docProcedury finansowe - Hufiec Lublin
download 
Reklamacja Transkrypt
Procedury finansowe - Hufiec Lublin
Procedury finansowe obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin Spis treści Wstęp................................................................................................................................................................................3 1. Informacje ogólne................................................................................................................................................4 2. Finanse drużyny.....................................................................................................................................................5 Przychody.................................................................................................................................................................5 Rozchody..................................................................................................................................................................5 Dokumentacja finansowa................................................................................................................................5 3. Składki członkowskie...........................................................................................................................................6 Podstawowa składka członkowska.............................................................................................................6 Dodatkowe składki członkowskie zadaniowe.......................................................................................6 Opłacanie składki członkowskiej..................................................................................................................7 Składka członkowska zadaniowa z konta drużyny.............................................................................7 Zwrot wpłaty...........................................................................................................................................................7 4. Akcje zarobkowe...................................................................................................................................................8 Zbiórka publiczna.................................................................................................................................................8 Działalność gospodarcza.................................................................................................................................8 5. Dokumenty księgowe.........................................................................................................................................9 Co może być dokumentem księgowym?...............................................................................................9 Jakie dane musi zawierać?..............................................................................................................................9 Jak opisać dokument?.....................................................................................................................................11 Towary szczególne............................................................................................................................................13 6. Zaliczki......................................................................................................................................................................14 Pobranie zaliczki.................................................................................................................................................14 Rozliczenie.............................................................................................................................................................14 7. Zakupy bez zaliczki.............................................................................................................................................15 8. Dokumenty płatne przelewem....................................................................................................................16 9. Faktury za udział w przedsięwzięciach...................................................................................................17 10. Zakupy w sklepiku