Załącznik - Krajowa Izba Doradców Podatkowych

Transkrypt

Załącznik
do uchwały nr 1500/2008
Krajowej Rady Doradców Podatkowych
z dnia 8 kwietnia 2008 r.
Zasady prowadzenia rachunkowości w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych
Działając na podstawie:
•
•
•
•
•
•
ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2002 r. Nr 9,
poz. 86, z późn. zm.) – skrót uodp.
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U z 2002 r.Nr 76 poz. 694,
z późn. zm.) – skrót uor oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada
2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek
niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej
(Dz. U. Nr 137 poz. 1539 oraz z 2003r Nr 11 poz. 117).
ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(Dz. U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654, z późn. zm.) – skrót uopdop
ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U.
z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), - skrót uopdof
ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535
ze zm.), - skrót ustawa o VAT
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr. 8,
poz.60, z późn. zm.) – skrót uop.
Uwzględniając:
Uchwałę nr 10/2002 Pierwszego Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych z dnia 27
stycznia 2002 r. w sprawie utworzenia regionalnych oddziałów KIDP oraz oddziałów
zamiejscowych Sądu Dyscyplinarnego.
Uchwałę nr 13/2002 Pierwszego Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych z dnia 27
stycznia 2002 r. w sprawie Statutu Krajowej Izby Doradców Podatkowych,
Uchwałę nr 34/2006 Drugiego Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych z dnia 22 stycznia
2006 r. w sprawie zasad gospodarki finansowej KIDP.
Lista podstawowych pojęć i skrótów
Skrót
Objaśnienia
KZDP
Krajowy Zjazd Doradców Podatkowych
jednostki
organizacyjne Izby
organy Izby, Regionalne Oddziały Izby, Biuro Izby oraz Komisje
i zespoły powoływane przez Organy Izby i Regionalne Oddziały
Izby
KRDP
KKR
WSD
SD
RD
Krajowa Rada Doradców Podatkowych
Krajowa Komisja Rewizyjna
Wyższy Sąd Dyscyplinarny
Sąd Dyscyplinarny
Rzecznik Dyscyplinarny
1
Izba,
KIDP
RO
Samorząd, Krajowa Izba Doradców Podatkowych
KRDP, KKR, SD, Komisje
Regionalne Oddziały
ZFŚS
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
1
Ustala się, że rokiem obrotowym KIDP będzie okres 12 miesięcy od 1 stycznia do 31
grudnia każdego roku kalendarzowego. Okresami sprawozdawczymi będą
poszczególne miesiące w roku obrotowym.
Zakres sprawozdawczości operacyjnej obejmuje – wykonanie budżetu z uwzględnieniem
poszczególnych organów i Regionalnych Oddziałów Izby z podziałem na pozycje i rodzaje
wymienione w preliminarzu oraz wykazy i zestawienia wpłacanych składek członkowskich.
2
Ustala się dla Krajowej Izby Doradców Podatkowych system sprawozdawczości
finansowej, na który składa się:
1. wprowadzenie do sprawozdania (uor. załącznik nr 1)
2. bilans (Rozporządzenie MF z 15.11.2001 załącznik nr 1)
3. rachunek wyników (Rozporządzenie MF z 15.11.2001 załącznik nr 2)
4. informacje dodatkowe i objaśnienia (uor. Załącznik nr 1)
5. sprawozdanie opisowe z wykonania rocznych planów finansowych KIDP wraz ze
sprawozdaniem z działalności (art. 56 ust. 2 pkt 4 ustawy odp).
Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:
Księgi rachunkowe KIDP, zgodnie z art. 11 ust. 1 i 2 uor., prowadzone są w siedzibie KIDP
oraz w Regionalnych Oddziałach KIDP z uwzględnieniem oznaczeń tych Oddziałów.
Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych.
Izba otwiera księgi rachunkowe, stosując przepisy art.12 ust. 1 uor., w szczególności:
•
•
•
•
Na dzień rozpoczęcia działalności,
Na początek każdego roku obrotowego,
Na dzień zmiany formy prawnej,
Na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego –
w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Księgi rachunkowe zamyka się:
•
•
•
•
Na dzień kończący rok obrotowy,
Na dzień zakończenia działalności jednostki,
Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
Na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.
- nie później niż w ciągu 3 miesięcy od daty zaistnienia tych zdarzeń.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości
dokonywania zapisów w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe,
z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3 uor.
2
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Izba prowadzi księgi rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.
Księgi rachunkowe uznane będą za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy
odzwierciedlają stan rzeczywisty operacji gospodarczych zarówno aktywa jak i pasywa,
przychodów i kosztów oraz zysków i strat nadzwyczajnych.
Księgi rachunkowe będą prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie
i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody
księgowe, zapewniona zostanie ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania – stosowanych
procedur obliczeniowych.
Stwierdzone błędy w zapisach w trakcie księgowania poprawia się poprzez skreślenie
dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czystości błędnego zapisu oraz
podpis pracownika dokonującego poprawki z podaniem daty. Ujawnione błędy po
zamknięciu miesiąca lub przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera
poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów
dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (art. 25 uor).
Księgi rachunkowe są sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności
dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosownych procedur
obliczeniowych (art. 24 ust. 4 uor). Dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów
księgowych powinny być oznakowane numerami w sposób umożliwiający ich powiązanie z
zapisami ksiąg rachunkowych.
Stosowne zasady ewidencji mają zapewnić uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie
wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów
dokonanych w księgach rachunkowych.
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli:
•
•
•
Zawarte w nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym Izbę
ustalonych sprawozdań i rozliczeń podatkowych i innych,
Zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzone za poszczególne okresy
sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy – nie później
niż do 85 dni po dniu bilansowym,
Ujęcie wpłat i wypłat gotówkowych, czekiem i wekslami obcymi następuje w tym
samym dniu, w którym zostały dokonane.
Dowody księgowe.
Miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest siedziba Izby w Warszawie oraz siedziby
Regionalnych Oddziałów KIDP prowadzące ewidencję pomocniczą wraz ze wszystkimi
jednostkami organizacyjnymi Izby. Koncentracja dowodów księgowych i ich ewidencji
księgowej w Warszawie wymaga wdrożenia jednolitych zasad klasyfikacji, systemu realizacji
kontroli wewnętrznej i zabezpieczenia terminowości spływu dokumentów.
Powyższe zasady na co dzień muszą być uwzględnione przy opracowywaniu dokumentów
źródłowych obecnych jak i własnych.
Podstawą zapisów księgowych mogą być również opracowane przez Izbę dowody:
•
rozliczeniowe – ujmując już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych
np. rozdzielnik płac z narzutami, usług, materiałów,
•
zbiorcze – służące dokonaniu łącznych zapisów jednorodnych operacji obejmujących
zbiorem dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo
wymienione,
•
korygujące poprzednie zapisy,
3
•
zastępcze – wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu zbiorczego
(np. dotycząca księgowania z odczytu licznika zużycia energii elektrycznej, cieplnej
i wody).
Każdy dowód księgowy stanowiący podstawę dokonania zapisów księgowych podlega
zadekretowaniu, tzn. wskazaniu daty pod którą dowód zostanie ujęty w księgach
rachunkowych, okresu sprawozdawczego oraz numerów i stron kont księgowych wraz z
kwotami podlegającymi księgowaniu. Osoba dekretująca składa pod dokonaną dekretacją
czytelny podpis lub zamieszcza podpis wraz z pieczęcią imienną.
Zapisy w księgach rachunkowych.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego Izby wprowadza się w postaci zapisu
każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 uor.)
Zapisy księgowe powinny zawierać, co najmniej (art. 23 ust. 2 uor.):
•
•
•
•
•
•
Datę dokonania operacji gospodarczej,
Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego a w przypadku
programów dofinansowywanych z budżetu UE numer programu według umowy,
Zrozumiały tekst, skrót lub kod operacji z tym, że należy posiadać pisemne
objaśnienie treści skrótów lub kodów,
Kwoty i datę zapisu,
Oznaczenie kont, których dotyczą oraz zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,
Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych według posiadanego pełnomocnictwa podpis osoby odpowiedzialnej
za to wskazanie.
Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane
miejsc pozwalających na późniejsze dopiski
rachunkowych za pomocą komputerów należy
chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub
użytkowania programu.
są w sposób trwały, bez pozostawiania
lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg
stosować właściwe procedury i środki
ukryciem zapisu określone w zasadach
3 Metody wyceny aktywów i pasywów.
Aktywa i pasywa wyceniać należy nie rzadziej niż na dzień bilansowy. W trakcie roku
obrotowego mogą być stosowane m.in. następujące wartości:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
cena zakupu,
koszt wytworzenia produktu,
cena sprzedaży netto,
wartość godziwa,
kurs walut obcych,
kwota wymagająca zapłaty,
wartość nominalna,
odpisy aktualizujące wartość aktywów.
Ad. 1 Cena zakupu (art. 28 ust. 2, art. 34 ust. 1 pkt 1 uor) składnika aktywów obejmuje kwotę
należną sprzedającemu bez podlegającego odliczaniu podatku od towarów i usług oraz
podatku akcyzowego, przy imporcie wliczane jest cło i akcyza.
Ad.2 Koszt wytworzenia produktu (art. 28 ust. 3 uor) obejmuje koszty pozostające
w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio
związanych z wytworzeniem tego produktu.
4
Ad.3 Cena (wartość) sprzedaży netto (art. 28 ust. 5 uor.) składnika aktywów oznacza
możliwą do uzyskania na dzień bilansowy cenę jego sprzedaży bez VAT
Ad. 4 Wartość godziwa (art. 28 ust. 6 uor.) jest to kwota, za jaką dany składnik aktywów
mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej,
między zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Ad.5 Kurs waluty obcej jest stosowany przy wycenie operacji gospodarczych wyrażonych
w walutach obcych.
Ad.6 Kwota wymagająca zapłaty jest to wyrażona w złotych kwota należności lub
zobowiązań powiększona o wartość odsetek umownych lub ustawowych.
Ad.7 Wartość nominalna to wartość uwidoczniona na środkach pieniężnych albo wynikająca
z umów, obliczeń i szacunków przeprowadzonych przez jednostkę.
Ad. 8 Odpisy aktualizacyjne wartości aktywów dokonuje się w przypadku, gdy istnieje duże
prawdopodobieństwo, że kontrolowany prze Izbę składnik aktywów nie przyniesie
w znacznej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Odpisy
aktualizujące doprowadzają wartość składnika aktywów wynikające z ksiąg rachunkowych
do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku – do wartości godziwej. (art. 28 ust. 7 uor).
Metody wyceny aktywów.
Aktywa stanowią kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej
wartości powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływy
do jednostki korzyści ekonomicznych (art. 3 ust. 1 pkt 12 uor).
A. AKTYWA TRWAŁE.
Aktywa trwałe są to aktywa jednostki, które nie są zaliczone do aktywów obrotowych,
o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 18 uor.
Do aktywów trwałych kwalifikowane są następujące składniki majątku:
1. wartości niematerialne i prawne
2. rzeczowe aktywa trwałe
Ad. 1 Rzeczowy zakres wartości niematerialnych wymieniony jest w art. 3 ust. 1 pkt 14 uor.
Są to nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego
wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok,
przeznaczone na potrzeby jednostki. Są to w głównej mierze licencje, koncesje (np. na
programy komputerowe).
Wycena
Wartości niematerialne i prawne są wycenione zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 uor według ceny
nabycia lub kosztu wytworzenia pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.
Cena nabycia oraz koszt wytworzenia wartości niematerialnych i prawnych (art. 28 ust. 8
uor) obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę do czasu ich oddania do
użytkowania wartości niematerialne i prawne otrzymane nieodpłatnie wycenia się w cenie
sprzedaży takiej samej lub podobnej wartości niematerialnej i prawnej.
Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych.
Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych wartości niematerialnych i prawnych dokonuje
się drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej
na ustalony okres amortyzacji (art. 32 ust. 1 uor). Odpisy amortyzacyjne są dokonywane
od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wartość niematerialna i
prawna została wprowadzona do ewidencji.
5
Stawkę i metodę amortyzacji ustala się zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od
osób prawnych na dzień przyjęcia do używania wartości niematerialnych i prawnych.
Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nie wyższej niż 3500,00 zł
amortyzuje się, dokonując jednorazowego odpisu w miesiącu wprowadzenia wartości
niematerialnej i prawnej do ewidencji.
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych
Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadza się drogą porównania
danych konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” z odpowiednimi dokumentami
oraz weryfikacji realnej wartości tych składników.
Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadza się w IV kwartale roku
obrotowego. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne między stanem
rzeczywistym a wykazanym w księgach należy odpowiednio udokumentować i rozliczyć
w księgach rachunkowych roku obrotowego.
Rzeczowe aktywa trwałe
W skład rzeczowych aktywów trwałych wchodzą:
•
•
•
Środki trwałe,
Środki trwałe w budowie,
Zaliczki na środki trwałe w budowie.
Środki trwałe (art. 3 ust. 15 uor) to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi
o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, możliwe
do użytkowania i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Środki trwałe w klasyfikacji (KST) są grupowane w pięciu grupach:
1
grunty i prawa użytkowania,
2
budynki i budowle,
3
urządzenia techniczne i maszyny,
4
środki transportu,
5
inne środki trwałe
Ewidencja środków trwałych.
Ewidencja analityczna środków trwałych powinna zapewnić dla poszczególnych składników
majątku trwałego:
•
ich wyróżnienie poprzez odpowiednie symbole identyfikacyjne według miejsca
użytkowania (Biuro Izby i Regionalne Oddziały) oraz zakwalifikowanie do określonej
grupy rodzajowej, obowiązującej klasyfikacji środków trwałych ustalonej przez GUS,
•
ustalenie terminu oddania do użytkowania,
•
ustalenia wartości początkowej oraz zmiany ze wskazaniem ich przyczyn.
Ewidencja szczegółowa środków trwałych powinna być bieżąco aktualizowana oraz
okresowo uzgadniana z zapisami syntetycznymi.
Wycena
Środki trwałe wycenia się według wartości nabycia lub kosztów wytworzenia pomniejszonych
o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.
6
Obce środki trwałe
Do środków trwałych zalicza się również te składniki, które zostały przejęte do użytkowania
na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli
postanowienia umowne spełniają jeden z warunków:
•
Przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który
została zawarta,
•
Zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu,
na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia,
•
Okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu
okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego,
•
Suma opłat, pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy
i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90% wartości
rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień,
•
Zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy
w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy
dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej
umowie,
•
Przewiduje możliwość jej wypowiedzenia z zastrzeżeniem, że wszystkie powstałe z tego
tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający,
•
Przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego. Może
on być uznany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych
zmian.
Amortyzacja środków trwałych
Wartość środków trwałych zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe dokonywane
w celu uwzględnienia utraty ich wartości na skutek używania lub upływu czasu (art. 31 ust. 2
uor).
Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych dokonuje się drogą systematycznego
planowanego rozłożenia na raty ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.
Środki trwałe umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek liniowych określonych
w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Metodę jednorazowego odpisu
amortyzacyjnego, zgodnie z art. 16d updop, stosuje się dla środków trwałych o wartości
początkowej od 351 zł i nieprzekraczającej 3500,00 zł, w miesiącu wprowadzenia środka
trwałego do użytkowania. Ewidencja ilościowa tych środków trwałych prowadzona jest
według miejsc użytkowania. Naliczanie odpisów amortyzacyjnych jest identyczne dla celów
bilansowych i do celów ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
W dodatkowej informacji i objaśnieniach podawane są informacje o środkach trwałych
dotyczące stanu tych aktywów na początku roku obrotowego, zwiększenia i zmniejszenia
z tytułu nabycia, rozchodu i stanu końcowego oraz odpowiadające im zmiany umorzenia.
Uwzględniając zasadę istotności, o której stanowi art. 4 ust. 4 i art. 8 uor, do kosztów
materiałów zalicza się w Izbie odpisany jednorazowo w 100% z chwilą przekazania
do użytkowania drobny sprzęt (wyposażenie) do kwoty 350 zł ceny jednostkowej,
a mianowicie:
•
Drobny sprzęt biurowy (przedłużacze elektroniczne, zszywacze, dziurkacze),
•
Karnisze, żaluzje, krzesła, fotele, przybory kuchenne,
•
Aparaty telefoniczne,
•
Zamki, wieszaki.
Inwentaryzacja środków trwałych.
Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzona jest według zasad określonych w art. 26
ust.1 pkt 3 oraz w art. 27 ust. 1 i 2 uor. Ponadto w IV kwartale, co rok potwierdzany jest stan
środków trwałych znajdujących się w Regionalnych Oddziałach.
7
B. AKTYWA OBROTOWE
1. Zapasy
Zapasy są to rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu zużycia na własne potrzeby (art. 3
ust. 1 pkt 19 uor). W ciągu roku materiały wycenia się według cen zakupu. Zakupione
materiały odpisywane są w całości w koszty (art. 17 ust. 2 pkt 4 uor). Pozostające na stanie
zapasy w końcu roku po ich zinwentaryzowaniu, korygują koszty na dzień bilansowy, jeśli ich
stan wynosi powyżej 2 tys. zł.
2. Należności krótkoterminowe
Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułów niezaliczonych do aktywów
finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego (art. 3
ust. 1 pkt 18 lit. c uor).
W tej grupie bilansowej wykazywane są wszystkie rozliczenia z doradcami podatkowymi
zarówno z tytułu składek, ubezpieczeń szkoleń i innych. Ewidencja tych rozrachunków
powinna uwzględniać numery ewidencyjne wpisów na listę poszczególnych doradców
podatkowych.
Wycena
Wycena należności z tytułu dostaw i usług oraz innych należności dokonywana jest według
wartości nominalnej (art. 28 ust. 11 pkt 2 uor).
Na dzień bilansowy natomiast wycenia się je w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem
ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor).
Należności wyrażone w walutach obcych jednostka przelicza po kursie średnim ustalonym
przez Narodowy Bank Polski, obowiązujący na dzień przeprowadzania operacji, chyba, że w
dokumencie celnym ustalony został inny kurs (art. 30 ust. 2 pkt 2 uor) operacje zapłaty
należności w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych po kursie kupna walut
stosowanym przez bank obsługujący (art. 30 ust. 2 pkt 1 uor). Różnice kursowe powstałe na
dzień zapłaty należności zalicza się odpowiednio do pozostałych przychodów lub kosztów
finansowych.
Na dzień bilansowy należności w walutach obcych wyceniane są po kursie ustalonym dla
danej waluty przez NBP (art. 30 ust. 1 pkt 1 uor).
Zasady naliczania i rozliczania składek członkowskich omówiono w załączniku nr 4.
Odpisy aktualizacyjne wartości należności z tytułu dostaw, usług i innych
Wartość należności powinna być aktualizowana z uwzględnieniem prawdopodobieństwa ich
zapłaty. Izba przyjmuje do odpisów aktualizacyjnych kryteria wymienione w art. 35b uor. Izba
uwzględniając postanowienia statutu i zasad gospodarki finansowej, dla zachowania
określonej dyscypliny budżetowej do przychodów danego okresu, służących finansowaniu
bieżącej działalności, zaliczać będzie tylko wpływy rzeczywiste wg. metody kasowej.
Procesy windykacyjne rozpoczynają się po upływie trzech miesięcy zalegania w zapłacie.
Odpisy aktualizacyjne wartości należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów
operacyjnych lub kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy
odpis.
Inwentaryzacja należności z tytułu dostaw usług i innych
Inwentaryzacja do bilansu należności z tytułu dostaw, usług i innych należności odbywa się
w formie potwierdzeń prawidłowości sald, kont rozpoczyna się na 3 miesiące przed
zakończeniem roku obrotowego, a kończy się do 15 dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt
1 uor). Proces inwentaryzacji wymaga udokumentowania w powiązaniu z zapisami ksiąg
rachunkowych, wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Należności z tytułu składek i opłat z tytułu OC inwentaryzowane będą drogą porównania i
weryfikacji sald z dokumentami źródłowymi. Na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji
składek i opłat z tytułu OC do bilansu sporządzane będą protokoły.
8
3. Należności z tytułu podatków, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych
powstają z tytułu różnych nadpłat, które wymagają niezwłocznego wyjaśnienia
lub rozliczenia
Wycena dokonywana jest w wartości nominalnej.
Należności te do bilansu są inwentaryzowane drogą porównania danych zapisów kont
analitycznych z odpowiednimi deklaracjami i przelewami gotówki na koniec roku obrotowego.
4. Inne należności
Inne należności obejmują występujące należności z pozostałych grup np.:
rozrachunki z pracownikami,
z tytułu kaucji,
doradcami,
członkami władz korporacji.
•
•
•
•
Wycena
Dokonywana jest według wartości nominalnej (art. 28 ust. 11 pkt 2 uor).
Inwentaryzacja innych należności.
Inwentaryzacja tych aktywów powinna być dostosowana do specyfiki należności może być
dokonana w formie potwierdzenia sald lub porównania z odpowiednimi dokumentami. Z
przeprowadzenia inwentaryzacji należy sporządzić protokół.
Należności dochodzone na drodze sądowej
W grupie kont ewidencjonowane są należności skierowane na drogę postępowania
sądowego, zaewidencjonowane w ewidencji pomocniczej, w której rejestrowane są również
koszty procesowe.
Inwentaryzacja należności spornych polega na porównaniu sald wykazanych w ewidencji
analitycznej z pozwem i rejestrem spraw - repertorium.
Ewidencja księgowania rozrachunków
Konta zespołu 2 służą do ewidencji wszelkich należności zobowiązań krajowych i
zagranicznych, dotyczących zarówno działalności statutowej, wydzielonej i socjalnej, w
szczególności:
•
rozliczeń z członkami Izby,
•
należności bezspornych i zobowiązań z tytułu dostaw,
•
należności i zobowiązań publicznoprawnych z tytułu podatków, opłat, ubezpieczeń
społecznych,
•
wynagrodzeń za pracę pracowników i osób wykorzystujących pracę na podstawie umów
cywilnoprawnych,
•
należności i roszczeń spornych,
•
rozrachunków zakładowej działalności socjalnej,
•
odpisów aktualizacyjnych należności.
W ciągu roku obrotowego Izba ujmuje należności i zobowiązania wg. wartości nominalnej z
dnia ich powstania, czyli w kwotach brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT. Na dzień bilansowy
należności oraz zobowiązania, należy wykazywać wg. kwoty wymaganej zapłaty.
Zasady ewidencji rozliczenia usług ubezpieczeniowych w ramach umowy z HDI - Gerling
Polska TU S.A. oraz TUR WARTA S.A. zawiera załącznik nr 5.
9
Umorzenie należności.
Należności z tytułu dostaw, robót, usług, składek i innych świadczeń objęte są bieżącym
procesem windykacji. W przypadkach nadzwyczajnych, po wyczerpaniu niezbędnych starań i
braku ich efektywności mogą być spisane w ciężar kosztów operacyjnych na podstawie
uzasadnionej decyzji Skarbnika KRDP oraz Głównego Księgowego Biura KIDP, gdy kwota
jednostkowa nie przekracza 1000 zł. Powyżej tej kwoty decyzje podejmuje Krajowa Rada
Doradców Podatkowych, na podstawie wniosku Skarbnika KRDP.
5. Inwestycje krótkoterminowe
Inwestycje krótkoterminowe stanowią aktywa nabyte w celu osiągnięcia korzyści
ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości tych aktywów i uzyskania z nich
przychodów w formie odsetek (art. 3 ust. 1 pkt 17 uor).
Środki pieniężne i pozostałe aktywa finansowe stanowią inwestycje krótkoterminowe aktywa pieniężne (art. 3 ust. 1 pkt 24 uor).
Aktywa pieniężne
Są to krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (art. 3 ust. 1 pkt 25 uor).
Aktywa pieniężne tworzą:
• środki pieniężne w kasach, bankach, środki pieniężne w drodze,
• inne aktywa pieniężne (naliczone odsetki od aktywów pieniężnych),
• inne środki pieniężne (dewizy, weksle, czeki).
