Główne założenia badania - Ogólnopolska Federacja Organizacji

Raport z badania współpracy opiekunów i koordynatorów projektów
realizowanych w ramach regionalnego komponentu Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki na Mazowszu
WARSZAWA 2010
Szanowni Państwo!
Prezentujemy Państwu raport z badania przeprowadzonego przez Federację Organizacji Służebnych
MAZOWIA we współpracy z Ogólnopolską Federacją Organizacji Pozarządowych (OFOP). Raport stanowi
element działań ww. Federacji na rzecz dialogu między sektorem publicznym a partnerami społecznymi w
obszarze wydatkowania funduszy unijnych. Impulsem do przeprowadzenia badania były napływające ze
środowiska trzeciego sektora informacje o problemach we współpracy z Mazowiecką Jednostką Wdrażania
Programów Unijnych (MJWPU) w zakresie przyznawania i rozliczania dotacji – opóźnieniach w przekazywaniu
środków, przedłużających się terminach podpisywania umów, niejednoznaczne formułowanych wytycznych
dotyczących rozliczeń.
MJWPU powstała w lipcu 2007 roku i przejęła działania dotychczas realizowane przez Urząd Marszałkowski
Województwa Mazowieckiego oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie. MJWPU realizuje zadania
wynikające z zapisów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz komponentu
regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach 2007-2013.
Federacja MAZOWIA od 2007 toku z uwagą obserwuje przygotowania samorządowych władz Mazowsza do
przyjęcia i dystrybucji środków europejskich. Od samego początku otrzymywaliśmy sygnały, że istnieją
trudności we współpracy z MJWPU. Jako regionalna organizacja rzecznicza i członek OFOP, korzystając z
doświadczeń Dolnośląskiej Federacji Organizacji Pozarządowych postanowiliśmy wzmocnić głos organizacji
pozarządowych borykających się z problemami w relacji z MJWPU. Chcieliśmy pokazać naszym członkom, że
w trudnych sytuacjach mają wsparcie organizacji federacyjnych - organizacje zgłaszały się do nas bowiem, gdy
wszystko inne zawodziło.
Rozpoczęliśmy cykl spotkań i dyskusji ze wszystkimi zainteresowanymi pozyskiwaniem środków unijnych za
pośrednictwem MJWPU na Mazowszu. Jak się wkrótce okazało trudności i problemy dotyczyły wszystkich
sektorów, nie tylko organizacji pozarządowych. Doszliśmy zatem do wniosku, że należy podjąć działania
skierowane zarówno do przedsiębiorców z Mazowsza, samorządów i organizacji pozarządowych
pozyskujących unijne dotacje, stworzyć forum do dyskusji i zaprosić do rozmowy władze województwa.
2
W efekcie w 2009 roku przeprowadziliśmy pierwsze badanie ankietowe wśród instytucji, które realizowały bądź
planowały realizować projekty finansowane z funduszy europejskich dostępnych na Mazowszu w okresie 20072013. Powstał raport, którego treść była dyskutowana na spotkaniach mazowieckich projektodawców jesienią
2009 i zimą 2010 roku.
Obecnie prezentujemy drugi raport, który, mamy nadzieję, będzie przedmiotem dyskusji na kolejnym spotkaniu
projektodawców z udziałem przedstawicieli samorządu Mazowsza. Naszym celem jest poprawa systemu
przyznawania i rozliczania dotacji unijnych na Mazowszu. Chcemy by naszym partnerem w poszukiwaniu jak
najlepszych rozwiązań był samorząd województwa mazowieckiego.
Niniejszy raport ma służyć dialogowi i konstruktywnej debacie. Chcielibyśmy uspołecznić proces dystrybucji
środków unijnych, tak by projektodawcy czuli się traktowani podmiotowo, nie zaś jak petenci, co niestety
wskazywali w naszych badaniach wielokrotnie jako problem w relacji z MJWPU.
Życzymy ciekawej lektury mając nadzieję, że nasze działanie przyczyni się do wdrażania przez samorząd
województwa mazowieckiego jak najkorzystniejszych dla projektodawców rozwiązań. Zapraszamy do dyskusji
na kolejnym spotkaniu mazowieckich projektodawców!
Zespół Federacji MAZOWIA i OFOP.
3
Spis treści
WSTĘP
GŁÓWNE ZAŁOŻENIA BADAWCZE I METODOLOGIA BADANIA
WYNIKI BADANIA
ROLE UCZESTNIKÓW PROCESU WDRAŻANIA
WDRAŻANIE PROJEKTÓW
WIZERUNKI IDEALNE
KOMUNIKACJA Z MJWPU
WZAJEMNE OCZEKIWANIA
REKOMENDACJE
ANEKS A – ZESPÓŁ BADAWCZY
ANEKS B – DYSPOZYCJE DO WYWIADÓW
1
5
11
11
16
30
34
37
41
47
48
4
GŁÓWNE ZAŁOŻENIA BADAWCZE I
METODOLOGIA BADANIA
5
Główne założenia badania
Koncepcja badania, którego wyniki prezentujemy w raporcie, powstawała na przełomie lutego i marca
2010 r. Dysponując poprzednim raportem (Sieczkowski, P. i inni Raport z badania ......., Warszawa 2009 –
dalej: Sieczkowski 2009) i wnioskami z dyskusji nad nim prowadzonych na I i II Spotkaniu Mazowieckich
Projektodawców (dalej: SMP), chcieliśmy rozszerzyć formułę debaty. Dotychczas koncentrowaliśmy się na
diagnozowaniu obszarów problemowych oraz próbie doraźnego wyjaśniania trudnych zagadnień.
W badaniu ankietowym pytaliśmy o zdanie jedynie projektodawców – najczęściej koordynatorów projektów
lub osoby odpowiedzialne za zarządzanie firmą bądź organizacją pozarządową. Wnioski z tamtego
badania komentowali zaś przedstawiciele Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Projektów Europejskich
(dalej: MJWPU) i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego (dalej: UM WM).
W każdym z trzech bloków zagadnień badanych uprzednio (były to: współpraca na poziomie
merytorycznym, komunikacji oraz dostęp informacji, finanse i rozliczenie projektów) pojawiały się
zagadnienia związane z bezpośrednią współpracą pomiędzy koordynatorami i opiekunami projektów.
Uznaliśmy, że jest to sfera, na którą możemy mieć realny wpływ i jednocześnie jest szansa by rzucić na
nią nowe światło. To właśnie współpraca osób bezpośrednio zaangażowanych w codzienny trud
rozliczania wniosków i podejmowania mnóstwa, z pozoru drobnych decyzji, naszym zdaniem ma kluczowe
znaczenie dla powodzenia wielkiego projektu z jakim wiąże się wykorzystywanie funduszy unijnych.
Ponadto to, to co dzieję się pomiędzy opiekunami oraz koordynatorami projektów były traktowane przez
nas, jako przykład relacji obywatel – państwo. Zastanawialiśmy się więc nad ich jakością, wzajemnym
stosunkiem partnerów tego procesu oraz stopniem komplikacji.
6
Obszary problemowe w badaniu
Obszary problemowe wcześniej zdiagnozowane
Obszary problemowe objęte niniejszym
badaniem
• Współpraca na poziomie merytorycznym
• Współpraca na poziomie mertorycznym
– Nierówne kompetencje merytoryczne pracowników (Wielu
opiekunów projektów cechuje nieumiejętność odpowiedzi na
pytania, przekazywanie błędnych informacji, niespójne
interpretacje)
– Niedotrzymywanie przez MJWPU terminów zapisanych w
umowach lub wynikających z dokumentów programowych.
– Trudności w uzyskaniu informacji w sytuacjach trudnych lub
nietypowych
– Długie terminy rozwiązywania podstawowych problemów
• Komunikacja oraz dostęp do informacji
– Problemy z dodzwonieniem się do MJWPU
– Sprzeczne lub błędne informacje uzyskiwane w MJWPU
– Utrudniony kontakt z opiekunem projektu
– Niejasna dokumentacja konkursowa oraz instrukcje i wytyczne
• Finanse i Rozliczenia projektów
– Opóźnienia w przekazywaniu transz, nieterminowy zwrot
środków nie wygasających
– Częste zmiany w dokumentacji
– Niewykrywanie błędów we wnioskach o płatność przez osoby,
które weryfikują te wnioski w MJWPU
– Kompetencje koordynatorów i opiekunów projektów
– Wzajemne wyobrażenia i oczekiwania na temat
obowiązków i możliwości działań podejmowanych przez
opiekunów i koordynatorów
– Nadmierne obciążenie opiekunów i ich specjalizacja
• Komunikacja oraz dostęp do informacji
–Czas reakcji MJWPU na potrzeby projektodawców
– Dostęp do informacji potrzebnych do poprawnego
rozliczania projektów
• Finanse i rozliczenia projektów
– Poprawność rozliczeń oraz stosowane procedury
– Najczęściej pojawiające się błędy i sposoby ich
rozwiązywania
źródło: Sieczkowski 2009
7
Przebieg badania
30 indywidualnych wywiadów pogłębionych (Kwiecień – Maj 2010)
15 opiekunami projektów (pracownikom wydziału wdrażania w
MJWPU
15 wśród projektodawców (koordynatorzy lub osoby pracujące
przy rozliczaniu projektu)
Za dobór informatorów wśród opiekunów projektów, odpowiadała
MJWPU. Sądząc po swobodzie wypowiedzi jaką prezentowali
rozmówcy, nie należy przypuszczać by taka forma doboru
informatorów obciążała wyniki w znaczący sposób – poza
uzyskaniem dostępu, do prawdopodobnie, najlepszych
pracowników.
Uczestników badania rekrutowaliśmy spośród uczestników I i II
SMP. Byli to zarówno przedstawiciele instytucji zgłaszających
poważne problemy we współpracy z MJWPU jak i prowadzący
swe projekty bez znaczących problemów.
Naszymi rozmówcami, były osoby zainteresowane systemem wdrażania oraz posiadające praktykę przy pisaniu i rozliczaniu projektów.
