Załącznik nr 13

Zał cznik nr 13
miejscowo
......................................., data………………………………
CHARAKTERYSTYKA PROPONOWANEGO ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW,
ELEKTRONICZNEJ SKRZYNKI PODAWCZEJ, PORTALU INTERNETOWEGO DO ELEKTRONICZNEJ
OBSŁUGI INTERESANTÓW
Poni sz tabel nale y wypełni w zakresie wymienionych funkcjonalno ci wpisuj c w ostatniej kolumnie
„tak” lub „nie”.
piecz
l.p.
WYMAGANIA
Zgodno
1.
2.
3.
4.
5.
6.
firmy
Spełnia/ nie spełnia
wymagania zawarte
w SIWZ
(tak/ nie)
I. ELEKTRONICZNY SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW
oferowanego SYSTEMU z nast puj cymi przepisami prawnymi:
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów sprawie instrukcji kancelaryjnej
dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 r.
z pó niejszymi zmianami,
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i zwi zków mi dzygminnych (Dz. U.
nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999 r. z pó niejszymi zmianami
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów samorz du województwa (Dz. U. nr 160,
poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r. z pó niejszymi zmianami
Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29
sierpnia 1997 r.
Rozporz dzenie ministra spraw wewn trznych i administracji z dnia 3
czerwca 1998 r. w sprawie okre lenia podstawowych warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiada urz dzenia i
Systemy informatyczne słu ce do przetwarzania danych osobowych (DZ.
U. Nr 100 Poz. 1024)
Ustawa o informatyzacji działalno ci podmiotów realizuj cych zadania
publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) z dnia 17 lutego 2005 r.
OGÓLNE WYMAGANIA DOTYCZ CE BUDOWY SYSTEMU
Jednolity i przejrzysty interfejs graficzny dla ka dego z modułów
7.
Czytelny sposób pokazywania poszczególnych etapów obiegu
8.
dokumentów oraz mo liwo wprowadzenia struktury organizacyjnej
urz du (schematu organizacyjnego)
W pełni polskoj zyczny interfejs u ytkownika
9.
10.
Trójwarstwowa architektura:
− warstwa prezentacji, obejmuj ca interfejsy u ytkownika klienta
a)
WWW,
b)
c)
11.
− warstwa aplikacji, obejmuj c serwer Systemu,
− warstwa danych, zawieraj c serwer bazy danych
System zapewnia obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji
kancelaryjnej
1
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
Rozproszona rejestracja wszelkiej korespondencji ka dego typu
wpływaj cej do Zamawiaj cego
Rejestracja korespondencji wraz z zał cznikami
Automatyczne numerowanie korespondencji
Sygnowanie rejestrowanej korespondencji kodem kreskowym
Tworzenie raportów i zestawie
Wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz
rejestrowanie ich formy elektronicznej
Optyczne rozpoznawanie tekstu w dokumentach przechowywanych w
formie graficznej i konwersj tych dokumentów do plików tekstowych
(obróbka OCR)
Rejestracja tre ci skanowanych dokumentów pod obróbce OCR
Rejestracja i nadzorowanie obiegu korespondencji wewn trznej
Zamawiaj cego (pomi dzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi)
Jednolita baza klientów (nadawców i odbiorców korespondencji)
Wielopoziomowa dekretacja wpływaj cej korespondencji z mo liwo ci
niezale nego kierowania oryginałów dokumentów i
Sporz dzania dowolnej ilo ci kopii dokumentów, tworzonych na
dowolnym etapie ich obiegu
Nadzorowanie ka dej kopii dokumentu
Rejestrowanie ka dej czynno ci zwi zanej z poszczególnym dokumentem,
np. w postaci historii, mo liwo szybkiego odczytania i drukowania tych
informacji
Nadawanie polece i terminów realizacji zwi zanych z korespondencj
oraz kontrola ich realizacji
Mo liwo przydzielania zada samemu sobie oraz innym u ytkownikom
zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami
Nadzorowanie terminu i sposobu realizacji zada
31.
Jednolity terminarz organizacji z mo liwo ci wpisywania terminów i
rocznic poszczególnym u ytkownikom i grupom pracowników oraz ich
powiadamiania wraz z potwierdzeniem
Mo liwo tworzenia i przegl dania terminarzy grupowych oraz
zarz dzania nimi
Mo liwo udzielania zast pstw przez pracowników i pracy w zast pstwie
32.
Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialno ci za ka dy z dokumentów
33.
Ewidencjonowanie i nadzorowanie dokumentów wewn trznych jednostki
Zamawiaj cego wraz z ich stanami i wersjami.
29.
30.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
Mo liwo odtworzenia wersji dokumentu obowi zuj cej w danym dniu,
je eli dokument w SYSTEMIE zmienił wersj .
Obsługa korespondencji wychodz cej wyposa ona w mo liwo
wykorzystania szablonów ułatwiaj cych przygotowanie dokumentów.
Tworzenie szablonów powinno by proste i mo liwe do samodzielnego
definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika
Zamawiaj cego
Rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami zwi zanymi.
Kontrolowanie stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych
terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opó nieniach.
Sprawy s trwale gromadzone w teczkach i podteczkach rzeczowego
wykazu akt i udost pniane zgodnie z uprawnieniami.
Mo liwo przekazywania prowadzonych spraw innym pracownikom
Wyszukiwarka, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie
dokumenty.
2
42.
43.
Przeszukiwanie metryk dokumentów, jak i tre ci dokumentów (plików
dokumentów) w formatach przynajmniej MS Word, MS Excel i HTML
Interfejs oparty na przegl darce internetowej (pełna - ł cznie
z wprowadzaniem danych - obsługa przy u yciu przegl darki)
44.
Polskoj zyczna instrukcja obsługi
45.
Przechowywanie polskoj zycznych danych.
46.
Mo liwo
sumarycznej kontroli przez pracowników posiadaj cych
odpowiednie uprawnienia dotycz cej ilo ci korespondencji przychodz cej,
terminów realizacji i przydzielonych zada poszczególnych u ytkowników
oraz ich grup;
47.
Kontrola dotycz ca terminów realizacji mo liwa z odpowiednim
wyprzedzeniem (stan na dany dzie )
48.
Zapami tywanie profilów pracy poszczególnych u ytkowników w ka dym
z modułów i udost pnianie ich po zalogowaniu na dowolnej stacji roboczej
49.
Mo liwo tworzenia procedur post powania zwi zanych z obiegiem
dokumentów przy odpowiednim typie sprawy; jasne tworzenie procedur
oraz osobnych kroków; kroki niezale nie kontrolowane przez u ytkownika
prowadz cego. Mo liwo wprowadzenia zmiany do jej biegu w trakcie
pracy. Tworzenie procedur mo liwe do samodzielnego wykonania przez
odpowiednio wyszkolonych administratorów po stronie Zamawiaj cego
50.
Rozbudowany
moduł
bezpiecze stwa
zarz dzaj cy
dost pem
u ytkowników zarówno do odpowiedniego typu dokumentów (grup
dokumentów, teczek), jak i funkcji SYSTEMU
51.
Baza danych, w której przechowane s dokumenty ograniczona jedynie
zasobami sprz towymi serwera
52.
