CASE STUDY - REKON REKON Sp. z o.o. jest firmą o zasięgu

CASE STUDY - REKON
REKON Sp. z o.o. jest firmą o zasięgu międzynarodowym, produkującą szereg
różnorodnych maszyn i podzespołów wykorzystywanych min. przy produkcji samochodów.
Bardzo często są to zamówienia jednorazowe. Firma zajmuje się również remontem i
konserwacją maszyn oraz podpisuje kontrakty, które wykraczają poza opisane powyżej cele,
a wiążą się z szeroko rozumianą automatyką w przemyśle samochodowym. Spółka ma
kontrahentów we Włoszech, Francji, Niemczech, Polsce, a ostatnio także w Wielkiej Brytanii.
Zatrudnionych jest w niej 48 osób.
Osobą, która stworzyła tą firmę od podstaw i prowadziła ją przez ostatnie 12 lat jest jej
właściciel Jarosław Kaczar. Sukces spółki jest wyraźnie związany z jego osobą. Odchodząc z
poprzedniej firmy pan Jarosław zabrał ze sobą kilku dobrych pracowników oraz sieć
kontaktów, dzięki którym udało mu się podpisać pierwsze umowy. Następnie dzięki
pracowitości i stale rozwijanym umiejętnościom negocjacyjnym zdobył zlecenia w prawie
wszystkich koncernach samochodowych działających w Europie. Prace wykonywane przez
jego firmę odpowiadają standardom stawianym przez koncerny, a jednocześnie często są
tańsze niż konkurencyjne oferty z innych krajów Unii Europejskiej. W ciągu ostatniego
dziesięciolecia firma otworzyła swój własny warsztat, a także dysponuje dwoma zespołami
pracowników, których zadaniem jest wykonywanie remontów i zleceń u kontrahentów.
Ponad to działa również zespół konstruktorów (z własnym szefem), których zadaniem jest
przygotowywanie kosztorysów i projektowanie maszyn i podzespołów. W firmie istnieje
także sekretariat, który pełni funkcję działu sprzedaży, administracji i księgowości.
Mniej więcej miesiąc temu pan Jarosław dostrzegł, że na rynku gwałtownie zwiększyła się
liczba ofert ze strony koncernów samochodowych. Uznał to za niezwykłą szansę na
umocnienie pozycji swojej firmy na rynku oraz zapewnienie jest stabilnego wzrostu na
najbliższe kilka lat. Ostatnie cztery tygodnie spędził, więc praktycznie poza krajem na
negocjacjach w wyniku, czego podpisał prawie tyle umów, co przez ostatni rok.
Jego powrót do firmy po miesięcznej nieobecności był dla niego zaskoczeniem. Sekretariat
był pogrążony w chaosie. Gwałtowny wzrost ofert spowodował, że pracownicy musieli
pracować w nadgodzinach, a i tak nie wyrabiali się z obowiązkami. Podobno dochodziło do
sprzeczek. Pan Jarosław czuł, że również do niego pracownicy żywią negatywne emocje.
Część pierwszego dnia po powrocie spędził więc na dyskretnej obserwacji obciążenia
pracowników zwiększoną ilością zadań. Trzej pracownicy sekretariatu przez ostatnie dziesięć
lat byli mu oddani i wykonywali swoje obowiązki z zaangażowaniem. Było to często
nagradzane i według przekonania pana Jarosława wzajemna współpraca układała się
znakomicie. Teraz zaś obserwował, że pracownicy, przytłoczeni zadaniami, odnoszą się do
siebie bez sympatii.
Pod koniec tego samego dnia najstarszy pracownik sekretariatu pan Olek Kwaśny
poinformował go, że niestety zmuszony jest złożyć trzymiesięczne wypowiedzenie z uwagi
na gwałtownie pogarszający się stan zdrowia. Ostatni miesiąc pracował intensywnie, choć
lekarz zalecał mu odpoczynek. Obecnie, jak powiedział, jeśli poprosi lekarz wypisze mu
zwolnienie na okres wypowiedzenia jednakże sam zaproponował, aby przyjąć kogoś na jego
miejsce a on przez najbliższe trzy miesiące przekaże tej osobie swoją pracę. Jeśli to możliwe
chciałby pracować maksymalnie trzy godziny dziennie. Pan Jarosław zasmucony całą sytuacją
przystał na warunki bez negocjacji. Wieczór szef REKONu spędził na analizie sytuacji w
firmie i ustaliwszy rozwiązanie następnego dnia wdrożył je w życie.
