Tabela wdrażania rekomendacji Część A - rekomendacje
Transkrypt
Tabela wdrażania rekomendacji Część A - rekomendacje
Załącznik nr 1 do Uchwały nr 1/11 Tabela wdrażania rekomendacji Tabela wdrażania rekomendacji Część A - rekomendacje operacyjne Lp. Tytuł raportu 1. Ocena satysfakcji wybranych grup klientów Departamentu ds. PO KL Urzędu Marszałkowskiego. 2. Ocena satysfakcji wybranych grup klientów Departamentu ds. PO KL Urzędu Marszałkowskiego. Wniosek (strona w raporcie) Utrudniony kontakt telefoniczny z urzędem, szczególnie w przypadku osób pracujących zawodowo (nie przy projekcie) w godzinach porannych (np.: nauczyciele). Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 111,112. Zgodnie z deklaracjami beneficjentów przyjęte i opublikowane standardy dotyczące czasu odpowiedzi na zapytania e-mailowe (24 godziny) nie zawsze są przestrzegane. Rekomendacja (strona w raporcie) Należy rozważyć możliwość wprowadzenia zróżnicowanych godzin dostępności telefonicznej opiekuna - np.: chociaż dwa dni w tygodniu godziny popołudniowe. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 110,112. Adresat rekomendacji Instytucja Pośrednicząca Uspójnienie rzeczywistości i standardów dotyczących czasu odpowiedzi na zapytania e-mailowe. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 110,112. Instytucja Pośrednicząca Sposób wdrożenia W przypadku utrudnionej możliwości kontaktu z opiekunem w godz. porannych możliwość kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej (i ew. uzgodnienie kontaktu telefonicznego w innych godzinach). Ściślejsze przestrzeganie obecnych standardów (w sytuacji gdy pracownik nie zna odpowiedzi na pytanie informuje o tym fakcie nadawcę wiadomości i podaje przybliżony termin udzielenia odpowiedzi – co wynika Status: stan wdrożenia Rekomendacja do wdrożenia w całości. Termin realizacji I – IV kwartał 2011 Rekomendacja do wdrożenia w całości. I – IV kwartał 2011 Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 110,112. 3. Ocena satysfakcji wybranych grup klientów Departamentu ds. PO KL Urzędu Marszałkowskiego. 4. Ocena satysfakcji wybranych grup klientów Departamentu ds. PO KL Urzędu Marszałkowskiego. Oczekiwania beneficjentów znacznie wykraczające poza zakres obowiązków opiekunów, brak jednoznacznej odmowy odbierany jest często negatywnie jako brak kompetencji oraz postawa asekuracyjna, szczególnie istotne w kontekście dużego obciążenia pracą. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 110. Brak ustalonych, efektywnych procedur zastępstwa w wypadkach dłuższej nieobecności opiekunów projektów. W takich przypadkach beneficjenci nie wiedzą, do kogo mogą się zwrócić o pomoc, a i tak długie terminy załatwiania spraw jeszcze się wydłużają. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: z potrzeby skonsultowania problemu). Zwiększenie asertywności opiekunów w przypadku pytań wykraczających poza ich zakres obowiązków, a przynajmniej jasne informowanie beneficjentów, że choć opiekun odpowiada ponieważ chce pomóc, to jednak sprawa ta wykracza poza jego obowiązki. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 110. Instytucja Pośrednicząca Zorganizowanie dla opiekunów projektów szkolenia dotyczącego asertywności skierowanego głównie na problem uświadamiania beneficjentom zakresu obowiązków opiekuna projektu oraz odmowy rozwiązywania problemów wykraczających poza zakres obowiązków opiekuna. Wypracowanie efektywnych mechanizmów zapewniających ciągłość obsługi beneficjenta w przypadku odejścia lub długotrwałej nieobecności opiekuna. Sprawna komunikacja nowych ustaleń beneficjentom. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 110, 111,112. Instytucja Pośrednicząca Przekazywanie informacji do beneficjenta na temat nieobecności opiekuna oraz wskazanie osoby do kontaktu. Rekomendacja wdrożona w całości. W 2010 r. pracownicy Departamentu ds. PO KL, w tym opiekunowie projektów brali udział w szkoleniach rozwijających umiejętności miękkie. Rekomendacja do wdrożenia w całości. - I – IV kwartał 2011 5. Ocena satysfakcji wybranych grup klientów Departamentu ds. PO KL Urzędu Marszałkowskiego. Część B - rekomendacje kluczowe Lp. Tytuł raportu Część C - rekomendacje horyzontalne Lp. Tytuł raportu - - 110,111,112. Duże zapotrzebowanie na szkolenia, w tym właśnie na szkolenia wewnętrzne. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 111,112,113. Wniosek raporcie) (strona w Wniosek raporcie) (strona - w Włączenie w system pracy szkoleń wewnętrznych, w których pracownicy korzystaliby z wiedzy osób najbardziej doświadczonych. Tabela wniosków i rekomendacji, strony: 111,112,113. Instytucja Pośrednicząca Organizacja spotkań wewnętrznych polegających na wspólnym analizowaniu problemów i podejmowaniu próby ich rozwiązań. Rekomendacja do wdrożenia w całości. I – IV kwartał 2011 Rekomendacja (strona w raporcie) - Adresat rekomendacji - Sposób wdrożenia Status: stan wdrożenia - Termin realizacji Rekomendacja (strona w raporcie) - Adresat rekomendacji - Sposób wdrożenia Status: stan wdrożenia - Termin realizacji - - Wniosek – wniosek, na podstawie którego sformułowana została rekomendacja powinien być zwięzły i jednoznaczny. Konieczne jest wskazanie odpowiedniej strony lub stron w raporcie końcowym z badania. Rekomendacja – podobnie jak wniosek powinna być zwięzła i jednoznaczna. Konieczne jest wskazanie odpowiedniej strony lub stron w raporcie końcowym z badania. Adresat rekomendacji – instytucja (instytucje) odpowiedzialna za wdrożenie rekomendacji. Sposób wdrożenia – syntetyczne przedstawienie sposobu wdrożenia rekomendacji. Stan wdrożenia - należy wybrać jedną z poniższych opcji: rekomendacja wdrożona w całości, rekomendacja w części wdrożona, rekomendacja do wdrożenia w całości, rekomendacja w części do wdrożenia, rekomendacja odrzucona. - - Termin realizacji – planowana (lub faktyczna) data wdrożenia rekomendacji (w kwartałach) Część A nie podlega monitorowaniu przez KJO Część B uzupełniana jest przy przesłaniu rekomendacji do KJO, oraz na etapie późniejszym, podczas procesu wdrażania rekomendacji z części B Część C uzupełniana jest tylko w przypadku, gdy proponowane są rekomendacje horyzontalne i przesyłana jest do KJO jednorazowo, po zakończeniu badania.