do druku - Jacek Franek

KANCELARIA ADWOKACKA
RECHTSANWALTSKANZLEI
DR JACEK FRANEK
MAGISTER LEGUM EUROPAE
Zakładanie filii w Niemczech
Gazeta Prawna - Marzec 2004
Nr Wydania: 56, strona 20
Jak eksportować towarów do Niemiec - własna filia
W poprzednich numerach GP prezentowaliśmy możliwości rozprowadzania towarów
w Niemczech za pomocą pośrednika (GP nr 7 i nr 8) oraz dealera (GP nr 34). Kolejnym
kanałem dystrybucyjnym, z którego można skorzystać w Niemczech, jest założenie
tam filii polskiego przedsiębiorstwa. W praktyce forma ta - ponieważ wiąże się ona z
większymi już nakładami - jest opłacalna w dwu sytuacjach: po pierwsze wtedy, gdy
sprzedawany produkt uzyskał już na rynku niemieckim określoną renomę - założenie
własnej filii jest tutaj alternatywą do podpisywania umów z dealerami; po drugie
założenie własnej filii może być opłacalne także w fazie wprowadzania towaru na
rynek, ale tylko pod warunkiem, że filia ta zostanie obsadzona przez niemieckiego
pośrednika handlowego, który doskonale znając rynek będzie znajdował nabywców
na towar i wyrabiał mu markę.
W praktyce największą trudność związaną z zakładaniem filii w Niemczech jest
uzyskanie zezwolenia na pobyt i ewentualnie pracę dla obywateli polskich mających
prowadzić ową filię. Jest to niestety w wielu przypadkach przeszkoda nie do
pokonania, a w przypadkach tych, wobec braku możliwości zatrudnienia własnego
personelu, przedsiębiorstwa nie decydują się na zakładanie własnej filii z niemieckim
personelem, lecz prowadzą dystrybucję towaru poprzez pośrednika handlowego lub
dealera.
Filia polskiego przedsiębiorstwa może zostać założona w dwu różnych formach
prawnych - jako przedstawicielstwo polskiego przedsiębiorstwa lub jako jego oddział.
Istnieje wprawdzie także możliwość założenia w Niemczech tzw. spółki-córki (w
praktyce wchodzi zazwyczaj w rachubę spółka z o.o.) ale ze względu na koszty
założeniowe wynoszące ok. 30.000-35.000 EUR , spółka-córka nadaje się tylko do
zaawansowanej dystrybucji, to znaczy dystrybucji takiego towaru, o którym wiadomo,
tel.: + 48 22 622 95 96
fax: +48 22 622 12 85
mobile: +48 508 191 289
e-mail: [email protected]
że z pewnością się w Niemczech sprzeda.
Zarówno przedstawicielstwo jak i oddział nie są z prawnego punktu widzenia - w
przeciwieństwie do córek-spółek, które posiadają własną i odrębną od spółki-matki
osobowość prawną - samodzielnymi przedsiębiorstwami, lecz dzielą w większym lub
mniejszym stopniu byt prawny polskiego przedsiębiorstwa macierzystego. O stopniu
owego "uzależnienia" od macierzystego przedsiębiorstwa decyduje to, którą z tych
form polskie przedsiębiorstwo powołało do życia.
1.
Przedstawicielstwo
Przedstawicielstwo (Repräsentanz lub Betriebsstätte) nie ma w ogóle samodzielnego
bytu prawnego. Jest ono jedynie częścią polskiego przedsiębiorstwa i nie występuje w
Niemczech pod swoją własną nazwą, lecz pod nazwą owego przedsiębiorstwa.
Przedstawicielstwo nie prowadzi własnej księgowości i nie może posiadać własnego
majątku firmowego - księgowość prowadzona jest przez macierzyste
przedsiębiorstwo polskie i do niego też należy majątek firmowy. Przedstawicielstwo
nie posiada osobowości prawnej i nie podlega wpisowi do rejestru handlowego
(Handelsregister), a tylko wpisowi do ewidencji gospodarczej (Gewerbeanmeldung).
