Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 3/2014 Wójta Gminy Haczów z

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 3/2014
Wójta Gminy Haczów
z dnia 7 marca 2014 r.
HARMONOGRAM PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW
DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
Zgodnie z § 63 ust. 1. Instrukcji kancelaryjnej, teczki przekazuje się do archiwum zakładowego po
upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku ich zakończenia.
Zobowiązuje się pracowników Urzędu Gminy do dokonania przeglądu posiadanej dokumentacji sprzed
2012 roku, uporządkowania jej, sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych, a następnie przekazania jej
do archiwum zakładowego, zgodnie z przyjętym harmonogramem. Sposób przygotowania akt do
przekazania do archiwum zakładowego wytwarzanych do 31 grudnia 2010 r. określają przepisy
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla
organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. z 1999r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) a od dnia
1 stycznia 2011 r. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz 67 z późn. zm.).
Jeżeli dokumentacja nie zostanie przygotowana i uporządkowana zgodnie z obowiązującymi przepisami
archiwista ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji do archiwum.
Dokumentacja w 2014 r. i latach następnych będzie przekazywana następująco:
Lp
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Nazwa komórki organizacyjnej
Referat Organizacyjno-Administracyjny:
obsługa Rady Gminy, sekretariat, informatyk
Urząd Stanu Cywilnego
Referat Finansów i Budżetu:
Księgowość budżetowa
Referat Finansów i Budżetu:
Podatki
Referat Organizacyjno-Administracyjny:
gospodarka lokalami, kadry,
Pełnomocnik Informacji Niejawnych
Obrona Cywilna, sprawy wojskowe, ochrona p.poż.
Sekretarz Gminy
Ewidencja Ludności
Referat Organizacyjno-Administracyjny:
gospodarka gruntami
Referat Inwestycji i Inicjatyw Gospodarczych:
pracownicy wg harmonogramu ustalonego przez
kierownika referatu z archiwistą
Miesiąc przekazywania
kwiecień
maj
maj
czerwiec
czerwiec
lipiec
lipiec
wrzesień
październik
październik, listopad
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 3/2014
Wójta Gminy Haczów
z dnia 7 marca 2014 r.
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY DOKUMENTACJI PRZEKAZYWANEJ DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
..........................................................................................
(nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY KAT. ……… NR ……………………
Lp.
Znak teczki
Tytuł teczki
Daty skrajne
od-do
1
2
3
4
Liczba
teczek
5
Miejsce
przechowywania
Regał
Półka
6
7
Data
zniszczenia
lub
przekazania
8
Liczba teczek
Spis zawiera ………. pozycji
Data: ………………………..
Przekazujący:
Przyjmujący:
……………………………………………….
(imię i nazwisko osoby przekazującej)
……………………………………………….
(imię i nazwisko archiwisty)
Załącznik Nr 3
do Zarządzenia Nr 3/2014
Wójta Gminy Haczów
z dnia 7 marca 2014 r.
WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH KAT. ………….
Nr spisu
Data
przyjęcia
akt
Nazwa komórki przekazującej akta
Poz.
spisu
Liczba
teczek
Uwagi
Załącznik Nr 4
do Zarządzenia Nr 3/2014
Wójta Gminy Haczów
z dnia 7 marca 2014 r.
REJESTR AKT UDOSTĘPNIONYCH/WYPOŻYCZONYCH Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
Lp.
Nr karty
udostępnienia akt
Znak teczki
Liczba
teczek
Miejsce
przechowywania
Data
udostepnienia/
wypożyczenia
Podpis osoby
wypożyczającej
Data
zwrotu
Podpis
archiwisty
Załącznik Nr 5
do Zarządzenia Nr 3/2014
Wójta Gminy Haczów
z dnia 7 marca 2014 r.
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT
…………………...…………………………………….………………………………………..
(komórka organizacyjna – referat)
NR ………………..
Data ……………………….
Proszę o udostępnienie / wypożyczenie* akt powstałych w komórce organizacyjnej:
...............................................................................................................................................................................................................................
z lat ........................................................................................................................................................................................................................
o sygnaturze ..........................................................................................................................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania / odbioru* .....................................................................................................................................................
.........................................................................................
Podpis kierownika komórki
Potwierdzam odbiór wyżej wymienionych akt
akt-tomów …………………………….…… z lat ………………………………………………. sygn..arch ……………………………………
Data ………………………
Podpis ……………………………………….
Adnotacje o zwrocie akt:
...............................................................................................................................................................................................................................
Akta zwrócono do archiwum
………………………………………….
Podpis zdającego
*
Niepotrzebne skreślić
Dnia …………………………
………………………………………….
Podpis odbierającego
Załącznik Nr 6
do Zarządzenia Nr 3/2014
Wójta Gminy Haczów
z dnia 7 marca 2014 r.
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ)
WYTYPOWANEJ DO BRAKOWANIA
Lp.
1
Nr i lp spisu
zdawczoodbiorczego
2
Symbol z
wykazu
Tytuł teczki
Daty skrajne
od-do
Liczba
tomów
Uwagi
3
4
5
6
7
…………………………………………………………………………………………
(miejsce na opinię kierownika komórki organizacyjnej)
Oświadczam, iż zapoznałam / zapoznałem się z treścią
Zarządzenia Nr 3/2014 Wójta Gminy Haczów z dnia 7 marca 2014 r. w sprawie określenia
harmonogramu przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, wzorów spisów
zdawczo-odbiorczych oraz innych środków ewidencyjnych archiwum zakładowego
i przyjmuję je do realizacji.
Data
Imię i nazwisko
Podpis