Lublin - Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie

Lublin, 31 października 2014 r.
KA-I.1711.15.2014.AR
Pani
Aleksandra Warmińska
Dyrektor
Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej
w Lublinie
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie
województwa (Dz. U. z 2013 r. poz. 596, z późn. zm.) oraz „Planu kontroli kompleksowych na
rok 2014”, stanowiącego załącznik Nr 2 do uchwały Nr CCXVII/4005/2013 Zarządu
Województwa Lubelskiego z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie przyjęcia Planu kontroli
wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych Województwa Lubelskiego na rok
2014, zmienionej uchwałą Nr CCXXXI/4661/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia
25 lutego 2014 r., przeprowadzona została kontrola kompleksowa w Regionalnym Ośrodku
Polityki Społecznej w Lublinie, zwanym w dalszej treści „Ośrodkiem” lub „ROPS”.
Kontrolę przeprowadzili pracownicy Oddziału Kontroli Departamentu Kontroli i Audytu
Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie:
 Andrzej Rarot – główny specjalista;
 Jadwiga Robak-Kłaczewska – główny specjalista;
 Dorota Skrzyńska-Kusiak – główny specjalista;
 Janusz Wójtowicz – główny specjalista;
oraz pracownicy Oddziału Organizacji Ochrony Zdrowia i Polityki Społecznej Departamentu
Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie:
 Elżbieta Rejmak-Patyra – podinspektor;
 Marcin Wielgolaski – starszy specjalista,
w okresie od dnia 1 kwietnia 2014 r. do dnia 30 maja 2014 r.
Zakresem kontroli kompleksowej objęto sprawy organizacyjne, sprawy kadrowe,
realizację zadań statutowych, gospodarkę finansową, przestrzeganie procedur zamówień
publicznych oraz gospodarowanie mieniem w latach 2012 - 2013.
Ustalenia kontroli
1. Regulamin organizacyjny ROPS, przyjęty zarządzeniem Nr 1/2012 Dyrektora ROPS
z dnia 2 stycznia 2012 r., zawierał niezgodny ze Statutem ROPS zapis, że Ośrodkiem
kieruje Dyrektor przy pomocy dwóch zastępców, Kierownika Ośrodka Adopcyjnego
w Lublinie oraz głównego księgowego. Statut ROPS nie wymienia Kierownika Ośrodka
Adopcyjnego w Lublinie, jako osoby zarządzającej zakładem pracy. Ponadto Regulamin
organizacyjny ROPS zawierał niezgodny ze stanem rzeczywistym zapis, że:
„Szczegółowe zadania oraz organizację działania, w tym godziny pracy ośrodka
adopcyjnego określa regulamin organizacyjny tego ośrodka opracowany przez dyrektora
ośrodka w porozumieniu z marszałkiem województwa”. Ze względu na to, iż Ośrodek
Adopcyjny wraz z filiami w Białej Podlaskiej, Chełmie oraz Zamościu funkcjonuje od dnia
1 stycznia 2012 r. w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie jako
komórka organizacyjna, a nie odrębna jednostka organizacyjna, w/w zapis w regulaminie
organizacyjnym ROPS nie jest zgodny ze stanem faktycznym. W trakcie kontroli
Kierownik Oddziału Kadrowo-Administracyjnego ROPS zapewniła, że zapis ten zostanie
wykreślony wraz z najbliższą aktualizacją regulaminu organizacyjnego Ośrodka.
2. Regulamin wynagradzania, przyjęty zarządzeniem Nr 18 Dyrektora ROPS z dnia
1 czerwca 2009 r., w § 9 ust. 3 zawierał zapis: „Nagrodę dla Zastępców Dyrektora,
Głównej Księgowej, Kierowników Oddziałów i pracowników na samodzielnych
stanowiskach ustala i przyznaje Dyrektor Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej
w Lublinie”. Przepis ten był niezgodny z regulacjami zawartymi w art. 772 § 5 w związku
z art. 24126 § 2 i art. 128 § 2 pkt 2. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
(Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), z których wprost wynika zakaz ustalania
warunków wynagradzania kadry zarządzającej w regulaminie wynagradzania lub
zakładowym układzie zbiorowym pracy: (art. 24126 § 2) „Układ zakładowy nie może
określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy
zakładem pracy, w rozumieniu art. 128 § 2 pkt 2, oraz osób zarządzających zakładem
pracy na innej podstawie niż stosunek pracy”, (art. 128 § 2) „Ilekroć w przepisach działu
jest mowa o: (...) 2) pracownikach zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
– należy przez to rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich
zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego
zakładem pracy oraz głównych księgowych”.
3. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowych w ROPS, wprowadzona
zarządzeniem nr 60/11 Dyrektora ROPS z dnia 30 grudnia 2011 r., nie zawierała wykazu
pracowników ROPS uprawnionych do kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
a akta osobowe pracowników ROPS, kontrolujących dokumenty księgowe, które zostały
wybrane do kontroli, również nie zawierały pisemnych upoważnień do kontroli
dokumentów finansowo-księgowych, podpisanych przez te osoby. Wykaz pracowników
upoważnionych oraz pisemne upoważnienia powinny stanowić elementy dokumentacji
systemu kontroli zarządczej Ośrodka, jako jednostki sektora finansów publicznych.
W trakcie kontroli kompleksowej uzupełniono tylko rejestr. Rejestr, podzielony na
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 2/12
poszczególne lata (2012-2014), zawierał wykaz osób upoważnionych wraz z podpisami,
pieczątkami imiennymi, zakresami kontroli, okresami obowiązywania upoważnień
i określeniem zastępstw podczas nieobecności osób upoważnionych.
4. W
skontrolowanych
procedurach
zamówień
publicznych
nie
stwierdzono
nieprawidłowości. W Ośrodku nie opracowano procedury udzielania zamówień
publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty
w euro wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.). W wyjaśnieniach do protokołu
stwierdzono, że podjęto czynności zmierzające do opracowania stosownej procedury.
5. W instrukcji kancelaryjnej, obowiązującej w Ośrodku, nie dokonano zmian zapisów
dotyczących postępowania z dokumentami niejawnymi, pomimo wejścia w życie ustawy
z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).
W powyższej ustawie odstąpiono od podziału informacji niejawnych na stanowiące
tajemnicę państwową i służbową. Podział taki obowiązywał w ustawie z dnia 22 stycznia
1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn.
zm.). W wyjaśnieniach do protokołu stwierdzono, że zapisy instrukcji kancelaryjnej
zostaną odpowiednio zaktualizowane.
6. W zakresie przestrzegania Instrukcji kancelaryjnej stwierdzono, iż wystawionym
pełnomocnictwom nie nadawano właściwego znaku sprawy dla teczki 0104 –
„Pełnomocnictwa”.
7. W dokumentacjach wszystkich postępowań rekrutacyjnych, dotyczących naboru na
wolne stanowiska urzędnicze w Ośrodku, pozostawiono część dokumentów
aplikacyjnych w postaci listów motywacyjnych wszystkich kandydatów na obsadzane
stanowiska, kompletne dokumenty aplikacyjne osób, które zostały wybrane w trakcie
danych naborów, oraz w 14-tu dokumentacjach kompletne dokumenty aplikacyjne 30-tu
kandydatów, którzy nie zostali wybrani w ramach danego naboru. Utworzonego zbioru
dokumentów aplikacyjnych nie zaliczono do zbioru danych osobowych sporządzanych
doraźnie, do którego stosuje się przepisy art. 2 ust. 3 i rozdziału 5 ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926,
z późn. zm.), tj. przede wszystkim niezwłocznie usuniętego po jego wykorzystaniu albo
poddanego anonimizacji. Zbiór dokumentów aplikacyjnych nie był też zapisany
w wykazie zbiorów danych osobowych tworzonych w Ośrodku, opisanych w przyjętej
polityce bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
Wszystkie zachowane, kompletne dokumentacje aplikacyjne kandydatów zawierały
kserokopie dowodów osobistych, tj. dokumentów, które zawierają dane osobowe
identyfikujące osobę fizyczną, a których żądanie nie było niezbędne do przeprowadzenia
naboru, ani potrzeba ich podawania nie wynikała z żadnych przepisów. Kserokopia
dowodu osobistego zawiera np. fotografię, a wizerunek to dana osobowa, której
przetwarzanie pod pretekstem naboru było bezprawne.
