docSystem wdrażania Programu Phare 2001 Spójność Społeczna i
download 
Reklamacja Transkrypt
System wdrażania Programu Phare 2001 Spójność Społeczna i
System Wdrażania Phare 2001 SSG System wdrażania Programu Phare 2001 Spójność Społeczna i Gospodarcza 1. Koordynacja działań w ramach programu 1.1.Minister Gospodarki 1.2. Komitet Monitorujący 1.2.1. Podkomitet Monitorujący dla komponentu infrastrukturalnego 1.2.2. Podkomitet Monitorujący dla komponentu rozwoju przedsiębiorczości 1.2.3. Podkomitet Monitorujący dla komponentu HRD 1.3. Regionalne Komitety Monitorujące 1.4. Monitoring i raportowanie 2. Struktura instytucjonalna wdrażania programu. Przepływ środków 2.1. Narodowy Koordynator Pomocy Zagranicznej (NAC – National Aid Coordinator) 2.2. Krajowy Urzędnik Zatwierdzający (NAO – National Authorising Officer) 3. Komponent infrastrukturalny i komponent rozwoju przedsiębiorczości Programu Spójność Społeczna i Gospodarcza Phare 2001: 3.1. System instytucjonalny Pełnomocnik ds. Realizacji Programu (PAO) 3.1.1. Komponent infrastrukturalny 3.1.1.1.Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki 3.1.1.2. Jednostka Wdrażająca – Władza Wdrażająca Program CBC 3.1.1.3. Wojewoda 3.1.1.4. Regionalny Zastępca Pełnomocnika ds. Realizacji Programu (RPAO) 3.1.1.5. Zarząd Województwa 3.1.1.6 Regionalny Komitet Sterujący 3.1.2. Monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji komponentu 3.1.2.1 Struktura monitorowania. Powołanie i skład komitetów 3.1.2.2. Kontrola realizacji programu 3.1.3 Beneficjenci programu 3.1.3.1 Projekty infrastrukturalne 3.1.4. Wdrażanie programu 3.1.4.1. Duże projekty infrastrukturalne; beneficjent – jednostki samorządu terytorialnego 3.1.4.2. Duże projekty infrastrukturalne; beneficjent - Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad 3.2.1. Komponent rozwoju przedsiębiorczości 3.2.1.1. Zastępcy Pełnomocnika ds. Realizacji Programu 1 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.2.1.2. Departament Rzemiosła, Małych i Średnich Przedsiębiorstw Ministerstwa Gospodarki 3.2.1.3. Jednostka Wdrażająca – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) 3.2.1.4. Regionalne Instytucje Finansujące 3.2.1.5. Wojewoda 3.2.2 Monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji komponentu 3.2.2.1 Struktura monitorowania. Powołanie i skład komitetów. Podkomitet Monitorujący 3.2.2.2. Kontrola realizacji programu 3.2.3. Beneficjenci programu 3.2.4. Wdrażanie programu 4 Komponent rozwoju zasobów ludzkich Programu Spójność Społeczno – Gospodarcza Phare 2001 4.1. System instytucjonalny 4.1.1. Pełnomocnik ds. Realizacji Programu – komponent rozwoju zasobów ludzkich (PAO-HRD) 4.1.2. Zastępcy PAO-HRD 4.1.3. Departament Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej 4.1.4. Jednostka Wdrażająca – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) 4.1.5. Wojewoda 4.1.6. Zarząd Województwa; WUP 4.2. Monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji komponentu 4.2.1 Monitoring 4.2.2. Kontrola 4.3. Beneficjenci programu 4.3.1. Projekty w zakresie rozwoju zasobów ludzkich 4.4. Wdrażanie programu 4.4.1. Wsparcie rozwoju zasobów ludzkich 2 System Wdrażania Phare 2001 SSG 1 Koordynacja działań w ramach programu Całość działań związanych z wdrażaniem programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej nadzoruje Wspólny Komitet Monitorujący –Joint Monitoring Committee (JMC). 1.1. Minister Gospodarki Ministrem właściwym ds. rozwoju regionalnego (ds. realizacji Programu Spójność Społeczno – Gospodarcza Phare 2001) jest Minister Gospodarki Minister Gospodarki koordynuje na bieżąco wszystkie działania związane bezpośrednio z realizacją polityki regionalnej państwa, w tym kolejne edycje programów rozwoju regionalnego realizowanych w ramach Phare. Opracowuje projekty narodowej strategii rozwoju regionalnego państwa oraz projekty programów rozwoju regionalnego państwa i czuwa w imieniu Rządu RP nad przebiegiem negocjacji w sprawie zapisów wojewódzkich programów operacyjnych przedkładanych przez zarządy województw, a następnie odpowiada za monitorowanie i nadzór przebiegu realizacji programów rozwoju regionalnego. W celu sprawnej realizacji powyższych zadań Minister Gospodarki przedstawia Narodowemu Koordynatorowi Pomocy (NAC1) kandydata na Pełnomocnika ds. realizacji programu dla komponentów infrastrukturalnego i MŚP (PAO2). W przypadku komponentu rozwoju zasobów ludzkich (HRD) kandydata na Pełnomocnika ds realizacji programu (PAO – HRD) desygnuje Minister Pracy i Polityki Społecznej. 1. 2 Komitet Monitorujący Monitoring Programu na szczeblu krajowym sprawuje Komitet Monitorujący powołany na mocy aktu wykonawczego3 do Ustawy o zasadach wspierania rozwoju regionalnego. Jest to komitet monitorujący Kontrakty Wojewódzkie, których elementem jest program Phare 2001 SSG. W posiedzeniach Komitetu uczestniczy, jako obserwator, delegowany przedstawiciel Komisji Europejskiej oraz przedstawiciele Jednostek Wdrażających. W posiedzeniach Komitetu mogą również uczestniczyć w charakterze obserwatorów przedstawiciele innych urzędów centralnych i instytucji, których działalność może mieć istotne znaczenie dla postępów w realizacji programu, ale które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za wdrażanie jego komponentów. Za przygotowanie dokumentacji związanej z monitorowaniem programu, przygotowanie raportów i sprawozdań z obrad Komitetu Monitorującego odpowiada Sekretariat Komitetu Monitorującego, który jest obsługiwany przez Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki.. Komitet Monitorujący będzie informował Komitet Integracji Europejskiej oraz Wspólny Komitet Monitorujący (JMC) o stanie realizacji programu. 1 NAC – skrót od angielskiej nazwy National Aid Co-ordinator PAO - skrót od angielskiej nazwy Programme Authorising Officer 3 Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie przyjęcia Programu wsparcia na lata 2001 i 2002, Dz.U. Nr 122, poz 1326 z 2000 r. i Dz.U. Nr 39, poz. 459 z 2001 r. 2 3 System Wdrażania Phare 2001 SSG W szczególności Komitet ocenia: • zgodność działań podejmowanych w ramach programu z regulacjami prawnymi Polski i Unii Europejskiej, w tym Phare i regulacjami dotyczącymi funduszy strukturalnych. • koordynację z działaniami finansowanymi w ramach kontraktów wojewódzkich, • zgodność wyboru instrumentów i projektów z Partnerstwem dla Członkostwa, Wstępnym Narodowym Planem Rozwoju, Narodowym Programem Przygotowań do Członkostwa, Narodową Strategią Rozwoju Regionalnego, Narodową Strategią Rozwoju Zasobów Ludzkich oraz innymi strategiami sektorowymi, a także z „Kierunkami działań Rządu wobec sektora małych i średnich przedsiębiorstw do roku 2002”, • komplementarność programu w stosunku do działań podejmowanych w ramach krajowych polityk sektorowych oraz działań programów SAPARD i ISPA, • propozycje działań koniecznych do przyspieszenia realizacji programu w przypadku opóźnień, • koordynację działań w zakresie promocji i upowszechniania informacji o programie i pomocy Unii Europejskiej dla jego realizacji na poziomie krajowym. Komitet Monitorujący zatwierdza roczne raporty nt. realizacji programu opracowane przez PAO i PAO - HRD. 1.2.1. Podkomitet Monitorujący dla komponentu infrastrukturalnego W celu zapewnienia sprawnego przebiegu wdrażania Programu Phare 2001 SSG– komponent infrastruktury - działa Podkomitet Monitorujący. Podkomitet jest powoływany na podstawie decyzji Ministra Gospodarki. Na czele Podkomitetu Monitorującego stoi PAO. Członkami Podkomitetu są: • przedstawiciel ministra właściwego ds. pracy, • przedstawiciel NAC- Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej, • Zastępcy PAO - regionalni • przedstawiciele wojewodów • przedstawiciele zarządów województw, • przedstawiciel NAO – Ministerstwa Finansów • przedstawiciele organizacji gospodarczych i społecznych, • przedstawiciele organizacji pracodawców i pracobiorców W posiedzeniach Podkomitetu, uczestniczy jako obserwator przedstawiciel Komisji Europejskiej oraz przedstawiciel Jednostki Wdrażającej. Skład członków i obserwatorów Podkomitetu może być poszerzony o reprezentantów innych urzędów centralnych i instytucji, których działalność może mieć istotne znaczenie dla postępów w realizacji programu, ale które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za wdrażanie jego komponentów. Podkomitet Monitorujący monitoruje wdrażanie programu oraz realizację celów i priorytetów Programu. Podkomitet wnioskuje o zatwierdzanie rocznego raportu nt. realizacji programu opracowanego przez Jednostkę Wdrażającą. 