STEROWANIE RĘCZNE W FIRMACH
Transkrypt
STEROWANIE RĘCZNE W FIRMACH
STEROWANIE RĘCZNE W FIRMACH TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 01/ WSTĘP Osiąganie lepszych wyników firmy i dynamicznego jej wzrostu zależy w znacznym stopniu od umiejętności delegowania uprawnień na podległych menedżerów. Warto podjąć się takiego wyzwania, gdyż premia, która na nas czeka będzie wysoka i adekwatna do włożonego wysiłku. „Sterowanie ręczne” to nic innego, jak zaprzeczenie delegowania uprawnień na niższe szczeble firmy. Wszelkie decyzje, mniej ważne i ważne, podejmowane są na najwyższym poziomie firmy. Jedną z barier stanowiących istotną przeszkodę w rozwoju firm jest brak delegowania uprawnień na niższe szczeble zarządzania. Stworzenie niezbędnych warunków dla wzrostu firmy wymaga podjęcia decyzji o przekazaniu części uprawnień zarządu do podejmowania decyzji dyrektorom i kierownikom operacyjnym. Ma to miejsce wówczas, gdy firma osiąga taki poziom skali działania, który jest już zbyt szeroki dla jednej osoby – zazwyczaj jej założyciela. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 02/ KROK DALEJ Pozostanie w dotychczasowym modelu podejmowania istotnych decyzji oraz realizacji wielu działań operacyjnych przez jedną osobę powoduje liczne niekorzystne dla firmy sytuacje. Ze względu na rosnącą skalę działań, podejmowanych na wielu „frontach”, pojawia się dotychczas nieznany chaos oraz „wymykanie” się sytuacji spod kontroli. Kontroli, która jeszcze niedawno wydawała się być pewna i niezagrożona. Nowe i ambitne cele oraz chęć ich osiągnięcia dotychczas stosowanymi metodami nie przynosi już oczekiwanych efektów. Zaczynamy zastanawiać się, co się stało. W nasze działania wkrada się nerwowość, która w niebezpieczny sposób rozlewa się po całej firmie. Nadszedł czas, by zaufać innym ludziom. Oni, jeśli zostali dobrze dobrani, czekają na tę chwilę od dawna i marzą, by współuczestniczyć w istotny sposób w dalszym rozwoju firmy. Jeśli dotychczasowy właściciel i założyciel firmy nakreśla ambitne plany rozwojowe i zamierza je osiągnąć – rozważa podjęcie działań, które udrożnią firmę. Stworzy on warunki, w których delegowanie uprawnień i odejście od „sterowania ręcznego” zrealizuje się skutecznie. Przedsiębiorstwo nabierze nowego, silnego wiatru w swoje żagle i popłynie ku wyznaczonym celom nie zbaczając z obranego kursu. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 03/ PRZYCZYNY RĘCZNEGO STEROWANIA (1) W naszych działaniach doradczych spotkaliśmy się z sytuacjami blokowania rozwoju firm – i brzmi to paradoksalnie i niewiarygodnie – przez ich właścicieli i założycieli. Bezsprzecznie jednak uważamy, iż osoby, które założyły swoje firmy i rozwinęły je do określonych rozmiarów osiągnęły niezaprzeczalny sukces. W dzisiejszych czasach silnej konkurencji, nie zawsze uczciwej, z wieloma barierami formalnymi i instytucjonalnymi, trudnościami z pozyskaniem kapitałów finansowych niezbędnych dla dalszego wzrostu – założenie, trwanie i rozwój przedsiębiorstwa uzależniony jest przede wszystkim od determinacji jej właściciela i założyciela. To właśnie ONI powodują, że ich idea nadal trwa, ulega niezbędnym modyfikacjom i dojrzewa, przekładając się na moc firmy. ONI – założyciele są najsilniejszym motorem dla trwania firmy w początkowej fazie jej istnienia. I nie zastąpi ich żaden pracownik najemny, choćby był najlepszy na świecie. Przychodzi jednak moment, w którym – by zapewnić warunki dla dalszego dynamicznego wzrostu – należy w znacznej mierze oprzeć przyszłość firmy na kluczowych jej pracownikach. Jest to decyzja trudna, ale konieczna. Jednak nie każdy właściciel staje na wysokości zadania i nie potrafi dokonać oczekiwanej zmiany swojej roli tego „jedynego”, od którego wszystko dotychczas zależało. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 04/ PRZYCZYNY RĘCZNEGO STEROWANIA (2) PRZYCZYNA 1/ Właściciel – założyciel jest przekonany, iż każde działanie w firmie potrafi wykonać najlepiej – zapewni najlepszą jakość produktu, poziom obsługi klienta, pozyska najlepszego klienta, zdobędzie najwartościowszy kontrakt, obmyśli najefektywniejszy system premiowy etc. Taki stan myślenia powoduje istnienie nieprzekraczalnej bariery dla delegowania uprawnień na podległych dyrektorów, kierowników, czy też pracowników. Poziom kontrolowania pracy ludzi przez szefa i ingerencji w ich działania jest wysoki. Mimo dobrej woli nie potrafi przestać nadzorować pracowników, których motywacja spada gwałtownie i paraliżuje firmę. PRZYCZYNA 2/ Założyciel firmy wyczerpał swoje zdolności (cały szereg niezbędnych kompetencji) skutecznego zarządzania. Skala działania przedsiębiorstwa i związane z nią wymagania dotyczące umiejętności menedżerskich poszybowały zbyt wysoko. Brak profesjonalnych doświadczeń menedżerskich i nieuczestniczenie w szkoleniach nałożone na obecną skalę działania „przerosły” szefa. Niezmiernie cenną zaletą człowieka w takiej sytuacji jest umiejętność krytycznego spojrzenia na swoje kompetencje i posiadany potencjał dalszego rozwoju. Pokora, tak bardzo potrzebna w życiu osobistym i zawodowym, pozwala z dystansem spojrzeć na siebie i podejmować najlepsze decyzje dla swojej firmy. Możemy podjąć działania zmierzające do wzmocnienia swoich słabszych stron oraz poszukać innej formuły zarządzania swoim przedsiębiorstwem, opierając się na innych menedżerach. Korzyści są wymierne zarówno dla właściciela firmy, jak i kierowników niższego szczebla. Właściciel z powodzeniem rozwija swój biznes, kierownicy osiągają niespotykany dotąd poziom motywacji i otrzymują szansę na dalszy rozwój osobisty zbieżny z celami firmy. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 05/ PRZYCZYNY RĘCZNEGO STEROWANIA (3) PRZYCZYNA 3/ Bywa, że właściciel podjął próbę delegowania, lecz okazała się ona porażką. Staje się on kimś po „przejściach” i traci zaufanie do otaczających go ludzi. Powraca na starą ścieżkę i dotychczasowe metody działania. Oczywiście jest to droga do „zatracenia” w tym znaczeniu, iż o prawdziwym rozwoju nie może być już mowy. Wracamy do wegetacji, która – nigdy nie wiemy, jak długo – może potrwać jeszcze jakiś czas. Zazwyczaj kluczową przyczyną przegranej jest postawienie na niewłaściwe „konie” – menedżerów o niskim poziomie kompetencji wymaganych na stanowiskach kierowniczych oraz wzajemnym niedopasowaniu najważniejszych wartości, jakimi kieruje się właściciel i jego menedżerowie. Można także wspomnieć o przypadkach ekstremalnych, czyli „przejściach” ze wspólnikami, które często rujnują dobrze zapowiadające się przedsięwzięcia. Powyższe doświadczenia powodują zaistnienie zjawiska wręcz chorobliwego braku zaufania do ludzi. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 06/ PRZYCZYNY PORAŻEK (1) PRZYCZYNA 1/ Nieumiejętnie przeprowadzany proces rekrutacji (w szczególności na stanowiska kierownicze) w tym m.in.: brak opisu stanowiska pracy, który w sposób jednoznaczny definiuje profil poszukiwanego kandydata oraz zakres uprawnień i odpowiedzialności, zbyt mało kandydatów uczestniczących w procesie rekrutacji, kandydaci nie są badani w części procesu przez doświadczonych menedżerów, lecz przez psychologów lub specjalistów HR, niemających doświadczeń menedżerskich, delegowanie odpowiedzialności za proces rekrutacji na nieodpowiednie osoby. PRZYCZYNA 2/ Brak określenia w jednoznaczny sposób zakresu uprawnień, odpowiedzialności, zadań i szczegółowego zakresu obowiązków przypisanych do stanowiska menedżerskiego, na które właściciel zamierza delegować część dotychczasowego zakresu swoich działań i decyzji. Sytuacja taka powoduje wiele niejasności, konflikty między kierownikami z powodu braku jasnego podziału obszarów odpowiedzialności oraz – w rezultacie – rozczarowanie szefa z wyników podjętego delegowania na niższe szczeble zarządzania. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 07/ PRZYCZYNY PORAŻEK (2) PRZYCZYNA 3/ Brak wykorzystania obiektywnych narzędzi do oceny skuteczności działań menedżerów – właściciel nie może wymiernie ocenić swoich menedżerów, co powoduje u niego stan niepewności. Powstają w tej sytuacji niesprawiedliwe oceny, spadek motywacji i nieefektywność działania. Do pomocnych narzędzi zaliczamy m.in. zarządzanie przez cele z wykorzystaniem miesięcznego i rocznego budżetowania wraz z analizą odchyleń. PRZYCZYNA 4/ Dokonywanie bardzo subiektywnych ocen, które nie są oparte o twarde i policzalne wskaźniki, lecz o osobiste wrażenia i pojedyncze zdarzenia odciskające silne piętno na ocenianej osobie a w rezultacie przypięcie jej tzw. „łatki” i powszechnie już krążącą opinię „słabego” menedżera. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 08/ SKUTKI Gdy proces delegowania nie powiedzie się, następuje powrót do sytuacji pierwotnej. Z powodu skupienia „władzy” w firmie w rękach jednej osoby, wszelkie decyzje (ważne i mniej ważne) i sprawy (pilne i niepilne) trafiają w jedno miejsce. Z e w z g lę d u n a o g ra n i c z o n ą w yd o l n o ś ć o s o b y k i e r u j ą ce j przedsiębiorstwem wiele tematów będących w toku jest opóźnianych, decyzje nie zapadają. Firma traci wówczas tempo działania, spowalnia się i jest trapiona coraz większą ilością drobnych i poważniejszych konfliktów wewnętrznych a motywacja pracowników spada. Dobrzy, ambitni i najbardziej niezadowoleni z sytuacji pracownicy odchodzą z firmy poszukując lepszych warunków dla własnego rozwoju i samorealizacji. Szef stał się „wąskim gardłem” nie do pokonania. Następuje stagnacja a przedsiębiorstwo nie wzrasta zgodnie ze swym potencjałem. Kolejnym rezultatem jest wyczerpanie psychiczne i fizyczne właściciela, który kieruje firmą przez kilkanaście lat. Jego marzeniem jest to, by odpocząć i uwolnić się od dotychczasowego, wyniszczającego sposobu działania. Jest to skutek natury bardziej osobistej, dotyka bezpośrednio założyciela i wpływa na jego poziom motywacji do działania i rozwoju swojego biznesu. Wpływa to również na stan jego relacji ze współpracownikami. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 09/ JAKIE DZIAŁANIA PODEJMOWAĆ (1) Opisany powyżej problem jest często kluczowym, z którym właściciele muszą się zmierzyć, by postawić swoją firmę na właściwe tory i dalej ją rozwijać. Jest to punkt zwrotny o strategicznym znaczeniu. Wielokrotnie założyciele swoich przedsiębiorstw traktują je jako swoje „dzieci” i jest to w pełni zrozumiałe – chcą dla nich jak najlepiej. Stąd też bierze się obawa przed powierzeniem odpowiedzialności za losy firmy „obcym”. Jednak, jak w życiu, jesteśmy zmuszeni zaufać innym ludziom, którzy przejmują część opieki oraz zadanie wychowania (w pewnym stopniu) i rozwoju naszych prawdziwych dzieci, tak też musi się stać z naszym kolejnym „dzieckiem”, jakim jest firma. Skuteczne podzielenie się naszą władzą z innymi współpracownikami jest oczywiście możliwe i, jeśli jest właściwie przeprowadzone, przynosi wiele korzystnych zmian dla firmy, właściciela i pracowników. Aby skutecznie sobie poradzić z zadaniem zakończenia ery „ręcznego sterowania” i sprawnie delegować część swoich uprawnień na innych menedżerów w firmie, trzeba firmę na nową sytuacje przygotować. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu 10/ JAKIE DZIAŁANIA PODEJMOWAĆ (2) Pomocne i skuteczne działania to przede wszystkim: /A/ właściwa ocena posiadanego potencjału menedżerskiego w firmie, /B/ opracowanie opisów stanowisk pracy dla kluczowych menedżerów i pracowników firmy, /C/ w przypadku poszukiwania nowych ludzi do firmy, by uniknąć kosztownych pomyłek, przeprowadzanie rekrutacji w sposób profesjonalny, w oparciu o dobrze opisane stanowiska pracy, /D/ wdrożyć zarządzanie przez cele (MBO – Management by Objectives), /E/ wdrożyć budżetowanie i controlling oraz strategiczną kartę wyników BSC (każde z tych narzędzi w zależności od potrzeb i na odpowiednim etapie dojrzałości firmy) – narzędzia stanowiące najwyższą wartość dla właściciela w kontekście „kontroli” tego, co się w firmie dzieje z realizacją nakreślonych celów, /F/ systemy motywacyjne wspierające osiąganie postawionych przed menedżerami celów. Skuteczne zrealizowanie powyższych działań wymaga przeprowadzenia diagnozy obecnego stanu firmy i na jego podstawie opracowanie i wdrożenie przemyślanego planu operacyjnego. TC Concept Sp. z o.o. . Wrocław . www.tcconcept.pl . www.baconcept.eu