Opis przedmiotu zamówienia - Załącznik nr 1 do Zaproszenia

Załącznik nr 1 do Zaproszenia
Opis przedmiotu zamówienia
w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015., poz. 2164)
na wsparcie eksperckie w ramach opracowania strategii działania do 2020 roku
Lubelskiego Convention Bureau (LCB), funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum
Konferencyjnego w Lublinie.
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług eksperckich niezbędnych do stworzenia
strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau (dalej zwane „LCB”)
funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego. Będzie to opracowanie
proaktywne i przekrojowe – strategii/programu działania Lubelskiego Convention Bureau.
Dzięki realizacji strategii możliwe będzie ograniczanie fragmentaryzacji rynku spotkań
i niezależnych działań promocyjnych poprzez stworzenie zintegrowanego podejścia do
wspierania przemysłu spotkań (turystyki biznesowej), jako źródła rozwoju gospodarczego
regionu, tworzenia nowych produktów czy usług w województwie lubelskim. Działania
określone w strategii pozwolą rozwinąć innowacyjność oraz kreatywność sektora przemysłu
spotkań, przy włączeniu przedstawicieli środowiska turystycznego (w tym przede wszystkim
reprezentantów sektora MŚP), JST, stowarzyszeń i organizacji turystycznych oraz innych
interesariuszy przemysłu spotkań w regionie. W tak nowoczesnym podejściu, priorytetowe
znaczenie będą miały instrumenty i rozwiązania polityki rozwoju przemysłu spotkań,
sprzyjające wzrostowi zatrudnienia, podnoszeniu jakości ofert, ułatwiające kooperację
pomiędzy podmiotami gospodarczymi i ich otoczeniem w ramach sieciowego modelu
gospodarki wymiany zasobów i wzmocnienia regionalnych potencjałów wzrostu.
Strategia działania LCB powinna składać się z 2 części: analityczno-diagnostycznej,
koncepcyjno-wdrożeniowej.
Wykonawca świadczący usługę wsparcia eksperckiego przy tworzeniu strategii
działania LCB do roku 2020 zobowiązany będzie do wyznaczenia stałego zespołu redakcyjnoeksperckiego obejmującego ekspertów: ds. analityczno-diagnostycznych i ds. koncepcyjnowdrożeniowych. Zespół redakcyjno-ekspercki musi składać się co najmniej z 3 osób,
spełniających kryteria wskazane w Zaproszeniu do złożenia oferty.
W czasie wykonywania zadań określonych w niniejszym opisie przedmiotu
zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia dwóch jednodniowych
konferencji (po 4-6 godzin zegarowych każde ze spotkań) z zaproszonymi przez
Zamawiającego interesariuszami środowiska MICE z województwa lubelskiego, w terminie
ZP.260.76.2016.KD
Załącznik nr 1 do Zaproszenia.
Strona 1 z 7
ustalonym z Zamawiającym, w celu przedstawienia i omówienia założeń strategii działania
LCB w kontekście gospodarczego rozwoju regionu i roli LCB. Spotkanie odbędzie się
w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie. Zaproszenie gości na konferencje leży po
stronie Zamawiającego.
Ponadto, Wykonawca będzie konsultował materiał z Wykonawcą przez cały okres
tworzenia strategii działania LCB (konsultacje odbywać się będą poprzez udział
przedstawiciela/przedstawicieli Zamawiającego, Wykonawcy i poszczególnych ekspertów
w osobistych spotkaniach lub poprzez wymianę korespondencji drogą elektroniczną - przy
użyciu poczty e-mail).
Szczegółowy harmonogram prac nad strategią rozwoju LCB Wykonawca przedstawi
Zamawiającemu nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia popisania Umowy.
I.
Część analityczno-diagnostyczna
W ramach prac nad stworzeniem strategii działania LCB (analityczno-diagnostycznego),
Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia zwięzłej analizy potencjału turystyki
biznesowej
województwa
i międzynarodowego
na
lubelskiego,
potrzeby
LCB.
a
także
benchmarkingu
Przedstawione
zostaną
krajowego
procesy
i praktyki
proponowane w LCB zbieżne ze stosowanymi w convention bureaux uważanych za najlepsze
w analizowanym sektorze.
Wykonawca
przeprowadzi
spotkania
konsultacyjne
(z
udziałem
przedstawicieli
Zamawiającego) z wytypowanymi przez siebie i zaakceptowanymi przez Zamawiającego
ekspertami i przedstawicielami środowiska branży spotkań i turystyki.
W części tej, Wykonawca winien określić obszary takie jak:
1. Turystyka w Polsce, ze szczególnym uwzględnieniem województwa lubelskiego
1) Liczba turystów
2) Pochodzenie
3) Długość pobytu
4) Rodzaj transportu
5) Najpopularniejsze atrakcje turystyczne regionu wg. liczby odwiedzin
2. Turystyka biznesowa w Polsce w latach 2012 – 2015. Wykonawca zobowiązany będzie
przedstawić:
1) zwięzłą analizę ilościową i jakościową, która zawierać będzie wyniki określające liczbę,
strukturę oraz wielkość spotkań i wydarzeń zorganizowanych w Polsce w latach 2012
– 2015. Analiza oparta musi być o normy przyjęte przez Światową Organizację
Turystyki.
2) analizę ekonomiczną, wpływ wydarzeń na rozwój regionów oraz ekonomiczny wpływ
do krajowej gospodarki.
ZP.260.76.2016.KD
Załącznik nr 1 do Zaproszenia.
Strona 2 z 7
3. Analizę potencjału MICE województwa lubelskiego, gdzie eksperci zobowiązani będą do
analizy zagadnień takich jak:
1) baza konferencyjna
Wykonawca dokonując analizy ww. obszaru, winien pokazać stan ilościowy oraz
jakość infrastruktury konferencyjnej (obiekty o salach na min. 30 osób) z podziałem
na obiekty konferencyjne, hotelowo-konferencyjne, historyczne i inne.
2) baza „unique venues”
Wykonawca przedstawi unikatowe miejsca (np. pałac, zamek) przystosowane do
organizacji spotkań – min. 12 przykładów. Analiza ta obejmować powinna także bazę
potencjalną, czyli miejsca o niewykorzystanym jeszcze potencjale eventowym.
3) baza noclegowa i gastronomiczna
Wykonawca przedstawi stan ilościowy i jakościowy, w tym hotele sieciowe i butikowe;
a także lokale gastronomiczne z salami na min. 30 osób.
4) bazę profesjonalnych organizatorów spotkań tzw. PCO
Wykonawca dokonując analizy ww. obszaru, winien przedstawić obecny potencjał
z zakresu firm wyspecjalizowanych w organizacji konferencji, kongresów, podróży
motywacyjnych.
5) oferty incentives
Wykonawca dokonując analizy ww. obszaru, winien uwzględnić istniejące programy
typu incentive, a także wykazać produkty turystyczne, będące potencjalnie podstawą
do budowania programów motywacyjnych, programów incentive oraz ofert około
konferencyjnych.
6) dostępność komunikacyjna
Wykonawca przedstawi dostępność Miasta Lublin, jako ośrodka lidera turystyki
biznesowej w województwie, ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji lotniczej
(do analizy należy uwzględnić trzy porty lotnicze: port lotniczy Lublin-Świdnik,
Warszawa-Okęcie, Modlin).
7) usługi około konferencyjne
Wykonawca przedstawi listę renomowanych firm świadczących usługi dla sektora
turystyki biznesowej w regionie tj. firmy transportowe, firmy AV (oświetleniowe,
audiowizualne, nagłośnieniowe), oprawa muzyczna, tłumaczenia symultaniczne,
wyposażenie wnętrz, inne. Wskaże to potencjalne firmy zaangażowane w rozwój LCB.
Wynikiem pracy ekspertów ds. analityczno-diagnostycznych ma być:
1) projekt części analityczno-diagnostycznej strategii działania LCB,
2) ostateczna wersja części analityczno-diagnostycznej strategii działania LCB.
W ciągu 40 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu
w formie elektronicznej materiał tekstowy z I etapu prac (tj. części analityczno-
ZP.260.76.2016.KD
Załącznik nr 1 do Zaproszenia.
Strona 3 z 7
diagnostycznej).
Zamawiający
zastrzega
sobie
prawo
do
wnoszenia
poprawek
i modyfikacji w przedstawionym przez Wykonawcę materiale.
Zamawiający przedstawi ewentualne uwagi w ciągu 5 dni roboczych od daty otrzymania
materiału do zatwierdzenia. W przypadku wniesienia przez Zamawiającego poprawek lub
modyfikacji do przedstawionego materiału, Wykonawca uwzględniając je, przedstawi
Zamawiającemu w terminie 10 dni od dnia wniesienia poprawek lub modyfikacji, poprawiony
materiał (ostateczną wersję części analityczno-diagnostycznej).
