Nr KEI.0912/1-4/08 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej

Nr KEI.0912/1-4/08
Protokół
kontroli problemowej przeprowadzonej w
Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie
Adres jednostki: 44-325 Mszana, ul. Mickiewicza 92
REGON – 240136357
NIP – 647-23-75-325
Kontrola przeprowadzona przez:
1. mgr Katarzynę Bylicka- przewodnicząca zespołu kontrolującego
2. mgr Małgorzata Gąsior – członek zespołu kontrolującego
na podstawie upoważnienia nr OA.0113-8/08 z dnia 09.04.2008 r., wydanego przez Wójta
Gminy Mszana
Okres objęty kontrolą: od 01.06.2007 do 31.03.2008 r.
Termin rozpoczęcia kontroli: 10.04.2008 r.
Termin zakończenia kontroli: 11.04.2008 r.
Forma organizacyjno-prawna: instytucja kultury
Zakres kontroli:
1. Kontrola problemowa – finansowa,
2. Etapy przeprowadzenia kontroli i kolejność ich następowania:
a) gospodarka finansowa Biblioteki , w tym:
- wynagrodzenia osobowe pracowników,
- koszty zakupów, robót i usług
b) gospodarka składnikami majątkowymi;
STAN FAKTYCZNY:
I. WEWNĘTRZNE REGULACJE ORGANIZACYJNO-PRAWNE
1.1. Kierownictwo Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie
Dyrektorem Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie jest Pani Irena Kuś. Powołana
została na stanowisko Dyrektora przez Wójta Gminy Mszana, na podstawie :
- zarządzenia nr OA.0151-86/2005 z dnia 29 lipca 2005 r. w sprawie: powołania Dyrektora
Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie (okres powołania od 01.08.2005 r. do
31.12.2006 r.),
- zarządzenia nr OA.0151-11/07 z dnia 29.0.1.2007 r. w sprawie powołania Dyrektora
Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie (okres powołania od 01.02.2007 r. do
31.01.2010 r.).
Powołanie nastąpiło po wcześniejszym uzyskaniu pozytywnej opinii od Stowarzyszenia
Bibliotekarzy Polskich w Katowicach, zgodnie z zapisami art. 15 ust. 1 ustawy z dnia
25 października o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
W chwili prowadzenia kontroli głównym księgowym Gminnej Biblioteki Publicznej w
Mszanie jest Pani Blandyna Nowak (zatrudniona w wymiarze ¼ etatu od 01.02.2008 r. na
czas nieokreślony). Do 31.01.2008 r. głównym księgowym w GBP była Pani mgr Ewa
Petlakowska.
W okresie objętym kontrolą :
- Pani Ewa Petlakowska – od dnia 19.03.2007 r. do 22.07.2007 r. do dnia przebywała na
zasiłku chorobowym później urlopie macierzyńskim i wypoczynkowym.
Zastępstwo za Panią Petlakowską pełniła Pani Blandyna Nowak (20.02.2007 r. do 31.08.2007
r.)
1.2. Pracownicy Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie
W Gminnej Bibliotece zatrudnionych jest łącznie 4 pracowników:
- Dyrektor – zatrudniony na podstawie powołania, w pełnym wymiarze zatrudnienia;
- Główny Księgowy – zatrudniony na podstawie umowy o pracę, w wymiarze
zatrudnienia ¼ etatu;
- Młodszy bibliotekarz (Filia Biblioteczna w Połomi) – zatrudniony na podstawie
umowy o pracę, w pełnym wymiarze zatrudnienia (czas określony).
- Młodszy bibliotekarz (Filia Biblioteczna w Gogołowej) – zatrudniony na podstawie
umowy o pracę, w niepełnym wymiarze zatrudnienia tj. ½ etatu;
1.3. Regulamin organizacyjny Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie
Organizację oraz zasady funkcjonowania GBP określa Regulamin organizacyjny,
opracowany przez Dyrektora Biblioteki, a pozytywnie zaopiniowany przez Wójta Gminy
Mszana zarządzeniem nr OA.0151/87/05 z dnia 01.08.2005 r. w sprawie zaopiniowania
regulaminu organizacyjnego Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie.
1.4. Osobowość prawna
Gminna Biblioteka Publiczna w Mszanie jest instytucją kultury posiadającą osobowość
prawną, uzyskaną poprzez wpis do prowadzonego przez Organizatora Rejestru Instytucji
Kultury (dla Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie została założona Księga Instytucji
Kultury – poz. 4).