Znacząca część posiadała duże doświadczenie oraz była zaangażowana w swoją pracę. Uczestnicy badania mieli ugruntowane opinie
na temat zagadnień poruszonych w badaniu.
Ta faza badania została zrealizowana przez 11 wcześniej przeszkolonych badaczy – studentów lub absolwentów studiów
socjologicznych lub pokrewnych. Wywiady były prowadzone w oparciu o dyspozycje (Aneks B) opracowanymi również w oparciu o
wyniki wcześniejszego badania ankietowego. Rozmowy były rejestrowane a następnie kodowane przez badaczy, w oparciu o narzędzie
analityczne. Tak opracowane wstępne analizy zostały połączone, a na ich podstawie zbudowano dokument zawierający informacje
przedstawione przez uczestników badania, zaklasyfikowane do poszczególnych zagadnień problemowych. Stworzone na tej podstawie
kategorie, ilustrowane obszernymi cytatami z przeprowadzonych rozmów, stanowią podstawę niniejszego raportu.
Wywiad grupowy (maj 2010)
Drugim etapem badania była dyskusja grupowa, w której wzięli udział przedstawiciele obu stron procesu wdrażania. Wzięło w niej
udział czworo opiekunów projektów oraz sześcioro koordynatorów – zarówno przedstawicieli firm jak i organizacji pozarządowych. Były
to osoby z którymi wcześniej przeprowadzono wywiady indywidualne.
8
Użyte pojęcia
Instytucje - opisują zarówno partnera publicznego, przedstawiciela administracji samorządowej jakim jest
MJWPU, jak i realizujące projekty organizacje pozarządowe, przedsiębiorstwa, jednostki samorządu
terytorialnego czy ich jednostki pomocnicze lub organizacyjne.
Chcąc poznać problemy i wyzwania stojące przed obu stronami procesu wdrażania przygotowując badanie
postanowiliśmy skupić się na, naszym zdaniem, krytycznym momencie współpracy, czyli bezpośrednim
kontakcie pomiędzy przedstawicielami instytucji. Z jednej strony są to koordynatorzy projektów, odpowiedzialni
za realizację i rozliczenie ich zgodne z umową, z drugiej zaś opiekunowie projektów - pracownicy Wydziału
Wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w MJWPU
Przed prezentacją wyników i naszych interpretacji, należy również podkreślić, że charakter badania (i stawiane
przed nim cele) czyni z niego pogłębiony opis bardzo wielu aspektów funkcjonowania systemu wdrażania. Są to
nierzadko sprzeczne propozycje lub opinie, zależne od jednostkowych doświadczeń informatorów. Zestawiamy
je razem i pokazujemy jako całą dostępną pulę sposobów opowiadania o systemie wdrażania. Właśnie to
zróżnicowanie doświadczeń i opinii, pozwala na naszkicowanie możliwie pełnego obrazu badanych przez nas
zagadnień. Być może coś zostało przez nas pominięte, ale przyjęta metoda badawcza pozwala nam sądzić, że
prezentowane wnioski i rekomendacje są wystarczająco silnie poparte danymi, by poddawać je pod dyskusję.
9
Konstrukcja raportu
Opis zagadnień
Uzyskaliśmy materiał pozwalający przyjrzeć się zagadnieniom szczegółowym, w ramach wskazanych
wcześniej ogólnych założeń badania. W części empirycznej raportu, w syntetyczny sposób opisane
zostaną zarówno wnioski wynikające z analizy, jak i wstępne założenia powodujące pojawienie się danego
zagadnienia w badaniu. Najczęściej od razu prezentowane są kategorie, w ramach których mieszczą się
informacje uzyskane w badaniu. Tam gdzie jest to możliwe i w znaczący sposób pomoże w opisaniu
zjawiska, przytaczane są cytaty z wywiadów (przy zachowaniu ich anonimowości). Przy cytatach znajduje
się zakodowany numer wywiadu, zapisany jako cyfra arabska w nawiasie kwadratowym. Nawias
pogrubiony oznacza opiekuna projektu, normalny – przedstawiciela projektodawców.
Rekomendacje
Prowadząc prace badawcze w terenie, a następnie podczas analizy zebranego materiału niektóre
problemy rzucały się od razu w oczy. W pierwszym odruchu wydawały się banalne i do ich rozwiązania
prowadziły proste drogi. Wraz z zagłębianiem się w dane zagadnienie, sprawy się komplikowały, grzęznąc
w kontekście dotychczasowych doświadczeń osób bądź instytucji realizujących niektóre zadania. W
związku z tym, omawiając poszczególne zagadnienia podjęta została decyzja o podzieleniu rekomendacji
na dwie kategorie. Pierwsza to Twarde/Realne rekomendacje, które formułowane są w oparciu o wyniki
badania i wobec nich. Wydaje się, że ich implementacja do systemu jest możliwa szybko i sprawnie. W
dodatku nie jest związana z poważnymi kosztami finansowymi lub nie wymaga ich wcale. Dodatkowo w
prezentujemy rekomendacje określone jako Uskrzydlające. Są to rozwiązania, które albo wymagają
interwencji na wyższym poziomie (w tym rozwiązań systemowych, organizacyjnych) albo są pewną ogólną
ideą zmiany, kierunku – wyobrażenia o tym, jak system mógłby wyglądać. Zawarte zostały w raporcie
głownie ze względu na nadrzędny cel naszego badania wskazany na wstępie, czyli poprawę systemu
przyznawania i rozliczania dotacji unijnych na Mazowszu.
10
WYNIKI BADANIA
ROLE UCZESTNIKÓW SYSTEMU WDRAŻANIA
11
Role wypełniane przez opiekunów
Opiekunowie projektów, w swojej opinii pełnią dwie zasadnicze role w procesie wdrażania:
•
Wdrażanie funduszy unijnych
Część rozmówców (opiekunów) postrzega swoją pracę, jako rodzaj służby. Uczestniczenie w historycznym
procesie jakim jest wdrażanie projektów w ramach PO KL. Bycie opiekunem, to również udział w działaniach o
dotychczas rzadko spotykanym charakterze, zajęcie nowej niszy. Podjęcie nowego wyzwania. Działania
opiekunów, w ich opinii przynoszą również korzyści dla społeczeństwa. Dzięki ich pracy, możliwy jest również
rozwój osób biorących udział w projektach i realizujących je instytucji
„Jeśli chodzi o sam Kapitał Ludzki (...) Czyli ten zakres
obejmujący to dofinansowanie i możliwość zainwestowania tych
środków w kapitał ludzki jest bardzo duża. Czyli ma wpływ,
zarówno patrząc od strony osób prywatnych, jak i z drugiej strony –
patrząc na całokształt naszego społeczeństwa” [12]
„Myślę, że taką największa zapłatą za trud,
który tutaj ponieśliśmy jest to, że przychodzi
projektodawca i mówi ‘dzięki temu projektowi
tyle i tyle osób znalazło zatrudnienie, tyle i tyle
osób podniosło sobie kwalifikacje” [7]
•
Pomoc beneficjentom
Opiekunowie muszą pomagać projektodawcom. Składają się na to czynności stanowiące codzienne zadania
pracowników MJWPU związane z rozliczaniem wniosków o płatność czy odpowiedzią na trudne pytania
projektodawców. Rozróżnić przy tym należy pytania trafnie adresowane do opiekunów od tych, które wynikają
bądź to ze złego przepływu informacji wewnątrz MJWPU, bądź też z braku kwalifikacji części koordynatorów.
Pomoc projektodawcom przejawiać się może również pod postacią udzielania porad, co do sprawniejszego
przygotowywania dokumentów lub rozwiązań formalnych (jak sposób dokumentacji niektórych wydatków lub
wyjaśniania zmian w realizacji projektu w stosunku do pierwotnych założeń.
„Z punktu widzenia mojego i z punktu widzenia moich kolegów, tak jak jesteśmy tutaj w wydziale (nie wiem jak jest gdzie indziej),
bardzo dużo pomagamy naszym beneficjentom. Oni po prostu o byle co, z każdym problemem się do nas zgłaszają. Więc my
staramy się te problemy rozwiązywać, pomagać im, żeby te rozliczenia finansowe czy samorealizacja projektu jakoś przebiegały
prawidłowo” [10]
12
Wpływ Funduszy UE na pracę Instytucji 1/2
Pojawienie się funduszy europejskich i pozyskanie ich przez daną instytucję, wpływa zasadniczo na jej pracę.
Realizacja dofinansowanego projektu, w opinii uczestników badania stanowi nowe wyzwanie.
W wypadku przebadanych przez nas projektodawców, realizacja projektów stała się poważną częścią
prowadzonej przez nich działalności. Obsługa tych przedsięwzięć angażuje nie tylko zespół bezpośrednio
odpowiedzialny za realizację, ale również innych pracowników/działy instytucji.
Wyzwanie:
•
Spełnienie wymogów formalnych zapisanych w Projekcie i umowie
•
Pilnowanie procedur i przejrzystości podejmowanych działań
•
Konieczność realizacji działań opisanych w projekcie nawet przy zmieniających się warunkach
zewnętrznych
Wpływ:
•
Poprawa organizacji pracy, w tym rozwinięcie współpracy pomiędzy poszczególnymi
działami/pracownikami instytucji
•
Zwiększenie zatrudnienia
•
Stabilizacja działalności
•
Rozszerzenie oferty
•
Realizacja projektu dofinansowanego z Funduszy UE podnosi prestiż instytucji
13
Wpływ Funduszy UE na pracę Instytucji 2/2
Efekty wynikające z realizacji wyzwań związanych z wdrażaniem projektów, są pozytywne. Ich wpływ nie
ogranicza się jedynie do wykorzystania środków finansowych, nawet jeżeli nie odbywa się to w sposób w
pełni uświadomiony przez projektodawców. Stanowi to dodatkową wartość i zwiększa oddziaływanie
Programów Operacyjnych.