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 3/12
We wszystkich ogłoszeniach rekrutacyjnych zawarto dodatkową informację, że:
„Wymagane
dokumenty
aplikacyjne:
list
motywacyjny,
szczegółowe
CV
(z uwzględnieniem dokładnego przebiegu kariery zawodowej), powinny być opatrzone
następującą klauzulą oraz własnoręcznym podpisem: „wyrażam zgodę na przetwarzanie
moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do
realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 21
listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz.1458
z późn. zm.)”.” Przechowywanie zatem dokumentów aplikacyjnych po rozstrzygnięciu
naborów, jest przetwarzaniem danych osobowych bez zgody właścicieli.
Zgodnie z przepisami art. 49 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych: „Kto
przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo
do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia
wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.
Dokumentacje rekrutacyjne nie zawierały adnotacji o zwróconej dokumentacji
aplikacyjnej lub o jej zniszczeniu. „Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze
i kierownicze stanowiska urzędnicze w ROPS w Lublinie” nie opisywał sposobu
postępowania z odrzuconymi i nieodesłanymi dokumentacjami aplikacyjnymi oraz
dokumentacjami aplikacyjnymi osób, które nie zostały wybrane w ramach naboru.
W/w regulamin i ogłoszenia o naborach nie informowały kandydatów o możliwości i celu
przechowywania przez ROPS materiałów aplikacyjnych (w całości lub w części) po
rozstrzygniętym naborze, oraz o dacie ich brakowania.
W trakcie kontroli teczek osobowych 9-ciu członków komisji rekrutacyjnych, będących
pracownikami ROPS stwierdzono, że teczki osobowe:
a) 5-ciu członków komisji rekrutacyjnych nie zawierały podpisanych przez nich
aneksów do indywidualnych zakresów czynności pracowników zatrudnionych przy
przetwarzaniu danych osobowych, w zbiorach danych administrowanych przez
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej, stanowiących załącznik nr 5 do „Polityki
bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych”;
b) 4-ch członków komisji rekrutacyjnych nie zawierały podpisanych przez nich
upoważnień do przetwarzania danych osobowych, stanowiących załącznik nr 6 do
„Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych”;
c) 5-ciu członków komisji rekrutacyjnych nie zawierały podpisanych przez nich
oświadczeń o znajomości przepisów, dotyczących przetwarzania danych
osobowych, stanowiących załącznik nr 7 do „Polityki bezpieczeństwa przetwarzania
danych osobowych”;
d) 5-ciu członków komisji rekrutacyjnych nie zawierały podpisanych przez nich
zobowiązań do zachowania danych w tajemnicy, stanowiących załącznik nr 8 do
„Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych”;
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 4/12
W wyjaśnieniach do protokołu stwierdzono, że teczki osobowe członków komisji
rekrutacyjnych określonych w ww. punktach b), c) i d) uzupełniono o wymaganą
dokumentację.
Obowiązek przeszkolenia pracowników z przepisów, dotyczących ochrony danych
osobowych, przed dopuszczeniem ich do przetwarzania tych danych, oraz podpisania
w/w dokumentów, wynikał wprost z przyjętej w ROPS „Polityki bezpieczeństwa
przetwarzania danych osobowych”.
Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, przechowywane przez
Administratora Bezpieczeństwa Informacji w ewidencji osób upoważnionych do
przetwarzania danych osobowych, nie zawierały podpisów osób, którym te
upoważnienia nadano. Ponadto ewidencja ta nie zawierała upoważnienia p. Małgorzaty
Mądry – Z-cy Dyrektora ROPS, jako członka komisji rekrutacyjnej, do przetwarzania
danych osobowych.
Na podstawie akt osobowych pracowników ROPS, którzy objęli stanowiska
urzędnicze z tytułu rozstrzygnięcia procedur naboru, przeprowadzonych w 2012 r.
i 2013 r., stwierdzono, że w 3-ch przypadkach nie anulowano imiennych upoważnień do
przetwarzania danych osobowych po rozwiązaniu z tymi pracownikami stosunku pracy.
