jak pracować

Dr hab. Zbigniew M. Karaczun
ROLA I ZNACZENIE
ZEWNĘTRZNYCH
ZESPOŁU
MONITORUJĄCEGO
Warszawa 20.01.2011
KIM SĄ MONITORUJĄCY
• Są zespołem wybranym przez Komisję Europejską w
drodze przetargu i mającym wspierać ją w zapewnieniu
efektywnego i prawidłowego wdrażania projektów LIFE +
• Posiadają doświadczenie i wiedzę w ochronie środowiska
i przyrody, procedurach LIFE + (m.in. Postanowień
Wspólnych) oraz rozumieją uwarunkowania lokalne
• Śledzą i oceniają przebieg projektu i jego zgodność z
budżetem i Postanowieniami Wspólnymi
• Wspierają i pomagają beneficjentów w realizacji projektu
ROLA MONITORUJĄCYCH
• Weryfikacja realizacji projektu
– Wizyty u beneficjentów (co najmniej raz w roku)
– Analiza raportów przygotowanych przez beneficjentów
– Przygotowywanie sprawozdań dla Komisji Europejskiej
• NIE są upoważnieni do podejmowania decyzji w
imieniu Komisji Europejskiej, mogą jedynie
doradzać
ROLA MONITORUJĄCYCH
• Zalecenia lub stwierdzenia MoT przekazane
beneficjentom NIE mogą być traktowane jako
reprezentujące stanowisko Komisji Europejskiej, a
jedynie jako wskazówki
• Działają na zasadach poufności identycznych z
zasadami obowiązującymi Komisję Europejską
ROLA MONITORUJĄCYCH
• Wiedzę o projekcie czerpią z:
– Analizy dokumentacji projektu
– Analiz raportów przygotowanych przez beneficjentów
zgodnie z warunkami umowy grantowej
– Wywiadów
z
osobami
prowadzącymi
(beneficjentami i współbeneficjentami)
projekt
– Wizyt na miejscu realizacji projektu – obserwacje własne
ROLA MONITORUJĄCYCH
• Jak możemy pomóc:
– Doradzając w zakresie interpretacji Postanowień
Wspólnych
– Doradzając
w
zakresie
zgodności
przygotowywanych
dokumentów
przez
beneficjentów z wymaganiami LIFE +
ROLA MONITORUJĄCYCH
• Jak możemy pomóc:
– Służąc jako pośrednik pomiędzy beneficjentem i
Komisją – rekomendując rozwiązania w przypadku
wystąpienia problemów
– Wspierają upowszechnianie wyników projektu
poprzez
przygotowanie
materiałów
dla
Communication Team i do broszur wydawanych
przez Komisję Europejską.
JAK WSPÓŁPRACOWAĆ
Z MONITORUJĄCYMI
• Zanim pytanie do Komisji – poprosić MoT o
pomoc w rozwiązaniu problemu
• Kontaktować się z MoT w momentach, w
których uznajemy, że powinniśmy się z nimi
kontaktować
• Zanim wyślesz umowę partnerską, raport
okresowy do Komisji – wyślij ją do MoT
JAK WSPÓŁPRACOWAĆ
Z MONITORUJĄCYMI
• Zawsze przekazuj MoT kopie wszystkich
materiałów i korespondencji kierowanej do
Komisji Europejskiej – o takiej samej zawartości
jak wysłane do Komisji
• Nie ukrywaj problemów przed MoT – im
wcześniej będą rozpoznane, tym większe
prawdopodobieństwo, że zostaną rozwiązane
MY MAMY POMAGAĆ !!!
JAK WSPÓŁPRACOWAĆ
Z MONITORUJĄCYMI
MoT nie są kontrolerami (nie kontrolują
beneficjentów) – ich zadaniem jest wspieranie
beneficjentów i Komisji dla efektywnego i
sprawnego wdrażania projektów LIFE +
JAK PRACOWAĆ
• Jak przewidujesz problemy – nie czekaj
rozmawiaj z MoT niech ci doradzi jak je
rozwiązać.
• Staraj
się
postępować
zgodnie
z
harmonogramem i budżetem – jesli nie
możesz uzasadnij, że nie wpłynie to
negatywnie na cele projektu
JAK PRACOWAĆ
• Komisja jest „Objective oriented” – jeśli
uznasz, że zmiana jest konieczna do
osiągnięcia celu – zmieniaj. Ale dobrze
uzasadnij zmianę – dlaczego ją zrobiłeś i
dlaczego nie przewidziałeś tego w proposalu
• ZAWSZE informuj MoT i EC o planowanych
i dokonanych zmianach
JAK PRACOWAĆ
• Staraj się robić to co zaplanowałeś w
proposalu. Pamiętaj:
lepsze jest wrogiem dobrego
jeśli zrobisz coś spektakularnego, ale nie
przewidywanego przez projekt, a nie dokonasz
tego co powinieneś zrobić – możesz mieć
kłopot !
JAK PRACOWAĆ
• Pisząc raporty z realizacji prac korzystaj z
template na stronie LIFE +
• W raportach ZAWSZE odwołuj się do dat
–
–
–
–
Milestone
Deliverables
Indicators
Działań jakie były zaplanowane w projekcie.
JAK PRACOWAĆ
PISZĄC RAPORT:
• Pisz jasno: zrealizowano zgodnie z projektem
to i to...., to zrobiono wcześniej tj xx.xx.xx, a to
później, tj xx.xx.xx gdyż....
• Jeśli coś się spóźnia – pisz jak spowodujesz, że
nie wpłynie do negatywnie na cele projektu i
inne działania
JAK PRACOWAĆ
PISZĄC RAPORT:
• Pisz BARDZO konkretnie i odwołując się do proposalu, np.:
– Zgodnie z projektem uruchomiono stronę internetową
projektu w dniu xx.xx.xxxx
– Wykonawca został wybrany zgodnie z proposalem w
drodze zapytania o ofertę,
– Wartość usługi wyniosła xxx, tj. o 30% mniej/więcej/tyle
samo jak zaplanowano w projekcie
JAK PRACOWAĆ
• Jeśli czegoś nie zrobiłeś – napisz dlaczego,
kiedy to zrobisz i w jaki to sposób wpłynie na
inne działania w projekcie i czy nie zagraża to
celowi projektu
• Wszystkie znaczące zmiany uzgadniaj z MoT i
notyfikuj w Komisji (zmiana celów, znaczące
zmiany zakresu działań, budżetu). Staraj się to
zrobić co najmniej 6 miesięcy przed zmianą
JAK PRACOWAĆ
• Jeśli nie możesz odzyskać VAT MUSISZ to
potwierdzić pismem urzędowym właściwego
Urzędu skarbowego. Samo-oświadczenia nie
są wystarczające (ani powoływania się na
przepisy). Jest propozycja, żeby VAT nie był
kosztem kwalifikowanym....
JAK PRACOWAĆ
• Realizacja projektu nie może być argumentem
dla podwyżki płac pracownikom. LIFE zwraca
koszty pracy pracodawcom, a nie nagradza
finansowo wykonawców !!!
• LIFE płaci tylko za czas produktywny,
przeznaczony na realizacje projektu, który jest
potwierdzony w Timesheet.
JAK PRACOWAĆ
• UE zwraca koszty pracy na podstawie ilości
przepracowanych dla projektu dniówek 8
godzinnych:
Wynagrodzenie roczne
Wartość dniówki =
------------------------------------------Czas przepracowany dla projektu
Czas przepracowany dla projektu – ilość
dniówek przepracowanych w danym roku
JAK PRACOWAĆ
Czas pracy dotyczy jedynie tzw. Czasu
produktywnego – tj. czasu w rzeczywistości
poświęcanemu pracy. Czasem produktywnym nie
są godziny przepracowane w ramach:
• Rzeczywiście wykorzystanego urlopu
• Wakacji bankowych
• Weekendów - wyjątkowo może być
• Zwolnień chorobowych
• Zwrotów za wykorzystanie innych godzin pracy niż
pierwotnie zakładano
JAK PRACOWAĆ
Czasem produktywnym jest natomiast
czas poświęcony na spotkania, udział w
konferencjach, warsztatach i szkoleniach
(jeśli związane z projektem !!!).
JAK PRACOWAĆ
WYNAGRODZENIE ROCZNE TO 5
POZYCJI
1. Roczne wynagrodzenie, z uwzględnieniem pensji
13 i 14 jeśli są one przewidziane w umowie o pracę
2. Koszty wynagrodzenia w trakcie ustawowego
urlopu – o ile nie są one włączone w poz. 1
JAK PRACOWAĆ
3. Obowiązkowe, ustawowe obciążenia socjalne pracodawcy
i pracownika – ubezpieczenie zdrowotne, socjalne, inne –
jeśli objęte umową o pracę w przypadku instytucji
beneficjenta (dobrowolne ubezpieczenie nie są ujęte w tej
pozycji i nie są kosztem osobowym uwzględnianym przez
UE)
4. Ubezpieczenie emerytalne – zgodnie z wynegocjowanymi
przez Związki Zawodowe zasadami dla instytucji
beneficjenta (dobrowolne lub dodatkowe ubezpieczenie
emerytalne nie są ujęte w tej pozycji i nie są kosztem
osobowym uwzględnianym przez UE, chyba, że
pracodawca gwarantuje je w umowie o prace
WSZYSTKIM swoim pracownikom);
JAK PRACOWAĆ
5. Specjalne płatności (dodatki, premie etc.) wypłacane
przez beneficjenta WSZYSTKIM pracownikom, na
zasadach niedyskryminujących (które istniały już przed
rozpoczęciem realizacji projektu)
Koszty roczne = 1 + 2 + 3 + 4 + 5
Koszty roczne nie uwzględniają „bonusów” dla pracowników
– samochód służbowy, komórka, wakacje na Bali etc....
JAK PRACOWAĆ
Koszty roczne nie mogą uwzględniać „bonusów” dla
pracowników – samochód służbowy, komórka,
wakacje na Bali etc....
JAK PRACOWAĆ
LIFE zwraca tylko za czas pracy, który został zarejestrowany
w TIMESHEETS
1. Czas pracy powinien być rejestrowany w sposób
usystematyzowany i metodyczny, codziennie. Może to
zostać skontrolowane przez MoT lub przedstawiciela EU
(DO lub FDO), który w trakcie wizyty monitorującej
poprosi o przedstawienie TIMESHEET z bieżącego
miesiąca.
JAK PRACOWAĆ
2. TIMESHHET powinien być podpisany przez osobę, której
praca jest rejestrowana oraz osobę nadzorująca tę pracę co
miesiąc – rekomenduje się, aby podpisy były składane w
trakcie pierwszego tygodnia kolejnego miesiąca.
TS NIE MOŻE BYĆ PODPISANY PRZED
ZAKOŃCZENIEM DANEGO MIESIĄCA
JAK PRACOWAĆ
3.
Zaleca się, aby procedura wypełniania TIMESHEET
została przyjęta przez instytucję (beneficjenta) jako
zarządzenie
(instrukcja
pracowników).
na
piśmie
skierowana
do
JAK PRACOWAĆ
Lista sprawdzająca TIMESHEET
1. Czy zawiera jasne odniesienie do projektu LIFE (numer
projektu, akronim)
2. Czy zawiera dane osoby, której jest to TIMESHEET (imię i
nazwisko, funkcja w projekcie)
3. Czy zawiera jednoznaczne oznaczenie roku, miesiąca i
kolejnych dni tego miesiąca
JAK PRACOWAĆ
4. Czy zawiera szczegółowe informacje o ilości czasu
przepracowanego na rzecz projektu LIFE (w godzinach, w
poszczególnych dniach roboczych) w kolejnych dniach
5. Czy zawiera szczegółowe informacje o ilości czasu
przepracowanego
na
rzecz
innych
projektów
finansowanych ze środków UE (w godzinach, w
poszczególnych dniach roboczych) w kolejnych dniach
JAK PRACOWAĆ
6. Czy zawiera informacje o ilości czasu przepracowanego dla
działalności innej niż projekt LIFE i inne projekty UE w
kolejnych dniach (w godzinach w poszczególnych dniach
roboczych)
7. Czy zawiera datę i podpis pracownika (którego czas jest
określony w TIMESHEET)
8. Czy zawiera datę i podpis osoby nadzorującej pracę osoby,
której czas pracy określony jest w TIMESHEET
JAK PRACOWAĆ
Wszystkie odpowiedzi na ww. pytania powinny brzmieć
TAK
Notabene:
Timesheet do ściągnięcia ze strony LIFE +
POLSCY MONITORUJĄCY
Mirosław Gwiazdowicz
Projekty LIFE ENV i
INF
Zbigniew M. Karaczun
Projekty LIFE ENV i
INF
Edyta Owadowska
Projekty LIFE NAT
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
i
POWODZENIA !!!
[email protected]