy. Anulowanie faktury sprzedaży/korekty całkowicie stornuje
błędnie wystawioną fakturę sprzedaży/korektę. Po zaksięgowaniu anulowania faktury sprzedaży
ilości zapasów zwiększają się, konto odbiorcy jest odciążane a konto przychodów korygowane o tą
samą kwotę. Podatek od sprzedaży jest również korygowany automatycznie.
Anulowanie faktury sprzedaży można również utworzyd dla usług (towarów niemagazynowych).
Księgowanie anulowania faktury sprzedaży dla usług nie wpływa na ilości zapasów. Anulowanie
faktury sprzedaży może zawierad wiersze ujemne, podobnie jak faktura sprzedaży. Wiersze ujemne
zachowują się podobnie jak w przypadku faktury sprzedaży.
Anulowanie(storno) korekty faktury sprzdaży powoduje zamknięcie dla korekt anulowanej faktury
korygującej i otwarcie faktury, która była korygowana przy pomocy anulowanej korekty.
Rys. 5-9a: Skutki anulowania(storna) faktury korygującej sprzedaży
Etap opcjonalny: Faktura rezerwująca sprzedaży
Faktura rezerwująca sprzedaży jest wykorzystywana do fakturowania odbiorcy przed wysłaniem
towarów. W przypadku faktury rezerwującej sprzedaży zwiększeniu ulegają przychody, ale nie jest
przeprowadzana transakcja magazynowa. Po wysłaniu towarów do odbiocy użytkownik tworzy
dokument WZ kopiując dane z faktury rezerwującej. Wówczas status faktury rezerwującej zmienia
się na Dostarczona, a status dokumentu WZ jest ustawiany na Zamknięty.
105
5
6
Wpływ faktury rezerwującej sprzedaży na księgowość i gospodarkę
materiałową
Po zaksięgowaniu faktura rezerwująca powoduje zapis księgowy na odpowiednim koncie odbiorcy i
koncie przychodów. Transakcja magazynowa nie jest księgowana, ale potwierdzona ilośd zwiększa
się. Po utworzeniu powiązanego dokumentu WZ potwierdzona ilośd zostaje rozliczona, a poziom
zapasów magazynowych zmniejsza się.
Anulowanie/korekta faktury rezerwującej sprzedaży
Niedostarczoną fakturę rezerwującą można anulowad w przypadku zauważenia błędów przed jej
wysłaniem do odbiorcy lub korygowad, gdy już została przekazana odbiorcy. Anulowanie
niedostarczonej faktury rezerwującej nie powoduje wzrostu poziomu zapasów. Powoduje to tylko
storno zapisu księgowego powstałego w wyniku zaksięgowania faktury rezerwującej sprzedaży.
Dostarczoną fakturę rezerwującą, w przypadku konieczności jej poprawy lub zmiany można jedynie
korygowad za pomocą Faktury korygujacej. W przypadku zwrotu towarów wydanych dokumentem
Wz wystawionym na podstawie Faktuty rezerwującej należy także wystawid Fakturę korygujacą do
Faktury rezerwujacej.
Etap opcjonalny: Przetwarzanie zaliczki z tytułu sprzedaży
W niektórych przypadkach użytkownik żąda opłacenia części lub całości należności z góry. Zwykle
ma to miejsce na etapie tworzenia zlecenia sprzedaży w celu uzyskania zabezpiczenia i pełnego
zobowiązania odbiorcy.
Podczas przebiegu procesu zaliczkowania sprzedaży tworzone są trzy następujące dokumenty:
1) Zlecenie sprzedaży
2) Żądanie zaliczki powiązana ze zleceniem sprzedaży
3) Płatnośd przychodząca, na podstawie żądania zaliczki
4) Faktura za zaliczkę
5) Faktura koocowa zamykająca proces zaliczkowania, która może pełnid rolę:
a.
Noty rozliczeniowej w przypadku całkowitego rozlicznia faktury
koocowej fakturami zaliczkowymi,
b.
Faktury korygujacej Faktury zaliczkowe w przypadku nadpłaty zaliczek.
Proces zostaje zakooczony wraz z wystawieniem koocowej faktury sprzedaży. Faktura koocowa jest
wystawiana w oparciu o zlecenie sprzedaży i jest rozliczaana Fakturami zaliczkowymi, których
wartości są odejmowane od kwoty faktury.
Wartośd zaliczki. Gdy stosuje się proces obsługi zaliczek, użytkownik może zażądać płatność pełnej
kwoty zlecenia wraz z podatkiem i frachtem. Można również zapłacić kwotę przekraczającą
oryginalną kwotę zamówienia. W takim przypadku, tworząc końcową fakturę sprzedaży, można
rozliczyć część kwoty zaliczki, tak aby wartość faktury do zapaty wyniosła zero. Pozostała część
zaliczki będzie mogła być rozliczona z inną fakturą do tego odbiorcy. W tym przypadku faktura
końcowa pełni rolę Noty rozliczeniowej. Ale jeśli użytkownik wybierze całą kwotę zaliczki do
106
5
6
rozliczenia faktury, wówczas suma faktury będzie ujemna. W tym przypadku faktura końcowa pełni
rolę Faktury korygującej. W zależności od roli Faktury końcowej należy ją wystawić w osobnej serii
numeracyjnej i wydrukować przy pomocy dedykowanych szablonów wydruku dokumentu.
Warunkiem koniecznym wystawienia Fakturę za zaliczkę jest utworzenie Żądania zaliczki i przyjęcia
wpłaty zaliczki.
Wpływ faktury za zaliczkę z tytułu sprzedaży na księgowość i gospodarkę
materiałową
Faktura za zaliczkę nie ma wpływu na gospodarkę materiałową. Środki finansowe zidentyfikowane
w dokumencie odciążają konto rozliczenia zaliczki oraz następuje obciążenie odbiorcy na
specjalnym koncie zbiorczym neleżności z tytułu zaliczek zdefiniowanym w zakładce Księgowośd
danych podstawowych partnera handlowego.
Faktura zaliczkowa jest automatycznie powiązana z fakturą sprzedaży w celu rozliczenia faktury
sprzedaży. Na tym etapie kwota jest transferowana z konta rozliczenia zaliczki na konto
przychodów. Odbiorca zostaje obciążony pozostałym po rozliczeniu saldem.
Należy określid domyślne konto rozliczenia zaliczki, wykorzystując ścieżkę Administracja → Definicje
→ Księgowośd → Definiowanie kont podstawowych KG. Należy wybrad zakładkę Sprzedaż. Na
zakładce Ogólne należy nacisnąd Tabulator w polu Konto rozliczenia zaliczek, aby wybrad konto
zobowiązao. Konto to pojawia się również w danych podstawowych partnera handlowego i można
je zmienid na inne konto.
Powiązanie zaliczki z fakturą sprzedaży Podczas tworzenia faktury sprzedaży należy kliknąć
przycisk przeglądania na dole dokumentu obok pola Suma zaliczek. Wyświetla się lista z faktur
zaliczkowtch dla wybranego odbiorcy. Użytkownik może pobrać całą kwotę lub zmodyfikować pole
Kwota do pobrania.
107
5
6
Rys. 5-10: Tworzenie żądania zaliczki i przyjmowanie wpłaty zaliczki dla zlecenia
Można wystawić wiele żądań zaliczek dla tego samego zlecenia. Aby wyświetlić wszystkie żądania
zaliczek i ich wpłaty, należy kliknąć ekran zlecenia sprzedaży i wybrać Mapę relacji spod prawego
przycisku myszy.
Rys. 5-10a: Mapa relacji pokazujaca wystawione Żądania zaliczek i wpłaty zaliczek do Zlecenia
sprzedaży
108
5
6
Tworzenie dokumentu na podstawie innego
dokumentu
Dokumenty sprzedaży są tworzone na podstawie innych dokumentów. Często oferta staje się
zleceniem sprzedaży, które stanowi podstawę dla dokumentu WZ, a w koocowym etapie dla faktury
sprzedaży. Rysunek 5-5 znajdujący się we wcześniejszej części tego rozdziału pokazuje jak
skopiowad szybko dokument do następnego dokumentu w kolejności za pomocą przycisku Kopiuj
do. Oryginalny dokument jest nazywany dokumentem bazowym, dokument tworzony na jego
podstawie nazywa się dokumentem docelowym. Tworzenie dokumentu na podstawie innego
dokumentu pozwala zaoszczędzid czas i wysiłek.
Alarm typu dokumentu. Podczas kopiowania dokumentu sprzedaży do innego dokumentu
należy się upewnić, że dokument bazowy i docelowy są tego samego typu, dotyczą towarów lub
usług. W dokumentach sprzedaży nie można łączyć towarów i usług, a dokumentu sprzedaży
towarów nie można kopiować z ani do dokumentu sprzedaży usług.
SAP Business One ułatwia również śledzenie ścieżki od dokumentu do dokumentu. Jeśli użytkownik
podczas wyświetlania zlecenia sprzedaży utworzonego na podstawie oferty, kliknie ikonę
dokumentu bazowego
, SAP Business One wyświetli ofertę na której bazuje dokument. Jeśli
użytkownik podczas wyświetlania oferty, kliknie ikonę dokumentu docelowego
, SAP Business
One wyświetli zlecenie sprzedaży. Opisane relacje między dokumentami można pokazad w formie
graficznej wybierając z poziomu dowolnego dokumentu opcję Mapa relacji spod prawego przycisku
myszy.
Przycisk Kopiuj z umożliwia wybór dokumentu bazowego lub dokumentów, na podstawie których
należy utworzyd nowy dokument. Kliknięcie przycisku Kopiuj z uruchamia kreator dokumentów
docelowych opisany w Rozdziale 10.
Często pierwszym krokiem tworzenia dokumentu na podstawie innego dokumentu jest znalezienie
dokumentu bazowego, którego użytkownik chce użyd. Przykładowo sprzedawca może zadzwonid
spoza firmy i poinformowad, że zamknął sprzedaż i prosi o wprowadzenie zlecenia sprzedaży. Jak
znaleźd odpowiednią ofertę? Narzędziem umożliwiającym szybkie wyszukiwanie takich
dokumentów jest Lista otwartych pozycji. Rysunek 5-11 przedstawia ten raport, który tworzy się,
wybierając ścieżkę menu: Sprzedaż → Raporty sprzedaży → Lista otwartych pozycji. Raport
przedstawia wszystkie otwarte dokumenty o typie wybranym z rozwijalnej listy w prawym górnym
rogu. Można w nim wybrad, np. odpowiednią ofertę i utworzyd zlecenie sprzedaży, klikając raz
przycisk Kopiuj do. To tylko jeden z wielu sposobów, dzięki któremu SAP Business One oszczędza
czas potrzebny na wykonanie codziennej pracy. Jeśli dokument jest tworzony na podstawie innego,
wszystkie istotne informacje są kopiowane z dokumentu bazowego do nowego dokumentu, co
pozwala skrócid czas wprowadzania danych i zmniejszyd liczbę ewentualnych błędów.
109
5
6
Rysunek 5-11. Lista otwartych pozycji obejmuje różne typy otwartych dokumentów
Przetwarzanie grup dokumentów
Czasem wygodnie jest utworzyd kilka dokumentów sprzedaży na raz. Może też wystąpid potrzeba
utworzenia partii faktur sprzedaży lub dokumentów WZ. W takich przypadkach należy użyd kreatora
tworzenia dokumentów. Jeśli użytkownik ma pewną grupę odbiorców, którzy spóźniają się z
płatnościami, może wykorzystad kreator monitów do tworzenia monitów. Niniejszy podrozdział
zawiera opis tych kreatorów.
Kreator tworzenia dokumentów
Kreator tworzenia dokumentów umożliwia wykonanie przetwarzania zbiorczego docelowych
dokumentów sprzedaży. Wiele firm preferuje wykonywanie przebiegu kreatora dla faktur zamiast
generowania pojedynczych faktur. Może to uprościd i przyśpieszyd fakturowanie odbiorców.
Podczas korzystania z tego kreatora można łączyd otwarte zlecenia sprzedaży w jedną fakturę, bez
konieczności wystawiania wielu faktur, co w konsekwencji upraszcza procesy, ułatwiając odbiorcom
zapłatę całej kwoty należności na podstawie jednej faktury.
W kreatorze użytkownik wybiera typ dokumentu bazowego i docelowego. Przykładowo
dokumentem bazowym jest dokument WZ a docelowym - faktura. Można również wybrad jako
dokument bazowy zlecenie sprzedaży, a jako docelowy – dokument WZ lub fakturę. Następnie
użytkownik ustala, czy z jednego dokumentu bazowego zostanie utworzony jeden docelowy, czy
kilka dokumentów zostanie skonsolidowanych w jeden dokument docelowy. Na koniec użytkownik
110
5
6
wybiera, co należy zrobid w przypadku brakujących danych, np. kursu wymiany lub alarmów
księgowych lub związanych z zapasami np. odchylenie limitu kredytu. Na zakooczenie przebiegu
kreatora użytkownik otrzymuje potwierdzenie wszystkich utworzonych dokumentów. Na rysunku 512 można zobaczyd główne etapy przebiegu kreatora tworzenia dokumentów.
Rysunek 5-12 Etapy kreatora tworzenia dokumentów
Alarm kreatora tworzenia dokumentów. Ponieważ tworzenie dokumentów sprzedaży
powoduje automatyczne tworzenie zapisów w Księdze Głównej, użytkownik musi zachować
ostrożność wykorzystując kreator tworzenia dokumentów i najlepiej, jeśli robi to po raz pierwszy
przy wsparciu partnera wdrożeniowego. Więcej informacji znajduje się w Rozdziale 10.
Kreator monitów
Kreator monitów automatyzuje proces wysyłania monitów do odbiorców. Ponadto kreator śledzi
historię płatności odbiorcy, co umożliwia użytkownikowi podjęcie decyzji dotyczących zmiany
warunków płatności na przyszłośd. Te dane są również użyteczne, jeśli firma raportuje informacje o
odbiorcach do wywiadowni gospodarczych i innych instytucji finansowych.
Aby uruchomid kreatora, należy wybrad ścieżkę Sprzedaż → Kreator monitów. Pierwsze okno
zawiera wyjaśnienie, jak działa kreator. Należy kliknąd Dalej, aby przejśd do 1. etapu, w którym
użytkownik określa, czy wczytad zapamiętany kreator z jego parametrami, czy uruchomid nowy.
Należy kliknąd Dalej, aby przejśd do 2. etapu, w którym można określid parametry ogólne, np. nazwę
danego przebiegu monitowania i jego datę. Należy kliknąd Dalej, aby przejśd do 3. etapu, w którym
wybiera się partnera handlowego. Należy kliknąd Dodaj, aby wyświetlid okno Właściwości PH i
nacisnąd OK, jeśli użytkownik chce uwzględnid wszystkich partnerów handlowych (w razie potrzeby
można ograniczyd wybór). Należy kliknąd Dalej, aby przejśd do 4. etapu, który umożliwia określenie
111
5
6
zakresu dat księgowania do uwzględnienia. Domyślnie uwzględniane są wszystkie daty do daty
bieżącej. Należy kliknąd Dalej, aby przejśd do 5. etapu – Raportu rekomendacji przedstawionego na
rysunku 5-13.
Rys. 5-13: Raport rekomendacji w kreatorze monitów
W tym oknie znajduje się lista zaległych faktur sprzedaży, dla których będą tworzone monity.
Użytkownik może wybrad uwzględnianie ręcznych zapisów księgowych, odciążeo i płatności, które
nie bazują na fakturach z danego przebiegu. Listę można zwinąd, aby pokazad tylko partnerów
handlowych bez danych dotyczących faktur, klikając przycisk Zwio wszystkie. Należy kliknąd
ponownie Dalej, aby przejśd do 6. etapu umożliwiającego następujące czynności: zapamiętanie
zbioru parametrów i wyjście, zapamiętanie raportu rekomendacji jako dokumentu tymczasowego i
wyjście lub wydruk monitów i wyjście. Więcej informacji o kreatorze monitów można znaleźd za
pomocą ścieżki menu Pomoc → Sprzedaż → Kreator monitów.
Ustawienia systemu monitów. Przed uruchomieniem kreatora monitów wymagane jest
ustawienie poziomów i warunków monitowania w firmie. W tym celu należy przejść do ścieżki
menu Administracja →Definicje → Partnerzy handlowi. Każdy odbiorca musi mieć przypisany
warunek monitowania. Dla nowych odbiorców można ustawić domyślny warunek monitowania za
pomocą ścieżki menu Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia ogólne → Zakładka
PH
112
5
6
Wpływ na księgowość i gospodarkę
materiałową
Poniżej znajduje się podsumowanie najważniejszych, omówionych w tym rozdziale skutków, jakie
dokumenty sprzedaży SAP Business One wywierają na księgowośd i gospodarkę materiałową.
Dokument
sprzedaży
Wpływ na księgowość
Oferta
Zlecenie klienta
Bez księgowania
Dokument WZ
Prowadzi do obciążenia konta kosztów
własnych sprzedaży i uznania konta
zapasów, jeśli firma wykorzystuje system
zapasów ciągłych
Prowadzi do obciążenia konta zwrotów
zapasów i uznania konta kosztów
własnych sprzedaży, jeśli firma
wykorzystuje system zapasów ciągłych
Jeśli faktura sprzedaży opiera się na
dokumencie WZ, prowadzi do obciążenia
konta zbiorczego sprzedaży i uznania
konta przychodów ze sprzedaży
Zwrot
Faktura sprzedaży
Bez księgowania
Jeśli faktura sprzedaży nie opiera się na
dokumencie WZ, prowadzi do obciążenia
konta zbiorczego sprzedaży partnera
handlowego i uznania konta przychodów
ze sprzedaży, jak również obciążenia
konta kosztów własnych sprzedaży i
uznania konta zapasów
Faktura sprzedaży i
płatność
Faktura
korygująca
sprzedaży
Prowadzi do obciążenia konta zbiorczego
sprzedaży partnera handlowego i
uznania konta przychodów ze sprzedaży;
obciążenia konta kosztów własnych
sprzedaży i uznania konto zapasów;
obciążenia konta wpływów czeków i
uznania konta zbiorczego sprzedaży
partnera handlowego
Modyfikuje kont zbiorcze sprzedaży i
konto przychodów ze sprzedaży, a w
przypadku zwrotu towarów uznaje konto
kosztów własnych sprzedaży i obciąża
konta zwrotów ze sprzedaży
Wpływ na gospodarkę
materiałową
Bez księgowania
Zwiększa potwierdzoną
ilość, zmniejsza poziom
dostępnych zapasów.
Zmniejsza rzeczywisty
poziom zapasów i
potwierdzoną ilość
Zwiększa rzeczywisty
poziom zapasów
poziom zapasów, jeśli
faktura sprzedaży jest
tworzona bez referencji do
dokumentu WZ
poziom zapasów
poziom zapasów w
przypadku zwrotu towarów
113
5
6
Anulowanie
faktury sprzedaży
Faktura
rezerwująca
sprzedaży
Zaliczka z tytułu
sprzedaży
Prowadzi do uznania konta zbiorczego
obciążenia konta przychodów oraz
uznania konta kosztów własnych
sprzedaży i obciążenia konta zwrotów ze
sprzedaży
poziom zapasów
uznania konta przychodów ze sprzedaży
Zwiększa ilość
potwierdzonych zapasów,
jeśli nie bazuje na zleceniu
sprzedaży
uznania konta zobowiązań
Bez księgowania
114
5
6
Lista kontrolna sprzedaży
Rozpoczęcie pracy



Dane podstawowe odbiorcy zawierają dokładny adres dostawy i adres faktury
Warunki płatności i parametry monitowania zostały ustawione
Dane podstawowe towaru zawierają metody wyceny i sposoby księgowania
Etap 1: Oferta



Otwarcie dokumentu oferty
Wybór odbiorcy lub prospekta albo wprowadzenie nowego odbiorcy
Wprowadzenie towarów, ilości, cen i upustów
Etap 2: Zlecenie sprzedaży



Skopiowanie oferty lub otwarcie nowego zlecenia sprzedaży
Wybór odbiorcy lub wprowadzenie nowego odbiorcy
Wprowadzenie towarów, ilości, cen i upustów
Etap 3: Dokument WZ



Pobranie, zapakowanie i wysyłka towarów do odbiorcy
Potwierdzenie dostawy za pomocą dokumentu Wz
Jeśli odbiorca zwraca niektóre lub wszystkie towary lub jeśli w dokumentach
bazowych wystąpiły błędy, należy użyć dokumentu zwrotu
Etap 4: Faktura sprzedaży


Żądanie płatności od odbiorcy za pomocą faktury sprzedaży
W przypadku sprzedaży gotówkowej odbiorcom jednorazowym należy
wykorzystywać fakturę sprzedaży i płatność.
 Jeśli odbiorca zwraca towary, lub jeśli znaleziono błędy w dokumentach bazowych
po zaksięgowaniu faktury sprzedaży, należy użyć faktury korygujacej lub anulowania
faktury sprzedaży.
115
6
DOKUMENTY ZAKUPU I
ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI

Przegląd procesu zakupu

Rozpoczęcie pracy: Wspólna struktura i kluczowe dane


Tworzenie dokumentu na podstawie innego dokumentu


Lista kontrolna zakupu
Realizacja zakupów to coś więcej niż zamawianie ołówków czy spinaczy i płacenie za nie. Jest to
raczej proces zapewniania nieprzerwanego przepływu wymaganych materiałów do firmy, tak by
były dostępne w odpowiednim miejscu i we właściwym czasie. Jako w pełni zintegrowana,
kompleksowa aplikacja do zarządzania przedsiębiorstwem SAP ® Business One pozwala
przeprowadzid proces zakupu, począwszy od obsługi zamówienia zakupu, a skooczywszy na
obsłudze pozostałych dokumentów zakupu. SAP Business One automatycznie rejestruje informacje
na każdym etapie, aby zawsze było wiadomo, co jest dostępne w magazynie, a także jaki jest
aktualny status finansowy firmy. Wgląd w czasie rzeczywistym pomaga w identyfikacji
potencjalnych niedoborów, zanim one wystąpią (szczegółowe informacje na temat planowania
potrzeb materiałowych znajdują się w rozdziale 7). Dokładne informacje historyczne pozwalają
ustalid, na jakich dostawców można zawsze liczyd.
W tym rozdziale skoncentrujemy się na podstawowych etapach realizacji zamówienia zakupu w
systemie SAP Business One oraz innych dokumentach zakupu, będących rezultatem tych działao.
Przegląd procesu zakupu
W tej części użytkownik zapozna się z podstawowym procesem składającym się z trzech
zasadniczych etapów procesu zakupów: zamawiania, przyjęcia i zapłaty za towary lub usługi.
Poniższy schemat (Rysunek 6-1) w sposób ogólny przedstawia wzajemne powiązania między
dokumentami zakupu SAP Business One, uwzględniając wszystkie opcjonalne etapy omówione w
następnej części.
116
6
Dokumenty zakupu i rozrachunki z dostawcami
6
Rys. 6-1: Obieg dokumentów zakupu w SAP Business One
Czasami proces nie przebiega zgodnie z wyznaczoną ścieżką z powodu takiego czy innego problemu.
Dlatego SAP Business One umożliwia tworzenie innych powiązanych dokumentów zakupu, aby
można było je wykorzystad w wyjątkowych okolicznościach. Te dodatkowe dokumenty zakupu
pozwalają na automatyczne uwzględnienie wszystkich zmian, które mogą występowad w całej
ścieżce procesu zakupu, takich jak koniecznośd zwrotu wadliwych towarów, uiszczenia opłat
celnych czy innych opłat itp. Dzięki temu można zaoszczędzid wiele czasu i uniknąd kłopotów,
ponieważ nie trzeba ręcznie wprowadzad zmian do oryginalnych dokumentów zakupu.
117
6
6
Definicje
Termin towar jest używany w SAP Business One w bardzo specyficzny sposób. Odnosi się on
tylko do dóbr i materiałów zakupionych, wyprodukowanych, sprzedanych i magazynowanych.
Oferta zakupu to zapytanie dotyczące ceny oraz warunków dostawy określonych towarów lub
usług, które firma chciałaby zamówić u dostawców.
Zamówienie zakupu to przesyłany dostawcy dokument, w którym wyszczególniono potrzebne
towary lub usługi, zawierający uzgodnione ilości i ceny.
Faktura rezerwująca zakupu to dokument podobny do zamówienia zakupu, ale zawierający
wezwanie do zapłaty. Jest ona wykorzystywana, gdy dostawca wystawia fakturę swojemu
odbiorcy przed dostarczeniem towaru lub usługi.
Dokument Pz przedstawia dostawę towarów od dostawcy do firmy. Jest on wykorzystywany do
aktualizacji ilości i wartości zapasów.
Dokument zwrotu służy do stornowania dokumentu Pz po jego zaksięgowaniu. Wykorzystuje się
go w celu zwrócenia dostawcy części lub całości przyjętych materiałów.
Dokument kosztów dostawy jest używany, gdy z zakupem towarów (zwykle z zagranicy)
związane są koszty dodatkowe, takie jak cła, ubezpieczenia, opłaty dla pośredników itp.
Faktura zakupu to dokument, w którym dostawca wprowadza informacje o fakturze dostawcy i
ustala płatność.
Korekta faktury zakupu to dokument stornujący - częściowo lub całkowicie – księgowania
faktury zakupu lub poprzedniej korekty. Jest on wykorzystywany, gdy firma odsyła towary, dla
których utworzono już fakturę zakupu/korektę lub w celu korekty cen, podatków, upustów na
fakturze zakupu/korekcie.
Anulowanie faktury zakupu/korekty służy do całkowitego stornowania faktury zakupu lub
korekty najczęściej po jej błędnym zaksięgowaniu. Uwaga: Powoduje zwrot towarów
(zmiejszenie stanu magazynowego) i zmiejszenie wartości magazynu.
Faktura za zaliczkę z tytułu zakupu jest wykorzystywana w scenariuszu z zaliczką. Kwota jest
zapisywana na konto rozliczenia zaliczki i przenoszona na konto kosztów lub na konto zapasów po
rozliczeniu zaliczki w odniesieniu do standardowej, końcowej faktury zakupu zamykającej proces
obsługi zaliczki. Dokument ten nie ma wpływu na gospodarkę materiałową.
118
6
6
Rozpoczęcie pracy:
Wspólna struktura i kluczowe dane
Wszystkie dokumenty zakupu w SAP Business One mają podobną strukturę i zawierają w większości
te same dane. Przed zagłębianiem się w dokumenty warto zapoznad się z poniższym wyjaśnieniem
dotyczącym wspólnych cech wszystkich dokumentów.
Wspólna struktura dokumentu
Każdy dokument zakupu w SAP Business One ma prawie identyczne pola nagłówka i stopki oraz trzy
zakładki Zawartośd, Logistyka i Księgowośd. Struktura ta daje pewnośd, że wszystkie istotne dane
zostaną zarejestrowane podczas realizacji procesu zakupu zainicjowanego przez zamówienie
zakupu.
Pola nagłówka pojawiają się w każdym oknie dokumentu zakupu. Tutaj wprowadzane są dane
dostawcy i daty dostaw, jeśli nie zostaną one wypełnione automatycznie przez system SAP Business
One w ramach przebiegu procesu.
Pola stopki pojawiają się w każdym oknie dokumentu zakupu i zawierają obliczone sumy zakupu,
obejmujące koszty dostawy, jeżeli są doliczone oraz podatek.
Na zakładce Zawartośd wprowadza się wszystkie specyficzne informacje o zamówionych towarach
lub usługach, takie jak kod, ilośd, cena i opis.
W zakładce Logistyka znajdują się szczegółowe informacje dotyczące miejsca, do którego należy
wysład towary lub zrealizowad usługi, a także przekazad płatności. Określona jest tutaj również
metoda wysyłki. Większośd danych pochodzi z predefiniowanych danych podstawowych firmy i
dostawcy.
Zakładka Księgowośd zawiera istotne informacje o koncie Księgi Głównej (KG) dotyczące zakupu,
pochodzące z definicji kont podstawowych. W Rozdziale 4 można znaleźd więcej informacji na
temat definiowania kont podstawowych (KG) oraz sposobu obsługi w systemie SAP Business One
automatycznych zapisów księgowych, generowanych w module zakupu, a także w module
sprzedaży i gospodarki materiałowej.
119
6
6
Rys. 6-2: Budowa dokumentu zakupu w SAP Business One
Kluczowe dane
Korzystanie z poprawnych danych na samym początku zapewnia płynny przebieg procesów zakupu i
pozwala uniknąd niepotrzebnych problemów w przyszłości — zwłaszcza, że SAP Business One
umożliwia tworzenie dokumentów na podstawie dokumentów już istniejących (zob. „Tworzenie
dokumentu na podstawie innego dokumentu” w dalszej części tego rozdziału). Z tego względu w
przypadku każdego z dokumentów zakupu warto upewnid się, że zawarte w nim wymienione
poniżej informacje są kompletne i prawidłowe.
Alarm wprowadzania danych. Tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą
wprowadzać lub aktualizować dane partnerów handlowych bądź inne dane podstawowe. Więcej
informacji można znaleźć w Rozdziale 10.
Kluczowe dane: Dostawca
Dane dostawcy określają, kto dostarcza towary i usługi. Zanim będzie można utworzyd dokumenty
zakupu, dostawca musi zostad umieszczony na liście partnerów handlowych SAP Business One. W
Rozdziale 4 znajdują się instrukcje dotyczące wprowadzania danych podstawowych.
120
6
6
Aby odnaleźd informacje o dostawcy, należy kliknąd przycisk po prawej stronie pola Dostawca w
nagłówku dokumentu lub nacisnąd klawisz Tab w polu Dostawca. W oknie dialogowym pojawi się
Lista partnerów handlowych.
Jeśli użytkownik ma odpowiednie uprawnienia, może podczas tworzenia dokumentu zakupu
wprowadzid informacje o nowym dostawcy. W tym celu należy kliknąd przycisk Nowy w dolnej
części okna dialogowego Lista partnerów handlowych.
Alarm dotyczący metody płatności. Jeśli użytkownik ma zamiar wystawić dostawcy przelew
za pomocą kreatora płatności, powinien upewnić się, że zdefiniował metodę płatności w rekordzie
danych podstawowych partnera handlowego dostawcy. Dodatkowe informacje dotyczące
zarządzania danymi podstawowymi znajdują się w rozdziale 4.
Rys. 6-3: Określanie dostawcy
Kluczowe dane: Towar
Dane towaru precyzują, co jest nabywane. Aby zlokalizowad Listę towarów (towary i materiały),
należy nacisnąd klawisz Tab lub kliknąd ikonę Wybór z listy z pola Nr towaru w zakładce Zawartośd
dokumentu. Na pojawiającym się oknie dialogowym można dokonad wyboru z listy lub wprowadzid
nowe dane, klikając przycisk Nowy.
121
6
6
Rys. 6-4: Określanie towaru
Wskazówka dotycząca obsługi list. Użytkownik może wybrać wiele towarów z listy,
przytrzymując klawisz Ctrl i klikając dowolną liczbę towarów. Aby wybrać zakres towarów, należy
kliknąć pierwszy rekord, przytrzymać klawisz Shift i kliknąć ostatni rekord.
Informacje o dostawcy lub towarze można wprowadzad bądź aktualizowad bezpośrednio w
odpowiednich polach dokumentu zakupu. Należy jednak pamiętad, że nie spowoduje to
zaktualizowania rekordu danych podstawowych, a informacje te będą odnosid się jedynie do
konkretnego dokumentu zakupu, w którym je wprowadzono. Jeśli użytkownik zmienia nazwę
dostawcy lub opis towaru bezpośrednio w dokumencie zakupu, po zakooczeniu musi nacisnąd Ctrl +
Tab w celu kontynuacji (przejścia do następnej kolumny). Jeśli jednak użytkownik chce wprowadzid
zmianę na stałe lub utworzyd nowy towar bądź dostawcę, zaleca się zmianę odpowiedniego
rekordu danych podstawowych lub utworzenie nowego rekordu. Dzięki temu będą odtąd dostępne
zaktualizowane dane, nowy towar lub dostawca.
Zgodnie z rysunkiem 6-5 można zmienid format dowolnego wiersza w zakładce Zawartośd
dokumentu zakupu SAP Business One, aby wstawid tekst lub sumę pośrednią poprzedniego wiersza.
Wystarczy tylko kliknąd na liście rozwijalnej pole Typ i wybrad T (dla tekstu) lub  (dla sumy
pośredniej). Po wybraniu T pojawi się okno dialogowe Edytor tekstu. Następnie należy wstawid
wstępnie zdefiniowany tekst z listy rozwijalnej lub wprowadzid swój własny tekst. Jest to szczególne
122
6
6
przydatne, gdy chcemy przekazad dostawcy konkretne instrukcje dotyczące sposobu wytwarzania,
obsługi lub wysyłki towarów.
Rys. 6-5: Zmiana rodzaju wiersza w dokumencie zakupu
Kluczowe dane: Adresy odbiorcy płatności i dostawy
Ważne jest, aby zrozumied sposób wykorzystania adresów odbiorcy dostawy i płatności w procesie
zakupu.
Adres odbiorcy dostawy: Informacja ta jest wyświetlana na zakładce Logistyka. Jeśli użytkownik
zaznaczy pole Zastosowanie adresu magazynu na zakładce Ogólne pojawiającej się po wybraniu
opcji Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia dokumentu, wyświetlany adres odbiorcy
dostawy będzie adresem z pierwszego wybranego magazynu. W innym przypadku wyświetlony
zostanie w tym miejscu adres firmy. Aby mied pewnośd, że towary zostaną wysłane do właściwego
miejsca, można zmodyfikowad adres odbiorcy dostawy w dokumentach zakupu.
Adres odbiorcy płatności: Jest to informacja wyświetlana na zakładce Logistyka i zdefiniowana w
rekordzie danych podstawowych partnera handlowego dostawcy. Adresem tym może byd konto
bankowe, na które należy przekazad płatnośd za fakturę zakupu. Należy upewnid się, że adres w
polu Odbiorca płatności jest odpowiedni dla danego dostawcy, ponieważ informacja ta zostanie
użyta podczas obsługi płatności wychodzących w module Banki.
123
6
6
Rys. 6-6: Miejsce definiowania adresów odbiorcy dostawy i płatności
Domyślny kod podatku VAT w dokumentach zakupu jest pobierany z danych podstawowych towaru
lub partnera handlowego (priorytet wyższy).
Alarm dotyczący zatwierdzenia. Pole wyboru Zatwierdzone jest zaznaczone tylko wtedy, gdy
osoba tworząca dokument zakupu posiada uprawnienia do jego zaksięgowania. Więcej informacji
można znaleźć w Rozdziale 10.
124
6
6
Realizacja krok po kroku
Teraz przyjrzymy się bardziej szczegółowo procesowi zakupu na poszczególnych etapach,
rozpoczynając od oferty zakupu.
Etap 0: Oferta zakupu
Dokonując zakupu, użytkownik poszukuje najkorzystniejszej oferty na potrzebne towary i usługi. W
tym celu do pewnej liczby dostawców przesyłane są zapytania ofertowe z prośbą o przedstawienie
warunków dostawy, takich jak cena i termin dostarczenia towarów lub usług, w formie oferty.
Można utworzyd jedną ofertę dotyczącą jednego dostawcy lub użyd kreatora ofert zakupu do
utworzenia wielu ofert zakupu dla różnych dostawców na te same towary lub usługi.
Etap 1: Zamówienie zakupu
Zamówienie zakupu jest dokumentem handlowym wystawionym przez nabywcę dla sprzedawcy,
wyszczególniającym towary (materiały) lub usługi – wraz z uzgodnionymi ilościami i cenami – które
sprzedawca dostarczy nabywcy. Może byd wystawione na podstawie najkorzystniejszej oferty
zakupu.
Tworzenie i księgowanie zamówienia zakupu
Nowe zamówienie zakupu można utworzyd, klikając nazwę dokumentu w menu modułu lub
korzystając z istniejącej oferty lub istniejącego zlecenia sprzedaży. Ta ostatnia funkcja jest
szczególnie przydatna, gdy przechowywanie zapasów w magazynie jest kosztowne lub
niebezpieczne (tak jak w przypadku diamentów czy łatwopalnych materiałów), a firma zamawia
produkt od dostawcy (czyli tworzy zamówienie zakupu) dopiero po uzyskaniu informacji, że klient
chce kupid produkt (czyli tworzy zlecenie sprzedaży). Więcej informacji można znaleźd w
poprzednim rozdziale Dostawa bezpośrednia. Ponadto zamówienia zakupu mogą byd tworzone
automatycznie z poziomu modułu MRP. Więcej informacji można znaleźd w Rozdziale 7.
Jeśli użytkownik zapoznał się z omawianymi wcześniej zagadnieniami dotyczącymi danych
podstawowych, w zamówieniu zakupu musi wprowadzid jedynie następujące informacje:

Data dostawy: Jest to dzieo planowanego przyjęcia zamówionych towarów (lub usług).

Dostawca: Zobacz „Rozpoczęcie pracy: Wspólna struktura i kluczowe dane” we
wcześniejszej części tego rozdziału.

Zakładka Zawartośd: Należy upewnid się, że wybrany przedmiot dostawyj w polu Rodzaj
towaru/usługi odpowiada temu, co jest zamawiane, jak przedstawiono na rysunku 6-7.
Następnie należy wprowadzid wszystkie zamawiane towary (lub usługi – pamiętając przy
tym, że nie można mieszad towarów i usług w jednym dokumencie zakupu) do tabeli. (Zob.
„Rozpoczęcie pracy: Wspólna struktura i kluczowe dane” we wcześniejszej części tego
rozdziału.)
125
6
6
Rys. 6-7: Zakup towaru lub usługi
Po wprowadzeniu tej informacji w nagłówku i zakładce Zawartośd zamówienia zakupu, reszta
dokumentu jest uzupełniana danymi niezbędnymi do wystawienia zamówienia zakupu. Jeśli
zamówienie zakupu nie jest gotowe do dodania (za pomocą przycisku Dodaj), można je zapamiętad
jako dokument tymczasowy (naciskając Alt + S lub wybierając Plik → Zapamiętaj jako dokument
tymczasowy; więcej informacji na temat dokumentów tymczasowych można znaleźd w Rozdziale
10). W SAP Business One zamówienie zakupu jest dokumentem zakupu, do którego można
wprowadzid poprawki po jego dodaniu.
Jak utworzyć ramowe zamówienie zakupu? Aby utworzyć ramowe zamówienie zakupu na
dostawę towarów lub usług w określonym terminie lub dostawę okresową (np.
wynajem powierzchni biurowych i sprzętu lub umowy serwisowe), należy utworzyć zamówienie
zakupu z wymaganą liczbą pozycji (na przykład 12 pozycji na pokrycie miesięcznych dostaw w
ciągu roku). Użytkownik może zamykać po jednej linii po dostarczeniu towarów lub usług, aż
wykorzystane zostanie całe zamówienie zakupu.
Wskazówka dotycząca procedur zatwierdzania. W SAP Business One można określić, kto
może zainicjować zamówienia zakupu i kto musi je zatwierdzić, można też ustawić limity
wydatków dla każdej uprawnionej osoby. Więcej informacji można znaleźć w Rozdziale 10.
Wpływ zamówienia zakupu na księgowość i gospodarkę materiałową
Dodanie zamówienia zakupu w systemie SAP Business One nie powoduje powstania zmian wartości
w księgowości. Zwiększają się jednak ilości Zamówione wyszczególnione w zakładce Dane
magazynowe Danych podstawowych materiału. Wgląd w zamówione pozycje i ilości umożliwiają
różne raporty oraz okna, takie jak raport Stan zapasów oraz wspomniane już okno Dane
podstawowe materiału. Dostęp w czasie rzeczywistym do tych informacji może odgrywad kluczową
rolę w optymalizacji procesów gospodarczych firmy związanych z zakupem i gospodarką zapasami.
W jaki sposób wykorzystywane są na kolejnych etapach zakupów
informacje dotyczące zamówienia zakupu
W trakcie typowego procesu zakupu, gdy przyjmowane są materiały, zamówienia zakupu są
porównywane ze specyfikacją zawartości opakowao i fakturą dostawcy (kontrola krzyżowa), zanim
zostanie dokonana płatnośd na podstawie tych faktur. W SAP Business One proces ten jest
automatyczny: Zamówienie zakupu można połączyd z dokumentem Pz (informacje ze specyfikacji
zawartości opakowao), który można następnie połączyd z fakturą zakupu (informacje z faktury
dostawcy), co pozwala na uzyskanie spójnych informacji i zachowanie ich w całym procesie. Nigdy
126
6
6
nie ma potrzeby dwukrotnego wprowadzania tych samych danych – zwłaszcza jeśli użytkownik
zapoznał się omawianymi wcześniej zagadnieniami dotyczącymi danych podstawowych.
Przypomnienie o raporcie. Raporty Wiekowanie zobowiązań wobec dostawców oraz Analiza
zakupu są podstawowymi raportami w module Zakup. Raport wiekowania zobowiązań wobec
dostawców przedstawia wszystkie środki pieniężne, jakie ma do zapłacenia firma i zawiera datę
powstania długu. Jest to raport odgrywający kluczową rolę w zarządzaniu przepływem środków
pieniężnych i wyborze faktur, które mają zostać zapłacone jako pierwsze w czasach niedoboru
środków pieniężnych. Raport Analiza zakupu pozwala umieścić zakupy na liście według dostawcy,
towaru, sprzedawcy i innych wymiarów, aby umożliwić szczegółową analizę wzorców dotyczących
zakupów. Oba raporty są dostępne w Raportach zakupu w module Zakup w głównym menu.
Etap 2: Dokument Pz
W systemie SAP Business One dokument Pz jest tworzony podczas przyjmowania towarów od
dostawcy. W większości firm osoba pracująca w magazynie lub biurze odpowiedzialna za
przyjmowanie dostaw realizuje dokument Pz. W przypadku usług dokument ten wystawia zwykle
osoba, na rzecz której są one świadczone i jest dowodem poświadczającym wykonanie usługi.
Tworzenie i księgowanie dokumentu Pz
Dokument Pz można utworzyd, wybierając nazwę dokumentu w menu modułu lub na podstawie
istniejącego zamówienia zakupu (Rysunek 6-8 przedstawia obie metody). Tworząc swój dokument
Pz na podstawie istniejącego zamówienia zakupu, można skopiowad wszystkie dane zawarte w
zamówieniu zakupu lub skorzystad z kreatora dokumentów docelowych (por. Rozdział 10), aby
wybrad dane do skopiowania z jednego lub kilku istniejących zamówieo zakupu. Nawet jeśli
użytkownik skopiuje wszystkie dane z istniejącego zamówienia zakupu, nadal możliwe jest
dostosowanie ilości i cen – a także informacji dotyczących dat, dostawcy i towaru – przed
zaksięgowaniem (dodaniem) dokumentu.
127
6
6
Rys. 6-8: Tworzenie dokumentu Pz od podstaw oraz na podstawie istniejącego zamówienia zakupu
Niezależnie od sposobu tworzenia dokumentu Pz nie powinno byd żadnych różnic pomiędzy danymi
zawartymi w dokumencie Pz a danymi w dokumencie wysyłki dostawcy (specyfikacji zawartości
opakowao) wysłanym z towarami, ponieważ szczegółowe informacje zawarte w dokumencie od
dostawcy są prawnie wiążące. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy
podstawowymi danymi zamówienia zakupu a danymi w dokumencie wysyłki dostawcy należy je
wyjaśnid z dostawcą przed zaksięgowaniem dokumentu Pz.
Zarządzanie numerami seryjnymi
Zarządzanie numerami seryjnymi towarów magazynowych umożliwia dokładne zlokalizowanie i
śledzenie poszczególnych zakupionych i sprzedanych jednostek. Każdy ruch magazynowy pozwala
na zarejestrowanie, który numer seryjny został użyty, a dzięki wykorzystaniu różnych raportów
można wyświetlid log transakcji każdego numeru seryjnego. Numery seryjne można również
wykorzystad w module Usługa. W przypadku sprzedaży numeru seryjnego możliwe jest
automatyczne tworzenie danych podstawowych urządzenia odbiorcy. Więcej informacji na temat
modułu Usługa można znaleźd w rozdziale 9. Za pomocą ścieżki menu Administracja→ Inicjalizacja
systemu → Ustawienia ogólne → Zakładka Zapasy można ustalid metodę zarządzania numerami
seryjnymi. W przypadku wybrania opcji W każdej transakcji przy każdym wprowadzeniu zapasu lub
zatwierdzeniu konieczna jest identyfikacja numeru seryjnego. W przypadku towaru przyjętego do
magazynu na przykład za pomocą dokumentu Pz należy zdefiniowad atrybuty numerów seryjnych w
celu ich utworzenia i dodania dokumentu. Jeśli wybrana zostanie opcja Tylko podczas
zatwierdzenia, numery seryjne muszą byd zaznaczone w dokumentach, które powodują
zmniejszenie zapasów, takich jak dokument Wz. To oznacza, że tworzenie dokumentu Pz nie
wymaga definiowania atrybutów numerów seryjnych. Tę metodę opracowano głównie z myślą o
128
6
6
firmach, które dokonują zakupu dużych wolumenów i nie chcą, aby proces przyjmowania zakupu
był przedłużany z powodu definiowania numerów seryjnych. Numery seryjne są aktualizowane
później; Operacja Uzupełnienie w Zarządzaniu numerami seryjnymi w module Gospodarka
matreriałowa.
Aby zdefiniowad atrybuty numerów seryjnych podczas tworzenia lub zaznaczyd te, które mają
zostad wydane, należy kliknąd prawym przyciskiem myszy pole ilości i wybrad opcję Numery
seryjne.
Wpływ dokumentu Pz na księgowość i gospodarkę materiałową
Niezwykle ważne jest, by ilości i ceny w dokumencie Pz zgadzały się z danymi zawartymi w
dokumencie wysyłki dostawcy. W odróżnieniu od zamówienia zakupu dokument Pz nie może zostad
skorygowany po dodaniu do systemu SAP Business One, ponieważ inicjuje on zarówno transakcje
magazynowe, jak i księgowe (wartośd zapasów w magazynie).
Etap opcjonalny: Zwrot towarów
Oczywiście zawsze może się zdarzyd, że przyjęte towary okażą się wadliwe lub też niemożliwe do
zaakceptowania z innych powodów i będą musiały zostad zwrócone dostawcy. Ponieważ nie można
zmienid ani anulowad dokumentu Pz, istnieje możliwośd utworzenia dokumentu zwrotu towarów,
jak pokazano na Rysunku 6-9. Ten dokument zakupu powoduje częściowe lub całkowite
stornowanie zmian ilościowych i wartościowych dokonanych przez dokument Pz utworzony po
przyjęciu towarów.
Rys. 6-9: Tworzenie dokumentu zwrotu
Etap opcjonalny: Koszty dostawy
Od czasu do czasu może byd konieczne uwzględnienie kosztów poniesionych podczas importowania
towarów z zagranicy, takich jak opłaty celne, brokerskie i ubezpieczeniowe. W tym celu w SAP
129
6
6
Business One można utworzyd dokument kosztów dostawy, który służy do aktualizacji kosztów
importowanych towarów i jest wymagany do kalkulacji wyceny zapasów, zysku brutto lub innych
obliczeo dotyczących zapasów. Dokument zakupu musi obowiązkowo opierad się na dokumencie
Pz. Ponieważ dokument Pz używany jest w SAP Business One jako podstawowa referencja dla
całego procesu importu, należy poprawnie wprowadzid ceny towaru oraz ilości w momencie
tworzenia dokumentu Pz. Po zaksięgowaniu dokumentu kosztów dostawy aktualizowana jest cena
towarów importowanych. A ponieważ zawiera on również wszystkie uwzględnione koszty
dodatkowe, za pomocą dokumentu kosztów dostawy tworzony jest zapis księgowy w celu
przeniesienia dodatkowych kosztów importu na wartośd stanów magazynowych.
Jeśli nie są jeszcze znane ostateczne koszty, można zaksięgowad koszty dostawy jako koszty
szacunkowe, a w późniejszym etapie zaksięgowad dostosowany dokument kosztów dostawy z
ostatecznymi kwotami, kopiując pierwszy dokument kosztów dostawy do nowego dokumentu.
Rys. 6-10: Etapy rozliczania kosztów dostawy
W celu umożliwienia automatycznych zapisów księgowych należy zdefiniować odpowiednie konta
KG. Aby zdefiniować konto rozliczeniowe kosztów dostawy, należy wybrać ścieżkę menu
Administracja → Definicje → Zakup → Koszty dostawy. Aby zdefiniować konto rozliczania cła
oraz konto kosztów celnych, należy wybrać ścieżkę menu Administracja → Definicje →
Gospodarka materiałowa → Grupy ceł..
Wpływ kosztów dostawy na księgowość i gospodarkę materiałową
Dokument kosztów dostawy nie powoduje zmiany poziomów ilości w magazynie. Umożliwia on
jednak aktualizację kosztu jednostkowego towaru (wartośd magazynowa) na podstawie
130
6
6
oryginalnych kosztów dokumentu Pz oraz dodatkowych wydatków określonych w dokumencie
kosztów dostawy. Zapis księgowy obciąży konto zapasów i nastąpi uznanie konta rozliczania cła dla
danej kwoty cła. Jeżeli użytkownik nie chce, by cło miało wpływ na wartośd zapasów, to kwota ta
zostanie zaksięgowana na konto kosztów celnych. Jeśli chodzi o wydatki z tytułu kosztów dostawy,
zapis księgowy obciąży konto zapasów i spowoduje uznanie kont rozliczeniowych dodatkowych
kosztów dostawy.
Koocowym etapem rejestracji kosztów dostawy jest księgowanie faktury zakupu usług na konto
dostawcy reprezentującego brokera, na rzecz którego użytkownik poniósł dodatkowe koszty. W
tym miejscu nastąpi uznanie konta dostawcy i obciążenie odpowiednich kont rozliczeniowych, tak
by kwota kosztów dodatkowych została rozliczona.
Etap 3: Faktura zakupu
Faktura zakupu jest w systemie SAP Business One dokumentem zakupu stanowiącym potwierdzenie
dla faktury, którą dostawca wysyła za zamówione lub przyjęte towary bądź usługi. Kontroler faktury
zwykle tworzy fakturę zakupu, która jest wymagana do żądania płatności dla dostawcy. Faktura
zakupu powoduje powstanie zapisu księgowego, który odzwierciedla wzrost zobowiązania wobec
dostawcy i umożliwia aktualizację konta podatkowego oraz odpowiedniego konta (kont) kosztów
lub rozliczenia zakupu towarów (rozliczenia Pz).
Tworzenie i księgowanie faktury zakupu
Fakturę zakupu można utworzyd bezpośrednio, wybierając nazwę dokumentu w menu modułu lub
na podstawie jednego lub kilku zamówieo zakupu bądź dokumentów Pz. Tworząc swoją fakturę
zakupu na podstawie jednego lub kilku istniejących dokumentów zakupu, można skopiowad
wszystkie dane zawarte w zamówieniu zakupu lub skorzystad z kreatora dokumentów docelowych
(zob. Rozdział 10), aby wybrad dane do skopiowania z jednego lub kilku istniejących zamówieo
zakupu lub dokumentów Pz. Nawet jeśli użytkownik skopiuje wszystkie dane z istniejącego
dokumentu(-ów) zakupu, nadal możliwe jest dostosowanie ilości i cen – a także informacji
dotyczących dat, dostawcy i towaru – przed zaksięgowaniem dokumentu.
Wskazówka dotycząca wprowadzania danych. W polu Data dokumentu w nagłówku
faktury zakupu należy wprowadzić datę wystawienia faktury dostawcy. Jest to istotne ze
względów księgowych i ze względu na kontrolę, ponieważ data faktury i data księgowania mogą
się różnić. Można także zmienić nazwę pola Nr ref. dostawcy na Nr faktury dostawcy w nagłówku
dokumentu. To pole jest drukowane na czeku lub może być przeniesione do polecenia przelewu i
pozwala dostawcy powiązać płatność z fakturą. Zobacz szczegóły na Rys. 2-15 .
Wpływ faktury zakupu na księgowość i gospodarkę materiałową
Po zaksięgowaniu w systemie SAP Business One faktura zakupu nie może zostad zmieniona,
ponieważ jest ona prawnym dokumentem księgowym, generującym zapisy w Księdze Głównej.
Zaksięgowana faktura zakupu aktualizuje salda kont kontrolnych dostawców w księgowości oraz
ustala ostateczną wartośd magazynową zakupionego towaru. W przypadku, gdy towar taki został
juz wydany z magazynu, różnica wartości między Pz, a fakturą zakupu księgowana jest na konto
odchyleo.
131
6
Faktura zakupu aktualizuje automatyczne cennik Ostatnich cen zakupu.
6
Jeżeli faktura dostawcy została wprowadzone bez odniesienia do dokumentu Pz, to powstała
faktura zakupu powoduje również zwiększenie ilości i wartości zapasów.
Etap opcjonalny: Faktura korygująca zakupu
Jeżeli po wprowadzeniu faktury zakupu nastąpił zwrot części lub całości towaru, uznana została
reklamacja skutkująca zmianą cen, upustów lub kodów VAT dostawca zobowiązany jest do
sporządza faktury korygującej zakupu. Po zaksięgowaniu faktury korygującej zakupu in minus z
jednoczesnym zwrotem towarów ilości zapasów zmniejszają się, konto dostawcy jest odciążane a
konto zapasów korygowane o tą samą kwotę. Podatek VAT jest również korygowany
automatycznie.
Fakturę korygującą zakupu sporządza się na podstawie skopiowanej Faktury zakupu lub poprzednio
wprowadzonej Faktury korygującej. Wszystkie pozycje skopiowanej Faktury korygowanej są w
całości przenoszone do obszarów Było i Winno byd Faktury korygującej, przy czym zmiany można
wprowadzad tylko w obszarze Winno byd.
Istnieje możliwośd tworzenia Faktury korygującej zakupu bez odniesienia do faktury korygowanej.
Mozliwośd ta może byd wykorzystywana do korygowania faktur, które były wprowadzone w
poprzednich systemach.
Wprowadzając Fakturę korygującą bez odniesienia do faktury korygowanej należy wprowadzid kod
Odbiorcy, a następnie do strefy Winno byd wprowadzid obraz faktury po korekcie. Po naciśnięciu
przycisku Przełącz tabelę umieszczonego na dole Faktury korygującej nastąpi przniesienie
wszystkich informacji do obszaru Było. Należy je zmienid tak, aby powstał obraz faktury przed
korektą.
Etap opcjonalny: Faktura rezerwująca zakupu
Faktura rezerwująca zakupu jest podobna do zamówienia, ale zawiera również wezwanie do
zapłaty. Wykorzystuje się ją, gdy dostawca ma obawy co do zdolności kredytowej swoich odbiorców
i wymaga zapłaty przed dostarczeniem towaru. W tym wypadku pełni ona rolę podobną do Faktur
zaliczkowych. Fakturę rezerwującę można utworzyd bezpośrednio lub na podstawie istniejącego
zamówienia zakupu. Po zaksięgowaniu następuje obciążenie odpowiednich kont w Księdze Głównej
bez wpływu na ilości i wartości zapasów. Faktura rezerwująca zakupu nie może byd stosowana w
przypadku usług.
Etap opcjonalny: Anulowanie faktury zakupu/storno korekty
Anulowanie faktury sprzedaży lub storno korekty jest dokumentem wewnętrznym, który sporządza
się po zauważeniu błędów własnych popełnionych przez osobę wprowadzającą fakturę zakupu lub
korektę, które zostały już zaksięgowane. Użytkownik tworzy anulowanie faktury zakupu lub storno
korekty, wykorzystując fakturę zakupu lub korektę jako dokument bazowy (zgodnie z Rys. 6-11).
132
6
6
Rys. 6-12: Tworzenie anulowania faktury zakupu
Etap opcjonalny: Przetwarzanie zaliczki z tytułu zakupu
W niektórych przypadkach użytkownik jest zobowiązany do zapłaty części należności z góry. Zwykle
jest to wymagane podczas składania zamówienia zakupu. Na przykład, jeśli dostawca poprosi
użytkownika o podanie danych karty kredytowej w momencie potwierdzenia realizacji zamówienia
zakupu, użytkownik zarejestruje to jako zaliczkę. Podczas przebiegu procesu zaliczkowania
sprzedaży tworzone są trzy następujące dokumenty:
1) Zamówienie zakupu
2) Żądanie zaliczki powiązana z zamówieniem zakupu
3) Płatnośd przychodząca, na podstawie żądania zaliczki
4) Faktura za zaliczkę
5) Faktura koocowa zamykająca proces zaliczkowania, która może pełnid rolę:
c.
Noty rozliczeniowej w przypadku całkowitego rozlicznia faktury
koocowej fakturami zaliczkowymi,
d.
Faktury korygujacej Faktury zaliczkowe w przypadku nadpłaty zaliczek.
Proces zostaje zakooczony wraz z wystawieniem koocowej faktury zakupu.
Wartośd zaliczki. Gdy stosuje się proces obsługi zaliczek, dostawca może zażądać płatność pełnej
kwoty zamówienia wraz z podatkiem i frachtem. Można również zapłacić kwotę przekraczającą
oryginalną kwotę zamówienia. W takim przypadku, tworząc końcową fakturę zakupu, można
rozliczyć część kwoty zaliczki, tak aby wartość faktury do zapaty wyniosła zero. Pozostała część
zaliczki będzie mogła być rozliczona z inną fakturą og tego dostawcy. W tym przypadku faktura
końcowa pełni rolę Noty rozliczeniowej. Ale jeśli użytkownik wybierze całą kwotę zaliczki do
rozliczenia faktury, wówczas suma faktury będzie ujemna. W tym przypadku faktura końcowa pełni
133
6
6
rolę Faktury korygującej. W zależności od roli Faktury końcowej należy ją wystawić w osobnej serii
numeracyjnej.
Proces obsługi zaliczek można także przeprowadzid z wykorzystaniem Faktury rezerwującej.
Wpływ faktury za zaliczkę z tytułu zakupu na księgowość i gospodarkę
materiałową
Faktura za zaliczkę nie ma wpływu na gospodarkę materiałową. Środki finansowe zidentyfikowane
w dokumencie obciążają konto rozliczenia wyłaconych zaliczek na poczet dostaw i następuje
uznanie konta dostawcy na specjalnym koncie kontrolnym.
Kiedy zaliczka z tytułu zakupu zostanie zapłacona, a faktura za zaliczkę wystawiona, może ona
zostad powiązana i rozliczona z fakturą zakupu. Na tym etapie kwota jest przeksięgowana z konta
rozliczenia zaliczek na konto zapasów lub kosztów. Nastąpi uznanie na koncie dostawcy w
wysokości pozostałego salda.
Należy określid domyślne konto zaliczki, wykorzystując ścieżkę Administracja → Definicje →
Księgowośd → Definiowanie kont podstawowych KG. Należy wybrad zakładkę Zakup. Na
podzakładce Ogólne należy nacisnąd klawisz Tab w polu Konto rozliczenia zaliczek, aby wybrad
konto aktywów. Konto to pojawia się również w danych podstawowych partnera handlowego.
Można je zastąpid, wprowadzając inne konto.
Powiązanie zaliczki z fakturą zakupu. Podczas tworzenia faktury zakupu należy kliknąć przycisk
przeglądania znajdujący się w dolnej części dokumentu obok pola Suma zaliczek. Wyświetla się lista
faktur za zaliczki z tytułu zakupu dla wybranego dostawcy. Użytkownik może pobrać całą kwotę lub
zmodyfikować pole Kwota do pobrania.
Można zastosować wiele zaliczek wychodzących dla tego samego zamówienia zakupu. Aby
wyświetlić listę wszystkich zaliczek, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy ekran zlecenia
sprzedaży i wybrać opcję Mapa relacji spod prawego przycisku myszy.
Tworzenie dokumentu na podstawie innego
dokumentu
Wiele z tych dokumentów zawiera w dużej mierze te same informacji. SAP Business One umożliwia
utworzenie każdego opisanego tutaj „docelowego” dokumentu zakupu na podstawie dokumentu
„bazowego” lub dokumentów utworzonych podczas wcześniejszych etapów procesu.
Na przykład dokument Pz jest zwykle tworzony na podstawie zamówienia zakupu, za pomocą
którego został zamówiony towar. Kiedy jeden dokument jest tworzony na podstawie innego,
wszystkie istotne informacje są kopiowane z dokumentu bazowego do nowego dokumentu.
Pozwala to zaoszczędzid czas, eliminując koniecznośd wprowadzania tych samych danych, a także
umożliwia zmniejszenie liczby błędów podczas wprowadzania danych. Można jednak utworzyd
134
6
6
dokumenty zakupu w SAP Business One od podstaw, tworząc dokument z wykorzystaniem menu
głównego bez kopiowania danych z istniejącego dokumentu.
Alarm typu dokumentu. Podczas kopiowania dokumentu zakupu do innego dokumentu należy
upewnić się, że dokument bazowy i docelowy należą do tego samego typu, dotyczą albo
towarów, albo usług. W dokumentach zakupu nie można łączyć towarów i usług, nie jest również
możliwe kopiowanie między dokumentem zakupu towarów i dokumentem zakupu usług.
Lokalizacja dokumentów bazowych
Możliwe jest zlokalizowanie dokumentów bazowych, na podstawie których na różne sposoby
można tworzyd docelowe dokumenty zakupu. Więcej informacji na temat obsługi dokumentów
można znaleźd w Rozdziale 10.
Oto dwie najbardziej powszechne metody:


Należy użyd opcji Menu główne → Zakup → Raporty zakupu → Lista otwartych pozycji

Należy wybrad typ szukanego dokumentu bazowego z listy rozwijanej.

Następnie należy zaznaczyd odpowiedni dokument bazowy i kliknąd go w celu
otwarcia.