Takie oddziaływanie niesie za sobą również poważne ryzyka, będące wyzwaniem dla MJWPU i całego systemu
wdrażania. Do chwili, w której wszystko idzie dobrze
By osiągnąć pozytywny efekt, bezwzględnie muszą być spełnione dwa warunki:
• Profesjonalna obsługa projektodawców przez MJWPU
• Dotrzymywanie terminów i warunków umowy przez MJWPU i banki
Zaniedbanie tych warunków prowadzi do zmiany nastawienia do Funduszy oraz zniechęca do podejmowania
kolejnych prób sięganie po środki europejskie. Projektodawcy dążąc do dotrzymania warunków umowy
potrafią sami kredytować system wdrażania. Prowadzi to do wypaczenia idei środków sprzyjających
rozwojowi regionu.
„Ponieważ były duże opóźnienia w przelewaniu transz musieliśmy wziąć dwa kredyty. Niestety
odsetki nie są kosztem kwalifikowalnym w związku z czym jesteśmy 10 tysięcy na minusie” [30]
Traktując wdrażanie Funduszy jako wyzwanie dla instytucji, można wygrać nie tylko realizację celów
stawianych przed konkretnym programem czy priorytetem. Dodatkową wartością jest rozwój
organizacyjny i merytoryczny instytucji realizujących projekt. Jednocześnie, nie zachowując
odpowiednich standardów pracy i obsługi projektodawców, można zaprzepaścić wszystkie wysiłki.
Włącznie z powodzeniem realizowanego projektu.
14
NGO a System wdrażania
Organizacje pozarządowe zajmują w systemie wdrażania specyficzne miejsce. Łączą specjalizację w
rozwiązywaniu specjalistycznych problemów z częstymi trudnościami organizacyjnymi.
Silne strony
Słabe strony
•
•
•
•
•
Bliskość ostatecznych beneficjentów
Dobre rozpoznanie potrzeb
Doświadczenie i wiedza merytoryczna
Słabość organizacyjna
Niestabilność finansowa
NGO stanowią bardzo atrakcyjną grupę projektodawców, potrafiącą wygenerować bardzo interesujące i
potrzebne projekty. Jednocześnie, w opinii opiekunów projektów, to właśnie organizacjom najtrudniej wypełnić
zobowiązania wynikające z formalnych wymagań wiążących się z realizacją projektów.
Trudnością dla sektora jest również konieczność konkurowania z silniejszymi organizacyjnie sektorami: JST i
przedsiębiorcami.
„W poprzednim okresie programowania organizacje miały oddzielną pulę środków ,
po które mogły aplikować i to było dobre. W tej chwili stanęliśmy w jednym
rzędzie z silniejszymi finansowo: biznesem i samorządami.” [30]
Uczestniczenie w rozliczaniu dotacji, także dla organizacji nie jest procesem łatwym i przyjemnym. Powinności
proceduralne kłócą się z kulturą pracy NGO, i są postrzegane przez pracowników organizacji jako zbędna
biurokracja, oderwana od codziennej pracy.
„Każda nasza czynność upamiętniana była notatkami. Ja nie
wiem ile tych notatek powstało, ale na setki można
liczyć” [30]
15
WDRAŻANIE PROJEKTÓW
16
Zadania opiekunów
Zadania realizowane przez opiekunów mieszczą się w dwóch ogólnych kategoriach, które można opisać
jako:
•
Sprawy administracyjne
„Najwięcej jest chyba rozliczanie
wniosków o płatność, bo to
– Sprawdzanie wniosków o płatność
są najbardziej pracochłonne
i czasochłonne czynności”
– Wprowadzanie zmian do wniosków i aktualizacja budżetu projektu
[12]
– Sporządzanie umów i przygotowywanie załączników
– Korespondencja z innymi urzędami/bankiem
•
Pomoc projektodawcom
W ramach obowiązków (zasadna) – zadania, które mieszczą się w obowiązkach opiekunów
– Wyjaśnianie niejasności związanych z wypełnianiem dokumentów
„Kontakt z MJWPU we wszystkich
– Objaśnianie i interpretacja wytycznych
sprawach formalnych. Raczej jest to
– Odpowiedzi
kontakt z mojej strony. Zapytania:
czy można coś zrobić, jak można
Poza obowiązkami (dodatkowe, zabierające czas)
coś zrobić?” [5]
– Wyjaśnianie kwestii prawnych i księgowo-finansowych
– Porady w sprawach kadrowo płacowych
„Szukanie odpowiedzi na wszelkie zagwozdgki,
którymi zasypują nas beneficjenci.” [10]
17
Rozpoznawalność projektów
W zgodnej opinii projektodawców i opiekunów, czynnikiem sprzyjającym pomyślnej realizacji zadań jest dobra
identyfikacja i znajomość projektów przez opiekunów.
Opiekunowie projektów zazwyczaj rozpoznają projekt w oparciu o jego tytuł, lub miejsce w którym jest
realizowany.
Na rozpoznawalność sprawy, wpływają następujące czynniki:
•
Wielkość projektu (wysokość dofinansowania – im wyższa, tym lepiej zapamiętywany jest projekt)
•
Czas opieki nad projektem
„Na początku jest oczywiście trudno, jak się
dostaje kilka czy kilkanaście projektów, tak
•
Opieka nad projektem od początku jego realizacji
naprawdę to wymaga czasu, żeby poznać
dobrze swoich projektodawców.” [7]
Konsekwencje dobrego rozpoznawania projektów przez opiekunów
W opiniach zarówno koordynatorów jak i opiekunów, bardzo ważna jest znajomość projektu oraz osób,
odpowiedzialnych za jego realizację. Wpływa to pozytywnie na szybkość rozliczeń, wyjaśnianie trudnych
spraw i ogólna poprawność współpracy.
„Zadaniem opiekuna jest wiedzieć tak naprawdę wszystko. Oczywiście nigdy nie wiemy wszystkiego, zna się
projekty, bo jesteśmy z nimi na co dzień. Nawet jak rozliczamy wnioski o płatność, czy ciągłe zmiany o
dofinansowanie, to nawet jakby człowiek nie chciał, to nie ma możliwości nic na temat tych wniosków nie
wiedzieć. Czego dotyczy projekt, jaka jest grupa docelowa, jakie są szkolenia organizowane.. Praktycznie pod
każdym kątem” [10]
„[Niektórzy – MB] bardzo często beneficjenci przyjeżdżają
na konsultacje osobiste, bo po prostu nie wiedzą
jak coś zrobić (…) nawet telefonicznie nie da rady
im wytłumaczyć, trzeba im pokazać” [10]
„Nie mogę narzekać na swoich projektodawców, ponieważ
starają się jak najlepiej wywiązywać z zadań, dzwonią,
dopytują” [7]
18
Zadania projektodawców
Zadania koordynatorów i osób odpowiedzialnych za realizację projektów są znacznie bardziej zróżnicowane niż
obowiązki opiekunów. Można je opisać przy użyciu następujących kategorii:
•
Sprawozdawczość projektu i kontakty z MJWPU
– Opracowywanie wniosków (często koordynatorem projektu zostaje osoba, która przygotowała
wniosek, jednak nie stanowi to reguły)
– Przygotowywanie pism i utrzymywanie oficjalnej korespondencji z MJWPU
– Przygotowywanie wniosków o płatność , wyjaśnień do tych wniosków oraz wystosowywanie zapytań
związanych z nie przekazaniem środków w terminie.
– Śledzenie zmian w wytycznych i przepisów
•
Działania administracyjne i związane z zarządzaniem
– Opisywanie dokumentów
– Zamówienia publiczne
– Prowadzenie dokumentacji i współpraca ze specjalistami od księgowości
– Kontakty z partnerami w projekcie
– Przygotowywanie i prowadzenie spotkań zespołu projektowego
•
Działania w ramach projektu
– Rekrutacja uczestników
– Promocja projektu
– Obsługa działań projektowych pod względem logistycznym
19
Źródła wiedzy o zadaniach
Trafiając do swoich instytucji opiekunowie i koordynatorzy, czerpią wiedzę o realizowanych przez siebie
zadaniach z następujących źródeł:
•
Dokumenty – wytyczne, instrukcje wykonawcze, regulaminy, ustawy i rozporządzenia.
•
Współpracownicy – przełożeni, koleżanki i koledzy, pracownicy działów specjalistycznych (księgowość,
kadry).
•
Szkolenia – wewnętrzne oraz zewnętrzne, w tym te organizowane przez MJWPU dla projektodawców.
•
Samodzielne wyszukiwanie informacji – strony internetowe, specjalistyczna prasa i poradniki.
Najważniejszym czynnikiem wpływającym na wiedzę i umiejętności, a w rezultacie na pomyślną realizację
zadań, jest doświadczenie.
„Jak przyszłam do pracy do jednostki, to nasz wydział nie był zbyt liczny i szczerze mówiąc wszyscy pracownicy byli nowi.
Teraz zastępca kierownika jest jednym z takich starszych pracowników, który też wtedy był, więc ona mi udziela jakichś
wskazówek, porad. Ale głównie to czytanie dokumentów, analiza dokumentacji” [11]
„Jedni mają mniejsze doświadczenie, drudzy
doświadczeniem. Nie ma problemu” [7]
większe. Ci z większym bardzo chętnie pomagają osobom z mniejszym
„A też i w życiu uczymy się. Tak. Jak mam napisać coś, to siadam i rozgryzam: ‚oj, co to jest?’ No to do instrukcji i tak po
malutku. No nie ma inaczej, dorośli ludzie tak się uczą.” [29]
„Przeglądanie stron internetowych innych województw, czytanie i na bieżąco śledzenie zmian (…). Ale to robimy poza
godzinami pracy, ponieważ ilość godzin, jakie tu spędzamy, wykorzystujemy maksymalnie na rozliczenia z projektami,
a i tak na to [czasu – MB] nie starcza” [12]
20
Porównanie obowiązków
Opiekunowie
Projektodawcy
Elastyczność
Osadzenie w pracy urzędniczej, biurowej, której
sprawna realizacja wymaga rutyny.