II.
GOSPODARKA
W MSZANIE
FINANSOWA
GMINNEJ
BIBLIOTEKI
PUBLICZNEJ
2.1. Wynagrodzenie pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie
Kontrolą objęto wypłatę wynagrodzeń pracowników GBP w miesiącach losowo
wybranych, tj.: sierpień i listopad 2007 r., styczeń i marzec 2008 r. .
W trakcie kontroli ustalono:
Wynagrodzenie dla Dyrektora GBP ustalane jest przez Wójta Gminy Mszana, natomiast
wynagrodzenie Głównego Księgowego ustalane jest przez Dyrektora GBP, w oparciu
o przepisy:
- rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad
wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w
szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz.U. z 1999 r. Nr 45
poz. 446 z późn. zm.),
2
-
ustawę z dnia 03 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi
podmiotami prawnymi (Dz.U. Nr 26 poz. 306 z późn. zm.).
Pozostali pracownicy Gminnej Biblioteki Publicznej wynagrodzenie mają ustalane w oparciu
o wyżej cytowane rozporządzenie.
Premie i nagrody wypłacane są pracownikom (za wyjątkiem Dyrektora i Głównego
Księgowego) zgodnie z regulaminami: premiowania i nagradzania (zarządzenie nr
2 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie z dnia 01.08.2005 r. w sprawie
przyjęcia regulaminu nagradzania i regulaminu premiowania). W regulaminie ustalono, iż
pracownikowi może zostać przyznana:
- miesięczna premia w wysokości do 30% wynagrodzenia zasadniczego,
- nagroda z okazji dnia pracownika kultury.
Tabela nr 1, będąca załącznikiem nr 1 do protokołu zawiera zestawienie ustalonych przez
pracodawcę i wypłaconych wynagrodzeń pracownikom w okresie objętym kontrolą.
W trakcie kontroli wypłacania wynagrodzeń ustalono:
sierpień 2007 r.
Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) techniką komputerową, wg
programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł „Płace zatwierdzone do wypłaty przez
głównego księgowego i dyrektora (27.08.2008 r.).
Nie stwierdzono niezgodności przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia
Dyrektorowi i Głównemu Księgowemu. Nie stwierdzono również nieprawidłowości przy
ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia pozostałym pracownikom Gminnej Biblioteki
Publicznej w Mszanie.
listopad 2007 r.
Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) techniką komputerową, wg
programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł „Płace zatwierdzone do wypłaty przez
głównego księgowego i dyrektora (28.11.2007 r.),.
Nie stwierdzono niezgodności przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia
Dyrektorowi i Głównemu Księgowemu. Nie stwierdzono również nieprawidłowości przy
ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia pozostałym pracownikom Gminnej Biblioteki
Publicznej w Mszanie.
styczeń 2008 r.
Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) ręcznie (28.01.2008 r.),
zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora.
§ 12 pkt. 2 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych
w Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie określa, iż Listy płac sporządza księgowa w
jednym egz., na podstawie odpowiednich sporządzonych (przez odpowiedzialnych za to
pracowników jednostki) i sprawdzonych dowodów źródłowych wymienionych w pkt 1,
techniką komputerową, wg programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł „Płace”.
( zarządzenie Nr 3/2007 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej z dnia 30.01.2007 r.
w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową – weszło w życie
z dniem podpisania).
3
Nie stwierdzono niezgodności przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia
Dyrektorowi i Głównemu Księgowemu. Nie stwierdzono również nieprawidłowości przy
ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia pozostałym pracownikom Gminnej Biblioteki
Publicznej w Mszanie.
marzec 2008 r.
Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) techniką komputerową, wg
programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł „Płace zatwierdzone do wypłaty przez
głównego księgowego i dyrektora (26.03.2008 r.).
Ponadto w miesiącu marcu wypłacono:
1. pracownikowi – poz. 1 wykazu – nagrodę roczną w wysokości 2.200,00 zł brutto
(przyznana przez Wójta Gminy Mszana – pismo nr KEI. 1130-2/08) - lista
sporządzona dnia 26.03.2008 r.
2. pracownikowi
–
poz.
3
wykazu
–
odprawę
emerytalną
w wysokości 6.932,28 zł brutto - lista płac z dnia 31.03.2008 r. (pismo przyznające
odprawę emerytalną z dnia 29.03.2008 r.).