Środki pieniężne w kasach
Środki pieniężne w kasach gromadzone są z bieżących wpłat z różnych tytułów, służą one
do opłacania bieżących zobowiązań. W kasie nie może znajdować się więcej środków
finansowych od wartości ich ubezpieczonia. Gospodarka środkami pieniężnymi znajdującymi
się w kasach prowadzona odbywa się zgodnie z instrukcją kasową, stanowiącą załącznik nr
6.
Dla każdej osoby materialnie odpowiedzialnej za gotówkę w Biurze Izby i Oddziałach
Regionalnych prowadzone jest odrębne konto analityczne.
Środki pieniężne w bankach
Podstawą gromadzenia środków pieniężnych w bankach stanowią umowy, które określają
podstawowe zasady współpracy. Dyspozycja środkami pieniężnymi wynika z udzielonych
pełnomocnictw. Dla każdego rachunku bankowego podstawowego i pomocniczego
prowadzone jest odrębne konto analityczne w ewidencji księgowej. Obowiązuje zasada
ujmowania wpłat i wypłat gotówki w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (art. 24 ust.
5 pk 3 uor).
Wycena
Środki pieniężne i inne aktywa pieniężne ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości
nominalnej. Na dzień bilansowy środki pieniężne w walutach obcych wycenia się po kursie
średnim ustalonym dla danej waluty przez NBP na ten dzień. (art. 30 ust. 1 pkt 1 uor).
Inwentaryzacja
Inwentaryzacja środków pieniężnych w bankach przeprowadzana jest na podstawie
otrzymanych potwierdzeń z banków na ostatni dzień każdego roku obrotowego lub dzień
bilansowy.
10
6. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
Izba dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów
danego okresu sprawozdawczego zalicza koszty dotyczące przyszłych okresów (art. 6 ust. 2
uor).
Do krótkoterminowych rozliczeń międzyokresowych zalicza się czynne rozliczenia
międzyokresowe kosztów, dotyczące następującego po dniu bilansowym roku obrotowego.
Do kosztów zaliczane są m.in. opłaty za prenumeratę, ubezpieczenia majątkowe, inne opłaty
wnoszone z góry.
Wycena
Rozliczenia międzyokresowe wycenia się w wartości nominalnej.
Inwentaryzacja
Rozliczenia międzyokresowe inwentaryzowane są drogą porównania i weryfikacji sald z
odpowiednimi dokumentami źródłowymi na koniec roku obrotowego.
Metody wyceny pasywów.
Pasywa wyrażają źródła finansowania aktywów.
Podstawowym źródłem finansowania działalności jest fundusz statutowy tworzony zgodnie z
§ 50 statutu Izby.
Fundusz statutowy wycenia się w wartości nominalnej (art. 28 ust. 1 pkt 10 uor).
Inwentaryzacja funduszu statutowego
Inwentaryzacja funduszu statutowego przeprowadzana poprzez weryfikacje salda z
uwzględnieniem struktury funduszu ustalonej przez Krajową Radę Doradców Podatkowych.
Wynik finansowy netto roku obrotowego może stanowić:
1. Nadwyżkę przychodów nad kosztami (wielkość dodatnia),
2. Nadwyżkę kosztów nad przychodami (wielkość ujemna).
Wycena
Wielkość dodatnia wyniku finansowego jak również ujemna wyceniana jest w wartości
nominalnej.
Inwentaryzacja wyniku finansowego przeprowadzana jest metodą porównania danych na
koncie z dokumentami źródłowymi oraz zapisami ewidencji syntetycznej i analitycznej.
Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania
Zobowiązania Izby to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o
wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub
przyszłych aktywów jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 20 uor).
Na zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne składają się:
1. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług.
2. Zaliczki otrzymane na opłacenie OC.
3. Zobowiązania z tytułu podatków, ubezpieczeń i innych świadczeń.
4. Inne zobowiązania.
5. Fundusze specjalne – np. ZFŚS
Przywołana grupa bilansowa ewidencjonowana jest w księgowej ewidencji syntetycznej oraz
pomocniczej (analitycznej).
Pełną ewidencją księgową objęte są rozrachunki wymienione w pkt. 1,3, 4 i 5.
11
Rozrachunki z tytułu wpłat na usługi OC prowadzone są w wydzielonej ewidencji na
zasadach wyodrębnienia:
• środków pieniężnych pochodzących z wpłat oraz
• zobowiązań z tytułu nieopłaconych polis.
Wpłaty członków na usługi OC przenoszone są z ewidencji wydzielonej do syntetycznej na
podstawie not za okresy miesięczne (załącznik nr 5).
Rozrachunki z członkami dotyczą pozostałych rozliczeń z wyjątkiem opłat OC.
Rozrachunki z budżetem i ZUS dokonywane są w oparciu o odpowiednie deklaracje
sporządzone na podstawie ewidencji pomocniczej i obligatoryjnej dokumentacji.
Do długoterminowych zobowiązań zaliczane będą te, których termin płatności w całości
przypada w roku następnym po dniu bilansowym.
Izba uwzględniając dotychczasową praktykę – cała nadwyżka przychodów nad kosztami
przeznaczana jest na cele działalności statutowej (działalności sz\koleniowej) - nie tworzy
rezerwy z tytułu odroczonego podatku.
Inwentaryzacja.
Inwentaryzacja zobowiązań powinna być dostosowana do specyfiki ich rozliczeń. Formę
potwierdzeń pisemnych (protokólarnych) należy zachować w odniesieniu do zobowiązań,
których salda z jednego rodzaju rozliczeń przekraczają kwotę znaczną, w szczególności
dotyczy to rozliczeń z tytułu wpłat za polisy OC i z tytułu składek. Pozostałe zobowiązania
krótkoterminowe będą inwentaryzowane poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z
odpowiednimi dokumentami źródłowymi oraz ustalenie realne wartości tych składników
pasywów.
Salda rozrachunków z tytułu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wymagają
porównań ze stanem środków pieniężnych na odpowiednich rachunkach bankowych oraz
wyjaśnienia występujących różnic.
Fundusze specjalne.
W ramach funduszy specjalnych Izba tworzy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
według postanowień ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wraz z
przepisami wykonawczymi. Gospodarka środkami funduszu prowadzona jest według zasad
określanych w regulaminie wewnętrznym ZFŚS.
Wycena.
Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i robót wycenia się w kwocie wymagającej
zapłaty, tj. łącznie z naliczonymi we własnym zakresie odsetkami od zobowiązań
przeterminowanych.
Zobowiązania z pozostałych tytułów wycenia się w wartościach nominalnych, jeśli umowy
szczegółowe nie przewidują innej formy.
Według wartości nominalnej wyceniony jest również Zakładowy Fundusz Świadczeń
Socjalnych.
Rozliczenia międzyokresowe
W celu zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do pasywów
danego okresu sprawozdawczego Izba może zaliczać koszty lub przychody dotyczące
przyszłych okresów (art. 6 ust. 2 uor). Zgodnie z art. 39 ust. 2 uor Izba dokonuje biernych
rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań
przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających ze świadczeń wykonanych
przez kontrahentów na rzecz Izby, a kwotę zobowiązań można oszacować w sposób
wiarygodny. Dotyczy to w szczególności rozliczeń za energię cieplną i elektryczną, usług
telekomunikacyjnych, kosztów niewykorzystanych urlopów pracowniczych, odpisów na
zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
12
Rozliczenia międzyokresowe przychodów
Wykonując postanowienia art. 41 ust. 1 uor Izba dokonuje rozliczeń międzyokresowych
przychodów, z zachowaniem zasad ostrożności, które obejmują równowartość otrzymanych
środków pieniężnych z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach
sprawozdawczych. Na koncie tym ewidencjonowane są również nieodpłatnie otrzymane
środki trwałe, których równowartość nie powiększa funduszu statutowego. Kwoty ujęte w
ewidencji rozliczeń międzyokresowych zwiększają, stopniowo pozostałe przychody
operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych, trzymanych środków trwałych lub
wartości niematerialnych i prawnych.
Saldo tych rozliczeń powiększa zarachowane lub jeszcze niezrealizowane należności,
zaliczane w momencie wpłaty do pozostałych przychodów operacyjnych.
Wycena
Wycena rozliczeń międzyokresowych następuje w wartościach nominalnych.
Inwentaryzacja rozliczeń międzyokresowych
Inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą porównania salda konta z dokumentami
źródłowymi, dotyczącymi tych rozliczeń.
13
Załącznik nr 1
WYKAZ KSIĄG RACHUNKOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 uor księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów
(sum zapisów) i sald, które tworzą:
1. dziennik,
2. księgę główną,
3. księgi pomocnicze,
4. zestawienie obrotów sald kont księgi głównej oraz,
5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Dziennik jest urządzeniem księgowym, które zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie
nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych dostarczają sprawdzianu
kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych dokonanych w
każdym kolejnym miesiącu- w sposób ciągły- w danym roku obrotowym (z uwzględnieniem
sald początkowych z bilansu otwarcia). Narastające od początku roku obrotowego obroty
dziennika powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotami zestawienia
obrotów i sald.
Konta księgi głównej służą do ujęcia zapisów w porządku systematycznym na kontach
przewidzianych w planie (wykazie) kont. Zapisów na określonym koncie księgi głównej
dokonuje się w kolejności chronologicznej. Zapisy dokonywane na kontach księgi głównej
prowadzonej przy użyciu komputera, drukuje się albo przenosi na inny trwały nośnik, nie
rzadziej niż na koniec roku obrotowego.
Księgi pomocnicze zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów
kont księgi głównej. Prowadzone są w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system
ksiąg, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z zapisami i saldami kont księgi
głównej. Wykaz ksiąg pomocniczych Izby zawiera załącznik nr 2.
Zestawienie obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych drukowane jest na koniec
każdego miesiąca lub przenoszone na inne trwałe nośniki danych. Zestawienie obrotów i
salda za ostatni miesiąc sprawozdawczy oraz od początku roku obrotowego z
uwzględnieniem sald początkowych z bilansu otwarcia powinno być zgodne z obrotami
dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Wykaz składników aktywów i pasywów
Zgodnie z art. 19 uor sporządzany jest wykaz aktywów i pasywów (inwentarz) potwierdzony
ich inwentaryzacją. Wykaz aktywów i pasywów stanowi zestawienie obrotów i sald księgi
głównej oraz zestawienie sald ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg
(np. przed inwentaryzacją).
14
Załącznik nr 2
WYKAZ KSIĄG POMOCNICZYCH STOSOWANYCH W KIDP.
Niezależnie od Kont Księgi Głównej prowadzonej w programie Symfonia „Finanse
i księgowość” za księgi pomocnicze uznaje się:
1. Analityka konta zespołu „0”
Ewidencja szczegółowa środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
a także odpisów amortyzacyjnych prowadzona jest w Biurze Izby
2. Analityka kont zespołu „1”
• Dzieli się na kasy, rachunki bankowe i rodzaje krótkoterminowych aktywów
finansowych,
• Ustala stan gotówki w walucie polskiej oraz obcych walutach (według
rodzajów ), również w przeliczeniu na walutę polską
• Przyporządkowuje wartości gotówki osobom materialnie odpowiedzialnym,
• Ustala stan środków pieniężnych na wyodrębnionych rachunkach bankowych.
3. Analityka kont zespołu 2
• Wyodrębnia rodzaje należności, roszczeń, zobowiązań i rozliczeń,
z uwzględnieniem podziału regionalnego
• Ustala obroty i salda z członkami z tytułu: składek OC i członkowskich.
• W pełni umożliwia rozliczenie poszczególnych podatków, a w szczególności
VAT podatek dochodowy od osób fizycznych i prawnych,
• W
pełni
rozlicza
wynagrodzenia
poszczególnych
pracowników
i zleceniobiorców,
• Zapewnia pełne rozliczenie z ZUS z tytułu poszczególnych składek FP
i FGSP,
• Zapewnia rozliczenie pobranych zaliczek, pożyczek,
• Zapewnia rozliczenie wewnętrznych rozrachunków,
• Zapewnia rozliczenie odpisów aktualizacyjnych rozrachunków.
4. Analityka kont zespołu 5
Zapewnia szczegółowy podział kont w układzie funkcjonalnym według
poszczególnych grup kosztów ewidencjonowanych na kontach syntetycznych.