W swojej pracy zmuszeni do realizacji zadań z
różnych porządków – od rekrutacji uczestników,
przez logistykę do spraw pranych i finansowych.
Skoncentrowani są na wąskim zakresie zadań,
opierających się na z góry określonych przepisach i
zaleceniach, których nie wolno im przekroczyć.
Zadania powinny być wykonywane w odniesieniu do
zmieniającej się rzeczywistości.
Obciążenie pracą
Mają dużo pracy w związku z ilością projektów, które
są im przydzielone.
Mają dużo pracy w związku z różnorodnością zadań
jakie muszą realizować w obrębie projektu.
Obie grupy wypełniając swoje zadania zmuszone są do intensywnej i ciężkiej pracy. Jest ona jednak osadzona
w dwóch różnych porządkach i wymaga innego podejścia. Z jednej strony mamy do czynienia ze sztywnym
światem przepisów i wytycznych, z drugiej z dynamicznie kształtowaną rzeczywistością, za którą często nie
nadąża projekt pisany z dużym wyprzedzeniem. Z tego faktu wynikają również zmieniające się potrzeby
projektodawców, zmuszające opiekunów do poszukiwania nowych rozwiązań w ramach istniejącego systemu.
Mała elastyczność MJWPU, wynikająca z biurokratycznej zasady legalności działań bywa niezrozumiała dla
projektodawców. Ponieważ obie strony podzielają ogólne założenie co do roli Funduszy Unijnych, jako
środka do rozwoju regionu i społeczności, wzajemne niezrozumienie się pogłębia. Projektodawcy nie
mogą się pogodzić, że realizacja celu wyższego utrudniana jest przez gorset aktów prawnych.
21
Trudności w wykonywaniu zadań 1/3
•
Dezorientacja, niepewność projektodawców związana z niedotrzymywaniem terminów przewidzianych
przez umowy lub harmonogramy konkursów przez MJWPU
„Wniosek [o płatność – MB] złożyłam pod koniec grudnia, teraz mamy
koniec kwietnia, 4 miesiące minęły, nie mam zaakceptowanego tego
wniosku (…) wiem tylko, że nie będzie on zaakceptowany przez
najbliższe dwa tygodnie i nie wiem, kiedy odstanę pieniądze. Moja
opiekunka nie jest w stanie mi powiedzieć, czy dostanę je w maju.
Więc ja znowu zostaję na kredycie, tak jak jest od 4 miesięcy i
nie wiem, jak długo na tym kredycie będę musiała jeszcze lecieć.” [19]
•
„Ciągle mam taką świadomość z tyłu
głowy, że coś się może na naszą
niekorzyść zmienić, że koszty już
poniesione okażą się niekwalifikowalne” [4]
„Mam nadzieję, że ktoś w końcu (…) zastanowi
się jak to wgląda. Żeby ludziom ułatwić a nie
utrudnić, bo jeżeli wdrażanie będzie dla ludzi
stanowić problemy i przeszkody, to się zniechęcą
(…) boją się tego, boją się wziąć pieniądze do ręki”
[20]
Zmienność i niejasność procedur i wytycznych jest problematyczna dla obu stron. Projektodawcy,
którzy ze względu na różnorodność zadań realizowanych w ramach projektów, nie mogą specjalizować się
jedynie w sprawach związanych z funduszami. Opiekunowie natomiast są zmuszeni do poświęcania dużej
ilości czasu na dodatkowe wyjaśnianie błędów popełnionych w związku z nieznajomością zmienionych
zasad przez projektodawców oraz odpowiadaniem na pytania tych zmian dotyczące.
„Te procedury też się zmieniają cały
Czas. Pewne procedury są niejasne, i to też
powoduje jakby, że opiekunowie nie zawsze,
powiedzmy, wiedzą co robić w danej
sytuacji.”[8]
„Przypadków jest tyle ilu beneficjentów. Nie można uogólniać
pewnych rzeczy., kiedy np. w pewnym wypadku można się zgodzić
na przesunięcie wydatków a w drugim nie można” [18]
22
Trudności w wykonywaniu zadań 2/3
Część trudności wynika również z nieodpowiedniego przygotowania instytucji projektodawców do realizowania
projektów dofinansowanych z funduszy europejskich.
•
Brak znajomości, bądź kiepska znajomość wytycznych przez koordynatorów i osoby odpowiedzialne
za realizację projektów.
„Czasem jest ciężko współpracować z beneficjentami – nie wiem na czym to polega, ale u mnie i większości kolegów z
wydziału jest tak, że każdy wniosek o płatność jest kilkakrotnie poprawiany (…) Nie wiem czy to jest kwestia tego, że
beneficjenci nie czytają zasad finansowania… To też jest pewnie trochę wina dokumentu, on też jest trochę niejasno
napisany, nie wszystko jest tam szczegółowo doprecyzowane, nie wszystkie przypadki zawarte, ale druga kwestia to jest
taka, że oni tego w ogóle nie czytają (…) Wiadomo, że my jesteśmy po to, żeby im pomagać, ale czasem są pytania o tak
podstawowe sprawy, które są w tych wszystkich dokumentach akurat jasno napisane” [11]
•
Niestosowanie się do uwag i zaleceń opiekunów
„W poprawkach do wniosku o płatność, jest lista dziesięciu rzeczy. Beneficjent z
tego robi jedną, a resztę zostawia” [11]
•
Zdarza się również, że w Instytucjach projektodawców zostają zatrudnione osoby bez odpowiednich
kompetencji, doświadczenia lub predyspozycji do rzetelnej realizacji zadań związanych z obsługą
projektu.
„Mam (…) trudności księgowe (…) bo ja wolę
pracować z ludźmi, a nie z papierami (…).
Nie mam predyspozycji księgowej, dla mnie
rachunek może się nie zgadzać, to ja mogę
dopłacić.” [29]
„Okazało się, że zatrudniliśmy niewłaściwą osobę na koordynatora
finansowego. We wniosku o płatność wyłapaliśmy straszne błędy i
musieliśmy go w całości poprawiać . MJWPU cały ten wniosek
zaakceptowała. Błędy wyłapaliśmy my w czasie naszych spotkań zespołu.
MJWPU nie mogła uwierzyć, że my im zwracamy uwagę, że zaakceptowali
nam niepoprawnie rozliczony wniosek” [30]
23
Trudności w wykonywaniu zadań 3/3
•
Dostęp do informacji nie jest oczywisty dla wszystkich bez względu na specyfikę instytucji lub projektu
„Jest kilka stron internetowych, ale nigdzie nie ma
pełnej informacji dotyczącej projektów
systemowych” [9]
•
„Problemem są przepisy dotyczące samorządu, i w MJWPU nie
uwzględniają specyfiki naszego działania” [6]
Duże obciążenie pracą opiekunów wynikające z liczby projektów im przypisanych. Co jest problemem,
na który zwracają uwagę zarówno pracownicy MJWPU, projektodawcy oraz przedstawiciele Urzędu
Marszałkowskiego.
„Tu nawet nie chodzi o to, że dużo pracy tylko , że wszystko trzeba robić na raz, że
tak się trzeba ogarniać „ [6]
•
Problemy z komunikacją z opiekunami. Co może również wynikać z powyżej zapisanej trudności, ale
nie jest to jedyny jej powód. Duża liczba projektów często stanowi dogodne wytłumaczenia dla
niedotrzymywania standardów komunikacji takich jak odpisywanie na maile.
„Dzwonię do opiekuna, potrzebuję mieć sprawdzony wniosek, bo muszę mieć zatwierdzenie do bilansu w takim a takim
terminie: ‚Czy zdąży Pan to zrobić? – Tak, proszę zadzwonić za tydzień’ Dzwonię za tydzień: ‚Nie, jeszcze tego nie zrobiłem,
proszę zadzwonić w czwartek’. Dzwonię w piątek rano. Okazuje się, że opiekun tego nie zrobił i idzie od poniedziałku na
dwutygodniowy urlop.” [4]
„Mieliśmy problem z komunikowaniem się z opiekunem projektu. Można było godzinami tam dzwonić, nikt nie odbierał
telefonu, w momencie, kiedy się wysyłało maila, wieki się czekało na odpowiedź” [19]
„Nie mogę się dodzwonić, nikt nie odbiera maili, próbuję dodzwonić się do kierownika, a kierownika też jest trudno zastać.
A jak już uda się dodzwonić do kierownika, to okazuje się, że kierownik się tym nie zajmie, tylko opiekun, gdy wróci z
urlopu. No i wtedy mamy przeciągnięty proces nie o 20 dnia, ale o 40 dni” [4]
24
Ułatwienia pracy
Ułatwienia w codziennej pracy nad wdrażaniem projektów mieszczą się w trzech obszarach:
Procedury
Jasne wytyczne, które nie ulegają częstej
zmianie. Powinny być tworzone w oparciu o
doświadczenia nie tylko opiekunów, ale także
projektodawców
Komunikacja
Wprowadzenie i dotrzymywanie
standardów komunikacji
zarówno pomiędzy opiekunami i
projektodawcami, jak i wewnątrz
tych grup.