Zamawiający dokona sprawdzenia ostatecznej wersji części analityczno-diagnostycznej
w terminie 5 dni roboczych od dnia jej przedstawienia przez Wykonawcę, w formie
oświadczenia przesłanego drogą e-mailową na wskazany adres.
II.
Część koncepcyjno-wdrożeniowa
W ramach prac nad stworzeniem strategii działania LCB (koncepcyjno-wdrożeniowego),
eksperci wyznaczeni ds. koncepcyjnych zobowiązani będą określić główne kierunki działań
LCB. Zadaniem ekspertów będzie określenie:
1. misji i wizji:
Wykonawca zobowiązany będzie określić optymalne warunki rozwoju LCB,
wykorzystując charakterystykę regionu, jakim jest lubelskie, jego tradycja,
wielokulturowość spotkań, a także przedstawić wizję rozwoju LCB. Wykonawca
zobowiązany będzie ukazać LCB jako profesjonalnego partnera integrującego
podmioty
biznesowe
z województwa
lubelskiego,
wspólnie
z
partnerami
pozyskującego wydarzenia biznesowe do województwa lubelskiego.
2. celu strategicznego i celu operacyjnego, poprzez wskazanie tego, co LCB powinno
osiągnąć w przyszłości. Sformułowane zgodnie z zasadą SMART (szczegółowe,
mierzalne, osiągalne, realne, terminowe).
3. Zakresu działania LCB, w tym:
1) struktura organizacyjna - określenie funkcji osób pracujących w zespole LCB
(4 osoby: 3 operacyjne + kierownik), umożliwiających sprawną realizację
wyznaczonych zadań. Struktura musi być opracowana na podstawie analizy
funkcjonujących europejskich convention bureaux wg. benchmarkingu.
2) forma współpracy z ośrodkami konferencyjnymi w województwie lubelskim,
hotelami, usługodawcami, a także metodę i przyjętą zasadę dystrybuowania
zapytań konferencyjnych oraz budowania ofert tzw. model współpracy
3) założenia promocji potencjału konferencyjnego woj. lubelskiego na rynkach
priorytetowych
-
zadaniem
Wykonawcy
będzie
wskazanie
rynków
priorytetowych, polskich i zagranicznych, do których powinna być kierowana
oferta, a także segmentacja rynku ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji
ZP.260.76.2016.KD
Załącznik nr 1 do Zaproszenia.
Strona 4 z 7
drogą lotniczą, co pozwoli na wybór grup docelowych i dostosowanie kampanii
promocyjnej.
4) kluczowe produkty
i narzędzia promocji
–
wskazanie tych,
których
wykorzystanie i wdrożenie przyczyni się do podniesienia jakości ofert
konferencyjnych .
5) sugerowana aktywność w krajowych i międzynarodowych stowarzyszeniach
branżowych
6) lista usług LCB dla organizatorów spotkań (z ewentualnym podziałem na
kryteria)
7) założenia do regionalnej edycji programu Ambasadorów Kongresów Polskich
(nominacje, przywileje)
8) zasady realizacji site inspection (kryteria, sposób wsparcia)
9) zasady realizacji wizyt studyjnych (dziennikarze, touroperatorzy, przedstawiciele
branży MICE)
10) zasady kwalifikacji organizatorów do programu rekomendowanych PCO
(profesjonalnych organizatorów kongresów) województwa lubelskiego
11) program wsparcia organizatorów wydarzeń tzw. subvenion programme, na
bazie najlepszych przykładów programów polskich i europejskich
12) Top 10 - Na bazie powyższych analiz stworzona zostanie lista najważniejszych
dziesięciu powodów, dla których warto organizować wydarzenia biznesowe
w województwie lubelskim
13) Wskazane zostaną kluczowe branże do pozyskiwania konferencji i kongresów,
w oparciu o inteligentne specjalizacje województwa lubelskiego, a także
produkty regionalne (kulinaria, kultura, inne) na bazie których warto budować
programy turystyczne.
4. analizy SWOT.
Wykonawca przy wykorzystaniu klasycznej analizy, zobowiązany będzie ukazać
mocne strony i szanse oraz słabe strony i zagrożenia dla lubelskiego jako
destynacji
konferencyjnej
z
uwzględnieniem
czynników
lokalizacyjnych,
komunikacji, segmentacji rynku, znaczenia marki miasta i regionu.
