Protokół z kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy w

Protokół
z kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy w Koprzywnicy
Kontrolę w dniu 31 maja 2005 roku przeprowadzili Wincentyna Kącka i Adam
Michcik - pracownicy Delegatury KBW w Kielcach na podstawie upoważnienia Nr 3/05
wystawionego w dniu 30 maja 2005r. przez Dyrektora Delegatury Krajowego Biura
Wyborczego w Kielcach.
Przedmiotem kontroli był sposób prowadzenia, aktualizacji i udostępniania
rejestru wyborców za okres od 31 grudnia 2004r. do 31 marca 2005 r. - jako zadania
zleconego gminie ustawą, w oparciu o tezy opracowane w Delegaturze KBW w Kielcach
i zatwierdzone przez Dyrektora Delegatury Krajowego Biura Wyborczego w Kielcach.
Ustalenia kontroli:
Urzędnikiem Wyborczym w Urzędzie Miasta i Gminy w Koprzywnicy jest Pani
Janina Podobińska - Inspektor ds. Obsługi Rady Miasta.
Dokumentację w trakcie
kontroli
udostępniała
oraz wszelkich
wyjaśnień
udzielała Pani Ewa Jasińska - Inspektor ds. Ewidencji Ludności, Obrony Cywilnej
i Spraw Wojskowych, która ma w zakresie obowiązków także prowadzenie rejestru
wyborców.
W Urzędzie Miasta i Gminy Koprzywnica rejestr wyborców prowadzony jest w
systemie informatycznym i w formie kartoteki. System informatyczny nie uwzględnia
informacji zawartych na kartach dodatkowych - zielonych (założonych na podstawie
decyzji o wpisaniu obywatela do rejestru na jego wniosek) i różowych (tj. założonych dla
wyborców pozbawionych prawa wybierania oraz wpisanych do rejestru pod innym
adresem niż adres zameldowania na pobyt stały). Rejestr wyborców obsługiwany jest
przez program ELUD 6.08 autorstwa firmy RADIX Systemy Komputerowe z Gdańska
-2W wyniku kontroli stwierdzono, że informacja kwartalna o liczbie wyborców
w zakresie założonych kart dodatkowych rejestru wg stanu na dzień 31 marca 2005r.
przekazana do Delegatury była niezgodna ze stanem faktycznym. W meldunku
wykazano 24 karty zielone i 4 karty różowe a faktycznie założonych na koniec I kw.
2005r. było odpowiednio: 20 kart zielonych i 3 karty różowe. Wynikiem pomyłki było
błędne przeliczenie kart.
Karty dodatkowe (zielone) rejestru wyborców w ilości 20 sztuk dotyczą osób stale
zamieszkałych na obszarze gminy bez zameldowania na pobyt stały (§ 3 ust. 2 pkt 2
lit.a). Przed wydaniem decyzji stosowano „zwyczajowe" procedury postępowania
w sprawie wpisu do rejestru wyborców osób na ich wniosek tj. wnioskodawcy byli znani
osobie prowadzącej rejestr. Do kart dołączone dokumenty stanowiące podstawę ich
założenia tj. wnioski o wpisanie do rejestru, wydane decyzje i zawiadomienia wysłane do
gmin ze względu na miejsce stałego zameldowania. Decyzje wydawano terminowo
(3 dni), a dane na kartach były kompletne i uaktualniane w przypadku zmian adresu
zameldowania. Badając dokumentację kart zielonych stwierdzono brak adnotacji
potwierdzającej wysyłanie zawiadomień do innych gmin.
Karty dodatkowe (różowe) rejestru wyborców w ilości 3 sztuk dotyczą
mieszkańców wpisanych do rejestru wyborców w innych gminach. Dokumenty
stanowiące podstawę ich założenia tj:. zawiadomienia otrzymane z innych gmin, są
Drzechowywane w oddzielnej teczce.