• 501- Koszty działalności statutowej
• 530- Koszty działalności gospodarczej
• 550- Koszty administracji
Ewidencja ta pomaga ustalić, na co koszty zostały poniesione i w jakim miejscu oraz
umożliwia dokonanie rozliczeń podatkowych.
Układ analityczny kosztów obejmuje na pierwszym poziomie:
• 16 regionów
• Biuro
• Organy Izby
Układ analityczny kosztów obejmuje na drugim poziomie:
• 1- Działalność szkoleniowa
• 2- Działalność wydawnicza
• 3- Organizacja posiedzeń
• 4- Konferencje
• 5- Pozostała działalność szkoleniowa
• 6- Pozostałe koszty
• 7- Działalność integracyjna
15
Układ analityczny kosztów obejmuje na trzecim poziomie:
• 101 Sprzęt biurowy i wyposażenie
• 102 Materiały biurowe
• 103 Publikacje fachowe, prasa, programy małowartościowe
• 104 Energia elektryczna i cieplna
• 105 Opłaty eksploatacyjne- woda ścieki, inne
• 106 Catering
• 107 Środki chemiczne
• 108 Art. spożywcze
• 201 Najem powierzchni
• 202 Sprzątanie
• 203 Usługi bankowe i pocztowe
• 204 Usługi telekomunikacyjne
• 205 Usługi medyczne
• 206 Usługi prawnicze
• 207 Usługi informatyczne i serwis
• 208 Usługi wydawnicze
• 209 Usługi szkolenia
• 210 Monitorowanie obiektów
• 211 Usługi transportowe w tym taksówki
• 301 Podatek od czynności cywilnoprawnych
• 302 Opłaty sądowe i notarialne
• 303 Opłaty PFRON
• 304 Opłaty skarbowe
• 401 Wynagrodzenia- umowy o pracę
• 402 Wynagrodzenia- umowy zlecenia
• 403 Wynagrodzenia- umowy o dzieło
• 404 Nagrody
• 501 Składki ZUS
• 502 Szkolenie pracowników
• 503 Odpis ZFŚS
• 504 Świadczenia wynikające z BHP
• 505 Ubezpieczenia osobowe
• 801 Amortyzacja
• 802 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych
• 901 Koszty podróży pracowników
• 902 Koszty podróży zleceniobiorców
• 903 Noclegi
• 904 Ryczałt samochodowy
• 905 Ubezpieczenia majątkowe
• 906 Pozostałe koszty
• 907 Koszty podróży przedstawicieli organów
5. Analityka kont zespołu „7”
Dzieli sprzedaż według rodzajów działalności i Regionów, przychody na kontach
syntetycznych:
700- Przychody składki członkowskie;
16
Konta analityczne na pierwszym poziomie do konta 700:
1-Składki członkowskie
2-Opłaty za wpis na listę doradców
3-Opłaty manipulacyjne-rozpatrzenie wniosku
701- Przychody z działalności statutowej;
1- Działalność szkoleniowa
2-Działalność wydawnicza
4-Konferencje
5-Pozostała działalność szkoleniowa
6-Pozostałe przychody
7-Działalność integracyjna
703- Przychody z działalności gospodarczej
6-Działlność OC
7-Wynajem pomieszczeń
8-Pozostała działalność gospodarcza
Układ analityczny przychodów na drugim poziomie- 16 regionów i Biuro.
706- Dotacje, subwencje, darowizny,
707-Przychody działalność podziału zysku
750-Przychody finansowe
1-Odsetki
2-Odsetki od należności
3-Różnice kursowe
4-Pozostałe
5-Odsetki od OC
6-Odsetki od składek
760-Pozostałe przychody operacyjne
4-Pozostałe
17
Załącznik nr 3
Zasady opracowywania planu przychodów i wydatków Izby oraz ich kontroli
Plan przychodów i wydatków na następny rok obrotowy opracowywany jest na podstawie
odrębnych uchwał Krajowej Rady Doradców Podatkowych.
Na podstawie przedłożonych projektów preliminarzy Dyrektor Biura Izby opracowuje roczny
plan przychodów wydatków Izby, który po przyjęciu przez KRDP przekazywany jest do
realizacji. Plan określa: przychody z działalności statutowej, oraz przewidywany stan
środków pieniężnych do dyspozycji, wydatki według rodzajów i charakteru działalności
ogólnej, szkoleniowej, organizacyjnej oraz doradczej.
Kontrola przychodów i wydatków.
Bieżący system ewidencji księgowej wpłat składek członkowskich oraz rozliczeń z tytułu
działalności szkoleniowej oraz rozliczeń z tytułu OC stwarzają pełne warunki
do analizy przychodów. W związku z tym nie zachodzi potrzeba raportowania o tych
przepływach pieniężnych.
Raporty miesięczne według układu preliminarza oraz wydatkach narastających
i w porównaniu do planu umożliwiają bieżącą ocenę stanu zaawansowania i zachowania
dyscypliny wydatków, która dokonywana jest na bieżąco oraz kompleksowo
po zakończeniu każdego kwartału oraz roku obrotowego.
Uzupełnienie informacji do analiz stanowią zestawienia miesięczne faktur zapłaconych
przelewami oraz raporty kasowe za analogiczne okresy.
18
Załącznik nr 4
Zasady naliczania i rozliczania składek członkowskich.
1. Składki członkowskie stanowią podstawowe źródło finansowania działalności Izby.
2. Regularne opłacanie składek członkowskich stanowi podstawowy obowiązek doradcy
podatkowego (art. 36 ust. 3 uodp oraz § 9 ust. 3 statutu Izby).
3. Wysokość i termin płatności składki członkowskiej ustalany jest przez Zjazd.
4. Doradca podatkowy ma obowiązek zawiadomienia Izby o zamiarze niewykonywania
zawodu w terminie 30 dni od daty wpisu, przez okres co najmniej 6 miesięcy (art. 34
ust. 1 uodp). Okres ten traktowany jest jako zawieszenie wykonywania zawodu.
Zawieszony członek Izby jest zwolniony z płacenia składek.
5. Ewidencja analityczna składek członkowskich jest prowadzona z wykorzystaniem
programu Symfonia „Finanse i księgowość” z uwzględnieniem podziału według
regionów, danych osobowych doradców podatkowych z ich numerami wpisu. Po
upływie każdego miesiąca w terminie do dnia 10 następnego miesiąca dokonywany
jest przypis składek członkowskich. Korekty i przeksięgowania przypisów
dokonywane są na podstawie dowodów źródłowych. Rozliczenie przypisów składek
członkowskich dokonywane jest z wykorzystaniem ewidencji księgowej na kontach
200 „Rozrachunki Doradcy Podatkowi” w korespondencji z kontem 271 ,,Rozliczenie
przypisów składek”.
6. Bieżąco prowadzona jest ewidencja wpłat dokonywanych przez doradców z
poszczególnych regionów z podziałem na miesiące.
7. Biuro Izby w terminie do końca następnego miesiąca przekazuje do regionalnych
oddziałów aktualną informację dotyczącą wpłat dokonanych przez poszczególnych
doradców podatkowych z danego oddziału podając numer wpisu i kwotę wpłaty.
Informacje te zamieszczane są na serwerze sieciowym w plikach dostępnych dla
upoważnionych pracowników świadczących pracę w Regionalnych Oddziałach Izby.
8. Regionalne oddziały na podstawie otrzymanych informacji prowadzą ewidencję
pomocniczą wpłaconych składek członkowskich i ustalają stan zaległych składek.
9. W pierwszym kwartale każdego roku Biuro Izby przesyła do regionalnych oddziałów
zestawienia wpłaconych składek za 12 miesięcy poprzedniego roku z obowiązkiem
uzgodnienia i ustalenia zaległych wpłat. Zwrotne informacje w formie elektronicznej i
papierowej podpisane przez Zarząd Regionalnego Oddziału przesyłane są do Biura
Izby w terminie do 21 dni od daty ich otrzymania. W informacji tej należy omówić
wdrożone działania windykacyjne i ich efekty w zakresie wpłat.
10. Nie wpłacanie składek w terminie może powodować naliczenie odsetek ustawowych,
które zaliczane są do przychodów w momencie ich uiszczenia przez zobowiązanego
11. Wpłaty składek członkowskich do banku lub kasy Izby ewidencjonowane będą w dniu
dokonania wpłaty, w korespondencji z kontem 200-1 – Rozrachunki z tytułu składek
członkowskich. Następnie po zakończeniu miesiąca wpłacone składki w łącznej
kwocie na podstawie polecenia księgowania przenoszone będą na konto 700 -1
„Przychody - Składki członkowskie” w korespondencji z kontem Wn 271. Konto 271
na koniec okresów rozliczeniowych wykazuje saldo, równe należnościom lub
zobowiązaniom (nadpłatom) z tytułu składek zaewidencjonowanych na koncie 200-1,
saldo konta 271 koryguje wysokość salda należności z tytułu składek. Saldo konta
200-1 oraz 271 nie jest prezentowane w sprawozdaniu finansowym.
19
Załącznik nr 5
Zasady ewidencji rozliczania usług ubezpieczeniowych w ramach umowy z Gerling
Polska FPTU S.A. oraz TUR WARTA S.A.
1. Podstawę świadczenia usług ubezpieczeniowych stanowi umowa generalna z dnia
18 grudnia 2003 r, która weszła w życie z dniem 01.03.2004 r.
2. KRDP, jako ustawowy reprezentant, środowiska doradców podatkowych, działając
zgodnie z zasadami określonymi w uchwale 822/2003 z dnia 13 maja 2003 r., a także
uchwale 1534/2003 z dnia 07.10.2003 r., uchwale 1610/2003 z dnia 03.12.2003 r.
dokonał wyboru Ubezpieczyciela.
3. Biuro KIDP wykonuje czynności związane z realizacją Umowy. W związku z tym
przekazuje Ubezpieczycielom, na warunkach umownych zainkasowaną składkę
ubezpieczeniową, wnioski ubezpieczonych i listy ubezpieczonych zawierających ich
dane osobowe a także aktualizacje danych zawartych w tych listach.
4. Za wykonywanie czynności wymienionych w § 3 ust. 1 umowy o współpracy na rzecz,
ubezpieczycieli Izba może otrzymywać zryczałtowany zwrot kosztów w wysokości
określonej w stosownej umowie.
5. Doradcy podatkowi i uprawnione podmioty wypełniają wnioski o ubezpieczenie OC w
systemie elektronicznej obsługi wniosków OC, dostępnym na stronie internetowej
Wnioski w formie papierowej wraz z potwierdzeniem wpłaty składki doradcy
przesyłają Izby. Oddziały do których wpłyną wnioski przekazują do Biura Izby wraz
z listą ubezpieczonych wygenerowaną z systemu elektronicznej obsługi wniosków
OC. Wnioski poddawane są weryfikacji, wyliczona zostaje należna składka
ubezpieczeniowa oraz zostaje sporządzona imienna lista ubezpieczonych, którzy
opłacili składkę (w porządku alfabetycznym z podziałem na regionalne oddziały Izby).
Lista ubezpieczonych w formie pisemnej oraz w formie elektronicznej wraz
z wnioskami zostają przekazane Ubezpieczycielowi, a wyliczona należna składka
zostaje przekazana na właściwy rachunek bankowy. Na podstawie wniosków
ubezpieczyciel wystawia polisy potwierdzając objęcie ubezpieczonych ochroną
ubezpieczeniową.
6. Ewidencja księgowa wpłat do banku i kasy Izby prowadzona jest na bieżąco w dniu
wpłaty w korespondencji z kontem 200-2 „Rozrachunki – Doradcy Podatkowi”
7. Wpłaty składek do banku lub kasy Izby ewidencjonowane będą w dniu dokonania
wpłaty, w korespondencji z kontem 200-2 – Rozrachunki Doradcy Podatkowi.
Następnie po zakończeniu miesiąca wpłacone składki na podstawie polecenia
księgowania przenoszone będą na konto 250 „Rozrachunki z ubezpieczycielem
z tytułu zawartej umowy generalnej ubezpieczeń OC” w korespondencji z kontem Wn
272. Konto 272 na koniec okresów rozliczeniowych wykazuje saldo, równe
należnościom lub zobowiązaniom z tytułu składek zaewidencjonowanych na koncie
200-2, saldo konta 272 koryguje wysokość salda należności z tytułu składek, które
nie jest prezentowane w sprawozdaniu finansowym. Saldo konta 200-2 oraz 272 nie
jest prezentowane w sprawozdaniu finansowym.