Po otwarciu dokumentu wystarczy użyd listy rozwijalnej przycisku Kopiuj do, aby
wybrad odpowiedni typ dokumentu, a następnie kliknąd go w celu utworzenia.
Jeśli użytkownik chce utworzyd dokument docelowy, wykorzystując dane pochodzące z
dwóch lub większej liczby dokumentów bazowych, może skorzystad z kreatora dokumentów
docelowych. Więcej informacji można znaleźd w Rozdziale 10.
135
6
6
W poniższej tabeli znajduje się podsumowanie najważniejszych implikacji dokumentów zakupu SAP
Business One dla gospodarki materiałowej i księgowości, omówionych tym rozdziale.
Dokument
zakupu
Zamówienie
zakupu
Faktura
rezerwująca
zakupu
Dokument Pz
Wpływ na księgowość
Wpływ na gospodarkę
materiałową
Bez księgowania zmian na podstawie
wartości
Umożliwia wyświetlanie
zamówionych ilości w różnych
raportach i oknach, takich jak
raport Stan zapasów oraz okno
Dane podstawowe materiału.
Prowadzi do obciążenia konta
rozliczeń międzyokresowych
zobowiązań/rozliczeniowego i uznania
konta zbiorczego zakupu partnera
handlowego
zapasów i uznania konta rozliczeń
międzyokresowych
zobowiązań/rozliczeniowego
Zwrot towarów
Koszty dostawy
Faktura zakupu
Anulowanie
faktury zakupu
zapasów i uznania konta kosztów
dostawy oraz konta opłat celnych
Jeśli faktura zakupu opiera się na
dokumencie Pz, prowadzi do
obciążenia konta rozliczeń
międzyokresowych
zobowiązań/rozliczeniowego i uznania
handlowego
Jeśli faktura zakupu nie opiera się na
dokumencie Pz, prowadzi do
obciążenia konta zapasów i uznania
handlowego
zbiorczego zakupu partnera
handlowego i uznania konta zapasów
Umożliwia wyświetlanie
zamówionych ilości
Powoduje zwiększenie ilości
zapasów
Powoduje zmniejszenie ilości
zapasów
Aktualizuje ostatnią cenę
zakupu importowanych
towarów – wraz ze wszystkimi
rozliczonymi kosztami – w
cennikach
Nie prowadzi do zaksięgowania
zmian zapasów (faktura
zakupu z referencją do
dokumentu Pz)
Prowadzi do zaksięgowania
zmian zapasów (faktura
zakupu bez referencji do
dokumentu Pz)
Powoduje zmniejszenie ilości
zapasów tylko wtedy, gdy nie
opiera się na zwrocie towarów
136
6
6
Lista kontrolna zakupu
Rozpoczęcie pracy




Dane podstawowe dostawcy zawierają aktualne dane dostawców
Metoda płatności została ustawiona
Dane podstawowe towaru zawierają uprzednio nabyte towary i/lub usługi
Koszty dostawy zostały zdefiniowane z wykorzystaniem kont domyślnych
Etap 0: Oferta zakupu



Ręczne wprowadzenie oferty zakupu lub z wykorzystaniem kreatora
Rejestrowanie odpowiedzi dostawców
Raport porównywania ofert i wybór oferty
Etap 1: Zamówienie zakupu

Tworzenie zamówienia zakupu poprzez wybór istniejącego dostawcy lub towaru lub
wprowadzanie danych nowego dostawcy lub towaru
 Określanie Daty dostawy w nagłówku dokumentu
 Zastosowanie faktury rezerwującej zakupu lub procesu obsługi zaliczek zakupu w
przypadku, gdy dostawca wymaga zaliczki za towary lub usługi
Etap 2: Dokument Pz



Przyjęcie towarów i usług od dostawcy
Opisanie przyjęcia towarów lub usług za pomocą dokumentu Pz
Użycie dokumentu zwrotu w razie konieczności zwrotu towarów po utworzeniu
dokumentu Pz, ale jeszcze przed zaksięgowaniem faktury zakupu
 Wykorzystanie dokumentu kosztów dostawy opartego na dokumencie Pz w celu
ujęcia dodatkowych kosztów zakupu związanych z importem
Etap 3: Faktura zakupu


Przyjęcie faktury od dostawcy
Wprowadzenie informacji do faktury zakupu umożliwiającej wygenerowanie
płatności po zaksięgowaniu faktury (adres – bank dostawcy)
 Zastosowanie korekty faktury zakupu w przypadku zwrotu towarów po
zaksięgowaniu faktury zakupu
137
7
PODSTAWOWE ZAGADNIENIA Z
ZAKRESU MRP

Zdefiniowane planowanie potrzeb materiałowych

Przygotowanie do przebiegu MRP

Wykorzystanie Kreatora do wykonania przebiegu MRP

Lista kontrolna MRP
Moduł Planowanie potrzeb materiałowych (nazywany w skrócie MRP) stanowi ogólnie rzecz
ujmując zestaw technik planowania do obliczania zapotrzebowao materiałowych na produkowane
lub kupowane materiały, na podstawie specyfikacji materiałowej, stanów zapasów, podaży
wynikającej z zaharmonogramowanej produkcji oraz wprowadzonych zamówieo zakupu, jak
również zapotrzebowao na podstawie rzeczywistych i prognozowanych zleceo. Wynikiem przebiegu
MRP jest zestaw rekomendacji dotyczących dodatkowych zamawieo zakupu lub produkcji
materiałów, jak również alarmy dotyczące materiałów, które były wymagane na terminy przeszłe.
Na podstawie wyników przebiegu MRP można dzięki stosownym zmianom harmonogramu
przyspieszyd przyjęcia materiałów i zneutralizowad opóźnienia w produkcji. MRP można także
używad do utrzymania właściwych poziomów zapasów materiałów nabywanych w celu
odsprzedaży.
W niniejszym rozdziale wyjaśniono, jak odpowiednio modelowad zapasy i zapotrzebowania na
produkty, używając w swojej działalności rozwiązania SAP® Business One do obsługi procesów MRP.
Definiowane planowania potrzeb
materiałowych
SAP Business One dostosowuje procesy MRP do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw. Gdy
rozważa się wykorzystanie MRP, pierwszym i najważniejszym krokiem, jaki należy uczynid, jest
zrozumienie, w jaki sposób kroki procesu zostały zaimplementowane w ramach SAP Business One.
Innymi słowy, zanim podejmie się przygotowania do wykorzystania MRP, trzeba zrozumied, co
rozwiązanie SAP Business One ma do zaoferowania w tym zakresie.
138
7
6
Podstawowe zagadnienia z zakresu MRP
Pojęcia z zakresu MRP. Dla osób, którym procedury wdrożeniowe MRP obowiązujące w branży
nie są obce, istotne jest dokładne zdefiniowanie pojęd używanych w niniejszym rozdziale.
Termin ogólny proces MRP odnosi się do ogólnej, powszechnie używanej definicji MRP.
Używamy tego pojęcia, traktując MRP jako szerszą koncepcję, a nie jedynie zestaw funkcji, jaki
SAP Business One oferuje w ramach modułu MRP.
Termin proces MRP odnosi się do zakresu i definicji ogólnego procesu MRP obsługiwanego
przez SAP Business One.
Pojęcie funkcjonalność MRP oznacza funkcjonalność SAP Business One obsługującą proces
MRP.
Pojęcie przebieg MRP oznacza użycie narzędzia Kreatora MRP rozwiązania SAP Business One do
wykonania procesu MRP. Jego wyniki mogą być użyte do efektywnego harmonogramowania
produkcji i zarządzania nią oraz uzupełniania niezbędnych zapasów.
Powyższe pojęcia pozwalają wyjaśnić, jak MRP jest zaimplementowane w SAP Business One.
Podstawowe funkcje przebiegu MRP są podobne do niektórych funkcjonalności tworzenia
harmonogramu dostępnych w ramach oprogramowania do zarządzania projektem. W aplikacji do
zarządzania projektem wprowadza się dostępne zasoby, określone zadania, czas ich trwania oraz
wymagane zasoby. Wprowadza się także zależności pomiędzy zadaniami, tzn. należy określid, które
zadania muszą zostad zakooczone, zanim będzie można rozpocząd inne. Większośd aplikacji do
zarządzania projektem uznaje tę informację za punkt początkowy i generuje harmonogram, który
pokazuje, ile czasu zajmie projekt. Taka kalkulacja harmonogramu może się rozpocząd w terminie
realizacji ostatniego zadania lub w terminie rozpoczęcia pierwszego zadania.
Przebieg MRP to kalkulacja harmonogramu, dla której najważniejszy czynnik to zlecenia sprzedaży,
chod dla towarów handlowych kluczowy jest minimalny poziom zapasów. Przebieg MRP używa jako
podstawy harmonogramowania daty w zleceniu sprzedaży, określającej, kiedy produkt musi zostad
dostarczony do odbiorców. Podobnie data ostatniego zadania do realizacji jest używana w
przebiegu planowania zarządzania projektami. Przebieg MRP analizuje dane wstecznie i oblicza
daty, z którymi materiały muszą byd dostępne w fabryce, używając specyfikacji materiałowych
(drzew produktów) oraz informacji określających, ile czasu zajmie nabycie materiałów lub
wyprodukowanie wyrobów określonych w specyfikacji materiałowej (drzewie produktu).
Przypomnienie dotyczące zakresu procesu MRP. Funkcjonalność MRP w SAP Business One
zakłada dostępność wystarczających zdolności produkcyjnych. Wyniki przebiegu MRP powinny
być uzgodnione z harmonogramem produkcji dla fabryki. Niewystarczające zdolności, nie
pozwalające na realizację zapotrzebowań, są wyświetlane w kolumnie Dane historyczne w
przebiegu MRP.
139
7
6
Aby najlepiej wykorzystad funkcjonalnośd MRP w SAP Business One, należy zrozumied, w jaki
sposób są w niej zamodelowane zapasy i zapotrzebowania i w jaki sposób przebieg MRP korzysta z
tych informacji. Oto scenariusz MRP zaimplementowany w SAP Business One:

Bieżący stan zapasów jest zamodelowany poprzez poziomy dostępnych materiałów w
każdym magazynie i uzupełniony o pozycje, które są już w drodze w wyniku złożonych
zamówieo zakupu lub zleceo produkcyjnych.

Bieżący stan zapotrzebowao jest zamodelowany poprzez otwarte zlecenia sprzedaży,
minimalne poziomy zapasów, otwarte zlecenia produkcyjne i prognozy sprzedaży. Możliwe
jest uwzględnianie lub wykluczanie całych kategorii zapotrzebowao. Przebieg MRP może byd
na przykład tak skonfigurowany, by uwzględniał jedynie zlecenia sprzedaży i ignorował
prognozy lub narzucał zużywanie ilości prognozowanych przez wprowadzone już zlecenia
sprzedaży w celu uniknięcia nadmiaru zapasów.

Wynikiem przebiegu MRP jest zalecany zestaw zamówieo zakupu lub zleceo produkcyjnych.
Te sugerowane zamówienia zakupu oraz zlecenia produkcyjne łatwo przekonwertowad na
zlecenia rzeczywiste. Jeżeli w wymaganym terminie nie będziemy mogli dysponowad
dostateczną ilością materiałów, przebieg MRP zasygnalizuje to zagrożenie biorąc pod uwagę
czas realizacji dostaw lub trwania produkcji. Raport rekomendacji wyróżnia takie zagrożone,
zaległe zalecane zamówienia zakupu lub zlecenia produkcyjne. Przebieg MRP nie sugeruje,
czy lepiej przełożyd na później datę, z którą mają nastąpid dostawy dla zagrożonych zleceo
sprzedaży czy też spróbowad przyspieszyd dostawy niezbędnych materiałów.
Przypomnienie dotyczące zakresu procesu MRP. W firmie z wieloma magazynami i zakładami
produkcyjnymi magazyny, zapasy oraz zlecenia sprzedaży, które są uwzględniane w przebiegu
MRP, muszą byd wybierane ostrożnie, gdyż SAP Business One nie kojarzy określonych
magazynów z określonymi placówkami produkcyjnymi w tym modelu. Oznacza to, że jeśli
fabryka znajduje się w Nowym Sączu, a jeden z kilku magazynów - w Szczecinie, materiały w
magazynie w Szczecinie są uważane za częśd zapasów dla przebiegu MRP, nawet jeśli
wymaganych materiałów ze Szczecina nie można wykorzystywad, dopóki nie zostaną
przeniesione do fabryki w Nowym Sączu. Należy się upewnid, że w przebiegu MRP uwzględniono
tylko istotne magazyny.
Uzasadnienie wykorzystania MRP jest proste: zastępuje ono nieformalne, wykonywane ad hoc i
narażone na błędy harmonogramowanie produkcji oparte na intuicji jednej lub dwóch osób procesem lepiej ustrukturyzowanym, który pozwala zaangażowad większą liczbę osób i dzięki temu
korzystad z większej ilości informacji. Poniżej wymieniono rodzaje błędów, którym może zapobiegad
funkcjonalnośd SAP Business One oraz usprawnienia, które można dzięki niej wprowadzid:

Jeśli personel magazynu dba o aktualnośd zapasów, menedżerowie ds. zaopatrzenia nie
muszą przeprowadzad podwójnej kontroli dokładności poziomów zapasów i zamiast tego
mogą się skupid na strategii nabycia – zawierając z dostawcami umowy na lepszych
warunkach.

Aby zredukowad koszty nabycia, można ustawid przedziały zleceo w taki sposób, by
skonsolidowad zakupy podobnych materiałów. Minimalne ilości zlecenia oraz wielokrotności
zlecenia pozwalają firmom korzystad z rabatów ilościowych.
140
7

Jeśli niezbędna jest odpowiedź dotycząca możliwości realizacji dużego zlecenia, nie trzeba
czekad na powrót personelu magazynu z urlopu. Można samodzielnie wykonad przebieg
MRP i zorientowad się, czy niezbędne materiały są dostępne.

Poziomy zapasów można zredukowad, ponieważ wiadomo, jakie ilości niezbędnych
materiałów są już dostępne. Nadwyżka zapasów utrzymywana jako zabezpieczenie
pozwalające na unikanie niedoborów może zostad zredukowana, podobnie jak nadmiar
zapasów, który może powstad w wyniku tego, że dwie osoby dostrzegą niedobór i złożą
zamówienie niezależnie od siebie.
6
SAP Business One obsługuje MRP w sposób ustrukturyzowany, lecz jednocześnie elastyczny, dzięki
czemu intuicyjna wiedza na temat tego, które zlecenia mogą zostad złożone, a które nie jest
odwzorowana w modelach zapasów i zapotrzebowao i może byd przekazywana do przebiegów
MRP. Aplikacja nie składa zleceo automatycznie, lecz je sugeruje. Zlecenia te mogą byd poprawiane
po kontroli specjalistów ds. zaopatrzenia lub menedżerów produkcji, którzy mogą dysponowad
specjalistyczną wiedzą, wykraczającą poza funkcje oferowane przez MRP. W przypadku małych i
średnich firm architektura ta zapewnia właściwą równowagę pomiędzy automatyzacją i
wykorzystaniem wiedzy praktycznej.
Przygotowanie do przebiegu MRP
Większośd prac związanych z przygotowaniem do przebiegu MRP odbywa się w ramach
standardowej procedury wykorzystania SAP Business One do prowadzenia działalności. Jeśli dane
podstawowe dla materiałów, zapasów, specyfikacji materiałowych (drzew produktów), zamówieo
zakupu, zleceo produkcyjnych, zleceo sprzedaży, prognoz itd. są na bieżąco aktualizowane, MRP
może udostępnid szczegółowy wgląd w zapotrzebowania.
Przegląd procesu MRP
Jak pokazano na rysunku 7-1, wykonanie przebiegu MRP wymaga podania dokładnych danych
produkcji, podaży i zapotrzebowao. Po zakooczeniu przebiegu można rozwiązad wszelkie problemy,
dzięki czemu produkcja przebiega bez zakłóceo.
Ustawienia kluczowych danych podstawowych powiązanych z
MRP
Większośd dokumentów i danych uwzględnianych w procesie MRP jest prosta i jednoznaczna.
Zlecenia produkcyjne, zamówienia zakupu i zlecenia sprzedaży są dokumentami, które zawierają
listy nabywanych lub sprzedawanych materiałów.
Rdzeo procesu MRP reprezentują trzy rodzaje danych podstawowych: specyfikacja materiałowa
(drzewo produkcji) – określa materiały wykorzystywane do produkcji produkowanego wyrobu;
dane materiałowe – określają czas realizacji niezbędny do pozyskania każdego z materiałów; dane
zapasów – określają dostępną ilośd każdego materiału. Poniżej przedstawiono sugestie
utrzymywania aktualności tego rodzaju danych podstawowych w celu zapewnienia, że przebieg
MRP będzie korzystał z dokładnych informacji dotyczących sposobu produkcji wyrobów.
141
7
Specyfikacja materiałowa (drzewo produktu)
6
Specyfikacja materiałowa stanowi listę wszystkich materiałów używanych jako składniki w procesie
produkcji. Materiały w specyfikacjach materiałowych mogą byd materiałami nabywanymi lub
wytwarzanymi póproduktami. Półprodukty muszą mied własne specyfikacje materiałowe, które z
kolei mogą zawierad inne produkowane półprodukty itd. Przebieg MRP zaczyna analizę od
produktów we wszystkich otwartych zleceniach sprzedaży, zleceniach produkcyjnych, prognozach i
minimalnych poziomach zapasów. Następnie analizuje wszystkie właściwe specyfikacje
materiałowe, aby sprawdzid, czy niezbędne materiały będą dostępne na czas.
Rys. 7-1: Proces MRP
142
7
6
Przypomnienie dotyczące kosztów pracy. Niektóre aplikacje MRP zawierają tzw. „Marszrutę
technologiczną‖, która stanowi opis ścieżki, jaką przechodzą materiały w trakcie procesów pracy i
produkcji podczas ich wytwarzania. SAP Business One udostępnia uproszczony proces MRP, w
którym nie ma zamodelowanych zdolności produkcyjnych. Możliwe jest jednak obliczanie kosztów
pracy. Aby obliczyć łączną sumę kosztów produkcji materiału, należy poza właściwymi
materiałami wprowadzić w drzewie produktu indeksy używane do odzwierciedlania kosztów
pracy. Więcej informacji dotyczących procesu produkcji zawiera rozdział 13.
Dane podstawowe materiału i zapasów
Na rysunku 7-2 przedstawiono pole Czas realizacji na zakładce Dane planowania okna Dane
podstawowe materiału (dostępnej po wybraniu opcji Gospodarka materiałowa z Menu głównego).
Jest to jedno z najważniejszych pól, od prawidłowego wypełnienia którego zależy dokładnośd i
przydatnośd przebiegu MRP, który jest sterowany wprowadzanymi tu danymi.
Rys. 7-2: Pole Czas realizacji używane w kalkulacjach MRP
Oto kluczowe kroki, które należy podjąd w celu upewnienia się, że przebieg MRP zostanie wykonany
prawidłowo:

Proszę się upewnid, że istnieją rekordy danych podstawowych materiału dla każdego
wyrobu oraz komponentu używanego w specyfikacji materiałowej (drzewie produktu)
143
7

Proszę wprowadzid wymagany minimalny poziom zapasów dla każdego materiału na
zakładce Dane magazynu

Proszę ustawid dla każdego materiału metodę planowania MRP. Jeśli metoda planowania
nie jest ustawiona na MRP, materiał nie może byd wybrany w Kreatorze MRP

Proszę zdefiniowad metodę nabycia materiału jako „produkcja” lub „zakup”. Dla materiałów
kupowanych („zakup”) tworzone jest zamówienie zakupu, a dla materiałów produkowanych
(„produkcja”) – zlecenie produkcyjne. Proszę się upewnid, że wszystkie wyroby
zdefiniowane w drzewach produktów mają ustawioną wartośd „produkcja”

Proszę wprowadzid przedziały lub wielokrotności oraz ilośd minimalną dla materiału

Proszę określid czas realizacji potrzebny na nabycie materiału lub wyprodukowanie wyrobu,
zgodnie z rysunkiem 7-2

Proszę utworzyd prognozy sprzedaży stosownie do potrzeb. Zob. zagadnienie Zużywanie
prognoz omówione w dalszej części niniejszego rozdziału
6
144
7
6
Korzystanie z Kreatora do wykonywania
przebiegu MRP
Dokładny scenariusz działao pozwala przygotowad się do wykonania przebiegu MRP, który pomoże
określid, jak dostarczyd na czas materiały niezbędne do produkcji lub sprzedaży.
Wykonanie przebiegu MRP obejmuje następujące kroki:
1) Utworzenie lub wybranie istniejącego scenariusza MRP
2) Wybranie źródeł danych podaży i zapotrzebowań
3) Wykonanie przebiegu MRP i analiza rekomendacji
4) Podjęcie właściwych działań stosownie do rekomendacji przebiegu MRP
Sposób wykonania przebiegu MRP zostanie wyjaśniony z wykorzystaniem trzech przykładów. W
pierwszym z nich, dotyczącym sposobu przetwarzania przez MRP wielopoziomowej specyfikacji
materiałowej (drzewa produktu), omówiono szczegółowo każdy krok. W pozostałych dwóch
przykładach, dotyczących zużywania prognoz i konsolidacji zleceo te dwa aspekty procesu MRP
zostaną wyjaśnione w sposób bardziej ogólny.
Przykład MRP 1: Wielopoziomowa specyfikacja materiałowa
(drzewo produktu)
Jedną z głównych funkcji MRP w SAP Business One jest analiza wielopoziomowej specyfikacji
materiałowej, w której jedna specyfikacja odnosi się do innej, która z kolei może odnosid się do
jeszcze innych specyfikacji materiałowych. Należy się upewnid, że każdy niezbędny materiał i
półprodukt będzie dostępny na tyle wcześnie, żeby półprodukty mogły zostad wytworzone z dużym
wyprzedzeniem, aby dotrzymad harmonogramu dla produktu najwyższego poziomu, w skład
którego wchodzą. Kompleksowe produkty mają kaskadowe specyfikacje materiałowe, obejmujące
wiele poziomów.
Krok 1: Tworzenie lub wybór scenariusza
Aby rozpocząd proces przebiegu MRP, należy wybrad opcje: Menu główne → MRP → Kreator MRP.
Wyświetlone zostanie proste okno powitalne, prowadzące do listy istniejących scenariuszy. Każdy
scenariusz definiuje zakres przebiegu MRP. W niniejszym przykładzie analizowana jest
dwupoziomowa specyfikacja materiałowa:
Specyfikacja materiałowa (drzewo) drukarki Lexmax
Składnik
Płyta pamięci
Głowica
drukarki
Zespół
zasilający
Czas
relizacji
(dni)
Produkcja
lub zakup
Dostępna
ilość
2
Zakup
0
Zakup
0
0
1
Produkcja
0
145
7
6
Specyfikacja materiałowa (drzewo) zespołu zasilającego
Składnik
Czas
realizacji
(dni)
Produkcja
lub zakup
Adapter AC
Zasilacz
2
0
Zakup
Zakup
Dostępna
ilość
0
0
W trakcie przebiegu MRP utworzono zlecenie sprzedaży obejmujące 10 drukarek Lexmax z
terminem realizacji na 21 maja. W dniu utworzenia zlecenia sprzedaży, 13 maja, stan zapasów
materiałów niezbędnych do realizacji zlecenia nie był wystarczający. Przebieg MRP określa
składniki, które muszą byd dostępne, aby realizacja zlecenia była możliwa. Na rysunku 7-3
przedstawiono okno Kreatora MRP Szczegóły scenariusza MRP, które jest wyświetlane po oknie
powitalnym.
Rys. 7-3: Okno Szczegóły scenariusza
Najważniejsze parametry scenariusza, których wprowadzanie umożliwia okno Szczegóły
scenariusza, to horyzont planowania, który będzie analizowany, oraz materiały, które zostaną
uwzględnione w przebiegu. Omawiany przebieg MRP ma 30-dniowy horyzont planowania, który
będzie analizował wszystkie źródła dla zapotrzebowania w okresie od 12 maja do 10 czerwca.
Przebieg MRP przygotowuje zlecenia produkcyjne i zamówienia zakupu niezbędne dla wszystkich
146
7
6
materiałów uwzględnionych w specyfikacji materiałowej. Przycisk Zapisz scenariusz pojawiający się
w tym oknie oraz w kolejnych zapisuje ustawienia użyte w przebiegu MRP.
Krok 2: Wybór źródeł danych
Następne okno w Kreatorze MRP, pokazane na rysunku 7-4, określa źródła danych używane do
obliczania zapotrzebowao.
Rys. 7-4: Okno Źródło danych
Okno Źródło danych określa rodzaje dokumentów używane do obliczania zapotrzebowao na
produkty, takie jak zlecenia produkcyjne, zlecenia sprzedaży i zamówienia zakupu, i określa, które
magazyny przechowują początkowe dostępne ilości do uwzględnienia w przebiegu. Jak już
wspomniano wcześniej, należy się upewnid, że wybierane są tylko właściwe magazyny.
Krok 3: Wykonanie przebiegu MRP i analiza rekomendacji
Przebieg MRP jest wykonywany poprzez kliknięcie przycisku Przebieg w lewym dolnym rogu okna
Kreatora MRP. Uruchamia on funkcjonalnośd MRP, która oblicza bieżące zapasy i zapotrzebowania
na produkty, informuje, czy dostępna ilośd materiału jest wystarczająca i tworzy rekomendacje
dotyczące czynności, jakie należy podjąd w celu pozyskania wystarczającej ilości materiałów.
Rysunek 7-5 pokazuje wyniki przebiegu MRP.
147
7
6
Rys. 7-5: Lista materiałów z przebiegu MRP
Przeanalizujmy teraz sposób, w jaki funkcja MRP wygenerowała wyniki pokazane na rysunku 7-5:

Przebieg MRP utworzył zapotrzebowanie na materiał nadrzędny, drukarkę Lexmax, w celu
realizacji zlecenia sprzedaży 10 sztuk produktu przewidzianej na 17 maja.

Produkcja drukarki Lexmax ma 3-dniowy czas realizacji, więc przebieg MRP odlicza 3 dni
wstecz od daty realizacji przypadającej 17 maja, aby ustalid datę realizacji dla każdego
składnika pierwszego poziomu niezbędnego do skompletowania drukarki Lexmax. Dni 14 i
15 maja są ignorowane w trakcie liczenia, ponieważ przypadają na weekend i są uznawane
za wolne od pracy. W związku z tym data realizacji dla każdego składnika pierwszego
poziomu jest ustalana na 12 maja.

Kolejny krok dla przebiegu MRP to ustalenie zapotrzebowao na składniki drugiego poziomu.
Jeden ze składników pierwszego poziomu, zespół zasilający, jest zbudowany z dwóch
składników. Na jego produkcję potrzebny jest 1 dzieo. Aby udostępnienie zespołu
zasilającego było możliwe 12 maja, adapter AC i zasilacz muszą byd dostępne 11 maja.

Wyniki: Adapter AC ma dwudniowy czas realizacji, więc jest podświetlony na czerwono w
celu uwidocznienia, że dotrzymanie terminu nie jest możliwe. Jeśli dziś jest 12 maja i dziś
potrzebujemy adaptera, nie ma możliwości udostępnienia materiału na czas w celu realizacji
zapotrzebowania.
Używając okna Wyniki MRP (zob. Rys. 7-5), można przewijad w dół za pomocą pomaraoczowych
strzałek nawigacji w celu przeglądania danych podstawowych dla każdego materiału. Ponadto,
rozwijając w tym oknie wiersz materiału, można analizowad istniejące zamówienia zakupu, zlecenia
sprzedaży i zlecenia produkcyjne, przeglądad prognozy popytu oraz poziomy zapasów.
Aby wyświetlid zalecane wersje zleceo produkcyjnych niezbędnych do utworzenia materiałów dla
zlecenia sprzedaży, należy kliknąd przycisk Wyświetl zalecenia (niewidoczny na rysunku 7-5).
Kliknięcie przycisku Zapisz zalecenia powoduje zatwierdzenie i zapisanie zaleceo oraz udostępnienie
148
7
6
zaleceo w raporcie rekomendacji do zlecenia. Należy pamiętad, że zapisanie zaleceo nie oznacza
utworzenia zleceo produkcyjnych i zamówieo zakupu zalecanych w raporcie – oznacza to jedynie
zapamiętanie zaleceo w celu przyszłego wykorzystania. W dalszej części niniejszego opisu znajduje
się więcej szczegółowych informacji na temat tego raportu.
Krok 4: Podjęcie działań stosownie do wyników przebiegu MRP
Ostatni krok procesu MRP to użycie raportu rekomendacji do tworzenia nowych zleceo
produkcyjnych i zamówieo zakupu niezbędnych do zaspokojenia zapotrzebowao na materiały i
produkty. W kroku tym w uzupełnieniu do danych oferowanych przez rozwiązanie SAP Business
One używa się całej swojej wiedzy i doświadczenia. Można podjąd m. in. następujące działania:

Zmiana daty na zleceniach produkcyjnych, zamówieniach zakupu i zleceniach sprzedaży i
poinformowanie dostawców lub odbiorców o zmianach

Zmiana ilości na zamówieniach zakupu w celu skorzystania z ofert specjalnych lub
zaokrąglenie w górę lub w dół do wielkości partii, dla których przewidziano lepsze ceny

Podjęcie decyzji o produkcji materiałów zamiast zakupu lub na odwrót

Przesunięcie zapasów z jednego magazynu do innego

Zmiana harmonogramów produkcji
Po wprowadzeniu tego rodzaju zmian w SAP Business One można wykonad następne przebiegi MRP
w celu upewnienia się, że wszystkie niezbędne materiały będą dostępne na czas.
Przykład MRP 2: Zużywanie prognoz
Poprzedni przykład pokazuje, w jaki sposób MRP analizuje dane wstecznie od daty realizacji
zlecenia, uwzględniając czasy realizacji dostaw towarów lub produkcji wyrobów wymienionych w
zleceniu sprzedaży, a następnie przechodząc do wszystkich pozostałych czasów realizacji w
drzewach produkcji dla pólproduktów, w celu określenia, czy wszystkie materiały będą mogły zostad
dostarczone na czas. Należy jednak mied na uwadze, że analiza MRP sięga także w przód i redukuje
prognozowane ilości, aby poziom zapasów zbytnio się nie zwiększył.
Nadmiar zapasów tworzy się czasami, gdy firmy przygotowują roczne, kwartalne i miesięczne
prognozy dla określonej liczby sztuk, które planują dostarczyd, w celu uniknięcia niedoborów
zapasów i zapewnienia punktualności dostaw. Jeśli firma planuje produkcję na podstawie
prognozowanych ilości, a następnie dodaje rzeczywiste zamówione ilości do istniejących prognoz,
produkcja może przekroczyd rzeczywiste potrzeby i poziom zapasów może wzrosnąd. SAP Business
One oferuje funkcję, która pozwala uniknąd takiej sytuacji, nakazując aplikacji redukcję
prognozowanych ilości o rzeczywiste ilości ze zleceo. W wyniku tego do przebiegu MRP zostanie
dodana tylko ilośd prognozy netto (prognoza minus ilośd zamówiona w zleceniach sprzedaży).
Ta zdolnośd funkcji MRP SAP Business One jest istotna, ponieważ prognozy są także uważane za
źródła zapotrzebowao dla MRP. Oznacza to, że jeśli stworzy się prognozę, która przewiduje, że w
ciągu określonego czasu zostanie zamówionych np. 50 sztuk określonego produktu, MRP potraktuje
ją jak rzeczywiste zlecenia i wygeneruje zlecenia produkcyjne, tak aby materiały były gotowe wtedy,
gdy będą potrzebne. Kontynuując ten przykład, przyjmijmy, że wpływa rzeczywiste zlecenie na 10
sztuk produktu. MRP dostosuje prognozę, redukując ją o 10 zamówionych sztuk, aby zapobiec
gromadzeniu nadmiarowych zapasów. Nazywa się to zużywaniem prognozy.
149
7
6
Rozważmy inny przykład. Przypuśdmy, że otrzymaliśmy zlecenie sprzedaży na 10 drukarek Lexmax, z
terminem realizacji 17 maja. 12 maja, w dniu utworzenia zlecenia, dostępna ilośd zapasów jest zbyt
niska, aby realizacja była możliwa. Poza utworzonym zleceniem sprzedaży istnieje także
prognozowane zapotrzebowanie na 50 sztuk w dniu 16 maja. MRP ustawiono w ten sposób, by
zlecenia sprzedaży zużywały prognozę. Należy wybrad ścieżkę menu Administracja → Inicjalizacja
systemu → Ustawienia ogólne → Zakładka Zapasy → Zakładka Planowanie. W naszym przykładzie
ustawiono termin na 7 dni wstecz, co oznacza, że aplikacja analizuje 7 dni wstecz od daty realizacji
(21 czerwca) w celu wyszukania ilości prognozy do zużycia.
Analiza MRP odbywa się następująco: na podstawie ustawieo w metodzie zużycia analiza oblicza 7
dni wstecz i pozwala, by bieżące zlecenia sprzedaży zużywały prognozowane ilości. W naszym
przykładzie zlecenie sprzedaży na 10 sztuk z terminem realizacji przypadającym 17 maja zużywa 10
sztuk prognozowanych ilości od 16 maja, redukując prognozowane ilości do 40 sztuk, tak jak to
przedstawiono na rysunku 7-6, obrazującym wyniki MRP.
Tworzenie prognoz sprzedaży. Tworzenie prognozy to proces ręczny. Na podstawie
doświadczenia w zakresie sprzedaży określonych materiałów można przewidzieć, kiedy dana ilość
będzie potrzebna. Prognoza może zostać zdefiniowana jako Dzienna, Miesięczna lub Kwartalna. Aby
utworzyć nowe prognozy, należy wybrać ścieżkę MRP → Prognozy. W kroku 3 Kreatora należy
wybrać prognozę z listy rozwijalnej.
Rys. 7-6: Wyniki dla scenariusza MRP, w którym prognozowane zlecenia są zużywane
150
7
Przykład MRP 3: Konsolidacja zleceń
6
Inna cecha funkcjonalności MRP SAP Business One, zwiększająca efektywnośd, to możliwośd
konsolidacji zleceo w taki sposób, by materiały były nabywane w ilościach zapewniających
najkorzystniejsze rabaty. Jeśli znaczący rabat byłby dostępny dla płyt pamięci Lexmax w przypadku
ich zamówienia w partiach po 100 sztuk, funkcjonalnośd MRP skonsolidowałaby wszelkie zlecenia
na nie do ilości 100 sztuk w celu maksymalizacji rabatu. Rysunek 7-8 pokazuje raport Rekomendacja
do zlecenia. Tutaj potwierdza się utworzenie zleceo produkcyjnych i zamówieo zakupu. Możliwe
jest dostosowanie ilości, dat i dostawców zgodnie z opisem podanym we wcześniejszym
podrozdziale Podjęcie działao stosownie do wyników przebiegu MRP. Proszę użyd Ustawieo
formularza, aby wybrad opcje konsolidacji w raporcie rekomendacji do zlecenia przed aktualizacją.
Rys. 7-7: Raport Rekomendacja do zlecenia
151
7
6
Lista kontrolna MRP
Przygotowanie danych podstawowych materiału