System operacyjny serwera zapewnia kontrolowany dost p do zasobów
bazy danych
53.
SYSTEM jest wyposa ony w komunikator typu Instant Messaging,
pozwalaj cy na wymian wiadomo ci tekstowych zarówno mi dzy
u ytkownikami SYSTEMU, jak i przekazywanie u ytkownikowi
komunikatów przez SYSTEM.
54.
Komunikator przekazuje wiadomo ci równie wtedy, gdy u ytkownik nie
ma uruchomionego SYSTEMU na swojej stacji roboczej
55.
System zawiera mechanizmy dokonuj ce eksportu wybranych danych do
Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowi zuj cymi standardami
formatu danych; Interfejs powinien zapewnia dost p do informacji o
sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP.
SYSTEM informuje o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o
sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów
56.
Otwarty interfejs integracji z dowolnym Systemem BIP
57.
Interfejs zapewniaj cy dost p do informacji o sprawach i dokumentach
wyznaczonych do publikowania w BIP
58.
Informowanie przez SYSTEM o dacie umieszczenia dokumentu
i informacji o sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów
59.
60.
a)
Importowanie korespondencji elektronicznej z sieci Internet do
wewn trznej, oddzielonej galwanicznie sieci urz du Zamawiaj cego
Integracja z aplikacj E-urz d umo liwiaj c załatwianie spraw drog elektroniczn ; aplikacja
zapewni m.in.:
− składanie pism i wniosków w formie elektronicznej (mailem lub za
po rednictwem specjalnego formularza), opatrzonych podpisem
elektronicznym kwalifikowanym lub niekwalifikowanym,
3
b)
− sprawdzanie stanu i przebiegu sprawy poprzez Internet,
c)
− pobieranie dokumentów i informacji,
d)
e)
− komunikacj z interesantem w zwi zku z prowadzon spraw ,
− inne czynno ci ułatwiaj ce obsług interesantów i kontrahentów
SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA DOTYCZ CE BUDOWY SYSTEMU
Identyfikacja u ytkownika
61.
Logowanie u ytkownika do Systemu przy pomocy indywidualnego loginu
i hasła
62.
Mo liwo
63.
Mechanizm wymuszania na u ytkowniku okresowej zmiany hasła
64.
Definiowanie stopnia zło ono ci hasła
65.
Mo liwo
dost pu
66.
Szyfrowanie haseł u ytkowników
indywidualnego ustalania hasła u ytkownika
zast powania u ytkownika bez konieczno ci ujawniania hasła
Zarz dzanie czasem pracowników
67.
Zintegrowany kalendarz i terminarz
68.
Rejestrowanie i sygnalizowanie terminów własnych pracownika oraz
zaplanowanych przez kierownictwo (pojedynczych i cyklicznych)
69.
Rejestrowanie i sygnalizowanie
i zaplanowanych przez kierownictwo
70.
Kojarzenie terminów i rocznic z dokumentami, sprawami i pismami
71.
Definiowane terminarzy grupowych
72.
Przegl danie terminów w układzie dziennym i grupowym
73.
Graficzne obrazowanie terminów i czasu ich trwania
rocznic
własnych
pracownika
Zarz dzanie zadaniami
74.
Definiowanie zada
własnych pracownika oraz zlecanie
zaplanowanych przez innych pracowników Zamawiaj cego
75.
Kierowanie zada
do komórek organizacyjnych
dekretowania ich na wskazanych pracowników komórki
76.
Nadzorowanie terminu i sposobu realizacji zada przez zlecaj cego z
mo liwo ci odrzucania zada wykonanych niewła ciwie
77.
Kojarzenie zada z dokumentami i sprawami
z
zada
mo liwo ci
Zarz dzanie zasobami
78.
Definiowanie zasobów zamawiaj cego
79.
Ł czenie zasobów w grupy (np. sale, samochody słu bowe, rzutniki
multimedialne itp.)
80.
Ustalanie uprawnionych do rezerwowania zasobów
81.
Rezerwowanie wybranych zasobów w okre lonym dniu i przedziale
czasowym z sygnalizowaniem konfliktów (próby jednoczesnego
wykorzystania w tym samym czasie)
82.
Przegl danie historii wykorzystania wybranego zasobu lub grupy zasobów
83.
Raportowanie
Ewidencja notatek
84.
Sporz dzanie notatek w formie niestandardowych i zestandaryzowanych
druków i formularzy sporz dzanych w postaci plików w dowolnym
formacie
4
85.
Generowanie tre ci notatki wychodz cych i zał czników w oparciu o
zdefiniowane szablony MS Word lub Open Office
86.
Sporz dzanie notatek w formie odpowiednio przygotowanych formularzy
interaktywnych, które mo na sporz dza poza Systemem i przesyła je
bezpo rednio do Systemu
87.
Doł czanie notatek od spraw
Sygnalizowanie zdarze
88.
Sygnalizowanie przeterminowanych dokumentów, spraw i zada
automatyczne generowanie ich wykazów
89.
Dokumenty i sprawy przeterminowane powinny by
wyró nionym kolorem
90.
Sygnalizowanie zdarze z zadanym okresem wyprzedzenia, oraz
automatyczne generowanie ich wykazów
91.
Sygnalizowanie zdarze zachodz cych na bie co dotycz cych ka dego
u ytkownika poprzez komunikator Systemowy typu Instant Messaging
równie wówczas, gdy u ytkownik nie jest zalogowany w SYSTEMIE
92.
Sygnalizowanie otrzymania nowego pisma do załatwienia
93.
Sygnalizowanie pojawienia si nowego terminu wpisanego do terminarza
przez innego u ytkownika
94.
Sygnalizowanie terminu przekroczonego
95.
Sygnalizowanie zlecenia nowego zadania do wykonania przez innego
u ytkownika
96.
Sygnalizowanie pojawienia si zadania do akceptacji przez zlecaj cego
97.
Sygnalizowanie
kierownika)
98.
Sygnalizowanie przeterminowania zadania (własnego lub powierzonego)
99.
Sygnalizowanie wyznaczenia pracownika do zast powania
100.
Sygnalizowanie pojawienia si w kancelarii (sekretariacie) wycofanego
pisma
101.
Sygnalizowanie pojawienia si nowych pism do zadekretowania (dla
kierowników wszystkich szczebli)
102.
Sygnalizowanie pojawienia si nowej sprawy, dla której u ytkownik jest
wyznaczony jako współpracuj cy
103.
Sygnalizowanie przeterminowania sprawy
104.
Sygnalizowanie pojawienia si nowego dokumentu,
u ytkownik jest wyznaczony jako współpracuj cy
105.
Sygnalizowanie pojawienia si nowego pisma, dla którego u ytkownik jest
wyznaczony jako współpracuj cy
106.
Sygnalizowanie pojawienia si nowego pisma do akceptacji (dla osoby
posiadaj cej uprawnienia do akceptacji)
107.
Sygnalizowanie pojawienia si pisma ju zaakceptowanego (tego, które
u ytkownik wysłał do akceptacji)
108.