W skład wszystkich komisji rekrutacyjnych wchodził właściciel „Kancelarii Radcy
Prawnego .”, który nie był pracownikiem ROPS i który składał swój
podpis na wszystkich protokołach naboru na stanowiska urzędnicze w ROPS. Umowy
roczne zawarte z tym podmiotem na obsługę prawną ROPS w zakresie realizacji zadań
statutowych, zawarte 2 stycznia 2012 r. i 1 lutego 2013 r. nie przewidywały uczestnictwa
zleceniobiorcy w rekrutacji prowadzonej przez Ośrodek. Brak uregulowań umownych,
związanych z pracą wykonaną przez ww. kancelarię, może skutkować powstaniem
nieplanowanego zobowiązania finansowego ze strony tego podmiotu.
8. Nabory na wolne stanowiska urzędnicze w ROPS zostały przeprowadzone zgodnie
z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych. Wyjątek stanowił nabór na
stanowisko specjalisty ds. zamówień publicznych (zarządzenie Dyrektora ROPS
Nr 23/2012 z dnia 5 marca 2012 r.). Ogłoszenie o naborze nie zawierało określenia
wymagań dodatkowych. Dokumenty aplikacyjne wybranego kandydata nie zawierały
dokumentacji potwierdzających kwalifikacje w zakresie wiedzy, dotyczącej zamówień
publicznych. Komisja Rekrutacyjna przyjęła jedynie informację o kompetencjach, zawartą
w liście motywacyjnym i życiorysie kandydata, a nie dokumenty potwierdzające
wymagania konieczne (niezbędne). „Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze
i kierownicze stanowiska urzędnicze w ROPS w Lublinie”, w rozdziale VII pn.:
„Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych” w ust. 2 pkt c) wskazuje, że: „Na dokumenty
aplikacyjne składają się: (...) kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie
i kwalifikacje zawodowe”.
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 5/12
W przeprowadzonych naborach na stanowisko:
a) ds. świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia
społecznego w ROPS w Lublinie (zarządzenie Dyrektora ROPS Nr 6/2013 z 13
lutego 2013 r.) stwierdzono, że ocena wyników testu kwalifikacyjnego przez Komisję
rekrutacyjną nie była zgodna z ustalonymi kryteriami wyboru. W założeniach testu
określono, że: „w teście zawarte są pytania, na które prawidłowa jest tylko jedna
z podanych odpowiedzi”, natomiast Komisja rekrutacyjna przyznawała jeden punkt
za dwie różne odpowiedzi na to samo pytanie.
b) ds. szkoleń oraz zadań zleconych organizacjom pozarządowym w ROPS w Lublinie
(zarządzenie Dyrektora ROPS Nr 9/2013 z 13 lutego 2013 r.) stwierdzono, że ocena
wyników testu kwalifikacyjnego przez Komisję rekrutacyjną nie była zgodna
z ustalonymi kryteriami wyboru. W założeniach testu określono, że: „w teście
zawarte są pytania, na które prawidłowa jest tylko jedna z podanych odpowiedzi”,
natomiast Komisja rekrutacyjna przyznawała 1 punkt za dwie różne odpowiedzi na
to samo pytanie. Ponadto jedna z kandydatek udzieliła prawidłowej odpowiedzi nr
„3a” za co uzyskała zero punktów, pozostali kandydaci, którzy podkreślili również
odpowiedź nr „3a” uzyskali jeden punkt. Z powyższego wynika, że ocena Komisji
rekrutacyjnej w stosunku do tych samych odpowiedzi była niejednolita.
c) ds. świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia
społecznego (zarządzenie Dyrektora ROPS Nr 35/2013 z 22 kwietnia 2013 r.),
stwierdzono, że Komisja rekrutacyjna przyznała zero punktów za udzielenie
prawidłowej odpowiedzi na pytanie nr „18b” zawarte w teście kwalifikacyjnym, co
wyeliminowało kandydata z udziału w drugim etapie naboru.
W przeprowadzonych naborach na podstawie zarządzeń Dyrektora ROPS: Nr 9/2013
z 13 lutego 2013 r., 35/2013 z 22 kwietnia 2013 r., 71/2013 z 27 sierpnia 2013 r., 91/2013
z 8 października 2013 r., Komisja rekrutacyjna dopuściła do naboru kandydatów, którzy
w listach motywacyjnych nie ujęli pełnej wymaganej treści oświadczenia o wyrażeniu
zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy.
