System Oceny Pracowniczej

System Oceny Pracowniczej
Instrukcja obsługi aplikacji
Wersja 1.0
Katowice, lipiec 2014
Spis treści
Wprowadzenie...................................................................................................................................................3
Pomoc................................................................................................................................................................4
Wymagania........................................................................................................................................................4
Logowanie i zmiana hasła..................................................................................................................................4
Nawigacja w systemie.......................................................................................................................................5
Okno postępu procesu oceny.............................................................................................................................6
Wypełnianie arkusza oceny...............................................................................................................................7
Podgląd wyników............................................................................................................................................10
Odwołania........................................................................................................................................................11
Potwierdzenia...................................................................................................................................................11
Przerwanie procesu oceny................................................................................................................................11
Zakończenie.....................................................................................................................................................12
Wprowadzenie
System Oceny Pracowniczej (zwany dalej SOP) jest aplikacją dostępną za pośrednictwem przeglądarki
internetowej z dowolnego komputera podłączonego do sieci Internet. Powodem dla którego opracowano ten
system była chęć usprawnienia procesu okresowej oceny pracowników niebędących nauczycielami
akademickimi, który ze względu na liczbę objętych nim osób byłby bardzo trudny do przeprowadzenia bez
wsparcia technologii informatycznych. W dużym uproszczeniu system SOP możemy porównać do
elektronicznej ankiety. Jest tak, ponieważ z formalnego punktu widzenia podstawą oceny pracownika jest
arkusz oceny w którym oceniane są kompetencje danego pracownika. Arkusz to z kolei nic innego jak zbiór
kilkunastu pytań z których każde ma cztery możliwe odpowiedzi. Aby dokonać oceny musimy odpowiedzieć
na każde z zawartych w arkuszu pytań. Z każdym pracownikiem będzie związanych tak naprawdę kilka
arkuszy oceny. Zostało to tak pomyślane ponieważ ocena pracownika, to nie tylko „techniczna czynność”
polegająca na wypełnieniu prostego formularza, ale przede wszystkim proces w którym wymagana jest
interakcja pomiędzy wszystkimi stronami oceny (ocenianym, oceniającym i komisjami do spraw oceny).
W „Regulaminie przeprowadzania okresowej oceny pracowników niebędących nauczycielami akademickimi
oraz przyznawania podwyżki ocennej w 2014 r.”, zwanym dalej regulaminem oceny, który stanowi podstawę
do wytworzenia tego systemu, zaproponowano klarowne ramy, które mają ułatwić przeprowadzenie oceny
okresowej w sposób poprawny. Na ramy te składa się właśnie tych kilka arkuszy oceny, których wypełnienie na
kolejnych etapach oceny przez kolejnych interesariuszy tego procesu pozwala zbliżać się stopniowo do oceny
pracownika, którą chcielibyśmy określić jako obiektywną.
Celem, który przyświecał twórcom aplikacji było stworzenie narzędzia informatycznego, które będzie
intuicyjne i proste w użyciu. Nie chcieliśmy aby złożoność zasad oceny i wspierającego ją narzędzia
zdominowały proces oceny. Dlatego zarówno w regulaminie oceny jak i aplikacji proces ten został podzielony
na kilka podstawowych etapów:
ETAP 1 – dla każdego pracownika podlegającego ocenie wypełniane są dwa arkusze: pracownik (zwany
dalej ocenianym) ocenia swoje kompetencje wypełniając arkusz samooceny a jego przełożony, zwany w
dalszej części oceniającym, wypełnia identyczny co do formy arkusz oceny danego pracownika.
Obydwie osoby wypełniają arkusze niezależnie od siebie. W czasie wypełniania nie widzą wzajemnie
zaznaczonych przez siebie odpowiedzi. Dopiero w momencie, gdy obydwie osoby zakończą wypełnianie
arkuszy oceny, stają się one dla nich widoczne.