8. Inwentaryzacja aktywów i pasywów OC powinna być przeprowadzona na dzień 31
grudnia roku sprawozdawczego, stosując metodę porównania zapisów z dowodami
źródłowymi.
20
Załącznik nr 6
Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej Krajowej Izby Doradców Podatkowych.
1. Wstęp
Gospodarka kasowa w Izbie prowadzona jest tylko w ograniczonym zakresie w przypadkach
koniecznych, gdy przyczynia się do przyśpieszenia windykacji oraz usprawnienia
działalności.
Pracownicy prowadzący kasę wykonują te czynności w ramach obowiązków służbowych.
Prowadzący kasę pracownicy ponoszą pełną odpowiedzialność za powierzoną im gotówkę.
Środki płatnicze powinny być przechowywane w warunkach zapewniających właściwą,
zgodną z ustaleniami, ochronę przed kradzieżą, utratą lub zniszczeniem. Wielkość zapasu
środków płatniczych w kasie nie powinna przekraczać wartości ubezpieczenia.
W kasie może być przechowywana wyłącznie gotówka, której pochodzenie jest
udokumentowane. Klucze do sejfu, w którym przechowywana jest gotówka przechowuje
osoba materialnie odpowiedzialna.
Transport środków płatniczych z banku do kasy z kasy do banku powinien odbywać się
w sposób gwarantujący bezpieczeństwo przewożonych środków płatniczych.
2. Ogólne obowiązki kasjera
Pracownikiem odpowiedzialnym za środki płatnicze znajdujące się w kasie jest kasjer.
Składa on pisemne zobowiązanie do ponoszenia odpowiedzialności materialnej. Funkcji
kasjera nie można łączyć z funkcjami decyzyjnymi i kontrolnymi w zakresie spraw
finansowych i majątkowych KIDP.
Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz
odpowiedzialność materialną za powierzone mienie.
Przyjęcie – przekazanie stanu kasy następuje na podstawie protokołu sporządzonego w
obecności, co najmniej dwóch osób oraz osoby przekazującej i przejmującej.
Dokumenty kasowe wprowadzane są do systemu finansowo – księgowego rzetelnie i na
bieżąco.
Wszystkie operacje kasowe udokumentowane są źródłowymi lub zastępczymi dowodami
kasowymi.
Dowód kasowy zawiera, co najmniej:
1) nazwisko i imię wpłacającego lub pobierającego gotówkę lub nazwę firmy,
2) adres,
3) kwotę wyrażoną cyfrowo i słownie,
4) tytuł i datę wpłaty lub wypłaty,
5) podpis przyjmującego wpłatę/dokonującego wypłaty,
6) zatwierdzenie wypłaty z kasy przez osobę uprawnioną do zaciągania
zobowiązań i rozporządzania majątkiem w zakresie tego uprawnienia,
7) nazwę właściciela kasy (R.O lub Biura).
Źródłowymi dokumentami kasowymi są w szczególności. lista płac, wniosek o wypłatę
zaliczki, , rachunki i faktury innych podmiotów, dowody wpłat na rachunek bankowy,
potwierdzenia wpłat.
Zastępcze dowody kasowe wpłat – kasa przyjmie wystawiane są przez kasjera w dwóch
egzemplarzach. Oryginał przeznaczony jest dla wpłacającego, kopię – wraz z raportem
kasowym- kasjer przekazuje do działu księgowości Biura KIDP.
21
Źródłowe i zastępcze dowody kasowe wypłat gotówki powinny być, przed dokonaniem
wypłaty, sprawdzone pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym. Źródłowe
i zastępcze dowody kasowe wypłat gotówki z kasy powinny być zatwierdzone przez osoby
upoważnione. Dowody kasowe niepodpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą
być przez kasjera przyjęte do realizacji.
Niedopuszczalne jest przerabianie dowodów kasowych. Poprawianie błędów w dowodach
kasowych może być dokonywane według zasad ustalonych w polityce rachunkowości.
3. Obowiązki kasjera przy dokonywaniu wypłat
Przed dokonaniem wypłat kasjer powinien skontrolować, czy dany dokument jest
sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do
wypłaty przez osoby uprawnione do zaciągania zobowiązań i rozporządzania majątkiem
KIDP, wymienione w wykazie opracowywanym i uaktualnianym przez Dyrektora Biura KIDP
W przypadku dokonywania niepełnego rozchodu gotówki z list płatniczych z kasy, kasjer
obowiązany przyjąć na stan nie podjęte wypłaty z listy na podstawie przychodowego dowodu
kasowego oraz wpisać go do raportu kasowego. Z kasy Izby mogą być dokonywane dla
przedsiębiorców wypłaty za roboty, usługi, dostawy i świadczenia oraz przyjmowane od nich
wpłaty do równowartości 1.500 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut
obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w
którym dokonano transakcji.
Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym.
Odbiorca gotówki kwituje odbiór w sposób trwały, swoim podpisem na danym dowodzie
kasowym, ponadto zamieszcza datę otrzymania gotówki oraz wpisuje słownie otrzymaną
kwotę.
Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadków, w których dana
kwota zawarta jest w zbiorczych zestawieniach wypłat (np. listy płac).
Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer zobowiązany jest zażądać okazania
dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość oraz wpisać numer
dowodu tożsamości osoby pobierającej gotówkę na rozchodowym dowodzie kasowym.
Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę
wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że
wypłaty dokonywane są osobie upoważnionej. Upoważnienia należy dołączyć do dowodu
kasowego.
Upoważnienie powinno zawierać potwierdzenie tożsamości osoby upoważnionej w postaci
własnoręcznego podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Zatwierdzone dokumenty
księgowe podlegają rozchodowaniu w ciągu 7 dni, a należności niewypłacone
zaprzychodowuje się dowodem KP na konto zobowiązań.
4. Zasady stosowania czeku gotówkowego i dyspozycji wypłaty gotówki z
rachunku bankowego
Czek gotówkowy oraz dyspozycja wypłaty gotówki z rachunku bankowego jest dokumentem,
w którym wystawca zawiera polecenie do banku wypłacenia kwoty, na którą opiewa czek
osobie wskazanej na czeku lub okazicielowi. Na czeku nie wolno dokonywać żadnych
poprawek. Czek ważny jest 10 dni od daty jego wystawienia. Zabronione jest wystawianie i
podpisywanie czeków i dyspozycji in blanco.
22
5. Raporty kasowe
Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach wpisywane są na bieżąco w raporcie
kasowym prowadzonym w systemie finansowo – księgowym lub ręcznie.
Zapisy w raporcie powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym, w dniu, w którym
przychód lub rozchód miał miejsce.
Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo
(np. wpłaty za książki), na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych
jednorodnych operacji gospodarczych (np. potwierdzonych raportami kas fiskalnych).
Raport kasowy może obejmować różne okresy, nie może wykraczać poza okres
sprawozdawczy – miesiąc kalendarzowy.
Raport kasowy może być sporządzany jeden ze wszystkich przychodów i rozchodów
niezależnie od ich źródeł i rodzajów.
Raport kasowy zawiera informacje adresata, oznaczenie okresu, za jaki jest sporządzany,
kolejny numer, podpis osoby sporządzającej oraz sprawdzającej.
Wpłaty i wypłaty wpisywane są do raportu z zachowaniem liczby porządkowej operacji,
nazwy i numeru źródłowego dowodu kasowego oraz pozycji w planie przychodów
i wydatków Oddziału lub Biura.
Raport kasowy zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu
końcowego gotówki według reguły remanentowej:
• stan na początek,
• wypłaty
• wpłaty
• stan końcowy na dzień zamknięcia raportu.
6. Przechowywanie depozytów w kasie
W kasach mogą być przechowywane depozyty składane jako zabezpieczenie określonych
transakcji w różnych formach: wpłat gotówkowych, czeków gotówkowych, dokumentów
płatniczych. Depozyty przechowywane w kasach powinny być zabezpieczone i oznaczone
w sposób gwarantujący ich tożsamość i nienaruszalność.
Kasjer zobowiązany jest do przestrzegania terminu ważności depozytu.
W kasach mogą być przechowywane, jako zabezpieczenia należności, poręczenia lub
gwarancje bankowe, weksle i inne papiery wartościowe. Zabezpieczenia przechowywane
w kasie podlegają ewidencji w księdze depozytów i zabezpieczeń.
7. Sposób postępowania z nadwyżką gotówki
Nadwyżka gotówki ponad bieżące potrzeby powinna być odprowadzona na rachunek
bankowy Izby. Dowody wpłat na rachunek bankowy stanowią odpowiednie druki bankowe.
8. Proces uzgodnienia stanu gotówki w kasie
Kasjer ma obowiązek po każdym dniu pracy porównać stan gotówki w kasie ze stanem
wynikającym z prowadzonego raportu kasowego. W razie powstania różnic kasowych
sporządza protokół ujawnienia niedoborów lub nadwyżki.
O stanie tym zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić przełożonego sprawującego
kontrole merytoryczną.
23
POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU ZAGUBIENIA LUB KRADZIEŻY
CZEKÓW GOTÓWKOWYCH.
W przypadku zagubienia lub kradzieży czeków gotówkowych należy niezwłocznie
zawiadomić oddział banku prowadzący rachunek jednostki, Skarbnika KRDP oraz Dyrektora
i Głównego Księgowego Biura KIDP. Blankiety czeków gotówkowych przechowuje kasjer w
sejfie pod zamknięciem. Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za ich należyte
zabezpieczenie.
9. Inwentaryzacja
Inwentaryzacja w kasie obejmująca stan gotówki, gwarancji, zabezpieczeń depozytów,
weksli, czeków obcych i własnych przeprowadzona jest:
1. przy powierzaniu stanowiska kasjera,
2. w dniu kończącym rok obrotowy,
3. w dniu wystąpienia zdarzeń nadzwyczajnych,
4. w formie kontroli niezapowiedzianej.
Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach.
24
Załącznik nr 7
Ewidencja środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.
Izba i jej oddziały i agendy mogą pełnić funkcję beneficjenta bezpośredniego jak również
funkcje wspomagające proces zarządzania w absorpcji środków.
Rolą beneficjenta ostatecznego jest bezpośrednie korzystanie ze środków z budżetu Unii
Europejskiej. Podstawą korzystania jest wniosek o dofinansowanie projektu realizowanego
we własnym zakresie. Realizacja całego przedsięwzięcia odbywa się na podstawie
podpisanej umowy o dofinansowanie. Zawarcie umowy poprzedzone jest całym procesem
przygotowawczym, który obejmuje m.in. przegląd regulaminu pracy, regulaminu
wynagradzania, szczegółowe określenie obowiązków pracowników.
Elementem składowym każdej umowy są m.in. obowiązki w zakresie kontroli i monitoringu
oraz określenie osób odpowiedzialnych za poprawne wydatkowanie środków.
Podstawowym ogniwem decydującym o systemie rozliczeń całego zadania jest księgowe
odwzorowanie przepływów pieniężnych, które powinny uwzględniać uzupełnianie aktualnej
polityki rachunkowości o zagadnienia wynikające z umowy o dofinansowanie projektu.
Uzupełnienie powinno zawierać taki system urządzeń ewidencyjnych, aby łatwo można było
sporządzać obowiązującą sprawozdawczość i rozliczenia w sposób sprawdzalny
(wiarygodny).