4 System Wdrażania Phare 2001 SSG Podkomitet Monitorujący raportuje o przebiegu wdrażania komponentu infrastrukturalnego Programu do Komitetu Monitorującego, który nadzoruje całość działań związanych z wdrażaniem programu Phare 2001 SSG. Za przygotowanie sprawozdań z obrad Podkomitetu Monitorującego odpowiada sekretariat, który jest obsługiwany przez Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki. 1.2.2. Podkomitet Monitorujący dla komponentu rozwoju przedsiębiorczości W celu zapewnienia sprawnego przebiegu wdrażania komponentu rozwoju przedsiębiorczości Programu Phare 2001 SSG–, działa Podkomitet Monitorujący powoływany na decyzją Ministra Gospodarki. Na czele Podkomitetu Monitorującego stoi PAO, zaś jego członkami są przedstawiciele: • ministra właściwego ds. pracy4, • NAC - Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej, • NAO – Ministerstwa Finansów • wojewodów; • zarządów województw, • organizacji przedsiębiorców; • przedstawiciele organizacji gospodarczych i społecznych, • przedstawiciele organizacji pracodawców i pracobiorców. W posiedzeniach Podkomitetu uczestniczy jako obserwator przedstawiciel Komisji Europejskiej oraz przedstawiciel Jednostki Wdrażającej. Skład członków i obserwatorów Podkomitetu może być poszerzony o reprezentantów innych urzędów centralnych i instytucji, których działalność może mieć istotne znaczenie dla postępów w realizacji programu, ale które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za wdrażanie jego komponentów. Podkomitet Monitorujący monitoruje właściwe wdrażanie programu oraz realizację celów i priorytetów komponentu rozwoju przedsiębiorczości. Podkomitet wnioskuje zatwierdzanie rocznego raportu nt. realizacji programu opracowanego przez Jednostkę Wdrażającą. Podkomitet Monitorujący raportuje o przebiegu wdrażania komponentu przedsiębiorczości do Komitetu Monitorującego, który nadzoruje całość działań związanych z wdrażaniem programu Phare 2001 SSG. Za przygotowanie sprawozdań z obrad Podkomitetu Monitorującego odpowiada sekretariat, działający w strukturze Departamentu Rzemiosła, Małych i Średnich Przedsiębiorstw. 4 W przypadku składów Komitetu i Podkomitetów należy pamiętać, że PAO-HRD jest Minister Pracy stąd w przypadku gdy przewodniczącym Komitetu lub Podkomitetu jest osoba niższa rangą niż minister członkiem Komitetu lub Podkomitetu powinien zostać Zastępca PAO-HRD 5 System Wdrażania Phare 2001 SSG 1.2.3. Podkomitet Monitorujący dla komponentu rozwoju zasobów ludzkich (HRD) W celu zapewnienia sprawnego przebiegu wdrażania komponentu rozwoju zasobów ludzkich Programu Phare 2001 SSG– działa Podkomitet Monitorujący. Podkomitet jest powoływany decyzją Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Na czele Podkomitetu Monitorującego, stoi PAO- HRD, zaś jego członkami są przedstawiciele: • Ministra Gospodarki, • NAC - Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej, • NAO – Ministerstwa Finansów • wojewodów • zarządów województw, • organizacji społecznych i gospodarczych; • organizacji pracodawców i pracobiorców. W posiedzeniach Podkomitetu uczestniczy jako obserwator przedstawiciel Komisji Europejskiej oraz przedstawiciel Jednostki Wdrażającej. Skład członków i obserwatorów Podkomitetu może być poszerzony o reprezentantów innych urzędów centralnych i instytucji, których działalność może mieć istotne znaczenie dla postępów w realizacji programu, ale które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za wdrażanie jego komponentów. Podkomitet Monitorujący monitoruje wdrażanie programu oraz realizację celów i priorytetów programu. Podkomitet wnioskuje zatwierdzanie rocznego raportu nt. realizacji programu opracowanego przez Jednostkę Wdrażającą. Podkomitet Monitorujący raportuje o przebiegu wdrażania komponentu rozwoju zasobów ludzkich Programu Phare 2001 SSG do Komitetu Monitorującego, który nadzoruje całość działań związanych z wdrażaniem programu Phare 2001 SSG. Za przygotowanie sprawozdań z obrad Podkomitetu Monitorującego odpowiada sekretariat, który jest obsługiwany przez Departament Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej 1.3. Regionalne Komitety Monitorujące Monitorowanie Programu na szczeblu regionalnym zapewniają Regionalne Komitety Monitorujące nadzorujące realizację kontraktów wojewódzkich powołane na mocy aktu wykonawczego do Ustawy o zasadach wspierania rozwoju regionalnego - Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie przyjęcia Programu wsparcia na lata 2001 i 2002, Dz.U. Nr 122, poz 1326 z 2000 r. i Dz.U. Nr 39, poz. 459 z 2001 r. Skład osobowy Regionalnych Komitetów Monitorujących określony w § 19 ww. Rozporządzenia zostanie zweryfikowany adekwatnie do potrzeb wynikających z realizacji Programu Phare 2001 SSG W szczególności do zadań Regionalnego Komitetu Monitorujące należy: 6 System Wdrażania Phare 2001 SSG • • • monitorowanie i ocena przebiegu programu i realizacji projektów w kontekście zapisów wojewódzkiego programu operacyjnego rozwoju regionalnego Phare, rekomendowanie kroków ukierunkowanych na koordynowanie na terenie województwa działań w celu osiągania komplementarności z działaniami finansowanymi w ramach kontraktu wojewódzkiego oraz zgodności z działaniami podejmowanymi w ramach krajowych polityk sektorowych oraz działań programów SAPARD i ISPA, koordynacja działań w zakresie promocji i upowszechniania informacji o programie operacyjnym i pomocy Unii Europejskiej dla jego realizacji na poziomie wojewódzkim i lokalnym. Regionalny Komitet Monitorujący monitoruje i ocenia rezultaty wdrażania na podstawie wskaźników finansowych i rzeczowych zdefiniowanych w poszczególnych priorytetach programu operacyjnego. Na podstawie przeprowadzonej oceny Komitet w razie konieczności rekomenduje działania zmierzające do usunięcia barier implementacyjnych. Komitet opiniuje projekt rocznych raportów przygotowany przez Wojewodę we współpracy z Zarządem Województwa nt. przebiegu realizacji programu operacyjnego i projektów realizowanych w ramach Phare 2001 SSG. Regionalny Komitet Monitorujący posiada sekretariat obsługiwany przez Wojewodę i odpowiedzialny za przygotowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem posiedzeń, w tym projektów uchwał oraz sprawozdań z obrad. 1.4. Monitoring i raportowanie System raportowania jest spójny z systemem monitorowania Programu Phare 2000 i adekwatny do wymagań określonych w Ustawie o zasadach wspierania rozwoju regionalnego i zgodny z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu Integracji Europejskiej dotyczącym trybu raportowania do NAO oraz NAC. Szczegółowy schemat raportowania określa odrębny dokument – „System monitorowania Programu Spójność Społeczna i Gospodarcza Phare 2001”, podobnie jak ma to miejsce w Phare 2000 SSG. 7 System Wdrażania Phare 2001 SSG 2 Struktura instytucjonalna wdrażania programu. Przepływ środków 2.1. Narodowy Koordynator Pomocy Zagranicznej (NAC) Narodowy Koordynator Pomocy Zagranicznej (National Aid Coordinator - NAC)Przewodniczący Komitetu Integracji Europejskiej lub osoba przez niego upoważniona do koordynowania programowania i wdrażania programu Phare5. NAC w porozumieniu z NAO powołuje na wniosek właściwych ministrów Pełnomocników ds. Realizacji Programów (PAO i PAO – HRD) [o czym mowa w p. 1.1; 3.1; 4.1.1], PAO-Regionalnych [3.1.1.4], zastępców PAO [3.2.1.1; 4.1.2] oraz wypełnia funkcje określone w Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu Integracji dotyczącym raportowania do NAO i NAC. 2.2. Krajowy Urzędnik Zatwierdzający (NAO) Krajowy Urzędnik Zatwierdzający – przedstawiciel Ministra Finansów, odpowiada za autoryzację dokonywanych płatności środków Programu Phare przeznaczonych na współfinansowanie projektów określonych w wojewódzkich programach operacyjnych, a także projektów horyzontalnych MŚP, HRD i projektu pomocy technicznej, zatwierdzonych do realizacji w ramach programu Phare 2001 Spójność Społeczna i Gospodarcza. Zgodnie z przyjętymi ogólnymi zasadami obsługi środków pochodzących z Unii Europejskiej, służby finansowe Komisji Europejskiej dokonują płatności na wydzielone konto w NBP na wniosek NAO w pięciu ratach zaliczkowych po 20% ogółu środków. Środki te będą przekazywane przez NAO zgodnie z odpowiednimi planami wydatkowania środków na subkonto programu. 