ETAP 2 – pracownik oraz oceniająca go osoba mogą w tym etapie zapoznać się z wypełnionymi przez
siebie nawzajem arkuszami oceny. Wprowadzone oceny mogą się różnić, dlatego obydwie osoby
spotykają się aby je przedyskutować. W wyniku dyskusji osoba oceniająca może zmienić swoją ocenę,
dlatego etap ten kończy dokonaniem korekty oceny pracownika przez osobę oceniającą – oczywiście o ile
zachodzi taka konieczność.
ETAP 3 – oceniany pracownik może się zapoznać z oceną wystawioną przez osobę oceniającą po
spotkaniu w ETAPIE 2. Jeśli uważa, że ocena wystawiona przez oceniającego jest niewłaściwa, to może
złożyć odwołanie do komisji. Odwołanie składa się elektronicznie wypełniając odpowiedni formularz w
systemie SOP. Czas na składanie odwołań jest określony w regulaminie oceny. Jeśli w tym czasie osoba
oceniana nie złoży odwołania, to uznajemy że odwołania nie było.
ETAP 4 – właściwa Komisja do Spraw Oceny rozpatruje odwołania oraz dokonuje weryfikacji ocen
pracowników. Komisja w wyniku podjętych przez siebie czynności ma prawo skorygować ocenę
wystawioną pracownikowi przez osobę oceniającą. Komisja zatwierdza wynik oceny pracowniczej. O ile
pracownik lub osoba oceniająca nie odwołają się od tej oceny do Rektorskiej Komisji Ogólnouczelnianej,
to ocena ta staje się oceną ostateczną. Można sądzić, że dla większości pracowników dana edycja oceny
pracowniczej zakończy się właśnie w tym momencie.
ETAP 5 – w wyniku weryfikacji oceny pracowniczej przez Komisję do Spraw Oceny ustalona może
zostać ocena z którą może się nie zgodzić zarówno oceniany jak i oceniający. Dlatego w tym etapie
obydwie osoby mogą złożyć odwołanie do Rektorskiej Komisji Ogólnouczelnianej. Podobnie jak w
przypadku odwołań w ETAPIE 3, na złożenie odwołania jest określony czas. Jeśli odwołanie nie zostanie
w tym czasie złożone, to uznajmy że go nie było a ocena zatwierdzona przez Komisję do Spraw Oceny
staje się oceną ostateczną.
ETAP 6 – dla pracowników od oceny których złożone zostało w ETAPIE 5 odwołanie, Rektorska
Komisja Ogólnouczelniana ustala ocenę. Ocena ta jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.
System SOP przedstawia przebieg omawianego procesu w oparciu o wymienione powyżej etapy. Każdy ekran
systemu został opisany tak, aby znajdujące się tam informacje były wystarczające do poruszania się w aplikacji.
W kolejnych rozdziałach niniejszej instrukcji opisane zostały podstawowe funkcjonalności Systemu Oceny
Pracowniczej. Adresatami niniejszej instrukcji nie są informatycy, dlatego z założenia nie jest ona pisana
językiem specjalistycznym. Może to w pewnych sytuacjach powodować, że nie niektóre zagadnienia nie są
opisane w sposób, który byłby naturalny dla osób biegłych informatycznie.
W instrukcji tej w wielu miejscach znajdują się rysunki ilustrujące działanie systemu. Może się zdarzyć, ze
system, który zostanie udostępniony 1 września 2014 roku będzie miał ekrany wyglądające odrobinę inaczej.
Jest to związane z faktem, iż system niezwykle dynamicznie się rozwija. Jakkolwiek główne funkcjonalności
zostały już określone i zaimplementowane, to wygląd aplikacji jest systematycznie udoskonalany.
Pomoc
Jak już wspomniano wcześniej celem przyświecającym twórcom systemu, było stworzenie aplikacji, która
będzie prosta i intuicyjna w obsłudze. Poszczególne składowe aplikacji zawierają w wielu miejscach obszerne
opisy, które mają ułatwić obsługę systemu. Dlatego można sądzić, a przeprowadzone testy potwierdzają to
twierdzenie, że używanie aplikacji nie jest trudne. Gdyby jednak pojawiły się jakiekolwiek problemy, to bardzo
prosimy o ich zgłaszanie za pomocą poczty elektronicznej na adres [email protected] lub telefonicznie pod
numerem telefonu +48 32 359 1778.
