VII KKDS-materia³ykonferencyjne-VulcanSigma

VII Krajowa Konferencja Dyrektorów Szkół,
Toruń, 19-21.10. 2005r www.oskko.edu.pl/kkds7/
Sigma Optivum - hurtownia danych oświatowych.
Innowacja w oświacie.
Jakub Orczyk. VULCAN
Sigma Optivum jest przeznaczoną dla jednostek samorządu terytorialnego (JST)
hurtownią danych oświatowych, która pozwala gromadzić, udostępniać i analizować w
trybie wielodostępnym dane dotyczące przede wszystkim organizacji i finansów szkół i
innych placówek oświatowych.
Opis rozwiązania
Podstawowe źródła danych Sigmy Optivum to:
• sprawozdania systemu informacji oświatowej, które na mocy ustawy o systemie
informacji oświatowej (SIO) placówki oświatowe przesyłają dwa razy w roku do
JST;
• arkusze organizacyjne gromadzone za pomocą Arkusza Optivum, które na
podstawie ustawy o systemie oświaty sporządzane są
w pierwszej połowie roku a następnie
aneksowane;
• plany wydatków budŜetowych wyliczone
w zakresie części osobowej na podstawie danych
o organizacji za pomocą Arkusza Optivum
w wersji 5.0 i nowszych; uzupełnione w części
rzeczowej;
• plany finansowe – w układzie rozdziałów,
paragrafów i dowolnie definiowanych pozycji
uzyskanych z zatwierdzonych
elektronicznych planów wydatków
Rysunek 1. Podgląd wydruku planu wydatków
budŜetowych w programie Arkusz Optivum 5.0.
budŜetowych lub wprowadzone przez
formularz WWW;
• raporty wykonania planów finansowych uzyskiwane z programów Finanse
Optivum oraz Płace Optivum, wprowadzane ręcznie za pomocą formularza
WWW;
• dokumenty w dowolnych formatach dotyczące placówek oświatowych, powiązane
poprzez REGON placówki z pozostałymi danymi hurtowni Sigma Optivum.
Dzięki wykorzystaniu serwera bazy danych SQL, Sigma Optivum umoŜliwia sprawną pracę
z danymi opisującymi placówki prowadzone przez JST dowolnej wielkości. UŜycie takiej
architektury aplikacji umoŜliwia równieŜ pracę wielodostępną:
• za pomocą programu Sigma Optivum na wielu stanowiskach w siedzibie JST;
• za pomocą formularzy i widoków danych poprzez przeglądarkę WWW
w rozproszonych placówkach.
Wykorzystanie do tworzenia raportów z bazy danych Sigmy Optivum mechanizmów tabel
przestawnych arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel pozawala na modyfikowanie np. przez
administratora bazy oferowanych w Sigmie Optivum raportów.
PoniewaŜ dane o organizacji placówek edukacyjnych zawierają precyzyjne informacje
Sponsorzy główni:
Ogólnopolskie Stowarzyszenie Kadry Kierowniczej Oświaty, www.oskko.edu.pl
email: [email protected] telfax (089) 527-20-52 kom. 0502-060-339
VII Krajowa Konferencja Dyrektorów Szkół,
Toruń, 19-21.10. 2005r www.oskko.edu.pl/kkds7/
o zatrudnionych w nich nauczycielach oraz pracownikach administracji i obsługi, Sigma
Optivum realizuje wymagania ustawy o ochronie danych osobowych udostępniając:
• wgląd w komplet danych dotyczących jedynie wskazanej osoby;
• rejestr udostępnienia danych osobowych;
• rejestr sprzeciwów.
Sigma Optivum a dotychczasowe rozwiązania firmy VULCAN
Sigma Optivum rozwija doświadczenia analizy danych z arkuszy organizacyjnych
realizowane do tej pory za pomocą Arkusz zbiorczego Optivum oraz gromadzenia danych o
planach finansowych i wykonaniu planów szkół i placówek oświatowych za pomocą BudŜetu
Optivum.
Serwer bazy danych SQL umoŜliwia pracę na dowolnie wielu arkuszach organizacyjnych,
gromadzonych w kolejnych latach, z dowolną liczbą aneksów w kaŜdym roku. Dzięki temu
moŜna nie tylko analizować bieŜące arkusze, ale arkusze obowiązujące na dowolny dzień oraz
porównywać róŜne wersje arkuszy i ich aneksów pochodzące z tych samych placówek.
UmoŜliwia to planowanie działań i świadome wykorzystanie zmian w podległych placówkach
oświatowych.
Sigma Optivum umoŜliwia automatyczne sygnalizowanie niezgodności arkuszy z przyjętymi
w gminie standardami, poprzez umoŜliwienie zdefiniowania w JST precyzyjnych zasad
poprawności organizacji i przesłanie ich do arkuszy w podległych placówkach.
Dzięki współpracy z Arkuszem Optivum w wersji 5.0 opisywany system gromadzi plany
wydatków budŜetowych stworzonych w oparciu o ścisłe dane organizacyjne. System
wymusza zgodność układów planów wydatków budŜetowych z przyjętym w JST układem
klasyfikacji budŜetowej.
Nadsyłanie danych o wykonaniu planów finansowych za pomocą modułu WWW, który
wymusza przekazywanie danych z programów Księgowość Optivum, Płace Optivum lub
wpisywanie ich ze sprawozdań Rb ułatwia spójną kontrolę realizacji budŜetu w JST.
Sigma Optivum umoŜliwia przeglądanie w placówce za pomocą przeglądarki internetowej
danych jej dotyczących. Dzięki temu dyrektor szkoły obsługiwanej przez zespół
ekonomiczno-administracyjny szkół (ZEAS) moŜe stale kontrolować realizację planu
finansowego, za który jest odpowiedzialny.