„REKON” – case-study.
mgr Arkadiusz Kość
Rankiem pan Jarosław ustalił liczbę nadgodzin osób w sekretariacie, a następnie zaprosił
trzech pracowników do swojego gabinetu. Na początek podziękował im za pracę przez
ostatni miesiąc i poinformował ich, że pieniądze za nadgodziny wraz z 10% dodatkiem
zostaną wypłacone tego samego dnia. Następnie podziękował za pracę panu Olkowi i
poinformował, że do sekretariatu zostaną przyjęte dwie dodatkowe osoby. Zespół wszystkie
informacje przyjął przychylne, a szef REKONu odniósł wrażenie, że negatywne emocje
ustąpiły.
Chwilę potem zaprosił na rozmowę Annę Groniec z zespołu konstruktorów, którą od
dłuższego czasu planował na zastępczynię pana Olka. Ania zgodziła się na natychmiastowe
przeniesienie.
Następnie zadzwonił do Piotra Olejnika, świeżo upieczonego absolwenta Wydziału
Zarządzania, na pobliskiej uczelni i zaprosił go na rozmowę o pracy na przyszły tydzień.
Kolejnym krokiem było zadzwonienie do was - firmy doradczej z prośbą o wykonanie pewnej
analizy.
Waszym zadaniem będzie reorganizacja sekretariatu (a przez to całej firmy). Dostaniecie
informacje o obecnych i przyszłych pracownikach, a także o zadaniach realizowanych
przez sekretariat. Do dyspozycji macie pewną pulę pieniędzy na wypłaty i premie oraz inne
narzędzia motywowania pracowników.
Pytania, które mogą pomóc wam w rozwiązaniu ćwiczenia:
1. Jak rysuje się przyszłość firmy na podstawie obecnych zmian na rynku?
2. Jakie wyzwania staną przed firmą w tej sytuacji?
3. Jakie kroki należy podjąć w tej chwili, aby przygotować się na sytuację w
przyszłości?
a. opracowanie struktury organizacyjnej
4. Jak w związku z tym należy podzielić pracę oraz jaki system motywowania
(wynagradzania) będzie odpowiedni?
5. Jak dodatkowo można motywować poszczególnych pracowników?
Pan Jarosław czuje, że jego firma w niedalekiej przyszłości może przerosnąć jego możliwości
zarządcze i wymagać dodatkowych kierowników. Jeśli rozwój będzie trwały (a wszystko na to
wskazuje) chce przekazać zarządzanie sekretariatem jednemu z pracowników, a samemu
poświęcić się temu, co lubi najbardziej – negocjacjom z klientami oraz podejmowaniem
strategicznych decyzji. Wie jednak, że i temu zadaniu w przyszłości może mieć kłopoty
podołać.
Do dyspozycji macie określoną pulę pieniędzy (12000zł na miesiąc - netto), które powinny
zostać rozdysponowane na wynagrodzenia – pensję podstawową i ewentualne premie oraz
nagrody. (Delegacje rozliczane są osobno.)
Dodatkowo możecie korzystać innych form motywowania, np.: pochwały, awans, szkolenia
etc. W firmie raz do roku odbywa się spotkanie integrujące wszystkich pracowników, na
którym czasami pan Jarosław wyróżnia najlepszych pracowników.
„REKON” – case-study.
mgr Arkadiusz Kość
RODZAJE ZADAŃ WYKONYWANYCH W SEKRETARIACIE.
Zadanie.
1. Przygotowywanie i prowadzenie ofert:
a. kontakt z zespołem konstruktorów,
b. wysyłanie zapytań ofertowych,
c. prowadzenie korespondencji z klientami
d. nadzór nad terminami,
e. monitoring ewentualnych problemów.