Wymagania
System SOP został napisany tak aby działał poprawnie na wszystkich popularnych przeglądarkach
internetowych. W zdecydowanej większości ekranów aplikacji nie używano lub ograniczano wykorzystanie
skryptów języka JavaScript. Powoduje, to że osoby które nie chcą używać tych skryptów lub ich przeglądarka
nie obsługuje ich poprawnie, nie będą miały żadnego dyskomfortu związanego z używaniem tej aplikacji.
Zalecaną przeglądarką jest Firefox, niemniej system był pisany i testowany na zgodność z innymi
przeglądarkami. W szczególności będzie poprawnie funkcjonował z przeglądarkami Internet Explorer oraz
Chrome.
Logowanie i zmiana hasła
System SOP dostępny jest na stronie o adresie https://sop.us.edu.pl/ . Należy zwrócić uwagę na początek
adresu, to jest na ciąg znaków https://. Litera s w tym ciągu znaków oznacza, że połączenie pomiędzy
serwerem WWW a przeglądarką internetową jest szyfrowane. W sytuacji gdy wykorzystywany jest protokół
nieszyfrowany (http nie https) lub gdy przeglądarka zgłosi wyjątek bezpieczeństwa powinniśmy zgłosić ten
problem na adres podany w rozdziale Pomoc.
Po wejściu na podaną stronę pojawi się ekran Systemu Oceny Pracowniczej. Aby się zalogować po raz
pierwszy do systemu należy podać jako identyfikator swój adres e-mail oraz hasło do konta poczty
uniwersyteckiej. Zatem Albert Beciński zgodnie z zasadami tworzenia nazw dla użytkowników kont
pocztowych w Uniwersytecie Śląskim poda jako identyfikator w oknie logowania systemu SOP
[email protected]. Hasło należy podać takie samo jak do skrzynki pocztowej.
Za pomocą tego identyfikatora i hasła będzie się można logować do systemu tylko przez pewien krótki okres
czasu. Po tym czasie ze względu na konieczność stosowania wymogów dotyczących ochrony danych
osobowych system wymusi zmianę hasła. Zmiana hasła spowoduje, że konto to zostanie „oddzielone” od konta
poczty elektronicznej i poza identyfikatorem nic go już z nim nie będzie łączyło. Zmiana hasła będzie również
możliwa w dowolnym innym momencie. Aby wymusić zmianę hasła należy kliknąć w znajdujący się w
prawym górnym rogu klawisz „Zmień hasło”. Pojawi się wówczas formularz zmiany hasła. Po wprowadzeniu
aktualnie używanego hasła oraz dwukrotnym wpisaniu nowego hasła należy kliknąć przycisk „Zmień hasło”. O
ile spełnione są warunki złożoności hasła, to hasło zostanie zmienione. W przeciwnym wypadku pojawi się w
czerwonej ramce komunikat o błędzie.
Jak wspomniano powyżej, system SOP dba o to aby hasło nie było zbyt „proste”. Wymaga się zatem aby
podczas jego zmiany spełnione były następujące warunki:
•
•
•
•
hasło musi składać się z co najmniej 8 znaków,
hasło musi składać się z co najmniej jednej cyfry, liczby oraz znaku specjalnego
w haśle nie wolno używać liter dialektycznych
hasło musi być inne od hasła, które zmieniamy
Nawigacja w systemie
Po zalogowaniu się do systemu zobaczymy ekran pokazany na rysunku 1. W górnej części okna (oznaczonej na
rysunku 1 literą A) znajduje się informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku. Poniżej znajduje się belka
(oznaczona na rysunku 3 literą B) informująca o aktualnym okresie oceny oraz o rolach dostępnych dla
aktualnie zalogowanego użytkownika. Znajdują się tu również przyciski umożliwiające zmianę hasła oraz
wylogowanie się z systemu. Przedstawiony na rysunku Alfred Beciński może pracować w jednej z trzech ról:
•
może być (jak każdy użytkownik) Ocenianym,
•
są użytkownicy których powinien ocenić – a zatem jest Oceniającym
•
jest członkiem Komisji.
