„Spychologia” i strata czasu, czyli biurowe zmagania z

„Spychologia” i strata czasu, czyli biurowe zmagania z dokumentami
Przez biurko statystycznego pracownika biurowego przewija się nawet kilkadziesiąt
dokumentów w ciągu dnia. Samo wyszukanie potrzebnych dokumentów wykrada
godzinę
z
dnia
roboczego.
Mało
tego:
aż
36%
pracowników
narzeka
na
„spychologię”, czyli wzajemne zrzucanie odpowiedzialności za dokumenty.
Dwie trzecie pracowników biurowych uważa, że w ich pracy sprawny dostęp do dokumentów
jest bardzo ważny. 28% przyjmuje, że jest to kwestia dość ważna, a tylko dla 8% jest ważna
średnio. Co warte podkreślenia, nikt z ankietowanych nie uznał łatwego dostępu do
dokumentów za nieważny.
Aż co dziesiąty pracownik poświęca na samo wyszukiwanie potrzebnych w bieżącej pracy
dokumentów ponad godzinę dziennie. Co piąty pracownik potrzebuje w tym celu nawet
godziny. Ponad 70% ankietowanych poświęca tej samej czynności pół godziny dziennie.
W dżungli dokumentów
Ponad połowa pracowników polskich biur pracuje w ciągu dnia z kilkunastoma dokumentami –
zarówno papierowymi, jak elektronicznymi. 21% pracuje z kilkoma dokumentami, ale aż co
piąty - z
kilkudziesięcioma i więcej. Jakie
dokumenty przeważają – papierowe czy
elektroniczne? Jak się okazuje, najmniej pracowników deklaruje przewagę tradycyjnych,
papierowych dokumentów – zapełniają one biurka 29% ankietowanych. Najwięcej, bo 38%
respondentów wskazało na mniej więcej równy udział dokumentów elektronicznych i
papierowych w codziennej pracy. 33% pracuje głównie z dokumentami elektronicznymi. Od
kilku lat widoczny jest trend stopniowego odchodzenia od dokumentów papierowych na rzecz
komputerowych plików – z korzyścią dla środowiska, ale nie tylko.
„Spychologia” zmorą 36% pracowników
Coraz więcej firm przekonuje się do wdrożenia systemowych rozwiązań w zakresie przepływu
informacji – mówi Dorota Szajek, reprezentująca www.primesoft.pl. - Takie rozwiązania nie
tylko pozwalają zredukować do minimum udział dokumentów papierowych. Umożliwiają też
czytelne przypisanie konkretnych zadań poszczególnym pracownikom, co poprawia organizację
pracy. O tym, że są to ważne kwestie, przekonują respondenci. Zapytani o przyczyny spięć
między pracownikami, wskazali na pierwszym miejscu na zrzucanie odpowiedzialności za
zadania (36%) i niejasny zakres zadań (35%). Dalsze pozycje zajęły przetrzymywanie
dokumentów (16%) oraz ich gubienie (13%).
To rzeczywiście zdarza się często, gdy zakres odpowiedzialności za dokumenty nie jest
jednoznacznie ustalony – komentuje Dorota Szajek. - Przydzielenie dostępu odpowiednim
osobom rozwiązuje tego typu problemy, a jednocześnie bardzo usprawnia przepływ informacji
wewnątrz przedsiębiorstwa. To istotne, gdyż niemal 40% ankietowanych uważa, że w ich
firmach przepływ informacji jest niejasny i nieznany pracownikom. Są przy tym świadomi
zagadnienia. Ponad 80% respondentów zna pojęcie „system obiegu dokumentów”, a 70% z
nich sądzi, że jest to rozwiązanie znacząco usprawniające pracę.
Badanie ankietowe przeprowadzono 23-30 sierpnia 2011r. Wzięło w nim udział 511 osób.
------------------------------Dystrybucja materiałów:
Piotr Rubaj
[email protected]
kom./+48/ 519-181-900