Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą sprawy: 1. W zakresie

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą sprawy:
1. W zakresie spraw organizacyjno-administracyjnych:
1) wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu, Senatu,
samorządów i innych oraz z przeprowadzeniem referendum lub konsultacji społecznych,
2) wykonywanie czynności związanych ze stwierdzeniem własnoręczności podpisów na
drukach zeznań świadków dla potrzeb ZUS,
3) planowanie i bieżąca analiza wydatków związanych z utrzymaniem Urzędu,
4) rejestrowanie i prowadzenie zbioru zarządzeń Burmistrza,
5) wykonywanie zadań związanych z funkcją Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy
poprzez występowanie do wydziałów, biura i jednostek organizacyjnych o dostarczenie
potrzebnych materiałów niezbędnych do podjęcia przez Burmistrza właściwych
rozstrzygnięć.
2. W zakresie obsługi sekretariatu:
1) prowadzenie sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
2) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, wpływających do urzędu,
3) obsługa urządzeń biurowych i telekomunikacyjnych,
4) zwoływanie na potrzeby Burmistrza , Zastępcy Burmistrza i Sekretarza narad, spotkań
z kierownikami wydziałów i jednostek organizacyjnych gminy,
5) gromadzenie protokołów kontroli Urzędu i jednostek organizacyjnych dokonywanych
przez kontrolę zewnętrzną,
6) przygotowanie i obsługa narad Burmistrza i Zastępcy.
3. W zakresie spraw gospodarczych.:
1) gospodarowanie budynkami administracyjnymi i gospodarczymi Urzędu oraz lokalami
biurowymi i w tym celu sporządzanie stosownych umów,
2) planowanie remontów, bieżących napraw i konserwacji budynków oraz przekazywanie
tych planów i współdziałanie w ich realizacji z Wydziałem IZP,
3) gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, pieczęciami,
4) prowadzenie rejestrów:
a) wydanych pieczęci,
b) wydanych kluczy,
c) zawartych umów (centralny rejestr),
d) przekazanych do BiF faktur,
5) dokonywanie zakupów sprzętu biurowego, materiałów i pomocy biurowych oraz
konserwacji i naprawy, maszyn i urządzeń,
6) ewidencjonowanie przedmiotów nietrwałych i materiałów biurowych oraz prowadzenie
magazynu materiałów biurowych i wyposażenia,
7) zabezpieczenie mienia przed pożarem, kradzieżą, zniszczeniem oraz organizacja ochrony
budynków Urzędu,
8) prowadzenie opłat abonamentowych,
9)gospodarowanie odzieżą roboczą i sprzętem ochronnym oraz rozliczanie
ekwiwalentu za pranie,
10) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w pieczęcie, tablice, flagi, itp.,
11) rozliczanie najemców lokali w budynkach Urzędu w okresie miesięcznym,
12) rozliczanie opłat za energię cieplną i elektryczną, wodę i ścieki, usługi kominiarskie
i komunalne, przesyłki pocztowe, rozmowy telefoniczne,
13) zapewnienie łączności przewodowej, telefonicznej, faksowej i internetowej,
14) zapewnienie obsługi gospodarczej i konserwatorskiej w tym utrzymywanie porządku
i czystości w pomieszczeniach budynku i wokół niego,
15) prowadzenie spraw związanych z godłem państwowym i tablicami urzędowymi,
umieszczaniem flagi państwowej, flagi Gminy Pyrzyce z okazji świąt państwowych i
miejskich na maszcie i budynku Urzędu,
16) zapewnienie dostarczenia korespondencji wychodzącej z Urzędu, współpraca z placówką
pocztową.