Rysunek 1
Zauważmy, że klawisz z napisem Oceniany ma czarną ramkę i szare tło. Oznacza, to że jest to rola aktywna.
System dostosowuje cały swój interfejs do tego aby w wygodny sposób przetwarzać dane dotyczące oceny
aktualnie zalogowanego użytkownika. Gdy klikniemy w klawisz Oceniający interfejs aplikacji zostanie
dostosowany do tego aby w wygodny sposób oceniać osoby dla których aktualnie zalogowany użytkownik jest
Oceniającym. Podobnie będzie w przypadku roli Komisja.
Wszystkie opisane powyżej elementy interfejsu użytkownika są elementami stałymi – to znaczy, że
wyświetlane są na każdym oknie aplikacji. Poniżej nich znajduje się belka robocza, której zawartość
dostosowana jest do aktualnie wykonywanych zadań. Może tam być okno postępu procesu oceny (taj jak na
rysunku 1) lub formularz zmiany hasła omawiany w poprzednim rozdziale niniejszej instrukcji.
Okno postępu procesu oceny
Zaraz po zalogowaniu domyślnym widokiem jest widok postępu naszego procesu oceny – naszego jako
aktualnie zalogowanego pracownika (przedstawione na rysunku 2). Zauważmy, że okno to zostało podzielone
na 6 etapów odpowiadających etapom opisanym we wprowadzeniu do niniejszej instrukcji. Zawsze jeden z
tych etapów jest etapem aktywnym. Oznacza to, że możemy mieć w nim do wykonania pewne zadanie. Na
przykład na rysunku 2 aktywnym jest Etap 1 i mamy w nim do wypełnienia arkusz samooceny. Pozostałe etapy
oznaczone zostały kolorem białym – są to etapy do których proces oceny jeszcze nie dotarł.
Rysunek 2
Chcąc wykonać czynność przewidzianą dla nas w aktywnym etapie należy nacisnąć klawisz znajdujący się w
aktualnym etapie. Zostaniemy wówczas przekierowani do odpowiedniego formularza umożliwiającego
wykonanie tego zadania – w naszym przykładzie będzie to formularz służący wypełnieniu arkusza samooceny.
W sytuacji gdy proces oceny będzie zaawansowany etapy, które zostały zakończone będą oznaczone kolorem
szarym. Znajdujące się w nich przyciski będą pozwalały przeglądać dane wprowadzone w tych etapach.
Ilustruje to rysunek 3 gdzie aktywnym etapem jest Etap 3. W etapie tym Oceniany może złożyć odwołanie do
Komisji do Spraw Oceny. Kliknięcie w klawisze znajdujące się w poprzednich etapach spowoduje
wyświetlenie podsumowania arkuszy ocen zatwierdzonych w tych etapach.
Rysunek 3
Gdy przełączymy rolę na rolę Oceniający, to zamiast jednego paska postępu, zostanie ich wyświetlonych kilka.
Każdy z nich opisuje postęp procesu ocen dla osób dla których zalogowany użytkownik jest oceniającym.
Ilustruje to rysunek 4.
Rysunek 4
Wypełnianie arkusza oceny
Najważniejszą czynnością, którą ma wykonać zarówno oceniany jak i oceniająca go osoba jest wypełnienie
arkusza oceny. Aby to zrobić klikamy klawisz Wypełnij znajdujący się w oknie aktywnego etapu procesu
oceny. Wypełnianie arkusza oceny rozpoczyna się od wyświetlenia informacji o zasadach dotyczących sposobu
wypełnienia arkusza oceny. Są to:
1. po upływie 60 minut, przy braku działania ze strony użytkownika, konieczne jest ponowne zalogowanie
się,
2. aby zakończyć wypełnianie arkusza konieczne jest udzielenie odpowiedzi na wszystkie zawarte w nim
pytania,
3. zakończenie wypełniania arkusza jest procesem nieodwracalnym i uniemożliwia późniejszą zmianę
odpowiedzi,
4. czas na udzielanie odpowiedzi na pytania jest nieograniczony (z zastrzeżeniem punktu pierwszego
powyżej), ale wypełnianie arkusza musi zostać zakończone najpóźniej w ostatnim dniu okresu
przeznaczonego na wypełnianie arkuszy.