3. pracownikowi – poz.3 wykazu
– ekwiwalent za niewykorzystany urlop
wypoczynkowy – lista sporządzona dnia 31.03.2008 r.
(1 dzień urlopu
wypoczynkowego z 2007 r. + 7 dni urlopu wypoczynkowego z 2008 r. = 8 dni ), 880,30 zł . Wyjaśnień w sprawie niewykorzystania przez pracownika urlopu
wypoczynkowego (przed rozwiązaniem stosunku pracy z powodu przejścia na
emeryturę), złożyła Pani Dyrektor GBP, stanowią one załącznik nr 2 do protokołu.
4. pracownikowi – poz. 2 wykazu – nagrodę roczna, w wysokości 250,00 zł brutto.
Nagrodę wypłacono, mimo, iż z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy z dniem
31.01.2008 r. (pismo przyznające nagrodę z dnia 26.03.2008 r.).. Wyjaśnień
w sprawie przyznanie byłemu pracownikowi nagrody udzielił Dyrektor GBP w
Mszanie, stanowią one załącznik nr 3 do protokołu.
2.1.1. Terminy wypłaty wynagrodzeń i przekazania zaliczki podatku dochodowego od osób
fizycznych oraz składek do zus.
Wynagrodzenia pracowników:
- sierpień 2007 r. – przelew na konta 27.08.2007 r.;
- listopad 2007 r. – przelew na konta pracowników 28.11.2007 r.;
- styczeń 2008 r. – przelew na konta pracowników 29.01.2008 r.;
- marzec 2008 r. – przelew na konta pracowników 27.03.2008 r. oraz 31.03.2008 r.
(ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, nagroda roczna, odprawa
emerytalna).
Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:
- sierpień 2007 r.
– 609,00 zł – przelew dnia 27.08.2007 r.
- listopad 2007 r.
– 426,00 zł – przelew dnia 28.11.2007 r
- styczeń 2008 r.
– 486,00 zł – przelew dnia 29.01.2008 r.
- marzec 2008 r. – nie przelano (termin do dnia 15.04.2008 r.)
Składki na ubezpieczenia społeczne:
- sierpień 2007 r. – przelewy dnia 27.08.2007 r. :
(51) – 2.717,58 zł; (52) – 610,48 zł; (53) – 193,15 zł;
4
-
listopad 2007 r. – przelewy 28.11.2007 r.:
(51) – 2.060,97 zł; (52) – 474,04 zł; (53) – 149,52 zł;
styczeń 2008 r. – przelewy – 29.01.2008 r.
(51) – 2.126,28 zł; (52) – 519,63 zł; (53) – 181,53 zł;
marzec 2008 r. – nie przelano (termin do dnia 15.04.2008 r.)
2.2. Ryczałty samochodowe
Kontroli poddane zostały wypłacone Dyrektorowi ryczałty za używanie własnego
samochodu osobowego stanowiącego własność prywatną do celów służbowych.
Z Dyrektorem GBP w Mszanie zawarta została umowa o używanie samochodu osobowego
stanowiącego własność prywatną do celów służbowych. W umowie określono, iż:
Pracodawca przyznaje Pracownikowi miesięczny limit kilometrów na przejazdy lokalne
w wysokości 100 km przebiegu. Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych
następuje w formie ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu, o którym
mowa w § 2 rozporządzenia, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po
złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do
celów służbowych w danym miesiącu.
Termin składania oświadczenia o używaniu własnego samochodu osobowego do celów
służbowych w przejazdach lokalnych ustala się do dnia 5 następnego miesiąca.
Załącznik nr 4 do protokołu zawiera szczegółowe zestawienie wypłaconych dyrektorowi
ryczałtów w okresie od 01.06.2007 r. do 31.03.2008 r.
Wniesiono zastrzeżenia do ustalenia wysokości ryczałtu za miesiąc listopad 2007 r.
W miesiącu tym zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych nastąpił w formie
ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu – 0,7796 zł i miesięcznego limitu
przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. W pozostałych miesiącach prawidłowo ustalono
wysokość przysługującego pracownikowi ryczałtu.
