Załącznik nr 1 - Fabryka Sprzedaży

Radom, 2 września 2014
…………………………………..
Pieczęć Zamawiającego
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/2014
Opis systemu
Zamawiający planuje wdrożyć system B2B do automatyzacji procesów zachodzących
między Zamawiającym a jego partnerami biznesowymi.
Projekt realizowany jest w okresie od 01.07.2014 do 31.01.2015. Niniejsze Zapytanie
ofertowe dotyczy drugiego etapu niniejszego Projektu, który realizowany jest w okresie od
1.09.2014 do 31.01.2015. Szczegółowy harmonogram prac zostanie ustalony przy
podpisaniu umowy.
Projekt zakłada integrację z systemami informatycznymi dwóch partnerów biznesowych
Zamawiającego. System powinien zostać opracowany zgodnie z wymaganiami niniejszego
Załącznika.
Niniejszy system B2B powinien tworzyć integralną całość, składającą się z trzech modułów:
1. Moduł rozliczeń
2. Moduł logistyczny - obsługujący przesyłki
3. Moduł rozrachunków - zarządzający rachunkami partnerów (moduł rachunkowy)
Poniżej przedstawiamy opis poszczególnych modułów:
1. Moduł rozliczeń - jego rolą będzie usprawnienie i głęboka automatyzacja procesu
rozliczeń z podmiotami partnerskimi świadczącymi usługi nadawania przesyłek za
pośrednictwem Fabryki Sprzedaży. Do Modułu rozliczeń z Modułu logistycznego
będzie przekazywana informacja o nadawanych przesyłkach, ich cenie i
1
parametrach. Dodatkowo moduł ten będzie otrzymywał informacje o przesyłkach
płatnych przy odbiorze. Na podstawie tych informacji system będzie automatycznie
wyliczał i przyznawał należną partnerowi prowizję. Informacje o prowizjach
należnych partnerowi oraz kwotach zobowiązań za wysłane przesyłki, będą
przesyłane do Modułu rachunkowego, zarządzającego rachunkami partnerów.
Moduł rozliczeń będzie również odpowiadał za automatyzację procesu fakturowania
- tworzenia faktur oraz obsługi ich obiegu przy użyciu kwalifikowanego podpisu
elektronicznego.
2. Moduł logistyczny - będzie odpowiadał za obsługę nadawania przesyłek przez
partnerów oraz za komunikację z systemami informatycznymi operatorów
kurierskich. Będzie udostępniał partnerowi formularz służący do nadawania
przesyłek w formie aplikacji webowej. Informacje o przesyłkach i ich cenie oraz
parametrach, jak również informacje zwrotne o dostarczeniu i opłaceniu przesyłek
płatnych przy odbiorze będą wysyłane do Modułu rozliczeń. Moduł logistyczny
będzie komunikował się także z systemami operatorów kurierskich, w celu
nadawania, monitorowania oraz informacji zwrotnych o dostarczeniu przesyłek, ze
szczególnym uwzględnieniem przesyłek płatnych przy odbiorze. Należy podkreślić,
że komunikacja z systemami operatorów kurierskich nie jest przedmiotem
niniejszego zapytania. Zamawiający posiada obecnie rozwiązania służące do
integracji z systemami kurierów, które zostaną zaimplementowane w niniejszym
module.
3. Moduł rozrachunków - będzie odpowiadał przede wszystkim za stosowne
odliczenia i naliczenia kwot na rachunkach poszczególnych partnerów. Będzie także
umożliwiał tworzenie kont i zarządzanie nimi. W celu poprawnego działania będzie
komunikował się z modułem odpowiedzialnym za rozliczenia i na podstawie danych
od niego otrzymanych będzie dokonywał stosownych obciążeń lub uznań na
rachunku. Moduł będzie monitorował na bieżąco saldo rachunków i udostępniał o
nim informacje Modułowi rozliczeń i logistycznemu. Udostępniał będzie także
możliwość sprawdzenia salda konta przez Zamawiającego oraz konkretnego
partnera.