3. Komponent infrastrukturalny i komponent rozwoju przedsiębiorczości Programu Spójność Społeczna i Gospodarcza Phare 2001: 3.1. System instytucjonalny Pełnomocnik ds. Realizacji Programu – (PAO) W celu sprawnej realizacji projektów współfinansowanych z programu Phare 2001SSG Narodowy Koordynator Pomocy (NAC – przedstawiciel Komitetu Integracji Europejskiej), na wniosek Ministra Gospodarki powołuje w uzgodnieniu z NAO, Pełnomocnika ds. Realizacji Programu (PAO). PAO w imieniu Rządu RP ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowy, z punktu widzenia procedur Phare oraz prawa polskiego, przebieg realizacji programu Phare 2001 SSG. Zakres odpowiedzialności PAO obejmuje nadzór nad prawidłowością procesów programowania i identyfikowania projektów, ich wdrażania, monitorowania i ewaluacji, a także za podjęcie wszelkich środków niezbędnych dla zapewnienia odpowiedniego upublicznienia wszelkich działań finansowanych ze środków programu. PAO uczestniczy w pracach Sektorowego Podkomitetu Monitorującego Phare – Programy regionalne i współpracy przygranicznej; w skład Sektorowego Podkomitetu Monitorującego wchodzą: narodowy Koordynator Pomocy (NAC), Krajowy Urzędnik Zatwierdzający (NAO), właściwi Pełnomocnicy ds. Realizacji Programów (PAO), przedstawiciele Komisji Europejskiej, przedstawiciele właściwych Jednostek Wdrażających. 5 Zgodnie z rozporządzeniem KIE DzU-68poz[1].631 8 System Wdrażania Phare 2001 SSG PAO może powołać swoich zastępców i delegować na nich część swoich uprawnień. Szczegółowy zakres uprawnień zastępców PAO zawiera pełnomocnictwo udzielane w formie pisemnej. Tryb powoływania zastępców PAO, wynikający z "Procedury powoływania zastępców PAO”, dokumentu ZP KIE z 1marca 2002, określony jest w pp. 3.1.1.4, 3.2.1.1 oraz 4.1.2. Minister Gospodarki, w zakresie wykonywania zadań wynikających z realizacji programu, wyznacza do wspierania Pełnomocnika ds. Realizacji Programu (PAO) Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki. Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych pełni funkcję sekretariatu PAO. 3.1.1. Komponent infrastrukturalny 3.1.1.1. Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki Minister Gospodarki, w zakresie realizacji programu, wyznacza do wspierania Pełnomocnika ds. Realizacji Programu (PAO) Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki. Departament Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki odpowiada w szczególności za prowadzenie analizy zgodności realizacji programu z polityką regionalną państwa, przygotowanie raportów na temat stanu realizacji i efektów programu w kontekście polityki regionalnej państwa, opracowanie zbiorczej dokumentacji programowej, organizację działań koordynacyjnych, obsługę posiedzeń Komitetu Monitorującego (prowadzenie sekretariatu komitetu) oraz sprawuje z ramienia PAO nadzór nad działalnością Jednostki Wdrażającej w zakresie realizacji programu. 3.1.1.2. Jednostka Wdrażająca – Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej (CBC) Jednostką Wdrażającą komponent infrastrukturalny Programu Phare 2001 SSG jest Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej (CBC). Minister Gospodarki zleca Jednostce Wdrażającej realizację zadań na podstawie umowy, zapewniając pokrycie kosztów operacyjnych zleconych zadań. Jednostka Wdrażająca dostarcza – w szczególności - pomocy doradczej w zakresie przygotowania przetargów i kontraktów zgodnie z procedurami Phare na każdym szczeblu implementacji programu, sprawdza pod względem finansowym polecenia płatności, monitoruje realizację projektów oraz organizuje i prowadzi sprawozdawczość w systemie monitoringu finansowego Komisji Europejskiej dla programu Phare - PERSEUS. Jednostka Wdrażająca odpowiada za przygotowywanie zbiorczych planów płatności, utrzymywanie płynności finansowej oraz przesyłanie NAO (poprzez PAO) dokumentacji niezbędnej do występowania o kolejne transze środków z UE. Jednostka Wdrażająca organizuje i prowadzi sprawozdawczość dla zainteresowanych instytucji (ministerstw oraz Komisji Europejskiej). W celu realizacji powyższych zadań Jednostka Wdrażająca w imieniu PAO kontaktuje się i uzgadnia sposób postępowania z innymi instytucjami uczestniczącymi we wdrażaniu programu. Jednostka Wdrażająca może podzlecać innym instytucjom, w tym organizacjom rozwoju regionalnego, pomoc w realizacji projektów. 9 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.1.1.3. Wojewoda Wojewoda odpowiada: • za wypełnianie funkcji finansującej (autoryzacja płatności przez PAO Regionalnego i księgowość) i monitorującej projekty realizowane w ramach programu na terenie województwa, • za ścisłą współpracę z Zarządem Województwa w celu sprawnej koordynacji wszelkich działań regionalnych, finansowanych ze środków Unii Europejskiej. • za zagwarantowanie przekazania dotacji budżetowych (wkład strony polskiej z budżetu państwa) na rzecz dwóch podstawowych kategorii podmiotów: − jednostek samorządu terytorialnego lub podległych mu jednostek administracyjnych z sektora finansów publicznych; − lokalnych i regionalnych instytucji a także organizacji realizujących zadania w ramach wojewódzkiego programu operacyjnego. Zadania i zakres upoważnienia wojewody i PAO Regionalnego określa Porozumienie Trójstronne zawarte pomiędzy NAO, PAO i wojewodą. Wojewoda jest odpowiedzialny za organizację sekretariatu Regionalnego Komitetu Monitorującego Programu Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2001. 3.1.1.4. Regionalny Zastępca Pełnomocnika ds. Realizacji Programu (PAO Regionalny) PAO Regionalny zostaje wyznaczony przez PAO na wniosek wojewody. Dokładny zakres odpowiedzialności PAO Regionalnego, w tym jego upoważnienie do autoryzacji płatności zawiera pełnomocnictwo udzielane w formie pisemnej przez PAO i zatwierdzane przez NAO w porozumieniu z NAC. PAO Regionalny pełni główną rolę decyzyjną w procesie uruchomienia środków Phare dla projektów infrastrukturalnych. PAO Regionalny nadzoruje sposób wykorzystania dotacji i przebieg realizacji projektu, na który dotacja została przyznana. Jest on odpowiedzialny za prowadzenie monitoringu realizacji projektów niezbędnego dla autoryzowania płatności. Do zadań PAO Regionalnego należy także prowadzenie monitoringu w zakresie niezbędnym do obsługi prac Regionalnego Komitetu Monitorującego. 3.1.1.5. Zarząd Województwa Zarząd Województwa odpowiada za kreowanie i realizację polityki regionalnej w województwie. W szczególności ponosi odpowiada za programowanie, realizację celów na poziomie regionalnym oraz nadzór merytoryczny nad realizacją programu w województwie. Zadanie to obejmuje m.in. przygotowanie wojewódzkiego programu operacyjnego; przygotowanie listy projektów do realizacji w ramach komponentu wojewódzkiego programu operacyjnego w zgodzie ze strategią rozwoju regionalnego województwa i na podstawie rekomendacji Regionalnego Komitetu Sterującego oraz nadzór merytoryczny nad działalnością instytucji regionalnych i lokalnych wdrażających w województwie projekty w ramach programu Phare 2001 SSG – komponentu infrastrukturalnego. Zarząd Województwa współpracuje z Wojewodą przy przygotowaniu rocznych raportów na temat realizacji programu, przedstawianych PAO programu. Zarząd Województwa Komitetu Sterującego. jest odpowiedzialny za organizację sekretariatu Regionalnego 10 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.1.1.6. Regionalny Komitet Sterujący Regionalny Komitet Sterujący (RKS) powoływany jest i działa pod przewodnictwem Marszałka Województwa. Skład RKS podlega zatwierdzeniu