Kompetencje
Podnoszenie kompetencji
zarówno koordynatorów jak i
opiekunów, powinno odbywać
się nie tylko w zakresie
bezpośrednio związanym z
rozliczaniem wniosków, ale
również innych zagadnień
powiązanych tematycznie z
wdrażaniem projektu (aspekt
prawny, księgowo-finansowy,
kadrowy)
25
Sytuacje problemowe
W badanym obszarze możemy wskazać trzy kategorie problemów występujących przy wdrażaniu projektów
Niedotrzymanie terminów
przez MJWPU
Brak możliwości uzyskania
jednoznacznej odpowiedzi na
pytania związane z kwestiami
Proceduralnymi,
Brak informacji ze strony
MJWPU (lub informacja nie
docierająca na czas)
związana ze zmianami w
procedurach lub regulacjach
wewnętrznych w MJWPU
Koniecznością podejmowania
ryzyka finansowego
związanego z projektem
przez projektodawcę (nie
wiadomo, czy umowa zostanie
podpisana)
Przeniesienie ryzyka
niedotrzymania warunków
umowy na projektodawcę
Konieczność wprowadzania
poprawek do powstających
dokumentów, lub obowiązek
sporządzania ich na nowo
Problem
Konsekwencje
Wewnątrz systemu funkcjonują następujące sposoby radzenia sobie z sytuacjami problemowymi:
•
Poszukiwanie rozwiązań problemu u współpracowników na tym samym szczeblu (ewentualnie w innych
wydziałach)
•
Eksperci zewnętrzni lub pracownicy działów specjalistycznych (księgowość, kadry)
•
Skierowanie się z problemem do pracownika wyższego rzędu (kierownik, wyższy przełożony, pracownicy
Urzędu Marszałkowskiego, Pracownicy Ministerstwa)
•
Informowanie o sprawie instytucji kontrolnych lub mediów
26
Sytuacja nieprzygotowania opiekuna do udzielenia odpowiedzi
Urząd
Marszałkowski
Nieoficjalna droga opiekuna
Oficjalna droga koordynatora i opiekuna
Dyrekcja PO KL w
MJWPU
Nieoficjalna droga koordynatora
Kierownik
Wydziały
specjalistyczne
Opiekun
Projektu
Opiekun
Projektu
Kierownik
Opiekun
Projektu
Opiekun
Projektu
Opiekun
Projektu
Opiekun
Projektu
Koordynator
projektu
W sytuacji w której, opiekun nie jest przygotowany do udzielenia odpowiedzi na pytanie projektodawcy lub nie
jest w stanie samodzielnie rozwiązać problemu, rozpoczyna się skomplikowany proces poszukiwania
odpowiedzi. W pierwszej kolejności angażowani są najbliżsi współpracownicy opiekuna. Następnie bezpośredni
przełożony oraz osoby z innych wydziałów MJWPU. W tym czasie, jeśli projektodawcy nie udało się uzyskać
odpowiedzi, zaczyna poszukiwać jej na własną rękę. Początkowo powiela drogę opiekuna, próbując znaleźć
odpowiedź np. u innych znanych sobie opiekunów lub bezpośrednio kontaktując się z kierownikiem zespołu,
który odpowiada za dany priorytet. Następnie angażowana jest dyrekcja Wydziału Wdrażania lub pracownicy
Urzędu Marszałkowskiego.
W efekcie cały system, i tak już obciążony dużą liczbą projektów musi sprostać dodatkowym wyzwaniom
komunikacyjnym, generowanym zarówno przez opiekunów, jak i projektodawców. W efekcie powstaje pajęczyna
komunikacyjna, opóźniająca pracę całej MJWPU.
27
Źródła problemów projektodawców
Źródła problemów projektodawców można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne wobec ich instytucji.
Zewnętrzne
Wewnętrzne
•
•
•
•
•
•
Długość trwania procedur w MJWPU
Niejasność przepisów (wytycznych i instrukcji)
Obsługa przez nieprzygotowanego do swych
zadań opiekuna
Brak uzyskania na czas potrzebnych informacji
od opiekuna lub urzędu
Otrzymanie błędnych informacji od opiekuna
projektu
•
•
•
Brak znajomości dokumentacji
konkursowej/wytycznych
Zatrudnienie kadry bez odpowiednich
kwalifikacji/bez predyspozycji do pracy przy
projekcie
Nie zwracanie się po pomoc do opiekuna w
chwili, w której problem jest jeszcze niewielki
Niestosowanie się do zaleceń opiekuna
Źródła z obu kategorii mogą występować wspólnie i łączyć się w ciągi wypadków. Tak nawarstwiające się błędy
wymagają kolejnych wyjaśnień i interwencji pracowników wyższego szczebla. Z pozoru błahe zaniechania,
mogą skutkować zablokowaniem systemu.
„Czasem koordynatorzy są tacy, że potrzebują pomocy, ale tego nie powiedzą
(…)bo to takie ambicje, bo to wstyd, ‚a to si e zaraz douczę’, a to, a tamto” [29]
„Tu, w tej Jednostce, jest taki proces, że jak beneficjent składa wniosek o
dofinansowanie i ten wniosek otrzymuje [ocenę-MB] po roku czy półtora –
tyle czasu trwa weryfikacja merytoryczna. W związku z tym sytuacja w dniu
kontraktowania może zupełnie odbiegać od sytuacji w czasie, kiedy będzie
on de facto realizowany. Czyli te błędy nie wynikają czasami z tego, że ktoś
coś źle zrobi, tylko wynikają z sytuacji w danym momencie na rynku” [10]
„projektodawcy zatrudniają
kierowników, koordynatorów (…)
a później rzeczywistość bardzo
brutalnie to weryfikuje, ponieważ
później okazuje się, że (…) mają
blade pojęcie o tym co nalży
robić” [7]
28
Projektodawcy bez problemów
Z jednej strony opiekunowie przyznają, że nie ma projektodawców bez problemów. Zastrzec tu należy to, co
powiedziano już o źródłach kłopotów, wynikających zarówno z przyczyn wewnętrznych jak i zewnętrznych.
Jednocześnie w opowieści opiekunów pojawia się grupa projektodawców, których problemy nie są postrzegane
jako „ich” problemy, ale jako wyzwania związane z procesem wdrażania. Te wyzwania stanowią naturalną
konsekwencję nowości i ważności procesu jakim jest wdrażanie funduszy unijnych (por. Role Opiekunów s.12)
Wpływ na częstotliwość pojawiania się problemów mają zdaniem informatorów następujące czynniki:
•
Doświadczenie (czynnik kluczowy) w realizacji projektów
•
Właściwe przeszkolenie
•
Staranny dobór pracowników realizujących projekt
•
Gruntowne przemyślenie pomysłu na projekt przed napisaniem wniosku
•
Determinacja w korzystaniu ze środków UE
•
Wielkość projektu (wysokość dofinansowania) – w dużym projekcie łatwiej znaleźć pieniądze na
zatrudnienie wysokiej klasy specjalistów
•
Zaangażowanie w dokształcanie się/zdobywanie nowej wiedzy w zakresie wdrażania środków unijnych
•
Jednostki Samorządu Terytorialnego to projektodawcy którzy sprawiają mniej problemów
„Najlepiej współpracuje się z tymi, którzy mają jasną
koncepcję tego, co i jak chcą zrealizować. Ich
wnioski są najlepiej napisane i współpraca potem
przebiega sprawnie. Błędy formalne zawsze się
zdarzają.” [24]
„Mam takiego beneficjenta, z którym współpracuje mi się
bardzo dobrze, ale ten beneficjent realizował już projekty
we wcześniejszych konkursach w ramach działania
naszego priorytetu” [12]
29
WIZERUNKI IDEALNE
30
Idealne wizerunki opiekunów i projektodawców
W ramach badania, chcieliśmy też dowiedzieć się jak uczestnicy procesu wdrażania wyobrażają sobie swoich
idealnych partnerów. Poszukiwanie odpowiedzi na to pytanie pozwoli nam, w zestawieniu ze zdiagnozowanymi
i opisanymi problemami, na sformułowanie rekomendacji pomocnych w projektowaniu dróg dojścia do
optymalnych rozwiązań.
Uczestnicy badania, po prośbie o wyobrażenie sobie idealnego opiekuna lub projektodawcy, mieli za zadanie
opowiedzieć kolejno o jego umiejętnościach/wiedzy, charakterystycznych cechach oraz o typowych
zachowaniach względem partnerów.
Wyobrażenia wspólne
„Przedsiębiorca czy urzędnik, musi wiedzieć, że
może zadzwonić” [29]
Cechy
Otwartość na współpracę, dokładność
Umiejętności/wiedza
Znajomość zasad rachunkowości, znajomość wytycznych
Zachowania
Utrzymywanie stałego kontaktu, otwartość na współpracę
„To co według mnie opiekun powinien znać
doskonale, to są wytyczne i przepisy. Skala
niekompetencji opiekunów w tym zakresie jest
porażająca” [30]
„Umiejętności zwykłe rachunkowe, bo to jest po
prostu bardzo dużo pomyłek” [8]
„Także informowanie o swojej obecności,
nieobecności, zmianach” [9]
„(…) zadzwoni, zapyta jak tam idzie w projekcie Utrzymanie kontaktu – to jest bardzo ważne. Bo czasami się zdarza, że
beneficjenci idą w jakąś dziwną ślepą uliczkę i nie informują wystarczająco wcześnie (…) i potem ciężko jest odkręcić
pewne błędy. (…) Wiadomo, że projekty nigdy nie idą (…) tak, jak założyło się to w planie w 100%. Zawsze są trudności” [2]
31
Idealny opiekun
UMIEJĘTNOŚCI/WIEDZA
Rachunkowość
Zarządzanie projektem
Znajomość wytycznych i procedur
związanych wdrażaniem środków UE
Znajomość specyfika projektu
CECHY
ZACHOWANIA
Otwartość, chęć współpracy
Komunikatywność i łatwa komunikacja
Aktywność,
Rzeczowość
Nie unikanie odpowiedzialności
Zrozumienie motywacji projektodawców
Dokładność
Profesjonalizm
Utrzymywanie stałego kontaktu
Informowanie o zmianach wytycznych
Informowanie o dostrzeżonych błędach
przed uruchomieniem „oficjalnej” drogi
Zainteresowanie projektem (np. wizyta)
Szybkie odpowiadanie na maile
Potwierdzanie otrzymania maila
Wcześniejsze informowanie o urlopach
Idealny opiekun
projektu
32
Idealny projektodawca
UMIEJĘTNOŚCI/WIEDZA
ZACHOWANIA
Znajomość wytycznych
Znajomość struktury systemu
wdrażania, odpowiedzialności
poszczególnych instytucji (MJWPU,
BGK, UM WM)
Umiejętność rozliczania dotacji
Znajomość zasad rachunkowości
Dokładne wykonywanie swoich zadań
Czytanie umów
Stosowanie się do zaleceń i uwag
Nieukrywanie problemów przed
opiekunem
Zatrudnianie kompetentnych osób do
realizacji projektu
Śledzenie zmian w dokumentach
Stałe rozwijanie umiejętności i wiedzy
Utrzymywanie kontaktu z opiekunem
CECHY
Dokładność
Sumienność
Rzetelność
Pracowitość
Niezłomność
Elastyczność
Otwartość na współpracę
Idealny
projektodawca
33
KOMUNIKACJA Z MJWPU
34
Formy komunikacji
Komunikacja projektodawców z MJWPU odbywa się w obrębie dwóch sfer. Pierwsza, najbardziej popularna i
związana z największymi oczekiwaniami, to kontakt z opiekunem. Do drugiej kategorii, innych form komunikacji,
należy włączyć wszystkie pozostałe sposoby komunikacji:
Kontakt z opiekunem odbywa się głównie za pomocą telefonu i poczty elektronicznej. Należy jednak
podkreślić, że projektodawcy narzekają na nieregularność w korespondencji. Powtarzają się opinie o
nieodpisywaniu na e-maile przez opiekunów (jednocześnie w trakcie badania nie uzyskaliśmy informacji, by
miała miejsce sytuacja odwrotna, tj. by koordynator nie odpisał na maila opiekuna).