Porównywanie róŜnych danych
Sigma Optivum bazuje na doświadczeniach zebranych przy wdraŜaniu Arkusza zbiorczego
Optivum i BudŜetu Optivum. Siła systemu polega na gromadzeniu, analizowaniu i
porównywaniu danych pochodzących z róŜnych źródeł:
• porównywanie liczby uczniów wykazanych w zatwierdzonych arkuszach
organizacyjnych ze sprawozdawanymi w raportach SIO, pozwala zweryfikować
dane, które bezpośrednio wpływają na wysokość dotacji oświatowej;
• dzięki przechowywaniu w jednej bazie danych finansowych i organizacyjnych
moŜna ściśle wyliczać np. koszty kształcenia ucznia w szkołach róŜnych typów;
Sponsorzy główni:
Ogólnopolskie Stowarzyszenie Kadry Kierowniczej Oświaty, www.oskko.edu.pl
email: [email protected] telfax (089) 527-20-52 kom. 0502-060-339
VII Krajowa Konferencja Dyrektorów Szkół,
Toruń, 19-21.10. 2005r www.oskko.edu.pl/kkds7/
•
poprzez połączenie z danymi raportowanymi w SIO czy w arkuszach
organizacyjnych z plikami róŜnorodnych typów (zdjęcia placówek, mapki
lokalizacyjne) moŜna łatwo tworzyć multimedialne systemy informacyjne o
oświacie na terenie odpowiedzialności, czy prowadzić bazę teleadresową szkół.
Rysunek 2 . Porównanie danych o liczbie uczniów z SIO
i arkuszy z automatycznym wyróŜnieniem szkół
w których rozbieŜność przekracza 3%.
Planowanie finansowe
Sigma Optivum wykorzystuje jako podstawowe narzędzie przygotowania planów wydatków
budŜetowych Arkusz Optivum w wersji 5.0. UmoŜliwia to planowanie finansowe w oparciu
o pełne dane organizacyjne co zapewnia jasne powiązanie planu finansowego z podjętym
wcześniej zobowiązaniem wobec szkoły polegającym na zatwierdzeniu arkusza
organizacyjnego.
Precyzyjny opis organizacji zawarty w arkuszu umoŜliwia bardzo dokładne uzasadnienie
prognozowanych w planie wydatków budŜetowych kosztów, dzięki czemu dyrektorzy
placówek oświatowych i pracownicy JST uzyskują rzetelne narzędzie wypracowywania
ostatecznego planu finansowego.
Sigma Optivum pozwala na definiowanie dowolnych planów finansowych w układzie
rozdziałów, paragrafów i dowolnych pozycji z wymuszaniem zgodności planów wydatków
budŜetowych w podległych placówkach z przyjętym w JST układem.
Sigma Optivum wykorzystuje dane organizacyjne do wyliczenia planów zadaniowych dzięki
czemu moŜliwe są przekrojowe analizy zadaniowe dotyczące oświaty.
Sponsorzy główni:
Ogólnopolskie Stowarzyszenie Kadry Kierowniczej Oświaty, www.oskko.edu.pl
email: [email protected] telfax (089) 527-20-52 kom. 0502-060-339
VII Krajowa Konferencja Dyrektorów Szkół,
Toruń, 19-21.10. 2005r www.oskko.edu.pl/kkds7/
Rysunek 3. Zestawienie zatrudnionych pracowników
administracji i obsługi w podziałach na zadania.
Kontrola wykonania budŜetu
Sigma Optivum oferuje mechanizmy1) słuŜące kontroli budŜetu dla JST oraz ułatwiające
prawidłową realizację planów finansowych dyrektorom placówek oświatowych.
Baza danych jest zasilana informacjami o wykonaniu planów finansowych o ustalonej w JST
szczegółowości. Wykonanie moŜe być raportowane automatycznie z dokładnością do pozycji,
o ile w programie Księgowość Optivum są one wprowadzane w układzie dającym się
jednoznacznie przełoŜyć na przyjęte w planie finansowym. Formularz sprawozdania moŜe teŜ
być wypełniany ręcznie przez przeglądarkę WWW. Przyjmowanie do Sigmy Optivum jedynie
danych o uzgodnionej strukturze umoŜliwia skupienie się w JST na merytorycznej kontroli
realizacji budŜetu w miejsce często do tej pory koniecznego dopasowywania sprawozdań
o róŜnej szczegółowości z podległych placówek.
JST, której placówki uŜywają programu Płace Optivum mogą zdecydować o przyjmowaniu
raportów o wykonaniu planów finansowych przygotowywanych w dwóch źródłach – w części
osobowej w Płacach Optivum lub Księgowości Optivum, w części rzeczowej – rzecz jasna –
jedynie z Księgowości Optivum.
Dyrektor placówki ma zawsze dostęp do raportów wykonania dotyczących jego placówki –
nawet gdy Rb-tki sporządzane są w zespołach ekonomiczno-administracyjnych szkół (ZEAS).
Dzięki temu moŜe łatwiej sprawować kontrolę nad realizacją dyscypliny budŜetowej w
placówce, za którą odpowiada.
1. Kontrola wykonania budŜetu i związane z nim funkcje internetowego raportowania i przeglądania danych będą
aktywowane w Sigmie Optivum z początkiem roku dla którego są zgromadzone w Sigmie Optivum plany
finansowe.
Sponsorzy główni:
Ogólnopolskie Stowarzyszenie Kadry Kierowniczej Oświaty, www.oskko.edu.pl
email: [email protected] telfax (089) 527-20-52 kom. 0502-060-339