przez PAO. Podstawowym celem powołania Regionalnych Komitetów Sterujących jest zapewnienie szerokiego udziału grup społecznych w działaniach konsultacyjnych, koordynacyjnych i programujących związanych z realizacją programu. RKS jest ciałem doradczym i opiniodawczym w zakresie działań Zarządu Województwa ukierunkowanych na realizację celów wojewódzkich programów operacyjnych. W szczególności do zadań Komitetu należy: • opiniowanie i rekomendowanie Zarządowi Województwa projektu wojewódzkiego programu operacyjnego rozwoju regionalnego, • opiniowanie i rekomendowanie Zarządowi Województwa propozycji kryteriów, zasad i instrumentów wdrażania programu operacyjnego, • ocena i rekomendowanie Zarządowi Województwa wybranych projektów, które otrzymają współfinansowanie z programu Phare (przygotowanych i przedstawionych przez potencjalnych beneficjentów), • opiniowanie i rekomendowanie Zarządowi Województwa propozycji zmian w zapisach wojewódzkiego programu operacyjnego rozwoju regionalnego. W skład Regionalnego Komitetu Sterującego wchodzą przedstawiciele: • Zarządu Województwa, • administracji rządowej w województwie, • samorządów powiatów i gmin, • środowisk gospodarczych, • środowisk pracowniczych, • innych instytucji publicznych oraz organizacji społecznych działających na terenie województwa, • Ministra Gospodarki/PAO programu. Obserwatorami w Regionalnym Komitecie Sterującym moga być przedstawiciele Komisji Europejskiej, odpowiednich ministerstw, UKIE oraz innych instytucji, których działalność może mieć istotny wpływ na przebieg realizacji programu, a które nie odpowiadają bezpośrednio za jego wdrożenie, np. instytucji akademickich, administracji specjalnych działających w województwie, organizacji społecznych, itd. Za przygotowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem posiedzeń oraz sprawozdań z obrad Komitetu odpowiedzialny jest sekretariat Regionalnego Komitetu Sterującego; zapewniony przez właściwy Urząd Marszałkowski. 11 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.1.2. Monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji komponentu 3.1.2.1. Struktura monitorowania, Powołanie i skład Komitetów W celu zapewnienia sprawnego przebiegu wdrażania programu na rzecz spójności społecznogospodarczej Phare działają: • Komitet Monitorujący Program Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2001 (o którym mowa w p. 1.2.); • Podkomitet Monitorujący (o którym mowa w p. 1.2.1) oraz • Regionalne Komitety Monitorujące w każdym województwie objętym programem Phare 2001 Spójność Społeczna i Gospodarcza (o których mowa w p. 1.3) 3.1.2.2. Kontrola realizacji programu Prawo kontroli posiadają przedstawiciele: • uprawnionych instytucji Unii Europejskiej (Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Komisji Europejskiej, OLAF), oraz jednostki krajowe reprezentujące: • NAO, • PAO, • PAO Regionalnego, • Jednostki Wdrażającej. Umowy z Beneficjentami i instytucjami włączonymi w realizację projektów zapewnią dostęp odpowiednio upoważnionych przedstawicieli ww. instytucji do dokumentów i do projektu. Prawo kontroli obejmuje również środki zadeklarowane jako współfinansowanie krajowe w takim stopniu, by można było stwierdzić stopień i sposób ich wydatkowania. O dacie i zakresie planowanej przez siebie kontroli upoważnione do tego jednostki krajowe informują się nawzajem i – jeżeli podejmą taką decyzję – mogą przeprowadzić wizytę kontrolną wspólnie. Upoważnione do kontroli jednostki krajowe przekazują sobie wzajemnie ustalenia przeprowadzonych przez siebie kontroli. 3.1.3. Beneficjenci programu 3.1.3.1. Projekty infrastrukturalne – beneficjenci: samorząd, GDDKiA Beneficjentami projektów są podmioty publiczne (gminy, związki gmin, powiaty, województwa, GDDKiA, inne podmioty publiczne) z województw objętych komponentem infrastrukturalnym Programu Phare 2001 SSG. Beneficjenci są podmiotem wszelkich praw i obowiązków związanych z uzyskaniem dotacji z programu. Podmioty te będą odpowiedzialne za przygotowanie projektu zgodnie z obowiązującymi standardami Phare, wybór bezpośrednich wykonawców inwestycji i dostawców usług i towarów w ramach realizacji poszczególnych projektów inwestycyjnych finansowanych w ramach programu. W szczególności podmioty te odpowiadają za wykonanie zaplanowanych i finansowych działań zgodnie z opisem projektu, przygotowanie harmonogramów płatności, osiągnięcie zaplanowanych wskaźników osiągania celów projektu, nadzorowanie bezpośrednich wykonawców projektu, gromadzenie dokumentacji i danych pozwalających na pełną kontrolę sposobu realizacji projektu oraz jego ewaluację. Na poszczególnych etapach realizacji projektu Beneficjenci korzystają z pomocy doradczej służb PAO (Jednostki Wdrażającej). 12 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.1.4. Wdrażanie programu 3.1.4.1. Duże projekty infrastrukturalne – beneficjent - samorząd Odpowiedzialnym za wszystkie czynności związane z zawarciem umowy jest Beneficjent (wykorzystując wsparcie doradcze ze strony Jednostki Wdrażającej i pod kontrolą PAO). Jednostka Wdrażająca dostarcza pomocy doradczej przy przygotowaniu dokumentacji przetargowej, przeprowadzeniu przetargu i zawarciu umowy z wykonawcami (raportowanej w systemie PERSEUS). Wszystkie projekty kontraktowane są zgodnie z PRAG. Dokumentacja przetargowa, raporty z wyboru wykonawcy oraz umowy z wykonawcami są sprawdzane i kontrasygnowane przez PAO oraz zatwierdzane przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej. Beneficjent również przygotowuje i przekazuje Jednostce Wdrażającej harmonogramy płatności. Monitoring realizacji i efektów projektów prowadzony będzie przez Beneficjenta. Beneficjent projektu zobowiązany jest do raportowania na potrzeby Zarządu Województwa i PAO Regionalnego oraz PAO za pośrednictwem Jednostki Wdrażającej. Raporty te będą podstawą do weryfikacji faktur, a także będą stanowić informacje dla Regionalnego Komitetu Monitorującego. Płatność środków Programu Phare 2001 SSG (raportowana w systemie PERSEUS) następuje bezpośrednio z subkonta Programu Operacyjnego danego województwa (euro) na konto Wykonawcy. W przypadku gdy wykonawca jest rezydentem w rozumieniu przepisów dewizowych - polecenie płatności wystawiane jest na równowartość w złotych polskich odpowiedniej kwoty w euro (według kursu kupna z dnia dokonywania przelewu banku prowadzącego rachunek); w pozostałych przypadkach polecenie płatności może być wystawione w euro. Na podstawie faktur zweryfikowanych przez Beneficjenta Urząd Wojewódzki wystawia polecenie płatności, które sprawdza pod względem merytorycznym (zgodności z kontraktem i postępem robót) i autoryzuje PAO Regionalny, a następnie sprawdza pod względem finansowym i zatwierdza do wypłaty Jednostka Wdrażająca. Płatność ze środków krajowych przeznaczonych na dofinansowanie projektów, w tym środków przekazanych w ramach dotacji z budżetu państwa, będzie regulowana przez Beneficjenta. Informacje na temat wysokości zapłaconych kwot muszą być przekazywane do Jednostki Wdrażającej w celu sprawozdawczości. 3.1.4.2. Duże projekty infrastrukturalne - beneficjent - Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad Odpowiedzialnym za wszystkie czynności związane z zawarciem umowy jest Beneficjent (wykorzystując wsparcie doradcze ze strony Jednostki Wdrażającej i pod kontrolą PAO). Władza Wdrażająca Programu CBC, jako Jednostka Wdrażająca, dostarcza pomocy doradczej przy przygotowaniu dokumentacji przetargowej, przeprowadzeniu przetargu i zawarciu umowy z wykonawcami (raportowanej w systemie PERSEUS). Wszystkie projekty kontraktowane są zgodnie z PRAG. Dokumentacja przetargowa, raporty z wyboru wykonawcy oraz umowy z wykonawcami są sprawdzane i kontrasygnowane przez PAO oraz zatwierdzane przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej. Beneficjent również przygotowuje i przekazuje Władzy Wdrażającej harmonogramy płatności. Monitoring realizacji i efektów projektów prowadzony będzie przez Beneficjenta. Beneficjent projektu zobowiązany jest do raportowania na potrzeby Zarządu Województwa i PAO Regionalnego oraz PAO za pośrednictwem Władzy Wdrażającej. Raporty te będą podstawą do weryfikacji faktur a także będą stanowić informacje dla Regionalnego Komitetu Monitorującego. 