Mimo braku osobowości prawnej przedstawicielstwa bardzo dobrze nadaje się ono
do prowadzenia dystrybucji w fazie wprowadzania produktu na rynek niemiecki,
bowiem może zajmować się marketingiem, reklamą i poszukiwaniem nabywców
towaru, jednym słowem zaznaczaniem obecności polskiego przedsiębiorstwa
macierzystego na rynku - a już sama sprzedaż dokonywana jest przez to
przedsiębiorstwo macierzyste. W formie przedstawicielstwa trudno jest natomiast
prowadzić zaawansowaną dystrybucję towarów, a w szczególności dystrybucję
bardziej skomplikowanych produktów, tj. takich, które mogą wymagać serwisowania
lub napraw. Przedstawicielstwo nie może bowiem zatrudniać polskich pracowników,
którzy mieliby zajmować się serwisem. Pracownicy ci musieliby więc za każdym razem
dojeżdżać z macierzystego przedsiębiorstwa w Polsce, co prowadziłoby oczywiście do
powstawania nadmiernych kosztów.
Mimo prostoty formy prawnej, nie można przeoczyć jednak problemów związanych z
zakładaniem i prowadzeniem przedstawicielstwa. Ponieważ przedstawicielstwo nie
posiada osobowości prawnej, a jest jedynie częścią zagranicznego przedsiębiorstwa, a
więc takiego, którego kondycja finansowa i gospodarcza jest na miejscu nieznana,
forma ta nie wzbudza szczególnego zaufania niemieckich organów administracji
państwowej. Manifestuje się to problemami natury administracyjnej przy zgłaszaniu
przedstawicielstwa do ewidencji gospodarczej (Gewerbeanmeldung), a także
problemami przy uzyskiwaniu zezwoleń na pobyt dla osób prowadzących
przedstawicielstwo. Problemy te nie znikną prawdopodobnie także po przystąpieniu
Polski do UE, ponieważ możliwe jest utrzymanie przez okres przejściowy różnych
restrykcji. Kwestię tą trzeba widzieć jednak całkiem jasno: inaczej wygląda sytuacja,
gdy przedstawicielstwo chce założyć duża firma, np. PKN Orlen, a inaczej, gdy jest to
mała firma no name gdzieś z krańców Polski.
Administracyjne koszty założenia przedstawicielstwa są bardzo niskie i wynoszą w
granicach 200 EUR. Nie wolno jednak zapomnieć o kosztach obsługi prawnej, które
mogą być w zależności od konkretnego stanu faktycznego bardzo różne. Wprawdzie
tel.: + 48 22 622 95 96
fax: +48 22 622 12 85
mobile: +48 508 191 289
e-mail: [email protected]
wiele polskich firm przyzwyczajonych jest do unikania tych kosztów, to jednak w
Niemczech trzeba je od samego początku wpisać w budżet projektu, bowiem
załatwianie spraw na własną rękę wychodzi tam w końcowym obrachunku drożej, nie
mówiąc o tym, że może doprowadzić do braku powodzenia w realizacji projektu.
Ponadto dochodzą koszty za tłumaczenie dokumentów niezbędnych do uzyskania
wpisu do ewidencji gospodarczej oraz koszty wynajęcia lokalu (bez niego założenia
przedstawicielstwa jest z punktu widzenia prawa niemożliwe).
2.
Oddział
Drugą formą prawną dla założenia filii polskiego przedsiębiorstwa jest forma oddziału
(Zweigniederlassung) polskiej spółki. Oddział ma o wiele większą samodzielność
aniżeli przedstawicielstwo, ponieważ posiada on własny majątek i prowadzi odrębną
od macierzystej spółki księgowość (która musi być zgodna z niemieckim prawem o
rachunkowości). Występuje on ponadto pod własną nazwą np. "FRUGO S.A. Oddział w
Niemczech". Oddział podlega zarówno wpisowi do rejestru handlowego
(Handelsregister), jak i wpisowi do ewidencji gospodarczej (Gewerbeanmeldung).