Powyższe ustalenia mogą wskazywać na brak nadzoru Dyrektora ROPS nad pracami
Komisji rekrutacyjnej. Proces zatrudnienia powinien być przejrzysty i prowadzony
w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
9. W trakcie kontroli wynagrodzeń osobowych ustalono, że wszystkie wynagrodzenia
pracowników ROPS, których dokumentacje płacowe objęto kontrolą, zostały naliczone
i wypłacone zgodnie z obowiązującymi warunkami wynagrodzeń.
10. W 2012 r. w kwocie łącznej 42 100,00 zł przyznano nagrody uznaniowe dla 13-tu
pracowników Ośrodka, zatrudnionych w Oddziale Świadczeń Rodzinnych, wykonujących
zadania zlecone administracji rządowej, które finansowane były w 100 % z budżetu
państwa. W 2013 r. w kwocie łącznej 14 200,00 zł przyznano nagrody uznaniowe dla
5-ciu pracowników Ośrodka, zatrudnionych w Oddziale Projektowania oraz Funduszy
Europejskich, wykonujących zadania, finansowane w 100 % z projektów unijnych.
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 6/12
Wypłata środków z działu 825, rozdziału 85217 w § 4010 (środki ROPS) na w/w nagrody
dla pracowników, pobierających wynagrodzenie w 100 % z innych źródeł niż budżet
samorządu województwa (ROPS), była niezgodna z przeznaczeniem tego budżetu.
W 2012 r. w kwocie łącznej 13 500,00 zł oraz w 2013 r. w kwocie łącznej 14 400,00 zł
przyznano nagrody uznaniowe dla 3-ch członków kadry zarządzającej. Wypłata nagród
uznaniowych, dla Zastępców Dyrektora i Głównej Księgowej na podstawie Regulaminu
wynagradzania, były niezgodne z przepisami art. 772 § 5 w związku z art. 24126 § 2
i art. 128 § 2 pkt 2. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr
21, poz. 94, z późn. zm.), z których wynika zakaz ustalania tych warunków
wynagradzania dla kadry zarządzającej zakładem pracy.
11. W trakcie kontroli wynagrodzeń bezosobowych stwierdzono, że 8 rachunków z 2012 r.
i 17 rachunków z 2013 r., związanych z realizacją umów zlecenia, zostało wystawionych
i zapłaconych w pełnej wysokości przed upływem okresów, na które umowa była
zawarta, a zatem zostały nieprawidłowo opisane pod względem oceny wykonania
zleconych prac. Zatwierdzenie wynagrodzenia do wypłaty przez główną księgową
i Dyrektora ROPS nastąpiło również przed upływem okresów, na które umowa była
zawarta. Umowy zlecenia stanowiły o wysokości miesięcznej stawki wynagrodzenia za
wykonane czynności, oraz że wypłata wynagrodzenia nastąpi po wykonaniu zlecenia, na
podstawie rachunku wystawionego przez zleceniobiorcę, w terminie 7 dni od dnia
przedstawienia rachunku, po uprzednim przyjęciu zleconych prac. Ze względu na to, iż
umowy w swej treści nie zawierały postanowień odnośnie terminów wypłat częściowych
(zaliczkowych) oraz specyfikacji czynności dla poszczególnych okresów miesięcznych,
przyjęcie zleconych prac w trakcie miesiąca oraz wypłata wynagrodzenia z tytułu umów
zlecenia, o takiej konstrukcji, przed upływem miesiąca była nieuprawniona. Zasadą jest,
że wynagrodzenie należy się za faktycznie wykonaną pracę lub usługi.
12. W zakresie realizacji zadań statutowych i regulaminowych ustalono, że w 2012 r. ROPS
zawarł 23 umowy na „Wspieranie działań na rzecz rodzin z dziećmi znajdujących się
w trudnych sytuacjach życiowych poprzez specjalistyczne poradnictwo rodzinne oraz
alternatywne formy spędzania czasu wolnego” oraz 14 umów w celu realizacji zadania
pt. „Pozaszkolne programy z zakresu profilaktyki uniwersalnej dla dzieci i młodzieży”.