Sygnalizowanie oznaczenia dokumentu lub sprawy komentarzem
pojawienia
si
zadania
do
oraz
wy wietlane np.
zadekretowania
dla
(dla
którego
Funkcje uzupełniaj ce
109.
Szybki dost p do regulacji i procedur wewn trznych
110.
Zarz dzanie własnymi dokumentami oraz sprawami poprzez tworzenie
grup dokumentów podr cznych
5
111.
Przekazywanie
Zamawiaj cego
dokumentów
i
spraw
pomi dzy
pracownikami
112.
Ustalanie pracowników zast puj cych na czas nieobecno ci w pracy
innych pracowników (na bie co i z wyprzedzeniem)
113.
Logowanie si do Systemu pracownika w zast pstwie innego z
uprawnieniami pracownika zast powanego
Obsługa korespondencji przychodz cej
114.
Rejestrowanie pism wpływaj cych w wielu, dowolnie zdefiniowanych
dziennikach (rejestrach) korespondencji wpływaj cej
117.
Automatyczna rejestracja poczty elektronicznej odebranej na oficjalnym
koncie pocztowym Zamawiaj cego oraz na indywidualnych kontach
pocztowych pracowników (wraz z zał cznikami i identyfikacj danych
adresowych nadawcy). Rejestracja powinna si odbywa bezpo rednio z
klienta poczty e-mail (obsługa przynajmniej MS Outlook, MS Outlook
Express oraz Mozilla Thunderbird), czyli wiadomo ci e-mail musz by
pobierane przez System bez konieczno ci wcze niejszego zapisywania ich
kopii
Rozpoznawanie druków stosowanych przez Zamawiaj cego dostosowanie
formatki wprowadzania danych skojarzonej z drukiem
Automatyczna rejestracja faksów elektronicznych
118.
Jednoczesne rejestrowanie korespondencji na wielu stanowiskach pracy
119.
Automatyczna numeracja rejestrowanych pism
120.
Rejestrowanie wielu nadawców pisma
121.
Rejestrowanie zał czników do pism
122.
Skanowanie pism i zał czników z poziomu aplikacji i udost pnianie
obrazów tych dokumentów pracownikom Zamawiaj cego, stosownie do
ich uprawnie
123.
Obróbka OCR z uwzgl dnieniem polskich znaków diakrytycznych i
rejestrowanie tre ci dokumentu po tej obróbce z poziomu systemu
124.
Doł czanie dokumentów w formie plików elektronicznych dowolnych w
dowolnych formatach
125.
Drukowanie piecz ci wpływu i sygnowanie korespondencji np. za pomoc
drukarki etykiet samoprzylepnych, znakowanych kodem kreskowym
126.
Identyfikowanie pism przy pomocy czytników kodu kreskowego
127.
Drukowanie potwierdzenia przyj cia pisma przyniesionego osobi cie przez
zainteresowanego do kancelarii lub sekretariatu Zamawiaj cego
128.
Drukowanie pokwitowania przekazania pism do komórek organizacyjnych
i pracowników
129.
Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego
przez u ytkownika słownika
115.
116.
Obsługa obiegu wewn trznego korespondencji
130.
Wielopoziomowe dekretowanie i przekazywanie pism (oryginałów) do
podległych komórek organizacyjnych i pracowników
131.
Wycofywanie niewła ciwie zadekretowanej i przekazanej korespondencji
132.
Dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych „do wiadomo ci”
pracowników i komórek organizacyjnych
133.
Doł czanie dyspozycji dekretuj cego pismo w postaci formatki okre lonej
w instrukcji kancelaryjnej (okre lonej w rozporz dzeniach Prezesa Rady
Ministrów:
6
− w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160,
poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 z pó niejszymi zmianami,
− w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwi zków
mi dzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999
z pó niejszymi zmianami
− w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorz du
województwa (Dz.U. nr 160, poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r.
z pó niejszymi zmianami
134.
Doł czanie do pisma nieusuwalnych adnotacji z rejestracj czasu i autora
tych adnotacji
135.
Automatyczne rejestrowanie historii
ycia pisma od momentu
zarejestrowania go w Systemie oraz drogi obiegu pomi dzy komórkami
organizacyjnymi i pracownikami Zamawiaj cego oraz czasów zatrzymania
136.
Zaawansowane wyszukiwanie pism zarejestrowanych w Systemie
137.
Gromadzenie bazy danych o nadawcach pism i kontrahentach
138.
Mo liwo
zastosowania systemu klasyfikacji danych adresowych w
postaci słowników systemu TERYT
139.
Klasyfikowanie nadawców i kontrahentów
140.
Ustalanie terminów rozpatrywania i załatwiania spraw zwi zanych z
pismem
141.
Definiowanie formatek wprowadzania danych w zale no ci od rodzaju
pisma wpływaj cego
142.
Zestawianie statystyk i raportów dotycz cych
przychodz cej oraz drukowanie tych raportów
korespondencji
Obsługa spraw
143.
Zakładanie spraw w oparciu o pisma wpływaj ce do Zamawiaj cego,
pisma wychodz ce, pisma wewn trzne, notatki i inne dokumenty.
144.
System zapewnia mo liwo
dokument
145.
Automatyczne ustalanie stron wszczynanej sprawy (nadawcy – w
przypadku pisma przychodz cego lub adresaci w przypadku pisma
wychodz cego)
146.
Mo liwo
147.
Doł czanie dowolnych dokumentów do sprawy – pism przychodz cych i
wychodz cych, dokumentów wewn trznych,
148.
Ustalanie i doł czanie
zainteresowanych
149.
Definiowanie Systemu numerowania spraw w sposób odpowiadaj cy
Zamawiaj cemu i automatyczna numeracja zakładanych spraw
150.
Grupowanie
dokumentów
tworzonych
i
rejestrowanych
w wyspecjalizowanych modułach w segregatory teczki i podteczki
151.
Obsługa teczek i podteczek w sposób zgodny z instrukcj kancelaryjn
152.
Przenoszenie spraw pomi dzy teczkami i podteczkami
153.
Usuwanie spraw
154.
Klasyfikowanie spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt lub
analogicznym Systemem klasyfikacji stosowanym przez Zamawiaj cego
155.
Rzeczowy wykaz akt w postaci słownika
156.
Modyfikowanie
utworzenie wielu spraw w oparciu o jeden
rejestracji danych stron zainteresowanych sprawy
do
rzeczowego
sprawy
wykazu
danych
akt
adresowych
stosowanie
do
stron
potrzeb
7
Zamawiaj cego poprzez ł czenie kategorii i ich rozbudowywanie
157.
Klasyfikowanie stanu spraw za pomoc słowników definiowanych przez
u ytkownika, ułatwiaj ce wykonywanie prac pracownikom
158.
Doł czanie dokumentów do sprawy – pism przychodz cych
i wychodz cych, dokumentów wewn trznych Zamawiaj cego, ustalanie
i doł czanie do sprawy danych adresowych stron zainteresowanych
Tworzenie grup pracowników współpracuj cych przy realizacji spraw z
mo liwo ci definiowania uprawnie ka dego z u ytkowników w
poszczególnych sprawach
Nadzorowanie przebiegu spraw przez kierownictwo poprzez:
Sygnalizowanie spraw o okre lonym terminie załatwienia, (dla których
160. upłyn ł termin załatwienia, termin załatwienia upływa w dniu bie cym,
termin załatwienia upłynie za jaki czas itp.)