Teoretycznie możliwe jest założenie oddziału zarówno spółki osobowej jak i
kapitałowej. W praktyce jednak założenie oddziału, jeśli spółką macierzystą jest
spółka osobowa (tzn. cywilna, jawna, komandytowa) jest prawie niemożliwe do
realizacji. Dlatego też na zakładanie oddziału w Niemczech decydować się powinny
tylko polskie spółki kapitałowe (z o.o. lub akcyjne).
Zakładanie oddziału polskiej spółki kapitałowej jest finansowo o tyle korzystne, że od
oddziału nie jest wymagana wpłata kapitału zakładowego - niemiecki oddział nie musi
posiadać kapitału zakładowego, ponieważ ten posiada już spółka macierzysta w
Polsce. Oddział musi jednak czynić zadość przeróżnym formalnym wymogom
podyktowanym przez niemieckie prawo, m.in. musi posiadać stałego przedstawiciela
na terenie Niemiec, tzw. kierownika oddziału, który reprezentuje go na zewnątrz i na
którego ręce doręczana jest wszelka oficjalna korespondencja do oddziału. Ów
kierownik musi mieć stałe miejsce pobytu i zamieszkania w Niemczech,
niewystarczające jest, że dojeżdża do Niemiec tylko w miarę potrzeby. W
konsekwencji, jeśli jest to osoba z polskim obywatelstwem, musi uzyskać zezwolenie
na pobyt na terenie Niemiec, co nieraz może być połączone z problemami natury
administracyjnej. Uzyskanie zezwolenia jest jednak niezbędne, w przeciwnym
wypadku osoba ta nie może piastować funkcji kierownika oddziału, a bez kierownika
sąd nie dokona wpisu do rejestru handlowego.
Obok ustanowienia kierownika, w celu dokonania wpisu do rejestru handlowego
niezbędne jest podanie adresu oddziału i jego przedmiotu działalności, a także
numeru wpisu polskiej spółki do KRS wraz z wyciągiem oraz przedłożenie umowy
spółki w tłumaczeniu przysięgłym - sądy niemieckie żądają zazwyczaj przedłożenia
tłumaczenia sporządzonego przez tłumacza zaprzysiężonego w Niemczech. Ponadto
niektóre dokumenty muszą zostać potwierdzone przez ambasadę lub konsulat.
Założyciele muszą poza tym złożyć w obecności notariusza wzór podpisu do rejestru
handlowego. Przed zgłoszeniem oddziału do rejestru handlowego niezbędne jest
zazwyczaj uzyskanie potwierdzenia miejscowej Izby Handlowo-Przemysłowej
(Industrie- und Handelskammer) o tym, że nazwa oddziału nie jest na tyle zbliżona do
tel.: + 48 22 622 95 96
fax: +48 22 622 12 85
mobile: +48 508 191 289
e-mail: [email protected]
żadnej nazwy spośród firm w danym okręgu, że istnieje niebezpieczeństwo pomylenia
nazw.
Administracyjne i sądowo-rejestrowe koszty założenia oddziału nie są wysokie, jednak
już nieco wyższe niż założenia przedstawicielstwa - wynoszą one w granicach 300-400
EUR. Dodać należy jednak opłaty za tłumaczenia przysięgłe i potwierdzenie
dokumentów w ambasadzie, koszty notarialne oraz koszty obsługi prawnej, o których
była już mowa przy omawianiu przedstawicielstwa. Nie wolno także zapomnieć o
kosztach wynajmu lokalu, bez którego założenia oddziału nie jest prawnie możliwe.
Wprawdzie koszty założenia oddziału są wyższe niż założenia przedstawicielstwa, to
jednak ze względu na bardziej skonkretyzowaną formę prawną, oddział cieszy się
większym zaufaniem organów administracji państwowej oraz uczestników obrotu
gospodarczego. Oczywiście także przedstawicielstwo może zdobyć zaufanie tych
osób, o ile ma ono właściwą lokalizację i odpowiednio dobraną osobę kierownika,
która zajmuje się prowadzeniem przedstawicielstwa i reprezentowaniem go w
kontaktach z innymi.
tel.: + 48 22 622 95 96
fax: +48 22 622 12 85
mobile: +48 508 191 289
e-mail: [email protected]