Zgodnie z treścią § 1 ust. 3 każdej z zawartych umów, wykonanie umowy winno nastąpić
z chwilą zaakceptowania przez Zleceniodawcę sprawozdania końcowego. W toku
kontroli stwierdzono, iż w żadnym z przedłożonych sprawozdań nie znajdowała się
(np. w rubryce adnotacje urzędowe lub w innym miejscu sprawozdania) informacja
o zaakceptowaniu go przez zleceniodawcę. W rozumieniu kontrolowanego akceptacja
sprawozdania odbywała się poprzez sprawdzenie zgodności treści sprawozdania
z umowami, sporządzenie zestawienia zbiorczego i przekazania go do Oddziału
Finansowo Księgowego, a następnie do Skarbnika Województwa Lubelskiego. Według
kontrolowanego, złożenie sprawozdania do Skarbnika Województwa Lubelskiego stanowi
ostateczną akceptację wykonania umów. Kontrolującym nie przedłożono dokumentów
wskazujących na inną formę, aniżeli przedstawioną powyżej, dokonania czynności
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 7/12
akceptacji wykonania umowy o jakiej mowa w § 1 ust. 3. Ponadto kontrolowany nie
informował beneficjenta o akceptacji, czy braku akceptacji sprawozdania, uzasadniając to
tym, iż: „zarówno Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia
2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczącego realizacji zadania
publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania Dz. U. Nr 5, poz 6), jak
też zapisy umowy nie precyzują w jakiej formie należy dokonać akceptacji sprawozdania
końcowego” oraz, iż: „brak uwag skierowanych do organizacji pozarządowych
wynikających ze złożenia sprawozdania jest jednoznaczne z jego akceptacją”.
Podzielając pogląd o braku wskazania wyraźnej formy dokonania akceptacji zwrócić
należy uwagę, iż ustawodawca zobligował jednak donatora do dokonania określonej
czynności – w tym przypadku dokonania akceptacji, podczas gdy donator czynności tej
zaniechał.
Odnosząc się do formy dokonania czynności akceptacji, to niezależnie od braku jej
sformalizowanej postaci, winna być ona dokonana w sposób wyraźny a nie dorozumiany,
a informacja o braku czy też akceptacji winna być przekazana dotowanemu. Brak
zapewnienia akceptacji sprawozdania może oznaczać, że dotujący uznał dotację za
wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrał ją w nadmiernej wysokości co
w konsekwencji, oznacza, że organ administracji publicznej ma otwartą drogę do
dochodzenia ewentualnych roszczeń wobec dotowanego.
Nie można zgodzić się z przyjętą przez dyrektora ROPS formą akceptacji
sprawozdań z wykonania umowy. Zaprezentowany sposób, przerzuca obowiązek
dokonania akceptacji sprawozdania na Skarbnika Województwa, podczas gdy to właśnie
ROPS, reprezentowany przez Dyrektora Panią Aleksandrę Warmińską, powołany został
do dokonywania tego typu czynności w ramach powierzonych jej zadań.
W toku kontroli ustalono, iż sprawozdania końcowe nie były przekazywane
w terminie. Opóźnienia dotyczyły 15 z 37 kontrolowanych umów (około 40 %). Należy
odnotować, że kontrola nie wykazała związku miedzy tymi opóźnieniami
a prawidłowością rozliczenia poszczególnych zadań.
W trakcie wykonania umów, w odniesieniu do niektórych z nich, część czynności
prawnych zarezerwowanych dla zleceniodawcy (Województwa Lubelskiego) była
realizowana przez osoby nie posiadające pełnomocnictwa w tym zakresie. Powyższe
dotyczy wydawania upoważnień dla pracowników ROPS do przeprowadzania kontroli
organizacji pozarządowych.
Należy mieć na uwadze, że umocowanie Pani Dyrektor Aleksandry Warmińskiej
obejmuje również upoważnienie do udzielania dalszych pełnomocnictw (uchwała
Zarządu Województwa Lubelskiego Nr LIV/1062/2011 z dnia 2 sierpnia 2011 w sprawie
udzielenia Pani Aleksandrze Warmińskiej Dyrektorowi Regionalnego Ośrodka Polityki
Społecznej w Lublinie do jednoosobowych czynności związanych z działalnością
kierowanej jednostki). Brak umocowania przy dokonywaniu czynności prawnej powoduje
uzależnienie jej ważności od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu czynność
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 8/12
została dokonana. Jest to szczególnie istotne w sytuacji kontroli, które mogą być
podstawą do dochodzenia zwrotu środków na rzecz Województwa Lubelskiego.