159.
161.
Kontrolowanie sposobu realizacji
162.
Mo liwo
163.
Nadawanie priorytetów sprawom
164.
ledzenie historii przebiegu sprawy od chwili zarejestrowania jej w
Systemie oraz drogi obiegu dokumentów sprawy pomi dzy komórkami
organizacyjnymi i pracownikami
165.
Definiowanie standardowych procedur post powania przy załatwianiu
spraw poprzez przydzielanie zada do wykonania przez komórki
organizacyjne i pracowników organizacji, nadzorowanie stanu realizacji
zada i terminów
166.
Automatyczny dobór procedury post powania w oparciu o identyfikacj
dokumentu wszczynaj cego spraw
167.
Archiwizowanie dokumentacji spraw ostatecznie
przekazywanie ich do archiwum zakładowego.
168.
Sporz dzanie wykazów przekazywanych akt spraw
169.
Sporz dzanie zestawie prowadzonych spraw, statystyk i raportów
170.
Przeszukiwanie spraw wg kryteriów dowolnie definiowanych przez
u ytkownika
171.
Eksportowanie danych o stanie realizacji spraw do Biuletyny Informacji
Publicznej Zamawiaj cego
172.
Definiowalny zakres informacji o stanie realizacji spraw eksportowanych
do Biuletyny Informacji Publicznej Zamawiaj cego
173.
Automatyczne numerowanie dokumentów w sprawie i sygnowanie
dokumentów numerem sprawy
bezpo redniego wgl du do ka dego dokumentu sprawy
zako czonych
–
Generowanie nowych dokumentów z poziomu sprawy (pism
wychodz cych, notatek, pism wewn trznych itp.)
Ewidencja dokumentów
Definiowanie i prowadzenie rejestrów dokumentów: uchwał, protokołów,
175.
zarz dze , umów itp.
174.
176.
a)
b)
Definiowanie rodzajów ewidencjonowanych dokumentów (np. umowy, uchwały, pozwolenia na
budow itp.) wraz z okre leniem ich atrybutów (odr bnie dla ka dego z rodzajów dokumentów!).
Minimalny zestaw atrybutów powinien obejmowa :
− definiowalny zakres danych opisuj cych dokument (opisy, daty,
słowniki itp.)
− definiowalne parametry pól danych opisuj cych (długo pół,
wymagalno , warto ci domy lne, format wy wietlania, kolejno
8
c)
d)
e)
f)
177.
a)
b)
c)
178.
wy wietlania itp.)
− definiowalny wygl d formatek wprowadzania danych,
− definiowalna maska numeru dokumentu (z parametrami kontroli
unikalno ci numeru, numeracji automatycznej b d r cznej itp.)
− definiowalne statusy dokumentu
− domy lne szablony dokumentu, klasyfikacja
Wy wietlanie danych o dokumentach (rejestrów) w układzie tabelarycznym standardowym i
zdefiniowanym przez u ytkownika. Definiowanie widoku u ytkownika powinno obejmowa
przynajmniej:
− definiowania widoków indywidualnych pracownika i publicznych
(dost pnych dla innych u ytkowników systemu) przypisanych do
okre lonych rodzajów dokumentów,
− definiowanie układu tabeli (liczby kolumn, szeroko ci, tytułów
nagłówków),
− dynamiczne modyfikowanie widoków (grupowanie danych,
przesuwnie kolumn, sortowanie po nagłówkach kolumn itp..)
Przechowywanie tre ci dokumentów utworzonych w dowolnym formacie
lub skanowanych
179.
Obróbka OCR z uwzgl dnieniem polskich znaków diakrytycznych i
rejestrowanie tre ci dokumentu po tej obróbce z poziomu systemu
180.
Definiowanie Systemu numerowania dokumentów w sposób obowi zuj cy
u Zamawiaj cego
181.
Tworzenie Systemu powi za i zale no ci pomi dzy dokumentami
182.
Klasyfikowanie dokumentów z godnie z rzeczowym wykazem akt lub
podobnym Systemem klasyfikacji stosowanym przez Zamawiaj cego
183.
Wersjonowanie dokumentów oraz przechowywanie tre ci dokumentów i
zał czników dla ka dej z wersji
184.
Zapewnienie dost pu do tre ci dokumentu w okre lonej wersji
obowi zuj cej w okre lonym czasie
185.
Nadzorowanie dokumentów przez kierownictwo – terminów i statusów.
Mo liwo bezpo redniego wgl du do tre ci ka dego dokumentu
186.
ledzenie historii
ycia dokumentu od chwili zarejestrowania
w SYSTEMIE oraz wszystkich czynno ci wykonywanych na dokumencie
przez pracowników
187.
Archiwizowanie dokumentów – przekazywanie ich do archiwum
zakładowego. Sporz dzanie wykazów przekazywanych dokumentów
188.
Przeszukiwanie dokumentów zwi zanych
definiowanych przez u ytkownika
189.
Generowanie dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów MS
Word lub Open Office
190.
Sygnowanie dokumentów kodem kreskowym
wg
kryteriów
dowolnie
Identyfikowanie dokumentów przy pomocy czytnika kodów kreskowych
Obsługa korespondencji wychodz cej
192. Rejestrowanie pism wychodz cych na ka dym stanowisku pracy
191.
193.
Rejestrowanie zał czników do pism wychodz cych
194.
Generowanie tre ci pism wychodz cych i zał czników w oparciu o
zdefiniowane szablony MS Word lub Open Office
195.
Automatyczne numerowanie pism
196.
Skanowanie
pism i
zał czników
i
udost pnianie
obrazów
tych
9
dokumentów pracownikom Zamawiaj cego, stosownie do ich uprawnie
197.
Doł czanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów
198.
Autoryzowanie i zatwierdzanie tre ci pism przez osoby uprawnione
199.
Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego
przez u ytkownika słownika
200.
Wersjonowanie pisma na ka dym etapie jego opracowywania
201.
Gromadzenie bazy
Zamawiaj cego
202.
Klasyfikowanie adresatów i kontrahentów
danych
o
adresatach
pism
i
kontrahentach
Wspomaganie kancelarii Zamawiaj cego w zakresie adresowania,
kopertowania i zestawiania wykazów pism poleconych
Obsługa korespondencji wewn trznej
204. Rejestrowanie pism wewn trznych na ka dym stanowisku pracy
203.
205.
Rejestrowanie zał czników do pism wewn trznych
206.
Generowanie tre ci pism wychodz cych i zał czników w oparciu o
zdefiniowane szablony MS Word lub Open Office
207.
Automatyczne numerowanie pism
208.
Skanowanie pism i zał czników i udost pnianie obrazów tych
dokumentów pracownikom Zamawiaj cego, stosownie do ich uprawnie
209.
Doł czanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów
210.
Autoryzowanie i zatwierdzanie tre ci pism przez osoby uprawnione
211.
Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego
przez u ytkownika słownika
212.
Kierowanie pism jednocze nie do wielu pracowników i komórek
organizacyjnych
213.