Hufca..............................................................................................................................18 Zamówienia..........................................................................................................................................................18 11. Finanse podczas HALiZ..................................................................................................................................19 Wpłaty na HAL i HAZ........................................................................................................................................19 Zaliczki na działania jednostek podczas HALiZ.................................................................................19 Faktury bez zaliczek..........................................................................................................................................19 Komendanci form HALiZ...............................................................................................................................19 Historia zmian...........................................................................................................................................................21 Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 2 z 21 Wstęp Druhny i Druhowie! Przedstawiamy wam zbiór procedur dotyczących kwestii finansowych obowiązujących w naszym Hufcu. Mamy nadzieję, że zebrane w jednym miejscu zasady ułatwią naszą wspólną pracę i pomogą Wam w codziennych zmaganiach z harcerskimi finansami. Nie wahajcie się zadawać pytań do procedur oraz proponować ich uzupełnienie o kolejne, nurtujące was tematy. Mamy nadzieję, że ten dokument będzie naturalnie ewoluował, coraz lepiej odpowiadając na wasze potrzeby. Aktualną wersję procedur wraz z wzorami wszystkich dokumentów do pobrania znajdziesz zawsze na stronie internetowej Hufca. Dokument opracowany w ramach realizacji Strategi ZHP na lata 2012 – 2017 Cel strategiczny: Czytelna i prosta dokumentacja Procedury opisane w tym dokumencie zostały zatwierdzone decyzją Komendanta i Skarbnika Hufca numer 1/01/2015 z dnia 23.01.2015. Opracowanie: pwd. Paweł Kowalczyk Skarbnik Hufca ZHP Lublin Na podstawie procedur opracowanych przez phm. Łukasza Mazusia.. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 3 z 21 1. Informacje ogólne Wszystkie maile o których mowa w tych procedurach należy wysyłać ze służbowych adresów poczty elektronicznej. Do dokonywania operacji opisanych w tym dokumencie upoważnione są następujące osoby pod warunkiem spełnienia określonych warunków działania: Osoba upoważniona W zakresie jakich działań Warunki działania Szef jednostki organizacyjnej (drużynowy, szczepowy, itd) Działania programowe jednostki finansowane ze środków zgromadzonych na jej koncie Po opłaceniu składek członkowskich za całą drużynę/szczep/itd. Odpowiednia kwota zabezpieczona na koncie drużyny/szczepu/itd. W przypadku drużyn oddany plan pracy. Komendant biwaku Organizacja biwaku Wydana zgoda na biwak. Zgromadzona odpowiednia ilość środków z wpłat uczestników/kasy drużyny. Uczestnicy są wpisani do systemu. Ewidencja oraz mają opłaconą składkę członkowską. Komendant przedsięwzięcia Impreza, kurs, szkolenie, itp Przedsięwzięcie zatwierdzone przez komendę Hufca. Wpłacona przez uczestników odpowiednia ilość środków. Członek Komendy Hufca Funkcyjny Hufca Działania związane pełnioną z funkcją Odpowiednia ilość środków w budżecie Hufca na cel zaliczki. W uzasadnionych wypadkach możliwe jest upoważnienie innej osoby do dokonywania pewnych czynności związanych z finansami (np. przybocznego do rozliczania faktur jeżeli drużynowy studiuje w innym mieście). Upoważnienie wydawane jest w formie decyzji Komendanta i Skarbnika, na czas określony, ze wskazaniem limitu kwoty. Nie jest możliwe upoważnienie kogoś do pobrania zaliczki. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 4 z 21 2. Finanse drużyny Drużyny i inne jednostki organizacyjne przechowują swoje pieniądze na rachunku bankowym Hufca. Każda jednostka posiada własne, wewnętrzne „konto drużyny” na którym przechowywane są środki finansowe pozostające w dyspozycji drużyny. Stan konta drużyny oraz historię operacji na koncie, drużynowy może sprawdzić w internecie pod adresem zhp.lublin.pl/konta-druzyn. Przychody Stan konta drużyny powiększają: • podstawowa składka członkowska za członków drużyny w części należnej drużynie • środki z 1% przekazane dla drużyny za pomocą odpowiedniego celu szczegółowego • wpływy ze zbiórek publicznych • darowizny Rozchody Drużynowy może wydatkować środki zgromadzone na koncie w celu realizacji programu swojej drużyny. Każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (o czym przeczytasz w dalszej części instrukcji). Istnieje możliwość rozliczenia wydatków, które sfinansowaliśmy z własnych pieniędzy lub pobrania zaliczki i późniejszego rozliczenia się z niej. Z konta drużyny można również finansować zakupy w sklepiku Hufca oraz udział w przedsięwzięciach i HALiZ. Nie można natomiast opłacić z konta jednostki podstawowej składki członkowskiej. Szczegóły wszystkich operacji znajdziesz w dalszej części tego dokumentu. Dokumentacja finansowa Cała dokumentacja finansowa drużyn i innych jednostek organizacyjnych prowadzona jest w Biurze Hufca. Dzięki temu drużynowy nie ma obowiązku prowadzenia własnej dokumentacji związanej z obrotem środkami finansowymi drużyny. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 5 z 21 3. Składki członkowskie W ZHP mamy dwa rodzaje składek członkowskich, które zostały szczegółowo opisane w tym rozdziale. Podstawowa składka członkowska Podstawowa składka członkowska jest obowiązkowa dla wszystkich członków ZHP z wyjątkiem członków drużyn nieprzetartego szlaku. Podstawowa składka członkowska jest przeznaczana na działania programowe, koszty funkcjonowania władz oraz składki do międzynarodowych organizacji skautowych. Zgodnie z ideą funkcjonowania stowarzyszeń utrzymywanie utrzymanie stowarzyszenia jest obowiązkiem jego członków. Opłacanie składki członkowskiej jest wyrazem troski o organizację do której się należy. Podstawowa składka członkowska opłacana jest kwartalnie i aktualnie wynosi 12 zł. Drużynowy powinien zebrać składkę od wszystkich osób, które w danym kwartale były członkami jego drużyny i wpłacić do Hufca do 10 dnia ostatniego miesiąca kwartału – ponieważ pieniądze drużyny są przechowywane na koncie Hufca. Dla nadrzędnych jednostek ZHP (Hufca, Chorągwi, GK) odprowadzany jest odpowiedni procent od składek za ilość osób, które drużyna miała na stanie w systemie Ewidencja ZHP na pierwszy dzień pierwszego miesiąca kwartału. Składka członkowska jest dzielona między jednostki organizacyjne ZHP w następujących proporcjach: • drużyna – 20% • hufiec – 20% • chorągiew – 20% • Główna Kwatera – 40% Osoby wstępujące do ZHP w trakcie kwartału opłacają składkę członkowską za ten kwartał a drużynowy odprowadza tą składkę na konto Hufca. Składka za osoby wstępujące w trakcie kwartału pozostaje w 100% do dyspozycji drużyny. Nieopłacenie podstawowej składki członkowskiej w terminie oznacza automatyczną utratę członkostwa w ZHP z mocy zapisów Statutu. Nie ma możliwości przesunięcia ani odwołania takiego działania, jest to skutek automatyczny. W przypadku członków władz ZHP nie opłacenie składki w terminie oznacza wygaśnięcie mandatu członka władz. Opłacenie zaległej składki w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu przywraca członkostwo w ZHP ale nie przywraca utraconych mandatów członków władz. Dodatkowe składki członkowskie zadaniowe Wszystkie wpłaty na przedsięwzięcia organizowane przez ZHP (z wyjątkiem wpłat na HALiZ) stanowią dodatkową składkę członkowską zadaniową. Dodatkowa składka członkowska zadaniowa jest przeznaczana w całości na pokrycie kosztów uczestnictwa członka naszej organizacji w określonym przedsięwzięciu, np. biwaku drużyny. Aby zacząć zbierać dodatkową składkę należy przedstawić Skarbnikowi Hufca Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 6 z 21 preliminarz składki przesyłając go na [email protected]. W ciągu 5 dni roboczych od zaakceptowania preliminarza wystawiona zostanie decyzja Komendanta i Skarbnika Hufca o wysokości DSCZ. Dopiero po wydaniu decyzji można przekazać informację o wysokości wpłat i rozpocząć ich zbieranie. Tytuł przelewu ma znaczenie W tytule przelewu na konto Hufca musi znaleźć się zwrot „dodatkowa składka członkowska zadaniowa” lub skrót „DSCZ”. To bardzo ważne! Brak tej informacji w tytule może być podstawą do opodatkowania przedsięwzięcia. Osoby wpłacające dodatkową składkę członkowską (np. uczestnicy biwaku od których składkę zbiera drużynowy i wpłaca do Hufca) muszą mieć opłaconą podstawową składkę członkowską oraz być wpisane do systemu Ewidencja ZHP. Opłacanie składki członkowskiej Zarówno podstawową jak i dodatkową