Po zapoznaniu się z tą instrukcją klikamy znajdujący się w prawym dolnym rogu klawisz Wypełnij arkusz.
Przejdziemy wówczas do formularza odpowiedzi pokazanego na rysunku 5.
Rysunek 5
Wypełnianie arkusza polega na zaznaczeniu dla każdego z pytań jednej odpowiedzi. W górnej części okna
znajdują się informacje dotyczące osoby, której ocenę właśnie przeprowadzamy (oznaczone na rysunku 5 literą
A). Poniżej znajduje się opis kompetencji (jest to nic innego jak treść pytania) oraz cztery możliwe
charakterystyki opisujące tą kompetencję (możliwe odpowiedzi na pytanie - oznaczone na rysunku 5 literą B).
Zaznaczenie odpowiedzi polega na zaznaczeniu pola zaznaczania (ang. radio button) przy odpowiednim opisie
(oznaczone na rysunku 5 literą C). Na rysunku 5 zaznaczono odpowiedź „Zna procedury obowiązujące na
zajmowanym stanowisku oraz umiejętnie je stosuje. ”.
Poniżej bloku opisu kompetencji znajduje się blok kontrolny pokazujący status odpowiedzi na poszczególne
pytania (oznaczony na rysunku 5 literą D). W omawianym przykładzie rozważamy arkusz oceny w którym
należy udzielić odpowiedzi na 17 pytań. Jak widać na rysunku udzielono już odpowiedzi na pięć pierwszych
pytań. Aktualnie jesteśmy w trakcie udzielania odpowiedzi na pytanie 10. Świadczy o tym ramka wokół
numeru pytania oraz informacja znajdująca się w górnej części okna formularza.
Chcąc zapisać odpowiedź należy kliknąć klawisz Zapisz odpowiedź lub kliknąć w dowolny inny przycisk
znajdujący się w tym formularzu. Przed wykonaniem akcji związanej z danym klawiszem zostanie zapisana
udzielona przez nas odpowiedź.
W momencie gdy udzielimy odpowiedzi na wszystkie pytania arkusz oceny może zostać zatwierdzony i
zamknięty. Pojawi się wówczas klawisz Zakończ wypełnianie arkusza (pokazany na rysunku 6).
Rysunek 6
Po kliknięciu w ten klawisz wyświetlony zostanie pokazany na rysunku 7 formularz służący do zamknięcia
arkusza oceny. Możemy w tym momencie wprowadzić jeszcze uwagi. Zamknięcie arkusza oceny jest procesem
nieodwracalnym – dlatego chcąc wykonać tą czynność musimy zaznaczyć pole wyboru (ang. check box). Taka
procedura pozwoli uniknąć błędu tak zwanego przypadkowego kliknięcia. Do momentu zamknięcia arkusza
oceny możliwa jest zmiana odpowiedzi w poszczególnych pytaniach. Po zamknięciu arkusza możemy jedynie
uzyskać dostęp do udzielonych odpowiedzi.
Rysunek 7
W przypadku Oceniającego, który wypełnia arkusz oceny po rozmowie z Ocenianym, arkusz oceny etapu 2 jest
początkowo kopią odpowiedzi Oceniającego z etapu 1. Przyjęto takie założenie, ponieważ można oczekiwać,
że rozmowa z Ocenianym w większości sytuacji nie będzie prowadziła do diametralnej zmiany oceny.
Podgląd wyników
System został tak zaprojektowany aby żadne informacje nie były tracone. Dlatego arkusze oceny będące
wynikiem procedowania w kolejnych etapach przebiegu procesu są zapisywane niezależnie od siebie w bazie
danych – nie następuje modyfikacja wprowadzonych wcześniej danych. Gwarantuje to transparentność całego
procesu oceny. Dzięki temu system będzie mógł zaprezentować przebieg procesu oceny pracownika z
podziałem na poszczególne etapy procesu.
