Szkolenie Finansowe - usług firm obligatoryjnych

Szkolenie Finansowe
Dotacje Zarządu Samorządu Studentów UW
Plan prezentacji
1. Budżet ZSS i akty prawne dotyczące dofinansowań
2. Praca z systemem CERBER – pełnomocnictwo
finansowe.
3. Wniosek o dofinansowanie.
4. Rozliczenie projektu – umowy oraz faktury.
5. Sprawozdanie z projektu.
1.
Budżet ZSS i akty prawne związane z
dofinansowaniami
1. Akty prawne związane z dofinansowaniami
Zakładka „Dotacje” -> „Regulaminy” na stronie Samorządu.



Regulamin przyznawania dotacji przez Zarząd Samorządu
Studentów Uniwersytetu Warszawskiego
Zarządzenie Przewodniczącego nr 20/PM/2012 –
przedsięwzięcia i usługi niefinansowane
Zarządzenie Przewodniczącego nr 8/PM/2011 – umowy
obowiązkowe
+ Przewodnik po dotacjach
BUDŻET SAMORZĄDU.
III FILAR



Środki do wyłącznego wykorzystania przez Zarząd
Samorządu Studentów UW.
Z III filaru finansowane są przedsięwzięcia o
charakterze ogólnouniwersyteckim ( np. Juwenalia)
Można starać się o dofinansowanie z III filaru przy
organizacji dużych projektów – czekamy na
pomysły!
BUDŻET SAMORZĄDU.
II FILAR





Pula środków przeznaczonych na konkursy projektów.
Ubiegać się o dotacje mogą: Zarządy, Rady Mieszkańców, koła
naukowe oraz inne organizacje i stowarzyszenia działające na
Uniwersytecie.
Nie ma kwoty maksymalnej dotacji, o którą można się ubiegać.
Wnioski rozpatrywane są w ciągu 14 dni od ostatniego dnia, kiedy
można je składać.
Terminy na złożenie wniosku:

15. każdego miesiąca, oprócz lipca, sierpnia i grudnia

minimum siedem dni przed początkiem projektu
BUDŻET SAMORZĄDU.
I FILAR




Budżety wszystkich zarządów jednostkowych oraz rad mieszkańców
uchwalane corocznie i odgórnie dla każdej jednostki
Budżety zss-ów i rad ustalane są na podstawie algorytmu - do kwoty
podstawowej, którą dostaje każda jednostka dodawana jest kwota za
każdego studenta, przy czym im więcej studentów tym ta kwota maleje
Zarząd rozpatruje wnioski, może zmniejszyć kwotę dotacji lub jej nie
przyznać, jeśli stwierdzi niegospodarność lub niecelowość wydatków.
Terminy na złożenie wniosku:



co najmniej siedem dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia
po 31 października – 30% przyznanego na rok budżetu (CERBER
uwzględnia pomniejszenie kwoty i liczy ją automatycznie)
do 30 listopada – w grudniu nie składa się ŻADNYCH wniosków
PRZEDSIĘWZIĘCIA FINANSOWANE
I FILAR
O charakterze:

Kulturalnym


Naukowym lub edukacyjnym


Otrzęsiny, Połowinki, spotkania świąteczne, obozy zerowe, wyjazdy
Sportowym


konferencje, warsztaty
Integracyjnym


przegląd filmów, wystawa zdjęć
turnieje
Promocyjnym

kubki, koszulki, materiały biurowe do pracy ZSSu
2.
Praca z systemem CERBER.
Pełnomocnictwo finansowe.
System CERBER

Składanie wniosków

Zbiór uchwał o przyznanych dofinansowaniach

Składanie sprawozdań ( + sprawozdania robocze)

Budżet
Z Cerbera mogą korzystać: przewodniczący oraz
pełnomocnicy. Podstawą prawną jest uchwała
zarządu złożona w Biurze ZSS.
Rejestracja w systemie
www.rejestracja.cerbernew.samorzad.uw.edu.pl
Rejestracja organizacji i kół naukowych
Nie można zakładać kont jednostkom uczelni
Takie uprawnienia ma tylko Biuro ZSS!
Rejestracja przewodniczącego i pełnomocników
Pełnomocnictwo finansowe
Zakładka „Dotacje” → „Pełnomocnictwo finansowe”