5. opracowanie harmonogramu wdrożenia strategii - szczegółowy plan działania
uwzględniający wszystkie elementy strategii w tym narzędzia, rynki i wynik analizy
SWOT.
6. określenie sugerowanego budżetu LCB - wskazanie elementów składowych
budżetu z uwzględnieniem harmonogramu wdrożenia strategii.
7. określenie ryzyka i zagrożenia realizacji strategii poprzez określenie czynników
zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych mogących zagrozić wdrożeniu
strategii.
8. określenie: mierników, ewaluacji i oceny stopnia wykonania strategii. Wykonawca
winien wskazać system oceny wykonania strategii i sposobów pomiaru
efektywności prowadzonych działań na każdym etapie wdrażania strategii. Celem
ZP.260.76.2016.KD
Załącznik nr 1 do Zaproszenia.
Strona 5 z 7
tego będzie stałe monitorowanie i odpowiednie reagowanie na nadchodzące
zagrożenia.
Wynikiem pracy ekspertów ds. koncepcyjno-wdrożeniowych ma być:
1) projekt części koncepcyjnej strategii działania LCB,
2) ostateczna wersja części koncepcyjnej strategii działania LCB.
W ciągu 80 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu
w formie elektronicznej materiał tekstowy z II etapu prac (tj. części koncepcyjnowdrożeniowej). Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i modyfikacji
w przedstawionym przez Wykonawcę materiale.
Zamawiający przedstawi ewentualne uwagi w ciągu 5 dni roboczych od daty otrzymania
materiału do zatwierdzenia. W przypadku wniesienia przez Zamawiającego poprawek lub
modyfikacji do przedstawionego materiału, Wykonawca uwzględniając je przedstawi
Zamawiającemu w terminie 10 dni od dnia wniesienia poprawek lub modyfikacji, poprawiony
materiał (ostateczną wersję części koncepcyjnej strategii działania LCB).
Zamawiający dokona sprawdzenia ostatecznej wersji części koncepcyjno-wdrożeniowej
w terminie 5 dni roboczych od dnia jej przedstawienia przez Wykonawcę. Akceptacja części
koncepcyjno-wdrożeniowej strategii działania LCB nastąpi w formie oświadczenia,
przesłanego drogą e-mailową na wskazany adres.
Wszystkie dokumenty i materiały (projekty i ostateczne wersje części analitycznodiagnostycznej i koncepcyjno-wdrożeniowej) opracowane w trakcie realizacji przedmiotu
zamówienia, przekazywane będą Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie elektronicznej
w postaci plików *.doc lub *.odt oraz plików *.pdf na wszystkie wskazane adresy e-mail.
Po przeprowadzeniu przez ekspertów niezbędnych analiz, badań i otrzymaniu od
Zamawiającego poszczególnych zaakceptowanych części strategii działania LCB w formie
elektronicznej, o których mowa wyżej, Zamawiający przystąpi do sformułowania, przy
wsparciu zaangażowanego zespołu redakcyjno-eksperckiego docelowego dokumentu –
Strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego w ramach
Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie.
Wykonawca będzie w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas opracowywania
docelowej Strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego
w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie. Strony zgodnie ustalają termin
opracowania tego dokumentu na 120 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca będzie
udzielał Zmawiającemu wsparcia poprzez udział przedstawicieli Zamawiającego, Wykonawcy
i poszczególnych ekspertów w osobistych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego lub
ZP.260.76.2016.KD
Załącznik nr 1 do Zaproszenia.
Strona 6 z 7
poprzez wymianę korespondencji drogą elektroniczną - przy użyciu poczty e-mail, zależne od
potrzeb Zamawiającego. Na tym etapie prac, Wykonawca ma obowiązek jak najszybszego
udzielania wyjaśnień, porad i wskazówek (w drodze e-mail: nie później niż w ciągu 10 godzin
od momentu otrzymania zapytania, w czasie spotkań osobistych – na bieżąco).
Ponadto Wykonawca wykona końcową korektę oraz redakcję dokumentu docelowego Strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego w ramach
Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie – w terminie 3 dni roboczych od daty
przesłania ostatecznej wersji tego dokumentu do Wykonawcy, na wskazany adres e-mail.
Przedmiotem odbioru końcowego będzie ostateczny dokument Strategii działania do
roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum
Konferencyjnego w Lublinie, stworzony przy wsparciu Wykonawcy.
ZP.260.76.2016.KD
Załącznik nr 1 do Zaproszenia.
Strona 7 z 7