Regulamin Puli na Projekty Naukowe

Regulamin Puli na Projekty Naukowe
Uchwalony przez RKN w dniu 19 października 2011 r.
§1 Postanowienia ogólne
W treści niniejszego regulaminu stosuje się określenia i skróty opisane w regulaminie Samorządu.
§2 Przeznaczenie Puli
Przeznaczeniem Puli jest wspieranie aktywności Kół Naukowych na polu naukowo-dydaktycznym,
poprzez dofinansowywanie realizacji projektów i inicjatyw Kół Naukowych.
§3 Przedmiot regulaminu
Niniejszy regulamin określa szczegółowo procedury tworzenia opinii przez RKN. Opinia ta służy
Przewodniczącemu KD jako podstawowa pomoc w podjęciu decyzji o dofinansowaniu danego
projektu.
§4 Wnioski
1. Podstawowe terminy składania i rozliczania wniosków o dofinansowanie z Puli są określone
w Terminarzu Puli. Terminarz wyznaczany jest przez Przewodniczącego RKN oraz zatwierdzany
przez Przewodniczącego KD w terminie 14 dni od daty pierwszego posiedzenie RKN danej kadencji.
Przewodniczący RKN przedstawia propozycję Terminarza Przewodniczącemu KD w terminie 7 dni
od daty pierwszego posiedzenia RKN danej kadencji.
2. Wniosek o dofinansowanie z Puli należy złożyć do Przewodniczącego KD za pośrednictwem Rady,
wybierając jako źródło finansowania Pulę na Projekty Naukowe. Złożenie wniosku odbywa się
poprzez aktualnie stosowany elektroniczny system wniosków i rozliczeń dostępny pod adresem
ew.sspw.pl. Każdy wniosek finansowany z Puli na Projekty Naukowe musi zostać zaopiniowany
przez RKN.
3. Każde Koło ma prawo do złożenia jednego wniosku na jedno posiedzenie oceniające.
4. Data rozpoczęcia projektu podawana w elektronicznym systemie wniosków i rozliczeń musi być
minimalnie o 7 dni późniejsza od daty posiedzenia oceniającego. Wydrukowane i podpisane
wnioski muszą dotrzeć do Biura Spraw Studenckich najpóźniej 5 dni przed datą rozpoczęcia
projektu.
5. W przypadku wystąpienia błędów w złożonym wniosku, Koło ma 3 dni na wprowadzenie poprawek
od momentu zgłoszenia nieprawidłowości przez Wiceprzewodniczącego RKN odpowiedzialnego za
Pulę oraz odrzucenia wniosku przez Przewodniczącego KD. Po tym terminie nieprawidłowe wnioski
mogą zostać niedopuszczone do prezentacji podczas posiedzenia oceniającego.
6. Wnioski spełniające wymogi formalne przedstawiane są na posiedzeniu oceniającym, podczas
którego tworzony jest ranking projektów. Przewodniczący KD podejmuje decyzje o przyznaniu
dofinansowań na podstawie zaopiniowanych przez RKN wniosków. Opinia RKN jest przekazywana
do wiadomości Przewodniczącego KD w terminie do 7 dni po posiedzeniu, na którym oceniane były
projekty.
7. Koło, które złożyło wniosek, ma prawo do odwołania się od decyzji Przewodniczącego KD
w terminie 2 dni od daty podjęcia decyzji. Przewodniczący KD rozpatruje odwołania w terminie
5 dni od daty złożenia odwołań.
8. Otrzymanie dofinansowania innego niż wnioskowane powoduje konieczność ponownego złożenia
wniosku w elektronicznym systemie wniosków i rozliczeń. Koło Naukowe składa wniosek ponownie
w terminie do 5 dni od daty przyznania dofinansowania innego niż wnioskowane. Przekroczenie
tego terminu może być podstawą do uchylenia przez Przewodniczącego KD decyzji o przyznaniu
dofinansowania.
§5 Prezentacja Projektu
1. Każde Koło, którego wniosek został skierowany na posiedzenie oceniające, ma prawo do
zaprezentowania swojego projektu podczas posiedzenia oceniającego.
2. Szczegółowe zasady prezentacji, czas przeznaczony na jedną prezentację oraz czas na zadawanie
pytań określa w drodze decyzji Przewodniczący RKN i wysyła informacje do Kół co najmniej na
14 dni przed posiedzeniem oceniającym.
3. Podczas prezentacji można wykorzystywać:
a) Prezentacje multimedialne
b) Przedmioty stanowiące integralną część Projektu
c) Inne środki uzgodnione wcześniej z Wiceprzewodniczącym RKN odpowiedzialnym za
Pulę, najpóźniej 2 dni przed prezentacją.
4. Za treść prezentacji oraz wszelkie materiały stanowiące integralną część prezentacji odpowiada
Koło prezentujące projekt.
§6 Głosowanie
1. Głosować mogą delegaci Kół Naukowych i Zarząd RKN.
2. Głosowanie jest tajne i przeprowadzane przez Komisję Skrutacyjną.
3. Członkowie Komisji Skrutacyjnej są wybierani spośród uczestników posiedzenia oceniającego.
a) Komisja Skrutacyjna składa się z minimum 3 członków.
b) Wybór Komisji Skrutacyjnej jest zatwierdzany poprzez głosowanie jawne RKN.