Elementy ksiąg rachunkowych (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia
obrotów i sald ksiąg pomocniczych) powinny być wydzielone na podobnych zasadach jak
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Zapisy księgowe prowadzone komputerowo powinny posiadać automatycznie nadany numer
pozycji, pod którą zostały wprowadzone, z zachowaniem tzw. „śladu rewizyjnego
dokumentów”. Ponadto opis powinien uwzględniać:
•
Zasady oznakowania ksiąg,
•
Zasady ochrony i zabezpieczenia danych,
•
Przestrzegania wymogów terminowości,
•
System wprowadzania ewidencji czasu pracy i zakresów czynności, stawek
wynagrodzeń opartych na potwierdzonych kwalifikacjach zawodowych,
•
Poprawność ustalania płatności według danych kalkulacyjnych,
•
Poprawność ewidencji przychodów pochodzących z realizacji programu,
•
Ujęcie wszystkich źródeł montażu finansowego z uwzględnieniem rodzaju wkładu,
•
Wyodrębnienie rachunków bankowych dla środków pomocowych,
•
Taki układ analityczny ponoszonych nakładów, aby można uwzględnić kwalifikowalność,
celowość, układ budżetowy projektu umożliwiający rozliczenia projektu,
•
Szczegóły w zakresie rozwiązań ewidencji księgowej środków unijnych, różnego rodzaju
programów oraz zasad określonych przez instytucję zarządzające i certyfikujące
poszczególne programy.
25
Załącznik nr 8
Metody ustalania wyniku
Załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. zawiera
elementy rachunku wyniku finansowego, na które składają się m.in.:
1. Przychody działalności statutowej.
2. Koszty realizacji zadań statutowych.
3. Wynik finansowy na działalności statutowej.
4. Koszty administracyjne.
5. Pozostałe przychody.
6. Pozostałe koszty.
7. Przychody finansowe.
8. Koszty finansowe.
9. Wynik finansowy brutto na całokształcie działalności.
10. Zysk i straty nadzwyczajne.
11. Wynik finansowy ogółem.
Ad.1 Przychody działalności statutowej obejmują:
•
•
•
•
•
•
•
składki członkowskie,
opłaty za wpis na listę doradców podatkowych,
opłaty za rozpatrzenie wniosku,
przychody z działalności wydawniczej, (wyrzucone działalność oświatowa)
przychody z działalności szkoleniowej,
dotacje i darowizny,
opłaty manipulacyjne.
Ad.2. Na koszty realizacji zadań statutowych składają się nakłady poniesione na:
•
•
•
funkcjonowanie wszystkich organów i oddziałów regionalnych,
wynajmu pomieszczeń i organizacji całej infrastruktury do wykonywania zadań
szkoleniowych,
koszty przeprowadzenia kontroli spełniania obowiązków zawarcia umowy
ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej doradców podatkowych (art. 4a uopd).
Limity przychodów i kosztów działalności statutowej ustala KRDP dla wszystkich jednostek
organizacyjnych. Kwalifikacji kosztów działalności statutowej dokonują skarbnicy oraz
dyrektor Biura.
Ad. 3 Wynik finansowy na działalności statutowej stanowi różnicę przychodów i kosztów
realizacji działalności statutowej.
Ad. 4 Koszty administracyjne dotyczą kosztów funkcjonowania Oddziałów regionalnych
i Biura Izby. Koszty wydzielonej działalności gospodarczej dotyczą w głównej mierze kosztów
bezpośrednich.
Ad. 5 Pozostałe przychody dotyczą w szczególności dochodów ze sprzedaży środków
trwałych odpisu przedawnionych zobowiązań, otrzymanych odszkodowań.
26
Ad. 6 Pozostałe koszty dotyczą m.in. ujemnej różnicy na zbyciu trwałych składników majątku
trwałego, odpisu przedawnionych należności, zapłaconych odszkodowań, kar, grzywien.
Ad. 7 Przychody finansowe dotyczą w szczególności otrzymanych odsetek od środków
na rachunkach bankowych, otrzymanych odsetek od należności i składek członkowskich
oraz różnic kursowych.
Ad. 8 Koszty finansowe dotyczą w szczególności odsetek od zobowiązań, zapłaconych
odsetek od kredytów oraz różnic kursowych.
Ad. 9 Wynik finansowy brutto na całokształcie działalności jako różnica pomiędzy
przychodami a kosztami, po uwzględnieniu przychodów nie wliczanych do podstawy
opodatkowania, oraz kosztów nie stanowiących kosztów podatkowych, stanowi podstawę
opodatkowania podatkiem dochodowym.
27
Załącznik nr 9
Opis systemu informatycznego w rachunkowości.
Etapy procesu Czynności
przetwarzania
Gromadzenie •
przygotowanie dowodów obcych,
danych
•
sporządzenie dowodów własnych,
•
kontrola dowodów,
•
dekretacja dowodów,
•
sporządzenie poleceń księgowania,
•
przygotowanie dokumentów do przetwarzania
Prowadzenie
•
ksiąg
•
rachunkowych •
Prezentacja
wyników
4
•
•
•
•
•
•
•
•
wprowadzenie danych na komputerowe nośniki danych,
kontrola poprawności wprowadzenia danych,
odczyt danych przez komputer,
automatyczna kontrola danych przez komputer,
korygowanie błędów i powtórne wprowadzenie danych,
porządkowanie danych w komputerze,
aktualizacja zbioru danych,
obliczanie wyników
drukowanie danych,
wyświetlanie danych na monitorze,
wykorzystanie danych przez użytkowników
Opis systemu informatycznego
Wykaz programów
1
1.SYMFONIA
Finanse i
księgowość
Forte
2.SYMFONIA
Kadry i Płace
3.SYMFONIA
Środki Trwałe
Wersja oprogramowania
2
Program służący do prowadzenia ksiąg
rachunkowych
Program służący do prowadzenia ewidencji
wynagrodzeń oraz rozrachunków
publicznoprawnych związanych z
wynagrodzeniami
„Środki trwałe” program służący do prowadzenia
ewidencji szczegółowej środków trwałych
Data
rozpoczęcia
eksploatacji
3
2007 r.
2002 r.
2002 r.
Opis systemu ochrony danych zabezpieczenie danych
Zgodnie z art. 71 ust. 1 uor dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, księgi
rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także
zbiorami są przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami,
nieupoważnionym
rozpowszechnianiem,
uszkodzeniem
lub
zniszczeniem
w
pomieszczeniach wydzielonych chronionych przez całą dobę.
28
Komputerowa technika prowadzenia ksiąg umożliwia stosowanie odpornych na zagrożenia
nośników danych, tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach
komputerowych, zachowując trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości.
Izba tworzy rezerwowe kopie zbiorów na komputerowych nośnikach danych.
Komputerowe nośniki danych
Księgi rachunkowe Izby spełniają wymagania art. 71 ust. 2 uor i są archiwizowane w formie
zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych.
Przechowywanie zbiorów
Zbiory Izby podstawowe są przechowywane w siedzibie Biura KIDP w Warszawie oraz
pomocnicze w siedzibach regionalnych oddziałów. Dowody księgowe i dokumenty
inwentaryzacyjne Izby w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym
do sposobu prowadzenia ksiąg, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób
pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się
określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów
w zbiorze.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentacje
przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym
również sprawozdania z działalności Izby, przechowuje się odpowiednio w sposób określony
w art. 73 ust. 1.
Czas przechowywania zbiorów
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. To
samo dotyczy dokumentacji płacowej. Pozostałe zbiory przechowuje się, co najmniej przez
okres:
•
Księgi rachunkowe – 5 lat,
•
Dokumentacja dotycząca środków pochodzących z Unii Europejskiej oraz pomocy
publicznej w terminach ustalonych w umowach,
•
Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie
krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
•
Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
•
Pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
Ustalony okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku
obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Udostępnianie danych i dokumentów
Udostępnianie sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności Izby oraz dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów może mieć miejsce w siedzibie Izby
lub poza jej siedzibą wyłącznie za pokwitowaniem i po uzyskaniu zgody Skarbnika KRDP i
powiadomieniu Dyrektora oraz Głównego Księgowego Biura Izby.
Wydanie dokumentów poza siedzibę Izby wymaga pozostawienia kopii lub wykazu
wydanych dokumentów w siedzibie Izby.
29
Załącznik nr 10
Zasady sporządzania raportu finansowego regionalnego oddziału Krajowej Izby
Doradców Podatkowych.
Gospodarkę finansową regionalnego oddziału Izby prowadzi, z upoważnienia KRDP Zarząd
Oddziału.
1. Środki finansowe, przekazane do dyspozycji oddziału przechowywane
są na wyodrębnionym rachunku bankowym.
2. Do dysponowania środkami, o których mowa w pkt 2 upoważnieni są członkowie
zarządu oddziału określeni w stosownej uchwale KRDP.
3. Ewidencję księgową operacji gospodarczych Krajowej Izby Doradców Podatkowych
i jej oddziałów prowadzi Biuro Izby, przy zastosowaniu techniki komputerowej.
Niniejsze zasady służą sprawnemu przekazywaniu dowodów księgowych
gromadzonych i powstających w Oddziałach z uwzględnieniem następujących
ustaleń:
a. Oddziały sporządzają raporty finansowe według wzoru wprowadzonego
Zarządzeniem Dyrektora Biura Izby wydanym w uzgodnieniu z Głównym
Księgowym Biura Izby oraz Skarbnikiem KRDP.
b. Raport należy sporządzać na bieżąco w formie zestawienia, na podstawie
dokumentów źródłowych.
c. Podstawowymi dokumentami załączanymi do raportu są dowody źródłowe,
wyciągi bankowe, raporty kasowe, noty i polecenia księgowania,
sporządzonymi zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości.
d. Dyrektor oraz Główny Księgowy Biura Izby w porozumieniu ze Skarbnikiem
KRDP wyznaczają osoby do sprawowania kontroli merytorycznej oraz
formalno-rachunkowej dowodów źródłowych
e. Dowody księgowe winny zawierać:
•
Numery preliminarza, pod którą jest ujęty, i zakwalifikowany dany
dokument,
•
Adnotacje
o
dokonanej
kontroli
(formalno-rachunkowej
i merytorycznej) wraz z podpisami,
•
Adnotacje o klasyfikacji dokumentu do miesiąca sprawozdawczego,
•
Pełne uzasadnienie celowości operacji finansowych ze wskazaniem
omówienia początków transakcji z uwzględnieniem jej etapów
(wybór oferty, zamówienie, realizacja, odbiór oraz ewidencja
pomocnicza)
f. Rozliczanie wzajemnych należności pomiędzy jednostkami organizacyjnymi z
różnych tytułów, a w szczególności za szkolenia, koszty podróży, mają
charakter zwrotu wyłożonych kwot i nie zwiększają wartości przychodów ze
sprzedaży. Raport finansowy oddziału sporządzony jest w 2 egzemplarzach, z
których:
•
•
Oryginał wraz ze wszystkimi dokumentami przekazywany jest
do Działu Księgowości Biura Izby za każdy miesiąc w terminie 7 dni
po okresie sprawozdawczym,
Kopia pozostaje w aktach oddziału.
Rozliczenia dotyczące kosztów międzyokresowych powtarzalnych do kwoty 1.000 zł.
winny być księgowane w całości w koszty.
4. W realizacji swoich wydatków oddziały nie mogą przekroczyć kwot określonych
w planie finansowym.
30
5. Oddziały obowiązane są prowadzić ewidencję ilościowo-wartościową w postaci ksiąg
inwentarzowych lub innych urządzeń ewidencji szczegółowej dla składników majątku
trwałego (w tym wyposażenia)
6. O przychodach i rozchodach (zakup, sprzedaż, likwidacja, nieodpłatne przekazanie)
składników majątkowych oddział niezwłocznie informuje Głównego Księgowego Biura
Izby, przekazując oryginały dokumentów uzasadniających te zmiany.
31
Załącznik nr 11
Wykaz kont syntetycznych Krajowej Izby Doradców Podatkowych w Warszawie.
Wykaz kont księgi głównej.
4..1.1
Zespół 0 - Aktywa trwałe
010 - Środki trwałe
020 - Wartości niematerialne i prawne
030 - Długoterminowe aktywa finansowe
070 - Umorzenie środków trwałych
075 - Umorzenie WNiP
080 - Środki trwałe w budowie
4..1.2
Zespół 1 - Środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkoterminowe aktywa
finansowe
100 – Kasa.
130 – BRE Bank-rachunek bieżący.
133 - Rachunki bankowe lokat.
135 – Rachunek ZFŚS.
138 – Kredyty bankowe.
139 – Inne aktywa pieniężne.
145 - Środki pieniężne w drodze.
4..1.3
Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia
200 – Rozrachunki z Doradcami Podatkowymi.
