Prezentacja_Zarządzanie

Benchmarking – narzędzie
efektywnej kontroli zarządczej
w urzędach miast na prawach powiatu,
urzędach gmin i starostwach
powiatowych
ZARZĄDZANIE
RYZYKIEM
Wisła
26.11.2013 r.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
CEL WARSZTATU
Celem warsztatu jest omówienie obowiązku prowadzenia
zarządzania ryzykiem przez kierowników jednostek. Wymiana
doświadczeń (benchmarking podejścia).
Warsztat zostanie przeprowadzony w oparciu o komunikat
Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie
szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych
w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.
ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonywać identyfikacji
ryzyka w odniesieniu do celów i zadań.
W przypadku istotnej zmiany warunków, w których
funkcjonuje jednostka, należy dokonać ponownej
identyfikacji ryzyka.
.
DEFINIOWANIE CELÓW
Kryterium
Opis
Istotny
Powinien wskazywać najważniejsze
obszary działalności jednostki
i odzwierciedlać najistotniejsze potrzeby
społeczno-gospodarcze. Powinien
stanowić ważny krok naprzód.
Precyzyjny i konkretny Sformułowany jednoznacznie.
Mierzalny
Sformułowany w taki sposób, by można
było liczbowo/wartościowo wyrazić
stopień jego realizacji.
.
DEFINIOWANIE CELÓW
Kryterium
Opis
Osiągalny,
realistyczny
Cel powinien oscylować wokół
spodziewanych pozytywnych wyników,
możliwych do wykonania.
Określony w czasie
Cel powinien mieć dokładnie określony
horyzont czasowy w jakim zamierzamy
go osiągnąć.
.
DEFINIOWANIE CELÓW
Cele i zadania wydziałów powinny być
ustanowione formalnie i zakomunikowane
wszystkim pracownikom urzędu
Można wyróżnić dwie zasadnicze grupy celów:
strategiczne i operacyjne  w tym przypadku,
zarządzanie ryzykiem powinno odnosić się do
obu tych perspektyw
Do każdego celu należy określić miernik
Sporządzenie sprawozdań z realizacji celów
i zadań jest warunkiem koniecznym
i niezbędnym
.
RYZYKO
RYZYKO to każde zdarzenie (zarówno zewnętrzne
– niezależne od organizacji, jak i wewnętrzne – na
które organizacja ma wpływ), którego wystąpienie
spowoduje, że cele zadania nie zostaną osiągnięte
lub zadanie nie będzie realizowane.
.
RYZYKO
Ryzyko nieodłączne i ryzyko rezydualne
Jednostka może przyjąć dwustopniową metodę, polegającą na:
ocenie ryzyka przed uwzględnieniem istniejących mechanizmów
kontrolnych ‐ tzw. ryzyka nieodłącznego, czyli ryzyka
występującego niezależnie od istnienia bądź nie działań
ograniczających,
a następnie tzw. ryzyka rezydualnego, które pozostaje po
wprowadzeniu reakcji na ryzyko
.
RYZYKO
W literaturze przedmiotu funkcjonują także inne nazwy dla
obu rodzajów ryzyk:
Ryzyko nieodłączne - wewnętrzne, inherentne, brutto, pierwotne,
wrodzone
Ryzyko rezydualne ‐ netto, rzeczywiste, kontrolowane
.
ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
Benchmarking podejścia do zarządzania ryzykiem
w urzędach:
-
jaka procedura dokonywania identyfikacji ryzyka
istnieje w Państwa urzędach (tryb postępowania,
odpowiedzialni za system itp.) ?
-
kiedy system został ustanowiony oraz kiedy
dokonano ostatniego jego przeglądu (audytu) ?
IDENTYFIKACJA RYZYKA
Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka
zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom.
Najlepszym momentem identyfikacji ryzyk jest czas,
kiedy określane są cele i zadania na rok następny
oraz zasoby przeznaczone na realizację tych
zamierzeń, czyli na etapie ustalania projektów
planów finansowych.