4. Podczas posiedzenia projekty ocenia się biorąc pod uwagę cztery kryteria:
a) wartości naukowo-dydaktycznej:
Czy Projekt powoduje rozszerzenie wiedzy uczestników go realizujących lub może
wprowadzić informacje wcześniej niepublikowane, oraz czy realizacja Projektu jest
rozszerzeniem zajęć z uczelni lub efekt pracy może posłużyć jako pomoc na zajęcia,
laboratoria lub materiał do ćwiczeń.
b) innowacyjności:
Czy istnieją w Projekcie rozwiązania inżynierskie, które mogą poszerzyć obecny stan
techniki lub wykorzystują nowatorskie metody badań.
c) przełożenia na przemysł:
Jakie są możliwości współpracy z firmami lub zakładami przemysłowymi, czyli wdrożenia
Projektu do produkcji lub usług i wprowadzenia do sprzedaży.
d) medialności:
Czy jest możliwość prezentowania rezultatów Projektu na konferencjach, targach,
w czasopismach, podczas konkursów lub na imprezach popularno-naukowych.
5. Głosowanie podczas posiedzenia oceniającego przeprowadzane jest na podstawie następujących
zasad:
a) Każdy projekt oceniany jest na podstawie czterech kryteriów wymienionych i opisanych
w par. 6 pkt. 4, w których obowiązuje skala od 1 do 5 pkt., gdzie 5 pkt. jest najwyższą
oceną.
b) Suma końcowa jest sumą punktów oddanych w 4 kategoriach na dany projekt przez
wszystkich delegatów uprawnionych do głosowania. Na podstawie sum końcowych
tworzony jest ranking projektów.
c) Od końcowej sumy głosów oddanych na dany projekt odejmuje się po dwie skrajne
(najwyższe i najniższe) sumy punktów przyznane przez pojedynczych delegatów.
d) W przypadku gdy Koło dwukrotnie otrzymało dofinansowanie w dwóch kolejnych Pulach
na Projekty Naukowe w danym roku kalendarzowym i stara się o trzecie z rzędu
dofinansowanie, suma końcowa punktów przyznanych prezentowanemu projektowi jest
mnożona przez współczynnik 0,8.
e) Karty do głosowania rozdawane są osobom uprawnionym do głosowania na posiedzeniu
oceniającym projekty przed ich prezentacjami.
f) Jeżeli na karcie do głosowania nie zostaną wypełnione wszystkie pola przeznaczone do
głosowania lub zostanie postawiony znak inny niż 1, 2, 3, 4, 5, głos jest nieważny.
g) Końcowy ranking projektów jest ogłaszany przez Komisję Skrutacyjną wraz z sumami
końcowymi punktów otrzymanych przez poszczególne projekty na tym samym
posiedzeniu oceniającym.
6. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących przebiegu posiedzenia Rady oceniającego
Projekty lub wyników głosowania nad Projektami Koło może odwołać się pisemnie od decyzji do
Przewodniczącego KD, w ciągu 2 dni od Posiedzenia Rady oceniającego Projekty. Odwołanie
rozpatrywane jest przez Przewodniczącego KD w ciągu 5 dni od daty jego złożenia. W przypadku
przyjęcia odwołania Przewodniczący KD podejmuje decyzję dotyczącą dalszego postępowania.
§7 Rozliczenie projektu
1. Rozliczenie wniosku odbywa się wg zasad wykorzystania środków Funduszu KulturalnoWychowawczego, które obowiązują w danym roku oraz są określone w Terminarzu Puli.
2. Każde Koło, które otrzymało dofinansowanie w ramach Puli, zobowiązane jest do rozliczenia
projektu oraz złożenia sprawozdania merytorycznego i finansowego w formie pisemnej do członka
Zarządu RKN odpowiedzialnego za Pulę w terminach wynikających z Terminarza Puli.
3. Niewywiązanie się przez Koło z terminów wynikających z Terminarza Puli może być podstawą do
niedopuszczenia przez Przewodniczącego RKN kolejnych projektów danego Koła na posiedzenia
oceniające.
4. Wszelkie środki trwałe, które zostały dofinansowane z Puli na Projekty Naukowe, muszą być
widocznie oznaczone i zawierać informację o RKN oraz źródle jego finansowania - KD. Koło
Naukowe ma obowiązek zawarcia informacji o RKN i KD we wszystkich materiałach dotyczących
projektu dofinansowanego z Puli na Projekty Naukowe.
§8 Postanowienia końcowe
1. W wypadku niestosowania się do postanowień niniejszego Regulaminu Przewodniczący RKN może
w porozumieniu z Przewodniczącym KD negatywnie zaopiniować projekt bez konsultacji
z członkami RKN.
2. Kwestie sporne lub nieujęte w przepisach ogólnych Samorządu rozstrzyga Przewodniczący RKN
w porozumieniu z Przewodniczącym KD.
§9 Zasady zmian Regulaminu i przepisy przejściowe
Niniejszy Regulamin wraz ze zmianami wchodzi w życie z dniem podpisania przez
Przewodniczącego RKN i Przewodniczącego KD po uprzednim zatwierdzeniu go przez RKN.
Przewodniczący
Rady Kół Naukowych
Politechniki Warszawskiej
Przewodniczący
Komisji Dydaktycznej
Samorządu Studentów
Politechniki Warszawskiej
Piotr Olesiński
Aneta Michalska