składkę opłacamy wykonując przelew o odpowiednim tytule na konto bankowe Hufca. W tytule przelewu należy wskazać za jakie osoby wpłacana jest składka. Jeżeli w tytule wpłaty nie mieści się lista osób należy przygotować listę na wzorze, ze strony Hufca i wysłać na adres [email protected] od razu po dokonaniu wpłaty. Jako termin wpłaty uznawana jest data wpłynięcia środków na konto oraz data przesłania listy (jeżeli była konieczna). Instruktorzy wpłacają składkę członkowską z drużynami, przy których działają lub indywidualnie do Hufca. Składka członkowska zadaniowa z konta drużyny Istnieje możliwość pokrycia kosztu składki zadaniowej za udział harcerzy z drużyny w przedsięwzięciu (np. biwak drużyny, Gra Lubelska) ze środków zgromadzonych na koncie drużyny. Aby to zrobić należy wysłać maila na adres [email protected] w którego treści należy umieścić następujące dane: • „Wniosek o przeksięgowanie” • za co – np. „udział członków 111 LDH „Złotóweczki” w Grze Lubelskiej” • za kogo – lista osób za które przeksięgowujesz środki wraz z kwotą za każdą osobę • kwota łączna – suma kwot przy każdej z osób. Zwrot wpłaty Zarówno podstawowa jak i dodatkowa składka członkowska są wpłatami bezzwrotnymi. W związku z tym nie ma możliwości zwrotu wpłaconych pieniędzy, nawet w przypadku kiedy harcerz z przyczyn losowych nie wziął udziału w przedsięwzięciu za które zapłacił. Wszystkich drużynowych prosimy o uczulenie rodziców harcerzy na tą kwestię, aby uniknąć w przyszłości nieprzyjemnych sytuacji. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 7 z 21 4. Akcje zarobkowe Akcje zarobkowe mogą być realizowane w dwóch formach: • zbiórka publiczna – zbiórka dobrowolnych darów na określony cel, nie może mieć charakteru wymiany, np. „znicz za co łaska ale nie mniej niż 5 zł” • działalność gospodarcza – odpłatna sprzedaż towarów i usług Zbiórka publiczna Przy organizacji zbiórki wymagane jest zgłoszenie jej do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, a następnie złożenie sprawozdania za zbiórki i jej rozliczenie. Informacje o prowadzonej zbiórce oraz jej wynikach będą dostępne na stronie zbiorki.gov.pl. Aby zorganizować zbiórkę należy złożyć w Komendzie Hufca podpisany wniosek o zgodę na organizację akcji zarobkowej w formie zbiórki publicznej na minimum 2 tygodnie przed rozpoczęciem zbiórki. Komenda Hufca dokonuje zgłoszenia zbiórki do MAC i po ogłoszeniu jej na stronie zbiorki.gov.pl można rozpocząć zbieranie pieniędzy. Podczas zbiórki każda osoba kwestująca musi być wyposażona w identyfikator zawierający imię, nazwisko, numer, nazwę i cel zbiórki publicznej oraz nazwę organizatora (Chorągiew Lubelska Związku Harcerstwa Polskiego). Po zakończeniu zbiórki należy w ciągu 7 dni wpłacić zebrane środki na konto bankowe Hufca oraz dostarczyć podpisany „Protokół przeliczenia pieniędzy”. Wydatkując pieniądze ze zbiórki każdą z faktur, które zostały z niej sfinansowane należy opisać formułą „Sfinansowano ze środków ze zbiórki publicznej numer ….”. Działalność gospodarcza Organizując akcję zarobkową w formie działalności gospodarczej jesteśmy zobowiązani takimi samymi przepisami jak firmy realizujące swoją działalność w celach zarobkowych. W związku z tym organizacja takiej akcji jest trudniejsza i wymaga każdorazowej konsultacji z Komendantem i Skarbnikiem Hufca. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 8 z 21 5. Dokumenty księgowe Wszystkie koszty naszej działalności muszą być udokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi naszej organizacji za pomocą dokumentów księgowych. Oprócz tego, dokumenty muszą zostać opisane przez osobę, która wydatkowała środki oraz zostać zaakceptowane przez Komendanta i Skarbnika Hufca. Dokument księgowy nie może zawierać przekreśleń, poprawień, treść musi być czytelna, wyraźna i zrozumiała. Dokument nie może być wymięty, podarty lub brudny – takie dokumenty księgowe nie podlegają rozliczeniu. Dokumenty można opłacać gotówką lub kartą płatniczą. Nie ma możliwości płacenia za zakupy służbowe przelewem z prywatnego konta bankowego. Dokumenty opłacone za pomocą przelewu z prywatnego konta nie będą rozliczane. Co należy zrobić w przypadku konieczności zapłacenia przelewem przeczytasz w rozdziale 9-tym. Każdy rozliczany dokument musi zostać zaakceptowany przez Komendanta i Skarbnika Hufca łącznie. Co może być dokumentem księgowym? Dokumentem może być na przykład: • Faktura • Rachunek Kosztów Podróży • Bilet w przypadku przejazdów na odległość większą lub równą 50 km • KP wystawione przez Komendę Chorągwi Lubelskiej ZHP lub jeden z hufców Chorągwi Lubelskiej ZHP • Polisa ubezpieczeniowa Dowodem księgowym nie jest w szczególności: • Paragon fiskalny • KP Jakie dane musi zawierać? Faktura Rozliczane faktury muszą spełniać następujące warunki: • Nabywca jest określony następującymi danymi: Chorągiew Lubelska ZHP 20-078 Lublin; ul. I Armii WP 7 NIP: 712-30-69-783 • Posiadać numer oraz datę wystawienia Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 9 z 21 • Posiadać dane sprzedawcy - nazwę, pełny adres, numer NIP • określenie przedmiotu transakcji – towaru lub usługi wraz z ilością, jednostką miary, ceną netto, wartością netto, stawką podatku • Należność ogółem wyrażona liczbą • Stwierdzenie „Zapłacono gotówką”, „zapłacono kartą” lub inne określenie formy płatności. W przypadku kiedy na fakturze zapłaconej gotówką nie określono formy płatności należy poprosić o KP lub napisanie przez sprzedawcę „zapłacono gotówką”. Sprawdź dokument od razu po otrzymaniu Jeżeli dokument zawiera błędy i zwrócisz się z tym do sprzedawcy od razu istnieje duża szansa, że poprawiony dokument otrzymasz od ręki. W przeciwnym razie czekają Cię wielokrotne wycieczki do sprzedawcy celem otrzymania korekty. A czas na rozliczenie ucieka. Bilet Bilet jednorazowy jest dowodem źródłowym jeżeli spełnia łącznie następujące warunki: • dotyczy przejazdu koleją normalnotorową, pojazdem samochodowym, statkiem pełnomorskim, śródlądowym, przybrzeżnym, promem, samolotem lub śmigłowcem • trasa której dotyczy bilet jest dłuższa niż 50 km • bilet zawiera: ◦ numer kolejny, datę wystawienia ◦ nazwę sprzedawcy wraz z adresem i NIP ◦ informacje pozwalające na zidentyfikowanie rodzaju usługi ◦ kwotę podatku ◦ kwotę należności ogółem Rachunek Kosztów Podróży Rachunek Kosztów Podróży jest dokumentem, którym można rozliczyć koszty użycia prywatnego pojazdu do celów służbowych (np. transport sprzętu na potrzeby organizacji imprezy). Za każdy przejechany prywatnym samochodem kilometr zwracana jest zryczałtowana kwota określana decyzją Komendanta i Skarbnika Chorągwi Lubelskiej. Kwota ta musi pokryć wszystkie koszta używania pojazdu. Nie ma potrzeby przedstawiania dodatkowych dokumentów do rozliczenia (np. faktur za paliwo) natomiast konieczne jest dołączenie Ewidencji Przebiegu Pojazdu. Rozliczyć można jedynie jazdy między miejscowościami, w przypadku jazd w obrębie jednej miejscowości nie przysługuje rozliczenie kosztów użycia pojazdu. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 10 z 21 Na rozliczenie kosztów użycia pojazdu konieczna jest zgoda Komendanta lub Skarbnika Hufca. O zgodę należy zwrócić się drogą mailową, co najmniej 14 dni przed planowanym użyciem samochodu podając: • planowaną datę użycia • cel • trasę • dane kierowcy (stopień, imię, nazwisko, przydział służbowy) • dane pojazdu (model, markę, pojemność silnika, numer rejestracyjny) Polisa ubezpieczeniowa Polisa ubezpieczeniowa jest dokumentem, który może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach podczas działań wspólnie z członkami innych Hufców (wszyscy członkowie naszego Hufca są ubezpieczeni przez cały rok od następstw nieszczęśliwych wypadków, a instruktorzy ZHP są dodatkowo ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej przez Główną Kwaterę). W związku z tym na rozliczenie polisy ubezpieczeniowej potrzebna jest zgoda Komendanta lub Skarbnika Hufca wydana przed jej zakupem. Jak opisać dokument? Wszystkie dokumenty z wyjątkiem KP z Chorągwi Lubelskiej oraz Rachunek Kosztów Podróży opisujemy w następujący sposób: Krok 1 – pieczątka Z tyłu dokumentu w lewym górnym rogu przystawiamy pieczątkę do opisu dokumentów księgowych. Na pieczątce uzupełniamy następujące pola: • data - datę wystawienia dokumentu, np. 12.12.2012 • kwota - wartość dokumentu brutto (do zapłaty) cyframi, np. 149,99 • słownie - wartość dokumentu słownie z groszami zapisanymi cyfrą, np. sto czterdzieści dziewięć 99/100 Krok 2 – opis merytoryczny Pod pieczątką osoba, która dokonała zakupu opisuje wydatek, który chce rozliczyć oraz go uzasadnia. Opis powinien odpowiadać na następujące pytania: • na co wydano pieniądze? - np. klej, artykuły spożywcze, wyżywienie, wydruk • dla kogo? - nazwa drużyny, szczepu, itd • w ramach jakich działań? – np. biwak drużyny, Gra