Może je uzyskać wyłącznie student danej jednostki.
Podstawą do uzyskania pełnomocnictwa jest złożenie w Biurze
ZSS uchwały:



o wyborze na przewodniczącego ZSS/RM (otrzymuje
pełnomocnictwo z urzędu)
o nadaniu pełnomocnictwa osobom wymienionym imiennie
Można odwołać pełnomocnictwo.
Najpierw zarejestruj się w systemie, potem
donieś dokumenty do Biura ZSS!
Pełnomocnictwa złożone przed 15 października
wygasają z końcem listopada.
3.
WNIOSEK O DOFINANSOWANIE
CERBER - początek
www.wnioski.cerbernew.samorzad.uw.edu.pl
Przygotowanie projektu

Planowanie przedsięwzięcia


Planowanie wydatków oraz przychodów


pod względem merytorycznym oraz czasowym
wyszukanie ofert, sprawdzenie cen usług
Złożenie idealnego wniosku
Idealny wniosek

Zwięzły - składa się jedynie z potrzebnych informacji

Precyzyjny - opis dobrze oddaje charakter przedsięwzięcia

Wyważona ilość treści - jest jej na tyle dużo, żeby zrozumieć kosztorys i zalety
projektu, a na tyle mało żeby można było się zapoznać z nim w 3 min.
Przejrzystość osoba nie znająca realiów jednostki ani projektu po pierwszej

lekturze znakomicie orientuje się w przedsięwzięciu
Złożony po zamknięciu kosztorysu!

! WAŻNE !
Dokumenty złożone wysłane tylko przez CERBERa nie
są uznawane za złożone.
ZAWSZE należy dostarczyć do Biura ZSS wydrukowane
dokumenty, podpisane przez odpowiednie osoby.
Wniosek składamy TYLKO przed wydarzeniem. ZSS nie
zwraca kosztów poniesionych przed wnioskiem.
Termin na złożenie sprawozdania to siedem dni przed
jego rozpoczęciem.
Liczy się data złożenia dokumentów w Biurze.
Jedno przedsięwzięcie – jeden wniosek, również w
przypadku planowania dofinansowania z I i II filaru.
Dlaczego warto dofinansować projekt?
Wskazówki do opisu

bo jest ważny z punktu widzenia integracji społeczności

bo jest cykliczny, łączy się z wieloletnią tradycją

bo jest ważny dla rozwoju życia kulturalnego

jest innowacyjny, oryginalny, unikalny

jest dobrze przemyślany organizacyjnie

ma dopracowany kosztorys
Kryteria oceny wniosku przez Komisję Finansową
1. koszty [15%];
2. szczegółowość opisu merytorycznego [15%];
3. szczegółowość kosztorysu [15%];
4. innowacyjność [10%];
5. stosunek dotacji do pozostałych przychodów
[10%]
6. korzyści dla uczestników [9%];
7. zasięg [9%];
8. charakter projektu [7%];
9. perspektywa kontynuacji przedsięwzięcia [5%];
10.kwota dotacji przeznaczana na jednego uczestnika projektu [5%];
Wypełnianie wniosku – część 1







Nazwa projektu - krótka i zwięzła, co najmniej dwa człony, np. Otrzęsiny Wydziału
Psychologii, Poronin 2012 – wyjazd naukowy Kolegium MISH
Podmiot (jednostka, z której składa się wniosek) i podmioty współorganizujące (należy
dodać, jeżeli są i dokładają się do projektu)
Osoba - odpowiedzialna za złożenie faktur do rozliczenia, złożenie sprawozdania oraz
wprowadzanie poprawek. Może być inna niż wnioskująca.
Miejsce w którym odbywa się wydarzenie (np. Aula Starego BUWu)
Opis – to, co ma przekonać Zarząd do przyznania dofinansowania. Czyli: opis merytoryczny
projektu, po co i dla kogo jest organizowany, czy to pierwsza edycja, czy planujesz kolejne,
planowany przebieg, co podmioty współorganizujące wnoszą do projektu.
Charakter przedsięwzięcia – kulturalny, naukowy, integracyjny, sportowy, promocyjny.
Możliwe są połączenia dwóch, np. kulturalno-integracyjny.
Inne instytucje zaangażowane – biorące udział w projekcie, np. sponsorzy,
fundacje.
Wypełnianie wniosku – część 2