Do finalnego nadania modułom wymaganych funkcjonalności, niezbędne będzie wykonanie
ostatniej części systemu, a mianowicie jego wdrożenie oraz przeprowadzenie testów
wdrożeniowych. Testy powinny zostać przeprowadzone przez testerów z firmy
udzielającej licencji na system, a także informatyków Fabryki Sprzedaży. Zakłada się, że
2
wraz z ukończeniem tego podetapu, system osiągnie sprawność wewnątrz struktury
Zamawiającego.
Projekt stanowi nową inwestycję, dzięki której zautomatyzowana zostanie wymiana danych
i koordynacja działań pomiędzy przedsiębiorstwami, stanowiąca niezbędne ogniwo
procesów biznesowych stale współpracujących firm.
Realizacja projektu pozwoli zautomatyzować poniższe procesy:
1. Rozliczenia z partnerami - system w sposób w pełni zautomatyzowany pozwoli na
dokonywanie rozliczeń z partnerami z wykorzystaniem dedykowanych rachunków
partnera biznesowego. Po nadaniu przesyłki system będzie naliczał odpowiednią
kwotę należności partnerowi. Informacja o konieczności odliczenia z rachunku
będzie wysyłana do modułu zarządzającego rachunkami partnerów. Dodatkowo
system będzie posiadał możliwość ustalenia sposobu rozliczeń z każdym z
partnerów. System będzie umożliwiał dokonywanie bieżących rozliczeń, w
momencie nadania przesyłki, lub systematycznie we wskazanym czasie. W ramach
rozliczeń system będzie kompleksowo obsługiwał elektroniczny obieg faktur z
wykorzystaniem
kwalifikowanego
podpisu
elektronicznego.
Moduł
rozliczeń
umożliwi automatyczne generowanie faktury we wskazanym okresie czasowym.
Ponadto system będzie posiadał funkcjonalność zapewniającą wskazanie okresu
czasu, za jaki będą wystawiane faktury dla każdego z partnerów. Faktury będą
potwierdzane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie automatycznie
wysyłane partnerom. Moduł rozliczeń będzie otrzymywał informacje z modułu
rachunków o saldzie konta, co powinno zapewnić monitorowanie salda konta
partnera i umożliwić automatyczne blokowanie dalszych wysyłek przy przekroczeniu
określonego poziomu salda. Informacja o konieczności zablokowania partnera
będzie wysłana do modułu nadawania przesyłek. System będzie umożliwiał
ustalenie osobnego poziomu blokady dla każdego z partnerów. Dodatkowo w
przypadku stwierdzenia niewystarczającego salda niezbędnego do nadania danej
przesyłki,
system
do
modułu
nadawania
przesyłek
automatycznie
będzie
przekazywał informację o braku możliwości zrealizowania wysyłki.
2. Nadawanie przesyłek - system będzie umożliwiał zautomatyzowanie procesu
nadania przesyłki w punktach obsługi klienta na podstawie tylko takich danych jak
adres i parametry przesyłki. W ramach systemu, udostępniona zostanie partnerom
aplikacja webowa pozwalająca na kalkulację ceny przesyłki, po podaniu adresu i
3
parametrów przesyłki. Po potwierdzeniu, informacja o nadaniu przesyłki powinna
zostać przekazana do operatora kurierskiego, który wysyła kuriera po odbiór
przesyłki z punktu partnera. System będzie umożliwiał wybór operatora spośród
kilku firm kurierskich. Aplikacja będzie udostępniała również opcję uzyskania
informacji o statusie przesyłki. Dodatkową funkcją będzie możliwość zdalnego
blokowania nadawania przesyłki dla danego partnera. System będzie umożliwiał
blokadę dalszych wysyłek na podstawie stosownej informacji z modułu rozliczeń.
3. Monitorowanie statusu doręczeń i przesyłek - system powinien komunikować się
z systemami operatorów kurierskich w trybie ciągłym, w celu otrzymywania
informacji o zmianie statusu poszczególnych przesyłek, na podstawie otrzymanych
danych będzie umożliwiał zmianę statusu przesyłki w systemie i udostępniał
informacje o statusie poszczególnych przesyłek przy zapytaniu z aplikacji webowej
partnerów.