Aby wyświetlić raport należy kliknąć w przycisk Wyniki znajdujący się w oknie odpowiedniego etapu procesu
oceny. Przycisk ten będzie dostępny gdy odpowiednie arkusze oceny zostaną zamknięte.
Wyświetlony zostanie wówczas raport procesu oceny (rysunek 8). Nawigacja w obrębie tego raportu jest
bliźniaczo podobna do nawigacji stosowanej w formularzu służącym wypełnianiu arkusza oceny (opisanej w
poprzednim rozdziale). Rożnica polega na tym, że nie mamy możliwości udzielenia odpowiedzi na pytania a
jedynie mamy podgląd jak wyglądało udzielenie odpowiedzi na dane pytanie w poszczególnych arkuszach
oceny dla danego pracownika. Zgodnie z zasadami opisanymi w regulaminie oceny może tych arkuszy być aż
pięć. W aplikacji reprezentują je kolumny odpowiedzi. Etykiety tych kolumn oznaczają z arkuszem z jakiego
etapu oceny mamy do czynienia. Poniżej opisano ich znaczenie:
AP – arkusz samooceny wypełniony przez Ocenianego w etapie 1
AK – arkusz oceny wypełniany przez Oceniającego w etapie 1
AS – arkusz wypełniony przez Oceniającego po spotkaniu z Ocenianym w etapie 2
AP – arkusz oceny zatwierdzonej przez właściwą Komisję do Spraw Oceny w etapie 4
AP – arkusz oceny zatwierdzonej przez Rektorską Komisję Ogólnouczelnianą w etapie 6.
Rysunek 8
W dolnej części okna znajduje się klawisz Podsumowanie arkusza oceny. Klikając w ten klawisz zobaczymy
komentarze wprowadzone podczas zamykania poszczególnych arkuszy oceny oraz liczbę punktów
zgromadzonych w wyniku wypełnienia arkuszy oceny.
Odwołania
W etapie 3 oraz etapie 5 procesu oceny pracownik może złożyć odwołanie od oceny do właściwej komisji
(Komisji do Spraw Oceny w etapie 3 oraz Rektorskiej Komisji Ogólnouczelnianej w etapie 5). Aby złożyć
odwołanie klikamy na przycisk Odwołanie znajdujący się w oknie odpowiedniego etapu procesu oceny
(ilustruje to rysunek 9).
Rysunek 9
Wyświetlony zostanie wówczas formularz w którym możemy wprowadzić tekst odwołania. W górnej części
okna znajduje się nazwa komisji do której będzie adresowane odwołanie. Złożenie odwołania jest procesem
nieodwracalnym – dlatego chcąc wykonać tą czynność musimy zaznaczyć pole wyboru (ang. check box).
Po złożeniu odwołania, kliknięcie w przycisk Odwołanie w oknie procesu oceny spowoduje wyświetlenie
treści odwołania oraz ewentualnej odpowiedzi komisji.
Potwierdzenia
Zamknięcie poszczególnych etapów procesu oceny powoduje wygenerowanie wiadomości rozsyłanych do
poszczególnych interesariuszy procesu oceny. Wiadomości te będą zawierały tylko podstawowe informacje o
zmianie statusu oceny.
Przerwanie procesu oceny
Wiele czynności musi zostać zgodnie z regulaminem oceny wykonanych w odpowiednim czasie. W sytuacji
gdy tak się nie stanie, na przykład Oceniający nie wypełni na czas arkusza oceny pracownika, system
automatycznie zablokuje proces oceny i zamiast okna postępu procesu oceny (pokazanego na rysunku 2)
wyświetli informację o problemie. Należy wówczas skontaktować się z właściwą komisją w celu rozwiązania
problemu.
Zakończenie
W momencie gdy proces oceny dobiegnie końca a ocena stanie się oceną ostateczną zamiast okna postępu
oceny (pokazanego na rysunku 2) wyświetlona zostanie informacja o zakończeniu oceny oraz przedstawione
zostaną zatwierdzone wyniki oceny. Użytkownik będzie miał również możliwość podglądu wszystkich etapów,
które miały wpływ na tą oceną.