Kontrolowanie wersji dokumentu na ka dym etapie jego opracowywania
Wspomaganie pracy kancelarii poprzez generowa wykazów pism
wysyłanych danego dnia
Hierarchiczny dost p do dokumentów i spraw
Definiowanie grup u ytkowników, którzy posiadaj zró nicowane
uprawnienia dost pu do dokumentów i spraw, a w szczególno ci:
215.
− Grupa u ytkowników z dost pem do rejestrów dokumentów i spraw.
− Grupa u ytkowników z dost pem do tre ci dokumentów.
Wspomaganie pracy biura rady
Prowadzenie rejestrów składu osobowego rady i zarz du z
216. uwzgl dnieniem zmian zachodz cych w tych składach – odwołanie,
wyga niecie mandatu itp.
214.
217.
Prowadzenie rejestrów składów osobowych komisji
uwzgl dnieniem zmian zachodz cych w tych składach
rady
z
218.
Prowadzenie rejestrów składów osobowych klubów
uwzgl dnieniem zmian zachodz cych w tych składach
radnych
z
219.
Prowadzenie rejestrów posiedze rady, komisji, zarz du
220.
Prowadzenie rejestrów list obecno ci radnych i osób zaproszonych na
posiedzenia
221.
Prowadzenie rejestrów dokumentów rozpatrywanych i podejmowanych na
tych posiedzeniach – projektów uchwał, uchwał podj tych, protokołów,
interpelacji i wniosków itp.
10
222.
Prowadzenie rejestrów gromadzenie i wyszukiwanie informacji
dotycz cych radnych (np. według okr gów wyborczych, zamieszkania,
przynale no ci do komisji lub klubu
223.
Prowadzenie rejestrów przebiegu działalno ci radnego, historii
przynale no ci do komisji i klubów, monitorowania aktywno ci radnego –
obecno ci na posiedzeniach, ilo zgłaszanych interpelacji, zapyta itp.
Mo liwo
budowania takich struktur/ rejestrów dla poszczególnych
kadencji odr bnie.
Definiowanie szablonów dokumentów
Definiowanie szablonów MS Word i OpenOffice z poziomu SYSTEMU w
mo liwo ci wstawiania do tre ci pisma znaczników, których zawarto
225.
jest automatycznie odczytywana z bazy danych dokumentów, interesantów
i kontrahentów.
226. System zapewnia automatyczne wstawianie nast puj cych danych do tre ci pisma:
− danych adresata (minimum: nazwisko, imi , instytucj , kod pocztowy,
a)
nazw miejscowo ci, nazw ulicy, numer domu i lokalu)
224.
b)
− danych strony zainteresowanej (minimum: nazwisko, imi , instytucj ,
kod pocztowy, nazw miejscowo ci, nazw ulicy, numer domu i
lokalu)
c)
− tematu dokumentu
d)
− numeru dokumentu
e)
− znaku sprawy, z któr dokument jest zwi zany
f)
− daty utworzenia
g)
− danych autora dokumentu
h)
− symbolu komórki organizacyjnej autora dokumentu
i)
− kodu kreskowego jednoznacznie identyfikuj cego dokument
227.
Doł czanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów
Mo liwo ł czenia szablonów w grupy i podgrupy
Wyszukiwanie dokumentów
Zestawianie prostych i zło onych warunków wyszukiwania dokumentów
229.
według ich metryk
228.
230.
Pełnotekstowe przeszukiwanie tre ci dokumentów (plików dokumentów)
w formatach przynajmniej MS Word, MS Excel i HTML z
uwzgl dnieniem polskiej fleksji (odnajdywanie wyrazów niezale nie od
ich formy gramatycznej)
231.
Zestawianie wykazów wyszukanych dokumentów wraz z prezentacj
kontekstu i wskazania wyst pie poszukiwanych wyrazów w przypadku
przeszukiwania plików dokumentów
232.
Zestawianie zakresu informacji o wyszukanych dokumentach
233.
Zestawianie statystyk o dokumentach
234.
Wy wietlanie informacji szczegółowych o wyszukanych dokumentach
235.
Identyfikowanie i wyszukiwanie dokumentów na podstawie sygnowania w
SYSTEMIE np. poprzez kod kreskowy
236.
Przeszukiwanie bazy interesantów
Pomoc
237.
Pomoc podr czna – u ytkownik po wywołaniu tej funkcji przegl da cał
instrukcj obsługi SYSTEMU
11
238.
Pomoc kontekstowa – na ka dym z ekranów musi by mo liwo
zobaczenia instrukcji przeznaczonej wył cznie dla danego ekranu
239.
Mo liwo ci wydruku całej dokumentacji w formie ksi ki, poprzez
pojedynczy wydruk odpowiednio sformatowanego pliku
240.
Sygnalizowanie u ytkownikowi nowej wersji oprogramowania
Mo liwo wylistowania zmian wprowadzonych do systemu w nowej
wersji oprogramowania.
Raportowanie
Wbudowany zestaw raportów z mo liwo ich modyfikowania przez
242.
przeszkolonego pracownika
241.
243.
Mo liwo
definiowania nowych raportów
Mo liwo zapisywania raportów w postaci dokumentu
Administrowanie systemem
Odwzorowanie wieloszczeblowej struktury organizacyjnej Zamawiaj cego
245.
z mo liwo ci jej dowolnej modyfikacji.
244.
246.
Struktura powinna umo liwia definiowanie: jednostek organizacyjnych,
komórek organizacyjnych, pracowników zatrudnionych w komórkach, ich
funkcje i stanowiska.
247.
Mo liwo modyfikacji struktury powinna zapewnia przemieszczanie
dowolnego elementu struktury (ł cznie z całymi gał ziami) w dowolne
inne miejsce struktury
248.
Tworzenie grup u ytkowników,
wykonywania funkcji
249.
Definiowanie uprawnie ka dego z pracowników w zakresie: dost pu do
dokumentów i spraw oraz uprawnie do aktualizacji i przegl dania ich
zawarto ci
250.
Kopiowanie uprawnie u ytkowników
251.
Rejestrowanie historii zmian dokonywanych w strukturze organizacyjnej
i uprawnieniach
252.
Wy wietlenie stanu struktury w okre lonym dniu oraz histori
ka dego z elementów struktury
definiowanie
ich
uprawnie
do
zmian
Mo liwo
administrowania przez uprawnionych pracowników
poszczególnymi modułami Systemu w zakresie zawarto ci słowników,
edycji szablonów tp.
Urz dzenia wspomagaj ce
253.
254.
Współpraca ze skanerami automatycznymi,
255.
Współpraca z czytnikami kodów kreskowych,
256.
Współpraca z drukarkami etykiet adresowych i kodów kreskowych.
Komunikator systemowy
Wymiana wiadomo ci zarówno mi dzy u ytkownikami SYSTEMU, jak
257.
i przekazywanie u ytkownikowi komunikatów przez SYSTEM
258.
Przekazywanie wiadomo ci równie wtedy, gdy u ytkownik nie ma
uruchomionego Systemu na swojej stacji roboczej
259.