Cenioną przez projektodawców formą kontaktu z opiekunami, są osobiste spotkania. Wizyty w MJWPU.
Podczas takich rozmów można szybko ustalić wiele kwestii. Nie jest to przyjęty zwyczaj i jeśli dochodzi do
takiego spotkania, dzieje się to z inicjatywy bezpośrednio zainteresowanych. W trakcie wywiadu grupowego,
można było usłyszeć również opinie, że chęć koordynatora do poznania opiekuna, powinna być oczywista.
Szczególnie w sytuacji projektów dużych, długotrwałych, kiedy współpraca będzie przebiegać wiele miesięcy.
Inne formy komunikacji, można podzielić na dwie specyficzne grupy, które zostały już zasygnalizowane przy
okazji prezentacji koncepcji pajęczyny komunikacyjnej oplatającej MJWPU.
Oficjalne
Telefon do infolinii
Dni otwarte
Strona www MJWPU
Oficjalne pisma, gdy zawodzą inne możliwości uzyskania pomocy/informacji
Nieoficjalne
Telefon/e-mail do urzędników poznanych na szkoleniach/dniach otwartych (nie opiekunów)
35
Infolinia
Ocena funkcjonowania infolinii zmienia się w czasie. Informatorzy dostrzegają jej rozwój i pewne zmiany,
jednak nie jest to poziom, który by ich satysfakcjonował.
•
Ocena merytorycznej strony funkcjonowania infolinii jest negatywna. Uzyskiwane tam informacje nie
wnoszą nic nowego (są powieleniem informacji dostępnych w wytycznych) lub są błędne. W wielu
przypadkach pracownicy infolinii nie są w stanie od razu udzielić odpowiedzi na pytanie.
„Czasami starają się i zdarza mi się przyjemny kontakt,
kiedy dowiadują się i oddzwaniają. Ale zazwyczaj nie
mają informacji.” [2]
„Z infolinii korzystaliśmy . Kiedyś nie można się było dodzwonić.
Teraz można, ale nie uzyskuje się żadnej odpowiedzi. Głównie
są odesłania do dokumentów o charakterze ogólnym” [6]
„(…) pracownicy infolinii potrafią bardzo ładnie czytać wytyczne. No i na tym się kończy ich kompetencja. Bo to czytanie, to
nawet nie jest ze zrozumieniem” [30]
•
Problemy techniczne w funkcjonowaniu infolinii ograniczają się do poważnych kłopotów z
dodzwonieniem się do infolinii. W pierwszej połowie bieżącego roku, informatorzy wskazują na poprawę
sytuacji.
„Zazwyczaj proszę kogoś w firmie, żeby dzwonił przez pół dnia i wtedy mnie łączy” [2]
Wpływ infolinii na działanie MJWPU – Pracownicy Infolinii, w sytuacjach gdy nie mogą sami udzielić
odpowiedzi, a są naciskani przez rozmówców, przekierowują rozmowy do opiekunów projektów. W efekcie, i
tak obciążeni pracą opiekunowie, zostają zmuszeni do udzielania odpowiedzi na pytania osób, których
projektami się nie zajmują.
„Pracownicy infolinii przełączają beneficjantów do nas.
Jednego dnia odebrałem ze 30 takich telefonów”
[Wywiad grupowy]
36
WZAJEMNE OCZEKIWANIA
37
Oczekiwania projektodawców w opinii opiekunów 1/2
Opiekunowie mając dostęp „od wewnątrz” do wiedzy na temat funkcjonowania MJWPU dzielą oczekiwania na
adekwatne, czyli takie, które jednostka ich zdaniem może spełnić oraz nieadekwatne; leżące poza
możliwościami bądź sferą odpowiedzialności urzędu. Dostrzegają następujące oczekiwania:
Nieadekwatne
•
Pomoc w sprawach które nie są związane z działalnością MJWPU
„Oni zwracają się do nas z każdym pytaniem. Mają
problem, to zwracają się do opiekuna projektu. No a
skoro się zwracają, to mają takie oczekiwania, że
uważają, że nasze zadanie na tym polega, żeby im
pomagać w wyjaśnianiu wszelkich ich spraw. [10]
•
„Niektórzy mają takie podejście: ‚Nie musze wszystkiego znać,
każdego dokumentu. Zadzwonię do opiekuna, on mi załatwi,
pomoże, zrobi.’” [12]
Nie przesyłanie środków na czas.
„(…) mają też oczekiwanie, żebyśmy im przesyłali transze na czas. Tylko, że beneficjenci nie biorą tego pod uwagę, że sam,
składając wniosek błędny, przedłużają sobie ten okres oczekiwania na kolejną transzę. Często dzwonią z pretensjami, tylko nie
powiązują tego faktu ze składaniem błędnych rozliczeń.” [11]
•
Szybsze zatwierdzanie wniosków o płatność
„Beneficjenci denerwuj się, że muszą poprawiać wnioski o płatność. No ale niestety, my jako osoby odpowiadające nie
przepuścimy błędnie wypełnionego wniosku o płatność. Przecież my za to odpowiadamy [12]
•
Oczekiwanie mniej skomplikowanych procedur jest uważana za nieadekwatne w związku z powoływaniem
się na wymagania stawiane rozporządzeniami regulującymi centralnie proces wdrażania z perspektywy
ministerstw i Komisji Europejskiej
38
Oczekiwania projektodawców w opinii opiekunów 2/2
Adekwatne
•
Organizacja szkoleń i dni otwartych przez MJWPU
•
Szybsze podpisywanie umów
•
Szybsza weryfikacja formalna i merytoryczna
•
Częstszy kontakt
•
Poprawa sposobu funkcjonowania infolinii
•
Zmiana, ocieplenie wizerunku MJWPU
MJWPU jako „Groźna instytucja”. Opowiadając o oczekiwaniach projektodawców względem MJWPU,
opiekunowie zwrócili uwagę na sposób postrzegania swojej instytucji przez ich partnerów realizujących
projekty. Została ona opisana jako instytucja widziana jako: groźna, zamknięta, wzbudzająca szacunek ze
względu na swoje rozmiary.
„”Bardzo często ludzie boją się z nami rozmawiać[ Przytoczę taką anegdotkę: dzwonił ktoś: ‚Dzień Dobry tutaj Jan Kowalski z
Mazowieckiej Jednostki…’ i osoba mówi: ‚Jezu Mariolka, tutaj pan z mazowieckiej Jednostki, co ja mam mu powiedzieć’” [7]
„Nawet jak się kłócą, to mimo wszystko są tacy pokorni. Bo to jednak przytłaczające jest , tu kilkaset osób pracuje” [8]
Projektodawcy tłumaczą ten problem, odwołując się do warunków w jakich powstała MJWPU
„Parę lat temu, mnóstwo młodych ludzi dostało ogromną władzę, ogromne pieniądze. Coś tak się stało z tymi młodymi ludźmi, że
oni traktowali ludzi z góry. A jeszcze nic nie wiedzieli. Prawdopodobnie to było z powodu niewiedzy i z takiej obrony przed
niewiedzą. (…) Ale to się teraz zmieniło, bo ci ludzie już dojrzeli, już naprawdę mają wiedzę.” [29]
39
Oczekiwania MJWPU z perspektywy projektodawców
Podstawowy problem z odbiorem systemu wdrażania przez projektodawców, wiąże się ze zrozumieniem
motywów niektórych działań i żądań MJWPU.
„Nie potrafię powiedzieć czy wymagania są małe czy duże, ale wiem, że dla nas one były po prostu dziwne. Nie dało się tego
porównać do czegokolwiek. My nie wiedzieliśmy po co mamy robić mnóstwo rzeczy, czemu to miało służyć” [30]
•
•
•
Oczekiwania techniczne
– Terminowość
– Realizacja zgodnie z dokumentacją
– Poprawne wypełnianie wniosków o płatność
Oczekiwania komunikacyjne| - ograniczenie kontaktu z opiekunami do niezbędnego minimum
Oczekiwania merytoryczne
– Znajomość wytycznych i procedur
– Adekwatność projektów
– Przygotowywanie i realizacja projektów, które prowadzą do realnej zmiany społecznej
W sytuacji gdy projektodawca spełnia oczekiwania, a MJWPU nie realizuje swoich obowiązków
względem jednostki, rozważane są różne scenariusze. W tym również spór sądowy.