4. Zarządzanie rachunkami partnerów - dla każdego z partnerów zostanie
utworzone
konto
rozliczeniowe.
System
będzie
umożliwiał
kompleksowe
zarządzanie rachunkami poszczególnych partnerów. Będzie udostępniał możliwość
tworzenia, usuwania i modyfikowania określonych parametrów rachunków. Proces
ten będzie wysoko zautomatyzowany.
Technologia informatyczna
Technologie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych, eliminacja
papierowego obiegu dokumentacji
W systemie informatycznym B2B, którego dotyczy projekt, zostaną wdrożone technologie
podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym oraz elektroniczna wymiana danych
(EDI) w standardzie EDIFACT.
W ramach niniejszego projektu powinien zostać wykorzystany interfejs Elektronicznej
Wymiany Danych (EDI) w komunikacji między Fabryką Sprzedaży a jej partnerami
biznesowymi w zakresie synchronizacji danych o przesyłkach oraz rozliczeniach
wykorzystywanych w procesach związanych ze świadczeniem usługi nadawania przesyłek
w punktach handlowo-usługowych. Obecnie stosuje się ręczne naliczanie kwoty należności
i fakturowanie z wykorzystaniem papierowych dokumentów, a nadawanie przesyłek oraz
kalkulacja ceny przesyłki odbywa się z pominięciem systemów informatycznych. Wdrożenie
4
systemu zapewnić powinno automatyzację i integrację procesu obsługi rozliczeń,
fakturowania oraz nadawania przesyłek. W ramach wdrożenia zaimplementowany powinien
zostać interfejs EDI w standardzie UN/EDIFACT. System powinien zostać integrowany z
systemami IT firm partnerskich z wykorzystaniem technologii WebServices oraz XML.
Powyższe technologie są jednymi z kluczowych elementów systemu i pozwolą na całkowite
wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów we wszystkich zautomatyzowanych
procesach. Wdrożony w wyniku realizacji projektu system będzie korzystał z mechanizmów
umożliwiających całkowicie elektroniczny obieg dokumentów i faktur. Będzie to możliwe
dzięki wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz zaawansowanych
systemów informatycznych. Takie rozwiązanie pozwoli na ograniczenie zbędnego
wykorzystania papieru oraz energii i zasobów wykorzystywanych do procesu druku.
Technologia kwalifikowanego podpisu elektronicznego zastosowana zostanie w
procesie:

Rozliczenia z partnerami - w ramach rozliczeń system będzie w sposób
kompleksowy obsługiwał elektroniczny obieg faktur z wykorzystaniem podpisu
elektronicznego
z
certyfikatem
kwalifikowanym.
Moduł
rozliczeń
będzie
automatycznie generował faktury w określonych odstępach czasu (funkcjonalność
pozwalająca na ustalenie częstotliwości wystawiania faktur dla każdego z
partnerów). Faktury będą potwierdzane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a
następnie automatycznie wysyłane partnerom.
Technologia
elektronicznej
wymiany
danych
EDI
zostanie
wykorzystana
w
procesach:

Rozliczenia z partnerami - system będzie w sposób w pełni zautomatyzowany
dokonywał rozliczeń z partnerami z wykorzystaniem dedykowanych rachunków. Po
nadaniu przesyłki system będzie naliczał odpowiednią kwotę należności partnerowi.
Informacja o konieczności odliczenia z rachunku będzie wysyłana do modułu
rachunków, zarządzającego rachunkami partnerów. System będzie umożliwiał
dokonywanie rozliczeń na bieżąco, w momencie nadania przesyłki, lub co określony
okres. Moduł rozliczeń będzie otrzymywał informacje z modułu rachunków o saldzie
konta. Umożliwiał będzie monitorowanie salda konta partnera i automatyczne
5
blokowanie dalszych wysyłek przy przekroczeniu określonego poziomu salda.
Informacja o konieczności zablokowania partnera zostanie wysłana do modułu
nadawania przesyłek.
