Załącznik nr 8 - Wzór umowy załącznik nr 1

Załącznik nr 1 do Umowy
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa digitalizacji i konserwacji zasobu
Archiwum Państwowego w Lublinie
Zakres zamówienia obejmuje digitalizację i konserwację wybranych materiałów
archiwalnych z akt miast i akt stanu cywilnego
Założenia
Wytyczne
I Ogólne
Przedmiot usługi digitalizacji zespoły akt miasta Lublina Białej Podlaskiej, Kocka,
Międzyrzeca Podlaskiego, Radzynia Podlaskiego oraz
zespoły akt stanu cywilnego
Ilość stron do przygotowania 320 000
Ilość wykonanych skanów
220 000
Postać i wymiary
- księgi: wysokość do 42 cm szerokość do 30 cm,
wysokość grzbietu do 5 cm;
- poszyt: wysokość do 42 cm szerokość do 30 cm,
wysokość grzbietu do 15 cm;
Czas realizacji
maksymalnie do 27 grudnia 2013 r.
Częstotliwość usług
jednorazowo
Wytyczne do realizacji usługi
- Zarządzenie nr 13 Naczelnego Dyrektora Archidigitalizacji
wów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w
sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych (dostępny na stronie:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/zarz_1
3-1.pdf i http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/zarz_13_zal.pdf)
Skanowanie
-
Katalog Dobrych Praktyk Digitalizacji materiałów
archiwalnych
(dostępny
na
stronie:
http://www.nina.gov.pl/docs/instytut/katalog-praktyk-i-standard%C3%B3w-digitalizacji-materia%C5%82%C3%B3w-archiwalnych.pdf?sfvrsn=4)
-
Zarządzenia nr 2 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 20 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Procedury digitalizacji w Archiwum Państwowym w Lublinie (dostępny na
stronie: http://lublin.ap.gov.pl/zalacznik-z.pdf
- przeprowadzane wyłącznie na własnym sprzęcie
Zamawiającego w jego siedzibie w Lublinie przy ul.
Jeziuckiej 13 oraz w siedzibie Oddziału w Radzyniu
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 43 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]
Podlaskim przy ul. Generała Franciszka Kleeberga 10;
Przedmiot usługi konserwacji zespół Akta miasta Lublina;
Ilość kart do konserwacji
50 000
Postać i wymiary
- poszyt, wysokość do 42 cm szerokość do 30 cm,
wysokość grzbietu do 10 cm);
Konserwacja i zabezpiecze- - przeprowadzane przy pomocy materiałów
nie materiałów
Zamawiającego, na jego sprzęcie i w jego siedzibie w
Lublinie przy ul. Jezuickiej 13;
Zakres prac w ramach usługi:
Przekazanie Wykonawcy przez Zamawiającego materiałów archiwalnych do
digitalizacji i konserwacji.
Rejestracja poszczególnych jednostek archiwalnych objętych digitalizacją i procesu
digitalizacji w aplikacji „Digitalizacja”.
Przygotowanie przekazanych zbiorów do digitalizacji zgodnie z obowiązującymi
wytycznymi przywołanymi w części I szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia
oraz zabezpieczenia w teczki bezkwasowe bądź obwoluty oraz spakowanie w pudła
bezkwasowe. Teczki bezkwasowe i obwoluty należy opisać zgodnie z obowiązującą
metodyką archiwalną umieszczając informacje o przynależności zespołowej,
sygnaturze, liczbie znajdujących się w jednostce archiwalnej stron i potwierdzając
czytelnym podpisem osoby przygotowującej.
Wszystkie wytypowane do konserwacji jednostki archiwalne wymagają rozszycia, a po
zakończeniu konserwacji poszczególnych kart i zeskanowaniu ponownego zszycia i
oprawy.
Zakres konserwacji poszczególnych kart obejmuje:
- wszystkie karty wymagają prostowania i czyszczenia mechanicznego,
- większość kart wymaga sklejenia przedarć, doklejenia piórek (skrzydełek),
suszenia
Założenie dokumentacji konserwatorskiej zawierającej: dokumentację opisową według
wzoru stosowanego w Archiwum Państwowym w Lublinie (załącznik) i fotograficzną
stanu zachowania obiektów przed i po konserwacji
Skanowanie zbiorów zgodnie z obowiązującymi wytycznymi przywołanymi w części I
szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia
Wymagania:
- skanowanie w rozdzielczości 300 ppi na całym obszarze skanowania,
- skanowanie światłem zimnym, bez promieniowania ultrafioletowego i promieniowania
podczerwonego,
- położenie jednostki skanującej górne,
- światło skanera aktywowane tylko na czas skanowania,
- oświetlanie tylko aktualnie skanowanego fragmentu dokumentu,
- skanowanie w kolorze,
- regularne kalibrowanie skanera i monitorów,
- automatyczny pobór balansu bieli, ze względu na utrzymanie jednakowej kolorystyki i
barwy otrzymywanych skanów,
- możliwość skanowania zbiorów zniszczonych, klejonych, o mniejszym kącie
rozwarcia,
- skanowanie pozwalające na digitalizację druku głęboko zszytego bez istotnych różnic
w naświetleniu na krawędziach wewnętrznych i zewnętrznych strony.
Zapis zeskanowanego pliku na twardych dyskach w formacie TIFF w strukturze
katalogowej i nazewnictwie zgodnej z Zarządzeniem nr 13 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu
archiwalnego archiwów państwowych.
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 43 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]
Konwersja, opatrzenie znakami własnościowymi Archiwum i zapis pliku do formatu jpg
w strukturze katalogowej i nazewnictwie zgodnej z Zarządzeniem nr 13 Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych. Wzory znaków własnościowych dostarcza
Archiwum.
Zwrot przekazanych zbiorów.
20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 │ tel. 81 532 80 71, 81 532 80 72, 81 528 61 43 │ fax 81 528 61 46 │ www.lublin.ap.gov.pl │ [email protected]