IDENTYFIKACJA RYZYKA
Opisywanie ryzyk:
zidentyfikowane ryzyko
przyczyna wystąpienia
skutek ryzyka
jest niezbędne:
dla dalszej analizy ryzyka, tj. do oszacowania istotności
ryzyka
ma wpływ na decyzje dotyczące sposobu postępowania
z ryzykiem
IDENTYFIKACJA RYZYKA
RYZYKO FINANSOWE
Budżetowe
Związane z planowaniem dochodów i wydatków,
dostępnością środków publicznych, dokonywaniem
wydatków i pobieraniem dochodów.
Oszustwa i kradzieży
Związane ze stratą środków rzeczowych i finansowych
będącą wynikiem przestępstwa lub wykroczenia.
Podlegające ubezpieczeniu
Związane ze stratami finansowymi, które mogą być
przedmiotem ubezpieczenia np. ryzyko pożaru, wypadku.
Zamówień publicznych
i zlecania zadań publicznych
Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem
zamówień publicznych lub zlecaniem zadań publicznych
innym podmiotom, np. ryzyko naruszenia zasad, form lub
trybu ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Strat finansowych
Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem
np.
odszkodowań,
odsetek
karnych,
kosztów
procesowych.
IDENTYFIKACJA RYZYKA
RYZYKO ZASOBÓW LUDZKICH
PERSONELU
Związane z liczebnością i kompetencjami
pracowników
BHP
Związane ze zdrowiem pracowników
i wypadkami przy pracy
IDENTYFIKACJA RYZYKA
RYZYKO DZIAŁALNOŚCI
Regulacji wewnętrznych
Organizacji i podejmowania
decyzji
Kontroli zarządczej
Informacji
Związane z istnieniem i adekwatnością regulacji wewnętrznych.
Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz
przekazywaniem obowiązków i uprawnień, np. ryzyko
nieprecyzyjnie określonych obowiązków, ryzyko braku formalnie
powierzonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury
organizacyjnej.
Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej np.
ryzyko
niedostatecznej
kontroli,
ryzyko
nieskutecznych
mechanizmów kontrolnych.
Związane z jakością informacji, na podstawie których
podejmowane są decyzje, np. ryzyko braku komunikacji
wewnętrznej i zewnętrznej.
Wizerunku
Związane z wizerunkiem urzędu, np. ryzyko negatywnych opinii.
Systemów informatycznych
Związane z używanymi w Urzędzie systemami i programami
informatycznymi oraz ochroną zawartych w nich danych, np.
ryzyko
awarii,
ryzyko
udostępnienia
danych
osobom
nieuprawnionym, ryzyko nieuprawnionej modyfikacji danych.
IDENTYFIKACJA RYZYKA
RYZYKO ZEWNĘTRZNE
INFRASTRUKTURY
Związane z infrastrukturą, np. wyposażeniem,
bazą
lokalową,
środkami
transportu
i środkami łączności
GOSPODARCZE
Związane z czynnikami ekonomicznymi, np.
kursy walut, inflacja
ŚRODOWISKA
PRAWNEGO
Związane ze skomplikowaniem i zmianami
prawa oraz niejednolitym orzecznictwem
PRAWDOPODOBIEŃSTWO
WYSTPIENIA RYZYKA
to
oczekiwana
częstotliwość
zdefiniowanego jako ryzyko.
Prawdopodobieństwo
występowania
zdarzenia
Opis
PEWNE LUB PRAWIE PEWNE
Jestem pewny lub prawie pewny, że zdarzenie
wystąpi
PRAWDOPODOBNE
Oczekuję,
że
zdarzenie
w określonych przypadkach
ZNIKOME
Podejrzewam, że zdarzenie może wystąpić
jedynie w wyjątkowych okolicznościach
może
wystąpić
SKUTEK WYSTĄPIENIA RYZYKA
należy przez to rozumieć wpływ zdarzenia zidentyfikowanego jako
ryzyko na osiąganie celów i realizowanie zadań
Skutek
Opis
Zdarzenie spowoduje:
- poważną stratę finansową albo poważny uszczerbek wizerunku miejskiej jednostki
organizacyjnej lub jednostki samorządu terytorialnego,
POWAŻNY
- uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na osiągnięcie celów i na
realizację zadania,
- poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanego zdania.