Przewidywane korzyści – co zorganizowanie wydarzenia przyniesie uczestnikom, uczelni?
Ilość uczestników – w przypadku wydarzeń otwartych szacowana, w przypadku wyjazdów –
USTALONA

Data właściwego wydarzenia – w przypadku kilkudniowych ostatni dzień trwania

Harmonogram prac – wskazuje na stopień zaplanowania wydarzenia

Koszty – mnożone przez ilość dni, koszt jednostkowy i ilość, zaznacz czy chcesz na nie
otrzymać dofinansowanie ZSS. Zawsze podawaj koszt jednostkowy i nie zaokrąglaj kwot,
podawaj wszystkie planowane koszty! Jeżeli ZSS ma sfinansować część kosztów, np. noclegu,
rozbij kwoty na dwie pozycje i zaznacz, którą chcesz opłacić z dotacji. W takim przypadku
konieczne jest posiadanie DWÓCH FAKTUR za daną usługę, tak by ZSS mógł opłacić swoją
część.

Przychody dofinansowanie z II filaru, cegiełki, władze wydziału

Opis kosztorysu – rozwinięcie, uzasadnienie kosztów, jeżeli kwotę musiałeś
podać wcześniej całościowo, tutaj podaj jednostkową.

Oświadczenie – zapoznaj się z treścią
Przedsięwzięcia niefinansowane
Zarządzenie Przewodniczącego nr 20/PM/2012
Z I lub II filaru budżetu Samorządu nie finansuje się:

usług cateringowych na spotkania świąteczne,przekraczających wartość 1 800 zł;

usług wykonywanych za granicą z wyłączeniem noclegu oraz transportu;

zakupu produktów spożywczych;

kwiatów;

paliw ciekłych i stałych;

przedsięwzięć o charakterze przede wszystkim rekreacyjnym lub turystycznym;

przedsięwzięć o charakterze politycznym lub religijnym.
Maksymalny limit dofinansowania imprez klubowych z I filaru budżetu
Samorządu dla jednostki wynosi 1500 zł.
Wyżywienie/catering - uwagi

Wymagana zgoda prorektor ds. studenckich (dołączona do wniosku)

Z wyłączeniem:


konferencji naukowych

spotkań świątecznych

obozów zerowych
Catering na spotkania świąteczne do 1800 zł!
Catering musi być USŁUGĄ. Faktury na produkty spożywcze nie
mogą zostać opłacone.
Katalog firm obligatoryjnych

Zakładka „Dotacje” → „Regulaminy” na stronie
samorządu

uw.edu.pl → „Zamówienia publiczne”

bwz.uw.edu.pl
Ważne terminy - przypomnienie
I filar

co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia (złożenie w
Biurze)

do 30 listopada

po 31 października maks. 30 % budżetu
II filar

do 15 dnia każdego miesiąca, z wyłączeniem lipca, sierpnia
i grudnia ale minimum siedem dni przed rozpoczęciem wydarzenia
Po złożeniu wniosku w systemie należy kolejno:
kolejno
1. Złożyć wersję papierową w Biurze ZSS
2. Oczekiwać na akceptację sekretariatu (Biura)
3. Oczekiwać na akceptację Komisji Finansowej
4. Czekać na decyzję Zarządu
5. Zapoznać się z uchwałą – decyzją
6. Przystąpić do rozliczania faktur i ewentualnych
umów
4.
Rozliczanie projektu.
Umowy oraz faktury.
Umowy obowiązkowe

Obowiązek podpisywania umów JEŻELI FINANSOWANE PRZEZ ZSS:

Transport (zawsze)

Inne powyżej 4000 zł (np. nocleg, koszulki)

Wszystkie umowy zawieramy na wzorach ZSS UW.