13 System Wdrażania Phare 2001 SSG Płatność środków Programu Phare 2001 SSG (raportowana w systemie PERSEUS) następuje bezpośrednio z subkonta dla projektów zarządzanych centralnie (euro) na konto Wykonawcy. Na podstawie faktur zweryfikowanych przez Beneficjenta i przekazanych do Władzy Wdrażającej, Władza Wdrażająca wystawia polecanie płatności po uprzednim sprawdzeniu pod względem zgodności z kontraktem i postępem robót oraz pod względem finansowym i przekazuje do ostatecznej autoryzacji PAO. W przypadku, gdy Wykonawca jest rezydentem w rozumieniu przepisów dewizowych- polecenie płatności wystawiane jest na równowartość w złotych polskich odpowiedniej kwoty w euro (według kursu kupna z dnia dokonywania przelewu banku prowadzącego rachunek); w pozostałych przypadkach polecenie płatności może być wystawione w euro. Płatność ze środków krajowych przeznaczonych na dofinansowanie projektów będzie regulowana przez Beneficjenta. Informacje na temat wysokości zapłaconych kwot muszą być przekazywane do Jednostki Wdrażającej w celu sprawozdawczości. Autoryzacja płatności 10 dni kalendarzowych Kryteria Beneficjent (jst) Urząd Wojewódzki • Zgodność z kontraktem R-PAO • Zgodność z postępem robót (na podst. przedstawionych dokumentów i wizyty na miejscu) • Zgodność z Memorandum Finansowym, • Zgodność z kontraktem • Zgodność z PRAG • Dostępne środki Beneficjent (GDDKiA – właściwy oddział) Jednostka Wdrażająca • Zgodność z kontraktem PAO • Zgodność z postępem robót (na podst. przedstawionych dokumentów i wizyty na miejscu) • Zgodność z Memorandum Finansowym, • Zgodność z kontraktem • Zgodność z PRAG • Dostępne środki Duże Projekty Infrastrukturalne Podpis I Zarządzanie finansowe (10 dni kalendarzowych) Kryteria Podpis II Jednostka Wdrażająca - Polecenie przelewu 10 dni kalendarzowych Jednostka Wdrażająca Odbiór prac 10 dni kalendarzowy ch Duże Projekty Infrastrukturalne Komponent Tryb uruchamiania środków programu Phare 2001 SSG 14 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.2.1 Komponent rozwoju przedsiębiorczości W zakresie komponentu odpowiedzialny za: • • • • • • • • • • rozwoju przedsiębiorczości PAO jest w szczególności zapewnienie zgodności realizowanego programu z polityką państwa wobec sektora MSP, akceptację regulaminów określających sposób wdrażania projektów oraz dokumentacji przetargowej dla projektu pomocy technicznej, nadzorowanie wdrażania projektów, powoływanie Regionalnych Komisji Oceniających wnioski o granty inwestycyjne (funkcje przewodniczącego pełnić będzie przedstawiciel Jednostki Wdrażającej lub RIF, zaś sekretarza – przedstawiciel RIF; w skład komisji powinno wchodzić min. 5 osób, w tym przedstawiciel zarządu województwa oraz organizacji przedsiębiorców, dopuszcza się udział asesorów w ocenie technicznej i finansowej wniosków), powoływanie Regionalnych Komisji Oceniających wnioski dotyczące doradztwa (funkcje przewodniczącego pełnić będzie przedstawiciel Regionalnej Instytucji Finansującej, w skład komisji powinno wchodzić min. 5 osób, w tym przedstawiciel zarządu województwa oraz organizacji przedsiębiorców), powoływanie komisji dokonującej akredytacji wykonawców usług (w skład komisji powinni wchodzić przedstawiciele Jednostki Wdrażającej oraz dwóch ekspertów zewnętrznych); zatwierdzanie list beneficjentów rekomendowanych przez Jednostkę Wdrażającą; zapewnienie współfinansowania krajowego dla projektów, autoryzacja dokonywanych płatności ze środków budżetu państwa oraz środków Programu Phare zgromadzonych na subkoncie programu. akceptacja raportów z realizacji projektów przygotowanych przez Jednostki Wdrażające. 3.2.1.1. Zastępcy PAO NAC na wniosek PAO, za zgodą NAO, powołuje dwóch Zastępców PAO - jednego z Ministerstwa Gospodarki, drugiego z Jednostki Wdrażającej. Szczegółowy zakres uprawnień Zastępcy PAO zawierać będzie treść pisemnych pełnomocnictw. Na każdym etapie wdrażania projektów z zakresu rozwoju przedsiębiorczości PAO może żądać od Jednostki Wdrążającej przedstawienia informacji na temat realizacji tych projektów oraz przygotowania analiz i sprawozdań w tym zakresie. 3.2.1.2. Departament Rzemiosła, Małych i Średnich Przedsiębiorstw Minister Gospodarki, w zakresie zadań wynikających z realizacji komponentu MSP programu, wyznacza do dyspozycji PAO właściwy departament Ministerstwa Gospodarki Departament Rzemiosła, Małych i Średnich Przedsiębiorstw, który odpowiada za: − wspomaganie PAO w jego zadaniach związanych z realizacją komponentu rozwoju przedsiębiorczości; − obsługę posiedzeń Podkomitetu Monitorującego (o którym mowa w p. 1.2.2); − sprawowanie z ramienia PAO nadzoru nad działalnością Jednostki Wdrażającej w zakresie realizacji programu; 15 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.2.1.3. Jednostka Wdrażająca – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) Jednostką odpowiedzialną za wdrażanie programu wsparcia małych przedsiębiorstw jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). i średnich Minister Gospodarki zleca Jednostce PARP wdrożenie programu, zapewniając pokrycie kosztów operacyjnych zleconych zadań. Zadaniem Jednostki Wdrażającej jest w szczególności: - przygotowywanie dokumentacji wdrożeniowej programu; - zawarcie kontraktów z 16 Regionalnymi Instytucjami Finansującymi na obsługę programu (przekazanie środków na koszty operacyjne oraz na realizację programu, pochodzących z budżetu i PHARE); - rekomendowanie PAO składów Regionalnych Komisji Oceniających, w tym asesorów; - rekomendowanie PAO składu komisji dokonującej akredytacji wykonawców usług; - rekomendowanie PAO do zatwierdzenia listy beneficjentów otrzymujących dotacje; - prowadzenie sprawozdawczości finansowej w systemie Perseus, - monitorowanie zapotrzebowania na środki (krajowe i Phare) w celu zapewnienia płynności finansowej (na podstawie harmonogramów płatności przygotowywanych przez RIFy) i raportowanie na ten temat do PAO; - monitorowanie skuteczności i efektywności programu; - przygotowanie i obsługa prac Komisji Akredytacyjnej Wykonawców Usług (w tym raporty oceniające); - przygotowywanie odpowiedniej informacji dla Komitetu Monitorującego oraz innych wymaganych raportów, - rozpowszechnianie informacji o możliwościach korzystania z pomocy. W celu realizacji powyższych zadań Jednostka Wdrażająca kontaktuje się i uzgadnia sposób postępowania z innymi instytucjami uczestniczącymi we wdrażaniu programu. 3.2.1.4. Regionalne Instytucje Finansujące Jednostka Wdrażająca powierza wdrażanie projektów w regionach Regionalnym Instytucjom Finansującym. RIF zostały wybrane w drodze konkursu spośród istniejących instytucji regionalnych w ramach programu Phare 2000. Regionalne Instytucje Finansujące będą odpowiedzialne za: - rozpowszechnianie informacji o możliwościach korzystania z pomocy; - pomoc doradczą w wyborze właściwych instrumentów pomocy przez beneficjentów, - przygotowanie posiedzeń i obsługę pracy komisji oceniających wnioski beneficjentów (w tym raporty z ewaluacji), - rekomendowanie listy beneficjentów do Jednostki Wdrażającej, - zawieranie umów z beneficjentami, - prowadzenie sprawozdawczości finansowej oraz przygotowywanie harmonogramów płatności do Jednostki Wdrażającej, - monitoring realizacji umów (w tym odpowiednie raporty zbiorcze na temat skuteczności i efektywności poszczególnych projektów), - weryfikowanie i dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów projektu, 16 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.2.1.5. Wojewoda Wojewoda stoi na czele RKM i jest odpowiedzialny za organizację sekretariatu Regionalnego Komitetu Monitorującego Programu ( o którym mowa w p. 1.3). Zadania i zakres upoważnienia wojewody i PAO- określa Porozumienie Trójstronne zawarte pomiędzy NAO, PAO i wojewodą. 3.2.2. Monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji komponentu 3.2.2.1. Struktura monitorowania. Powoływanie i skład komitetetów. W celu zapewnienia sprawnego przebiegu wdrażania programu na rzecz spójności społecznogospodarczej Phare zostaną utworzone: • Komitet Monitorujący Program Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2001 (o którym mowa w p. 1.2.); • Podkomitet Monitorujący (o którym mowa w p. 1.2.2.) oraz • Regionalne Komitety Monitorujące w każdym województwie objętym programem Phare 2001 Spójność Społeczna i Gospodarcza (o których mowa w p. 1.3) 3.2.2.2. Kontrola realizacji programu Prawo kontroli posiadać będą przedstawiciele: • uprawnionych instytucji Unii Europejskiej (Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Komisji Europejskiej, OLAF), oraz jednostki krajowe reprezentujące: • NAO, • PAO, • Jednostkę Wdrażającą. Umowy z Beneficjentami i instytucjami włączonymi w realizację projektów zapewnią dostęp odpowiednio upoważnionych przedstawicieli ww. instytucji do dokumentów i do projektu. Prawo kontroli obejmuje również środki zadeklarowane przez beneficjenta jako współfinansowanie krajowe w takim stopniu, by można było stwierdzić stopień i sposób ich wydatkowania. Upoważnione do kontroli jednostki krajowe przekazują sobie wzajemnie ustalenia przeprowadzonych przez siebie kontroli lub mogą przeprowadzić wizytę kontrolną wspólnie. 3.2.3. Beneficjenci programu Beneficjentami projektów będą przedsiębiorcy z sektora MSP, którzy zobowiązani będą do wniesienia własnego wkładu finansowego rozumianego jako środki własne i/lub kapitał pozyskany z instytucji finansowych. W zapisach regulaminu określającego sposób wdrażania projektów, zatwierdzonego przez PAO oraz Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej, beneficjenci zostaną zobowiązani do przekazywania odpowiednich informacji na temat efektów zrealizowanych projektów. 17 System Wdrażania Phare 2001 SSG 3.2.4. Wdrażanie programu Jednostka Wdrażająca jest odpowiedzialna za realizację komponentu rozwoju przedsiębiorczości. Jednostka Wdrażająca wykonuje swoje zadania przy pomocy Regionalnych Instytucji Finansujących (RIF). W tym celu zawiera umowy dotacji z Regionalnymi Instytucjami Finansującymi (dotacja globalna), które następnie udzielają dotacji beneficjentom końcowym - przedsiębiorcom. Regionalne Instytucje Finansujące ponoszą odpowiedzialność finansową za zasadność pod względem merytorycznym i finansowym wypłat dotacji dokonanych na rzecz beneficjentów (MSP). Tryb uruchamian ia środków programu Phare 2001SSG w komponenci e rozwoju przedsiębior czości Płatność w ciągu 60 dni kalendarzowych od otrzymania wniosku o płatność* Odbiór prac i polecenie przelewu 45 Autoryzacja płatności dni kalendarzowych po otrzymaniu 15 dni kalendarzowych kompletnej dokumentacji wykonanych prac Kryteria Podpis I Kryteria Podpis II Dotacja dla Regionalnej Instytucji Finansującej • • Zgodność z kontraktem Zgodność z postępem prac (na podst. przedstawionych raportów PARP • • • • Zgodność z Memorandum Finansowym, Zgodność z kontraktem Zgodność z PRAG Dostępne środki PAO *zgodnie z Warunkami Ogólnymi umów dotacji wg. Praktycznego Przewodnika Kontraktowania w Programach Phare, ISPA i SAPARD (PRAG). 18 System Wdrażania Phare 2001 SSG Tryb przyznawania przez RIF dotacji beneficjentom końcowym – przedsiębiorcom DZIAŁANIE Składanie wniosków, rejestracja wniosków Otwarcie wniosków, ocena zgodności administracyjnej i formalnej, ocena techniczna i finansowa, wybór wniosków, które będą rekomendowamne do przyznania dotacji, dostarczenie raportu z oceny i listy rekomendowanych dotacji do PARP PODMIOT TERMIN Beneficjent/RI do 31 sierpnia 2003 F RIF/Komisja Raz w miesiącu, w ciągu 12 dni od terminu Oceniająca składania wniosków Weryfikacja raporu z oceny i dostarczenie listy rekomendowanych dotacji do PAO PARP W ciagu 5 dni od daty dostarczenia przez RIF kompletnej dokumentacji z oceny wniosków Milczące zatwierdzenie listy rekomendowanych dotacji przez PAO PAO W ciagu 7 dni od otrzymania rekomendacji od PARP. Wszelkie zastrzeżenia PAO musza być komunikowane PARP i RIF na piśmie. Podpisanie kontraktu z beneficjentem RIF W ciagu 14 dni od zatwierdzenia przez PAO listy rekomendowanych dotacji Rozpoczęcie działań przez beneficjenta Beneficjent Po podpisaniu kontraktu przez obie strony (RIF-beneficjent) Opublikowanie informacji o przyznanych dotacjach w Internecie. RIF W ciagu 14 dni po podpisaniu kontraktu przez obie strony (RIF-beneficjent) Przekazanie zbiorczej informacji do PARP na temat podpisanych umów RIF Raz w miesiącu Zakończenie działań i wystawienie wniosku o płatność Beneficjent Zgodnie z umową; nie później niż do 31 listopada 2003 Weryfikacja wniosku o płatność i dokonanie płatności RIF W ciągu 60 dni od otrzymania wniosku o płatność Przekazanie PARP sprawozdania na temat płatności na rzecz beneficjentów RIF Raz w miesiącu 19 System Wdrażania Phare 2001 SSG 4. Komponent rozwoju zasobów ludzkich 4.1. System instytucjonalny 4.1.1. Pełnomocnik ds. Realizacji Programu – komponent rozwoju zasobów ludzkich (PAOHRD) W celu sprawnej realizacji projektów współfinansowanych z programu Phare 2001 SSG Narodowy Koordynator Pomocy (NAC), na wniosek Ministra Pracy i Polityki Społecznej powołuje w uzgodnieniu z Krajowym Urzędnikiem Zatwierdzającym (NAO), Pełnomocnika ds. Realizacji Programu w zakresie komponentu rozwoju zasobów ludzkich (PAO-HRD). PAO - HRD z ramienia Rządu RP ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowy, z punktu widzenia procedur Phare oraz prawa polskiego, przebieg realizacji komponentu rozwoju zasobów ludzkich programu Phare 2001 SSG. Zakres odpowiedzialności PAO-HRD obejmuje nadzór nad prawidłowością procesów programowania i identyfikowania projektów rozwoju zasobów ludzkich, ich wdrażania, monitorowania i ewaluacji. W celu bieżącej koordynacji działań w ramach Phare 2001 SSG w zakresie rozwoju zasobów ludzkich z działaniami podejmowanymi w ramach polityki zatrudnienia funkcję PAO-HRD w tym zakresie pełni Minister Pracy i Polityki Społecznej 4.1.2. Zastępcy PAO-HRD NAC na wniosek PAO-HRD, za zgodą NAO, powołuje dwóch Zastępców PAO - HRD jednego z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, drugiego z Jednostki Wdrażającej. Szczegółowy zakres uprawnień Zastępcy PAO zawiera pełnomocnictwo udzielane w formie pisemnej. Zastępca PAO- HRD w zakresie określonym w pełnomocnictwie jest w szczególności odpowiedzialny za: • • • • • • • współpracę w dziedzinie zarządzania finansowego projektami dotyczącymi rozwoju zasobów ludzkich z PAO dla projektów infrastrukturalnych oraz projektów dotyczących wsparcia małych i średnich przedsiębiorstw (za pośrednictwem PARP), w tym za zapewnienie współfinansowania krajowego dla projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich. nadzorowanie wdrażania projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich monitorowanie stanu realizacji projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich we współpracy z Jednostką Wdrażającą (PARP) akceptację raportów z realizacji projektów rozwoju zasobów ludzkich przygotowanych przez Jednostkę Wdrażającą zapewnienie zgodności realizowanych projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich z polityką Rządu w zakresie zatrudnienia i rozwoju zasobów ludzkich zatwierdzanie dokumentacji przetargowej (tender dossier), raportów z wyboru wykonawcy oraz umów z wykonawcami zawieranych przez Jednostkę Wdrażającą kontrolę sposobu wdrażania projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich Na każdym etapie wdrażania projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich PAO-HRD dla projektów w zakresie zasobów ludzkich może żądać od Jednostki Wdrażającej (PARP) przedstawienia informacji nt. realizacji tych projektów oraz przygotowania analiz i sprawozdań w tym zakresie. 