Jednolity dost p do usług IM oraz usług Systemu elektronicznego obiegu
dokumentów za pomoc wspólnej bazy u ytkowników i haseł
Rejestrowanie w SYSTEMIE zapisów rozmów przeprowadzonych w
trakcie trwania sesji klientów IM w postaci dokumentu / notatki
Baza danych
260.
12
261.
System umo liwia prac na bezpłatnej bazie danych
Zapewnienie na danie zamawiaj cego bezpłatnej migracji danych do
komercyjnych baz danych (co najmniej do MS SQL Server 2000 lub
Oracle 9)
Podpis elektroniczny
Podpisywanie plików podpisem elektronicznym kwalifikowanym i
263. niekwalifikowanym z poziomu SYSTEMU (bez konieczno ci r cznego
uruchamiania dodatkowego oprogramowania)
262.
264.
Obsługa podpisu elektronicznego przynajmniej dwóch dostawców usług
certyfikacyjnych.
265.
Sygnalizowanie, e dany dokument jest podpisany elektronicznie, bez
konieczno ci otwierania tego dokumentu
266.
Weryfikacja podpisu elektronicznego z poziomu SYSTEMU (bez
konieczno ci r cznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania)
Podpisywanie dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie
Obsługa aktywnych formularzy
268. Przesyłania danych za po rednictwem aktywnych formularzy (xml)
267.
269.
Automatyczna rejestracja danych z formularza w bazie Systemu obiegu
dokumentów
Mo liwo podpisywania formularzy kwalifikowanym
i niekwalifikowanym podpisem elektronicznym
Wersja wiczebna
Wersja wiczebna, funkcjonalnie w pełni odpowiadaj ca wersji u ytkowej.
(Wersja testowa b dzie wykorzystywana przez Zamawiaj cego w okresie
271.
wdra ania do prowadzenia szkolenia u ytkowników i administratorów
SYSTEMU
270.
1.
a)
b)
Zgodno
II. ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA
oferowanego SYSTEMU z nast puj cymi przepisami prawnymi:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks post powania administracyjnego
Ustawa z dnia 18 wrze nia 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr
130 poz. 1450)
c)
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalno ci podmiotów
realizuj cych zadania publiczne (Dz. U. 2005 nr 64 poz. 565)
d)
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 wrze nia 2005 r. w
sprawie warunków organizacyjno-technicznych dor czania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. 2005 nr 200 poz. 1651)
e)
Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29
sierpnia 1997 r.
f)
Rozporz dzenie ministra spraw wewn trznych i administracji z dnia 3
czerwca 1998 r. w sprawie okre lenia podstawowych warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiada urz dzenia i
systemy informatyczne słu ce do przetwarzania danych osobowych (Dz.
U. Nr 100 Poz. 1024)
g)
Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o wiadczeniu usług drog elektroniczn
(Dz. U. Nr 144 poz. 1204),
h)
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów sprawie instrukcji kancelaryjnej
dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 r.
z pó niejszymi zmianami
13
i)
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i zwi zków mi dzygminnych (Dz. U.
nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999 r. z pó niejszymi zmianami
j)
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów samorz du województwa (Dz. U. nr 160,
poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r. z pó niejszymi zmianami
SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA DOTYCZ CE BUDOWY ESP (elektronicznej skrzynki
podawczej)
Architektura trójwarstwowa:
− warstwa prezentacji, obejmuj ca interfejs u ytkownika udost pniany
poprzez przegl dark WWW bezpiecznymi kanałami SSL,
− warstwa aplikacji, obejmuj ca serwer systemu zlokalizowany u
2.
dostawcy usług,
− warstwa danych, zawieraj ca serwer bazy danych zlokalizowany u
dostawcy usług
3.
System wspiera co najmniej nast puj ce przegl darki:
a)
Mozilla Firefox od wersji 1.0
b)
MS Internet Explorer w wersji minimum 6
c)
Netscape Browser 8
4.
System pracuje pod systemami MS Windows oraz Linux
5.
ESP posiada polskoj zyczny interfejs u ytkownika
6.
Wszelkie informacje wprowadzane przez u ytkowników systemu i
przechowywane w bazie danych s zgodne z formatami odpowiadaj cymi
polskiej normie (sortowanie alfabetyczne, daty, liczy arabskie i rzymskie
itp.)
7.
Format wprowadzania i prezentacji danych jest niezale ny od ustawie
lokalizacyjnych ka dego ze stanowisk pracy u ytkowników
8.
Dokumentacja ESP jest w j zyku polskim
9.
Instrukcja w wersji elektronicznej z mo liwo ci
poziomu systemu
10
11.
a)
b)
c)
12.
13.
przegl dania jej z
Indywidualne profile ka dego z u ytkowników zapami tywane i
udost pniane po zalogowaniu z dowolnej stacji roboczej poł czonej z
Internetem
Podpis elektroniczny oparty o mechanizm S/MIME (ang. Secure Multipurpose Internet Mail
Extensions), charakteryzuj cy si nast puj cymi cechami:
− wykorzystanie do formatowania podpisu składni CMS (RFC3852),
− wykorzystanie do potwierdzania autentyczno ci certyfikatów X.509
(RFC3280),
− u ycie uznawanych obecnie jako bezpieczne mechanizmów
szyfruj cych, takich jak 3DES-EDE3-CBC,RSA,X9.42-DSS,SHA1.
Materiał kryptograficzny kluczy prywatnych urz dów, u ywany do
generowania "piecz tki elektronicznej", przechowywany w bezpiecznym
rodowisku HSM spełniaj cym normy FIPS 140-2
W przypadku hostingu oprogramowania ESP na serwerach Wykonawcy,
wszystkie urz dzenia wchodz ce w skład aplikacji s zabezpieczone w
pomieszczeniach spełniaj cych normy SA4
14.
Komunikacja z panelem administracyjnym oraz z przegl dark
dokumentów ESP poprzez przegl dark WWW bezpiecznymi kanałami
SSL
15.
Dost p sieciowy do „o rodka obliczeniowego” Wykonawcy realizuj cego
funkcje "piecz tki elektronicznej" w modelu hostingu jest zabezpieczony
14
poprzez protokół BGP-4 zestawiony z co najmniej trzema niezale nymi
dostawcami Internetu
16
17.
a)
Własna pula adresów Internetowych posiadana przez Wykonawc ,
pozwalaj ca na stabilne i bezpieczne skalowanie usług sieciowych
Zamawiaj cego
Elektroniczna Skrzynka Podawcza zapewnia bezpiecze stwo danych osobowych. ESP zawiera
mechanizm bezpiecze stwa wspieraj cy:
− szyfrowanie transmisji – komunikacja powinna poprzez przegl dark
WWW bezpiecznymi kanałami SSL
b)
− autoryzowany dost p do systemu – definiowalne reguły tworzenia
haseł i cz stotliwo ci ich aktualizacji
c)
− dost p do danych i dokumentów za po rednictwem szyfrowanego
kanału SSL
d)
− monitoring operacji wykonywanych przez u ytkowników w systemie
e)
− przechowywanie dokumentów z danymi w systemie tylko do czasu
przeniesienia ich do repozytorium lokalnego jednostki (systemu obiegu
dokumentów lub innego)
f)
− reguły zło ono ci haseł oraz ich administracja zgodne z wymaganiami
rozporz dzenia w sprawie wymaga dla systemów informatycznych
przetwarzaj cych dane osobowe
18.