<arty dodatkowe (zielone i różowe) rejestru wyborców znajdują się w oznaczonych,
zasznurowanych teczkach, które są przechowywane w zamkniętych szafach.
Pomieszczenie jest odpowiednio zabezpieczone.
W Urzędzie Miasta i Gminy w Koprzywnicy rejestr wyborców aktualizowany jest
la bieżąco poprzez wprowadzane zmiany danych w ewidencji ludności oraz
lokonywanie zmian wynikających z zawiadomień przekazanych przez inne gminy.
-3Urząd Miasta i Gminy w Koprzywnicy karty różowe i zielone rejestru wyborców
Drzekazywane w meldunkach kwartalnych, rozliczał nieprawidłowo w programie do
Rozliczenia Kart Dodatkowych w ramach właściwości terytorialnej delegatury zawyżając
Jane. Rozbieżności wg stanu na koniec I kw. 2005r. dotyczyły 4 kart zielonych oraz
ednej karty różowej.
Karty różowe rejestru wyborców Gminy Koprzywnica z terenu całego kraju wg
stanu na koniec roku (31 grudnia 2004r.) zostały rozliczone prawidłowo, natomiast
ozliczenie kart zielonych zawierało błądy, które dotyczyły:
• wykazywania w programie braku 3 kart różowych z Gmin: Warszawa-Mokotów
(146505), Warszawa-Wola (146518) i Tarnobrzeg (186401), wynikającego
z błędnego wprowadzenia przez Gminą Koprzywnica tych kart. Pozycje błędne
usunięto w meldunku za I kw. 2005r. (wg stanu na 31 marca 2005r.),
• niezgodności sygnatur w 8 kartach różowych z Gminami: Tarnobrzeg (186401) 4 karty, Łódź (106101)- 2 karty, Jabłoń (061302) i Gorlice (120501). Uzgodniono
telefonicznie, że pozycje błędne Gminy te skorygują w meldunku za I kw. 2005r.
(wg stanu na 31 marca 2005r.),
Przeprowadzona kontrola wykazała błędy w sporządzaniu okresowych informacji
» stanie rejestru wyborców, które zostały wyjaśnione i skorygowane. Meldunki
>rzekazywane do Delegatury Krajowego Biura Wyborczego w Kielcach są
irzygotowywane przy pomocy programu informatycznego w którym jest prowadzona
iwidencja ludności z uwzględnieniem informacji zawartych na kartach dodatkowych
ejestru wyborców (w kolorze zielonym i różowym). Dane wygenerowane przez program
lo rozliczenia kart dodatkowych są wprowadzane pod nadzorem osoby prowadzącej
ejestr wyborców, a następnie plik wynikowy przesyła się pocztą elektroniczną z konta
rzędnika wyborczego do Delegatury.
W odniesieniu do spraw związanych z przeprowadzoną kontrolą rejestru
/yborców sformułowano uwagi i wnioski w wyniku których zaleca się:
_4- sporządzanie prawidłowych meldunków kwartalnych o stanie wyborców bez
zawyżania danych statystycznych, jak to miało miejsce w ostatnich dwóch
kwartałach,
- korygowanie uzyskanych danych z komputerowej bazy mieszkańców do
meldunku o rejestrze wyborców eliminując wyborców wymeldowanych z pobytu
stałego, przemeldowanych w ramach gminy i zmarłych,
- rozliczanie kart dodatkowych rejestru wyborców w programie bazując na
sygnaturach decyzji kart zielonych a także ustaleniach między gminami,
- uzupełnienie „zbioru przepisów prawnych" dotyczących rejestru wyborców.
Ogólne uwagi z kontroli omówiono na miejscu z Urzędnikiem Wyborczym.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
z czego jeden z przeznaczeniem dla jednostki kontrolowanej.
Na ustalenia niniejszej kontroli przysługuje kontrolowanemu złożenie uwag
N terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu.