Oprogramowanie dla biznesu

Oprogramowanie dla biznesu
Numer 12 (70) Grudzień 2009
AUDYT – PROSTY I SKUTECZNY SPOSÓB NA PEŁNE
WYKORZYSTANIE MOśLIWOŚCI SYSTEMÓW LEO
CZY
MOśNA ZDOBYĆ PRZEWAGĘ NAD KONKURENCJĄ?
MY PROPONUJEMY BARDZO PROSTY,
A DO TEGO SKUTECZNY I BEZPŁATNY SPOSÓB – „AUDYT WYKORZYSTANIA SYSTEMU
LEO”. NA CZYM POLEGA TA NOWA USŁUGA ADH-SOFT BARDZO OBSZERNIE
I SZCZEGÓŁOWO WYJAŚNIA NASZ AUDYTOR – PAN MARCIN NALIŃSKI.
Na pewno często zastanawiali się Państwo przy wykonywaniu codziennych czynności
w systemach LEO „Czy moŜna to zrobić prościej?”, „Czy moŜna to zrobić szybciej przy
zachowaniu takiej samej jakości informacji?”, „Dlaczego innym, zrobienie tego samego,
zajmuje mniej czasu niŜ mi?”, „Gdzie są jeszcze wolne zasoby w procesach w moim
Dziale?”. Firma ADH-Soft znalazła sposób na pomoc w udzieleniu Państwu odpowiedzi na
te i wiele innych podobnych pytań – Audyt wykorzystania systemów LEO.
Audyt wykorzystania systemów LEO przeprowadzany jest obiektywnie przez kompetentne
osoby niezaleŜne od podmiotu ocenianego. Audytorem jest nasz pracownik posiadający
dogłębną znajomość systemów leasingowych oferowanych przez ADH-Soft, jak równieŜ
potrzebną w takich przypadkach wiedzę biznesową popartą wieloletnim doświadczeniem
w pracy w firmie leasingowej. Audytowi podlegają systemy LEO Leasing i LEO FK wraz
z wszystkimi dostępnymi do tych systemów modułami dodatkowymi oferowanymi przez
ADH-Soft.
Audytor pracuje bezpośrednio z końcowymi uŜytkownikami systemów LEO, przyglądając
się ich codziennej pracy, dopytując się w razie potrzeby o sposób wykonywania
czynności. Sprawdzane są wszystkie operacje jakie są wykonywane w systemie przez
uŜytkowników podczas bieŜącej pracy. Szczególnie duŜo uwagi poświęcane jest na
operacje, jakie wykonują Państwo poza systemem i rekomendowane są analogiczne
rozwiązania dostępne w systemach oferowanych przez ADH-Soft.
Kolejność spotkań audytora z pracownikami merytorycznymi działów operacyjnych
wynika bezpośrednio z procesu biznesowego jaki funkcjonuje w Państwa firmie. Proces
taki powinien być odzwierciedleniem kolejnych etapów „Ŝycia” umowy leasingowej
w firmie.
Audytor spotyka się kolejno z pracownikami odpowiedzialnymi za:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
wprowadzanie/obróbkę wniosków leasingowych,
aktywację kontraktów leasingowych,
wszelkie działania operacyjne związane z eksploatacją umowy, tj. fakturowanie
(rat miesięcznych jak i opłat z „tabeli prowizji i opłat”), aneksowanie,
procesy związane z ubezpieczeniami, szkodami, podatkiem drogowym,
ewidencjonowanie zabezpieczeń,
kończenie kontraktów (terminowe i przedterminowe),
naliczanie prowizji dla dealerów/sprzedawców, partycypacje w kosztach umów,
ewidencję środków trwałych,
generację not odsetkowych,
•
•
•
•
•
księgowość
(wprowadzanie
wyciągów,
płatności
wychodzące,
naliczanie
amortyzacji, naliczanie rezerw, rozrachunki z klientami),
windykację (generację wezwań do zapłaty, wypowiedzeń umów, kontakt
z agencjami windykacyjnymi i kancelariami prawnymi),
raportowanie do GIIF,
zarządzanie tabelami kursów walut i stóp procentowych,
zarządzanie uŜytkownikami.
Dodatkowo, w kaŜdej instytucji istnieją jeszcze specyficzne procesy, w których
pracownicy np. działu marketingu korzystają z LEO Leasing, w związku z czym ostateczny
kształt audytu jest bardzo spersonalizowany i dostosowany do specyfiki konkretnej firmy
leasingowej.
Jak uŜytkownicy mogą przyczynić się do większego sukcesu audytu?
Po pierwsze: powinni wykonywać swoją bieŜącą pracę. Naczelnym zadaniem audytora
jest – nie przeszkadzać w bieŜącej pracy osoby merytorycznej.
Po drugie: w związku z faktem, iŜ nie zawsze wykonywane są wszystkie dostępne
czynności bieŜące, naleŜy, jeŜeli jest to moŜliwe, tak ustawić sobie pracę, aby moŜliwie
duŜo czynności wykonać podczas wizyty audytora. PrzecieŜ obu stronom zaleŜy na
pokazaniu/zobaczeniu,
a
w
konsekwencji
usprawnieniu
wszystkich
procesów
biznesowych.
Po trzecie: jeŜeli wykonanie jakichś czynności nie jest moŜliwe w danej chwili (np.
naliczenie amortyzacji), naleŜy posiadać przygotowaną odpowiednio bazę testową, tak
aby pracownik mógł pokazać jak wykonuje daną czynność, a nie tylko o niej opowiedzieć
audytorowi.
Po czwarte: naleŜy zastanowić się, co przeszkadza w uŜytkowaniu systemów LEO, jakie
usprawnienia chętnie by pracownik widział w systemach LEO, itp.
Przy tej okazji chciałbym nadmienić, Ŝe audytor nie jest „przenośnym systemem
zgłaszania błędów”, dlatego wszelkie zauwaŜone błędy i usterki naleŜy zgłaszać jak
dotychczas do Serwisu LEO poprzez dedykowany do tego system TestTrack.
Po zakończeniu audytu przygotowywany jest raport, w którym wykazane są
procesy, które według audytora mogą podlegać ulepszeniom wraz z sugestią, co
dokładnie naleŜy wykonać, aby usprawnić dany proces. Sugerowane zmiany podzielone
są na trzy grupy:
•
•
•
zmiany moŜliwe do wprowadzenia przez Państwa Dział IT za pomocą posiadanych
juŜ funkcjonalności i modułów,
zmiany moŜliwe do wprowadzenia bezpłatnie przez ADH-Soft w ramach rozwoju
systemów,
zmiany moŜliwe do wprowadzenia przez ADH-Soft po uzgodnieniu zakresu zmian,
jakich Państwo oczekujecie i zaakceptowaniu przedstawionej oferty na
modyfikację systemu.
Mam nadzieję, Ŝe powyŜszy tekst pozwoli Państwu na bardzo dobre przygotowanie się do
audytu systemów LEO, co z kolei przełoŜy się na poznanie przez audytora pełnej pracy
wykonywanej w Państwa organizacji związanej z zawieraniem i obsługą kontraktów
leasingowych. Mam równieŜ nadzieję, Ŝe przedstawione w raporcie z audytu wnioski
przełoŜą się na znaczne poprawienie wydajności pracy i zmniejszenie nakładów na
czynności wykonywane poza systemem LEO.
Marcin Naliński (napisz do autora)