Godziny*.
Anglia – 4h
Polska – 16h
inne kraje
– 8h każdy
Wymagane kompetencje.
Umiejętność prowadzenia
korespondencji w danym języku.
Podstawowa znajomość branży.
Podstawowa znajomość rysunku
technicznego.
Polska - 8h
2. Spotkania z klientami, negocjacje umów.
3. Kontakty z Urzędem Skarbowym, ZUSem,
Urzędem Miejskim, firmą ubezpieczeniową,
bankiem – dostarczanie i odbiór
dokumentów oraz gotówki.
4. Przygotowywanie służbowych wyjazdów
pracowniczych:
a. rezerwowanie biletów i hoteli,
b. przygotowywanie niezbędnych
dokumentów,
c. organizowanie pozwoleń na pracę za
granicą.
5. Sprawy administracyjne
(np. wydawanie przepustek pracownikom,
opłacanie firmy sprzątającej, dbanie o liczbę
miejsc parkingowych).
6. Porządkowanie i rejestrowanie dokumentów.
7. Porządkowanie archiwum.
8. Rejestrowanie faktur, opieka nad bieżącymi
wydatkami oraz kontakt z firmą prowadzącą
księgowość.
9. Obsługa spraw kadrowych.
10. Praca koncepcyjna,
strategiczny rozwój firmy i pracowników.
11. Motywowanie pracowników, opieka nad
nimi i kontrola ich pracy.
Umiejętność komunikowania się w
danym języku.
za granicą – 4h Umiejętności negocjacyjne.
każdy kraj
Znajomość branży.
(+tłumacz!)
Znajomość języka technicznego.
5h
Polska 4h
pozostałe kraje
–
7h każdy
Umiejętność komunikowania się w
danym języku.
3h
8h
4h
Cierpliwość.
Umiejętności organizacyjne.
12h
5h
8h
8h
12. Sprawy nagłe – pilne i ważne.
8h
13. Sprawy nagłe – pilne, ale drugorzędne.
12h
Szybkie podejmowanie decyzji.
Umiejętności negocjacyjne
(podstawowe).
Umiejętności interpersonalne.
Szybkie podejmowanie decyzji.
* W kolumnie podana jest średnia liczba godzin, jakie należy poświęcić na daną pracę w ciągu tygodnia.
Wszystkie prace można rozdzielać pomiędzy pracowników. Należy jednak pamiętać o
zachowaniu logicznego podziału (np. to że dwie osoby pojadą negocjować kontrakt nie
oznacza, że będzie to trwało o połowę krócej).
„REKON” – case-study.
mgr Arkadiusz Kość
OPIS PRACOWNIKÓW.
Jarosław Kaczar (l. 48) – Szef firmy. Zna płynnie języki włoski i francuski (łącznie ze
słownictwem technicznym). Komunikuje się w języku angielskim. Doskonały negocjator.
Świetnie zna rynek, na którym działa jego firma. Szanuje innych. Jest wymagający, ale chętnie
nagradza za dobre wykonanie pracy.
Leszek Balcerzak (l. 47) – Pracuje w sekretariacie od 10 lat. Dotychczas zarabiał 3600zł
miesięcznie. Dobrze orientuje się w zakresie konstrukcji maszyn. Mówi płynnie po niemiecku
i zna niemiecki język techniczny. Towarzyszy szefowi jako tłumacz w rozmowie z
niemieckimi kontrahentami. Zna podstawy rachunkowości. Niezwykle sumienny. Spokojny.
Sprawia wrażenie powolnego, ale rzadko zaniedbuje swoje obowiązki. Chętnie zostaje po
godzinach o ile zostaną odpowiednio rozliczone. Ma żonę i dwójkę dzieci. Buduje dom.
Podobno dorabia po godzinach jako kosztorysant. Czasem przynosi szefowi propozycje
usprawnienie formularzy używanych w firmie – co jak mówi robi hobbystycznie. Podobno
pisze wiersze. Bardzo źle znosi krytykę. Nigdy nie okazuje uczuć.