Należy się upewnić, że istnieją rekordy danych podstawowych materiału dla
każdego materiału
 Należy wprowadzić wymagany poziom zapasów dla każdego materiału
 Należy ustawić metodę planowania MRP dla każdego materiału
 Należy ustawić metodę nabycia dla każdego materiału na „produkcja‖ lub „zakup‖
 Należy wprowadzić przedziały lub wielokrotności, w których każdy z materiałów ma
być produkowany lub nabywany
 Należy wprowadzić ilość minimalną dla każdego materiału
 Należy określić czas realizacji dla produkcji lub zakupu każdego materiału
 Należy określić, czy i w jaki sposób ma być zużywana prognoza sprzedaży
Uruchamianie Kreatora MRP







Należy
Należy
Należy
Należy
Należy
Należy
Należy
wybrać scenariusz
zdefiniować horyzont planowania
określić materiały do uwzględnienia
określić źródła danych używane do obliczania zapotrzebowań
wyświetlić wyniki i rekomendacje
otworzyć Raport Rekomendacja do zlecenia
dokonać niezbędnych dostosowań i kliknąć opcję Aktualizuj
152
8
SZANSE SPRZEDAŻY

Rozpoczęcie pracy w obszarze Szanse sprzedaży

Zarządzanie szansami sprzedaży w SAP Business One

Zarządzanie szansami sprzedaży w Microsoft Outlook

Raporty szans sprzedaży

Lista kontrolna szans sprzedaży
Zawieranie transakcji, przekształcenie prospekta w odbiorcę stanowi siłę napędową strumienia
przychodów przedsiębiorstwa. Konieczne jest monitorowanie wszystkich prospektów w celu
kontrolowania strumienia sprzedaży jako całości i traktowanie każdego prospekta jakby był
jedynym potencjalnym odbiorcą. SAP® Business One zapewnia prosty sposób wprowadzania szans
sprzedaży i zarządzania nimi, dostarczając istotne informacje przeznaczone do raportowania i
analizy. Ponadto codzienna praca zmierzająca do przekształceniu prospektów w odbiorców,
polegająca na ustalaniu terminarza, organizowaniu spotkao i wysyłaniu e-maili, może byd
zarządzana zarówno w SAP Business One, jak i w aplikacji Microsoft Outlook.
W tym rozdziale opisane są dostępne w SAP Business One narzędzia, które zapewniają:

prostą metodę przeprowadzenia prospekta przez wszystkie etapy sprzedaży

możliwośd sprawdzania lejka szansy sprzedaży w odniesieniu do indywidualnych
sprzedawców oraz przedsiębiorstwa jako całości

zaawansowaną funkcjonalnośd raportowania

pełen przegląd prospektów i odbiorców

możliwośd przetwarzania ofert bezpośrednio w Microsoft Outlook
SAP Business One oferuje wszystkie narzędzia niezbędne do utrzymania wiodącej pozycji w
sprzedaży i generowania przychodu dzięki przekształceniu prospektów w odbiorców, a co
ważniejsze uczynienie z nich zadowolonych i lojalnych klientów.
Rozpoczęcie pracy w obszarze Szanse
sprzedaży
Należy znaleźd czynnik, który jest najważniejszy dla ostatecznego wyniku finansowego firmy i
sprawid, by stał się on strumieniem przychodów. Dla każdej szansy sprzedaży należy stworzyd
rekord szans sprzedaży. Ponieważ użytkownik może pracowad nad większą liczbą transakcji dla
153
8
6
Szanse sprzedaży
jednego klienta, SAP Business One umożliwia monitorowanie według szansy, a nie tylko według
odbiorcy lub prospekta.
Przegląd procesów dotyczących szans sprzedaży
Podstawowy proces zarządzania szansami sprzedaży w SAP Business One jest przedstawiony na
rysunku 8-1.
Rys. 8-1: Przegląd procesów dotyczących szansy sprzedaży
Krok 1: Definiowanie informacji związanych ze sprzedażą
Menedżerowie ds. sprzedaży definiują istotne informacje, np. etapy sprzedaży i
prawdopodobieostwo (procentowe), że transakcja sprzedaży, która jest na danym etapie zostanie
zamknięta. Te informacje są pomocne przy prognozowaniu sprzedaży. Raporty są kluczem do
procesu sprzedaży, a konfiguracja modułu szans sprzedaży w SAP Business One odnosi się prawie w
całości do raportowania. Co użytkownik zamierza monitorowad? Co użytkownik chce wiedzied? Czy
potrzebne są raporty przedstawiające firmy konkurencyjne? Te informacje należy wprowadzid w
celu wygenerowania raportów, co pomoże monitorowad wszystkie istotne procesy sprzedaży.
Krok 2: Zarządzanie szansami sprzedaży
Sprzedawcy wprowadzają szanse sprzedaży i zarządzają nimi w całym procesie sprzedaży. Jedno
proste okno w systemie SAP Business One oferuje sprzedawcom wyczerpujące informacje na temat
danej szansy sprzedaży. Im więcej szczegółowych danych zostanie wprowadzonych w odniesieniu
do szans sprzedaży tym większa będzie przejrzystośd raportowania dotyczącego twoich
prospektów lub prospektów obsługiwanych przez członków twojego zespołu.
154
8
6
Szanse sprzedaży
Spotkania, rozmowy telefoniczne, zadania i zarządzanie kontaktami można realizowad za pomocą
SAP Business One lub Microsoft Outlook, co zostanie opisane w dalszej części niniejszego rozdziału.
Krok 3: Raportowanie
Raporty szans sprzedaży zapewniają wgląd w lejek szansy sprzedaży, szanse zysków i strat,
prognozowanie sprzedaży itd.
Definiowanie informacji związanych ze sprzedażą
Informacje, które użytkownik zamierza śledzid w odniesieniu do szans sprzedaży definiuje się,
korzystając ze ścieżki: Administracja → Definicje → Szanse sprzedaży. Tu można zdefiniowad etapy
sprzedaży, konkurentów, partnerów i relacje. Możliwe jest ustawienie wszystkich tych parametrów,
ale najistotniejsze dla prognozowania sprzedaży są etapy sprzedaży.
Niektóre cykle sprzedaży są długie, natomiast inne krótkie. Jedne z nich mają dziesięd etapów, a
inne dwa. Zdefiniowanie etapów sprzedaży i powiązane prawdopodobieostwo zamknięcia ustalone
na podstawie tych etapów jest bardzo istotne dla dokładności prognozy sprzedaży. Na przykład,
jeżeli transakcja jest potencjalnie szacowana na 100 000 PLN, ale jest na etapie, na którym szansa
zamknięcia wynosi 20%, jej kwota ważona wynosi 20 000 PLN.
W oknie Etapy sprzedaży – Definicja, przedstawionym na rysunku 8-2 wprowadza się nazwę
każdego etapu, jego numer i oczekiwaną procentową wartośd zamknięcia. Zakładamy, że istnieje
sześd etapów sprzedaży, od Prospekta, który ma wartośd zamknięcia 6% do Zlecenia, którego
wartośd zamknięcia wynosi 95%. W jaki sposób określid procent zamknięcia? Należy dokonad
następującej analizy. Ilu prospektów może stad się odbiorcami, zakładając, że jest ich 100? To jest
procent zamknięcia dla tego etapu sprzedaży. Jeżeli w odpowiedzi uzyskujemy informację, że 20 ze
100, to procent zamknięcia wynosi 20%.
155
8
Szanse sprzedaży
Rys. 8-2: Okno Etapy sprzedaży – definicja
6
Co w przypadku, gdy okazuje się, że bardziej rzeczywiste wartości procentowe są wyższe lub niższe
od wskazanych tutaj? To nie stanowi problemu. Należy po prostu wrócid do definicji i zmienid je;
cała prognoza sprzedaży zostanie wówczas automatycznie dostosowana. W rzeczywistości raport
Analiza etapu, utworzony za pomocą ścieżki: Szanse sprzedaży → Raporty szans sprzedaży →
Analiza etapu, przedstawiony na rysunku 8-3, został zaprojektowany jako pomoc dla szczegółowego
dostosowania procentu zamknięcia na podstawie rzeczywistej historii. Możliwe jest również
zmodyfikowanie procentu w samej szansie. Byd może, że w tym określonym cyklu sprzedaży istnieje
szansa powodzenia. Dodatkowe informacje o raportach sprzedaży przedstawiono na koocu
niniejszego rozdziału.
Rys. 8-3: Raport Analiza etapu
Omówione dotychczas funkcje SAP Business One wspomagają zarządzanie statusem prospektów i
projektowaniem ich wyników. Ale jak wygląda codzienna praca nad przekształceniem prospekta w
odbiorcę? Obejmuje ona strategiczne kontakty z kluczowymi osobami poprzez rozmowy
telefoniczne, spotkania i e-maile. Ten proces obejmuje również wysyłanie istotnych dokumentów,
np. ofert. Ważna jest możliwośd sprawdzania wszystkich tych informacji w jednym miejscu.
Te istotne działania mogą byd obsługiwane bezpośrednio w systemie SAP Business One lub w
Microsoft Outlook za pomocą programu add-on integracji między Microsoft Outlook i SAP Business
One. W tej części szkolenia przedstawiono krótki opis obsługi tych działao w SAP Business One. W
kolejnej części opisana została integracja z Microsoft Outlook.
156
8
6
Szanse sprzedaży
Zarządzanie szansami sprzedaży w SAP
Business One
Moduł szans sprzedaży umożliwia tworzenie szansy sprzedaży w aplikacji natychmiast po jej
zidentyfikowaniu. Na przykład, prospekt pyta o określone produkty sprzedawane przez firmę
użytkownika. Można zareagowad natychmiast, tworząc szansę sprzedaży, która pozwala na
śledzenie tego prospekta i informowanie innych użytkowników o jego statusie.
Wprowadzanie szansy sprzedaży
Aby wprowadzid i śledzid szanse sprzedaży, należy przejśd do głównego menu SAP Business One i
wybrad opcje: Szanse sprzedaży → Okno - Szansa sprzedaży w celu wyświetlenia okna Szansa
sprzedaży (zob. Rys. 8-4). W tym rozdziale przedstawiono bardziej szczegółowe informacje o tym
oknie i o najistotniejszych tabelach.
Rys. 8-4: Struktura zarządzania szansami sprzedaży w SAP Business One
Kim jest prospekt?
Pierwszy krok wprowadzania szansy sprzedaży polega na identyfikacji prospekta. Należy kliknąd
przycisk po prawej stronie pola Kod partnera handlowego w celu wyświetlenia okna Lista
partnerów handlowych. Jeżeli prospekt został już wprowadzony jako odbiorca lub potencjalny
odbiorca, wówczas będzie wymieniony na tej liście. Jeżeli nie, należy kliknąd przycisk Nowy w celu
157
8
6
Szanse sprzedaży
wyświetlenia okna Dane podstawowe partnera handlowego. W rozdziale 4 przedstawione są
informacje o wprowadzaniu danych podstawowych partnera handlowego.
Jeżeli dokonywana jest sprzedaż istniejącemu odbiorcy, nagłówek Szansa sprzedaży zawiera
szczegółowe dane, np. sumę wszystkich faktur, jakie ma do zapłacenia odbiorca, z uwzględnieniem
ewentualnych anulowanych faktur. Takie informacje nie mają oczywiście zastosowania w
odniesieniu do nowych prospektów.
Wartości w polach Terytorium partnera handlowego i Sprzedawca są domyślnie wypełnione na
podstawie rekordu danych podstawowych partnera handlowego; można je zmieniad. Właściciel
wskazuje domyślnie powiązanego właściciela dokumentów, który będzie wykorzystywany do
uzyskania uprawnieo, w przypadku gdy używany jest moduł własności danych i dokumentów.
Więcej informacji na temat własności danych i dokumentów przedstawiono w rozdziale 10.
Można nadad nazwę szansie w polu Nazwa szansy sprzedaży; SAP Business One automatycznie
przypisuje numer. W polu Status ustawiona jest domyślna wartośd Otwarta; szansa sprzedaży
pozostaje otwarta do momentu jej zamknięcia na zakładce Podsumowanie, umożliwiając
użytkownikowi kontynuację śledzenia szansy, jeżeli jest to koniczne, nawet po zamknięciu
sprzedaży i wykonaniu dostawy, w celu zagwarantowania zadowolenia klienta.
% zamknięcia odnosi się do etapu szansy sprzedaży, co już zostało wcześniej omówione.
Należy zauważyd, że tylko zakładka Potencjał ma wymagane pola, ale każda z pozostałych zakładek
zawiera szczególny rodzaj informacji pomocny przy śledzeniu nie tylko sprzedaży, ale również szans
sprzedaży jako całości.
Wynik finansowy: Jaka jest możliwość realizacji szansy sprzedaży?
Menedżerów ds. sprzedaży interesuje przede wszystkim zakładka Potencjał, jak przedstawiono na
rysunku 8-4.
Na tej zakładce wprowadza się informacje o potencjalnym czasie zamknięcia sprzedaży. W polu
Planowane zamknięcie w należy podad planowaną datę zamknięcia lub liczbę dni, tygodni bądź lat,
w przeciągu których spodziewane jest zamknięcie szansy sprzedaży (rozwijalna lista umożliwia
określenie dni, tygodni lub miesięcy). W rezultacie wypełnienia jednego pola SAP Business One
oblicza wartości dla innego pola. A więc po wprowadzeniu daty uzupełnione zostaną pozostałe
wartości (to samo się dzieje także po jej anulowaniu).
Należy wypełnid pole Potencjalna kwota odnośnie do szansy sprzedaży. Kwota ważona jest
obliczana przez SAP Business One na podstawie prawdopodobieostwa zamknięcia szansy sprzedaży.
W omawianym przykładzie (zob. Rys. 8-4) 20% prospektów stanie się odbiorcami. Dlatego ważoną
kwotę obliczono na 17 777,60 PLN co stanowi 20% (% zamknięcia) z 88 888,00 PLN (potencjalna
kwota). Na zakładce Etapy każdy etap sprzedaży jest związany z procentem użytym do oszacowania
prawdopodobieostwa zamknięcia sprzedaży (pole % zamknięcia w nagłówku przedstawia procent
dla bieżącego etapu sprzedaży). Dzięki tej metodzie prognozowanie jest bardziej realne.
Innym ważnym czynnikiem prognozowania jest stopieo zainteresowania. Określa on
zainteresowanie prospekta szansą sprzedaży. Pole rozwijalne zawiera wpisy zdefiniowane przez
firmę.
158
8
6
Szanse sprzedaży
Obszar zainteresowania pomaga śledzid zakres zainteresowania danego klienta; wprowadzenie w
tym miejscu notatek pomoże w przyszłości przy opracowaniu dodatkowej szansy sprzedaży dla tego
prospekta. Za pomocą pola wyboru można wskazad główny przedmiot zainteresowania prospekta.
Zaokrąglanie szansy sprzedaży
Pozostałe zakładki w oknie Szansa sprzedaży są pomocne przy śledzeniu różnych istotnych
informacji.
Na zakładce Etapy monitoruje się kolejne fazy, przez które przechodzi szansa sprzedaży w miarę
postępu transakcji. Potencjalna kwota nie może się zmieniad w kolejnych etapach (chociaż jest to
możliwe), ale Ważona kwota się zmienia, ponieważ zwykle późniejsze etapy mają wyższe
prawdopodobieostwo zamknięcia niż wcześniejsze. Do każdego etapu można dołączyd działanie lub
dokument sprzedaży. Na przykład można przypisad ofertę do etapu oferty. Możliwe jest dołączenie
istniejącej oferty lub utworzenie jej za pomocą okna szansy sprzedaży. Aby to wykonad, należy
wybrad Typ dokumentu i nacisnąd Tab w polu Nr dokumentu. W celu utworzenia działania należy
kliknąd pomaraoczową strzałkę odsyłacza w polu Działanie. Można później wyświetlid wszystkie
powiązane dokumenty i działania, klikając przycisk w dolnej części okna.
Zakładka Ogólnie pozwala na zarządzanie szansami sprzedaży, w których strona trzecia, np.
pośrednik, obsługuje sprzedaż w Paostwa imieniu. Z drugiej strony zakładka Partnerzy jest dostępna
dla definiowania każdego typu relacji. Jeżeli są Paostwo głównym dostawcą, możliwe jest np.
dołączenie poddostawców na zakładce Partnerzy. Za pomocą tych dwóch zakładek można zarządzad
szeregiem szans sprzedaży obejmujących kilka stron.
Na zakładce Konkurencja określa się, kto jeszcze rywalizuje o tę sprzedaż i jaki jest poziom
zagrożenia ze strony konkurencyjnej firmy. Skala zagrożenia ze strony konkurencji jest określana w
polu Poziom ryzyka; w odniesieniu do tego konkurenta można wybrad wartośd domyślną lub
wybrad inny poziom zagrożenia odnośnie do danej szansy.
Jeżeli sprzedaż wygrała firma konkurencyjna, należy kliknąd pole wyboru Utracona. Śledząc takie
informacje, można później przeprowadzid analizę konkurencyjności określającą, które szanse
sprzedaży mogą zostad utracone i pozyskane, która firma wygrała i dlaczego, o ile przyczyna jest
znana.
Zakładka Podsumowanie jest istotna dla wskazania statusu tej szansy: czy jest otwarta, pozyskana
lub utracona.
Na zakładce Załączniki znajdują się powiązane dokumenty, np. zlecenia sprzedaży lub oferty, a także
wiadomości e-mail, dokumenty Microsoft Word, arkusze kalkulacyjne i prezentacje – wszelkiego
rodzaju dokumenty. Na podstawie wszystkich tych informacji można stworzyd spójny wgląd do
danej szansy sprzedaży.
Wskazówka dot. załączników
Dokumenty powiązane z szansą sprzedaży można dołączać na serwerze współdzielonym lub
osobistym PC użytkownika. Jeżeli dołączane są dokumenty przechowywane w komputerze
osobistym, SAP Business One tworzy kopie dokumentów w centralnym katalogu serwera, gdzie
są one udostępniane użytkownikom sprawdzającym szansę sprzedaży. W rezultacie dołączenia
dokumentu do szansy sprzedaży dostęp do niego ma każdy użytkownik mający wgląd do szans
sprzedaży.
159
8
Szanse sprzedaży
Zarządzanie działaniami sprzedaży
6
W SAP Business One wszystkie interakcje z odbiorcą są nazywane działaniami. Istnieje pięd
rodzajów działao: rozmowy telefoniczne, spotkania, zadania, noty i „inne”, które mogą obejmowad
np. wiadomości wysyłane pocztą elektroniczną.
W głównym menu SAP Business One należy wybrad ścieżkę: Partnerzy handlowi → Działanie w celu
wyświetlenia okna Działanie (zob. Rys. 8-5). (Należy pamiętad, że można również dołączad działania
do dowolnego dokumentu i materiału.) W oknie Działanie możliwe jest ustawienie przypomnieo,
które pojawią się w SAP Business One. W kalendarzu SAP Business One wyświetlają się również
działania. Można dołączad dokumenty i załączniki oraz dowolną treśd, np. w postaci zawiadomieo za
pomocą e-maila.
Rys. 8-5: Wprowadzanie działań sprzedaży w SAP Business One
Aby zaharmonogramowad spotkania, należy kliknąd ikonę kalendarza na pasku narzędzi SAP
Business One. Kalendarz dostarcza kilka wglądów, łącznie z wglądem grup, który umożliwia
harmonogramowanie spotkao zespołu.
Po kliknięciu danej daty i godziny SAP Business One przechodzi do okna Działanie (zob. Rys. 8-5), w
którym można opisad działania i dołączyd je do partnerów biznesowych i dokumentów.
Działania nie tylko raportują to, co zostało zrobione z danym kontaktem, ale również to, co planuje
się z nim zrobid. Na przykład, użytkownik rejestruje rozmowę telefoniczną i ustawia przypomnienie,
aby ponownie zatelefonowad.
Po zalogowaniu do SAP Business One pojawiają się przypomnienia o zaharmonogramowanych
działaniach, które pomagają zarządzad pracą z klientami.
160
8
6
Szanse sprzedaży
Zarządzanie szansami sprzedaży w
Microsoft Outlook
To, że istnieje możliwośd zarządzania działaniami w SAP Business One, może byd bardzo wygodne
np. w przypadku aktualizacji szans sprzedaży lub wprowadzania zleceo sprzedaży. Odkąd jednak
wielu użytkowników korzysta z Microsoft Outlook do zarządzania zarówno e-mailami jak i swoim
codziennym harmonogramem, istnieje możliwośd korzystania z add-on integrującego Microsoft
Outlook z SAP Business One w celu monitorowania codziennej pracy nad szansami sprzedaży.
Integracja z Microsoft Outlook umożliwia dostęp do danych sprzedaży bez konieczności pozostania
zalogowanym w systemie SAP Business One. Jest to szczególnie korzystne dla menedżerów ds.
sprzedaży, którzy często podróżują i muszą mied w tym czasie dostęp do wglądu w dane prospekta i
odbiorcy. Na przykład menedżer ds. sprzedaży musi się przygotowad na spotkanie w firmie klienta.
Dzięki integracji z Microsoft Outlook możliwe jest zsynchronizowanie informacji między jego
kontaktami w Microsoft Outlook a partnerami handlowymi w SAP Business One.
Alarm dotyczący instalacji add-on integracji z Microsoft Outlook
Integracja z aplikacją Microsoft Outlook wymaga programu add-on SAP Business One, który
powinien być zainstalowany przez partnera zajmującego się implementacją.
Menedżer ds. sprzedaży może wygenerowad do pliku Excel zrzut dodatkowych informacji
dotyczących odbiorcy, np. otwarte działania, otwarte dostawy i faktury, jak również oferty i
zlecenia wymagające dalszego przetwarzania. Może później zmieniad dane i synchronizowad zmiany
za pomocą SAP Business One. Menedżer ds. sprzedaży ma również możliwośd tworzenia ofert
bezpośrednio w Microsoft Outlook i wysyłania ich do odbiorców poprzez e-mail. Podczas następnej
synchronizacji oferta zostanie zaimportowana do SAP Business One i udostępniona działowi
sprzedaży do dalszego przetwarzania.
Na rysunku 8-6 przedstawiona jest funkcjonalnośd add-on integracji z Microsoft Outlook.
161
8
Szanse sprzedaży
6
Rys. 8-6: Integracja między Microsoft Outlook i SAP Business One synchronizuje pracę wykonywaną
w Microsoft Outlook z pracą w SAP Business One
Jakie procesy można wykonywad za pomocą Microsoft Outlook? Proszę się zapoznad z poniższą
listą:

Import kontaktów z SAP Business One i ich synchronizacja z Microsoft Outlook

Zapamiętywanie komunikatów i załączników poczty elektronicznej jako działao SAP Business
One

Import działao związanych z zadaniami i kalendarzem utworzonych w SAP Business One do
Microsoft Outlook