„Myśmy się nad tym zastanawiali, bo rzeczywiście sytuacja była krytyczna, ale się na to nie zdecydowaliśmy, wychodząc z
założenia, że współpraca jest lepsza niż wojna [2]
40
REKOMENDACJE
41
Specjalizacja opiekunów projektu
Przygotowując się do realizacji badania, otrzymaliśmy od władz MJWPU prośbę o uwzględnienie w badaniu
odpowiedzi na pytanie o zasadność wprowadzenia specjalizacji opiekunów.
Początkowo ujrzeliśmy trzy kryteria, względem których mogliby specjalizować się opiekunowie. Są to:
•
Doświadczenie projektodawcy, które jest kluczowym czynnikiem wpływającym na kłopoty z realizacją
projektu. Nowi projektodawcy wymagają szerszej opieki i więcej czasu ze strony opiekuna
•
Wielkość projektu. Przy realizacji dużych projektów pracuje więcej osób z bogatszym doświadczeniem.
Różne są także kłopoty związane z formami zatrudnienia, zakupem środków trwałych etc.
•
Charakter projektodawcy. Kryterium wymagające głębszej refleksji. Ryzykowane również ze względu na
„równość” wszystkich podmiotów wobec systemu, jednak specyfika JST, firm i NGO skutkuje różnymi
rodzajami problemów przy realizacji projektu.
Badając jednak problem dalej i prezentując wstępne wyniki badania w lipcu tego roku na spotkaniu w Urzędzie
Marszałkowskim, ostatecznie postanowiliśmy zaproponować odmienne rozwiązanie.
Z perspektywy MJWPU opiekunowie powinni koncentrować się na wąskim wycinku zadań, związanym z
kolejnymi etapami realizacji projektu (od podpisania umowy, przez wnioski o płatność i rozliczanie kolejnych
etapów, do ostatecznego zamknięcia projektu). Takie rozwiązanie gubi jednak jedna z podstawowych wartości
istotnych we współpracy opiekunów i projektodawców, jaką jest stałość kontaktu, wzajemne poznanie się i
funkcjonowanie w obrębie po części nieformalnych zasad komunikacji stworzonych w toku współpracy.
Rek. U1. Postulujemy stworzenie trzyosobowych zespołów opiekunów, które w obrębie dotychczasowych
wydziałów będą opiekować się grupą projektodawców. W skład zespołu wchodzić będą opiekunowie o
różnych specjalizacjach, jednak przez cały okres realizacji i rozliczenia projektu, będzie on pod opieką
całego zespołu. W ten sposób odpowiadamy na trzy wyzwania: 1. projektodawca ma stałego opiekuna
(Zespól) przez cały okres realizacji projektu, 2. zmniejsza się ilość czasu potrzebna na realizację
jednostkowych działań opiekuna (powtarzalność działań) , 3. Cały zespół zna specyfikę danego projektu i
jest w stanie pomóc projektodawcy, w związku z tym wykluczone zostaje ryzyko braku
odpowiedzi/kontaktu ze strony MJWPU, co jest jednym z najczęściej podnoszonych zarzutów.
42
Integracja ról opiekunów projektu
Jednym z najtrudniejszych wyzwań jest pozorny konflikt wartości pomiędzy opiekunami i projektodawcami.
Analizując role wypełniane przez opiekunów, doszliśmy do wniosku, że w pewnym sensie stoją ze sobą w
sprzeczności (s. 12). Z jednej strony pełnią oni służbę ważną z punktu widzenia Państwa czy całego regionu, z
drugiej zaś muszą funkcjonować w warunkach, postrzeganych przez nich jako twierdza oblężona przez
projektodawców zgłaszające nieadekwatne, bezzasadne roszczenia (s.38).
W takiej sytuacji nie jest możliwe sprawne funkcjonowanie i utrzymanie motywacji na wysokim poziomie,
szczególnie, gdy oferowane warunki finansowe nie są konkurencyjne na rynku i można obserwować odpływ
doświadczonych pracowników do sektora prywatnego. Tym bardziej, że wobec oczekiwań deklarowanych
wobec opiekunów oraz analizując ich idealny wizerunek, wysokie kompetencje i gotowość niesienia pomocy
projektodawcom są kluczowymi zagadnieniami.
Istotne jest również walczenie z wizerunkiem MJWPU jako „Groźnej instytucji” (s. 39)
Rek. T1. Należy dążyć do możliwie szerokiej integracji obu ról.
Taka jednolitość powinna być widoczna i uświadamiana wszystkim. Zarówno opiekunom, którzy rozpoczynają
pracę w MJWPU jak i projektodawcom. Odpowiednie rozłożenie akcentów już prowadzonych akcji
informacyjnych i promocyjnych, może służyć nie tylko promowaniu funduszy, czy programów operacyjnych jako
takich, a stanowić realne narzędzie w podnoszeniu jakości współpracy. Rzecz jasna motywowanie uczestników
procesu wdrażania przy użyciu odniesień do sfery wartości, nie może być oderwane od jednoczesnych działań
zmierzających do poprawy jakości świadczonych usług. Jednak zmiana sposobu opowiadania o pracy
opiekunów, może być doskonałym punktem wyjścia do dalszej pracy
43
Komunikacja
Konieczne jest rozwiązanie problemu „Pajęczyny komunikacyjnej” (s. 27) oplatającej MJWPU i
rozszerzającej się na inne instytucje zaangażowane we wdrażanie funduszy europejskich.
Jej powstawanie ma związek z dwoma podstawowymi czynnikami: brakiem regularnej, terminowej odpowiedzi
na pytania i problemy projektodawców oraz trudnością w dostępie do informacji potrzebnych do rozwiązania
niektórych zadań.
Rek. T2 Zbiór sytuacji typowych – „Problem – Rozwiązanie”
Słuchając wypowiedzi obu stron, widać potrzebę stałego opracowywania bazy danych problemów
występujących aktualnie u projektodawców, wraz z rozwiązaniem. Aktualizowanej możliwie często, najlepiej
przez samych opiekunów (choć niesie to ryzyko dodatkowego obciążenia ich pracą). By taki pomysł mógł być
zrealizowany, musiałby powstawać w ścisłej współpracy z opiekunami i odpowiadać na ich szczegółowe
potrzeby informacyjne
Rek. U2. Popraw obiegu dokumentów w MJWPU
W okresie, w którym realizowaliśmy badanie powtarzały się głosy apelujące o wprowadzenie w MJWPU
informatycznych rozwiązań dotyczących przepływu dokumentów. Ze względu na wysokie koszty, ta
rekomendacja zostaje zapisana jako Uskrzydlająca, jednak powinna być standardem bez którego uruchomienie
MJWPU nie powinno mieć miejsca.
Rek. T3. Karta dobrych praktyk komunikacji
Rekomendujemy też wspólne wypracowanie przez Projektodawców i Opiekunów karty dobrych praktyk w
codziennej komunikacji między nimi. Głosy związane z publikacją na stronach MJWPU zakresu obowiązków
opiekunów wynikają głównie z chęci zobligowania opiekunów do regularnego kontaktu i utrzymywania
standardów w komunikacji. Chcemy poddać pod publiczną dyskusję propozycję samoregulacji zasad
współpracy przez jej uczestników. Wierzymy, że opiekunowie i projektodawcy na wspólnych spotkaniach są w
stanie dojść do porozumienia w jakim terminie należy odpowiedzieć na e-mail, z jakimi pytaniami nie zwracać
się do opiekuna itd. Jesteśmy zdania, że taki dokument mimo, że nie obligatoryjny, mógłby z powodzeniem
funkcjonować i pomagać w rozplątaniu komunikacyjnej pajęczyny.
44
Kompetencje
Osobnym zagadnieniem do dyskusji jest konieczność podnoszenia kompetencji zarówno projektodawców jak i
opiekunów projektu.
Rek. T4 Programy szkoleń
Szkolenia powinny być prowadzone przez osoby znające system wdrażania nie tylko w teorii, powinny zawierać
możliwie dużo przykładów z codziennej pracy opiekunów i koordynatorów. Obecnie można usłyszeć głosy o
nieprzygotowanych trenerach, którzy nie mieli praktyki w pracy przy wdrażaniu środków UE. Z perspektywy
projektodawców, na szkoleniu najważniejsze jest uzyskanie wiedzy o sposobach postępowania w konkretnych
sytuacjach.
Rek. T5 Konsultowanie zmian w wytycznych
Problem nieznajomości bądź niezrozumienia wytycznych, a także częstej potrzeby ich zmiany wynikającej z
niepraktyczności, można ograniczyć konsultując proponowane zmiany (lub wsłuchując się w ich potrzebę) z
opiekunami i projektodawcami – czyli ich bezpośrednimi użytkownikami. Konsultacje nie muszą być wiążące,
ani też nie musza przybierać formy rozbudowanych spotkań. Mogą to być odpowiednio sprofilowane badania,
czy nawet dyskusja na liście malingowej. Ważne jest natomiast, by proponowane zmiany były weryfikowane z
osobami, które będą je wykorzystywać w codziennej praktyce.
Rek. T6 Wspólne szkolenia
Łącząc wątek kompetencji oraz poruszony wcześniej – komunikacji, proponujemy by szkolenia, dotyczące
niektórych zagadnień mogły odbywać się wspólnie dla opiekunów i projektodawców. W badaniu zostały
zdiagnozowane obszary, w których konieczne jest wspólne podnoszenie kompetencji. Stanowić to może
dodatkowy pretekst do wspólnych rozmów i współpracy
45
Asymetria odpowiedzialności/Opis działania systemu
Problemem systemu wdrażania jest również swoista asymetria w odpowiedzialności. MJWPU występując z
pozycji dysponenta środków, nie respektuje zasad wymaganych od projektodawców. Naruszenie zasad umowy
przez tych drugich, skutkować będzie odebraniem części lub całej dotacji. Nie dotrzymanie przez MJWPU
obiecanych terminów lub nie przekazanie na czas informacji lub dyspozycji płatności, nie przyniesie dla
jednostki żadnych konsekwencji.