20 System Wdrażania Phare 2001 SSG 4.1.3. Departament Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. W zakresie wykonywania zadań wynikających z pełnienia funkcji PAO dla projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich (PAO-HRD), Departament Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej odpowiada m.in. za prowadzenie analizy zgodności realizacji programu z polityką zatrudnienia i rozwoju zasobów ludzkich państwa, przygotowywanie raportów na ten temat oraz za wybrane działania koordynacyjne i programujące w tym zakresie, zgodnie z ustawą o pomocy publicznej. Departament Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej sprawuje – z ramienia PAO – HRD nadzór nad Jednostką Wdrażającą komponent HRD. 4.1.4. Jednostka Wdrażająca – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) Jednostką Wdrażającą komponent rozwoju zasobów ludzkich Programu Phare 2001 SSG jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Minister Pracy i Polityki Społecznej zleca PARP wdrożenie programu zapewniając pokrycie kosztów operacyjnych zleconych zadań. Jednostka Wdrażająca – PARP przeprowadza przetargi i zawiera umowy z wykonawcami po uzyskaniu opinii ze strony administracji samorządowej, reprezentowanej przez Wojewódzkie Urzędy Pracy zgodnie z procedurami Phare na każdym szczeblu implementacji programu, monitoruje realizację programu oraz organizuje i prowadzi sprawozdawczość w systemie monitoringu finansowego Komisji Europejskiej dla programu Phare - PERSEUS. PARP odpowiada za przygotowywanie zbiorczych planów płatności, utrzymywanie płynności finansowej oraz przesyłanie NAO dokumentacji niezbędnej do występowania o kolejne transze środków z UE. PARP organizuje i prowadzi sprawozdawczość dla zainteresowanych instytucji (ministerstw oraz Komisji Europejskiej). Raporty z wykonania umów zawartych z wykonawcami wymagają również kontrasygnaty administracji samorządowej, reprezentowanej przez Wojewódzkie Urzędy Pracy. W celu realizacji powyższych zadań Jednostka Wdrażająca w imieniu PAO kontaktuje się i uzgadnia sposób postępowania z innymi instytucjami uczestniczącymi we wdrażaniu programu. Jednostka Wdrażająca może podzlecać innym instytucjom, w tym organizacjom rozwoju regionalnego pomoc w realizacji projektów. 4.1.5. Wojewoda Wojewoda stoi na czele RKM i jest odpowiedzialny za organizację sekretariatu Regionalnego Komitetu Monitorującego Programu Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare ( o którym mowa w p.1.3). Zadania i zakres upoważnienia wojewody i PAO- określa Porozumienie Trójstronne zawarte pomiędzy NAO, PAO i wojewodą. 4.1.6. Zarząd Województwa; Wojewódzki Urząd Pracy Wojewódzki Urząd Pracy, działając w imieniu i z upoważnienia Zarządu Województwa, współpracuje z Jednostką Wdrażającą - PARP przy przygotowywaniu zakresów zadań dla wykonawców, kontrasygnuje umowy z wykonawcą działań, monitoruje realizacje projektu oraz opiniuje raporty wykonawców. 21 System Wdrażania Phare 2001 SSG 4.2. Monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji komponentu 4.2.1 Monitoring W celu zapewnienia sprawnego przebiegu wdrażania programu na rzecz spójności społecznogospodarczej Phare zostaną utworzone: • Komitet Monitorujący Program Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2001 (o którym mowa w p. 1.2.); • Podkomitet Monitorujący (o którym mowa w p. 1.2.2.) oraz • Regionalne Komitety Monitorujące w każdym województwie objętym programem Phare 2001 Spójność Społeczna i Gospodarcza (o których mowa w p. 1.3). Wojewoda jest odpowiedzialny za organizację sekretariatu Regionalnego Komitetu Monitorującego. 4.2.2. Kontrola Prawo kontroli posiadać będą przedstawiciele: • uprawnionych instytucji Unii Europejskiej (Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Komisji Europejskiej, OLAF), oraz jednostki krajowe reprezentujące: • NAO, • PAO, • PAO-HRD • Jednostki Wdrażającej. Umowy z Beneficjentami i instytucjami włączonymi w realizację projektów zapewniają dostęp odpowiednio upoważnionych przedstawicieli ww. instytucji do dokumentów i do projektu. Prawo kontroli obejmuje również środki zadeklarowane jako współfinansowanie krajowe w takim stopniu, by można było stwierdzić stopień i sposób ich wydatkowania. O dacie i zakresie planowanej przez siebie kontroli upoważnione do tego jednostki krajowe informują się nawzajem i – jeżeli podejmą taką decyzję – mogą przeprowadzić wizytę kontrolną wspólnie. Upoważnione do kontroli jednostki krajowe przekazują sobie wzajemnie ustalenia przeprowadzonych przez siebie kontroli. 4.3. Beneficjenci programu 4.3.1. Projekty w zakresie rozwoju zasobów ludzkich Adresatami (odbiorcami) projektów będą indywidualni odbiorcy szkoleń i pomocy doradczej dostarczanej przez Wykonawców wybranych w drodze przetargu. Wykonawcy dokonają, we współpracy z Wojewódzkimi Urzędami Pracy naboru i kwalifikacji ostatecznych odbiorców usług finansowanych z dotacji zgodnie z zasadami określonymi dla danego projektu. Wykonawcy będą zobowiązani do informowania Wojewódzkich Urzędów Pracy (WUP) o efektach zleconych im do wykonania usług przez określony (założony w danym projekcie) okres. Jednocześnie w przypadku szkoleń dla MŚP obowiązkiem odbiorców szkoleń będzie udział finansowy w kosztach projektu. 22 System Wdrażania Phare 2001 SSG 4.4. Wdrażanie programu 4.4.1 Wsparcie rozwoju zasobów ludzkich Odpowiedzialnym za wszystkie czynności związane z zawarciem umów z wykonawcami jest Jednostka Wdrażająca po uzyskaniu kontrasygnaty Wojewódzkich Urzędów Pracy jako instytucji podległych administracji samorządowej. PARP, jako Jednostka Wdrażająca, przeprowadza przetargi i zawiera umowy z wykonawcami po uzyskaniu kontrasygnaty administracji samorządowej reprezentowanej przez Wojewódzkie Urzędy Pracy. Wszystkie projekty kontraktowane są zgodnie z Practical Guide for ISPA, SAPARD and Phare (PRAG). Dokumentacja przetargowa, raporty z wyboru wykonawcy oraz umowy z wykonawcami (raportowane w systemie PERSEUS lub innym określonym przez KE) są sprawdzane i kontrasygnowane przez PAO dla projektów z zakresu rozwoju zasobów ludzkich lub Zastępcę PAO w zakresie pełnomocnictwa oraz zatwierdzane przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej. Nadzór nad realizacją projektów oraz monitoring realizacji i efektów projektów prowadzony będzie przez Jednostkę Wdrażającą - PARP (wykonawca projektu zobowiązany będzie do raportowania na potrzeby PARP), który przekazywać będzie odpowiednie raporty zbiorcze, które kontrasygnowane będą przez administrację samorządową reprezentowaną przez Wojewódzkie Urzędy Pracy do PAO dla projektów z zakresu zasobów ludzkich. Raporty te będą podstawą do weryfikacji faktur, a także będą stanowić informacje dla Regionalnego Komitetu Monitorującego. Płatność środków Programu Phare 2001 SSG w ramach projektów w zakresie rozwoju zasobów ludzkich następuje bezpośrednio z subkonta w Narodowym Banku Polski na konto wykonawcy. W przypadku gdy wykonawca jest rezydentem w rozumieniu przepisów dewizowych - polecenie płatności wystawiane jest na równowartość w złotych polskich odpowiedniej kwoty w euro (według kursu kupna z dnia dokonywania przelewu banku prowadzącego rachunek); w pozostałych przypadkach polecenie płatności może być wystawione w euro. Na podstawie zweryfikowanych przez PARP faktur, PARP wystawia polecenie płatności, które sprawdza pod względem merytorycznym (zgodności z umową z wykonawcą i postępem robót), a następnie sprawdza pod względem finansowym i zatwierdza do wypłaty, zgodnie z procedurą dwóch podpisów, PAO dla projektów z zakresu zasobów ludzkich lub jego Zastępca w zakresie określonym pełnomocnictwem. Płatność ze środków krajowych przeznaczonych na dofinansowanie projektów, w tym przekazanych w ramach dotacji z budżetu państwa, będzie regulowana przez PARP. 23 System Wdrażania Phare 2001 SSG Tryb uruchamiania środków programu Phare ESC 2001 Umowa na usługi z wybranym wykonawcą Tryb uruchamiani a środków programu Phare 2001 SSG w komponencie rozwoju przedsiębiorc zości Płatność w ciągu 60 dni kalendarzowych od otrzymania wniosku o płatność* Odbiór prac i polecenie przelewu 45 dni kalendarzowych po otrzymaniu kompletnej Autoryzacja dokumentacji wykonanych prac płatności 15 dni kalendarzowych Kryteria Podpis I Kryteria Podpis II • • Zgodność z kontraktem Zgodność z postępem prac (na podst. przedstawionych raportów PARP/WUP • • • • Zgodność z Memorandum Finansowym, Zgodność z kontraktem Zgodność z PRAG Dostępne środki PAO *zgodnie z Warunkami Ogólnymi umów dotacji wg Praktycznego Przewodnika Kontraktowania w Programach Phare, ISPA i SAPARD (PRAG). 