Opis przedmiotu zamówienia - Załącznik nr 1 do Zaproszenia
Transkrypt
Opis przedmiotu zamówienia - Załącznik nr 1 do Zaproszenia
Załącznik nr 1 do Zaproszenia Opis przedmiotu zamówienia w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015., poz. 2164) na wsparcie eksperckie w ramach opracowania strategii działania do 2020 roku Lubelskiego Convention Bureau (LCB), funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług eksperckich niezbędnych do stworzenia strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau (dalej zwane „LCB”) funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego. Będzie to opracowanie proaktywne i przekrojowe – strategii/programu działania Lubelskiego Convention Bureau. Dzięki realizacji strategii możliwe będzie ograniczanie fragmentaryzacji rynku spotkań i niezależnych działań promocyjnych poprzez stworzenie zintegrowanego podejścia do wspierania przemysłu spotkań (turystyki biznesowej), jako źródła rozwoju gospodarczego regionu, tworzenia nowych produktów czy usług w województwie lubelskim. Działania określone w strategii pozwolą rozwinąć innowacyjność oraz kreatywność sektora przemysłu spotkań, przy włączeniu przedstawicieli środowiska turystycznego (w tym przede wszystkim reprezentantów sektora MŚP), JST, stowarzyszeń i organizacji turystycznych oraz innych interesariuszy przemysłu spotkań w regionie. W tak nowoczesnym podejściu, priorytetowe znaczenie będą miały instrumenty i rozwiązania polityki rozwoju przemysłu spotkań, sprzyjające wzrostowi zatrudnienia, podnoszeniu jakości ofert, ułatwiające kooperację pomiędzy podmiotami gospodarczymi i ich otoczeniem w ramach sieciowego modelu gospodarki wymiany zasobów i wzmocnienia regionalnych potencjałów wzrostu. Strategia działania LCB powinna składać się z 2 części: analityczno-diagnostycznej, koncepcyjno-wdrożeniowej. Wykonawca świadczący usługę wsparcia eksperckiego przy tworzeniu strategii działania LCB do roku 2020 zobowiązany będzie do wyznaczenia stałego zespołu redakcyjnoeksperckiego obejmującego ekspertów: ds. analityczno-diagnostycznych i ds. koncepcyjnowdrożeniowych. Zespół redakcyjno-ekspercki musi składać się co najmniej z 3 osób, spełniających kryteria wskazane w Zaproszeniu do złożenia oferty. W czasie wykonywania zadań określonych w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia dwóch jednodniowych konferencji (po 4-6 godzin zegarowych każde ze spotkań) z zaproszonymi przez Zamawiającego interesariuszami środowiska MICE z województwa lubelskiego, w terminie ZP.260.76.2016.KD Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Strona 1 z 7 ustalonym z Zamawiającym, w celu przedstawienia i omówienia założeń strategii działania LCB w kontekście gospodarczego rozwoju regionu i roli LCB. Spotkanie odbędzie się w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie. Zaproszenie gości na konferencje leży po stronie Zamawiającego. Ponadto, Wykonawca będzie konsultował materiał z Wykonawcą przez cały okres tworzenia strategii działania LCB (konsultacje odbywać się będą poprzez udział przedstawiciela/przedstawicieli Zamawiającego, Wykonawcy i poszczególnych ekspertów w osobistych spotkaniach lub poprzez wymianę korespondencji drogą elektroniczną - przy użyciu poczty e-mail). Szczegółowy harmonogram prac nad strategią rozwoju LCB Wykonawca przedstawi Zamawiającemu nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia popisania Umowy. I. Część analityczno-diagnostyczna W ramach prac nad stworzeniem strategii działania LCB (analityczno-diagnostycznego), Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia zwięzłej analizy potencjału turystyki biznesowej województwa i międzynarodowego na lubelskiego, potrzeby LCB. a także benchmarkingu Przedstawione zostaną krajowego procesy i praktyki proponowane w LCB zbieżne ze stosowanymi w convention bureaux uważanych za najlepsze w analizowanym sektorze. Wykonawca przeprowadzi spotkania konsultacyjne (z udziałem przedstawicieli Zamawiającego) z wytypowanymi przez siebie i zaakceptowanymi przez Zamawiającego ekspertami i przedstawicielami środowiska branży spotkań i turystyki. W części tej, Wykonawca winien określić obszary takie jak: 1. Turystyka w Polsce, ze szczególnym uwzględnieniem województwa lubelskiego 1) Liczba turystów 2) Pochodzenie 3) Długość pobytu 4) Rodzaj transportu 5) Najpopularniejsze atrakcje turystyczne regionu wg. liczby odwiedzin 2. Turystyka biznesowa w Polsce w latach 2012 – 2015. Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić: 1) zwięzłą analizę ilościową i jakościową, która zawierać będzie wyniki określające liczbę, strukturę oraz wielkość spotkań i wydarzeń zorganizowanych w Polsce w latach 2012 – 2015. Analiza oparta musi być o normy przyjęte przez Światową Organizację Turystyki. 2) analizę ekonomiczną, wpływ wydarzeń na rozwój regionów oraz ekonomiczny wpływ do krajowej gospodarki. ZP.260.76.2016.KD Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Strona 2 z 7 3. Analizę potencjału MICE województwa lubelskiego, gdzie eksperci zobowiązani będą do analizy zagadnień takich jak: 1) baza konferencyjna Wykonawca dokonując analizy ww. obszaru, winien pokazać stan ilościowy oraz jakość infrastruktury konferencyjnej (obiekty o salach na min. 30 osób) z podziałem na obiekty konferencyjne, hotelowo-konferencyjne, historyczne i inne. 2) baza „unique venues” Wykonawca przedstawi unikatowe miejsca (np. pałac, zamek) przystosowane do organizacji spotkań – min. 12 przykładów. Analiza ta obejmować powinna także bazę potencjalną, czyli miejsca o niewykorzystanym jeszcze potencjale eventowym. 3) baza noclegowa i gastronomiczna Wykonawca przedstawi stan ilościowy i jakościowy, w tym hotele sieciowe i butikowe; a także lokale gastronomiczne z salami na min. 30 osób. 4) bazę profesjonalnych organizatorów spotkań tzw. PCO Wykonawca dokonując analizy ww. obszaru, winien przedstawić obecny potencjał z zakresu firm wyspecjalizowanych w organizacji konferencji, kongresów, podróży motywacyjnych. 5) oferty incentives Wykonawca dokonując analizy ww. obszaru, winien uwzględnić istniejące programy typu incentive, a także wykazać produkty turystyczne, będące potencjalnie podstawą do budowania programów motywacyjnych, programów incentive oraz ofert około konferencyjnych. 6) dostępność komunikacyjna Wykonawca przedstawi dostępność Miasta Lublin, jako ośrodka lidera turystyki biznesowej w województwie, ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji lotniczej (do analizy należy uwzględnić trzy porty lotnicze: port lotniczy Lublin-Świdnik, Warszawa-Okęcie, Modlin). 7) usługi około konferencyjne Wykonawca przedstawi listę renomowanych firm świadczących usługi dla sektora turystyki biznesowej w regionie tj. firmy transportowe, firmy AV (oświetleniowe, audiowizualne, nagłośnieniowe), oprawa muzyczna, tłumaczenia symultaniczne, wyposażenie wnętrz, inne. Wskaże to potencjalne firmy zaangażowane w rozwój LCB. Wynikiem pracy ekspertów ds. analityczno-diagnostycznych ma być: 1) projekt części analityczno-diagnostycznej strategii działania LCB, 2) ostateczna wersja części analityczno-diagnostycznej strategii działania LCB. W ciągu 40 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej materiał tekstowy z I etapu prac (tj. części analityczno- ZP.260.76.2016.KD Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Strona 3 z 7 diagnostycznej). Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i modyfikacji w przedstawionym przez Wykonawcę materiale. Zamawiający przedstawi ewentualne uwagi w ciągu 5 dni roboczych od daty otrzymania materiału do zatwierdzenia. W przypadku wniesienia przez Zamawiającego poprawek lub modyfikacji do przedstawionego materiału, Wykonawca uwzględniając je, przedstawi Zamawiającemu w terminie 10 dni od dnia wniesienia poprawek lub modyfikacji, poprawiony materiał (ostateczną wersję części analityczno-diagnostycznej). Zamawiający dokona sprawdzenia ostatecznej wersji części analityczno-diagnostycznej w terminie 5 dni roboczych od dnia jej przedstawienia przez Wykonawcę, w formie oświadczenia przesłanego drogą e-mailową na wskazany adres. II. Część koncepcyjno-wdrożeniowa W ramach prac nad stworzeniem strategii działania LCB (koncepcyjno-wdrożeniowego), eksperci wyznaczeni ds. koncepcyjnych zobowiązani będą określić główne kierunki działań LCB. Zadaniem ekspertów będzie określenie: 1. misji i wizji: Wykonawca zobowiązany będzie określić optymalne warunki rozwoju LCB, wykorzystując charakterystykę regionu, jakim jest lubelskie, jego tradycja, wielokulturowość spotkań, a także przedstawić wizję rozwoju LCB. Wykonawca zobowiązany będzie ukazać LCB jako profesjonalnego partnera integrującego podmioty biznesowe z województwa lubelskiego, wspólnie z partnerami pozyskującego wydarzenia biznesowe do województwa lubelskiego. 2. celu strategicznego i celu operacyjnego, poprzez wskazanie tego, co LCB powinno osiągnąć w przyszłości. Sformułowane zgodnie z zasadą SMART (szczegółowe, mierzalne, osiągalne, realne, terminowe). 3. Zakresu działania LCB, w tym: 1) struktura organizacyjna - określenie funkcji osób pracujących w zespole LCB (4 osoby: 3 operacyjne + kierownik), umożliwiających sprawną realizację wyznaczonych zadań. Struktura musi być opracowana na podstawie analizy funkcjonujących europejskich convention bureaux wg. benchmarkingu. 2) forma współpracy z ośrodkami konferencyjnymi w województwie lubelskim, hotelami, usługodawcami, a także metodę i przyjętą zasadę dystrybuowania zapytań konferencyjnych oraz budowania ofert tzw. model współpracy 3) założenia promocji potencjału konferencyjnego woj. lubelskiego na rynkach priorytetowych - zadaniem Wykonawcy będzie wskazanie rynków priorytetowych, polskich i zagranicznych, do których powinna być kierowana oferta, a także segmentacja rynku ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji ZP.260.76.2016.KD Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Strona 4 z 7 drogą lotniczą, co pozwoli na wybór grup docelowych i dostosowanie kampanii promocyjnej. 4) kluczowe produkty i narzędzia promocji – wskazanie tych, których wykorzystanie i wdrożenie przyczyni się do podniesienia jakości ofert konferencyjnych . 5) sugerowana aktywność w krajowych i międzynarodowych stowarzyszeniach branżowych 6) lista usług LCB dla organizatorów spotkań (z ewentualnym podziałem na kryteria) 7) założenia do regionalnej edycji programu Ambasadorów Kongresów Polskich (nominacje, przywileje) 8) zasady realizacji site inspection (kryteria, sposób wsparcia) 9) zasady realizacji wizyt studyjnych (dziennikarze, touroperatorzy, przedstawiciele branży MICE) 10) zasady kwalifikacji organizatorów do programu rekomendowanych PCO (profesjonalnych organizatorów kongresów) województwa lubelskiego 11) program wsparcia organizatorów wydarzeń tzw. subvenion programme, na bazie najlepszych przykładów programów polskich i europejskich 12) Top 10 - Na bazie powyższych analiz stworzona zostanie lista najważniejszych dziesięciu powodów, dla których warto organizować wydarzenia biznesowe w województwie lubelskim 13) Wskazane zostaną kluczowe branże do pozyskiwania konferencji i kongresów, w oparciu o inteligentne specjalizacje województwa lubelskiego, a także produkty regionalne (kulinaria, kultura, inne) na bazie których warto budować programy turystyczne. 4. analizy SWOT. Wykonawca przy wykorzystaniu klasycznej analizy, zobowiązany będzie ukazać mocne strony i szanse oraz słabe strony i zagrożenia dla lubelskiego jako destynacji konferencyjnej z uwzględnieniem czynników lokalizacyjnych, komunikacji, segmentacji rynku, znaczenia marki miasta i regionu. 5. opracowanie harmonogramu wdrożenia strategii - szczegółowy plan działania uwzględniający wszystkie elementy strategii w tym narzędzia, rynki i wynik analizy SWOT. 6. określenie sugerowanego budżetu LCB - wskazanie elementów składowych budżetu z uwzględnieniem harmonogramu wdrożenia strategii. 