Gospodarka magazynowa – dokumentacja oraz ewidencja

Gospodarka magazynowa – dokumentacja oraz ewidencja przychodu i rozchodu
Wpisany przez Elżbieta Gaździk
Czy magazynier może wystawiać dowody „RW" i prowadzić ewidencję ilościowo-wartościową
magazynu?
Pytanie
Prowadzimy ewidencję magazynową materiałów. Magazynier wystawiał ręcznie „PZ", następnie
wprowadzał je do magazynowego systemu informatycznego. Natomiast dowody „RW" ręcznie
wystawiają pracownicy, a magazynier, tak jak przy „PZ", po wydaniu materiału wprowadza je do
magazynowego systemu informatycznego. Chcielibyśmy zmienić zasady: magazynier
wystawiałby „komputerowo" zarówno dowody „PZ", jak i „RW". Dowody „RW" magazynier
wystawiałby na podstawie dyspozycji na materiały, które zatwierdzone byłyby przez kierownika.
Czy magazynier może wystawiać dowody „RW" i prowadzić ewidencję ilościowo-wartościową
magazynu?
Odpowiedź
1/3
Gospodarka magazynowa – dokumentacja oraz ewidencja przychodu i rozchodu
Wpisany przez Elżbieta Gaździk
Brak jest przepisów prawa zabraniających, aby magazynier wystawiał dowody
rozchodowe magazynu. Sposób dokumentowania i ewidencji zużycia materiałów winien
wynikać z instrukcji magazynowej stanowiącej element polityki rachunkowości jednostki,
zaś ewidencje ilościowo wartościową magazynu winna prowadzić komórka księgowości.
Szczegóły w uzasadnieniu.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst
jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor), jak i nauką rachunkowości,
rzeczowe składniki majątku obrotowego podlegają ujęciu w księgach rachunkowych jednostki w
następujący sposób:
- według porządku chronologicznego - który oznacza, że materiały ujmuje się w
ewidencji wartościowej i ilościowej, z zachowaniem kolejności: przychodu i rozchodu,
- na zasadzie bieżącego ujmowania w księgach rachunkowych - co oznacza, że zapisy
w ewidencji ilościowej winny być dokonane nie później niż w dniu następnym po dniu, w którym
miała miało miejsce zdarzenie gospodarcze.
Ewidencję materiałów powinno prowadzić się trójszczeblowo, tj. jako:
- ewidencję ilościową, prowadzoną przez magazyniera dla poszczególnych asortymentów
materiałów,
- ewidencję wartościową, prowadzoną w księgowości głównej (konto syntetyczne
2/3
Gospodarka magazynowa – dokumentacja oraz ewidencja przychodu i rozchodu
Wpisany przez Elżbieta Gaździk
materiały),
- ewidencję ilościowo-wartościową, prowadzoną w ramach ewidencji analitycznej
(księgowość materiałowa).
O sposobie prowadzenia ewidencji materiałów decyduje kierownik jednostki, zgodnie z
przepisami art. 10 ust. 2 uor, który w instrukcji magazynowej stosownie do przepisu art. 10 ust.
1 uor określa sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Powinna ona również określać zasady
prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Jeżeli więc w zasadach, o których mowa powyżej, kierownik jednostki określi sposób
dokumentacji i ewidencji zużycia materiałów,
tak jak zaprezentowano to w pytaniu, to nie ma przeszkód, aby
magazynier wystawiał również dowody „RW"
w oparciu o dyspozycje zatwierdzone przez kierownika, gdyż żaden przepis prawa tego
zagadnienia nie reguluje, pozostawiając je do decyzji kierownika jednostki.
Natomiast magazynier nie może prowadzić ewidencji ilościowo-wartościowej, gdyż jak
wykazano to powyżej, jest to zadanie komórki księgowości.
Podstawa prawna:art. 10 ust. 1 i 2, art. 17 ust. 2, art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o
rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
3/3