Z wystąpieniem zdarzenia wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu
poprzedniego.
Zdarzenie spowoduje:
- znaczącą stratę posiadanych zasobów,
- negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań,
UMIARKOWANY
- uszczerbek wizerunku miejskiej jednostki organizacyjnej lub jednostki samorządu
terytorialnego.
Z wystąpieniem zdarzenia może się wiązać trudny proces przywracania stanu
poprzedniego.
Zdarzenie spowoduje:
- niewielką stratę finansową,
MINIMALNY
- zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań.
Nie wpływa na wizerunek miejskiej jednostki organizacyjnej . Skutki zdarzenia można
łatwo usunąć.
POZIOM RYZYKA
należy przez to rozumieć kombinację prawdopodobieństwa i skutku
wystąpienia ryzyka. Identyfikuje się dwa poziomy ryzyk:
nieakceptowany i akceptowany.
Prawdopodobieństwo (P)
Skutek (S)
Poziom ryzyka
poważny (p), umiarkowany (u)
Nieakceptowany
minimalny (m)
Akceptowany
prawdopodobne (p)
poważny (p), umiarkowany (u),
minimalny (m)
Akceptowany
znikome (z)
poważny (p), umiarkowany (u),
minimalny (m)
Akceptowany
pewne lub prawie pewne (pp)
Apetyt na ryzyko i tolerancja
ryzyka
MINIMALIZM – dotyczy organizacji, preferujących unikanie ryzyka i
niepewności. Tym samym realizują one bezpieczne opcje przy
realizacji celów i zadań, niskie ryzyko nieodłączne, a w konsekwencji
potencjalnie ograniczone korzyści.
OSTROŻNOŚĆ – instytucje, które preferują bezpieczne opcje
realizacji zadań, o niskim poziomie ryzyka rezydualnego,
przynoszące potencjalnie jedynie ograniczone korzyści.
OTWARTOŚĆ – skłonność do rozważenia wszystkich opcji realizacji
i wyboru jedynie tej, która może z największym
prawdopodobieństwem skutkować pomyślną realizacją,
jednocześnie zapewniając możliwy do przyjęcia poziom korzyści.
„GŁÓD” – chęć bycia innowacyjnym i wybieranie opcji oferujących
potencjalnie większe korzyści, pomimo wyższego poziomu
nieodłącznego ryzyka.
OBNIŻANIE RYZYKA
NIEAKCEPTOWALNEGO
PRZECIWDZIAŁANIE – wprowadzenie zmian w procesie
realizacji zadania, zaostrzenie mechanizmów kontroli (np.
poprzez zwiększenie częstotliwości monitorowania,
dodatkowy nadzór nad realizacją zadania)
PRZENIESIENIE RYZYKA – przekazanie ryzyka podmiotowi
zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia
REKOMENDOWANIE REZYGNACJI Z REALIZACJI zadania
obarczonego nieakceptowanym poziomem ryzyka - wraz z
uzasadnieniem, jeżeli zmiana warunków zewnętrznych lub
wewnętrznych powoduje, że kontynuacja zadania staje się
niecelowa lub nieefektywna, a z formalnego punktu widzenia
istnieje możliwość odstąpienia od dalszej realizacji zadania.
Tomasz Skalski
Mariusz Śpiewok
Śląski Związek Gmin i Powiatów
e-mail: [email protected]
www.benchmarking.silesia.org.pl
Tel: 32 77 60 160, 77 60 161
DZIĘKUJEMY
ZA UWAGĘ
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego