docplik 162935 - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku
download 
Reklamacja Transkrypt
plik 162935 - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku
WOJEWODA POMORSKI Gdańsk, dnia 29 czerwca 2016r. SO-III.431.9.2016.DM WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Nazwa i adres jednostki kontrolowanej Urząd Gminy 83-430 Stara Kiszewa, ul. Ogrodowa 1 Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli 29 kwietnia 2016 roku 1 marca 2015 roku – 15 kwietnia 2016 roku Okres objęty kontrolą Marian Pick – Wójt Gminy Stara Kiszewa, funkcję pełni od dnia 31 stycznia 2008 roku Kierownik jednostki kontrolowanej Skład zespołu kontrolującego Dorota Machel, inspektor wojewódzki – kierownik zespołu kontrolnego, Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Joanna Kubicka-Baran, inspektor wojewódzki – członek zespołu kontrolnego, Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Informacje wstępne Podstawę do przeprowadzenia kontroli stanowi ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092). Właściwość Wojewody jako organu nadzoru nad ewidencją ludności określa art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności oraz art. 9 pkt 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 roku o dowodach osobistych. Ocena kontrolowanej działalności Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniam: pozytywnie z uchybieniami Ustalenia 1. Warunki lokalowe i obsada personalna Komórka realizująca zadania z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych znajduje się w budynku UG Stara Kiszewa, na parterze, gdzie zajmuje 1 pomieszczenie. Pokój jest zabezpieczony alarmem. Dokumentacja przechowywana jest w sposób prawidłowy, w szafach metalowych i szafach zamykanych na klucz. Za realizacje zadań z kontrolowanego zakresu odpowiada Zastępca Kierownika USC – Pani WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax: 58 30 11 733 www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected] Kamila Filipkowska, która udzielała wyjaśnień w trakcie kontroli. Pracownik posiadał upoważnienie do załatwiania spraw i podpisywania dokumentów w imieniu organu w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych. Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w zakresie warunków lokalowych i obsady personalnej. Z uwagi na powyższe, kontrolowany obszar oceniono pozytywnie. 3. Prowadzenie postępowań W zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych w kontrolowanym okresie wydano 4 decyzje administracyjne, które skontrolowano. Akta każdej sprawy znajdują się w opisanej teczce. Każda teczka zawiera dokumentację zgromadzoną według dat wpływu poszczególnych pism oraz przeprowadzenia dowodu w sprawie. W trakcie prowadzenia postępowań administracyjnych w każdej sprawie podejmowane są i przeprowadzane czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego sprawy. Postępowania inicjowane są przez podmioty uprawnione (strony postępowania). W sprawie Ob.5343.3.2015 zawiadomienie o wszczęciu sprawy nie zostało wysłane do wszystkich stron postępowania. Wezwania do stron oraz innych uczestników postępowania jak również inne dokumenty dotyczące postępowania administracyjnego są sporządzane i doręczane zgodnie przepisami kpa. We wszystkich sprawach nie informowano stron o zakończeniu prowadzonego postępowania i możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów czym naruszono art. 10 Kpa. O prawach strony wynikających z art. 10 Kpa informowano strony w treści zawiadomienia o wszczęciu postępowania. Podstawa prawna decyzji zawierała przepisy kompetencyjne i merytoryczne. Decyzje administracyjne są prawidłowo oznaczone, zawierają sygnaturę i datę wydania aktu. Podpisywane są przez uprawnione do tego osoby, przy użyciu stosownych pieczęci, zawierają pouczenie o środkach odwoławczych. Strony otrzymują decyzje za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Merytoryczna treść decyzji jest prawidłowa, uzasadnienie faktyczne zawiera omówienie wszystkich dowodów ze wskazaniem, które organ uznał za udowodnione oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Decyzje posiadają uzasadnienie prawne. Wszystkie sprawy zakończono w ustawowo zakreślonym terminie. Został przeprowadzony instruktaż w zakresie stosowania art. 10 Kpa. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych. Stwierdzono uchybienia w tym zakresie. Z uwagi na powyższe, kontrolowany obszar oceniono pozytywnie z uchybieniami WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax: 58 30 11 733 www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected] 4. Rejestracja zdarzeń meldunkowych obywateli polskich i cudzoziemców Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się zgodnie ze sposobem opisanym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29.09.2011 roku w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U z 2015 roku, poz.1852 z póź. zm.). Sprawdzono 31 druków meldunkowych obywateli polskich oraz 4 druki meldunkowe cudzoziemców. Wszystkie rubryki w drukach meldunkowych były wypełnione, a w miejscu przeznaczonym na potwierdzenie pobytu osoby w lokalu znajdował się podpis osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu. Cudzoziemcu meldowani byli na okres ni dłuższy, niż wynikało z dokumentu legalizującego jego pobyt na terytorium RP. Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w zakresie rejestracji zdarzeń meldunkowych obywateli polskich i cudzoziemców. Z uwagi na powyższe, kontrolowany obszar oceniono pozytywnie. 5.Udostępnianie danych osobowych Na podstawie dokonanych ustaleń stwierdza się, że budzi zastrzeżenia udostępnianie danych osobowych uregulowane szczegółowo w art. 46 ustawy o ewidencji ludności oraz art. 72 i 75 ustawy o dowodach osobistych. Podczas kontroli sprawdzono 100 informacji w tym 74 informacje z Rejestru Mieszkańców, 16 informacji z Rejestru Dowodów Osobistych, 2 udostępnienia z dokumentacji dowodowej. 8 informacji nie dotyczyło kontrolowanego obszaru. Wnioski o udostępnienie danych z RM są składane przede wszystkim przez instytucje zwolnione z opłaty za udostępnienie danych takie jak: sądy, komornicy, prokuratura, Straż Graniczna, Główny Inspektor Transportu Drogowego, Centrum Administracyjne Placówek OpiekuńczoWychowawczych, straż miejska. W takich przypadkach odpowiedzi na zapytania udzielane są prawidłowo. Udzielono informacji także podmiotom zobowiązanym do uiszczenia opłaty za udostępnienie danych osobowych: Credit-Agricole Bank Polska SA, Energa- Obrót SA, Sekurytyzacyjny Fundusz Inwestycyjny Zamknięty. W przypadku jednej sprawy, osoba podpisująca wniosek nie dołączyła oryginału pełnomocnictwa do występowania w imieniu podmiotu z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Organ prowadzący sprawę nie wezwał WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax: 58 30 11 733 www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected] wnioskodawcy do uzupełnienia braku formalnego wniosku poprzez dołączenie oryginału pełnomocnictwa. W przypadku dwóch spraw organ prowadzący sprawę udostępnił dane dwóch osób pomimo, że wnioskodawca załączył do wniosku potwierdzenie wniesienia opłaty za udostępnienie danych jednej osoby. Organ prowadzący sprawę nie wezwał wnioskodawcy do uiszczenia brakującej opłaty. Prawidłowo udostępniane są informacje z Rejestru Dowodów Osobistych oraz z dokumentacji dowodowej. Odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych udzielane są w formie odrębnego pisma. W okresie objętym kontrolą nie wydano decyzji o odmowie udostępnienia danych. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie udostępniania danych osobowych. Stwierdzono uchybienia w tym zakresie. Z uwagi na powyższe, kontrolowany obszar oceniono pozytywnie z uchybieniami 5.Wydawanie zaświadczeń W okresie objętym kontrolą wydano 182 zaświadczenia na podstawie art. 45 ustawy o ewidencji ludności. Podczas kontroli sprawdzono 31 zaświadczeń. Stwierdzono, że odpowiedź udzielana jest w formie oddzielnego pisma. Ustalono, że zaświadczenia wydawane są prawidłowo. W przypadku złożenia wniosków o wydanie zaświadczenia o wspólnym zameldowaniu wraz z członkami rodziny organ prawidłowo wydawał w stosunku do wnioskodawcy zaświadczenie na podstawie art. 45, natomiast w stosunku do pozostałych stosował art. 46 ustawy. W jednym przypadku wnioskodawca nie uprawdopodobnił, że został upoważniony przez członka rodziny do wystąpienia w jego imieniu z wnioskiem o wydanie zaświadczenia. Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w zakresie wydawania zaświadczeń. Z uwagi na powyższe, kontrolowany obszar oceniono pozytywnie. 6. Wydawanie dowodów osobistych W okresie objętym kontrolą wydano 955 dowodów osobistych. Podczas kontroli sprawdzono 20 kopert dowodowych o numerze: CBW 922734, CBL 270175, CBK 447567, CBV 669379, CAC 607232, CAP 089316, CAF 957145, CAI 664985, CAM 634799, CAN 274547, CAS 316507, CAV 649917, CBX 539940, CBJ 941543, CBF 208574, CBU 964811, CBP 329608, CAV 780460, CAW 771690, CBU 816934. Ustalono, że przyjmowane wnioski dowodowe wypełniane WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax: 58 30 11 733 www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected] są prawidłowo. W kopercie znajduje się wniosek dowodowy oraz formularz odbioru dowodu osobistego, na którym widnieje data odbioru dowodu, nr dowodu oraz podpis odbiorcy. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składane były osobiście w siedzibie UG Stara Kiszewa. W przypadku małoletnich wnioski składane były przez jednego z rodziców, co było zgodne z art. 25 ust. 2 ustawy o dowodach osobistych. Dowody odbierane były przez osoby, które złożyły wniosek. W okresie objętym kontrolą nie wydano decyzji o odmowie wydania dowodu osobistego na podstawie art. 32 ustawy o dowodach osobistych oraz decyzji o stwierdzeniu nieważności dowodu osobistego na podstawie art. 52 cytowanej ustawy. Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w zakresie wydawania dowodów osobistych. Z uwagi na powyższe, kontrolowany obszar oceniono pozytywnie. Wojewoda Pomorski /-/ Dariusz Drelich WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 58 30 77 334, fax: 58 30 11 733 www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