Danuta Huber (l. 38) – Pracuje w sekretariacie od 6 lat. Dotychczas zarabiała 2700zł. Mówi
nieźle po włosku i francusku. Dobrze pisze i czyta w tych językach, również teksty
techniczne. Ma doświadczenie w prowadzeniu księgowości. Doświadczenie związane z
automatyką przemysłową zdobyła głównie na obecnym miejscu pracy. Wcześniej pracowała
jako przedstawiciel handlowy oraz w dziale księgowości. Ruchliwa. Gadatliwa. Często
uśmiechnięta. Nie boi się konfliktów, czasem sama je prowokuje. Łatwo okazuje uczucia.
Mało zorganizowana. Gdy ma wolną chwilę w pracy chętnie pomaga innym, nawet, jeśli brak
jej kompetencji, a nikt nie prosi o jej pomoc. W zamian za to oczekuje pomocy, gdy sama ma
za dużo obowiązków. Łatwo nawiązuje znajomości. Uwielbia pochwały publiczne. Okazuje
empatię.
Anna Groniec (l. 27) – Dotychczas zarabiała 2200zł. Pracowała rok w dziale konstrukcyjnym.
Zna dobrze języki włoski, francuski i niemiecki. Przez ostatni rok podszkoliła słownictwo
techniczne. Ma talent do nauki języków. Zna podstawy księgowości. Ukończyła studia z
zakresu automatyki. Podobno działała w organizacji studenckiej gdzie odpowiadała za
kontakty ze sponsorami. Niezwykle spokojna, ale asertywna. Często się uśmiecha. Lubi
słuchać i nigdy nie narzuca się ze swoimi radami. Przeszła szkolenia z negocjacji, kierowania
zespołem, zarządzania czasem i podejmowania decyzji. Dużo czyta. Zdarza się, że
zaniedbuje rutynowe czynności. Nie okazuje negatywnych emocji. Ma kłopoty z
podejmowaniem decyzji. W sytuacjach nowych wiele czasu poświęca na ich analizę.
Piotr Olejnik (l. 26) – Absolwent wydziału Zarządzania. Przez rok przebywał na stażu w
firmie zajmującej się automatyką przemysłową w Liverpoolu. Mówi płynnie po angielsku i
zna słownictwo techniczne. Przeciętnie porozumiewa się w języku włoskim. Uczy się języka
niemieckiego. Przez cztery lata studiów działał w organizacji studenckiej zajmującej się
organizacją staży zagranicznych. Półtora roku był jej lokalnym szefem. Przeszedł szkolenia z
zarządzania zespołem oraz sprzedaży bezpośredniej. Prawdopodobnie wielokrotnie spotykał
się z firmami w regionie prezentując ofertę organizacji studenckiej. Niezwykle ruchliwy.
Dużo mówi. Niezależny. Chwali się, że potrafi usprawnić każdą pracę i że prawie nigdy się
nie myli. Towarzyszył Kaczarowi w rozmowach na temat kontraktu w Anglii, gdzie tłumaczył
słownictwo techniczne. Prawdopodobnie zgodzi się na próbną umowę o pracę, ale Kaczar
obawia się łatwo znajdzie na rynku znacznie atrakcyjniejsze oferty.
„REKON” – case-study.
mgr Arkadiusz Kość
PODZIAŁ ZADAŃ I GODZIN
Zadanie.
Jarek
Leszek
Danuta
Ania
Piotr
1. Przygotowywanie
i prowadzenie
ofert:
2. Spotkania z
klientami,
negocjacje
umów.
3. Kontakty z
Urzędem
Skarbowym…
4. Przygotowywanie
służbowych
wyjazdów
pracowniczych:
5. Sprawy
administracyjne
6. Porządkowanie i
rejestrowanie
dokumentów.
7. Porządkowanie
archiwum.
8. Rejestrowanie
faktur…
9. Obsługa spraw
kadrowych.
10. Praca
koncepcyjna…
11. Motywowanie
pracowników…
12. Sprawy nagłe –
pilne i ważne.
13. Sprawy nagłe –
pilne, ale
drugorzędne.
„REKON” – case-study.
mgr Arkadiusz Kość