procedura P-V

Nr procedury
PROCEDURA
Urząd Miejski
w Głogowie
Postępowanie w celu zawarcia umowy
cywilno-prawnej
P-V-11
Wydanie 2
1.0. CEL
Celem niniejszej procedury jest określenie zasad zawierania umów cywilnoprawnych
oraz aneksów do nich.
2.0. ZAKRES
Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie komórki organizacyjne i samodzielne
stanowiska pracy Urzędu Miejskiego w Głogowie.
3.0. TERMINOLOGIA
3.1. PRACOWNIK MERYTORYCZNY – osoba odpowiedzialna rzeczowo za załatwienie
danej sprawy.
3.2. CPV (wspólny słownik zamówień) – system klasyfikacji produktów, usług i robót
budowlanych stworzony na potrzeby zamówień publicznych.
3.3. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA – <<wydział, biuro, referat, zespół, Urząd
Stanu Cywilnego.>>
3.4. SAMODZIELNE STANOWISKA – <<samodzielne stanowisko: inspektor BHP.>>
3.5. SZJ – System Zarządzania Jakością (wg ISO 9000:2000)
4.0.KWALIFIKACJE
Uprawnionym do wykonywania zadań niniejszej procedury jest pracownik, który odbył
szkolenie w zakresie SZJ.
Imię i Nazwisko
Data
OPRACOWAŁ
Joanna Strzelecka
07.01.2008.
SPRAWDZIŁ
BoŜena Dąbrowska
07.01.2008
ZATWIERDZIŁ
Jan Zubowski
10.01.2008
Podpis
5.0.PRZEBIEG POSTĘPOWANIA – CZĘŚĆ GRAFICZNA I OPISOWA
Potrzeba sporządzenia umowy
cywilno-prawnej
5.1.
5.2.
5.3.
Rodząca zobowiązania finansowe
PRACOWNIK MERYTORYCZNY
1.
2.
3.
Nie rodząca zobowiązań finansowych
5.2.1.
PRACOWNIK MERYTORYCZNY
Określa zakres i przedmiot umowy, jej
wartość lub sposób rozliczenia, termin
realizacji oraz inne istotne warunki dla
przedmiotu umowy.
Konsultuje ze Skarbnikiem Gminy
Miejskiej w Głogowie wysokość
posiadanych środków na realizację
umowy.
Określa zakres i przedmiot umowy, jej
wartość lub sposób rozliczenia, termin realizacji
oraz inne istotne warunki dla przedmiotu
umowy.
Konsultuje z <<Referatem>> Zamówień
Publicznych zgodność zawarcia umowy z
Prawem zamówień publicznych.
(ewentualne wszczęcie procedury P-IV-01,
P-IV-02 lub P-IV-03).
PRACOWNIK MERYTORYCZNY
5.3.2.
PRACOWNIK MERYTORYCZNY
1.
5.2.2.
Uzgadnia treść umowy z bezpośrednim
przełoŜonym.
Przygotowuje projekt umowy w formie
elektronicznej lub papierowej (wydruk).
2.
1.
2.
5.3.1.
Uzgadnia treść umowy z bezpośrednim
przełoŜonym.
Przygotowuje projekt umowy w formie
elektronicznej lub papierowej (wydruk).
3.
Nadaje numer umowy zgodny z rejestrem
umów w komórce organizacyjnej.
RADCA PRAWNY
RADCA PRAWNY
5.3.3.
5.2.3.
1. Sprawdza
umowę pod względem
merytorycznym (zgodność z prawem).
2. Wprowadza stosowne poprawki.
1. Sprawdza
umowę pod względem
merytorycznym (zgodność z prawem).
2. Wprowadza stosowne poprawki.
PRACOWNIK MERYTORYCZNY
5.2.4.
PRACOWNIK MERYTORYCZNY 5.3.4.
1. Sporządza umowę bez daty jej zawarcia w
2 egzemplarzach.
2. Konsultuje treść umowy z klientem.
1.
2.
1
2
Sporządza umowę bez daty jej zawarcia w
2 egzemplarzach
Konsultuje treść umowy z klientem.
1
2
5.2.5.
5.3.5.
NACZELNIK WYDZIAŁU
/KIEROWNIK DZIAŁU
NACZELNIK WYDZIAŁU
/KIEROWNIK DZIAŁU
<<Akceptuje i parafuje kaŜdą stronę umowy
wraz z załącznikami>>
RADCA PRAWNY
<<Akceptuje i parafuje kaŜdą stronę umowy
wraz z załącznikami>>
5.2.6.
5.3.6.
RADCA PRAWNY
Akceptuje umowę złoŜeniem podpisu.
Akceptuje umowę złoŜeniem podpisu
NACZELNIK WYDZIAŁU
/KIEROWNIK DZIAŁU
5.2.7.
Wpisuje
dział
i
paragraf
środków
przeznaczonych w budŜecie miasta na
finansowanie umowy.
PRACOWNIK MERYTORYCZNY 5.2.8.
Wpisuje datę zawarcia umowy.
<<REFERAT>>
ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
5.2.9.
Rejestruje umowę w Centralnym Rejestrze
Zamówień Publicznych
<<PRACOWNIK WYDZIAŁU
5.2.10.
FINANSÓW PUBLICZNYCH>>
1.
2.
Sprawdza wysokość środków
przeznaczonych na realizację umowy
Informuje skarbnika gminy o tym fakcie
PRACOWNIK MERYTORYCZNY
5.2.11.
<<Dokonuje rejestracji w Systemie
EurobudŜet>>
SKARBNIK GMINY MIEJSKIEJ
5.2.12.
Kontrasygnuje umowę złoŜeniem podpisu na
umowie.
PREZYDENT MIASTA
5.4.
NIE
AKCEPTUJE
UMOWĘ
1
KONIEC
1
PRACOWNIK
MERYTORYCZNY
TAK
5.5
Wzywa klienta do zawarcia umowy.
PRACOWNIK
MERYTORYCZNY/KLIENT
5.6.
Klient podpisuje umowę w obecności
pracownika merytorycznego.
PRACOWNIK MERYTORYCZNY
1.
2.
5.7.
Przekazuje umowę do Wydziału
Finansów Publicznych
Przechowuje umowy w aktach na
stanowisku pracy.
Odpowiedzialność
Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich
prawidłowe i terminowe wykonanie.
6.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW
6.1. Procedury/instrukcje:
6.1.1. P-IV-01 Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o
cenę.
6.1.2. P-IV-02 Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego.
6.1.3. <<P-IV-03 Dokonywanie zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej
kwoty 14 000Euro.>>
6.1.4. P-IV-04 Realizacja umowy na zakup wyrobów i usług i jej weryfikacja..
6.2. Inne dokumenty:
6.2.1. Kodeks Cywilny;
6.2.2. Ustawa z 29 stycznia 2004 r Prawo zamówień publicznych
6.2.3. Rozporządzenie Komisji Wspólnot Europejskich nr 2151/2003 z 16-12-2003 r
zmieniające Rozporządzenie 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie
wspólnego słownika zamówień (CPV)
6.2.4. Zarządzenie Prezydenta Miasta << Nr 64/2007 z dnia 27 marca 2007 r w sprawie
„Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych” ze zmianami>>.
6.3. Załączniki:
6.3.1 Rejestr zawartych umów
– Załącznik 1/P-V-11
Urząd Miejski
w Głogowie
Załącznik nr 1 / P – V - 11
UMOWY 200... ROK
Lp.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Data
zawarcia
umowy
Numer
umowy
Nazwa firmy
Przedmiot umowy
Wartość
zamówienia
brutto