Edycja, wyświetlanie i tworzenie ofert oraz ich zapamiętanie w SAP Business One

Tworzenie aktualnych migawek działao związanych ze sprzedażą dla odbiorcy i
zaopatrzeniem dostawcy
Największą zaletą integracji z Microsoft Outlook jest jej wpływ na zwiększenie produktywności
użytkownika i uproszczenie jego pracy. Zapewnia ona całościowy, zintegrowany sposób zarządzania
harmonogramem, e-mailami i działaniami, udostępniając wszystkie najnowsze informacje z SAP
Business One.
Jak wygląda integracja z Microsoft Outlook?
Na rysunku 8-7 przedstawiona jest integracja SAP Business One z aplikacją Microsoft Outlook. Aby
możliwa była praca z programem add-on integracji z Microsoft Outlook, należy zameldowad się w
systemie SAP Business One.
162
8
Szanse sprzedaży
6
Rys. 8-7: Menu SAP Business One w Microsoft Outlook
Synchronizacja SAP Business One z Microsoft Outlook
System SAP Business One zawiera osoby do kontaktów, działania i dokumenty. W Microsoft
Outlook dostępne są terminarze, kontakty i zadania. Ponieważ informacje są przechowywane w
oddzielnych bazach danych, istotna jest ich synchronizacja. Do ich synchronizacji potrzebne jest
wspólne połączenie między Microsoft Outlook i SAP Business One. Informacje o partnerze
handlowym pełnią rolę takiego wspólnego łącza między dwiema aplikacjami.
Aby synchronizacja z SAP Business One była możliwa, każdy terminarz, kontakt lub zadanie w
Microsoft Outlook musi byd powiązane z partnerem handlowym. W celu powiązania kontaktu z
partnerem handlowym, należy wyświetlid kontakt w Microsoft Outlook i wybrad ścieżkę menu: SAP
Business One → Powiązanie z, aby wyświetlid okno Powiązanie z przedstawione na rysunku 8-8.
Rys. 8-8: Powiązanie kontaktu w Microsoft Outlook z partnerem handlowym w SAP Business One
163
8
6
Szanse sprzedaży
Należy kliknąd przycisk wyszukiwana po prawej stronie pola Kod partnera handlowego w celu
wyświetlenia listy partnerów handlowych lub kliknąd opcję Zalecane, aby wyświetlid okno Wybierz
kontakt z rekomendacji. W tym oknie wymienieni są partnerzy handlowi, którzy mają taką samą
nazwę domeny e-mail jak kontakt w Microsoft Outlook. Należy wybrad odpowiedniego partnera
handlowego i kliknąd OK.
Jeżeli nazwy kontaktu w Microsoft Outlook i SAP Business One są różne, automatycznie aktywuje
się przycisk Utwórz jako nową osobę do kontaktów. W przypadku gdy nazwy są takie same,
aktywowany jest przycisk Użyj istniejący kontakt. Należy kliknąd przycisk Synchronizuj elem., a
następnie OK w celu zatwierdzenia komunikatu, który się wyświetla. Teraz należy kliknąd przycisk
Zapamiętaj i zamknij. Na tym etapie można przejśd do SAP Business One i sprawdzid, czy kontakt
Microsoft Outlook jest zawarty w rekordzie partnera handlowego.
W podobny, intuicyjny sposób wykonuje się powiązanie zadao i terminarzy z partnerami
handlowym SAP Business One. Po dodaniu spotkania do kalendarza w Microsoft Outlook i
synchronizacji, aktualizowany jest kalendarz w SAP Business One. Podobnie zadania są dodawane
jako działania w SAP Business One.
Alarm usuwania terminarza, zadania i kontaktu
W przypadku usuwania terminarza, zadania lub kontaktu w Microsoft Outlook należy
sprawdzić, czy należy je również usunąć w SAP Business One. Usuwanie nie przebiega
automatycznie, ponieważ jest ono nieodwracalne.
Zbiorcza synchronizacja:
Często zachodzi potrzeba synchronizacji więcej niż jednego kontaktu, terminarza lub zadania
jednocześnie. Aby wykonad synchronizację zbiorczą w Microsoft Outlook, należy wybrad ścieżkę
menu: SAP Business One → Synchronizacja → Szybka synchronizacja. W celu szczegółowego
sterowania obiektem synchronizacji, należy wybrad opcje: Synchronizacja → Synchronizuj.
Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w pomocy online.
Zapamiętanie wiadomości e-mail jako działania
Doskonałą strategią jest zachowywanie wiadomości e-mail w powoązaniu z rekordem partnera
handlowego. Każdy użytkownik w organizacji może zobaczyd e-mail powiązany z danym partnerem
handlowym, dzięki czemu wszyscy mają dostęp do kompletnych szczegółowych informacji o
określonym odbiorcy lub prospekcie.
Inną znaczącą zaletą zachowania e-maila jako działania jest możliwośd automatycznego tworzenia
kolejnych działao przypominających o podjęciu określonych czynności. W celu ustalenia, co
powinno byd kolejnym domyślnym działaniem w Microsoft Outlook należy wybrad opcje menu: SAP
Business One → Ustawienia domyślne → Zapamiętaj e-mail jako działanie.
Aby zapamiętad e-mail jako działanie, należy wyświetlid wiadomośd e-mail w Microsoft Outlook, a
następnie w menu SAP Business One w Microsoft Outlook trzeba wybrad opcję Szybko zapamiętaj email jako działanie lub Zapamiętaj e-mail jako działanie. Podobnie jak w przypadku synchronizacji,
wybór opcji Zapamiętaj e-mail jako działanie umożliwia szczegółowe sterowanie sposobem
zapamiętywania tego e-maila, łącznie, jeśli to konieczne, z tworzeniem nowej osoby do kontaktów
164
8
6
Szanse sprzedaży
dla partnera handlowego. Można zdecydowad, czy zachowad załączniki z wiadomością e-mail. Na
rysunku 8-9 przedstawiono wygląd wiadomości e-mail w SAP Business One. Ta wiadomośd e-mail
była kolejną czynnością po rozmowie telefonicznej. Aby wyświetlid załącznik, należy dwukrotnie
kliknąd na zakładce Załączniki okna Działanie.
Rys. 8-9: E-mail z Microsoft Outlook zapamiętany jako działanie w SAP Business One
Przetwarzanie ofert w Microsoft Outlook
Praca z użyciem ofert w Microsoft Outlook różni się od tego, co dotychczas zostało omówione. Aby
zaimportowad oferty z SAP Business One, należy przejśd do menu SAP Business One Microsoft
Outlook i wybrad opcje Oferty → Ustaw filtr w celu wyświetlenia okna Filtr ofert. W tym oknie
ustawia się opcje filtrowania ofert do zaimportowania. Aby wykonad import ofert za pomocą tych
opcji, należy kliknąd przycisk Zapamiętaj i odśwież. Oferty są przechowywane w folderze e-maila o
nazwie Oferty, przedstawionym na rysunku 8-10.
Można utworzyd oferty w SAP Business One i następnie zaimportowad je do Microsoft Outlook. Po
wykonaniu importu możne je wyświetlad, edytowad lub wysyład w postaci e-maili. Istnieje również
możliwośd tworzenia nowych ofert bezpośrednio w Microsoft Outlook. Okno Oferta umożliwia
bezpośredni dostęp do takich informacji jak ilości w magazynie i ostatnie ceny, takich samych jak w
przypadku tworzenia ofert w SAP Business One. W rzeczywistości, gdy oferty są dodawane lub
aktualizowane poprzez Microsoft Outlook, są one aktualizowane i dodawane w SAP Business One;
dodatkowy krok (np. synchronizacja) nie jest potrzebny.
165
8
Szanse sprzedaży
6
Rys. 8-10: Import ofert sprzedaży do Microsoft Outlook
Generowanie migawek działania partnera handlowego
Migawki dostarczają istotne, szczegółowe informacje, dzięki którym możliwa jest efektywna praca z
odbiorcami i prospektami. Integracja z Microsoft Outlook umożliwia wyświetlenie migawki
informacji o partnerach handlowych w przypadku synchronizacji danych informacji kontaktu. Po
wybraniu opcji Synchronizuj elem. z menu SAP Business One w Microsoft Outlook, użytkownik
zostanie poproszony o utworzenie migawki informacji dla partnera handlowego. Migawki są
skoroszytami programu Excel, które dostarczają szczegółowych informacji na temat danego
partnera handlowego. Można wybrad spośród 10 szablonów migawek lub utworzyd własną.
Możliwe jest wybranie migawki i wygenerowanie jej w jednym kroku, wyświetlając kontakt w
Microsoft Outlook i wybierając opcje: SAP Business One → Powiązanie z. Wówczas wyświetla się
okno Powiązanie z, jak przedstawiono na rysunku 8-11.
166
8
Szanse sprzedaży
6
Rys. 8-11: Wybieranie migawki
Na zakładce Migawka z rozwijalnej listy należy wybrad Szablon migawki(Snapshot). W celu
wygenerowania migawki należy kliknąd opcję Synchronizuj elem.
Utworzona migawka wyświetla się na zakładce Ogólnie rekordu kontaktu w Microsoft Outlook. Po
dwukrotnym kliknięciu migawki otwiera się ona w Microsoft Excel, co przedstawiono na rysunku 12
Rys. 8-12: Migawka odbiorcy otworzona w Microsoft Excel
Migawka zawiera stronę podsumowania (wyświetlaną domyślnie), które jest połączona ze
szczegółowymi arkuszami przeznaczonymi dla wszystkich zbiorczych informacji. Aby wyświetlid
więcej szczegółów dotyczących zgłoszeo serwisowych np. w migawce przedstawionej na rysunku 8-
167
8
6
Szanse sprzedaży
12, należy dwukrotnie kliknąd w celu przejścia do tej strony skoroszytu lub po prostu wybrad
zakładkę Zgłoszenia serwisowe znajdującą się w dolnej części skoroszytu.
Z Microsoft Outlook do SAP Business One
W poprzednich częściach niniejszego szkolenia zaprezentowano wszystkie procesy, jakie można
wykonad w Microsoft Outlook, aby poradzid sobie z codzienną pracą nad przekształcaniem
prospektów w odbiorców. Istnieje jeszcze jedna możliwośd do wykorzystania w Microsoft Outlook
pomocna przy zarządzaniu danymi. SAP Business One dysponuje kluczową prognozą szans
sprzedaży i danymi raportowania, które należy regularnie aktualizowad. A może warto ustawid
przypomnienie w Microsoft Outlook, gdy użytkownik zdecydował jak często aktualizowad szanse
sprzedaży w SAP Business One – codziennie, tygodniowo, co dwa tygodnie? W szczególności
dotyczy to aktualizacji wartości szansy (jeżeli się zmieniła), etapu szansy sprzedaży jako postępu
sprzedaży i statusu każdej szansy.
Raportowanie dotyczące szans sprzedaży stanowi kluczowy krok, zarówno dla poszczególnych
menedżerów ds. sprzedaży, jak i kierowniczej kadry przedsiębiorstwa. W głównym menu SAP
Business One dostępnych jest 11 standardowych raportów sprzedaży, które są tworzone w celu
zarządzania szansami sprzedaży oraz wykonywania prognozy i analizy. Aby wygenerowad któryś z
tych raportów, należy wybrad opcje menu Szanse sprzedaży → Raporty szans sprzedaży i przejśd do
interesującego nas raportu. W przedstawionej poniżej tabeli wymienione są wszystkie dostępne
raporty.
Za pomocą tych raportów można analizowad każdy aspekt procesu sprzedaży w celu określenia
statusu szans aktualnie przetwarzanych i tych, które zostały zamknięte. Te dane pomagają
menedżerom ds. sprzedaży zaplanowad strategię sprzedaży i ocenid, co ma szansę powodzenia.
168
8
Szanse sprzedaży
Raport
6
Prognoza szans
sprzedaży
Przebieg prognozy
szans sprzedaży
Statystyka szans
sprzedaży
Szanse sprzedaży
Analiza etapów
sprzedaży
Źródła informacji
– analiza w czasie
Pozyskane szanse
sprzedaży
Utracone szanse
sprzedaży
Własne otwarte
szanse sprzedaży
Własne zamknięte
szanse sprzedaży
Lejek szans
sprzedaży
Kryteria wyboru
Prezentowane dane
Partner handlowy, terytoria,
Wszystkie otwarte szanse
główny sprzedawca, ostatni
sprzedaży
sprzedawca, etapy, terminy,
Kolejność sortowania: terytorium,
branża, dokumenty, kwota,
główny sprzedawca i partner
wartość procentowa, źródła,
handlowy (dwa poziomy
partnerzy i konkurencja
grupowania)
Tak samo jak w przypadku
Prognoza, która ułatwia projekcje
prognozy szans sprzedaży, ale ze przychodów w czasie; może
statusem
zawierać zamknięte szanse
Kolejność sortowania: miesiąc,
kwartał i rok
Otwarte, pozyskane, utracone i
przebiegu prognozy szans
wszystkie szanse
sprzedaży
Kolejność sortowania: Podobnie
jak w przypadku prognozy szans
sprzedaży, dodatkowo z indeksem
i grupą materiałów (dwa poziomy
grupowania)
Prosta lista posortowana wg
numeru szansy
sprzedaży
Data otwarcia Od...Do…,
Graficzny raport (zob. Rys 8-3)
planowana data zamknięcia
używany do analizowania etapów
Od…Do…, etapy sprzedaży,
szans sprzedaży i rzeczywistego
partner handlowy i opcjonalne
procentu zamknięcia w odniesieniu
dodanie szans, których daty
do każdej szansy sprzedaży
zamknięcia minęły
Szanse sprzedaży wg źródła;
możliwe wyświetlanie w formie
sprzedaży
graficznej
Data otwarcia Od, data
Szanse sprzedaży, które zostały
zamknięcia Od, sprzedawca i
pozyskane
partnera handlowy
Szanse sprzedaży, które zostały
pozyskanych szans sprzedaży
utracone
Brak kryteriów wyboru
Otwarte szanse sprzedaży
Brak kryteriów wyboru
Partner handlowy, sprzedawca,
etap, data, dokumenty, kwoty i
wartość procentowa
Zamknięte szanse sprzedaży
Graficzna prezentacja lejka szans
sprzedaży (zob. Rys. 8-13);
klikając prawym przyciskiem
myszy na grafice, tworzy się
dynamiczną analizę szansy
sprzedaży (zob. Rys. 8-14)
169
8
6
Szanse sprzedaży
Wykonanie raportu lejka szans sprzedaży
Jednym z atrakcyjniejszych raportów jest raport Lejek szans sprzedaży przedstawiony na rysunku 813. W wizualnej formie dostarcza on odpowiedzi na pytanie: „Co zawiera lejek sprzedaży?” Ten
raport służy do analizowania otwartych szans w lejku szans sprzedaży i ułatwia on określenie
udziału otwartych szans sprzedaży na każdym etapie względem wszystkich otwartych szans
sprzedaży.
Rys. 8-13: Raport Lejek szans sprzedaży
170
8
6
Szanse sprzedaży
Lejek szans sprzedaży można wyświetlid w formie dynamicznie zmieniającej się grafiki za pomocą
opcji menu: Skok do → Dynamiczna analiza szansy sprzedaży lub klikając prawym przyciskiem
myszy w dowolnym miejscu w Lejku szansy sprzedaży i wybierając tę opcję (zob. Rys. 8-14).
Rys. 8-14: Dynamiczna prezentacja lejka szans sprzedaży
W oknie Dynamiczna analiza szansy sprzedaży każda szansa sprzedaży jest przedstawiona w formie
balonu, którego rozmiar odpowiada potencjalnej kwocie szansy sprzedaży. Uwzględnione są
zarówno otwarte, jak i zamknięte szanse sprzedaży. Każda pionowa linia obrazuje etap procesu
sprzedaży. Balony przesuwają się zgodnie ze zmieniającym się statusem wzdłuż poziomej osi
przedstawiającej etapy procesu sprzedaży.
171
8
6
Szanse sprzedaży
Lista kontrolna szans sprzedaży
Definiowanie szans sprzedaży



Wybór opcji menu: Administracja → Definicje → Szanse sprzedaży
Definiowanie etapów sprzedaży i procentu zamknięcia dla każdego etapu
Definiowanie konkurentów, partnerów i relacji
Wprowadzanie szansy sprzedaży





Przejście z głównego menu do opcji: Szanse sprzedaży → Szansa sprzedaży
Wybór partnera handlowego lub utworzenie nowego dla tej szansy sprzedaży
Wprowadzanie oczekiwanej daty zamknięcia
Wprowadzanie potencjalnej kwoty dla tej sprzedaży
Uzupełnianie informacji, np. konkurencji i partnerów, jeśli jest to wymagane


Przejście z głównego menu do opcji: Szanse sprzedaży → Raporty szans sprzedaży
Wybór raportu z listy
Wprowadzanie działań sprzedaży w SAP Business One


Wybór opcji głównego menu: Partnerzy handlowi → Zarządzanie działaniami
Określenie działania, partnera handlowego, daty i wprowadzenie innych danych
Powiązanie kontaktu w Microsoft Outlook z partnerem handlowym w SAP Business
One



Wybór kontaktu w Microsoft Outlook
Wybór opcji menu: SAP Business One → Powiązanie z
Wybór partnera handlowego
Synchronizacja Microsoft Outlook z SAP Business One


W Microsoft Outlook, wybór: SAP Business One → Synchronizacja → Synchronizuj
Ustawianie parametrów synchronizacji i rozwiązanie ewentualnych konfliktów
Synchronizacja jednego kontaktu i generowanie migawki



Wybór kontaktu w Microsoft Outlook
Okno Kontakt, wybór opcji: SAP Business One → Synchronizuj elem.
Na pytanie o utworzenie migawki dla tego partnera handlowego, kliknąć opcję Tak.
172
9
MODUŁ USŁUGA

Rozpoczęcie pracy w module

Dane podstawowe urządzenia odbiorcy

Tworzenie zgłoszeń serwisowych

Raporty serwisowe
Ten rozdział zawiera informacje dotyczące modułu Usługa dostępnego w systemie SAP Business
One. Moduł Usługa jest używany w przypadku, gdy firma świadczy na rzecz odbiorcy różne usługi i
chce śledzid ich realizację w sposób usystematyzowany. Usługa może odnosid się do określonych
materiałów, poszczególnych jednostek opisanych numerami seryjnymi, grupach materiałów bądź
byd dostarczana na poziomie odbiorcy. W module Usługa można również generowad
zaawansowane raporty dotyczące otwartych zgłoszeo serwisowych, czasu rozwiązania problemu i
innych kwestii. Umożliwia on również analizę i ocenę poziomu usług oraz pracowników serwisu w
przedsiębiorstwie.
Rozpoczęcie pracy
Aby przygotowad się odpowiednio do pracy w module Usługa, należy zdefiniowad szablony umów
serwisowych oraz ustalid, czy dane podstawowe urządzenia odbiorcy będą tworzone
automatycznie.
Umowy serwisowe
W systemie dostępne są trzy domyślne szablony umów serwisowych: Brązowy, Srebrny i Złoty.
Istnieje możliwośd dodania innego szablonu, który umożliwi zdefiniowanie odmiennych warunków
umowy, w tym oczekiwanych czasów reakcji i daty ważności. Rysunek 9-1 przedstawia rodzaj
umowy serwisowej Złoty, który zapewnia pełną obsługę obejmującą dostarczenie części oraz
wykonawstwo, jak również usługi w dni wolne od pracy.
173
9
Moduł Usługa
6
Rys. 9-1: Szablon umowy Złoty
Odbiorcy uprawnieni do korzystania z usług firmy powinny zostad przypisani do umowy.
Użytkownik może wykorzystad jeden z dostępnych szablonów bądź utworzyd od podstaw nowy
szablon. Aby przypisad umowy serwisowe do odbiorców, należy skorzystad z następujących opcji
menu Usługa →Umowy serwisowe.
Jak wcześniej wspomniano, w systemie SAP Business One dostępne są trzy rodzaje usługi. Rodzaj
usługi określa się w umowie serwisowej. Rysunek 9-2 przedstawia istniejącą umowę serwisową
odnoszącą się do określonego odbiorcy oraz różne rodzaje usług. Prawo wynikające z umowy
można ograniczyd do określonych numerów seryjnych lub grup materiałów. Można też, jeśli rodzaj
umowy to Odbiorca, nie zastosowad żadnych ograniczeo.
174
9
Moduł Usługa
6
Rys. 9-2: Rodzaje umów serwisowych
Przypomnienie dot. rodzaju umowy serwisowej. Chociaż definiowany jest domyślny rodzaj
umowy, pole to można w każdej chwili zaktualizować. Na przykład w przypadku zmiany rodzaju
umowy z Numer seryjny na Grupy materiałów numery seryjne zostaną usunięte, a użytkownik
będzie musiał wybrać grupy materiałów. Przed zastosowaniem zmiany system wyświetla alarm.
Ustawianie automatycznego tworzenia danych podstawowych
urządzenia odbiorcy
Jeśli firma świadczy usługi w odniesieniu do określonych sprzedanych przez siebie jednostek,
oznacza to, że rodzajem usługi jest Numer seryjny. W tym przypadku dla numerów seryjnych należy
utworzyd kartę danych podstawowych urządzenia odbiorcy (DPUO). Wybór opcji automatycznego
tworzenia powoduje, że system SAP Business One tworzy kartę DPUO automatycznie po sprzedaniu
materiału z określonym numerem seryjnym w ramach dostawy Wz lub na podstawie faktury
sprzedaży. Aby jednak to było możliwe, jeden z atrybutów numeru seryjnego musi byd
jednoznaczną wartością odnoszącą się do materiału. Należy wybrad ścieżkę menu Administracja →
Inicjalizacja systemu → Ustawienia ogólne → zakładka Gospodarka materiałowa → podzakładka
Materiały. W polu Jednoznaczny numer seryjny wg należy wybrad jeden z trzech atrybutów, a
następnie zaznaczyd pole wyboru Aut. tworzenie danych podstawowych urządzenia odbiorcy.
Aby jeszcze bardziej zautomatyzowad proces, należy powiązad Szablon gwarancji z danymi
podstawowymi materiału na zakładce Ogólnie. Jest to jeden z szablonów umowy serwisowej
istniejących w systemie. Po dostarczeniu materiału z określonym numerem seryjnym dla danego
odbiorcy automatyczne tworzone są karty DPUO oraz umowa serwisowa.
175
9
Moduł Usługa
Dane podstawowe urządzenia odbiorcy
6
Jak już wspomniano, dane podstawowe urządzenia DPUO można tworzyd automatycznie. Można je
jednak również utworzyd ręcznie. W tym celu należy skorzystad ze ścieżki menu głównego Usługa
→ Dane podstawowe urządzenia odbiorcy, a następnie wprowadzid jednoznaczną wartośd atrybutu
numeru seryjnego – zgodnie z definicją w ramach inicjalizacji systemu. Ponadto konieczne jest
wybranie kodu materiału i kodu odbiorcy.
Rysunek 9-2 przedstawia dane podstawowe urządzenia odbiorcy utworzone automatycznie.
Wszystkie umowy serwisowe, istniejące zgłoszenia serwisowe, dane sprzedaży i inne dane będą
wyświetlane w oknie danych podstawowych urządzenia odbiorcy.
Rys. 9-3: Dane podstawowe urządzenia odbiorcy
Tworzenie zgłoszeń serwisowych
Po utworzeniu umów serwisowych i danych podstawowych urządzeo odbiorcy można przystąpid do
tworzenia zgłoszeo serwisowych. W tym celu należy wybrad opcje Usługa → Zgłoszenie serwisowe.
Zgłoszenie serwisowe jest zdarzeniem, podczas którego odbiorca kontaktuje się z firmą w celu
zgłoszenia zapotrzebowania na usługę i które rejestruje się w systemie dla celów monitorowania.
Zgłoszenie serwisowe obejmuje dane podstawowe urządzenia odbiorcy, czas otwarcia i zamknięcia
zgłoszenia, dane użytkownika, który je obsługiwał i czas poświęcony na rozwiązanie problemu. Ze
zgłoszeniem serwisowym można powiązad określone działanie, na przykład w celu zdefiniowania
przypomnienia o działaniu dodatkowym. Ponadto istnieje możliwośd zarejestrowania
dostarczonego rozwiązania i utworzenia listy dodatkowych kosztów, które okazały się niezbędne do
rozwiązania problemu. Aby utworzyd zgłoszenie serwisowe, należy wykonad następujące kroki:
176
9
Moduł Usługa

Wybór odbiorcy: system wykonuje kontrolę kredytu i ustala, czy dla odbiorcy istnieje ważna
umowa. Jeśli nie istnieje, można potwierdzid alarm i mimo to kontynuowad przetwarzanie.

Wybór materiału i numeru seryjnego

Wprowadzenie tematu zgłoszenia

Opcjonalne wprowadzenie ogólnych informacji, takich jak typ problemu

Zgłoszenie jest domyślnie przypisane do użytkownika, który je utworzył; można je jednak
przypisad do innego użytkownika lub do kolejki.
6
Rysunek 9-4 przedstawia istniejące zgłoszenie serwisowe. Istnieje możliwośd dodania
szczegółowych informacji, takich jak uwagi, koszty rozwiązania problemu i historia zgłoszenia.
Rys. 9-4: Zgłoszenie serwisowe
Zalecane rozwiązania Na zakładce Rozwiązania należy nacisnąć przycisk Zalecane. System
wyświetli rozwiązania z bazy wiedzy stosowane w przeszłości w odniesieniu do danego materiału.
Jeśli rozwiązanie można zastosować w odniesieniu do bieżącego problemu, należy je wybrać.
177
9
Moduł Usługa
Raporty serwisowe
6
Różnorodne raporty serwisowe umożliwiają menedżerowi monitorowanie i analizę poziomu usług
zapewnianego przez firmę. Menedżer może wykonywad raporty wg użytkownika, rodzaju zgłoszeo oraz
przeglądad średni czas zamknięcia. Przedstawiciel serwisowy ma natomiast możliwośd przeglądu otwartych
zgłoszeo serwisowych oczekujących na obsługę oraz wyświetlenia listy własnych otwartych i
przeterminowanych zgłoszeo.
Raport
Zgłszenia serwisowe
Zgłoszenia serwisowe
wg kolejki
Czas reakcji wg
Przypisanych do
Średni czas
zamknięcia
Umowa serwisowa
Dane podstawowe
urządzenia odbiorcy
Monitor serwisu
Moje zgłoszenia
serwisowe
Moje otwarte
zgłoszenia serwisowe
Moje
przeterminowane
zgłoszenia serwisowe
Kryteria wyboru
Prezentowane dane
Utworzone dn., Rozwiązane dn., Kod
odbiorcy, Obsługiwane przez, Materiał,
ID kolejki, Typ problemu, Priorytet, Typ
zgłoszenia, Pochodzenie, Status
zgłoszenia, Przeterminowane zgłoszenia
Raport Takie same jak zgłoszenia
serwisowe
Wszystkie zgłoszenia serwisowe
odpowiadające kryteriom wyboru, w tym
ID zgłoszenia, informacja o odbiorcy i
materiale, numer seryjny, temat, data
utworzenia i inne.
serwisowe z wyjątkiem pogrupowanych
wg kolejki
Pogrupowane wg użytkownika, ID
zgłoszenia, rodzaju reakcji i czasu w
kolejce
Zamknięte zgłoszenia serwisowe wraz z
datą i godziną utworzenia, datą i godziną
zamknięcia oraz obliczonym czasem
zamknięcia
serwisowe
serwisoowe
Kod odbiorcy, data początku i końca
Wszystkie umowy serwisowe z ich
ważności umowy, rodzaj i status umowy
rodzajem i statusem
oraz rodzaj usługi
Wybór odbiorcy i materiału. Status CEC Wszystkie dane podstawowe urządzenia
odbiorcy, z nazwą odbiorcy, atrybutami
numerów seryjnych, kodem materiału,
osobą do kontaktów i statusem
Obsługiwane przez, kolejka i priorytet
Raport w czasie rzeczywistym zawiera
grafikę otwartych i przeterminowanych
zgłoszeń serwisowych
Nie dotyczy
Wszystkie zgłoszenia serwisowe
obsługiwane przez bieżącego użytkownika
Nie dotyczy
Wszystkie otwarte zgłoszenia serwisowe
obsługiwane przez bieżącego użytkownika
Nie dotyczy
Wszystkie przeterminowane zgłoszenia
serwisowe obsługiwane przez bieżącego
użytkownika
178
10
TWORZENIE DOKUMENTÓW,
UPRAWNIENIA I ZATWIERDZANIE

Przegląd funkcji tworzenia dokumentów

Uprawnienia, procedury zatwierdzania i dokumenty tymczasowe

Przyśpieszenie procesu tworzenia dokumentów za pomocą kreatorów
Niniejszy rozdział zawiera analizę funkcji tworzenia dokumentów, takich jak tworzenie dokumentów
tymczasowych, sporządzanie nowych dokumentów na podstawie już istniejących oraz zbiorcze
tworzenie dokumentów. Są to trzy sposoby, w jakie SAP® Business One pomaga użytkownikom
przyśpieszyd i zautomatyzowad proces tworzenia dokumentów. Dzięki połączeniu funkcjonalności
uprawnieo i zatwierdzeo z funkcjami tworzenia dokumentów aplikacja zapewnia efektywny zestaw
narzędzi umożliwiających użytkownikom wykonanie wyłącznie zadao zgodnych z ich zakresem
odpowiedzialności i kompetencji.
Przegląd funkcji tworzenia dokumentów
Funkcje tworzenia dokumentów SAP Business One ułatwiają w maksymalnym możliwym stopniu
realizację rutynowych zadao, co umożliwia szybkie tworzenie wymaganych dokumentów przy
minimalnych nakładach. Ze względu na fakt, że tworzenie dokumentów stanowi centralne działanie
w SAP Business One, dostępne są różne metody, które mogą zostad zastosowane w zależności od
sytuacji, w której znajdą się użytkownicy. Dwa najpopularniejsze sposoby ręcznego tworzenia
dokumentów — za pomocą trybu dodawania lub korzystania z już istniejącego dokumentu
tymczasowego — są przedstawione na poniższych rysunkach.
Podczas poruszania się po menu zauważamy, że dokumenty są często otwierane w trybie
dodawania. Podczas przeszukiwania lub przewijania dokumentów można włączyd tryb dodawania,
wciskając Ctrl + A lub klikając ikonę trybu dodawania (zob. Rys. 10-1). W trybie dodawania pojawia
się przycisk Dodaj w lewym dolnym rogu ekranu. Po wprowadzeniu danych można zaksięgowad
dokument lub dodad dane podstawowe poprzez kliknięcie przycisku Dodaj.
179
10
Tworzenie dokumentów, uprawnienia i zatwierdzanie
6
Rys. 10-1: Tworzenie dokumentów za pomocą trybu dodawania
Zamiast klikania przycisku Dodaj można użyd menu Plik, aby zapamiętad dokumenty jako
dokumenty tymczasowe, lub prawym przyciskiem myszy kliknąd nagłówek dokumentu. Dokument
zapamiętany jako dokument tymczasowy może byd wykorzystany jako szablon do tworzenia
podobnych dokumentów. Dokumenty tymczasowe mogą byd również używane do przechowywania
dokumentów poddawanych procedurze zatwierdzania.
Rys. 10-2: Wykorzystanie dokumentów tymczasowych do tworzenia dokumentów
Obie metody tworzenia dokumentów cechują się prostotą i polegają na realizacji typowego procesu
wypełniania formularza i zapamiętania go.
Dodatkowo oprócz wsparcia ręcznego tworzenia dokumentów SAP Business One oferuje dwa
kreatory do tworzenia dokumentów: kreator dokumentów tymczasowych oraz kreator tworzenia
dokumentów docelowych, które są szczegółowo opisane w dalszej części niniejszego rozdziału.
180
10
6
Uprawnienia, procedury zatwierdzania i
dokumenty tymczasowe
Procedury zatwierdzania i uprawnienia to dwa aspekty definicji roli w SAP Business One. Nadając i
ograniczając uprawnienia określonego użytkownika, określa się funkcje, do jakich może on mied
dostęp oraz czynności, jakie może wykonywad. Procedury zatwierdzania zapewniają
administratorowi sposób ścisłego określenia działao, które użytkownik może realizowad.
Funkcjonalnośd uprawnieo, procedur zatwierdzania i tworzenia dokumentów można połączyd; na
przykład sprzedawca może tworzyd zlecenia sprzedaży i udzielad rabatów procentowych.
Administrator może doprecyzowad to uprawnienie tak, aby sprzedawca mógł tworzyd zlecenia
sprzedaży do określonej kwoty. Można także wykorzystad procedury zatwierdzania, aby zlecenia
sprzedaży, w których rabat przekracza określony procent, musiały byd zatwierdzone przez
menedżera sprzedawcy.
Uprawnienia użytkownika
Proces definiowania uprawnieo w SAP Business One przypomina wydawanie zestawu kluczy, które
umożliwiają dostęp do pewnych funkcji. Uprawnienia zezwalają określonym użytkownikom lub
grupom użytkowników na wykonanie poniższych funkcji (bądź zabraniają im ich realizacji):

tworzenie określonych rodzajów dokumentów

wyświetlanie określonych typów danych lub zarządzanie nimi

tworzenie kont użytkowników

definiowanie zezwoleo dla innych użytkowników

uzyskiwanie dostępu do funkcji z głównego menu

księgowanie dokumentów, gdy okres ma status Okres zamknięcia lub Odblokowany z
wyjątkiem sprzedaży
Uprawnienia wykorzystują model organizacyjny firmy, aby umożliwid kontrolę dostępu przez
przełożonych pracownika. Uprawnienia można kopiowad z jednego użytkownika na innego.
Wszelkie zmiany uprawnieo są monitorowane.
Mechanizm uprawnieo w SAP Business One zapewnia ścisłą kontrolę dostępu każdego użytkownika
do funkcjonalności tej aplikacji. Jak pokazano na Rys. 10-3 w oknie Uprawnienia (które można
wyświetlid, wybierając ścieżkę: Administracja → Inicjalizacja systemu → Uprawnienia) zestawiona
jest lista użytkowników wraz z listą wszystkich funkcji dostępnych w każdym module
oprogramowania SAP Business One.
181
10
6
Rys. 10-3: Okno Uprawnienia
Każdy moduł zawiera listę dostępnych funkcji oraz prawa dostępu, które mogą byd nadawane
użytkownikom lub których można im odmówid. Okno to zawiera dodatkowe ustawienia dotyczące
maksymalnych rabatów, rozchodów gotówkowych i zastosowania kodowania.
Aby zaoszczędzid czas w przypadku wielu użytkowników z podobnymi uprawnieniami, należy
zdefiniowad pełne uprawnienia dla jednego użytkownika, a następnie skopiowad je do innych,
przeciągając i upuszczając nazwę użytkownika nad nazwami innych użytkowników.
Odsyłacz do portalu. Szczegółowe informacje o uprawnieniach użytkowników znajdują się w
przewodniku „How to Define Authorizations‖ (Definiowanie uprawnień) dostępnym pod adresem
http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Administracja hasłami
Do definiowania poziomu bezpieczeostwa haseł w firmie służy okno administracji hasłami. Po
przejściu ścieżki: Administracja → Definicje →Ogólne → Zabezpieczenia można wybrad jeden z
wbudowanych poziomów: niski, średni lub wysoki, bądź użyd opcji Niestandardowy, aby
182
10
6
zdefiniowad własny poziom. W tym miejscu można wybrad m.in. minimalną długośd, minimalną
liczbę znaków pisanych wielką i małą literą, minimalną liczbę cyfr i termin wygaśnięcia. Zasad tych
muszą przestrzegad wszyscy użytkownicy, którzy chcą zalogowad się do systemu.
Własność danych
Dodatkowo oprócz zastosowania ogólnych uprawnieo użytkownika, dostęp do dokumentu można
kontrolowad za pomocą uprawnieo Własnośd danych. Uprawnienie dotyczące własności danych
określa właściciela określonego dokumentu sprzedaży lub zakupu i zezwala innym użytkownikom na
uzyskanie dostępu do dokumentu bądź jego zmianę zgodnie z ich relacjami z właścicielem
dokumentu. Przykład: dwóch pracowników działu sprzedaży jest uprawnionych do tworzenia ofert,
ale menedżer chciałby uniemożliwid jednemu z nich uzyskanie dostępu do ofert drugiego. Za
pomocą własności danych można zdefiniowad relacje między obydwoma pracownikami jako Zespół
lub Dział i ograniczyd dostęp do ofert utworzonych przez inne osoby w zespole lub dziale.
Aby skonfigurowad własnośd danych, należy wykonad poniższe czynności:
1) Po wybraniu ścieżki menu Administracja → Inicjalizacja systemu → Uprawnienia → Wyjątki
dotyczące własności danych proszę zaznaczyć opcję Aktywacja filtrowania własności.
2) Dla każdego rodzaju dokumentu proszę wybrać jedną z poniższych opcji: Brak filtra, Wg
właściciela w nagłówku i pozycjach lub Wg właściciela w nagłówku.
3) Proszę utworzyć dane podstawowe pracowników w module Pracownicy. Każdemu
pracownikowi należy przypisać kod użytkownika i sprzedawcę. Opcjonalnie można przypisać
pracowników do działu, oddziału, zespołu i menedżera.
4) Proszę powiązać kartoteki Partnerów handlowych ze Sprzedawcami. Właścicielem dokumentu
wystawianego przez użytkownika będzie pracownik powiązany wcześniej z użytkownikiem w
module Pracownicy. Właściciel może zostać nadpisany w nagłówku lub pozycji dokumentu.
5) Na koniec należy zdefiniować relacje pomiędzy pracownikami, wybierając ścieżkę menu
Administracja → Inicjalizacja systemu → Uprawnienia → Uprawnienia dotyczące własności
danych. Definiowanie uprawnień dotyczących własności danych przedstawia Rys. 10-4.
183
10
6
Rys. 10-4: Definiowanie uprawnień dotyczących własności danych
Należy zauważyd, że niektóre uprawnienia mogą się pokrywad. Jeśli dwóch pracowników należy do
tego samego zespołu i ma tego samego menedżera, wystarczy zdefiniowad tylko uprawnienia
Zespół.
Dane są filtrowane na podstawie uprawnieo dotyczących własności danych każdego użytkownika.
Filtr stosuje się do raportów, funkcji przeciągnij i skojarz oraz przeglądania istniejących
dokumentów. Jeśli podczas przeglądania użytkownik natknie się na dokument, dla którego
zdefiniowano uprawnienia, system pominie go lub wyświetli jako „tylko do odczytu”, w zależności
od zaznaczonej opcji uprawnieo: Brak uprawnieo, Tylko do odczytu lub Pełne uprawnienia.
Procedury zatwierdzania
Procedury zatwierdzania w SAP Business One to zbiór efektywnych mechanizmów umożliwiających
kontrolowanie, kto jakie czynności może wykonywad, oraz określających osoby, które mogą
zezwalad na wyjątki. Procedury zatwierdzania obejmują ustalanie limitów w zakresie wielkości i
charakteru transakcji biznesowych, które każdy użytkownik może wykonad na mocy swoich
uprawnieo. W przypadku próby zaksięgowania dokumentu przekraczającego limit ustalony za
pomocą procedur zatwierdzania dokument ten jest automatycznie zapamiętywany jako dokument
tymczasowy podczas procesu zatwierdzania.
SAP Business One obsługuje progi i etapy zatwierdzenia oraz zawiera mechanizm ogólnego
przeznaczenia, który może przedłożyd do zatwierdzenia niemal każdy rodzaj dokumentu. Kiedy
dokument przechodzi proces zatwierdzania, jest on przechowywany jako dokument tymczasowy do
momentu jego zatwierdzenia, tj. wówczas gdy osoba, która go zainicjowała, może go zaksięgowad.
Zatwierdzenia mogą mied dwa wymiary:
184
10

Progi zatwierdzenia, które są kryteriami, powyżej bądź poniżej których wymagane są
zatwierdzenia różnych kategorii dokumentów. SAP Business One zawiera predefiniowane
warunki, które można wykorzystad do tworzenia kryteriów. Można także utworzyd
niestandardowe kryteria, opracowując zapytanie.