Lubelska, należy dopisać w jakim terminie odbywa się organizowane przedsięwzięcie • na jakie potrzeby, jeżeli nie jest to standardowe użycie zakupionych Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 11 z 21 materiałów? - cytryna do eksperymentów fizycznych, szczoteczka do zębów do czyszczenia sprzętu drużyny • z jakich środków sfinansowano? - w przypadku środków z 1% podatku oraz środków z akcji zarobkowych Pod opisem musi znaleźć się podpis osoby dokonującej zakupu. Przykładowe opisy: • Zakupiono papier szary na potrzeby Gry Lubelskiej organizowanej w terminie 1112 kwietnia. (papier, uczestnicy gry, Gra Lubelska) • Wyżywienie dla uczestników biwaku 111 LDH „Złotóweczki” w Złotym Stoku w terminie 28-30 luty. (wyżywienie, członkowie drużyny, biwak 111 LDH) • Druk ulotek na potrzeby naboru do 111 LDH „Złotóweczki” w dniach 7-14 luty. (ulotki naborowe, 111 LDH i jej przyszli członkowie, nabór do drużyny) • Obszycie chust harcerskich dla członków 512 LDH Energia. (obszycie chust, członkowie 512 LDH, działalność śródroczna drużyny) • Młotki oraz książka na potrzeby 404 LDW „Dusigrosze”. (młotki i książka, 404 LDW, działalność śródroczna drużyny) • Zakupiono artykuły spożywcze, gospodarcze oraz reklamówkę jednorazową na biwak 404 LDW „Dusigrosze” w terminie 28-30 luty. (artykuły spożywcze, gospodarcze, reklamówka; uczestnicy biwaku, biwak 404 LDW) • Zakupiono ziemniaki oraz cytrynę, które wykorzystano do przeprowadzenia eksperymentów fizycznych podczas zbiórki 111 LDH „Złotóweczki” w dniu 16 grudnia. (ziemniaki oraz cytryna, uczestnicy zbiórki, zbiórka 111 LDH, eksperymenty chemiczne) • Zakupiono znaczki pocztowe na potrzeby Hufca Lublin. (znaczki pocztowe, Hufiec, działalność Hufca). W przypadku pojedynczych artykułów należy napisać, co zakupiono. W przypadku wielu różnych artykułów można opisać je jako artykuły spożywcze, gospodarcze, papiernicze. Czasami, odbierając fakturę po kilku dniach od zakupu otrzymujemy fakturę z inną datą sprzedaży niż w rzeczywistości. W takim wypadku należy w opisie ująć tą informację, np. „Zakupów dokonano 13.02.2013, fakturę odebrano 20.02.2013”. Jeżeli w treści faktury nie wymieniono dokładnie jakie artykuły zakupiono a znajduje się na niej jedynie zapis całej grupy artykułów (np. artykuły papiernicze), w opisie należy wymienić wszystkie zakupione artykuły. W przypadku faktur opłaconych prywatną kartą płatniczą należy pod opisem dodatkowo umieścić stwierdzenie „zwrot gotówki otrzymałem” wraz z podpisem osoby dokonującej zakupu. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 12 z 21 Towary szczególne Istnieje kilka grup artykułów, które wymagają specjalnych zgód na rozliczenie, bądź dodatkowego opisu: Doładowania i startery do telefonów komórkowych Przy okazji organizacji różnych przedsięwzięć pojawia się czasami konieczność posiadania służbowego numeru telefonu do załatwiania spraw organizacyjnych lub na potrzeby realizacji programu. Istnieje możliwość zakupu numeru telefonu w systemie przedpłaconym oraz doładowań do niego. Konieczne jest jednak wcześniejsze uzyskanie zgody Komendanta lub Skarbnika Hufca na uruchomienie telefonu służbowego. Środki na pokrycie kosztów używania telefonu powinny być ujęte w budżecie organizowanego przedsięwzięcia. Wszystkie dokumenty potwierdzające zakup lub doładowanie numeru telefonicznego muszą zawierać w opisie numer telefonu, który został zakupiony lub do którego zakupiono doładowanie. Po zakończeniu korzystania z numeru, kartę SIM należy zwrócić do biura Komendy Hufca razem z kodami PIN i PUK. Żywność i wyżywienie Zakup żywności lub wyżywienia musi być uzasadniony programem drużyny i celami działania ZHP. Zakup artykułów spożywczych na biwak, wigilię lub urodziny drużyny jest jak najbardziej akceptowalny, natomiast zamawianie pizzy na radę drużyny co tydzień nie jest już uzasadnione celami działania ZHP. Nikt nie będzie oczywiście zgłaszał pretensji jeżeli raz na jakiś, na radę drużyny kupicie ciastka i colę. Pamiętajcie jednak, aby zachować umiar – środki ZHP powinny być przeznaczane przede wszystkim na działalność programową, a nie wyżywienie kadry. Kupując żywność pamiętajcie również, że kupujecie ją dla określonej ilości osób i dodatkowe pojedyncze produkty muszą mieć swoje uzasadnienie. Jeżeli na biwaku jest 17 osób i na dokumencie jest 17 bułek, masło, wędlina oraz pojedynczy baton to z jakiego powodu zakupiono wspomniany baton? Takie informacje muszą znajdować się w opisie faktury. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 13 z 21 6. Zaliczki Organizując duże przedsięwzięcie zazwyczaj potrzebna jest zaliczka na wydatki związane przygotowywanym działaniem. Zaliczkę można otrzymać w gotówce lub przelewem. W obu przypadkach należy wypełniony i podpisany dokument „Wniosek o zaliczkę”, należy dostarczyć do Hufca osobiście lub przysłać skan (podpisanego wniosku) na adres [email protected] na 5 dni roboczych przed dniem w którym chcemy otrzymać zaliczkę. Warunkiem otrzymania zaliczki jest spełnienie wymagań opisanych poniżej. Osoba pobierająca zaliczkę jest odpowiedzialna materialnie za otrzymane pieniądze, ich wydatkowanie zgodnie z celem zaliczki oraz właściwe udokumentowanie wydatków i ich terminowe rozliczenie. Pobranie zaliczki Zaliczki powyżej 500 zł akceptują Komendant oraz Skarbnik Hufca łącznie. Zaliczki poniżej 500 zł zatwierdza Komendant, Skarbnik lub upoważniony pracownik biura. Zaliczkę może pobrać osoba, która: • opłaciła podstawową składkę członkowską • pełni funkcję upoważniającą do dysponowania środkami pieniężnymi (patrz rozdział 1.) • rozliczyła całkowicie wszystkie poprzednie zaliczki Rozliczenie Zaliczkę rozlicza osoba która ją pobrała. Na rozliczenie jest 10 dni roboczych od zakończenia przedsięwzięcia. Z ważnych przyczyn Komendant lub Skarbnik Hufca mogą wydłużyć ten czas maksymalnie o 10 dni roboczych. Czas wydłuża się na wniosek zaliczkobiorcy przesłany drogą elektroniczną na adres [email protected]. Wszystkie zaliczki bez wyjątku muszą zostać rozliczone do 30 grudnia roku kalendarzowego w którym zostały pobrane, nie ma możliwości wydłużenia tego terminu. Za datę rozliczenia zaliczki przyjmowana jest data faktycznego rozliczenia się z wszystkich dokumentów oraz pieniędzy (a nie napisana maila z pytaniem kiedy można przyjść do Hufca i to załatwić). Nie rozliczenie zaliczki w terminie będzie skutkować konsekwencjami organizacyjnymi. Osoba, która wielokrotnie nie będzie dotrzymywać terminów rozliczenia nie będzie otrzymywać żadnych zaliczek. Zaliczka nie rozliczona w terminie podlega zwrotowi w całości. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 14 z 21 7. Zakupy bez zaliczki Czasami zdarza się, że drobne zakupy wykonujemy bez zaliczki, zakładając swoje pieniądze, a następnie przychodząc do Hufca, aby rozliczyć się z dokonanych wydatków celem uzyskania zwrotu pieniędzy. Aby tego dokonać należy przyjść do Hufca z dokument księgowym maksymalnie w miesiącu następnym po tym, w którym został wystawiony dokument (np. fakturę z 1 marca należy rozliczyć maksymalnie do 30 kwietnia). Wyjątkiem są dokumenty z grudnia które muszą zostać rozliczone również w grudniu (np. faktura z 31 grudnia musi zostać rozliczona tego samego dnia). Rozliczona może dokonać tylko osoba do tego upoważniona (patrz rozdział 1.). Istnieje również możliwość otrzymania zwrotu pieniędzy przelewem na konto bankowe. W takim wypadku należy pod opisem dokumentu umieścić stwierdzenie „Proszę o zwrot wydatku na konto bankowe numer ….” i opatrzyć podpisem osoby, która opisała fakturę. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 15 z 21 8. Dokumenty płatne przelewem Dokonując zakupów możemy spotkać się z sytuacją w której sprzedawca będzie chciał otrzymać płatność przelewem na swoje konto bankowe. Z taką sytuacją możemy się spotkać podczas zakupów przez internet. Aby dokonać płatności przelewowej należy poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury z określeniem formy i terminu zapłaty (np. „przelew w ciągu 14 dni”) lub faktury „pro forma” (jest to informacja, jak będzie wyglądać faktycznie wystawiona przez sprzedawcę faktura). Skan faktury należy przesłać Skarbnikowi Hufca na adres [email protected] celem dokonania płatności. Oryginał dokumentu należy opisać oraz dostarczyć do biura Komendy Hufca w ciągu 5 dni roboczych od dnia dokonania płatności. Nie dostarczenie dokumentu księgowego będzie skutkować wyciąganiem konsekwencji organizacyjnych wobec osoby wnioskującej o przelew. Nie ma możliwość wykonywania przelewu z prywatnego konta bankowego. Nie jest również możliwe dokonanie płatności przed otrzymaniem faktury przez Skarbnika. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 16 z 21 9. Faktury za udział w przedsięwzięciach Czasami rodzice naszych harcerzy potrzebują faktury za wpłaty np. za obóz. Potrzebę otrzymania faktury należy zgłosić najdalej w ciągu 7 dni od zakończenia przedsięwzięcia, za które ma zostać wystawiona faktura. Zgłoszenia dokonujemy mailowo na adres [email protected]. Faktura zostanie przygotowana w ciągu 7 dni o czym zostaniesz poinformowany mailem. Nie ma możliwości wystawianie faktury „od ręki” w biurze Hufca . Do wystawienia faktury potrzebne są następujące dane, w zależności od tego na kogo ma być wystawiona faktura: Dla osób fizycznych • Imię i nazwisko • pełny adres • kiedy dokonano wpłaty Dla firm • Nazwę firmy, adres, numer NIP • pełny adres • numer NIP • kiedy dokonano wpłat Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 17 z 21 10. Zakupy w sklepiku Hufca W sklepiku działającym w Hufcu można dokonać zakupów płacąc środkami zgromadzonymi na koncie drużyny. Aby tego dokonać, należy przyjść do Hufca w godzinach pracy sklepiku. Zamówienia W przypadku chęci zakupu dużej ilości artykułów w sklepiku proponujemy złożenie zamówienia grupowego. Wtedy możemy wcześniej sprowadzić od dostawcy potrzebne artykuły i nie zabraknie niczego w ostatniej chwili. Takie zamówienie prawdopodobnie będzie tańsze ze względu na darmową wysyłkę. Należy to jednak zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem, Hufiec najczęściej robi nie więcej niż jedno zamówienie w miesiącu. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 18 z 21 11. Finanse podczas HALiZ W przypadku form Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej istnieje kilka wyjątków od procedur przedstawionych powyżej. Wpłaty na HAL i HAZ Wpłat na HAL i HAZ harcerze (lub ich rodzice) dokonują indywidualnie zgodnie z informacjami zawartymi na kartach kwalifikacyjnych i ulotkach danej formy. Do wpłat na HALiZ może być podawany inny numer konta niż podstawowe konto Hufca używane do innych wpłat. Jest to działanie celowe mające usprawnić uzupełnianie list wpłat na obóz/zimowisko. Zaliczki na działania jednostek podczas HALiZ Zaliczki na realizację programu podczas HALiZ wydawane są przez komendanta obozu/zimowiska lub osobę przez niego wyznaczoną. Aby drużynowy mógł pobrać zaliczkę w ramach formy HALiZ drużyna musi: • mieć zatwierdzony plan pracy • mieć zatwierdzony preliminarz • wszyscy członkowie danej drużyny biorący udział w danej formie muszą mieć opłaconą podstawową składkę członkowską, ubezpieczenie NNW oraz wpłacony zadatek za daną formę Zaliczki wydawane podczas form HALiZ rozliczane są najdalej ostatniego dnia danej formy. W wyjątkowych przypadkach, po uzgodnieniu z komendantem akcji, można po zakończeniu akcji rozliczyć pojedyncze dokumenty które np. przychodzą do nas pocztą w późniejszym terminie. Takie rozliczenie musi się odbyć maksymalnie 5 dni po zakończeniu akcji. Dokumenty przedstawione po tym terminie lub których rozliczenia po zakończeniu formy nie uzgodniono wcześniej, nie będą rozliczane. W przypadku zaliczek na realizację programu HALiZ nie ma konieczności wypełniania druku „Rozliczenie Zaliczki” - wystarczy przedstawić komendantowi obozu/zimowiska lub osobie przez niego wyznaczonej dokumenty księgowe. Faktury bez zaliczek Faktury na realizację programu podczas HALiZ na które nie były pobierane zaliczki mogą być rozliczone jeżeli są wystawione i opisane zgodnie z przedstawioną procedurą oraz jeżeli ich data wystawienia mieści się w przedziale między datą zaakceptowania programu i preliminarza drużyny, a ostatnim dniem danej formy HALiZ. Faktury te muszą zostać rozliczone najpóźniej ostatniego dla obozu/zimowiska. Komendanci form HALiZ Procedury finansowe obowiązujące komendantów HALiZ są uregulowane odrębnymi Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 19 z 21 przepisami. Organizację form HALiZ każdorazowo poprzedzają i indywidualne ustalenia komendanta formy z Komendą Hufca. szkolenia Osoba chcąca pełnić funkcję komendanta HALiZ musi zgłosić się odpowiednio wcześniej do Komendy Hufca oraz uzyskać akceptację swoich planów przed przekazaniem informacji harcerzom. Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 20 z 21 Historia zmian • 21.01.2012 – początkowa wersja • 23.01.2015 – dostosowanie do zmian przepisów wewnętrznych i zewnętrznych, zmiana zasad udzielania zaliczek, likwidacja odpłatności za ubezpieczenie NNW. • 01.03.2015 – poprawa niespójności dotyczącej minimalnej odległości dla rozliczania biletów Procedury finansowe Hufca ZHP Lublin Strona 21 z 21