24 System Wdrażania Phare 2001 SSG Terminy: • • • • • • • • • • • DIS (Decentralised Implementation System) – zestaw procedur dotyczących realizacji programów oraz zamawiania usług, robót i dostaw finansowanych ze środków Phare, Jednostka Wdrażająca Program (IA - Implementing Agency) - Instytucja odpowiedzialna za raportowanie w standardach Phare, pomoc w organizacji przetargów, monitorowanie i kontrolę z ramienia PAO przebiegu realizacji projektów, świadczenie pomocy doradczej dla beneficjentów pomocy Phare, Karta Projektowa (Project Fiche) – dokument opisujący samodzielny element Programu: przedsięwzięcia służące realizacji danego priorytetu w danym województwie. Załącznik do wojewódzkiego programu operacyjnego, Komitet Monitorujący – komitet monitorujący Kontrakty Wojewódzkie, działający na szczeblu krajowym, złożony z przedstawicieli resortów odpowiedzialnych za sektory, których dotyczą programu rozwoju regionalnego, zarządów województw objętych programem oraz przedstawicieli donatorów – Komisji Europejskiej. Przewodniczącym Komitetu będzie przedstawiciel Minister Gospodarki. Komitet monitoruje i ocenia rezultaty wdrażania programu na szczeblu krajowym w okresach rocznych, Narodowy Koordynator Pomocy Zagranicznej (National Aid Coordinator)Przewodniczący Komitetu Integracji Europejskiej lub osoba przez niego upoważniona do koordynowania programowania i wdrażania programu Phare6, Krajowy Urzędnik Zatwierdzający (National Authorising Officer)- minister właściwy do spraw finansów publicznych lub osoba przez niego upoważniona do zarządzania finansowego środkami bezzwrotnymi7, Pełnomocnik ds. Realizacji Programu- PAO (Programme Authorising Officer) – przedstawiciel ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, odpowiedzialny z ramienia rządu za wdrożenie Programu Phare 2001 Spójność Społeczna i Gospodarcza, komponent infrastruktury i wsparcia przedsiębiorczości8, PAO-HRD (Programme Authorising Officer) – Pełnomocnik ds. Realizacji Programu – minister właściwy ds. pracy, odpowiedzialny z ramienia rządu za wdrożenie Programu Phare 2001 Spójność Społeczna i Gospodarcza, komponent rozwoju zasobów ludzkich, PERSEUS – system monitoringu finansowego Komisji Europejskiej dla programu Phare, Podkomitet Monitorujący dla komponentu HRD- komitet działający na szczeblu krajowym, złożony z przedstawicieli resortów odpowiedzialnych za sektor, którego dotyczą projekty wdrażane w ramach komponentu, zarządów województw objętych programem oraz przedstawicieli donatorów – Komisji Europejskiej i ewentualnie innych międzynarodowych instytucji finansowych (np. Banku Światowego, Europejskiego Banku Inwestycyjnego). Przewodniczącym Komitetu będzie PAO-HRD. Podkomitet monitoruje i ocenia rezultaty wdrażania komponentu programu na szczeblu krajowym w okresach 6 miesięcznych, Podkomitet Monitorujący dla komponentu infrastrukturalnego - komitet działający na szczeblu krajowym, złożony z przedstawicieli resortów odpowiedzialnych za sektor, którego dotyczą projekty wdrażane w ramach komponentu, zarządów województw objętych programem oraz przedstawicieli donatorów – Komisji Europejskiej i ewentualnie innych międzynarodowych instytucji finansowych (np. Banku Światowego, Europejskiego Banku Inwestycyjnego). Przewodniczącym Komitetu będzie PAO. 6 Zgodnie z rozporządzeniem KIE DzU-68poz[1].631 Zgodnie z rozporządzeniem KIE DzU-68poz[1].631 8 Zgodnie z rozporządzeniem KIE DzU-68poz[1].631 7 25 System Wdrażania Phare 2001 SSG • • • • • • • • • • Podkomitet monitoruje i ocenia rezultaty wdrażania komponentu programu na szczeblu krajowym w okresach 6 miesięcznych, Podkomitet Monitorujący dla komponentu rozwoju przedsiębiorczości- komitet działający na szczeblu krajowym, złożony z przedstawicieli resortów odpowiedzialnych za sektor, którego dotyczą projekty wdrażane w ramach komponentu, zarządów województw objętych programem oraz przedstawicieli donatorów – Komisji Europejskiej i ewentualnie innych międzynarodowych instytucji finansowych (np. Banku Światowego, Europejskiego Banku Inwestycyjnego). Przewodniczącym Komitetu będzie PAO. Podkomitet monitoruje i ocenia rezultaty wdrażania komponentu programu na szczeblu krajowym w okresach 6 miesięcznych, Regionalne Instytucje Finansujące (RIF) - instytucje regionalne o zweryfikowanym potencjale kadrowym i organizacyjnym, którym powierzone zostało wdrażanie projektów regionalnych dotyczących wsparcia przedsiębiorczości oraz małych projektów infrastrukturalnych, Regionalny Komitet Monitorujący – komitet na szczeblu wojewódzkim pod przewodnictwem Wojewody lub jego przedstawiciela, złożony z przedstawicieli Ministra Gospodarki, wojewody, zarządu województwa, samorządów, podmiotów uczestniczących w realizacji wojewódzkiego programu operacyjnego, Ministra Pracy i Polityki Społecznej . gospodarki; Komitet odpowiedzialny jest za monitorowanie i ocenę wdrażania programu i projektów na szczeblu wojewódzkim przynajmniej w okresach półrocznych, Regionalny Komitet Sterujący – komitet na szczeblu wojewódzkim pod przewodnictwem marszałka, złożony z przedstawicieli wojewody, Zarządu Województwa, samorządów gmin (wybranych przez wszystkie gminy danego województwa), samorządów powiatów (wybranych przez wszystkie powiaty danego województwa), odpowiednich administracji specjalnych, izby rolniczej, organizacji przedsiębiorców, związków zawodowych, organizacji pozarządowych, przedstawiciela ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego/Pełnomocnika ds. Realizacji Programu; opiniuje i rekomenduje projekty wojewódzkich programów rozwoju regionalnego, celów, instrumentów i projektów w ich ramach realizowanych, regionalny PAO – regionalny zastępca pełnomocnika ds. realizacji programu, mianowany przez PAO na wniosek wojewody; musi to być osoba pełniąca funkcje lub urzędnik podległy wojewodzie; odpowiada za przekazywanie dotacji na projekty realizowane w ramach komponentu infrastrukturalnego Programu określone w wojewódzkim programie rozwoju regionalnego oraz ocenę i nadzór nad jego realizacją w odniesieniu do środków Phare i budżetu państwa; w zakresie monitorowania i oceny realizacji programu i projektów współdziała z Regionalnym Komitetem Monitorującym, sekretariat Komitetu Monitorującego – zespół w Departamencie Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych MinisterstwaGospodarki zapewniający obsługę Komitetu, sekretariat Podkomitetu Monitorującego dla komponentu HRD - zespół w Departamencie Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej zapewniający obsługę Podkomitetu, sekretariat Podkomitetu Monitorującego dla komponentu infrastrukturalnego zespół w Departamencie Kontraktów Wojewódzkich i Programów Pomocowych Ministerstwa Gospodarki zapewniający obsługę Podkomitetu, sekretariat Podkomitetu Monitorującego dla komponentu rozwoju przedsiębiorczości - zespół w Departamencie Rzemiosła, Małych i Średnich Przedsiebiorstw Ministerstwa Gospodarki Podkomitetu, sekretariat Regionalnego Komitetu Monitorującego – zespół w Urzędzie Wojewódzkim, zapewniający obsługę funkcjonowania Komitetu, 26 System Wdrażania Phare 2001 SSG • • • • sekretariat Regionalnego Komitetu Sterującego – zespół w Urzędzie Marszałkowskim, zapewniający obsługę funkcjonowania Komitetu, Wojewoda –przedstawiciel rządu w województwie, wojewódzki program operacyjny rozwoju regionalnego (wojewódzki program rozwoju regionalnego) - dokument przyjęty przez Zarząd Województwa na podstawie rekomendacji Regionalnego Komitetu Sterującego, określający cele (priorytety) strategiczne i operacyjne rozwoju danego województwa wynikające z analizy jego sytuacji społeczno-gospodarczej oraz instrumenty służące ich realizacji, ze wskazaniem priorytetów i instrumentów współfinansowanych w ramach Programu na rzecz spójności społeczno-gospodarczej Phare, Zarząd Województwa – ciało wykonawcze samorządu wojewódzkiego odpowiedzialne za przygotowywanie strategii województwa, wojewódzkiego programu operacyjnego rozwoju regionalnego oraz wybór i zatwierdzenie do realizacji projektów realizowanych w jego ramach; w celu realizacji swoich zadań Zarząd Województwa zasięga opinii Regionalnego Komitetu Sterującego, 27