W ramach tego procesu zlikwidowany zostanie papierowy obieg dokumentów.
Faktury będą dokumentami biznesowymi przesyłanymi w ramach prowadzonej
usługi. Wdrożenie elektronicznej wymiany danych oraz podpisu elektronicznego
pozwoli na całkowite wyeliminowanie konieczności wydruku oraz wysyłki faktur w
ramach świadczenia usługi.

Nadawanie przesyłek - w systemie udostępniona zostanie partnerom aplikacja
webowa pozwalająca, po podaniu adresu i parametrów przesyłki na kalkulację ceny
przesyłki. System będzie wysyłał dane adresowe systemowi operatora kurierskiego
do weryfikacji, a następnie otrzymywał informację zwrotną. Po potwierdzeniu,
informacja o nadaniu przesyłki zostanie przekazana do operatora kurierskiego.
Dodatkową funkcją będzie możliwość zdalnego blokowania nadawania przesyłki dla
danego partnera. System na podstawie stosownej informacji z modułu rozliczeń,
będzie blokował możliwość dalszych wysyłek.
Dzięki zastosowaniu elektronicznej wymiany danych dokumenty takie jak:
zestawienia okresowe wysłanych przesyłek, potwierdzenia nadania oraz odbioru,
będą generowane w systemie i przesyłane drogą elektroniczną.

Monitorowanie statusu i doręczeń przesyłek - system będzie komunikował się z
systemami operatorów kurierskich w trybie ciągłym. Będzie otrzymywał informacje o
zmianie statusu poszczególnych przesyłek i na podstawie otrzymanych danych
będzie zmieniał status przesyłki w systemie i udostępniał informacje o statusie
poszczególnych przy zapytaniu z aplikacji webowej dla partnerów.
Obieg dokumentów, które będą funkcjonowały w systemie na bieżąco takich jak
faktury, zestawienia przesyłek, potwierdzenia nadania i odbioru przesyłek będzie
realizowany w całości elektronicznie.
Usługi elektroniczne w formule Software-as-a-Service (oprogramowanie jako usługa)
W wyniku realizacji projektu zostanie udostępniona usługa Software-as-a-Service (SaaS),
polegająca na zapewnieniu dostępu do rozwiązania będącym fragmentem projektowanego
systemu innym podmiotom. Rozwiązanie SaaS będzie polegało na udostępnieniu dostępu
do platformy rozliczeniowej i nadawczej opracowanej w ramach projektu.
6
Dostęp ten będzie udostępniany podmiotom współpracującym z Zamawiającym w ramach
realizacji usług opisywanych w projekcie. W czasie realizacji projektu dostęp na zasadach
klienckich otrzyma dwóch partnerów biznesowych. Po zakończeniu projektu rozwiązanie w
formule SaaS znacząco ułatwi nawiązywanie współpracy z nowymi podmiotami.
Aplikacja będzie utrzymywana na serwerach Zamawiającego i udostępniana partnerom za
pośrednictwem sieci Internet. Nowy partner, po otrzymaniu danych logowania, będzie mógł
korzystać w pełni z integracji z systemem Zamawiającego. Wyeliminuje to konieczność
instalacji i uruchamiania programu na komputerach partnera. Usługa ta będzie bazowała na
unikalnym i innowacyjnym rozwiązaniu informatycznym. Zapewni dostęp do bezpiecznego
rozwiązania i w znaczący sposób pozwoli na usprawnienie procesów biznesowych między
Zamawiającym a partnerami. Daleko idąca automatyzacja procesów, która jest głównym
założeniem projektu zapewni wzrost efektywności współpracy oraz redukcję kosztów pracy
oraz blisko stu procentową eliminację obiegu dokumentów papierowych.
Usługa SaaS zapewni dostęp do kompleksowego narzędzia pozwalającego na obsługę
nadawania i monitorowania przesyłek, bezpiecznego zarządzania rachunkiem przez partnera
oraz dokonywanie rozliczeń w trybie natychmiastowym. Wszystkie te czynności będą w
wysokim stopniu zautomatyzowane i wymagać będą jedynie niewielkiej pracy. Co więcej
prostota obsługi pozwoli na obsługę nawet przez nisko wykwalifikowanych pracowników.