4. W zakresie obsługi informatycznej oraz czynności dotyczących Administratora
Bezpieczeństwa Informacji:
1) administrowanie lokalną siecią komputerową,
2) nadzorowanie eksploatacji funkcjonujących systemów informatycznych,
3) wdrażanie nowych systemów i technologii informatycznych,
4) szkolenie pracowników Urzędu w zakresie obsługi programów użytkowych,
5) koordynacja wdrożeń programów, systemów informatycznych, sieciowych systemów
operacyjnych, zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania,
6) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych dotyczących informacji niejawnych
i współpraca w tym zakresie z Pełnomocnikiem Burmistrza ds. Ochrony Informacji
Niejawnych,
7) wykonywanie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji w zakresie ochrony
danych osobowych,
8) opieka nad sprzętem informatycznym (konserwacje, przeglądy, rozbudowa, naprawy),
9) opieka nad infrastrukturą informatyczną (sieć informatyczna),
10) nadzorowanie pracy sieci informatycznej i jej rozwój,
11) opieka nad aplikacjami użytkowymi (instalowanie nowych wersji programów,
konserwacja i ich naprawa),
12) tworzenie kopii zapasowych danych oraz archiwowanie danych.
13) wprowadzanie informacji na strony internetowe urzędu w tym informacji umieszczanych
w BIP –ie urzędu i jednostek - zgodnie z zawartymi umowami,
5. W zakresie kadr i archiwum:
1) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu, dyrektorów (kierowników) jednostek
organizacyjnych Gminy ,
2) organizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu z zakresu bhp i ppoż.,
3) prowadzenie ewidencji badań lekarskich
4) prowadzenie spraw emerytalno – rentowych pracowników,
5) prowadzenie opieki nad osobami odbywającymi staż lub praktykę w Urzędzie,
6) prowadzenie spraw związanych z wyjazdami krajowymi (delegacje),
7) zgłaszanie i prowadzenie rejestru szkoleń pracowników Urzędu Miejskiego,
8) wspólnie z kierownikami wydziałów i biura bieżąca aktualizacja zakresów czynności i
pełnomocnictw dla pracowników Urzędu oraz pełnomocnictw dla dyrektorów, kierowników
jednostek organizacyjnych,
9) prowadzenie archiwum zakładowego,
10) prowadzenie prenumerat wydawnictw prasowych i książkowych,
11) prowadzenie ewidencji czasu pracy i jego rozliczanie,
12) przygotowywanie konkursów na wolne stanowiska w Urzędzie,
13) prowadzenie spraw pracowniczych zgodnie z kodeksem pracy.
6. W zakresie prowadzenia Punktu Informacyjnego:
1) obsługa punktu informacyjnego poprzez udzielanie informacji oraz kierowanie do
merytorycznych pracowników,
2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
3) prowadzenie ewidencji korespondencji: w tym ewidencjonowanie przychodzącej
i wychodzącej korespondencji specjalnego znaczenia (polecone, zarządzenia, wytyczne,
decyzje, faktury, wezwania do sądu, wezwania do zapłaty),
4) wprowadzanie wpływających do Urzędu dokumentów do sytemu elektronicznego obiegu
dokumentów,
5) udostępnianie książek wyjść służbowych i prywatnych pracowników Urzędu.
7. W zakresie świetlic wiejskich:
1) administrowanie lokalami użytkowymi tzw. salami i świetlicami komunalnymi i w tym
zakresie:
a) sprawowanie nadzoru nad mieniem w nich zgromadzonym,
b) wnioskowanie w porozumieniu z właściwymi radami sołeckimi o zatrudnienie,
wynagrodzenie i zwolnienie pracowników tzw. opiekunów sal i świetlic,
c) zapewnienie zaopatrzenia sal i świetlic w niezbędne środki czystości, opał, energię
itp., w tym celu zawieranie umów na ich dostawę i inne usługi,
d) prowadzenie spraw z zakresu okolicznościowych wynajmów sal i świetlic,
e) planowanie remontów, bieżących napraw i konserwacji oraz przekazywanie tych
planów i współdziałanie w ich realizacji z Wydziałem IZP.
8. W zakresie współpracy z jednostkami pomocniczymi:
1) rejestrowanie i przekazywanie do realizacji kierownikom wydziałów wniosków z zebrań
wiejskich i narad z sołtysami,
2) kontakt z sołtysami, załatwianie spraw sołeckich.