201 - Rozrachunki z odbiorcami.
202 - Rozrachunki z dostawcami.
205 - Rozrachunki z członkami jednostek organizacyjnych KIDP.
209- Rozrachunki z ubezpieczycielem z tytułu umowy generalnej.
210 – Zaliczki.
220 - Rozrachunki z budżetem
221 – VAT naliczony.
222 - VAT należny.
225 – Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne.
231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.
232 – Wynagrodzenia z tytułu umów cywilno-prawnych.
234 – Inne rozrachunki z pracownikami.
241 - Rozrachunki z tytułu kaucji.
242 - Rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek.
246 - Roszczenia sporne.
247 - Należności zasądzone.
32
249 - Pozostałe rozliczenia.
250 – Rozrachunki wewnętrzne z oddziałami.
251 – Rozliczenia wzajemne między jednostkami organizacyjnymi KIDP
271 – Rozliczenie przypisów składek.
272 – Rozliczenie przypisów składek ubezpieczeniowych OC.
275 – Przeniesienie sald – składki.
280 – Odpisy aktualizujące wartość należności.
Zespół 5 - Koszty według typów działalności (rodzajów) i ich rozliczeń
501 - Koszty działalności statutowej.
530 - Koszty działalności gospodarczej.
550 - Koszty administracji.
4..1.4
Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe
641 - Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów.
645 - Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów.
4..1.5
Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich uzyskaniem
700 - Przychody z tytułu składek członkowskich i innych opłat określonych Statutem
701 - Przychody z działalności statutowej.
703 - Przychody z działalności gospodarczej.
706 – Dotacje, subwencje, darowizny.
707 – Przychody z podziału zysku.
710 - Koszt własny działalności statutowej.
730 - Koszt własny działalności gospodarczej.
750 - Przychody finansowe.
755 - Koszty finansowe.
760 - Pozostałe przychody operacyjne.
765 - Pozostałe koszty operacyjne.
771 - Zyski nadzwyczajne.
772 - Straty nadzwyczajne.
Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy
801 - Fundusz zasadniczy (statutowy).
802 - Fundusz z aktualizacji wyceny.
803 – Pozostałe fundusze rezerwowe.
804 – Fundusz zasobowy.
820 - Rozliczenie wyniku finansowego.
821 - Rozliczenie wyniku finansowego lat ubiegłych.
822 - Rozliczenie na poczet wyniku finansowego roku bieżącego.
840 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów.
841 – Rezerwy.
842 - Rezerwy na zobowiązania i roszczenia.
843 - Rezerwy na podatek dochodowy.
844 – Pozostałe rezerwy.
851 - Zakładowy fundusz świadczeń specjalnych.
852 - Inne fundusze specjalne.
860 - Wynik finansowy.
33
871 – Podatek dochodowy.
Układ analityczny według regionów i Biura:
•
aktywów trwałych,
•
krótkoterminowych aktywów finansowych,
•
kosztów według typów działalności, rodzajów i ich rozliczeń,
•
przychodów i kosztów związanych z ich uzyskaniem.
Aktywa trwałe ewidencjonowane są w układzie szesnastu regionów oraz Biura KIDP z
uwzględnieniem klasyfikacji środków trwałych.
Koszty według typów działalności, rodzajów – rozliczane są według regionów i Biura z
uwzględnieniem:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Zużycia materiałów i energii.
Usług obcych.
Podatków i opłat.
Wynagrodzeń.
Ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń.
Amortyzacji.
Pozostałych kosztów rodzajowych.
Koszty rodzajowe mogą obejmować:
Ad. 1
Zużycie materiałów może obejmować materiały podstawowe, części zamienne do maszyn i
urządzeń, opakowania.
Zużycie energii może obejmować zakupioną energię elektryczną, energię cieplną, wodę oraz
sprężone powietrze.
Ad. 2
Usługi obce mogą obejmować faktury i inne dokumenty za roboty i usługi wykonywane przez
inne jednostki a dotyczące m.in. usług OC, usług transportowych, remontowych,
informatycznych, serwisowych, bankowych, pocztowych, wydawniczych, szkoleniowych,
telekomunikacyjnych, komunalnych, najmu i dzierżawy, sprzątania itp.
Ad. 3
Podatki i opłaty mogą obejmować:
•
podatek od nieruchomości,
•
podatek od środków transportu,
•
podatek naliczony VAT niepodlegający zwrotowi ani odliczeniu (z wyjątkiem
dotyczącego składników aktywów trwałych),
•
opłaty na PFRON,
•
opłaty od czynności cywilno-prawnych,
•
opłata skarbowa,
•
pozostałe opłaty np. sądowe, notarialne.
Ad. 4
Wynagrodzenia obejmują koszty w postaci wypłat pieniężnych z tytułu:
•
umów o pracę,
•
umów zlecenia,
•
umów o dzieło,
•
innych umów zawieranych z pracownikami i osobami doraźnie zatrudnionymi.
34
Ad. 5
Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia mogą obejmować:
•
Składki ZUS.
•
Odpis ZFŚS.
•
Szkolenia pracowników.
•
Świadczenia wynikające z BHP.
•
Ubezpieczenia osobowe.
Ad. 6
Amortyzacje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Amortyzacje środków trwałych amortyzowanych jednorazowo.
Amortyzacje środków trwałych, która nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
•
•
•
Ad. 7
Do pozostałych kosztów rodzajowych mogą być zaliczone w szczególności:
•
koszty podróży służbowej i diety, ryczałty, koszty noclegów i przejazdów, zwroty za
przejazdy przysługujące właścicielom samochodów odbywającym podróże służbowe
własnych samochodem,
•
ubezpieczenia majątkowe,
•
składki na rzecz organizacji krajowych i międzynarodowych,
•
koszty spotkań integracyjnych
Oznaczenie kosztów
Układ kosztów według regionów oznaczony jest drugą liczbą po numerze konta (550 – 16),
trzecia liczba oznacza rodzaj kosztów (550-16-1), grupa rodzajowa kosztów oznaczona jest
czwartą liczbą po numerze konta (550 – 16 – 1-101).
35
Załącznik nr 12
Regulamin Kontroli wewnętrznej Krajowej Izby Doradców Podatkowych
1. Wstęp
1.1. Kontrola jest nieodłącznym elementem każdego zorganizowanego działania oraz
integralnym składnikiem funkcji zarządzania na wszystkich jego szczeblach.
1.2. Prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej jest jednym
z niezbędnych warunków sprawnego i efektywnego zarządzania oddziałującego
na całokształt pracy Izby.
2. Pojęcie i przedmiot kontroli
2.1. Pod pojęciem kontroli wewnętrznej należy rozumieć zespół metod i środków
mających na celu zapobieganie powstawaniu wszelkich przejawów naruszania
obowiązujących norm i zarządzeń Krajowej Rady Doradców Podatkowych
w zakresie gospodarowania, bieżące wykrywanie już powstałych naruszeń oraz
wskazywanie sposobów i środków umożliwiających likwidację stwierdzonych
uchybień i nieprawidłowości.
2.2. Przedmiotem kontroli wewnętrznej jest całokształt działań statutowych związanych
z gospodarką finansową, mających wpływ na stan majątkowy Izby.
2.3. Działalność Izby ma odbicie w odpowiedniej dokumentacji określonej przepisami
i w związku z tym kontrolą obejmowane są przede wszystkim dokumenty operacji
gospodarczych, jak również przebieg tych operacji wraz z dokumentacją
towarzyszącą.
2.4. Zasady niniejsze nie zastępują obowiązujących przepisów zewnętrznych, zarządzeń
Krajowej Rady Doradców Podatkowych jak i innych wewnętrznych ustaleń
normujących pracę Izby.
3. System kontroli
3.1. Kontrola wewnętrzna jest organizowana i przeprowadzana w Biurze KIDP i jej
Oddziałach Regionalnych przez pracowników odpowiedzialnych z tytułu
zajmowanych stanowisk i pełnionych funkcji oraz Zarządy OR, w sposób ciągły, a
obowiązek jej wykonywania wchodzi w zakres stałych zadań tych pracowników i
przedstawicieli samorządu wykonujących funkcje kontrolne ustalone w
pełnomocnictwach lub zakresach obowiązków.
3.2. Szczególną formą kontroli w Izbie jest realizacja zadań statutowych przez Krajową
Komisję Rewizyjną, której przysługują funkcje decyzyjne w zakresie zatwierdzania
sprawozdań finansowych Izby.
3.3. Kontrola wewnętrzna w Izbie sprawowana jest w następujących formach
organizacyjnych, wzajemnie ze sobą powiązanych i skoordynowanych:
Samokontroli – polegającej na zapewnieniu i wykorzystaniu takiego systemu organizacji
pracy, który ułatwi każdemu pracownikowi kontrolowanie czynności własnych i związanych z
nimi czynności realizowanych na innych stanowiskach pracy. Samokontrola stanowi
zasadniczy element kontroli funkcjonalnej.
Kontroli funkcjonalnej – wykonywanej przez pracowników zajmujących stanowiska związane
z nadzorem i kontrolą pracy podległych pracowników. W OR Izby nadzór i kontrole wykonują
Zarządy tych jednostek w ramach posiadanych pełnomocnictw.
36
4. Organizacja i wykonywanie kontroli wewnętrznej
4.1. Organizacja kontroli
Zadania i zakres kontroli wewnętrznej dla stanowisk pracy określane są w zakresach
działalności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz w stanowiskowych zakresach
obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
System kontroli wewnętrznej uzupełniają ponadto obowiązujące w Izbie przepisy
wewnętrzne zawarte w zarządzeniach samorządu i Dyrektora Biura Izby.
Każdy pracownik Izby, na zasadzie umowy o pracę, przejmuje na siebie obowiązek
sprawowania kontroli wewnętrznej wynikającej z przyjętego zakresu czynności oraz treści
zasad.
W celu zapewnienia skuteczności działania kontroli wewnętrznej w Izbie żaden pracownik
nie powinien wykonywać wszystkich czynności związanych z załatwianiem operacji
gospodarczych od początku do końca (od zamówienia do zapłaty).
4.2. Zasady i funkcje kontroli
Kontrole wewnętrzną należy przeprowadzać na każdym etapie zarządzania w sposób
umożliwiający:
•
dostarczenie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji,
•
zapobieganie niekorzystnym zjawiskom,
•
inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywanie sposobów i środków
zapobiegających powstawanie nieprawidłowości, jak również umożliwiające ich szybkie
usunięcie.
Kontrola wewnętrzna powinna być wykorzystywana przez zobowiązanych i uprawnionych
pracowników poprzez realizację m.in. następujących jej funkcji:
•
Informacyjnej – podlegającej na dostarczaniu Samorządowi oraz dyrektorowi Izby
rzetelnych informacji niezbędnych do podejmowania prawidłowych decyzji, jak też
o stwierdzonych nieprawidłowościach. Funkcja informacyjna odnosi się przede
wszystkim do kontroli instytucjonalnej i funkcjonalnej, w trakcie, której uzyskuje się
bezpośrednie i bieżące informacje o przebiegu procesu zarządzania, które mogą być
wykorzystane do podejmowania decyzji.
•
Profilaktycznej – polegającej na zapobieganiu niekorzystnym zjawiskom w działalności
Izby na wszystkich szczeblach zarządzania.
Wyrazem dokonania kontroli przez pracownika odpowiedzialnego za jej przeprowadzenie
jest złożenie na skontrolowanych dokumentach swojego podpisu, daty oraz w miarę potrzeby
zamieszczenia klauzuli określającej zakres i formę przeprowadzanej kontroli. W razie
stwierdzenia, że dokument nie posiada cech przeprowadzenia kontroli odpowiedzialność
z tego tytułu ponoszą osoby zatwierdzające taki dokument.
Dowodem przeprowadzenia kontroli mogą być również: protokół, notatka służbowa,
sprawozdanie.
37
4.3. Rodzaje kontroli oraz obowiązki jej zabezpieczenia i sprawowania
Kontrola funkcjonalna jest wykorzystywana przez osoby, które w zakresie czynności
posiadają obowiązki nadzoru a zatem i kontroli nad działalnością podległych im osób
i jednostek organizacyjnych. Kontrole funkcjonalną sprawują:
•
Skarbnik Krajowej Rady Doradców Podatkowych,
•
Przewodniczący i Skarbnicy RO KIDP,
•
Dyrektor i Zastępcy Dyrektora Biura Izby,
•
Główny Księgowy,
•
Inne osoby - w przypadku ich wyznaczenia i upoważnienia.