2.3. Naliczanie i terminowość przekazania środków na Zakładowy Fundusz
Świadczeń Socjalnych
Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i przekazywania środków finansowych na
ZFŚS. Świadczenia z ZFŚS realizowane są na podstawie Regulaminu gospodarowania
środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Gminnej Bibliotece w Mszanie na
rok 2007 r., opracowanego na podstawie Ustawy z dnia 04 marca 1994 o zakładowym
funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz.163, Nr 90, poz.148), wprowadzonym
Zarządzeniem Nr FS/1/07 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie z dnia
08.01.2007 r.
Załącznik Nr 1 do w/w regulaminu – Skład Komisji Socjalnej na 2007 r.
Załącznik Nr 2 do w/w regulaminu – Podział środków funduszu na 2007 r.
Załącznik Nr 3 do w/w regulaminu – Tabela dofinansowania na 2007 r
W GBP w Mszanie w styczniu 2007 r. zatrudnionych było :
2 pracowników na pełnym etacie, 1 osoba na ½ etatu i jedna osoba na ¼ etatu .
Naliczenie odpisu na 2007 r.
5
1) na jednego zatrudnionego - 804,60 x 2,75 etatu = 2.212,65
2) emeryci
- 134,10 x 1,00 etat = 134,10
____________________________
2.346,75
I rata odpisu – 75% x 2.346,75 = 1.760,00 – przelano w dniu 05.03.2007 r.
II rata odpisu – 25% x 2.346,75 =
586,75 – przelano w dniu 28.09.2007 r.
Podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o
zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 163), stanowi przeciętna
planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy,
skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie.
Zgodnie z powyższym w Gminnej Bibliotece Publicznej dokonano korekty naliczenia odpisu
i różnicę w wysokości 177,35 zł przelano na rachunek ZFŚS w dniu 17.10.2007 r.
01/2007 – 2,75 – etaty
02/2007 – 3,00 – etaty
03/2007 – 3,00 – etaty
04/2007 – 3,00 – etaty
05/2007 – 3,00 – etaty
06/2007 – 3,00 – etaty
07/2007 – 3,00 – etaty
08/2007 – 3,00 – etaty
09/2007 – 3,00 – etaty
10/2007 – 3,00 – etaty
11/2007 – 3,00 – etaty
12/2007 – 3,00 – etaty
____________________
34,75 : 12 m-cy = 2.896 x 804,60 = 2.330,00 + 134,10 (emeryt) = 2.464,10
Skorygowany odpis - 2.464,10
Planowany odpis
- 2.346,75
Różnica
- 177,35 - przelew w dniu 17.10.2007 r.
Kontrola wykazała, iż naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest
zgodne z przepisami i zachowano terminy przekazania środków na rachunek bankowy ZFŚS.
2.4. Gospodarka środkami pieniężnymi
Kontrolą objęto :
- stan rachunków bankowych na dzień 31.12.2007 r.
- pisemne potwierdzenie sald przez bank
W Gminnej Bibliotece w Mszanie nie prowadzi się kasy , obsługa kasowa została
powierzona Bankowi Spółdzielczemu w Jastrzębiu Zdroju.
6
Rok 2007
Bank Spółdzielczy:
Rachunek bieżący Rachunek ZFŚS
Saldo wynikające
z potwierdzenia banku
4.688,18 Ma
23,87 Ma
Saldo wynikające z wyciągu bankowego
i ewidencji w księgach rachunkowych
4.688,18 Wn
23,87 Wn
Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez Bank
Spółdzielczy w Jastrzębiu Zdroju poprzez zawiadomienie z dnia 31 grudnia 2007r.,
potwierdzone pieczątką Banku Spółdzielczego oraz dwoma podpisami, a z drugiej strony –
podpisem i pieczątką głównej księgowej. Zgodnie z tym zawiadomieniem stan na
poszczególnych rachunkach bankowych zgadza się ze stanem w urządzeniach księgowych na
dzień 31.12.2007 r.
Wydatki Gminnej Biblioteki Publicznej w 2007 r.
W 2007 roku jednostka instytucji kultury prowadzi księgi rachunkowe w swojej
siedzibie techniką komputerową wg programu finansowo – księgowego FK Firmy ANCO
Zakład Usług Informatycznych Katowice, zgodnie z wprowadzonymi zmianami w
Zakładowym Planie Kont dokonanymi Zarządzeniem Nr 1 Dyrektora GBP w Mszanie z dnia
01.01.2006 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową.