7. określenie ryzyka i zagrożenia realizacji strategii poprzez określenie czynników zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych mogących zagrozić wdrożeniu strategii. 8. określenie: mierników, ewaluacji i oceny stopnia wykonania strategii. Wykonawca winien wskazać system oceny wykonania strategii i sposobów pomiaru efektywności prowadzonych działań na każdym etapie wdrażania strategii. Celem ZP.260.76.2016.KD Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Strona 5 z 7 tego będzie stałe monitorowanie i odpowiednie reagowanie na nadchodzące zagrożenia. Wynikiem pracy ekspertów ds. koncepcyjno-wdrożeniowych ma być: 1) projekt części koncepcyjnej strategii działania LCB, 2) ostateczna wersja części koncepcyjnej strategii działania LCB. W ciągu 80 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej materiał tekstowy z II etapu prac (tj. części koncepcyjnowdrożeniowej). Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i modyfikacji w przedstawionym przez Wykonawcę materiale. Zamawiający przedstawi ewentualne uwagi w ciągu 5 dni roboczych od daty otrzymania materiału do zatwierdzenia. W przypadku wniesienia przez Zamawiającego poprawek lub modyfikacji do przedstawionego materiału, Wykonawca uwzględniając je przedstawi Zamawiającemu w terminie 10 dni od dnia wniesienia poprawek lub modyfikacji, poprawiony materiał (ostateczną wersję części koncepcyjnej strategii działania LCB). Zamawiający dokona sprawdzenia ostatecznej wersji części koncepcyjno-wdrożeniowej w terminie 5 dni roboczych od dnia jej przedstawienia przez Wykonawcę. Akceptacja części koncepcyjno-wdrożeniowej strategii działania LCB nastąpi w formie oświadczenia, przesłanego drogą e-mailową na wskazany adres. Wszystkie dokumenty i materiały (projekty i ostateczne wersje części analitycznodiagnostycznej i koncepcyjno-wdrożeniowej) opracowane w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, przekazywane będą Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie elektronicznej w postaci plików *.doc lub *.odt oraz plików *.pdf na wszystkie wskazane adresy e-mail. Po przeprowadzeniu przez ekspertów niezbędnych analiz, badań i otrzymaniu od Zamawiającego poszczególnych zaakceptowanych części strategii działania LCB w formie elektronicznej, o których mowa wyżej, Zamawiający przystąpi do sformułowania, przy wsparciu zaangażowanego zespołu redakcyjno-eksperckiego docelowego dokumentu – Strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie. Wykonawca będzie w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas opracowywania docelowej Strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie. Strony zgodnie ustalają termin opracowania tego dokumentu na 120 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca będzie udzielał Zmawiającemu wsparcia poprzez udział przedstawicieli Zamawiającego, Wykonawcy i poszczególnych ekspertów w osobistych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego lub ZP.260.76.2016.KD Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Strona 6 z 7 poprzez wymianę korespondencji drogą elektroniczną - przy użyciu poczty e-mail, zależne od potrzeb Zamawiającego. Na tym etapie prac, Wykonawca ma obowiązek jak najszybszego udzielania wyjaśnień, porad i wskazówek (w drodze e-mail: nie później niż w ciągu 10 godzin od momentu otrzymania zapytania, w czasie spotkań osobistych – na bieżąco). Ponadto Wykonawca wykona końcową korektę oraz redakcję dokumentu docelowego Strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie – w terminie 3 dni roboczych od daty przesłania ostatecznej wersji tego dokumentu do Wykonawcy, na wskazany adres e-mail. Przedmiotem odbioru końcowego będzie ostateczny dokument Strategii działania do roku 2020 Lubelskiego Convention Bureau, funkcjonującego w ramach Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie, stworzony przy wsparciu Wykonawcy. ZP.260.76.2016.KD Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Strona 7 z 7