Usługa w formule SaaS będzie odpowiadała za nadawanie przesyłek przez partnerów, a
także za zarządzanie saldem rachunków partnerskich. Aplikacja ta będzie umożliwiała w
łatwy sposób kalkulację ceny przesyłki i należną prowizję oraz zlecenie wysyłki u operatora
kurierskiego. W tym celu system, na podstawie parametrów przesyłki podanej przez
użytkownika aplikacji SaaS, będzie przetwarzał dane i kalkulował cenę przesyłki oraz
należną prowizję wraz z możliwym czasem odbioru i dostarczenia przesyłki. Następnie po
potwierdzeniu, informacje o zleceniu odbioru przesyłki będą wysyłane do systemu
operatorów kurierskich. Aplikacja będzie także otrzymywać z systemu informacje o statusie
dostarczenia przesyłek na żądanie.
System stanowi kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia zautomatyzowanych procesów
biznesowych. Aplikacja będzie kompatybilna z oprogramowaniem obecnych partnerów oraz
stworzona w sposób umożliwiający integrację z systemami przygotowanymi w oparciu o
wszystkie najbardziej popularne rozwiązania.
System będzie przetwarzał wszelkie dane dotyczące płatności i transakcji, jakie będą
odbywały się w ramach świadczonych usługi. Dane te będą następnie analizowane, a
7
system będzie w odpowiedni sposób je segregował i przypisywał do poszczególnych kont
partnerów. Na tej podstawie projektowany system będzie w odpowiedni sposób aktualizował
salda kont partnerów o kwoty uznań. System będzie nadzorował wysokość salda na
rachunkach współpracujących podmiotów i w przypadku, gdy stan rachunku spadnie poniżej
określonego poziomu, zablokuje możliwość nadawania przesyłek do momentu uzupełnienia
salda. System będzie informował o wysokości salda i umożliwiał będzie wykonanie przelewu
na rachunek w partnera. Rozliczenia dotychczas dokonywane w cyklu miesięcznym będą
dokonywane na bieżąco, bądź w przypadku określonych umów, okresowo w ustalonym
czasie, np. codziennie, co tydzień lub co dwa tygodnie. System będzie automatycznie
naliczał kwoty należne i dokonywał rozliczeń w żądanej częstotliwości, wysyłając drogą
elektroniczną faktury potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W innych
wypadkach, system będzie naliczał należne kwoty na bieżąco podczas nadawania przesyłek
i automatycznie pobierał należne środki z rachunku partnera, wystawiając faktury co
określony czas.
System będzie współpracował z systemem obsługującym nadawanie przesyłek oraz
dokonywanie rozliczeń. Wymiana informacji będzie odbywała się w sposób automatyczny
przy pomocy EDI z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i wykorzystując
kwalifikowany podpis elektroniczny w elektronicznym obrocie dokumentami. Kwoty należne
Fabryce Sprzedaży z tytułu obsługi przesyłek będą automatycznie potrącane z salda
rachunku podmiotu wysyłającego, na podstawie danych pochodzących z podsystemu
obsługującego przesyłki. Kwoty prowizji naliczane od przesyłek płatnych przy odbiorze
(COD) będą automatycznie naliczane i przekazywane na rachunek podmiotu z którego
nadano przesyłkę. W innych przypadkach, rozliczenia będą dokonywane okresowo. System
automatycznie dokona potrącenia należnej kwoty z rachunku podmiotu w określonym czasie.
System będzie także obsługiwał obieg faktur w procesie. Co określony czas, zgodnie z
ustaleniami między podmiotami, system będzie generował faktury, które będą autoryzowane
przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wysyłane drogą elektroniczną
poszczególnym podmiotom. Poza tym, system będzie monitorował na bieżąco stan
rachunków i przekazywał te informacje do pozostałych podsystemów, umożliwiając obydwu
stronom kontrolę salda na rachunku.
Zatwierdzam
…………………………………………….
8