Samokontrola – jest elementem kontroli funkcjonalnej na wszystkich etapach zarządzania.
Skuteczność jej działania jest uzależniona od stopnia organizacji, zakresu czynności, obiegu
dokumentacji, orientacji w całokształcie funkcjonowania Izby oraz otrzymywania bieżących
informacji pozwalających na sprawdzenie prawidłowości wykonywanych zadań na każdym
odcinku.
Kontrola instytucjonalna – jest wykonywana przez Skarbnika KRDP, Dyrektora Biura Izby,
Głównego Księgowego Biura Izby, Przewodniczących i Skarbników RO oraz stanowiska
pracy, których jednym z głównych zadań jest kontrolowanie innych pracowników oraz
sprawowanie kontroli całokształtu lub określonych odcinków działalności Izby
w zakresie ich obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
Czynności kontroli instytucjonalnej wykonują:
•
Dyrektor oraz jego zastępcy, którzy odpowiedzialni są za całość gospodarki finansowej,
w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, a także za należyte
wykorzystanie wyników kontroli. W celu zapewnienia realizacji tego obowiązku oraz
stałego doskonalenia systemu kontroli wewnętrznej wdraża szczegółowe procedury
oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i absorpcji przychodów
z różnych źródeł. Bieżąco dokonuje analizy, realizacji planów finansowych budżetu
przez agendy KRDP oraz Regionalne Oddziały Izby. Dyrektor ma zapewnić,
że wszystkie operacje finansowe i gospodarcze są rzetelnie dokumentowane
i prawidłowo rejestrowane i klasyfikowane.
•
Dyrektor Biura Izby jako kierownik zakładu pracy dla zatrudnionych w Izbie pracowników
zobowiązany jest do:
•
o
ustalenia
zakresów
czynności,
obowiązków,
uprawnień
i odpowiedzialności podległych pracowników, wraz z określeniem ich
zadań w zakresie sprawowania kontroli załatwianych spraw i dokumentów,
o
bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania przez podległych
pracowników przypisanych im czynności,
o
bieżącej kontroli jakości i terminowości wykonywanych prac i poleceń
służbowych.
Skarbnik KRDP oraz Przewodniczący i Skarbnicy zarządów Regionalnych Oddziałów
Izby w zakresie kontroli decyzji i operacji zamierzonych w ramach planu przychodów
i wydatków oraz zatwierdzanie transakcji z uwzględnieniem sprawności organizacyjnej,
celowości, gospodarności, legalności i rzetelności działania i poprawności formalno –
prawnej i rachunkowej działania oraz jego udokumentowania.
38
Skarbnik KRDP, Dyrektor Biura Izby, Zastępca Dyrektora Biura Izby, Główny Księgowy Biura
Izby oraz Przewodniczący i Skarbnicy RO dokonują kwalifikacji kosztów działalności
statutowej administracyjnej oraz wydzielonej działalności gospodarczej, kierując się
ustalonymi zasadami w tym zakresie ustalonymi w polityce rachunkowości.
•
Główny księgowy i podlegli mu pracownicy spełniają szczególną funkcję
w wykonywaniu kontroli wewnętrznej. Dysponują oni informacjami niezbędnymi
do sprawowania kontroli rachunkowej i analizy ekonomiczno-finansowej całego
budżetu Izby i jej elementów składowych. Główny księgowy zobowiązany jest
w szczególności do:
o
Prowadzenia rachunkowości Izby zgodnie z obowiązującymi zasadami
polegającymi na:
•
zorganizowaniu obiegu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy
przebieg operacji gospodarczych i ochrony mienia Izby,
•
bieżącym i prawidłowym prowadzeniu ksiąg i sprawozdawczości w sposób
umożliwiający terminowe przekazywanie rzetelnych informacji o realizacji planów
finansowych; ochronę mienia Izby; prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń
finansowych w tym publiczno-prawnych; należyte przechowywanie i zabezpieczenie
dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych;
nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości i dokonywanych rozliczeń
finansowych zwłaszcza z tytułu składek i usług ubezpieczeniowych.
•
zorganizowaniu systemu wewnętrznej informacji finansowej Izby,
•
prowadzenia gospodarki finansowej Izby zgodnie z obowiązującymi zasadami, w tym
m.in. przez:
•
przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnieniu należytej ochrony wartości
pieniężnej przez aktywne ich zagospodarowywanie,
•
zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawieranych umów,
•
zapewnienie terminowego ściągania składek członkowskich i innych należności,
•
przestrzegania obowiązujących przepisów podatkowych, w zakresie wynagrodzeń,
pokrywania kosztów w ramach ustalonych planów finansowych i z właściwych
środków,
•
dokonywania w ramach kontroli wewnętrznej wstępnej, bieżącej i następczej kontroli
funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków oraz kontroli następczej operacji
gospodarczych Izby stanowiących przedmiot księgowań.
Wykonywanie funkcji głównego księgowego zobowiązuje do wiodącej roli w zakresie:
•
dokonywania wstępnego rachunku ekonomicznego realizowanych i podejmowanych
działań oraz analiz i ocen efektywności ekonomicznej,
•
praw udoskonalających system obiegu dokumentów, ewidencji i rozliczeń finansowych,
•
prac usprawniających system ekonomicznej informacji. Czynności kontroli
instytucjonalnej są realizowane na podstawie zakresów działalności poszczególnych
stanowisk pracy zobowiązanych do systematycznych i ciągłych kontroli określonych
zadań.
39
5. Kryteria, formy i metody kontroli wewnętrznej
5.1. Kryteria kontroli wewnętrznej.
Podstawowymi kryteriami są:
•
Sprawność organizacyjna, która powinna umożliwić spełnianie funkcji
sygnalizacyjnej, instytucjonalno – doradczej oraz profilaktyczno – wychowawczej,
•
Celowość – tj. zgodność działania z ustalonymi zadaniami Izby,
•
Gospodarność – polegająca na optymalnej realizacji zadań w istniejących
warunkach oraz z zachowaniem obowiązujących przepisów, przy ponoszeniu
racjonalnych kosztów z zastosowaniem elementów konkurencyjności,
•
Rzetelność – oznaczająca zgodność treści merytorycznej działań i dokumentów
odzwierciedlających rzeczywisty przebieg z uwzględnieniem niezbędnych potrzeb,
•
Legalność – tj. zgodność działania z przepisami prawa i normami wewnętrznymi
obowiązującymi w Izbie.
5.2. Formy i metody kontroli.
W Izbie obowiązują ogólnie stosowane formy i metody kontroli wewnętrznej
•
ze względu na czas przeprowadzania kontroli: wstępna, bieżąca i następna,
•
ze względu na sposób ustalania stanu faktycznego: rzeczowa, dokumentalna,
•
ze względu na przedmiot i
reprezentacyjna, kompleksowa,
•
ze względu na charakter kontroli dokumentów: merytoryczna, formalna, prawna i
rachunkowa.
zakres
kontroli:
pełna,
odcinkowa,
całkowita,
W Izbie najczęściej występują pierwsza i ostatnia forma kontroli.
Ze względu na czas przeprowadzania wyodrębniamy:
Kontrolę wstępną – kontrola czynności zamierzonych tj. jeszcze niedokonanych. Kontrola
wstępna ma na celu zapobieganie działaniom niepożądanym lub nielegalnym. Posiada
charakter zapobiegawczy i prewencyjny.
Kontrolę bieżącą – polegającą na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania
w celu stwierdzenia czy przebiegają one prawidłowo, obejmuje ona badanie rzeczywistego
stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich
zabezpieczenia.
Kontrolę następczą – polegającą na badaniu stanu faktycznego i dokumentów
odzwierciedlających czynności już dokonane. Zakres obejmuje całokształt gospodarki
finansowej Izby. Celem kontroli następczej jest m.in. w razie ujawnienia nieprawidłowości
ustalenie osób winnych i odpowiedzialnych za ich wystąpienie.
Całość dowodów działalności finansowej Izby podlega ocenie podczas:
•
kontroli formalnej – polegającej na sprawdzeniu wiarygodności dokumentów
zapewniających odtworzenie stanu rzeczywistego, a także na zbadaniu prawidłowości
sposobu sporządzania tych dokumentów,
•
kontroli merytorycznej – polegającej na ustaleniu prawidłowości zrealizowanej operacji
finansowo – gospodarczej w porównaniu z treścią dokumentu przedłożonego do kontroli
pod względem zgodności z prawem, planami finansowymi, zasadami celowości
i gospodarności.
40
•
Kontroli rachunkowej –
w badanym dokumencie.
polegającej
na sprawdzeniu
wyliczeń
arytmetycznych
6. Zasady postępowania w przypadku ujawnienia nieprawidłowości.
6.1. W przypadku ujawnienia podczas kontroli wstępnej nieprawidłowości kontrolujący
zobowiązany jest:
•
zwrócić
bezzwłocznie nieprawidłowe
dokumenty
właściwym
organizacyjnym w celu dokonania odpowiednich zmian lub uzupełnień;
•
odmówić podpisania dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji
sprzecznych z obowiązującymi przepisami oraz zawiadomić o tym Dyrektora Biura
Izby oraz Głównego Księgowego Biura Izby, który podejmuje dalsze postępowanie.
komórkom
Stwierdzone w dokumentach wszelkie nieprawidłowości merytoryczne, formalno – prawne
i rachunkowe kontrolujący zobowiązany jest zaznaczyć w sposób jednoznaczny i widoczny
na dokumencie.
6.2. W przypadku ujawnienia czynu mającego cechy przestępstwa, niegospodarności,
marnotrawstwa lub rażącego zaniedbania obowiązków służbowych, kontrolujący
zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym Skarbnika KRDP, Dyrektora Biura
Izby lub jego zastępcę oraz Głównego Księgowego Biura Izby oraz zabezpieczyć
dokumenty stanowiące dowody tych czynów lub zaniedbań.
6.3. W każdym przypadku ujawnienia czynu mającego cechy przestępstwa osoby
wymienione w punkcie 6.2 powiadamiają odpowiednie instytucje lub organy
6.4. Na podstawie wyników kontroli i wniosków pokontrolnych Dyrektor Biura Izby lub
jego zastępca stosuje sankcje dyscyplinarne i wyciąga konsekwencje służbowe
w stosunku do osób winnych oraz podejmuje działania organizacyjne w celu
zapobiegania powstawaniu podobnych nieprawidłowości i zaniedbań w przyszłości.
Powyższe działania wykonywane są niezależnie od zawiadomienia organów
powołanych do ścigania przestępstw w przypadku ujawnienia przestępstwa.
7. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej – instytucjonalnej.
Procedury przeprowadzania kontroli instytucjonalnej powinny być określone indywidualnie.
Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne przedstawienie stanu faktycznego
i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, ustalenie ich przyczyn, skutków i osób
odpowiedzialnych.
Kontrolujący dokonuje ustaleń na podstawie dowodów.
W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia
przestępstwa, kontrolujący zobowiązany jest zawiadomić o tym niezwłocznie dyrektora.
Kontrolujący zobowiązany jest do zawarcia ustaleń kontroli w protokole dwustronnym,
podpisanym m.in. przez zainteresowanego pracownika. Odmowa podpisu powinna zostać
omówiona wraz z dowodami uzasadniającymi takie zachowanie.
41

Załącznik - Krajowa Izba Doradców Podatkowych

Transkrypt

Podobne dokumenty

DEKLARACJA CZŁONKA IZBY PRZEMYSŁOWO

KONKURS WIEDZY O KRAJACH EUROPEJSKICH

strony 1-8 - Dolnośląska Izba Rzemieślnicza

Porządek dzienny 15.05.2008 I. Wprowadzenie 08.00 – 08.15

Prosba o przygotowanie nowego projektu papieru

Izby przemystowo-handlowe w Polsce na tle Europy i Stanöw

pobierz - Gmina Radomyśl nad Sanem

format PDF - Polska Izba Druku