System komputerowy ewidencji księgowej spełnia wymogi art. 10 ustawy z dnia 29 września
1994 o rachunkowości. System ten zapewnia obsługę w zakresie rachunkowości jednostki
umożliwiając m.in.:
- prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania,
- przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub
syntetycznym w podanym okresie czasu,
- przeglądanie i drukowanie stanów kont w żądanym okresie - w ujęciu analitycznym
i syntetycznym
- zapewniona jest automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald,
- wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem
pierwszej i ostatniej
Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji,
zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Uchwałą Rady
Gminy Nr III/17/2006 z dnia 28 grudnia 2006 r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy
Mszana została dookreślona Dotacja podmiotowa dla Biblioteki w wysokości 139.000,00 zł.
W Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie plan działalności na 2007r. został zatwierdzony
Zarządzeniem Nr I/2007 Dyrektora GBP z dnia 09.01.2007 r. w sprawie zatwierdzenia planu
działalności GBP na 2007 r. Zarządzeniem nr II/2007 Dyrektora GBP z dnia 30.01.2007 r.
dokonano zmian w planie działalności polegającej na przeniesieniach między poszczególnymi
kosztami.
7
Plan działalności na 2007 rok
Przychody ogółem
-
W tym:
Dotacje
Dochody własne
- 139.000,00
0,00
Koszty ogółem
W tym:
Wydatki pokryte z dotacji
139.000,00
-
139.000,00
-
139.000,00
430 – koszty usług obcych
10.152,00
450 – koszty wynagrodzeń
- 101.230,00
460 – koszty ubezp. społecznych . - 24.085,00
i inne świadczenia pracownicze
470 – pozostałe koszty
1.850,00
480 – materiały i wyposażenie
683,00
490 – książki
1.000,00
Uchwałą Rady Gminy Nr V/25/07 z dnia 26 marca 2007 r. oraz Zarządzeniem Wójta Gminy
NR OA.0151/45A/07 z dnia 30.03.2007 r. dokonano zwiększenia dotacji podmiotowej na
2007 r. o kwotę 6.171,00 zł z przeznaczeniem na działalność statutową.
Dokonano zmian w planie działalności GBP w Mszanie na 2007 rok
- zwiększenie kosztów 480 – Materiały i wyposażenie – 2.171,00
- zwiększenie kosztów 490 – Zakupy książek – 4.000,00
Plan działalności po zmianach
Przychody ogółem
W tym:
Dotacje
Dochody własne
-
145.171,00
Koszty ogółem
W tym:
Wydatki pokryte z dotacji
-
145.171,00
-
145.171,00
- 145.171,00
0,00
430 – koszty usług obcych
10.152,00
450 – koszty wynagrodzeń
- 101.230,00
460 – koszty ubezp. społecznych . - 24.085,00
i inne świadczenia pracownicze
470 – pozostałe koszty
1.850,00
480 – materiały i wyposażenie
2.854,00
490 – książki
5.000,00
W trakcie badania wykonania planu finansowego sprawdzono dowody księgowe z
okresu od 01 czerwca 2007 r. do 31 grudnia 2007 r. Wydatki poczynione w tym okresie to
8
przede wszystkim drobne zakupy, faktury za rozmowy telefoniczne, książki i prenumeratę
oraz wypłaty wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi. Wszystkie kontrolowane
dowody były sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym.
Kontrola merytoryczna polegała na zbadaniu czy dane zawarte w dowodach odpowiadają
rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu
widzenia jednostki kontrolowanej. Kontrola formalno-rachunkowa polegała na sprawdzeniu
czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny pod względem
rachunkowym.
Gminna Biblioteka Publiczna w Mszanie w 2007 r. otrzymała dotację na zakup
nowości wydawniczych w wysokości 7.680 zł w ramach programu „ Program Operacyjny
Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego” priorytet 1, rok 2007. W czasie analizy
poniesionych wydatków stwierdzono, iż cała kwota dotacji została wykorzystana na zakup
nowych książek do biblioteki - 395 woluminów.
W okresie od 01.06.2007 – 31.12.2007 r. z budżetu Gminy Mszana na rzecz GBP w Mszanie
przekazano środki finansowe w wysokości 67.200,75 zł w następujących transzach:
17.706,75
10.015,00
9.915,00
9.915,00
9.915,00
9.734,00
-
21.06.2007 r.
18.07.2007 r.
21.08.2007 r.
12.09.2007 r.
17.10.2007 r.
14.11.2007 r.