Etapy zatwierdzenia, które są krokami zatwierdzenia realizowanymi od autora wniosku do
jednej lub wielu osób, które muszą zatwierdzid dokument.
6
Sposób działania funkcjonalności zatwierdzeo obrazuje poniższy przykład. Jan, administrator działu
odpowiedzialny za zamawianie artykułów biurowych, ma ustalony limit w wysokości 1000 PLN na
każde zamówienie. Pewnego dnia, w ramach przygotowao do dużego spotkania, Jan musi zamówid
dużą większą niż zwykle ilośd artykułów, w wyniku czego powstaje zamówienie na kwotę 2000 PLN.
Podczas próby dodania zamówienia Jan otrzymuje komunikat wskazujący na koniecznośd
zatwierdzenia oraz informujący, że odpowiedni wniosek został zgłoszony. Zamówienie nie zostaje
dodane, ale zapamiętane jako dokument tymczasowy, a do menedżera Jana wysyłana jest
wiadomośd. Jeśli menedżer Jana dokona zatwierdzenia, Jan będzie mógł dodad zamówienie.
185
10
6
Rys. 10-5: Kroki procesu zatwierdzania
W przypadku odmowy zatwierdzenia użytkownik może zmodyfikowad dokument tak, aby spełnid
kryteria zatwierdzenia. Jeśli po aktualizacji dokument spełnia warunki, zostaje dodany do bazy
systemu. Jeżeli zatwierdzenie jest nadal wymagane, rozpoczyna się nowy proces zatwierdzenia.
SAP Business One realizuje proces opisany w przykładzie poprzez szablony, do których dostęp
można uzyskad z menu głównego, wybierając ścieżkę: Administracja → Procedury zatwierdzania →
Wzorce zatwierdzania. Wzorce zatwierdzania zawierają cztery rodzaje informacji:

W pierwszej zakładce Utworzone przez określa się użytkowników, których dokumenty będą
podlegały procedurze zatwierdzania. W tym miejscu pojawiłby się Jan, administrator działu
z powyższego przykładu.

W zakładce Dokumenty wskazuje się dokumenty wymagające zatwierdzenia. Można wybrad
dokumenty sprzedaży, zakupu, magazynowe lub płatnośd wychodzącą. W tym miejscu
znalazłoby się zamówienie z powyższego przykładu.
186
10

W zakładce Etapy definiuje się etapy zatwierdzania. W naszym przykładzie utworzony byłby
jeden etap dotyczący zatwierdzenia przez menedżera.

W zakładce Warunki (przedstawionej na Rys. 10-6) ustala się progi uruchamiające
zatwierdzenie. W tym miejscu określony byłby próg 1000 PLN. Alternatywnie można
określid, że każdy dokument wymaga zatwierdzenia.
6
Szablony mogą zostad nazwane (szablon na Rys. 10-6 nosi nazwę Zatwierdzenie_zamówienia). Aby
szablon zatwierdzania mógł zostad wykorzystany, należy zaznaczyd pole wyboru Aktywny (na prawo
od pola Nazwa). Szablony zatwierdzania mogą kontrolowad wiele różnych parametrów, np. na Rys.
10-6 przedstawiona jest reguła wymagająca zatwierdzenia zamówienia o wartości wyższej niż
10000 PLN. Ponadto, jako dodatkowy warunek może zostad przypisane zapytanie zdefiniowane
przez użytkownika. Na przykład zatwierdzenie może dotyczyd określonych dostawców. Wymagana
jest tutaj specjalna składnia zapytania. Więcej szczegółowych informacji na temat składni zapytao
może udzielid partner wdrożeniowy.
Rys. 10-6: Zakładka Warunki okna Szablony zatwierdzania – Definicja
Przypomnienie dotyczące raportowania zatwierdzeń. Kluczową rolę w codziennym
korzystaniu z funkcjonalności zatwierdzeń odgrywają dwa raporty. Raport o statusie zatwierdzenia
informuje autorów o stanie ich wniosków o zatwierdzenie. Raport o decyzji dotyczącej zatwierdzenia
przedstawia osobom autoryzującym wszystkie dokumenty oczekujące na zatwierdzenie. Oba raporty
to opcje, które można wyświetlić, wybierając ścieżkę: Administracja → Procedury zatwierdzania.
Po poprawnym zdefiniowaniu szablonów zatwierdzeo obsługa zatwierdzeo jest realizowana w
poniższy sposób. Po utworzeniu przez autora dokumentu wymagającego zatwierdzenia aplikacja
187
10
6
SAP Business One wysyła komunikat do osoby autoryzującej, która ma zatwierdzid dokument (może
byd wymagany cały szereg zatwierdzeo). Osoba autoryzująca może zatwierdzid lub odrzucid
dokument, korzystając z okna Przegląd komunikatów/alarmów (przedstawionego na Rys. 10-7).
Okno to wyświetla się podczas logowania do SAP Business One, jeżeli dla użytkownika ustawiono
alarmy wymagające jego obsługi. Okno to pojawia się także wówczas, gdy użytkownik korzysta już z
aplikacji, w zależności od ustawieo dokonanych przez administratora systemu w opcji Administracja
→ Zarządzanie alarmami.
Rys. 10-7: Okno Przegląd komunikatów/alarmów
W oknie Przegląd komunikatów/alarmów wyświetlane są informacje o dokumencie oczekującym na
zatwierdzenie. Kliknięcie pomaraoczowych strzałek odsyłaczy umożliwia osobom autoryzującym
przejrzenie dokumentów wymagających zatwierdzenia. Osoby autoryzujące mogą dodawad uwagi
uzasadniające ich decyzje.
Po wykonaniu działania związanego z dokumentem przez osobę autoryzującą, niezależnie od jego
wyniku, SAP Business One wysyła do autora dokumentu komunikat, który jest wyświetlany w oknie
Przegląd komunikatów/alarmów tego użytkownika.
W przypadku zatwierdzenia dokumentu autor może przekonwertowad zatwierdzony dokument
tymczasowy na dokument stały bezpośrednio w oknie Przegląd komunikatów/alarmów.
Jeśli osoba autoryzująca nie zatwierdzi dokumentu, autor otrzyma komunikat informujący go o tym.
Wówczas konwersja dokumentu tymczasowego na normalny dokument nie będzie możliwa.
188
10
Ręczne tworzenie dokumentów tymczasowych
6
Za pomocą procedur zatwierdzania dokumenty tymczasowe są tworzone automatycznie. Możliwe
jest także ich ręczne tworzenie z wielu różnych powodów, np. jeśli dokument jest wypełniony tylko
częściowo, a jego uzupełnienie nastąpi później. Może się także zdarzyd, że osoba go wypełniająca
będzie wiedzied jak uzupełnid jedną częśd dokumentu, ale będzie potrzebowad pomocy przy
wypełnianiu innej części. Dokumenty tymczasowe mogą byd również używane jako szablony
dokumentów, które wymagają powtarzalnego wystawiania z wprowadzaniem niewielkich zmian.
Dokumenty tymczasowe można tworzyd dla dokumentów sprzedaży i zakupu. Ręczne tworzenie
dokumentów tymczasowych w SAP Business One jest proste. Podczas tworzenia dokumentów w
tych dwóch obszarach można wybrad opcję menu Zapamiętaj jako dokument tymczasowy z menu
Plik lub kliknąd nagłówek dokumentu prawym przyciskiem myszy, aby go zapamiętad jako
dokument tymczasowy (Rys. 10-8).
Rys. 10-8: Menu Plik do tworzenia dokumentów tymczasowych
W przypadku zapisania dokumentu jako dokumentu tymczasowego jest on dostępny do
późniejszego wykorzystania. Proces przedstawiony na Rys. 10-9 polega na wyszukaniu istniejących
dokumentów tymczasowych i wybraniu jednego jako podstawy tworzenia nowego dokumentu.
189
10
6
Rys. 10-9: Wyszukiwanie dokumentów tymczasowych
Po otwarciu dokumentu tymczasowego można zmodyfikowad informacje i zapamiętad go ponownie
– jako dokument tymczasowy lub normalny dokument.
Poniżej wymieniono kilka przykładowych, częstych zastosowao dokumentów tymczasowych
(oprócz wymienionych dotychczas):

tworzenie szablonów powtarzających się dokumentów

zapamiętanie pracy na użytek innego pracownika

gromadzenie informacji dla dokumentu, do którego zatwierdzenia użytkownik nie posiada
uprawnieo

zapamiętanie pracy w toku w celu późniejszego jej kontynuowania
Dokumenty tymczasowe można usunąd z raportu Dokument tymczasowy (zob. Rys. 10-9), klikając
dokument tymczasowy prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Usuo z menu kontekstowego.
W przypadku przekształcenia dokumentu tymczasowego w dokumentu stały dokument
tymczasowy nie jest usuwany automatycznie. Można go usunąd ręcznie wówczas, gdy nie jest już
potrzebny. Użytkownicy mogą zapamiętywad własne dokumenty tymczasowe oraz korzystad z
dokumentów tymczasowych utworzonych przez innych użytkowników.
190
10
6
Przyśpieszenie procesu tworzenia
dokumentów za pomocą kreatorów
SAP Business One oferuje dwa kreatory do automatyzacji procesu tworzenia dokumentów. Kreator
dokumentów docelowych prowadzi użytkownika przez proces tworzenia nowego dokumentu przy
wykorzystaniu informacji z jednego lub wielu innych dokumentów stanowiących punkt wyjściowy.
Zautomatyzowane kopiowanie do i z dokumentów do nowych dokumentów pozwala zaoszczędzid
czas i zmniejszyd liczbę błędów. Przykład: użytkownik wysyła ofertę na zestaw towarów i po
rozmowie z klientem okazuje się, że wymagane ilości zmieniły się w przypadku kilku artykułów, a
jeden artykuł nie zostanie zamówiony. Zaletę stanowi brak konieczności ponownego prowadzania
danych z oferty do zlecenia sprzedaży. Można skopiowad ofertę do zlecenia sprzedaży lub
skopiowad zlecenie sprzedaży z jednej lub wielu ofert. W ten sposób SAP Business One pomaga
zaoszczędzid czas i uniknąd błędów.
Kreator tworzenia dokumentów umożliwia automatyczne tworzenie wielu nowych dokumentów
sprzedaży przy wykorzystaniu innych dokumentów sprzedaży stanowiących punkt wyjściowy. W ten
sposób na przykład wszystkie zlecenia zebrane przez centrum obsługi mogą zostad jednocześnie
przekształcone w dokumenty Wz, aby produkty te mogły zostad zarejestrowane jako wysłane z
magazynu. Jeśli zlecenie sprzedaży zawiera towary przeznaczone do wysłania do dwóch lokalizacji,
można wówczas utworzyd dwa dokumenty Wz dla jednego zlecenia sprzedaży. Oba kreatory są
opisane poniżej.
Kreator dokumentów docelowych
Kreator dokumentów docelowych pomaga utworzyd nowy dokument na podstawie już istniejącego,
przeprowadzając użytkownika przez proces tworzenia i udzielając wskazówek. Kreator jest
dostępny dla większości dokumentów w modułach sprzedaży i zakupu. Aby rozpocząd proces,
należy utworzyd pustą wersję dokumentu. Na przykład po otwarciu pustego zlecenia sprzedaży i
określeniu klienta kreator jest uruchamiany poprzez kliknięcie przycisku Kopiuj z znajdującego się w
prawym dolnym rogu okna (zob. Rys. 10-10).
Dokument, który ma zostad wykorzystany do tworzenia nowego dokumentu, wybiera się z listy
przedstawionych ofert spełniających kryteria. Podczas tworzenia nowego zlecenia sprzedaży można
użyd wiele ofert.
Wybór dokumentu powoduje uruchomienie kreatora dokumentów docelowych, który oferuje różne
możliwości konfiguracji i zmiany danych na podstawie tworzonego dokumentu oraz dokumentów
źródłowych użytych do jego tworzenia. Można na przykład określid, czy ma byd użyty kurs wymiany
obowiązujący w dniu utworzenia oferty czy kurs wymiany aktualizowany w dniu bieżącym w tabeli
kursów wymiany.
191
10
6
Rys. 10-10: Uruchomienie kreatora dokumentów docelowych
Jak pokazano na Rys. 10-11 istnieje możliwośd konfigurowania danych na poziomie pozycji — w tym
miejscu można zmienid niemal wszystko, np. usunąd wiersze, zmienid ilości i ceny, określid rabaty
itd.
Jeśli dokumenty bazowe zawierają kwoty kosztów transportu, do kreatora dodawany jest
dodatkowy krok. W kroku tym można wybrad kwotę kosztów transportu do pobrania oraz metodę
pobrania.
192
10
6
Rys. 10-11: Wykorzystanie kreatora do tworzenia zlecenia sprzedaży
Nowo utworzone zlecenie sprzedaży ma automatycznie utworzoną notę wskazującą ofertę bądź
oferty wykorzystane do jego utworzenia. Można także ustalid dokument bazowy, na podstawie
którego utworzono dokument, lub dokument docelowy utworzony na podstawie dokumentu
bazowego za pomocą dwóch ikon na pasku narzędzi. Kiedy dokument jest otwarty, kliknięcie ikony
dokumentu bazowego
powoduje otwarcie pierwszego dokumentu użytego jako podstawa dla
bieżącego dokumentu. Kliknięcie ikony dokumentu docelowego
powoduje otwarcie pierwszego
dokumentu docelowego utworzonego na podstawie aktualnie otwartego dokumentu. Ten sposób
wyszukiwania dokumentów bazowych i docelowych można także stosowad w przypadku poziomu
wiersza dla określonych pozycji. Po zaznaczeniu określonego wiersza i kliknięciu ikon dokumentu
bazowego lub docelowego można wyświetlid dokument, który był dokumentem bazowym lub
docelowym dla tego wiersza.
Kreator tworzenia dokumentów
Kreator tworzenia dokumentów automatyzuje proces tworzenia dokumentów używanych w
procesie sprzedaży w aplikacji SAP Business One. Kreator umożliwia automatyczne tworzenie
dokumentów docelowych, takich jak dokumenty Wz lub faktury, na podstawie zleceo sprzedaży,
dokumentów Wz, zwrotów lub faktur rezerwujących sprzedaży. Kreator tworzenia dokumentów
jest przeznaczony dla firm, w których przygotowywane są partie faktur lub dokumentów Wz raz
dziennie lub raz na tydzieo.
193
10
6
Przypomnienie o kopiach zapasowych. Za pomocą kreatora tworzenia dokumentów można
tworzyć jednocześnie dziesiątki lub setki dokumentów, z których wiele może mieć istotny wpływ
na rachunkowość, a odwrócenie tych procesów może być trudne. Z tego względu należy
korzystać z kreatora w sposób ostrożny i zazwyczaj dopiero po utworzeniu pełnej kopii zapasowej
bazy danych. Wówczas odtworzenie danych utraconych z powodu nieprawidłowej czynności
polega na przywróceniu bazy danych, a nie ręcznym korygowaniu setek zapisów księgowych.
Innym sposobem bezpiecznego korzystania z funkcjonalności tworzenia dokumentów jest
skonfigurowanie kreatora tak, aby tworzył dokumenty tymczasowe. Wówczas można bezpiecznie
uruchomić kreator i przed zaksięgowaniem dokumentów sprawdzić, czy wszystko zadziałało
poprawnie.
Wykonawca wdrożenia zazwyczaj szkoli użytkowników w zakresie korzystania z kreatora tworzenia
dokumentów ze względu na wysoką efektywnośd tej funkcjonalności. Niniejszy rozdział przedstawia
przegląd głównych kroków związanych z korzystaniem z kreatora tworzenia dokumentów.
Kreator, uruchomiony z poziomu modułu sprzedaży, wyświetla ekran powitalny, po którym pojawia
się ekran kroku 1 umożliwiający wybranie nazwy zestawu zapamiętanych parametrów dla przebiegu
generowania dokumentów. Ekran kroku 2 kreatora jest przedstawiony na Rys. 10-12.
Rys. 10-12: Ustawienia dokumentów docelowych
Ustawienia dokumentów docelowych przedstawione na tym rysunku umożliwiają kontrolę rodzaju
tworzonego dokumentu (zlecenia sprzedaży, dokumenty Wz, zwroty lub faktury) oraz
skonfigurowanie innych części dokumentu. W tym miejscu można zapamiętad dokument jako
tymczasowy oraz ustalid, jaki rodzaj dokumentów zostanie utworzony: towary, usługa lub oba
rodzaje.
194
10
6
W kroku 3 kreatora określa się dokumenty, jakie zostaną wykorzystane jako dokumenty bazowe do
tworzenia dokumentów. Tak jak kreator dokumentów docelowych, kreator tworzenia dokumentów
umożliwia wybranie dokumentów, na podstawie których utworzone zostaną nowe dokumenty. Rys.
10-13 przedstawia ekran wykorzystywany do wyboru dokumentów bazowych.
Rys. 10-13: Wybór dokumentów bazowych
Jedną z najefektywniejszych cech kreatora tworzenia dokumentów jest znajomośd hierarchii
ważności dokumentów. Na przykład jeśli na podstawie oferty utworzono zlecenie sprzedaży i
zarówno zlecenie sprzedaży, jak i oferta są dokumentami bazowymi, kreator tworzenia
dokumentów ignoruje ofertę, ponieważ w jej miejsce wchodzi zlecenie sprzedaży. Ikony
dokumentów bazowych i docelowych można także wykorzystad do wyszukiwania dokumentów
bazowych i docelowych utworzonych za pomocą kreatora tworzenia dokumentów.
W kroku 4 kreatora określa się, czy ma byd przeprowadzona konsolidacja dokumentów oraz ustala
się sposób ewentualnej konsolidacji. W przypadku zachowania wartości domyślnych stosowane są
podstawowe zasady konsolidacji: dokumenty są konsolidowane, jeśli dokument bazowy i docelowy
są tego samego rodzaju i są przeznaczone dla tego samego klienta. Można zdefiniowad dodatkowe
195
10
6
kryteria dotyczące konsolidacji, takie jak nazwa odbiorcy, warunki płatności, forma płatności, lub
kryteria niestandardowe oparte na polach definiowanych przez użytkownika.
W kroku 5 wybiera się klientów, dla których należy utworzyd dokumenty w przebiegu.
W kroku 6 określa się, jakie działanie ma zostad wykonane w przypadku brakujących danych lub
wystąpienia błędów księgowych bądź magazynowych podczas tworzenia dokumentów. Można
wówczas przejśd do następnego dokumentu, kolejnego klienta lub uzyskad potwierdzenie w sposób
interaktywny.
W kroku 7 można zapamiętad ustawienia dla przebiegu, używając nazwy i opisu, wykonad przebieg
lub zrealizowad oba działania. Przed wykonaniem przebiegu aplikacja wysyła przypomnienie o
konieczności posiada aktualnej kopii zapasowej.
W kroku 8 kreatora wyszczególnione są utworzone dokumenty wraz z wszelkimi komunikatami o
błędach, które zostały wygenerowane.
Mimo iż niniejszy przegląd bardzo dobrze obrazuje możliwości kreatora tworzenia dokumentów,
zaleca się skorzystanie z pomocy partnera wdrożeniowego lub przeprowadzenie działao
eksperymentalnych w środowisku testowym przed użyciem tej funkcjonalności w systemie
produktywnym. Zwiększone możliwości oznaczają większą odpowiedzialnośd.
196
11
DRUKOWANIE DOKUMENTÓW I
RAPORTÓW

Przegląd możliwości drukowania

Konfiguracja początkowa

Edytor układu wydruku

SAP® Crystal reports
Drukowanie dokumentów i raportów w postaci wydruku lub do pliku jest niezwykle ważną częścią
codziennej pracy użytkownika systemu. Za pomocą SAP Business One wydruk możliwy jest
natychmiast po utworzeniu bazy danych dla firmy. Dla każdego dokumentu lub raportu istnieje
systemowy predefiniowany szablon wydruku, który można użyd w niezmienionej formie lub
zmodyfikowad zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkownika systemu.
Należy rozróżniad szablony wydruku dokumentów i raporty:

Szablon wydruku dokumentu. Każdy typ dokumentu, taki jak np.: Wz, faktura, korekta, ma
szablon układu wydruku pozwalający użytkownikowi na wydruk poszczególnych
dokumentów.

Raport. Zestaw danych uporządkowanych w formie raportu na podstawie wskazanych
kryteriów wyboru. Każdy raport ma również przygotowany szablon układu wydruku PLD.
Raporty przygotowane w Crystal Reports są lokowane w modułach menu głównego.
Porównanie układu ekranu z układem wydruku. Wygląd dokumentu na ekranie nie pokrywa
się z wyglądem dokumentu lub raportu gdy jest on drukowany. Na przykład jeśli na ekranie do tabeli
dokumentu zostanie dodana kolumna, nie będzie to miało wpływu na układ wydruku, dopóki nie
zostanie ona także dodana do szablonu wydruku. Układy wydruku mogą być opracowywane za
pomocą Edytora układu wydruku PLD lub narzędzia SAP Crystal Reports.
Dla dowolnego dokumentu lub raportu możliwy jest podgląd wydruku na ekranie poprzez kliknięcie
ikony Podgląd wydruku
. Jeśli domyślnym szablonem jest raport edytora układu wydruku PLD,
otwiera się ekran Podgląd edytora układu wydruku. Jeśli domyślnym szablonem jest Crystal Report,
otwiera się przeglądarka Crystal Report Viewer.
Do eksportu układu wydruku można wybrad plik PDF, tekstowy lub graficzny, klikając wymagany
dokument i wybierając ścieżkę Plik → Eksport → Układ do. Podczas wysyłania zewnętrznego e-maila
z poziomu dowolnego dokumentu, system spyta użytkownika, czy dołączyd wyedytowany raport.
Spowoduje to utworzenie pliku PDF i dołączenie go do wiadomości e-mail. System SAP Business
One śledzi status drukowania dokumentów sprzedaży i zakupu. Po wydrukowaniu dokumentu
aktualizowany jest jego status. Dzięki temu można łatwiej zorientowad się, co już zostało
wydrukowane, a co jeszcze czeka na wydruk.
197
11
6
Drukowanie dokumentów i raportów
Można wybrad opcję umożliwiającą automatyczny wydruk dokumentów po ich dodaniu do bazy lub
wydrukowad je w trybie wsadowym za pomocą okna Wydruk dokumentów. W oknie Wydruk
dokumentów należy wybrad typ dokumentu przeznaczonego do wydruku oraz odfiltrowad wg daty,
serii i statusu wydruku.
Rys. 11-1: Wydruk dokumentów w trybie wsadowym
Konfiguracja początkowa
Można wybrad dokumenty, które mają zostad wydrukowane, i określid, kiedy ma nastąpid wydruk.
Użytkownik może ustawiad domyślny sposób wydruku dla poszczególnych typów dokumentów oraz
domyślną liczbę kopii. W tym celu należy przejśd do menu głównego Administracja → Inicjalizacja
systemu → Ustawienia wydruku. Ustawienia wydruku na poziomie przedsiębiorstwa przedstawiono
na rysunku 11-2.
198
11
6
Rys. 11-2: Ogólne ustawienia wydruku
Na zakładce Dla dokumentu należy wybrad typ dokumentu i zdefiniowad własne ustawienia
wydruku:

Wydruk dokumentu. Wydruk nastąpi zaraz po jego dodaniu. Należy określid żądaną liczbę
kopii.

Wydruk danych rabatu. Dla dokumentów sprzedaży i zaopatrzenia należy zdecydowad, czy
wydruk ma obejmowad informacje o rabacie w nagłówku.

Wydruk kwot. Dla określonych typów dokumentu, takich jak Zmówienie zakupu należy
wybrad, czy w dokumentach drukowad ceny i sumy.
Te preferencje dotyczą tylko szablonów edytora układu wydruku PLD. Jeśli zmiany mają zostad
wprowadzone w układach Crystal Reports, należy utworzyd dodatkowe szablony.
199
11
6
Opcje konfiguracji. Istnieje możliwość zastąpienia niektórych z ustawień wydruku dla danego
użytkownika. W tym celu należy wybrać opcje Administracja →Definicje → Ogólne → Użytkownicy.
W polu Domyślne należy wybrać klawisz tab, a następnie wybrać Nowe i zdefiniować nowe wartości
domyślne użytkownika.
Menedżer raportów i układów
Wszystkimi szablonami, zarówno wydruku dokumentów jak i raportów, można zarządzad z jednego
miejscu aplikacji. Służy do tego Menedżer raportów i układów znajdujący się w menu Administracja
→Definicje → Ogólne.
Tutaj można wyświetlid szablony stosowane dla poszczególnych dokumentów i raportów.
Użytkownik może usunąd szablony i dokonad określonych zmian, na przykład definiując domyślną
drukarkę i liczbę kopii. Menedżer raportów i układów umożliwia również eksport i import
szablonów Crystal Rreports oraz definiowanie kolejności wydruku. W tej części opisany zostanie
sposób korzystania z Menedżera raportów i układów.
Zarządzanie szablonami wydruku dokumentów
Aby zlokalizowad szablon wydruku, należy przejrzed strukturę drzewa, która odpowiada strukturze
głównego menu aplikacji. Po wybraniu typu dokumentu po prawej stronie wyświetlane są wszystkie
przypisane szablony. Przykład szablonów faktury sprzedaży przedstawiono na rysunku 11-3.
200
11
6
Rys. 11-3: Zarządzanie układami dokumentów
Eksport i import szablonów(układów) wydruku dokumentów
Podczas wdrażania systemu SAP Business One może zaistnied potrzeba przeniesienia szablonów z
jednego przedsiębiorstwa do drugiego lub zastosowania szablonów wydruku do różnych typów
dokumentów. Jeśli szablon wydruku utworzono w Crystal Reports, można do tego celu użyd opcji
eksportu i importu, co pozwoli na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie zbędnej pracy.
Aby wyeksportowad szablon lub wiele szablonów, należy znaleźd wymagany szablon i kliknąd opcję
Eksport. Spowoduje to otwarcie Kreatora eksportu raportów i układów. Kreator pokazuje moduł, w
którym zlokalizowany jest szablon. Na tym etapie można wybrad ten oraz inne szablony z tego
samego modułu. Na przykład podczas eksportowania szablonu faktury sprzedaży z modułu
Sprzedaż można wybrad szablony wydruku innych dokumentów. Następnym krokiem jest nadanie
nazwy i wskazanie lokalizacji pliku. W procesie eksportu tworzony jest plik B1P (Business One
Package), który może byd importowany do bazy innego przedsiębiorstwa.
Aby wczytad szablony Crystal Reports należy kliknąd opcję Import. Można importowad B1P (pakiety
szablonów) lub pliki RPT (pliki Crystal Reports). Następnie należy wybrad plik oraz nacisnąd przycisk
Następny. Jeśli jest to pakiet, który wcześniej został wyeksportowany z SAP Business One, kreator
odnajduje miejsce umieszczenia importowanego szablonu. W tym przykładzie szablony są
201
11
6
wyświetlane w module Sprzedaż → Faktura sprzedaży. W tym kroku można określid, czy szablon
jest Szablonem(układem) głównym. Ta opcja powala na duplikację szablonu głównego do innych
typów dokumentów. Na przykład, jeśli szablony wydruku oferty i zlecenia wyglądają tak samo jak
szablon faktury, wówczas zamiast przeprojektowywad oba szablony można w prosty sposób
zdefiniowad fakturę jako szablon główny i zduplikowad go do oferty i zlecenia. Duplikację
szablonówwydruku przedstawiono na rysunku 11-4.
Rys. 11-4: Importowanie i duplikacja szablonów
Po zakooczeniu importu w Menedżerze raportów i układów można wyświetlid nowo
zaimportowane szablony odpowiednich typów dokumentów. Dla szablonów wydruku
zduplikowanych z poziomu szablonu głównego zaleca się ich dostosowanie - polegające na
zaaktualizowaniu pól tekstowych odnoszących się do typu dokumentu, a następnie usunięciu lub
dodaniu odpowiednich pól.
Import samodzielnego szablonu Crystal Report. W celu dodania nowych niezależnych
raportów do głównego menu, należy wykonać import. Na przykład nowy zdefiniowany przez
użytkownika raport sprzedaży lub prowizji może zostać zaimportowany i umieszczony w menu
Raporty sprzedaży. W tym przypadku w procesie importu wybierana jest opcja Raport, nie zaś Układ,
i określane jest miejsce, w menu głównym, w którym umieszczony zostanie raport.
202
11
Kolejność wydruku
6
Różne przedsiębiorstwa mają różne wymagania i procedury dotyczące drukowania. Aby zapewnid
zgodnośd z tymi procedurami, dzięki ustaleniu kolejności drukowania można skonfigurowad sposób
drukowania dokumentów. Na rysunku 11-5 przedstawiono przykład wydruku faktury z dwoma
różnymi szablonami i innymi powiązanymi dokumentami w ustawionej kolejności.
Rys. 11-5: Kolejność wydruku
Ta kolejnośd wydruku odzwierciedla następującą sytuację: pierwsza kopia faktury jest drukowana za
pomocą domyślnego szablonu, druga kopia zawiera numery partii oraz numery seryjne i jest
drukowana na drukarce magazynu. Następnie następuje wydruk dwóch kopii powiązanych
dokumentów dostaw jako specyfikacji zawartości opakowania na drukarce obszaru załadunku.
Kolejna kopia oryginalnego zlecenia jest drukowana jako dokument referencyjny dla odbiorcy.
To oznacza, że wydruk tej faktury generuje 5 różnych dokumentów. Należy pamiętad, że w ramach
jednej sekwencji można łączyd raporty Edytora układu wydruku PLD z Crystal Reports.
Edytor układu wydruku PLD
Edytor układu wydruku PLD jest jednym z dwóch narzędzi generujących wszystkie szablony
wydruku dokumentów oraz raportów użytkownika. Jeżeli wybrano wydruk lub podgląd wydruku, w
systemie udostępniane jest narzędzie edytora układu wydruku, a w procesie wydruku używany jest
szablon domyślny.
Podczas tworzenia bazy nowego przedsiębiorstwa, każdy dokument i raport w systemie ma
domyślny szablon wydruku nazwany szablonem Systemu. Szablony te można identyfikowad
poprzez identyfikatory (ID) oraz nazwy szablonu. Czasami dla tego samego typu dokumentu istnieje
wiele szablonów systemowych. Na początek najlepiej wydrukowad dokumenty za pomocą każdego
z szablonów systemowych i wybrad najbardziej odpowiedni do potrzeb. Należy pamiętad, że nie ma
możliwości usunięcia szablonów systemowych.
Za pomocą narzędzia Edytor układu wydruku PLD można otworzyd szablon systemowy i
zmodyfikowad go. Można na przykład dodad logo przedsiębiorstwa, dodad numer faksu klienta do
formularza faktury lub dodad zdefiniowane przez użytkownika pole do wydruku zlecenia sprzedaży.
Aby zmodyfikowad szablon, należy:
1) otworzyć dokument lub raport
203
11
2) kliknąć ikonę edytora układu wydruku
6
znajdującą się na pasku narzędzi
3) wybrać żądany szablon edytora układu wydruku (szablon domyślny jest automatycznie
podświetlany)
4) wybrać przycisk Zarządzanie układem
5) w oknie Menedżer raportów i układów wybrać opcję Edycja
Jeśli wybrany szablon jest typem edytora układu wydruku PLD, automatycznie otwierane jest
narzędzie Edytor układu wydruku PLD. W przypadku gdy proces rozpoczyna się od uruchamiania
szablonu systemowego, pierwszą rzeczą jaką trzeba wykonad, jest zapamiętanie szablonu pod inną
nazwą. Edytor układu wydruku PLD zawiera następujące komponenty:

Pasek narzędzi Edytor układu wydruku i pasek menu. Zawiera narzędzia pozwalające na
tworzenie nowych pól różnych typów, pokazanie pól zależnych i zdefiniowanie właściwości
dokumentu.