Tworzenie przez system rejestru dokumentów elektronicznych wraz z
zał cznikami i przechowanie ich tre ci.
19.
Dokumenty odbieranie z dowolnej liczby elektronicznych skrzynek
pocztowych, wskazanych przez Zamawiaj cego do obsługi klientów.
20.
Trwałe powi zanie dokumentu odebranego od klienta z urz dowym
po wiadczeniem odbioru.
21.
Przechowywanie przez ESP dokumentów i ich opisów do czasu
przeniesienia ich do docelowego repozytorium dokumentów (np. system
obiegu dokumentów lub wskazanego folderu), z jednoczesnym usuni ciem
przenoszonych plików i zachowaniem danych o dokumentach.
22.
Przegl danie, filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów co najmniej według
sposobu dostarczenia, stanu dokumentu i daty dostarczenia.
23.
Przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów elektronicznych, dla których
nie jest wymagane generowanie urz dowego po wiadczenia odbioru.
24.
25.
a)
Rejestrowanie ka dej czynno wykonanej przez pracowników zwi zan z
dokumentem w postaci historii ycia dokumentu oraz umo liwienie
szybkie odczytanie tych informacji. W przypadku integracji z
Elektronicznym Obiegiem Dokumentów historia ycia dokumentu w
rozpocz ta w ESP powinna by kontynuowana w systemie obiegu
dokumentów.
ESP jest wyposa ona w wyszukiwark , która w prosty i szybki sposób b dzie znajdowa
odpowiednie dokumenty, w szczególno ci umo liwiaj c:
− zestawianie prostych i zło onych warunków wyszukiwania
dokumentów
b)
− zestawianie wykazów wyszukanych dokumentów
c)
− zestawianie zakresu informacji o wyszukanych dokumentach
d)
− zestawianie statystyk o dokumentach
26.
Weryfikowanie podpisu elektronicznego zło onego na otrzymanym
dokumencie oraz rejestrowanie wyniki weryfikacji
15
27.
Generowanie dla dokumentów elektronicznych urz dowe po wiadczenie
odbioru. Urz dowe po wiadczenie odbioru musi zawiera dane wymagane
ustawowo, dodatkowo informacj o numerze, pod jakim dokument został
zarejestrowany w elektronicznej skrzynce podawczej Zamawiaj cego
28.
Automatyczne generowanie urz dowych po wiadcze odbioru dla
elektronicznej korespondencji wychodz cej w formie e-maili oraz
formularzy interaktywnych
29.
Mo liwo
tworzenia
korespondencji.
30.
Mo liwo
gromadzenia danych
jednoznaczn identyfikacj .
31.
Mo liwo
przeszukiwania
zdefiniowanych kryteriów
32.
Automatyczna identyfikacja znanego nadawcy (na podstawie danych z
bazy adresowej) oraz identyfikacja nowego nadawcy (na podstawie danych
zawartych w formularzu)
33.
Dokonywanie selekcji elektronicznej korespondencji przychodz cej i
generowanie urz dowych po wiadcze odbioru dla wybranej
korespondencji
34.
Mo liwo
35.
36.
37.
i
udost pniania
bazy
o
jednolitej
klientach,
adresowej
bazy
nadawców
umo liwiaj c
według
ich
dowolnie
uzupełniania danych nadawcy, je eli s niepełne.
System powinien posiada
zestaw zdefiniowanych wydruków
umo liwiaj cych raportowanie stanu elektronicznej skrzynki podawczej.
ESP jest zintegrowana z formularzami interaktywnymi realizuj cymi
koncepcj
bezpiecznego dokumentu z podpisem elektronicznym.
Formularze mog
by
pobierane ze repozytorium formularzy
umieszczonego w BIP, internetowego portalu do elektronicznej obsługi
interesantów lub na stronach WWW Zamawiaj cego.
System zapewnia przetwarzanie i wykorzystywanie danych zawartych w
formularzach.
38.
Działanie ESP oparte jest o relacyjn baz danych
39.
Dokumenty przechowywane poza baz danych. Baza zawiera wył cznie
dane o nadawcach i opisy dokumentów (tzw. metryki)
40.
Elektroniczna Skrzynka Podawcza jest zintegrowana z dostarczonymi
przez Wykonawc ESOD oraz systemem do obsługi interesantów drog
elektroniczn , tworzy ł cznie zintegrowan i kompleksow platform
obsługi interesantów drog elektroniczn
41.
ESP posiada rozbudowane metody zarz dzania aplikacj poprzez moduł
administracyjny
42.
Mo liwo ustalenia wielu u ytkowników systemu o zró nicowanych
uprawnieniach
a)
Administrowanie systemem w zakresie aktualizacji wersji ograniczone jest
wył cznie do obsługi aplikacji na serwerze, bez konieczno ci
wykonywania jakichkolwiek czynno ci na stacjach roboczych
Moduł administracyjny musi oferowa nast puj ce funkcje:
− ustalanie u ytkowników systemu
b)
− ustalanie uprawnie u ytkowników
c)
− definiowanie reguł generowania urz dowego po wiadczenia odbioru
d)
− definiowanie reguł weryfikacji podpisu elektronicznego
Konfiguracja systemu obejmuje:
43.
44.
43.
16
a)
− ustalenie u ytkowników i ich uprawnie
b)
− ustalenie prowadzonych rejestrów dokumentów, spraw i dzienników
korespondencji,
c)
− ustalenie zawarto ci słowników systemu
d)
− ustalenie zasad generowania urz dowego po wiadczenia odbioru
ESP nie mo e wymaga wykonywania jakichkolwiek prac instalacyjnych
na komputerach u ytkownika. Zamawiaj cy powinien otrzyma adres
45.
aplikacji, hasło oraz login i natychmiast b dzie mógł rozpocz
u ytkowanie systemu
SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA DOTYCZ CE ELEKTRONICZNYCH FORMULARZY
INTERAKTYWNYCH ZINTEGROWANYCH Z ELEKTRONICZN SKRZYNK PODAWCZ
Formularze powinny spełnia wymogi ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o
46.
informatyzacji działalno ci podmiotów realizuj cych zadania publiczne (Dz.
U. 2005 nr 64 poz. 565).
Korzystanie z formularza musi by zapewnione przez aplikacj
udost pniaj c funkcjonalno formularza, realizuj c logik zapisan w
47.
formularzu b d c bezpiecznym urz dzeniem do składania i weryfikacji
podpisu elektronicznego zgodnie z wymaganiami Ustawy o podpisie
elektronicznym.
48.
Dokument – formularz elektroniczny musi by zabezpieczony podpisami
autoryzuj cymi, i podpisami u ytkowników (wiele podpisów, ka dy
podpis mo e obejmowa wiele cz ci formularza oraz kontrasygnowa
inne podpisy) zgodnymi ze specyfikacjami W3C.
49.