Ponadto ustalono, iż:
1) Kontrole przeprowadzane przez ROPS w zakresie zadań zleconych organizacjom
pozarządowym przeprowadzane są po zakończeniu wykonania określonego zadania
przez daną organizację. Z tego względu nie jest możliwa ocena zarówno
efektywności, rzetelności, jak i jakości wykonania zadania. Przeprowadzane kontrole
sprowadzają się do analizy formalnej dokumentów, dotyczą więc prawidłowości
wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania.
2) Dokumentacja księgowa, jak również dokumentacja promocyjna przekazywana przez
beneficjentów, zawierała w szeregu wypadków sformułowanie: „dofinansowano przez
ROPS”, zamiast wymaganego wprost przez umowę określenia: „dofinansowano
przez Województwo Lubelskie”.
3) W ROPS brak jest wewnętrznej instrukcji regulującej sposób postępowania związany
z kontrolą, jak również regulującej podstawowe elementy protokołu pokontrolnego
(czy innego dokumentu kontrolnego) oraz obieg dokumentacji kontrolnej
(niefinansowej).
13. W zakresie kontroli gospodarowania mieniem nie stwierdzono nieprawidłowości.
14. W trakcie kontroli ustalono, że dochody za miesiąc lipiec 2013 r. w kwocie 25 397,55 zł
przekazano z opóźnieniem, w dniu 7 sierpnia 2013 r. Zgodnie z uchwałą
Nr CLX/3281/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 12 lutego 2013 r.
w sprawie szczegółowych zasad wykonywania budżetu Województwa Lubelskiego:
dochody budżetu Województwa Lubelskiego, pobierane przez samorządowe
wojewódzkie jednostki budżetowe powinny być przekazywane przez te jednostki wg
stanu na ostatni dzień danego miesiąca, tj. do 5-go dnia następnego miesiąca, na
odpowiedni rachunek budżetu Województwa, z zachowaniem rodzaju wpływów.
15. W Ośrodku przeprowadzono inwentaryzację paliwa na koniec 2011 r., 2012 r. oraz
2013 r. Z protokołów z przeprowadzonej inwentaryzacji wynika, że inwentaryzacji
dokonano przyjmując stany paliwa przy zdaniu ostatniej karty z danego roku, jako stany
rzeczywiste, wbrew postanowieniu art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, (Dz. U.
z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.), który wymaga przeprowadzenia inwentaryzacji m.in.
rzeczowych składników aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury.
Przedstawiając powyższe poleca się:
1. Regulamin organizacyjny dostosować do stanu prawnego i praktyki funkcjonowania
Ośrodka. , w szczególności Ośrodka Adopcyjnego.
2. Regulamin wynagradzania dostosować do przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. –
Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) - ze szczególnym
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 9/12
uwzględnieniem zakazu zawartego w art. 772 § 5 w związku z art. 24126 § 2 i art. 128 § 2
pkt 2 Kp.
3. Akta osobowe pracowników ROPS, kontrolujących dokumenty księgowe, uzupełnić
o pisemne, imienne upoważnienia do kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
zawierające oznaczenie zakresu kontroli i początkowego terminu obowiązywania
upoważnienia, zgodnie z art. 4 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz.330, z późn. zm.) oraz art. 54 ust. 3 i ust. 7 pkt 2
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885,
z późn. zm.).
4. W celu zapewnienia przestrzegania zasad dokonywania wydatków publicznych
określonych w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych opracować i wprowadzić do
stosowania regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.
5. Zapisy Instrukcji kancelaryjnej, w zakresie informacji niejawnych, dostosować do
przepisów obowiązującej ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji
niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). Sporządzanym dokumentom nadawać znak
sprawy zgodny z Instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt.
6. Dane osobowe przetwarzać w ROPS zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182), w
szczególności:
a. przestrzegać postanowień art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy - nie przechowywać
dokumentów aplikacyjnych, gdy cel ich zbierania został już spełniony;
b. przestrzegać postanowień art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy - nie zbierać danych
osobowych, których przechowywanie nie jest przewidziane prawem ani nie są
niezbędne do osiągnięcia zadeklarowanego celu przetwarzania, jak np. kopie
dowodu osobistego;
c. przestrzegać postanowień art. 37 i 39 ustawy oraz wynikających z nich
uregulowań „Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych”
w zakresie odpowiednich podpisów osób upoważnionych do przetwarzania
danych a także nadawania i anulowania upoważnień zgodnie ze stanem
faktycznym.