Podpis składa jedynie usługodawca.


Obowiązek złożenia w Biurze ZSS na co najmniej 5 dni przed
wykonaniem z załącznikami!
W razie wątpliwości – konsultacja z Komisją Prawną
Umowy obowiązkowe
W zakładce „Dotacje” → „Wzory umów”.

Osoba fizyczna – rachunek również na wzorze ZSS

Osoba prawna

Współorganizacja imprezy

Najem ośrodka

Przewóz

Dostawa

Catering
Rozliczenie projektu
Rozliczenie to nie sprawozdanie – oznacza jedynie złożenie w Biurze ZSS
faktur opłacanych z dotacji.

Odbiorcą musi być Uniwersytet! Podpisuje tylko usługodawca.

Oryginały faktur

Wystawione nie wcześniej niż w dniu imprezy

Faktury przelewowe – termin min. 14 dni

Złożone w Biurze w ciągu 7 dni od daty wystawienia


Dobrze opisane (wzory opisu faktur płaconych przez ZSS znajdują się
w Biurze i na stronie samorządu)
ZAWSZE należy wykonać kopie WSZYSTKICH faktur – złożenie ich do
rozliczenia w Biurze nie oznacza że nie trzeba dołączyć
kopii do sprawozdania
Załączniki do faktur

Umowy, jeżeli były zawierane na daną usługę

Lista otrzymujących [nagrody, koszulki, itp.]

Lista uczestników [transport, nocleg]

Tabela kursu walutowego z danego dnia [rachunki zagraniczne]
5.
SPRAWOZDANIE PROJEKTU
Sprawozdanie

WSZYSTKIE zmiany w kosztorysie

koszty dodatkowe

zmiany terminu

zmiany ilości uczestników

zmiany programu przedsięwzięcia

zmiany miejsca

Osiągnięte rezultaty

DOBRY OPIS KOSZTORYSU z podaniem wszelkich zmian finansowania
Sprawozdanie
Koszty kopiują się automatycznie z wniosku.
Jeżeli zrezygnowałeś z finansowania którejś pozycji, nie kasuj jej, tylko wpisz we wszystkie pola
danej pozycji zera. Dodaj pozycje, które nie były planowane we wniosku.
Nie można zmienić kwoty otrzymanego dofinansowania.
Niewykorzystana kwota to TYLKO KWOTA Z DOFINANSOWANIA ZSS. Należy ją obliczyć
samodzielnie.
Pierwszym źródłem z którego pokrywa się nieprzewidziane wydatki, powinny być cegiełki –
zwroty dla uczestników nie są akceptowane z wyjątkiem sytuacji niezależnych od
organizatora.
Załączniki do sprawozdania

WYŁĄCZNIE kopie faktur i rachunków

Wszystkie faktury i rachunki, również na pozycje niefinansowane przez ZSS.

Kopie umów

Tabele kursów walutowych z danego dnia (przy wyjazdach zagranicznych)

Oświadczenia o wydatkowaniu kwot są przyjmowane w wyjątkowych
sytuacjach. Należy zachowywać wszystkie paragony, rachunki i faktury.
Sprawozdania bez załączników będą odrzucane.
Terminy
Sprawozdanie należy złożyć w ciągu 30 dni od realizacji projektu.
Wszystkie sprawozdania należy złożyć do 21 grudnia.
Można prosić o przedłużenie terminu sprawozdania w
wyjątkowych sytuacjach poprzez podanie do przewodniczącej
Komisji Finansowej.
Komisja Finansowa

Sprawdzanie zgodności z wnioskiem.

Sprawdzanie zgodności z załącznikami.
Co ułatwia pracę?

Załączniki ułożone w kolejności jak w kosztorysie.

Podpisane drukowanymi literami nazwą z kosztorysu.

Przede wszystkim – możliwość kontaktu i zainteresowanie :)
Niezłożenie sprawozdania
W przypadku niezłożenia lub odrzucenia sprawozdania ZSS UW
wykonuje dwie czynności:

blokuje budżet jednostki do czasu wyjaśnienia,

powiadamia władze uniwersyteckie.
Dziękuję za uwagę
:)
[email protected]