Podczas kontroli stwierdzono:
Dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. Zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora GBP i głównego księgowego.
Wypłata potwierdzona odpowiednią adnotacją – zapłacono czekiem lub przelewem. Na
każdej fakturze znajduje się data wpływu faktury do biblioteki. Zawierają dekretacje
zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
W jednym przypadku nastąpiło przekroczenie terminu płatności za usługi telefoniczne;
FAK FRB 23668126/008/07 z dnia 08.08.2007 r. na kwotę 199,56 zapłacona w dniu
27.08.2007 r., gdzie termin płatności był określony do dnia 22.08.2007 r.
Zapisy księgowe zawierają
- datę dokonania operacji,
- określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego,
- opis operacji dowodu księgowego,
- kwotę i datę zapisu
- oznaczenie kont, których dotyczą
- zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych powiązane są z
zapisami chronologicznymi,
- zapisy w dzienniku dokonywane są w porządku chronologicznym.
Dziennik zawiera obroty miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
Wydatki Gminnej Biblioteki Publicznej w 2008 r.
Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji,
zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora.
9
Uchwałą Rady Gminy Nr XIII/88/2007 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie uchwalenia
budżetu Gminy Mszana została dookreślona Dotacja podmiotowa dla Biblioteki w
wysokości 160.000,00 zł.
W Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie plan działalności na 2008r. został zatwierdzony
Zarządzeniem Nr 0161/1/2008 Dyrektora GBP z dnia 03.01.2008 r. w sprawie zatwierdzenia
planu działalności GBP na 2008 r.
Plan działalności na 2008 rok
Przychody ogółem
-
W tym:
Dotacje
Dochody własne
- 160.000,00
0,00
Koszty ogółem
W tym:
Wydatki pokryte z dotacji
160.000,00
-
160.000,00
-
160.000,00
430 – koszty usług obcych
11.700,00
450 – koszty wynagrodzeń
- 109.122,00
460 – koszty ubezp. społecznych . - 22.828,00
i inne świadczenia pracownicze
470 – pozostałe koszty
2.550,00
480 – materiały i wyposażenie
5.800,00
490 – książki
8.000,00
W okresie od 01.01.2008 – 31.03.2008 r. z budżetu Gminy Mszana na rzecz GBP w Mszanie
przekazano środki finansowe w wysokości 64.393,00 zł w następujących transzach:
32.669,00
10.944,00
10.390,00
10.390,00
-
16.01.2008 r.
21.01.2008 r.
13.02.2008 r.
13.03.2008 r.
W trakcie badania wykonania planu finansowego sprawdzono dowody księgowe z
okresu od 01 stycznia 2008 do 31 marca 2008 r. Wydatki poczynione w tym okresie to przede
wszystkim drobne zakupy, faktury za rozmowy telefoniczne, prenumeratę czasopism oraz
wypłaty wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi. Wszystkie kontrolowane dowody
były sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym. Kontrola
merytoryczna polegała na zbadaniu czy dane zawarte w dowodach odpowiadają
rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu
widzenia jednostki kontrolowanej. Kontrola formalno-rachunkowa polegała na sprawdzeniu
czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny pod względem
rachunkowym.
Podczas kontroli stwierdzono:
10
Dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. Zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora GBP i głównego księgowego.
Wypłata potwierdzona odpowiednią adnotacją – zapłacono czekiem lub przelewem. Na
każdej fakturze znajduje się data wpływu faktury do biblioteki. Zawierają dekretacje
zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
W jednym przypadku nastąpiło przekroczenie terminu płatności za usługi telefoniczne;
FAK FRB 23668126/001/08 z dnia 08.01.2008 r. na kwotę 150,58 zapłacona w dniu
24.01.2008 r., gdzie termin płatności był określony do dnia 22.01.2008 r.
Zapisy księgowe zawierają
- datę dokonania operacji,
- określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego,
- opis operacji dowodu księgowego,
- kwotę i datę zapisu
- oznaczenie kont, których dotyczą
- zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych powiązane są z
zapisami chronologicznymi,
- zapisy w dzienniku dokonywane są w porządku chronologicznym.
Dziennik zawiera obroty miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
III. GOSPODARKA SKŁADNIKAMI MAJĄTKOWYCMI
3.1. Inwentaryzacja
Zarządzeniem nr 5/2007 z dnia 20 listopada 2007 r. . Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej
w Mszanie zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji w Gminnej Bibliotece Publicznej
w Mszanie oraz w jej filiach. Inwentaryzacja przeprowadzona winna zostać metodą spisu
z natury.