Musi istnie
mo liwo
wykorzystania formularza w sposób
autonomiczny, bez współpracy z innymi systemami (z wykorzystaniem
jedynie poczty elektronicznej) jak i w sposób zintegrowany z innymi
systemami z wykorzystaniem mechanizmów usług sieciowych, w
szczególno ci z oferowanym przez Dostawc Elektronicznym Systemem
Obiegu Dokumentów, portalem internetowym do elektronicznej obsługi
interesantów
50.
Musi istnie mo liwo
wymiany informacji poprzez wbudowane
mechanizmy komunikacji z wykorzystaniem poczty elektronicznej oraz
wymiany informacji z u yciem protokołu SOAP daje mo liwo
automatyzacji realizacji procesów pomi dzy systemami i organizacjami
51.
Musi istnie mo liwo
52.
Proponowane rozwi zanie powinno by rozwi zaniem niezale nym od
platformy systemowej, u ytkownicy formularza mog posiada dowolny
system operacyjny i nie nale y narzuca im u ywania adnego z nich
53.
W pliku wzoru formularza powinny by zapisywane informacje dotycz ce
reguł weryfikacji poszczególnych pól formularza, wraz opisami sytuacji
bł dnych. Opisy powinny by wy wietlane przez aplikacj do u ywania
formularza podczas procesu weryfikacji poprawno ci danych
wprowadzanych do formularza
54.
Nale y przewidzie mo liwo
uruchomienia okre lonych działa na
formularzu w nast pstwie decyzji u ytkownika (zgodnie z
zaprojektowanym wzorem formularza) takich jak: zło enie/usuni cie
podpisu, ustawienie warto ci domy lnej okre lonego pola, wykonanie
weryfikacji poprawno ci danych w polu/polach formularza, wysłanie
wiadomo ci z wykorzystaniem poczty elektronicznej (równie w postaci
zaszyfrowanej), wymiana wiadomo ci z serwerem z wykorzystaniem
protokołu SOAP (RPC i MSG)
55.
Aplikacja do korzystania z formularza powinna realizowa
zapisu formularza w formacie PDF
wymian
17
informacji z otoczeniem z wykorzystaniem poczty elektronicznej (SMTP)
oraz protokołu usług sieciowych SOAP (Web Services) zgodnie z logik
zapisan we wzorze formularza
1.
a)
b)
III. INTERNETOWY PORTAL DO ELEKTRONICZNEJ OBSŁUGI
INTERESANTÓW
Zgodno
oferowanego SYSTEMU z nast puj cymi przepisami prawnymi:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks post powania administracyjnego
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalno ci podmiotów
realizuj cych zadania publiczne (Dz. U. 2005 nr 64 poz. 565)
c)
Rozporz dzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 wrze nia 2005 r. w
sprawie warunków organizacyjno-technicznych dor czania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. 2005 nr 200 poz. 1651)
d)
Rozporz dzenie Rady Ministrów z dnia 11 pa dziernika 2005 r. w sprawie
minimalnych wymaga dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005 nr
212 poz. 1766)
e)
Rozporz dzenie Rady Ministrów z dnia 11 pa dziernika 2005 r. w sprawie
minimalnych wymaga dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w
formie elektronicznej (Dz. U. 2005 nr 214 poz. 1781)
f)
Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29
sierpnia 1997 r.
g)
Rozporz dzenie ministra spraw wewn trznych i administracji z dnia
3 czerwca 1998 r. w sprawie okre lenia podstawowych warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiada urz dzenia i
systemy informatyczne słu ce do przetwarzania danych osobowych (Dz.
U. Nr 100 Poz. 1024)
h)
Ustawa z dnia 18 wrze nia 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr
130 poz. 1450)
i)
Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o wiadczeniu usług drog elektroniczn
(Dz. U. Nr 144 poz. 1204)
SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA DOTYCZ CE BUDOWY INTERNETOWEGO PORTALU DO
OBSŁUGI INTERESANTÓW
System komunikacji musi umo liwia :
2.
Załatwianie przez interesanta spraw wła ciwych przedmiotowo dla urz du, a w szczególno ci:
a)
− pobieranie informacji o sposobie załatwienia spraw w urz dzie
b)
− pobieranie wniosków w sprawach, w tym interaktywnych formularzy
wniosków, o których mowa w pkt IV niniejszej specyfikacji
c)
− składanie wniosków przez interesantów za po rednictwem Internetu
d)
− uzyskanie informacji o stanie załatwianych spraw
e)
3.
a)
− przesyłanie korespondencji w sprawach, w tym decyzji i pism
urz dowych od urz du do interesanta
Informowanie interesanta o sprawach wnoszonych drog korespondencyjn (poza Internetem):
− przesyłanie informacji o pismach od i do interesanta w sprawach
a)
− przesyłanie informacji o stanie załatwianych spraw
Informowanie interesanta o jego innych sprawach w urz dzie, np.:
− stanie rozlicze z urz dem z tytułu nale no ci podatkowych i opłat
b)
− danych przechowywanych w rejestrach urz du
5.
Prowadzenie
b)
4.
personalizowanych
kont
interesantów
w
systemie
18
6.
a)
b)
komunikacji, do których dost p b dzie wymagał uwierzytelnienia zarówno
interesanta, urz dnika jak i administratora systemu
Udost pnianie obywatelowi interfejsu u ytkownika, za pomoc , którego interesant b dzie mógł:
− przygotowa pismo do Urz du
− przesła do urz du wniosek, pismo, skarg , zapytanie lub inn
korespondencj
a)
− otrzyma korespondencj z urz du
Bezpieczne, wzajemne przesyłania plików pomi dzy interesantem i Urz dem gwarantuj ce:
− potwierdzenie poprawnego wysłania pisma do Urz du
b)
− powiadomienie Kancelarii Urz du o pismach oczekuj cych na odbiór
c)
− potwierdzenie odbioru pisma w Kancelarii Urz du
d)
− wysyłk pism z Urz du do interesanta
e)
− potwierdzenie poprawnego wysłania pisma do interesanta
f)
− powiadomienie interesanta o pismach oczekuj cych na odbiór
g)
− potwierdzenie odbioru pisma przez interesanta
Bezpiecze stwo wiadczenia usług publicznych systemu komunikacji musi si
nast puj cych zasadach:
− personalizacja kontaktu interesanta z Urz dem poprzez indywidualne
konta wymagaj ce uwierzytelnienia interesanta
c)
7.
8.
a)
b)
− zapewnienie technologii i mechanizmów informatycznych przesyłania
danych uznanych jako bezpieczne w transakcjach internetowych
c)
− zapewnienie niepodwa alno ci przesłania korespondencji
9.
Przyjmowanie wniosków podpisanych podpisem elektronicznym
10.
Udost pnienie interesantowi pełnej informacji o jego sprawie i pismach
zwi zanych z jego spraw
11.
Składanie deklaracji podatkowych podpisanych podpisem elektronicznym
12.
Obsługa elektronicznych formularzy interaktywnych dostarczonych z
Elektroniczn Skrzynk Podawcz
opiera
na
UWAGA!
Do opisu nale y doł czy próbk elektronicznego systemu obiegu dokumentów w pełni zgodnego z
wymaganiami niniejszej SIWZ w wersji testowej w postaci płyty CD.
.
O wiadczam, e potwierdzone dane zgodne s ze stanem rzeczywistym.
Podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy
19