Obszar dokumentu. Zawiera projekt szablonu wydruku. Tutaj wstawiane są nowe pola,
określana ich lokalizacja i rozmiary pola.

Indeks pola. Wyświetla wszystkie pola w szablonie wg obszarów. Indeksu pola można użyd
do wyszukiwania pól wg ich unikalnego ID i wyświetlania ich właściwości.

Właściwości obszaru i pola. Po kliknięciu obszaru lub pola pojawiają się jego właściwości.
Tutaj można zidentyfikowad zawartośd pola, jego format, odsyłacze itp.
204
11
Rys. 11-6: Tworzenie pól
6
Użytkownik ma zamiar dodad numer faksu odbiorcy do formularza zlecenia sprzedaży. Rysunek 116 przedstawia kroki, jakie należy wykonad podczas dodawania pola tekstowego, pola bazy danych i
ich połączenia. Jeśli odbiorca nie ma numeru faksu, pole tekstowe przedstawione jako etykieta nie
jest drukowane.
Unikalny ID pola może byd zmieniany przez użytkownika. Przypisanie znaczących nazw do pól może
ułatwiad ich szybsze wyszukiwanie w polu indeksów, w formułach oraz podczas łączenia pól ze
sobą.
Zapamiętywanie kopii szablonów. Jeżeli używany szablon spełnia wymagania, przed
wprowadzeniem dodatkowych zmian należy go zapamiętać pod inną nazwą. Należy wybrać ścieżkę
Edytor układu wydruku → Zapamiętanie jako. Później można usunąć zbędne szablony, korzystając
ze ścieżki Edytor układu wydruku → Usuwanie układu.
Szczegółowe informacje o narzędziu Edytor układu wydruku znajdują się na portalu SAP Business
One Customer Portal pod adresem http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Można tam znaleźd
takie informacje, jak:

dodatkowe typy pól, które mogą zostad dodane – obraz, kod paskowy i zmienne systemowe

sposób tworzenia formuł

sposób dodawania sum podrzędnych i sortowania do szablonu

sposób tworzenia szablonu wydruku raportu wg zapytania zdefiniowanego przez
użytkownika za pomocą narzędzia Formularz wydruku zapytania wmenu Narzędzia/
Zapytania.
Powielenie szablonu układu – programy serwisowe. Można powielić szablon Edytora układu
wydruku PLD z jednego typu dokumentu na inny, podobnie jak to wykonywano podczas
przetwarzania szablonów Crystal Reports w funkcjonalności Główny układ. Trzeba przejść do menu
Administracja→ Programy serwisowe → Kopiuj szablon układu. Następnie należy wybrać szablon
podstawowy oraz docelowy i kliknąć opcję Dodaj.
SAP Crystal Reports
Narzędzie do raportowania Crystal Reports zapewnia dodatkową elastycznośd i możliwości łatwego
tworzenia szablonów wydruku raportów i dokumentów. Użytkownicy SAP Business One posiadający
aktualną umowę Maintenance są upoważnieni do otrzymania jednej bezpłatnej licencji
umożliwiającej projektowanie nowych i edycję istniejących szablonów w Crystal Reports. Wiele
raportów jest dostarczanych standardowo podczas tworzenia nowej bazy danych przedsiębiorstwa
lub aktualizacji systemu SAP Business One do wersji 8.8. Za pomocą edytora SAP Crystal Reports
można tworzyd nowe układy i raporty oraz importowad je przy pomocy Menedżera raportów i
układów w sposób opisany wcześniej.
205
11
6
Aby wyedytowad istniejący raport, w Menedżerze raportów i układów trzeba wybrad odpowiedni
szablon, a następnie kliknąd opcję Edycja. W przypadku tworzenia nowego SAP Crystal Report
należy otworzyd Crystal Reports z poziomu menu Start systemu Windows Wszystkie programy
→SAP Business One →Crystal Reports 2008.
Tworzenie raportu podstawowego za pomocą SAP Crystal
Reports
W tej sekcji opisany zostanie proces tworzenia podstawowego raportu sprzedaży na podstawie
faktur sprzedaży pogrupowanych wg sprzedawców. Raport zostanie zaimportowany do menu
głównego w module Sprzedaż.
Po otwarciu narzędzia SAP Crystal Reports należy wybrad opcję Kreator raportów.
W pierwszym kroku wybierane jest źródło danych raportu (Serwer i Baza). Następnie trzeba kliknąd
opcję Tworzenie nowego połączenia i wybrad opcje SAP Business One. Rysunek 11-7 przedstawia
dane uwierzytelniające, które należy wprowadzid, aby utworzyd połączenie z bazą na Serwerze
MSSQL.
Rys. 11-7: Tworzenie nowego połączenia
Na tym etapie należy rozwinąd nowe połączenie, wybrad nazwę bazy danych oraz Tabele B1. Lista
wszystkich tabel w bazie danych jest wyświetlana wg struktury i zawartości modułów. W naszym
przykładzie konieczne jest użycie tabeli Faktury sprzedaży (OINV) z modułu Sprzedaż oraz tabeli
Sprzedawcy (OSLP) z menu Administracja → Definicje → Ogólne.
206
11
6
Następny krok pokazuje odsyłacze (linki) relacji między dwoma wybranymi tabelami. Zazwyczaj
odsyłacze są tworzone automatycznie na podstawie schematu bazy danych systemu SAP Business
One i są prawidłowe. Wybranie wielu tabel często powoduje jednak koniecznośd samodzielnego
ustalenia i utworzenia relacji. Użytkownik może użyd narzędzia Generator zapytao, wybrad tę samą
tabelę i wyświetlid odsyłacze, które są proponowane przez system.
W następnym kroku użytkownik wybiera pola z każdej tabeli, które mają pojawid się w raporcie. W
przykładowym raporcie wybrano następujące pola: Numer dokumentu, Data dokumentu, Kod PH,
Nazwa PH, Wartośd dokumentu, Nazwisko sprzedawcy.
Etap Grupowanie jest opcjonalny. Tutaj wybierane są pola, wg których zostanie wykonane
grupowanie. Są one wybierane z pól już istniejących w raporcie lub z pól dostępnych w wybranych
tabelach. W tym przykładowym raporcie wybierane jest nazwisko sprzedawcy, a potem opcja
Następny. W etapie Podsumowanie system proponuje podsumowanie każdej grupy wg numeru
dokumentu i sumy dokumentów. Należy usunąd numer dokumentu i kliknąd Koniec.
Rysunek 11-8 przedstawia wyniki raportu, tak jak zostały wyświetlone w trybie podglądu
przykładowego raportu. Narzędzie do projektowania Crystal Reports ma dwa tryby: Przeglądanie i
Projektowanie. Tutaj możemy dodawad nowe pola, zmieniad ich formaty, dodawad formularze,
filtrowad raport za pomocą parametrów, dodawad wykresy itp.
Rys. 11-8: SAP Crystal Reports Designer
Jeżeli raport jest gotowy, aby go zapamiętad, należy wybrad Add-in→ SAP Business One →
Zapamiętanie jako. Wygląd raportu w SAP Business One można sprawdzid w ścieżce: Add-in→ SAP
Business One→ Podgląd w SAP Business One.
207
11
6
Specjalne pola w Crystal Report. Integracja systemu SAP Business One z Crystal Reports
udostępnia dodatkowe funkcje. Użytkownik może tworzyć parametry kryteriów wyszukiwania, które
wyglądają jak kryteria wyboru innych raportów w aplikacji. Dodatkowo do Crystal Reports można
dodać pomarańczową strzałkę rozwijania, za pomocą której użytkownicy mogą otwierać powiązane
ekrany danych podstawowych.
Odsyłacz do portalu. Aby uzyskać szczegółowe instrukcje dotyczące tworzenia i opracowywania
raportów, należy przejść do portalu SAP Business One Customer Portal
http://service.sap.com/smb/sbocustomer i pobrać plik ―Sposób pracy z Crystal Reports w wersji
8.8‖.
Ustawienie domyślnych szablonów układu
Dla każdego dokumentu i raportu użytkownik może opracowad wiele szablonów układu. Istnied
może na przykład osobny układ faktury dla każdego z języków odbiorców lub zestaw różnych
układów faktur dla określonych typów odbiorców.
System SAP Business One umożliwia wybór różnych szablonów jako domyślnych dla różnych
partnerów handlowych i użytkowników. W ten sposób można np. przypisad formularz faktury dla
dużych klientów do klientów należących do grupy takich klientów lub zastosowad różne szablony
zamówienia zakupu dla użytkowników z różnych działów firmy. Rysunek 11-9 przedstawia sposób
ustawiania domyślnych szablonów partnerów handlowych i użytkowników.
Alarm dotyczący uprawnień. Użytkownicy nie będący administratorami mogą ustawić szablon
domyślny tylko dla siebie i określonych partnerów handlowych. Można dodatkowo kontrolować
poprzez Uprawnienia ogólne dostępność użytkowników do opcji zmiany szablonów domyślnych.
208
11
6
Rys. 11-9: Ustawienie szablonu wydruku jako domyślnego
Po wybraniu opcji użytkowników lub partnerów handlowych, aby dokonad określonych wyborów,
należy kliknąd ikonę przeglądarki (przycisk z kropkami).
209
12
GOSPODARKA MATERIAŁOWA

Metody wyceny zapasów

Inwentaryzacja cykliczna i śledzenie zapasów

Kompletacja dostaw

Ustalanie cen
Za pomocą SAP Business One można śledzid zapasy w magazynie w czasie rzeczywistym. Każda
dodana transakcja spowoduje aktualizację poziomów ilości zapasów, a w przypadku ciągłego
zarządzania zapasami aktualizowana jest również wartośd pieniężna zapasów. Większośd firm
wymaga możliwości raportowania stanu ich zapasów w dowolnym czasie, podczas gdy np. firmy
dostarczające usługi wcale nie mają potrzeby śledzenia informacji o zapasach. W SAP Business One
można wybierad między aktywacją „Ciągłego zarządzania zapasami”, co spowoduje śledzenie
wartości zapasów, gdy są one przyjmowane lub wydawane, albo uruchomieniem księgowości bez
tej funkcji.
Aby aktywowad Ciągłe zarządzanie zapasami, należy wykonad następujące kroki:

Zaznacza się pole wyboru w zakładce Wstępna inicjalizacja: Administracja → Inicjalizacja
systemu → Informacje o firmie → Zakładka Wstępna inicjalizacja.

Następnie wybierana jest domyślna metoda wyceny grup towarów: Średnia ważona, Stała
cena ewidencyjna lub FIFO

Należy zadecydowad, czy zastosowad Zarządzanie kosztami towarów wg magazynów

Następnie definiuje się domyślne konta zapasów magazynowych dla automatycznych
księgowao na koncie KG. Należy wybrad opcje menu: Administracja → Definicje →
Księgowośd → Definiowanie kont podstawowych KG → Zakładka Gospodarka materiałowa.
Wskazówka dotycząca ustawień
Istnieje możliwość określenia reakcji systemu na spadek zapasów poziomu poniżej minimalnej ilości
lub do wartości ujemnych.
Należy wybrać ścieżkę menu: Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia dokumentu →
Zakładka Ogólne. Jeżeli wybrana zostanie opcja Tylko ostrzeżenie, możliwe jest określenie, którzy
użytkownicy mogą potwierdzić to ostrzeżenie i dodać dokument za pomocą Ogólnych uprawnień.
210
12
Gospodarka materiałowa
Metody wyceny
6
Najpierw objaśnione zostanie, w jaki sposób wybór metody wyceny wpływa na system księgowy.
Na koniec roku potrzebna jest informacja o wycenie zapasów w magazynie. Można stwierdzid, że to
jest proste, ponieważ polega to na podsumowaniu wszystkich zakupów i pomniejszeniu tej wartości
o wartośd sprzedanych towarów. Takie stwierdzenie nie jest jednak do kooca prawdziwe, ponieważ
o wartości jednostek pozostających w magazynie decyduje sposób ustalenia wartości towaru w
chwili sprzedaży. Wiadomo, że określony towar może byd kupowany w ciągu roku po różnych
cenach. Wybrana metoda wyceny pomoże określid ile w rzeczywistoście kosztuje sprzedawany
towar. Jest to również nazywane kosztem własnym sprzedaży. W zależności od branży firmy
ustalana jest odpowiednia wycena. Poniżej przedstawione zostały trzy opcje dostępne w SAP
Business One.
Cena średnia ważona
Koszt(wartośd) towaru oblicza się, dzieląc całkowitą wartośd zapasów przez dostępną ilośd.
Rys. 12-1: Cena średnia ruchoma
211
12
6
FIFO
Koszt(wartośd) towaru oblicza się jako wartośd najstarszej dostępnej jednostki.
Rys. 12-2: FIFO
Koszty standardowe
Cenę jednostkową ustala się ręcznie, gdy definiowany jest towar. Odchylenia, które występują z
powodu różnej ceny zakupu są zapisywane na konto różnic cenowych i nie ma to wpływu na koszt
jednostkowy.
Rys. 12-3: Koszty standardowe
212
12
6
Wskazówka dotycząca definicji
Metoda wyceny wybrana w Inicjalizacji systemu będzie podpowiadana domyślnie w odniesieniu do
nowych grup materiałów. Można ustawić inne metody jako domyślne na poziomie grup materiałów.
Metoda wyceny towaru jest automatycznie podpowiadana na podstawie ustawień grupy materiałów,
do której jest przypisany towar. Można ją ostatecznie ręcznie nadpisać w danych podstawowych
wprowadzanego materiału.
Ograniczenia wynikające z wymagań prawnych
Z uwagi na konieczność wyceny zapasów magazynowych w odniesieniu do konkretnego magazynu
należy zapewnić taką samą metodę wyceny dla wszystkich towarów składowanych w danym
magazynie. W związku z tym definiując metody wyceny dla Grup materiałów należy uwzględnić to
ograniczenie.
Przeszacowanie zapasów pozwala na ponowną wycenę kosztów towarów i wartości zapasów bez
zmiany poziomów ilości. Zazwyczaj przeszacowanie jest wykonywane w ramach zamknięcia na
koniec roku. Należy wybrad następujące opcje menu: Gospodarka materiałowa → Ruchy
materiałowe → Przeszacowanie zapasów. Przeszacowanie powinno byd także wykonane po zwrocie
towaru przy pomocy faktury korygujacej towaru, bez odniesienia do faktury sprzedaży, ponieważ
taki zwrot jest przyjmowany po cenie wynikającej z wartości dotychczasowych zapasów.
Inwentaryzacja cykliczna i śledzenie zapasów
Okresowo wymagane jest wykonanie inwentaryzacji cyklicznej w celu sprawdzenia, czy dostępne
ilości pokazywaneę w SAP Business One odpowiadają spisowi z natury w magazynie. Do każdego
towaru i magazynu można przypisad kody cyklu i otrzymywad alarmy wysyłane przez system według
ustalonych preferencji. Informacje dotyczące ustawiania alarmów inwentaryzacji cyklicznej są
przedstawione na rysunku 12-4.
Rys. 12-4: Ustawianie kodów inwentaryzacji cyklicznej
Należy otworzyd raport Rekomendacja inwentaryzacji cyklicznej w celu wyświetlenia wszystkich
towarów, które należy zinwentaryzowad. Po otwarciu okna Inwentaryzacja należy wybrad opcję
Zliczono. Wówczas system aktualizuje datę następnej inwentaryzacji cyklicznej dla pozycji. Aby
uzyskad dostęp do tych dokumentów, należy wybrad następujące opcje menu: Gospodarka
materiałowa → Transakcje magazynowe.
213
12
Wprowadzanie zaktualizowanych ilości zapasów dzieli się na dwa etapy:
6
1) Użycie Inwentaryzacji w celu wprowadzenia bilansu otwarcia lub różnic inwentaryzacyjnych
2) Zastosowanie Księgowania zapasów w celu zaksięgowania wyników spisu. Na tym etapie
tworzona jest transakcja księgowa korygujaca wartośd zapasów. Tu można zdecydowad, jaki
będzie koszt jednostkowy zapasów. Zaleca się nieakceptowanie różnic księgowych zapasów
bez sprawdzenia właściwych kosztów.
Antydatowanie spisu
Jeżeli spis został przeprowadzony na koniec roku, ale został on wprowadzony do systemu w
późniejszym terminie, należy się upewnić, że wprowadzana jest rzeczywista data spisu i nacisnąć
przycisk Aktualizuj ilości w dokumencie Księgowanie zapasów. W rezultacie poziom zapasów
będzie antydatowany i zaksięgowane zostaną prawidłowe różnice.
Kompletacja dostaw
Proces kompletacji dostaw jest opcjonalnym krokiem w cyklu sprzedaży. Jeżeli zarządzany jest duży
magazyn z personelem wyznaczonym do pobierania towarów, pakowania i wysyłania ich, to
pomocny może się okazad menedżer kompletacji dostaw. Menedżer kompletacji dostaw pokazuje
otwarte zlecenia sprzedaży i faktury rezerwujące według daty i priorytetu wymaganej dostawy.
Wskazuje on również skumulowane dostępne ilości gotowe do pobrania i wysłania. Jeżeli dostępna
ilośd nie jest wystarczająca, kolumna Do zatwierdzenia pozostanie pusta. Jeśli konfiguracja na to
pozwala, można wybrad do listy pobrao ilości, które nie są dostępne.
Menedżer kompletacji dostaw obsługuje trzy etapy. Należy wybrad opcje menu: Gospodarka
materiałowa → Kompletacja dostaw → Kompletacja dostaw (menedżer kompletacji dostaw)

Przygotowanie listy pobrania. W zakładce Otwarte należy wybrad zlecenia do pobrania i
nacisnąd przycisk Zatwierdź listę pobrania. W rezultacie utworzona zostanie lista pobrania
zawierająca wybrane pozycje. Ten dokument można wydrukowad i przekazad go
kierownikowi magazynu.

Aktualizacja pobranych ilości. Po kliknięciu w zakładkę Zatwierdzone konieczne jest
przejście do listy pobrania w celu zaktualizowania ilości, które zostały pobrane. Można
zdecydowad się na usunięcie linii pozycji z zatwierdzonej listy, jeżeli zostały one wybrane
przez pomyłkę. Pozycje ponownie się pojawią w polu obszaru ogólnego Otwarte.

Dostawa. Z zakładki Pobrane należy wybrad pozycje, które mają zostad dostarczone, a
następnie nacisnąd przycisk Dokument Wz. Na tym etapie tworzony jest dokument
dostawy. Istnieje możliwośd anulowania wyboru pobranych pozycji, otwierając listę
pobrania i wybierając opcję Odwołaj lub poprzez indywidualną aktualizację pobranej ilości.
Pozycje, które zostały usunięte pojawią się ponownie w polu zakładki Zatwierdzone.
Użytkownik może pominąd kolejne opcje menedżera kompletacji dostaw i natychmiast dostarczad
towary. W tym celu należy wybrad pozycje w pierwszej lub drugiej zakładce menedżera i nacisnąd
przycisk Dokument Wz . Tworzony jest jeden dokument dostawy na odbiorcę.
214
12
Ustalanie cen
6
Za pomocą różnych opcji ustalania cen oferowanych przez SAP Business One można ustawid
domyślne ceny dla sprzedaży i kupna towarów. Ceny są przypisane do cenników i określonych
partnerów handlowych. Na przykład, jeżeli wszyscy znaczący klienci mają upusty cenowe, ponieważ
dokonują zakupów w większych wolumenach, można utworzyd relację między poziomami ustalania
cen, które są automatycznie aktualizowane. Na wyższych poziomach systemu obsługi cenników
można dodawad upusty procentowe oraz zależne od dat i ilości.
Każda baza firmy jest tworzona z 10 domyślnymi cennikami. Poniżej przedstawiono sposób
definiowania i opracowywania cenników:

Można dodawad lub usuwad cenniki za pomocą opcji menu: Gospodarka materiałowa →
Cenniki → Cenniki.

Cennik można tworzyd w oparciu o inny cennik za pomocą mnożnika. Na przykład, jeżeli
marża wynosi 20%, można ustalid, że cennik będzie obliczany na podstawie cennika zakupu
z mnożnikiem 1,2. Jeżeli aktualizowany jest cennik podstawowy, cena docelowa zostanie
automatycznie zaktualizowana.

Można zdefiniowad ręcznie ustalaną cenę. Na przykład można zablokowad cenę w cenniku
sprzedaży. To oznacza, że cena nie zmieni się, o ile nie określono inaczej.

Aby wprowadzid ceny, należy dwukrotnie kliknąd numer linii cennika.

Następnie przypisuje się odpowiedni cennik do partnerów handlowych. Najpierw należy
przypisad cennik do warunków płatności, a następnie przypisad warunki płatności do
partnera handlowego. Jeżeli zachodzi taka koniecznośd, można nadpisad ten cennik w
danych podstawowych partnera handlowego.
Rys. 12-5: Cenniki podstawowe
Uprawnienia
Każdy cennik należy przypisać do grupy uprawnień. Do określenia, którzy użytkownicy mają
dostęp do danej grupy należy użyć opcji Ogólne uprawnienia. Można również uniemożliwić
niektórym użytkownikom modyfikowanie ceny, która się wyświetla domyślnie w dokumencie
sprzedaży i zakupu. W uprawnieniach do modułu sprzedaży należy ustawić Brak uprawnienia
przt opcji Zmieana kwot pozycji .
215
12
6
Dostępne są dodatkowe opcje ustalania cen. Istnieje możliwośd zastosowania specjalnych cen w
celu zdefiniowania szczegółowej struktury ustalania cen i upustów dla partnera handlowego.
Upusty mogą byd ustalane na podstawie dowolnego cennika lub wprowadzane ręcznie. Należy
dwukrotnie kliknąd wiersz w celu wprowadzenia dat ważności i ponownie dwukrotnie kliknąd, aby
określid upusty związane z zakresem ilości. Należy wybrad następujące opcje menu: Gospodarka
materiałowa → Cenniki → Ceny specjalne.
Na rysunku 12-6 przedstawiona jest lista wszystkich opcji ustalania cen dostępnych w SAP Business
One i określone są priorytety cenników od naiwyższego w przypadku Cen Specjalnych do
najniższego w przypadku Cenników podstawowych. Informacja o priorytetach cenników jest istotna
w przypadku, gdy do partnera handlowego jest przypisanych kilka sposobów ustalania upustów
cen.
Rys. 12-6: Priorytety cenników i upustów
Kopiowanie upustów
Istnieje możliwość kopiowania specjalnych cen i grup upustów z jednego do kilku partnerów
handlowych. Po zdefiniowaniu upustów dla pierwszego partnera handlowego należy nacisnąć
przycisk Kopiuj upusty lub Kopiuj kryteria wyboru w celu zdefiniowania docelowych partnerów
handlowych, do których użytkownik zamierza skopiować upusty cenowe.
216
13
Produkcja

Drzewo produktu

Zlecenia produkcyjne
Moduł produkcji w SAP Business One jest przydatny w firmach zajmujących się montażem lub
sprzedażą skompletowanych zestawów. W drzewie produktu identyfikuje się produkt najwyższego
poziomu, nazywaną również produktem gotowym lub towarem nadrzędnym oraz jego komponty
określane jako pozycje podrzędne. Na podstawie zlecenia produkcyjnego wszystkie elementy są ze
sobą łączone w celu wyprodukowania produktu finalnego z komponentów.
Rodzaje drzew produktu

Sprzedaż To drzewo produktu jest wykorzystywane w dokumentach sprzedaży. Produkt
nadrzędny musi byd tylko pozycją sprzedaży. Na przykład, jeżeli sprzedawany jest pakiet
zawierający kilka produktów, można go zdefiniowad jako drzewo sprzedaży. Produkt
nadrzędny będzie nazwą pakietu, a komponenty podrzędne będą pozycjami magazynowymi
w pakiecie. Po wybraniu produktu nadrzędnego w dokumencie sprzedaży, wszystkie jego
komponenty podrzędne pojawią się jako pozycje podrzędne. Można zaktualizowad ilości
produktu nadrzędnego lub pozycji podrzędnych; nie można jednak usunąd komponentów
podrzędnych lub dodad nowych pozycji podrzędnych do pakietu w dokumencie sprzedaży.
Po zdefiniowaniu drzewa produktu można wybrad opcję Ukryj komponenty drzewa
produktu na wydruku, tak aby podczas drukowania dokumentu widoczny był tylko produkt
nadrzędny. Zysk brutto dla drzewa sprzedaży oblicza się tylko w odniesieniu do
komponentów podrzędnych.

Montaż To drzewo produktu różni się od drzewa sprzedaży tylko pod jednym względem –
komponenty podrzędne nie pojawiają się w dokumencie sprzedaży; prezentowany jest w
nim tylko produkt nadrzędny. Gdy dodawany jest dokument, poziom magazynowy
komponentów podrzędnych jest aktualizowany. Podstawowa cena do obliczania zysku
brutto pochodzi z sumy cen podstawowych komponentów podrzędnych i jest wyświetlana
w wierszu produktu nadrzędnego.

Szablon To drzewo produktu nie ma ograniczeo. Zarówno produkt nadrzędny, jak i
komponenty podrzędne mogą byd pozycjami dowolnego rodzaju. Można go stosowad w
dokumentach sprzedaży i zaopatrzenia. Po wybraniu produktu nadrzędnego wyświetlają się
jego komponenty. Istnieje możliwośd usuwania, dodawania lub duplikowania wierszy i
wykonywania dowolnych modyfikacji, o ile jest to konieczne.