Do przeprowadzenia spisu z natury powołane zostały 3 komisje inwentaryzacyjne: odrębna
dla Biblioteki Centralnej w Mszanie, i odrębne dla każdej filii bibliotecznej.
Inwentaryzacją objęto:
- środki trwałe
- wartości niematerialne i prawne
- druki ścisłego zarachowania.
Przed przystąpieniem do inwentaryzacji, osoby materialnie odpowiedzialne złożyły
oświadczenia, iż wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników
majątku zostały przekazane do komórki księgowości oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu
z natury ujęte w księgach inwentarzowych.
Inwentaryzowane składniki spisano na arkuszach spisów z natury. Arkusze zostały wciągnięte
do Ewidencji druków ścisłego zarachowania. Arkusze spisu z natury zostały ponumerowane.
1. Gminna Biblioteka Publiczna w Mszanie (centrala) dokonała spisu na arkuszach spisu
z natury:
- nr 31 – zbiory specjalne – 310,95 zł (pozycji spisowych – 16)
- nr 32 – środki trwałe – 23.070,54 zł (pozycji spisowych – 11)
- nr 33 – wartości niematerialne i prawne – 4.683,28 zł
- nr 34 do nr 37 – środki trwałe umarzane jednorazowo – 23.878,53 zł (pozycji spisowych –
82).
11
2. Filia Biblioteki w Połomi dokonała spisu na arkuszach spisu z natury:
- nr 41 do nr 42 – środki trwałe umarzane jednorazowo – 11.573,87 zł
3. Filia Biblioteki w Gogołowej dokonała spisu na arkuszach spisu z natury:
- nr 41 do nr 42 – środki trwałe umarzane jednorazowo – 1.472,71 zł
Każda z komisji sporządziła sprawozdanie z przebiegu prac komisji spisowej.
Stan na 31.12.2007 r.:
1. środki trwałe (k-to 20)
stan wg spisu z natury
stan wg urządzeń księgowych
– 23.070,54 zł
– 23.070,54 zł
2. środki trwałe umarzane jednorazowo (k-to 020)
stan wg spisu z natury
– 37.236,06 zł , tj:
- Mszana
– 23.878,53 zł
zbiory specjalne Mszana – 310,95 zł
- Połomia
– 11.573,87 zł
- Gogołowa – 1.472,71 zł
stan wg urządzeń księgowych
– 37.236,06 zł
3. Wartości niematerialne i prawne (K-to 010)
Stan wg spisu z natury
– 4.683,28 zł
Stan wg urządzeń księgowych
– 4.683,28 zł
Przeprowadzona została również inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania. Ustalono, iż
stan faktyczny jest zgodny ze stanem odnotowanym w księgach druków ścisłego
zarachowania.
W dniu 31.12.2007 r. dokonano kasacji środków trwałych umarzanych jednorazowo. Wartość
skasowanych środków – 90,00 zł. Kasacji dokonała komisja działająca w oparciu o
zarządzenie dyrektora GBP w Mszanie nr 6 z dnia 20.12.2008 r.
Z przebiegu spisu z natury zostały sporządzone przez zespoły spisowe sprawozdania opisowe.
Na tym protokół zakończono.
Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, po 1 egz.
i kontrolowanego.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. Nr 3.
Podpisano bez zastrzeżeń.
dla
kontrolującego
Załączniki do protokołu:
-
załącznik nr 1 – tabela nr 1 zawierająca zestawienie ustalonych przez
pracodawcę i wypłaconych wynagrodzeń w okresie objętym kontrolą;
12
-
załącznik nr 2 – wyjaśnienia dyrektora w sprawie wypłacenia ekwiwalentu za
niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
załącznik nr 3 – wyjaśnienia dyrektora w sprawie wypłacenia byłemu
pracownikowi nagrody rocznej,
załącznik nr 4 – zestawienie ryczałtów samochodowych wypłaconych
dyrektorowi
Jednostka kontrolowana:
Jednostka kontrolująca:
1. Irena Kuś – Dyrektor GBP w Mszanie
1. Katarzyna Bylicka – przewodnicząca
Zespołu kontrolującego
2. Blandyna Nowak – Główna Księgowa
2. Małgorzata Gąsior – członek zespołu
kontrolującego
13