7. Uregulować umową udział podmiotów zewnętrznych w prowadzonych naborach
lub odstąpić od ich udziału.
8. W związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, w celu zapewnienia
przestrzegania przez ROPS standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów
publicznych, proces naboru prowadzić z poszanowaniem równego traktowania
kandydatów, w sposób przejrzysty i zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane
stanowisko pracy, zaś do składu Komisji rekrutacyjnej powoływać osoby dające rękojmię
rzetelnego wykonania obowiązków.
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 10/12
9. Zaniechać ustalania i wypłacania nagród dla kadry zarządzającej zakładem pracy na
podstawie przepisów regulaminu wynagradzania. Podstawą przyznawania nagród dla
tych osób może być wyłącznie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U z 2014 r. poz. 1202)
10. W umowach zlecenia umieszczać wymaganie wystawiania rachunków przez
Zleceniobiorców po zakończeniu okresów, na które umowy były zawarte. Okresy te
ustalać w sposób realistyczny, przewidując właściwe terminy zakończenia prac i możliwe
do zrealizowania terminy wypłat. Rachunki, wystawione w związku z realizacją umów
zlecenia, przyjmować, opisywać pod względem merytorycznym, dokonywać oceny
wykonania zleconych prac, poddawać kontroli księgowej oraz wypłacać po upływie
okresów, na które umowy były zawarte. Wypłaty dokonywać pod warunkiem przyjęcia
wykonania wszystkich prac zleconych tymi umowami.
11. Przestrzegać zawartych
w szczególności:
umów
o
wsparcie
realizacji
zadania
publicznego,
1) realizować postanowienia dotyczące akceptacji umów, o których mowa w § 1 ust. 3
stosowanego wzoru umowy;
2) zwrócić uwagę na terminowe składanie sprawozdań końcowych przez beneficjentów
umów o wsparcie realizacji zadania publicznego;
3) w toku kontroli realizacji umów zwrócić uwagę na prawidłowe wykonywanie
obowiązków informacyjnych kontrahentów, w szczególności używać zgodnie
z postanowieniami umów sformułowania: „dofinansowano przez Województwo
Lubelskie”, zamiast „dofinansowano przez ROPS”.
12. Wprowadzić wewnętrzną instrukcję dotyczącą obowiązków pracowników kontrolujących
realizację umów, porządku czynności kontrolnych, akceptacji i obiegu dokumentacji
kontrolnej oraz elementów istotnych protokołu.
13. Przestrzegać zakresów umocowania do składania oświadczeń w ramach wykonania
umów.
14. W miarę możliwości organizacyjnych prowadzić kontrolę również w trakcie realizacji
umów na wspieranie zadania zleconego.
15. Dochody budżetu Województwa Lubelskiego, pobierane przez ROPS, odprowadzać
w terminie określonym w obowiązującej w danym roku uchwale Zarządu Województwa
Lubelskiego, dotyczącej szczegółowych zasad wykonywania budżetu Województwa
Lubelskiego.
16. Inwentaryzacji paliwa dokonywać uwzględniając przepisy art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy
o rachunkowości, który wymaga przeprowadzenia inwentaryzacji m.in. rzeczowych
składników aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury, na przykład poprzez
zatankowanie samochodu służbowego do pełnego baku, na koniec każdego roku.
Z tankowania sporządzać stosowne protokoły, ze wskazaniem stanu licznika oraz ilości
zaatakowanego paliwa.
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 11/12
W terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego,
ma Pani Dyrektor prawo zgłosić do Marszałka Województwa Lubelskiego umotywowane
zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
Zarząd Województwa Lubelskiego oczekuje od Pani Dyrektor, w terminie miesięcznym
od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o podjętych działaniach
na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia takich działań.
z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA
/-/ Tomasz Pękalski
Członek Zarządu Województwa Lubelskiego
Wystąpienie pokontrolne do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (KA-I.1711.15.2014.AR)
Strona 12/12