Produkcja To drzewo produktu jest wykorzystywane w dokumencie zlecenia produkcyjnego.
Produkt nadrzędny stanowią wyroby gotowe, a pozycje podrzędne są komponentami. Jako
jeden z komponentów można dodad godziny pracy; to będzie pozycja niemagazynowa z
kosztami standardowymi.
217
13
Produkcja
6
Ceny w drzewach sprzedaży
W przypadku pracy z drzewem sprzedaży należy zdecydować, czy cena sprzedaży będzie pochodzić
z produktu nadrzędnego, czy z komponentów. W zależności od preferencji użytkownika pola ceny są
aktywne lub nieaktywne. W celu zdefiniowania tego ustawienia należy wybrać ścieżkę menu:
Administracja → Inicjalizacja systemu → Ustawienia dokumentu → Zakładka Ogólne.
Zlecenie produkcyjne
W dokumencie zlecenia produkcyjnego ustalone jest, jaki materiał ma zostad wyprodukowany, jego
komponenty i metoda ich wydania. Istnieją trzy rodzaje zleceo produkcyjnych. Na rysunku 13-1
przedstawiono rodzaje zleceo produkcyjnych i sposób, w jaki pozycje drzewa produktu są
zarządzane w magazynach.
Rys. 13-1: Rodzaje zleceń produkcyjnych
W celu wprowadzenia zlecenia produkcyjnego należy wykonad następujące kroki:
1) Wybrad typ zlecenia produkcyjnego i produktu nadrzędnego.
2) Wprowadzid ilości produktu nadrzędnego.
3) Wprowadzid datę realizacji zlecenia produkcyjnego, która określa datę zakooczenia
produkcji.
4) Opcjonalnie do zlecenia produkcyjnego można przypisad zlecenie sprzedaży.
218
13
6
Produkcja
5) Składniki wyświetlają się na podstawie ustawieo drzewa produktu. Istnieje możliwośd
dodawania/usuwania komponentów, modyfikowania podstawowych ilości, magazynu i
metody wydania.
6) Na koniec należy dodad zlecenie produkcyjne
Po rozpoczęciu procesu produkcyjnego należy otworzyd zlecenie produkcyjne i zmienid jego status
na Zatwierdzone. Konieczne jest wydanie komponentów. Należy kliknąd prawym przyciskiem myszy
w celu wywołania menu kontekstowego i wybrad opcję Wydanie komponentów. Na koniec procesu
należy zaraportowad zakooczenie produkcji. W rezultacie gotowy produkt zostanie przekazany na
magazyn i obliczone zostaną koszty produkcji wyrobu. Należy skorzystad z menu kontekstowego,
aby wybrad opcję Zgłoszenie produkcji.
Rys. 13-2: Okno zlecenia produkcyjnego
Pozycje ustawione na pobranie wsteczne są wydawane automatycznie po wybraniu opcji Zgłoszenie
produkcji. Pozycje zarządzane według numerów seryjnych lub numerów partii nie mogą byd
pobierane wstecznie, dlatego są one automatycznie ustawione na metodę ręcznego wydania. W
przypadku wydania tych komponentów identyfikuje się numery seryjne lub partie w celu ich
zwolnienia do zapasów.
Podsumowanie
Na zakładce podsumowania widoczne są całkowite koszty komponentów, koszty wyrobów gotowych
oraz ewentualne różnice między nimi, gdy stosowana jest standardowa metoda kalkulacji kosztów.
Po zmianie statusu zlecenia produkcyjnego na Zamknięte, różnica jest księgowana na konto różnic
WIP. W przypadku zastosowania ceny średniej ruchomej lub FIFO, koszty produktu nadrzędnego są
aktualizowane na podstawie całkowitych kosztów komponentów.
219
14
14
XL REPORTER

Przegląd XL Reporter

Tworzenie raportu w narzędziu Report Composer

Zapamiętywanie raportów
Zdobywanie umiejętności w zakresie XL Reporter w narzędziu Report Designer XL Reporter to
dodatkowe narzędzie do raportowania oparte na aplikacji Microsoft® Excel. Umożliwia ono
tworzenie sprawozdao finansowych w różnorodnych wglądach i pulpitach. Za pomocą XL
Reporter można utworzyd skonfigurowane systemy informacji dotyczących własnej działalności o
poziomie szczegółowości zgodnym z potrzebami użytkownika.
Zamiast przeglądania 10 raportów menedżer ds. sprzedaży może preferowad korzystanie z
pulpitu przedstawiającego, w którym miejscu lejka sprzedaży znajdują się szanse sprzedaży, 10
najlepszych prospektów według wielkości transakcji oraz analizę konkurencji. Prezes może
chcied przejrzed informacje sumaryczne z raportów w różnych modułach (należności ogółem,
sumaryczne dane dotyczące sprzedaży, raporty dotyczące zapasów i oczywiście zyski:
podsumowanie zysków i strat) bądź pulpit z szeregiem raportów typu „10 najlepszych”, takich
jak 10 najlepszych otwartych ofert, 10 najlepszych szans sprzedaży, 10 najlepszych zleceo itd.
W niniejszym dokumencie omówiono szeroką gamę raportów standardowych i zwrócono uwagę
na wiele z nich, w tym SAP Crystal Reports, Edytor szablonów wydruku PLD oraz Generator
zapytao. XL Reporter pozwala na tworzenie dodatkowych raportów spełniających unikalne
wymagania firmy. Siłę XL Reporter widad w obszarze finansowym. Pozwala on na tworzenie
wielu wglądów informacji finansowych według okresów, scenariusza budżetu itd. Narzędzia XL
Reporter można zatem użyd do tworzenia raportów dotyczących innych modułów, takich jak
sprzedaż i zakup.
220
14
6
XL Reporter
Przegląd XL Reporter
XL Reporter, jak sugeruje nazwa, jest w pełni zintegrowany z aplikacją Microsoft Excel, dzięki
czemu umożliwia korzystanie ze znanego interfejsu i pozwala na wykorzystanie
dotychczasowych umiejętności podczas tworzenia raportów niestandardowych. Do tworzenia
raportów narzędzie to używa danych produktywnych, dzięki czemu zawierają one aktualne
informacje z SAP Business One. Dane można przeglądad w formie zagregoowanej, a następnie w
razie potrzeby rozwijad je do poziomu transakcji.
XL Reporter umożliwia harmonogramowanie generowania i dostarczania raportów. Za pomocą
XL Reporter można tworzyd wszystko – od szybkich zapytao odpowiadających na pilne pytanie
do niestandardowych pulpitów dla decydentów, którzy muszą trzymad rękę na pulsie biznesu.
Komponenty XL Reporter
XL Reporter składa się z trzech modułów: Report Composer, Report Designer i Report Organizer.
Alarm dotyczący instalacji. XL Reporter jest instalowany automatycznie jako SAP Add On
do aplikacji podczas instalowania klienta SAP Business One. Można go uruchomić, wybierając
opcje Administracja →Add On → Menedżer rozwiązań Add On
Report Organizer
Po uruchomieniu narzędzia XL Reporter widoczny jest Report Organizer, który posiada interfejs
podobny do Eksploratora Windows. Pozwala on na grupowanie, rozdzielanie i porządkowanie
tworzonych raportów. Ponadto umożliwia dodawanie raportów do menu głównego SAP
Business One. Za pomocą narzędzia Report Organizer można utworzyd pakiet raportów łączący
wiele definicji raportów. Następnie jeden lub więcej pakietów raportów można połączyd z
zadaniem raportowania i ustawid planowany czas uruchomienia i rozdziału raportów zgodnie z
własnymi wymaganiami.
Report Composer
Interfejs obsługujący mechanizm „przeciągnij i upuśd” narzędzia Report Composer ułatwia
szybkie rozpoczęcie tworzenia niestandardowych zapytao i raportów. Dzięki temu narzędziu
raporty mogą zawierad funkcjonalnośd rozwijania.
Raporty tworzone za pomocą narzędzia Report Composer można drukowad, zapamiętywad i
rozdzielad, a także formatowad przy użyciu szablonów aplikacji Excel. Następnie można
zapamiętad te raporty jako definicje raportów i dalej rozszerzad je za pomocą narzędzia Report
Designer.
Report Designer
Narzędzie Report Designer wykorzystuje jako interfejs aplikację Microsoft Excel. Łączy ono moc
Microsoft Excel z narzędziami XL Reporter, co pozwala na tworzenie zaawansowanych raportów
i pulpitów. Za pomocą narzędzia Report Designer można tworzyd niestandardowe formuły i
układy raportów, a także przeglądad gotowe raporty w aplikacji Microsoft Excel.
221
14
XL Reporter
W poniższej tabeli przedstawiono porównanie narzędzi Report Composer i Report Designer.
6
Funkcja
Report Composer
Report Designer
Formatowanie
Podstawowe (za pomocą
wstępnie zdefiniowanych
szablonów)
Zaawansowane
Raporty graficzne
Brak grafiki
Filtrowanie
Podstawowe filtrowanie
Praca w prostym interfejsie
„przeciągnij i upuść‖
narzędzia Report Composer
Interfejs użytkownika
Format plików utworzonych
Microsoft Excel
raportów
Pulpity niestandardowe
Nie
Wymagane szkolenie
Brak; prosty interfejs z
przewodnikiem
Możliwość zastosowanie
szablonów układu Microsoft Tak
Excel
Możliwość łączenia funkcji
Microsoft Excel z funkcjami Nie
XL Reporter
Pełny zakres wykresów i
grafiki oferowany przez
Microsoft Excel
Rozszerzone filtrowanie
Praca bezpośrednio w
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Tak
Zasoby szkoleniowe
dostępne na portalu
klientów SAP Business One
Tak
Tak
Kto korzysta z narzędzia XL Reporter?
Zazwyczaj jedna lub dwie osoby w firmie uczą się korzystania z narzędzia XL Reporter.
Użytkownicy XL Reporter są często pracownikami działu IT, ale mogą byd to również osoby z
działu księgowości, sprzedaży lub innego działu o dużych wymaganiach w zakresie raportowania.
Użytkownik powinien omówid wdrożenie narzędzia XL Reporter z partnerem wdrożeniowym w
celu ustalenia wymagao i uprawnieo. Powinien ustalid, którzy użytkownicy muszą mied dostęp
do narzędzia XL Reporter w celu tworzenia nowych raportów lub aktualizacji dotychczasowych, a
którzy użytkownicy powinni mied jedynie możliwośd uruchamiania wstępnie utworzonych
raportów.
Tworzenie raportu w narzędziu Report
Composer
W trakcie naszej podróży po narzędziu XL Reporter użytkownik nauczy się, jak tworzyd zapytania,
na które uzyskuje się odpowiedzi natychmiast. Dowie się także, w jaki sposób zmienid to
222
14
XL Reporter
6
zapytanie w definicję raportu, którą można w razie potrzeby zapamiętad i wykonad z poziomu
menu głównego SAP Business One.
Uruchamianie narzędzia XL Reporter
Proszę wybrad menu Narzędzia, aby otworzyd XL Reporter Organizer, jak pokazano na rysunku
14-1.
Kiedy add-on XL
Reporter jest włączony,
przejdź do Narzędzia
XL Reporter
Rys. 14-1: Menu Narzędzia SAP Business One
XL Reporter działa jako osobny program, więc wybiera się go z paska zadao Windows; pojawia
się on we własnym oknie, jak pokazano na rysunku 14-2.
223
14
XL Reporter
6
Rys. 14-2: Interfejs narzędzia Report Organizer
Szare ikony folderów odpowiadają strukturze głównego menu SAP Business One. Można do nich
wstawid nowe raporty. Zostaną one dodane do interfejsu aplikacji.
Klikając obszar z lewej strony, można wybrad import nowych definicji raportów, utworzyd
pakiety, zadania i nowe, żółte foldery. Teraz proszę kliknąd ikonę Report Composer , aby
otworzyd narzędzie Report Composer.
224
14
XL Reporter
6
Tworzenie raportu za pomocą narzędzia Report Composer
W tej części utworzymy przykładowy raport w narzędziu Report Composer, przedstawionym na
rysunku 14-3. Okno Report Composer jest podzielone na kilka obszarów, w tym obszar danych,
obszar wyborów, niebieski obszar grupowania i duży obszar wglądu raportu.
Zakładka dla każdego modułu
Pasek narzędzi
Kompozytora raportów
Wybierz pozycję danych
z tego obszaru
Obszar danych
Upuśd tutaj by filtrowad
dane
Obszar wyboru
Upuśd tutaj pozycję
danych by grupowad
Obszar grupowania
danych
Upuśd tutaj pozycję
danych, aby dodad ją do
raportu
Obszar wglądu raportu
Rys. 14-3: Okno Report Composer
Obszar danych zawiera zakładki, które grupują elementy danych według modułów w SAP
Business One. Każda zakładka oferuje elementy danych, które można wybrad i przeciągnąd w
celu dołączenia do raportu. Wystarczy kliknąd element i przeciągnąd go do szarego obszaru
wglądu raportu u dołu okna.
Po bliższym przyjrzeniu się obszarowi danych można zauważyd, że z lewej strony każdego
elementu danych znajduje się ikona. Informuje ona o typie elementu danych i o tym, co można z
nim zrobid. Ikony oznaczają trzy podstawowe typy elementów danych:

Wymiary
: Wymiary to elementy danych z atrybutami. Partner biznesowy to wymiar,
który posiada wiele atrybutów, m.in. saldo konta, nazwę, limit kredytowy, adres
fakturowania oraz numer faksu. Po przeciągnięciu wymiaru do obszaru wglądu raportu
można go kliknąd prawym przyciskiem myszy, aby dodad jego atrybuty do raportu.
Możliwe jest grupowanie, sortowanie i filtrowanie raportu według wymiaru.
225
14
XL Reporter

6
Proste wymiary
: Proste wymiary to proste elementy danych, które nie posiadają
atrybutów. Do prostych wymiarów należą takie szczegóły dotyczące dokumentów, jak
daty. Możliwe jest grupowanie, sortowanie i filtrowanie raportu według wymiaru.

Miary
: Miary to liczby, takie jak ilości, kwoty i ceny. Pola miary nie można używad do
grupowania lub sortowania raportu.
Elementy danych i ich praktyczne zastosowanie zostaną skonkretyzowane na przykładzie. Tę
częśd rozdziału można potraktowad jak podręcznik i wykonad instrukcje w nim zawarte w celu
zdobycia umiejętności potrzebnych do tworzenia własnych raportów ad hoc.
Pola definiowane przez użytkownika. Możliwe jest udostępnienie pól definiowanych przez
użytkownika dla narzędzia XL Reporter. W tym celu należy wybrać opcje Narzędzia → Pola
definiowane przez użytkownika. Pola definiowane przez użytkownika można dodać jako atrybut
wymiaru, prosty wymiar lub miarę.
Wybór elementów raportu
Najpierw należy wybrad zakładkę Sprzedaż w obszarze danych w górnej części okna Report
Composer. Następnie należy zaznaczyd element Partner handlowy i przeciągnąd go do obszaru
wglądu raportu – dużego, szarego obszaru u dołu okna. Teraz należy kliknąd element Partner
handlowy prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlid menu kontekstowe, jak pokazano na
rysunku 14-4.
Kliknij prawym
przyciskiem na pozycję
danych by otworzyd
menu kontekstowe
Wyświetl kolejne atrybuty pozwala
na dodanie dodatkowego pola z
tabel powiązanych z wymiarem
Rys. 14-4: Wyświetlanie atrybutów Partnera handlowego
226
14
6
XL Reporter
To menu kontekstowe jest bardzo ważne podczas tworzenia raportów, więc przyjrzyjmy się bliżej
niektórym opcjom:

Usuo partnera handlowego – kod PH: usuwanie bieżącej kolumny

Usuo wszystkie kolumny: usuwanie wszystkich kolumn i ponowne rozpoczęcie

Rozwio partnera handlowego jako kolumnę: tworzenie kolumny dla każdego partnera
handlowego

Wyświetl partnera handlowego – nazwę PH: wyświetlanie nazwy partnera handlowego
zamiast jego kodu

Wyświetl kod dla wszystkich wymiarów: wyświetlanie kodu zamiast nazwy dla wszystkich
uwzględnionych wymiarów

Wyświetl nazwę dla wszystkich wymiarów: wyświetlanie nazwy zamiast kodu dla
wszystkich uwzględnionych wymiarów

Wyświetl więcej atrybutów: Przejście do menu możliwych atrybutów dla wymiaru
(pamiętaj: tylko wymiary posiadają atrybuty)
Należy wybrad opcję Wyświetl partnera handlowego – nazwę PH. XL Reporter wykonuje
zapytanie do bazy danych, a następnie wyświetla nazwy partnerów handlowych na liście, jak
pokazano na rysunku 14-5.
XL Reporter wyświetla
nazwę Partnera
handlowego zamiast kodu
Rys. 14-5: Wyświetlanie nazw partnerów handlowych
227
14
6
XL Reporter
Teraz wródmy do obszaru danych i wybierzmy więcej elementów danych. Można poruszad się po
liście, wpisując pierwszą literę nazwy elementu danych. Należy wpisad T, aby przejśd do
następnego elementu danych zaczynającego się na literę T, czyli Typu dokumentu sprzedaży.
Należy przeciągnąd ten element do obszaru wglądu raportu. Następnie należy przeciągnąd
Sprzedawcę do obszaru wglądu raportu. Teraz do raportu trzeba dodad miarę. Należy wpisywad
S (lub przewijad) tak długo, aż pojawi się Suma wiersza, a następnie przeciągnąd ją do obszaru
wglądu raportu.
Mimo że kolumna Partner handlowy zawiera dane (nazwy), pozostałe kolumny (Typ dokumentu
sprzedaży, Sprzedawca i Suma wiersza) są puste, jak pokazano na rysunku 14-6.
Nowo dodane kolumny
początkowo są puste.
Kliknij Odśwież by wysład
zapytanie do bazy danych
Rys. 14-6: Elementy danych początkowo mają puste kolumny
Należy kliknąd ikonę odświeżania
danymi.
na pasku narzędzi w celu wypełnienia raportu aktualnymi
Określanie wyboru
Teraz raport wyświetla listę wszystkich dokumentów sprzedaży. Ale co by się stało, gdybyśmy
chcieli uzyskad określone dane i wyświetlid tylko zlecenia sprzedaży? Operacja taka nosi nazwę
wyboru. Ponieważ zamierzamy wyświetlid tylko jeden typ dokumentu sprzedaży, najpierw
usuniemy kolumnę Typ dokumentu sprzedaży, przeciągając go do kosza znajdującego się z
prawej strony okna.
Teraz należy wybrad Typ dokumentu sprzedaży z obszaru danych i przeciągnąd go do obszaru
wyborów znajdującego się w środkowej części okna. Z prawej strony Dokumentu sprzedaży
pojawia się pole, w którym można określid kryteria wyboru, jak pokazano na rysunku 14-7.
228
14
XL Reporter
6
Należy kliknąd przycisk listy wyboru, aby wyświetlid okno Wyszukiwanie wymiarów. (X z prawej
strony przycisku listy wyboru pozwala na anulowanie wyboru.)
Kliknij by wyświetlid okno
Wygląd dla wymiarów
Rys. 14-7: Określanie wyboru
Okno Wyszukiwanie wymiarów pozwala na określenie jednego lub większej liczby typów
dokumentów sprzedaży, które mają zostad uwzględnione w raporcie. Kliknięcie Zlecenia
sprzedaży, jak pokazano na zakładce Lista na rysunku 14-7, powoduje dodanie tego kryterium do
obszaru Wybór u dołu okna. Można by także dodad inne kryteria, wybierając np. oferty
sprzedaży oprócz zleceo sprzedaży.
Wyborem może byd wymiar lub prosty wymiar, taki jak data. Nie jest możliwe użycie miary jako
kryterium wyboru. W przypadku wyboru daty zamiast okna Wyszukiwanie wymiarów pojawi się
kalendarz, w którym można wybrad datę.
Należy kliknąd OK, aby zakooczyd wybór, a następnie kliknąd ikonę odświeżania. Raport
wyświetla teraz tylko zlecenia sprzedaży.
Grupowanie raportu
Teraz zgrupujmy lub posortujmy ten raport według sprzedawcy. W tym celu wystarczy
przeciągnąd nagłówek kolumny Sprzedawca do niebieskiego obszaru grupowania bezpośrednio
powyżej niego. Raport jest automatycznie odświeżany i sortowany według sprzedawcy, jak
229
14
XL Reporter
Przesuo nagłówek
kolumny tutaj by
pogrupowad raport
6
Rys. 14-8: Grupowanie raportu
Uwaga dotycząca grupowania. Można mieć wiele poziomów grupowania; np. można
dokonać grupowania według terytorium sprzedaży, a następnie według sprzedawcy.
Dodawanie okresu finansowego
Do tej pory pracowaliśmy z polami na zakładce Sprzedaż. Zazwyczaj do tworzenia raportów w
narzędziu Report Composer używa się pól z jednego modułu, ale niektóre wymiary są dostępne
we wszystkich modułach. Okres finansowy to przydatne pole w raportach.
Należy nacisnąd klawisz O w celu przejścia do Okresu finansowego. Następnie należy przeciągnąd
Okres finansowy do szarego obszaru raportowania. XL Reporter dodaje pustą kolumnę dla
Okresu finansowego.
Po kliknięciu ikony odświeżania XL Reporter ponownie porządkuje kolumny, wstawiając Okres
finansowy przed Sumą wiersza.
Rozwijanie kolumn
A gdyby tak raport wyświetlał każdy okres finansowy jako osobną kolumnę? W tym celu należy
kliknąd prawym przyciskiem myszy kolumnę Okres finansowy i wybrad opcję Rozwio okres
finansowy jako kolumnę. XL Reporter dodaje kolumnę dla każdego okresu finansowego, jak
230
14
6
XL Reporter
Wybór Rozwio Okres działania
jako kolumnę tworzy
zwielokrotnione kolumny
Rys. 14-9: Rozwijanie Okresu finansowego jako kolumny
Należy zauważyd, że XL Reporter nie wyświetla wszystkich okresów finansowych, lecz tylko te, w
których istniały zlecenia sprzedaży.
Dodawanie sum do raportu
Czym jest raport bez sum? Sumy dają błyskawiczny wgląd w wynik. Aby dodad sumy do raportu,
należy kliknąd prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu raportu i wybrad opcję Sumy. XL
Reporter dodaje wiersz sumy ogólnej dla wszystkich kwot w górnej części raportu, a także wiersz
sum dla każdego sprzedawcy, jak pokazano na rysunku 14-10.
Dodaj sumowania i podsumowania
poprzez kliknięcie prawym przyciskiem
myszy i wybór Sumy
Rys. 14-10: Raport końcowy z wierszami sumy ogólnej i sum
231
14
6
XL Reporter
Zapamiętywanie raportów
Właśnie utworzyliśmy zapytanie prezentujące wiele funkcji narzędzia Report Composer. Co
można z nim zrobid? Można wydrukowad je za pomocą ikony drukowania
pasku narzędzi. A co, gdybyśmy chcieli je zapamiętad?
znajdującej się na
Zapamiętywanie raportu jako zapytania
Za pomocą narzędzia Report Composer można zacząd pracę z zapytaniem i powrócid do niego
później. Aby zapamiętad ten raport jako zapytanie, należy kliknąd ikonę zapamiętywania
,
nazwad zapytanie i kliknąd opcję Zapamiętaj w oknie dialogowym. Zapytanie jest nadal
wyświetlane. W tym momencie można zamknąd narzędzie Report Composer, jeśli zachodzi taka
potrzeba. W ramach szybkiego dwiczenia proszę kliknąd ikonę nowego zapytania
w celu
wyczyszczenia ekranu (po uprzednim zapamiętaniu raportu). Teraz należy kliknąd ikonę
otwierania
, wybrad zapamiętane zapytanie i kliknąd OK. Uprzednio utworzone zapytanie
zostaje ponownie wyświetlone.
Zapamiętywanie raportu jako definicji raportu
Co należy zrobid w celu dodatkowego formatowania lub wykonania operacji na danych? A co w
celu dodania tego raportu do głównego menu SAP Business One tak, by inni mogli go
uruchamiad? XL Reporter pozwala osiągnąd te cele poprzez zapamiętanie raportu jako definicji
raportu. Definicję raportu można zapamiętad, poprawiad i wielokrotnie generowad jako nową
instancję raportu, migawkę danych. Instancję raportu można sobie wyobrazid jako pieczone
ciasto; definicja raportu to recepta, która pozwala na upieczenie ciasta, gdy tylko mamy na to
ochotę. Ktoś inny może także upiec ciasto lub zmienid receptę. Może ona zostad zapamiętana we
współdzielonym pliku recepty. Oczywiście różnica polega na tym, że o wiele łatwiej jest wybrad
opcję i wygenerowad raport niż upiec ciasto. W rzeczywistości SAP Business One „piecze” za
użytkownika, wykorzystując na żądanie definicję raportu do generowania raportu na podstawie
aktualnych danych.
Wracając do raportu rozpoczętego w narzędziu Report Composer, można go dalej rozszerzyd w
narzędziu Report Designer zarówno w zakresie formatowania, jak i zawartości danych.
Alarm dotyczący generowania raportu. W przypadku generowania raportu i tworzenia
instancji raportu lub zapamiętania raportu jako definicji raportu Report Designer wymaga, aby
zawierał on prosty wymiar lub miarę. Gdy nie zostanie uwzględniony prosty wymiar lub miara,
wygenerowany raport lub definicja raportu będzie zawierać tylko nagłówki – bez danych.
Aby zapamiętad raport jako definicję raportu, należy kliknąd ikonę generowania
wyświetlenia okna Generowanie przedstawionego na rysunku 14-11.
w celu
232
14
6
XL Reporter
Tworzy definicję raportu i
otwiera Raport Designer
Przesyła dane z raportu do MS
Excel.
Formatuje wygląd raportu wg
pobranego szablonu MS Excel
Rys. 14-11: Okno Generowanie
Należy przypisad do raportu nazwę, która powinna byd jak najbardziej opisowa. Ta nazwa
pojawia się w menu SAP Business One, musi więc byd ona opisowa, np. „Zlecenia sprzedaży
według sprzedawcy”. Opcja pracy z tym zapytaniem jako definicją raportu – Edytuj definicję –
jest wybrana domyślnie. Druga opcja – Generuj raport – tworzy jedną instancję tego raportu
(innymi słowy ciasto zamiast recepty, którą można wykorzystywad wielokrotnie). Proszę
zaznaczyd opcję Użyj szablonu Excel i kliknąd OK.
Wskazówka dotycząca formatowania w narzędziu Report Composer. Partner
wdrożeniowy może dostarczyć szablonu Microsoft Excel, który jest skonfigurowany do potrzeb
użytkownika. Proszę otworzyć szablon w aplikacji Microsoft Excel i zapamiętać go jako szablon
w celu jego użycia w XL Reporter.
XL Reporter wyświetla okno, w którym należy wybrad szablon Microsoft Excel, który ma zostad
użyty do formatowania raportu. Proszę wybrad szablon dostarczony przez partnera
wdrożeniowego i kliknąd OK w celu wyświetlenia definicji raportu w narzędziu Report Designer,
jak pokazano na rysunku 14-12.
233
14
6
XL Reporter
Raport Designer wykorzystuje
MS Excel jako interfejs
użytkownika
Panel Advanced Report Builder udostępnia
funkcjonalności m.in. w sposobach wyświetlania
i filtrowania elementów danych
Przybory XL Reporter
Obszar raportu, w którym dodaje
się nowe pola, formuły i formatuje
raport
Rys. 14-12. Interfejs Report Designer
Jeśli zachodzi taka potrzeba, proszę kliknąd ikonę generowania raportu
Report Designer w celu utworzenia instancji raportu w Microsoft Excel.
na pasku narzędzi
Report Designer i jego zalety zostaną opisane w dalszej części tego rozdziału. Teraz proszę
zamknąd Microsoft Excel, klikając Tak w celu zapamiętania definicji raportu.
Następnie proszę przejśd do narzędzia Report Organizer, klikając ikonę segregatora na pasku
narzędzi Report Composer. W narzędziu Report Organizer utworzony raport jest widoczny we
wcześniej wybranym miejscu.
234
14
XL Reporter
Dodawanie raportu do menu głównego SAP Business One
6
Teraz chcemy dodad Raport zleceo sprzedaży według sprzedawcy do menu głównego SAP
Business One. Chcielibyśmy, aby pojawił się on w module Sprzedaż. Należy więc przeciągnąd
definicję raportu do tego folderu plików.
Należy wybrad opcje Plik → Aktualizuj menu główne SAP Business One. To spowoduje dodanie
nowego raportu do menu głównego SAP Business One. Powródmy teraz do SAP Business One.
Proszę wybrad opcje Menu główne → Sprzedaż → Raporty sprzedaży i przewinąd w dół listy w
celu wyświetlenia utworzonego raportu. Definicje raportów utworzone za pomocą XL Reporter
zaczynają się od XL, więc raport nosi nazwę XL – Zlecenia sprzedaży według sprzedawcy, jak
pokazano na rysunku 14-13. Widoczne mogą byd dodatkowe, przykładowe definicje raportów,
które można uruchomid i w razie potrzeby skonfigurowad w narzędziu Report Designer.
Raporty utworzone w XL
Reporterze oznaczane są poprzez
XL poprzedzające ich nazwę
Rysunek 14-13. Definicja raportu jako opcja Menu głównego SAP Business One
235
14
XL Reporter
6
Alarm dotyczący uprawnień. Dla każdego raportu można zdefiniować ogólne uprawnienie dla
użytkowników. Użytkownicy inni niż administrator domyślnie nie mają uprawnień do nowych
raportów. Proszę otworzyć Ogólne uprawnienie i w sekcji Uprawnienie użytkownika znaleźć i
zmienić uprawnienia do swoich raportów utworzonych w narzędziu XL Reporter.
Zdobywanie umiejętności w zakresie XL
Reporter w narzędziu Report Designer
W miarę zdobywania umiejętności w zakresie korzystania z narzędzia XL Reporter można
tworzyd pulpity, takie jak ten przedstawiony na rysunku 14-14. Patrząc na Report Designer
można zauważyd, że Report Composer zawierał uproszczony wgląd panelu Edytor
zaawansowanych raportów w oknie Wyszukiwanie wymiarów używanym w podręczniku.
Umiejętności zdobyte podczas używania Report Composer pomogą nauczyd się korzystania z
wielu funkcji narzędzia Report Designer, które obejmują:

Tworzenie niestandardowych formuł i parametrów

Projektowanie układów prezentujących dane wizualnie, pomagających decydentom
uzyskad obraz całości

Wykorzystanie cech i funkcji Excela podczas eksploracji danych produktywnych z SAP
Business One
Rys. 14-14: Pulpit utworzony w narzędziu Report Designer
236
14
6
XL Reporter
Podczas pracy z XL Reporter pomoc online można wywoład jednym kliknięciem myszy.
Najlepszym źródłem zdobywania dalszych umiejętności w zakresie XL Reporter — lub
jakiegokolwiek aspektu SAP Business One — jest portal klientów SAP Business One znajdujący
się pod adresem http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Można tam znaleźd takie informacje,
jak:

Definicje raportów, które można pobrad i skonfigurowad

Przewodniki zawierające instrukcje podręcznikowe dotyczące tworzenia przydatnych,
ukierunkowanych raportów w narzędziu Report Designer

Szkolenia na nośnikach elektronicznych, zarejestrowane prezentacje i demonstracje w
formacie Adobe Flash
237
A
WYBRANE SKRÓTY KLAWIATUROWE
Ten załącznik zawiera przydatne skróty klawiaturowe, które przyczyniają się do zwiększenia
efektywności pracy w SAP® Business One. Można sporządzid jego kopię i trzymad w pobliżu
klawiatury, by móc szybko do niego zajrzed.
Skróty ogólne
Zadanie
Skrót
Wyświetlanie menu głównego SAP Business One
Wydruk bieżącego dokumentu lub rekordu
Wyświetlanie dziennika transakcji
Wyjście z SAP Business One
Cofanie
Przywracanie
Wycinanie
Kopiowanie
Wklejanie
Wyszukiwanie klientów lub pozycji, które zaczynają się
na określoną literę w dokumencie
Ctrl + 0 (zero, nie litera O)
Ctrl + P
Ctrl + J
Ctrl + Q
Ctrl + Z
Ctrl + Shift + Z
Ctrl + X
Ctrl + C
Ctrl + V
Należy wpisać litery w polu
nazwy lub opisu * Tab
Należy przytrzymać Ctrl lub
Shift i kliknąć wszystkie
wymagane pozycje
Ctrl + Shift + U
Ctrl + strzałka w prawo
Ctrl + strzałka w lewo
Wybór wielu pozycji
Wyświetlanie pól definiowanych przez użytkownika
Wyświetlanie następnego rekordu lub dokumentu
Wyświetlanie poprzedniego dokumentu lub rekordu
Przejście do trybu dodawania (w przypadku
wyświetlania dokumentu lub danych podstawowych,
otwiera się puste okno dokumentu lub danych
podstawowych)
Przejście do trybu wyszukiwania
Zmiana nazwy pola
Wprowadzanie daty bieżącej w polu daty
Wprowadzanie daty w bieżącym miesiącu
Wprowadzanie daty w bieżącym roku
Zamykanie wszystkich okien z wyjątkiem menu
głównego SAP Business One
Otwieranie okna z menu głównego
Zamykanie bieżącego okna
Ctrl + A
Ctrl + F
Ctrl i dwukrotne kliknięcie
nazwy pola
Dowolny klawisz oprócz
cyfr i Tab
Dzień miesiąca i Tab
Dzień i miesiąc oraz Tab
Shift i kliknięcie X w prawym
górnym rogu okna
Enter
Esc
238
A
Produkcja
Skróty dotyczące tabel
6
Zadanie
Skrót
Dodawanie wiersza
Powielanie wiersza
Usuwanie wiersza
Ctrl + I
Ctrl + M
Ctrl + K
Dwukrotne kliknięcie
nagłówka kolumny
Alt + dwukrotne kliknięcie
nagłówka kolumny
Sortowanie tabeli rosnąco według kolumny
Sortowanie tabeli malejąco według kolumny
Wyświetlanie szczegółowych informacji dotyczących
wiersza
Przejście do pierwszego wiersza
Przejście do ostatniego wiersza
Kopiowanie z komórki powyżej
Ctrl + L
Ctrl + H
Ctrl + E
Ctrl+ 
Skróty w dokumentach sprzedaży i zakupu
Zadanie
Skrót
Obliczanie zysku brutto
Określanie formy płatności
Ctrl + G
Ctrl + Y
Obliczanie objętości i wagi
Ctrl + W
Otwieranie dokumentu bazowego
Otwieranie dokumentu docelowego
Przejście do pola kodu partnera handlowego
Przejście do pola Uwagi
Ctrl
Ctrl
Ctrl
Ctrl
Ctrl
Wybór numeru seryjnego dla pozycji
Kontrola najnowszych cen
+
+
+
+
+
pozycji
N
T
U
R
Tab w polu Ilość
Ctrl + Tab w polu Cena
pozycji
Wyświetlanie alternatywnych pozycji
Ctrl + Tab w polu Nr pozycji
Kopiowanie kwoty podczas wprowadzania płatności
Po kliknięciu ikony sakiewki w
celu określenia płatności
przychodzącej należy nacisnąć
Ctrl + B, aby skopiować
kwotę do dokumentu
Otwieranie raportu Pozycja według magazynu
Ctrl + Tab w polu Magazyn
239
A
Produkcja
6
KONIEC OPRACOWANIA
240

Document 482745

Transkrypt

Podobne dokumenty