Rek. T3. Wprowadzenie realnej równości stron procesu wdrażania
Wprowadzenie takich rozwiązań systemowych, które wymuszą na Instytucji Pośredniczącej dotrzymywanie
terminów (które nakłada na siebie sama) a także zmuszą ją do ponoszenia odpowiedzialności za sytuacje, w
których to projektodawcy kredytują system wdrażania komercyjnymi kredytami w związku z nie otrzymaniem
przyznanych pieniędzy na czas.
Zdajemy sobie również sprawę, że system wdrażania nigdy nie będzie „zamkniętym tworem”. Należy go
ulepszać i stale monitorować zachodzące w nim procesy.
Rek. T6 Opis działania systemu
Powinny powstać warunki do stałej kontroli i opisywania funkcjonowania systemu wdrażania, tak by na bieżąco
można było diagnozować zagrożenia dla powodzenia realizacji wyzwania wdrażania funduszy europejskich.
Komisje i podkomisje monitorujące wdrażanie PO KL powinny mieć dostęp do niezależnych informacji o
systemie wdrażania.
46
ANEKS A - ZESPÓŁ BADAWCZY
Zespół realizujący badanie:
Kierownik zespołu i opracowanie Raportu: Michał Bargielski
Wstęp do Raportu: Agnieszka Zowczak
Współpraca merytoryczna: Katarzyna Leśko-Loda, Paweł Sieczkowski, Agnieszka Zowczak
Koordynacja badania terenowego: Agnieszka Zowczak
Wywiady przeprowadzili i analizowali: Paweł Bieniek, Dorota Chabiera, Łukasz Dziewięcki,
Anna Fundowicz, Milena Górka, Agnieszka Kołodziejczyk, Katarzyna Leśko-Loda, Marcin
Mitzner, Paweł Sieczkowski, Karina Wielomska, Stanisław Winch
Kontakt: www.mazowia.engo.pl
[email protected]
tel./fax. 22 652 22 66, 606 407 935
Dodatkowe informacje dostępne będą na www.mazowieckie.ngo.pl
47
ANEKS B 1/4
Dyspozycje do wywiadu z opiekunem projektu.
1. Rola informatora i MJWPU w systemie wdrażania funduszy europejskich
Poprosić informatora by opowiedział kilka słów o swojej pracy (jak długo pracuje w tej instytucji? od kiedy zajmuje się funduszami UE?
Co skłoniło go do podjęcia tej pracy?)
Czemu służy praca MJWPU? Jakie zadania realizuje w kontekście całego systemu wdrażania funduszy europejskich?
2. Rola informatora w procesie realizacji projektu
Co informator wie o projektach, którymi się opiekuje? (Przedmiot projektu, gdzie jest realizowany, kto jest odbiorcą działań
projektowych?)
Czy zna przedstawiciela projektodawcy odpowiedzialnego za kontakty z opiekunem?
Jakie zadanie w pracy wykonuje najczęściej? (co może ułatwić jej wykonywanie? Czy zawsze to zadanie wykonywane jest w taki sam
sposób?)
3.a. Kto i jak uczył/instruował informatora jak wykonywać te zadania?
Co jeszcze należy do obowiązków informatora? (Czy starcza mu na wszystko czasu, czy jest go za dużo/za mało?)
Z kim współpracuje przy realizacji swoich zadań?
2.a. bariery
Jakie są największe trudności w jego pracy? (Z czego wynikają – wiedza, doświadczenie, trudność ze zdobywaniem informacji,
niejasne procedury)
Czy zdarzają się sytuacje, gdy nie jest w stanie sam pomóc projektodawcy? Kto wtedy wspiera informatora? Gdzie szuka pomocy?
Czy coś zmieniło się w łatwości/trudności wykonywania zadań od jesieni ubiegłego roku?
48
ANEKS B 2/4
3. Wyobrażenia na temat roli partnerów
Proszę zastanowić się przez chwilę .... Jaki według Pani/Pana powinien być „idealny projektodawca”?
Z jakimi sprawami zwracają się projektodawcy do informatora najczęściej?
A z jakimi, zdaniem informatora, powinni/nie powinni się zwracać?
Jakie informacje i umiejętności są potrzebne projektodawcy do prawidłowego rozliczenia projektu? – podsumować.
Dlaczego projektodawcy mogą mieć problemy/popełniają błędy.
Czy są projektodawcy którzy nie mają problemów ze sprawozdawczością? Jeśli tak, zapytać o ich cechy/dlaczego nie popełniają
błędów. Jeśli nie, zapytać dlaczego tak się dzieje, jakie?.
4. Oczekiwania informatora wobec partnerów i własnej instytucji
Jakie oczekiwania mogą mieć projektodawcy wobec instytucji? Jakie mają?
Prośba o ogólną ocenę przygotowania projektodawców do korzystania ze środków europejskich.
W jaki sposób MJWPU powinna realizować swoje zadania? - Poprosić o pierwsze, intuicyjne odpowiedzi.
Co MJWPU może robić lepiej, by wypełniać swoje zadania?
Co informator najbardziej ceni w pracy swojej i swojego zespołu?
Co jest jego ostatnim największym sukcesem?
49
ANEKS B 3/4
Dyspozycje do wywiadu z przedstawicielami projektodawców
1. Rola informatora i organizacji/instytucji w systemie wdrażania funduszy europejskich
Poprosić informatora by opowiedział kilka słów o swojej pracy (jak długo pracuje w tej organizacji? od kiedy zajmuje się funduszami
UE? Co skłoniło go do podjęcia tej pracy?)
Czym zajmuje się organizacja/instytucja informatora? Proszę dopilnować, by wypowiedź była zwięzła i służyła raczej oswojeniu się
informatora z sytuacją wywiadu, a nie szczegółowemu zdawaniu sprawy z działalności organizacji/instytucji.
Czy Fundusze Europejskie mają wpływ na realizację zadań organizacji/instytucji/firmy. Jaki? Dlaczego informator tak uważa?
Jaką rolę w wydawaniu Funduszy Europejskich mogą pełnić organizacje pozarządowe? Czy ich rola różni się od innych
projektodawców np. firm, instytucji samorządowych?
2. Rola informatora w procesie realizacji projektu
Jakim projektem finansowanym ze środków europejskich zajmuje się informator? (Czego projekt dotyczy? Czy jest realizowany przez
organizację/instytucję/firmę. samodzielnie czy w partnerstwie? Jakie działania są realizowane w projekcie? Jaka jest skala projektu?
[Proszę dopytać o definicję użytej przez informatora kategorii np.: jeśli „duży” – Jaki projekt możemy nazwać dużym? Itd. Staramy się
poznać język pojęć informatora.]
Jakie zadanie w pracy wykonuje najczęściej? (co może ułatwić jej wykonywanie? Czy zawsze te zadania wykonywane są w taki sam
sposób?)
2.a. Kto i jak uczył/instruował informatora jak wykonywać te zadania?
Co jeszcze należy do obowiązków informatora? (Czy starcza mu na wszystko czasu, czy jest go za dużo/za mało?)
Z kim współpracuje przy realizacji swoich zadań?
2.a. bariery
Jakie są największe trudności w pracy nad tym projektem? (Z czego wynikają – wiedza, doświadczenie, trudność ze zdobywaniem
informacji, niejasne procedury)
Czy coś zmieniło się w łatwości/trudności wykonywania zadań związanych z projektem od jesieni ubiegłego roku?
Czy zdarzają się sytuacje, gdy nie jest w stanie sam sobie poradzić? Kto wtedy wspiera informatora? Gdzie szuka pomocy?
50
ANEKS B 4/4
3. Wyobrażenia na temat roli partnerów
Proszę poinformować informatora, że kilka najbliższych pytań dotyczyć będzie opiekuna projektu.
Proszę zastanowić się przez chwilę Jaki według Pani/Pana powinien być „idealny opiekun projektu”? UWAGA!!!!!!!! zapytać dosłownie
Z jakimi sprawami zwraca się informator do opiekuna najczęściej?
Czy są jakieś sprawy, z którymi to opiekun projektu zwraca się do informatora?
A z jakimi, zdaniem informatora, powinien/nie powinien się on sam zwracać do opiekuna projektu?
Jaka jest rola opiekuna projektu zdaniem informatora?
Jakie informacje i umiejętności są potrzebne opiekunowi do prawidłowego wykonywania swoich obowiązków? – podsumować.
Czy informator spotkał się z sytuacją w której opiekun nie był w stanie odpowiedzieć na pytanie samodzielnie? Jak wyglądała ta
sytuacja? Czego dotyczyła? Jak przebiegało jej rozwiązanie?
Czy informator, poza kontaktem z opiekunem projektu kontaktuje się z MJWPU? W jakiej formie, z kim rozmawia, z jakich narzędzi
korzysta (infolinia, mail/telefon do konkretnych osób, spotkania?)
Czy informator korzystał kiedykolwiek z infolinii MJWPU? (jeśli z toku rozmowy to wcześniej wynikało, proszę od razu pytać jak w 8.b
Jeśli nie – dopytać czy o niej wie, dlaczego nie korzysta
Jeśli tak – w jakim celu? Czy mógł się od razu dodzwonić? czy uzyskane informacje były pomocne i rzetelne?
4. Oczekiwania informatora wobec partnerów i własnej instytucji
Czego może oczekiwać MJWPU od organizacji realizującej projekt? Czy obecne oczekiwania są zbyt duże/zbyt małe?
Czy organizacja informatora spełnia te oczekiwania? Tak/nie – dopytać w jaki sposób?
Prośba o ogólną ocenę przygotowania projektodawców do korzystania ze środków europejskich.
W jaki sposób MJWPU powinna realizować swoje zadania? - Poprosić o pierwsze, intuicyjne odpowiedzi.
Co MJWPU może robić lepiej, by wypełniać swoje zadania?
Co organizacja informatora może robić lepiej, by dobrze zrealizować projekt?
Co organizacja informatora może robić lepiej, by dobrze rozliczyć projekt?
Co informator najbardziej ceni w pracy swojej i swojego zespołu?
51