funkcje | Urządzenia mobilne

nazwa dokumentu
44001201
data
2004-11-23
dotyczy
01 system
wersja
4.40.012
autor
Paweł Marciniak
skrócony opis
Dodanie do programu współpracy z systemem sprzedaży mobilnej Psion,
wyposażonym w oprogramowanie firmy AXED (testowano z wersją 5.56). Dzięki
nowej funkcji zyskujemy mechanizm do wymiany informacji między przenośnym
systemem sprzedaży a programem 01SYSTEM. W prosty sposób importujemy
dokumenty sprzedaży, zamówienia, aktualizujemy stany magazynowe,
kontrahentów i płatności w centrali firmy.
UWAGA: opisywana opcja programu dostępna jest dla użytkowników, którzy zakupili moduł
obsługi urządzeń mobilnych.
Program 01SYSTEM został przystosowany do wymiany informacji z systemem sprzedaży
mobilnej Psion, wyposażonym w oprogramowanie AXED. Psion jest minikomputerem,
zapewniającym kompleksową obsługę pracy akwizytora lub też przedstawiciela handlowego.
Pozwala na wystawianie dokumentów sprzedaży, zamówień oraz dokumentów kasowych na
podstawie danych przesłanych z centrali firmy wyposażonej w 01SYSTEM. Schemat pracy z
urządzeniem polega na wykonaniu następujących czynności:
- załadunek Psiona danymi z 01SYSTEMU
- wyjazd w trasę, praca z Psionem
- powrót do firmy, import danych z Psiona do 01SYSTEM
Każdy Psion musi posiadać swój własny, zewnętrzny magazyn w 01SYSTEM, wymóg ten jest
związany z zapewnieniem sprawnej, bezkolizyjnej obsługi numeracji importowanych
dokumentów. Obsługa Psiona jest dostępna w opcji: Gospodarka magazynowa | Dodatkowe
funkcje | Urządzenia mobilne. Możemy tutaj dokonać konfiguracji, załadować Psiona,
zaimportować dane z Psiona lub przejrzeć dziennik pracy użytkownika Psiona. Sama
konfiguracja jest również dostępna w opcji Administrator | Urządzenia mobilne.
Rozpoczęcie pracy
W pierwszej kolejności należy zainstalować program realizujący fizyczną komunikację z
Psionem. Program ten dostarczany jest wraz z 01SYSTEM-em (gdy nabyliśmy moduł obsługi
urządzeń mobilnych). Katalog, w którym znajdują się pliki związane z obsługą Psiona,
będziemy w dalszej części nazywać katalogiem wymiany. Domyślnie jest to podkatalog AXED
znajdujący się w głównym katalogu programu 01SYSTEM. Kolejny krok to ustalenie
konfiguracji Psiona poprzez program config.exe. Program ten znajduje się w katalogu
wymiany. Opis tego programu oraz znaczenie poszczególnych opcji można znaleźć w
dokumentacji Psiona. Opisywana konfiguracja wykonywana jest tylko jednorazowo, chyba że
ulegną zmianie ustalone w niej informacje, np. dane teleadresowe firmy. Oczywiście nie
mają tutaj znaczenia dane dotyczące obowiązujących, aktualnych numerów dokumentów, są
one generowane automatycznie bez potrzeby ingerencji ze strony użytkownika. Dalszy krok
to konfiguracja komunikatora RCOM z katalogu wymiany. Opis konfiguracji znajduje się w
dokumentacji Psiona. Następnie należy utworzyć magazyn zewnętrzny dla Psiona. Wymaga
się aby w parametrach magazynu ustawić wspólną numerację dla dokumentów sprzedaży
typu FV i FF.
Współpraca z Psionem została zorganizowana w ten sposób, iż mamy możliwość załadunku
(eksportu) do urządzenia kartotek, stanów magazynowych, odbiorców, oraz płatności,
importujemy z kolei dokumenty sprzedaży typu FV, FF oraz wydanie WZ, dowody zapłat za
faktury: KP, zamówienia odbiorcy oraz dane adresowe nowych kontrahentów.
Konfiguracja
Konfiguracja Psiona z poziomu 01SYSTEMU jest dostępna w opcji Gospodarka magazynowa |
Funkcje dodatkowe | Urządzenia mobilne oraz również w Administrator | Urządzenia mobile.
Musimy tutaj wskazać ścieżkę do katalogu wymiany z Psionem, określić standard polski liter
w urządzeniu: L:Latin lub M:Mazovia oraz wybrać cennik z którego mają być przesyłane ceny
sprzedaży pozycji, obowiązujące w Psionie. Mimo, że w Psionie mamy tylko jedną cenę
sprzedaży, można ją w trakcie prowadzenia sprzedaży dowolnie zmieniać, o ile oczywiście
jest to zaznaczone w konfiguracji samego urządzenia. Należy również pamiętać o tym aby
wybrany standard polskich liter był identyczny z ustawieniem w pliku konfiguracji Psiona (plik
konfiguracji jest tworzony/edytowany za pomocą config.exe).
Załadunek Psiona
Załadunek Psiona, czyli eksport danych powinien odbywać się przed wyjazdem Psiona w
trasę. W trakcie eksportu, system oprócz wybranych przez nas danych, przesyła aktualną
konfigurację Psiona z katalogu wymiany. W konfiguracji tej są zawarte min. aktualne numery
dokumentów. Należy zwrócić uwagę na to, że aż do wykonania importu z Psiona, nie można
wystawiać w magazynie żadnych dokumentów sprzedaży FV i FF oraz dokumentów
kasowych KP. Wynika to z tego, iż dokumenty z Psiona są importowane z oryginalnymi
numerami nadanymi w trakcie pracy na Psionie. Numery te pokryłyby się z numerami
nadanymi dokumentom wystawionym przed importem z urządzenia. Pozostałe dokumenty
typu WZ oraz zamówienia są importowane bez swoich oryginalnych numerów, więc tutaj nie
ma takiej konieczności.
Eksport danych do Psiona jest dostępny w opcji Gospodarka magazynowa | Funkcje
dodatkowe | Urządzenia mobile | Eksport.
W wywołanym oknie wyboru mamy możliwość ustalenia zakresu eksportowanych danych.
Okno zostało podzielone na trzy grupy.
Pierwsza grupa określa sposób eksportu kartotek magazynowych, mamy do wyboru:
1. kartoteki i stany magazynowe - czyli informacja o kartotekach i aktualne stany
magazynowe,
2. kartoteki magazynowe - informacja o samych kartotekach bez stanów magazynowych,
3. bez kartotek - brak informacji o kartotekach i ich stanach.
Jeżeli za pomocą Psiona chcemy prowadzić pełną ewidencję sprzedaży oraz kontrolować stan
magazynowy posiadanego przez nas asortymentu, najbardziej odpowiednia wydaję się opcja
pierwsza. Jeśli z kolei nie interesuje nas kontrola stanu magazynowego lub Psion służy tylko
do rejestracji zamówień możemy wybrać opcję drugą. Należy jednak wówczas w konfiguracji
samego Psiona (konkretnie: programu AXED) wyłączyć kontrolę stanów magazynowych,
gdyż w przeciwnym przypadku Psion będzie blokował możliwość wystawiania zamówień na
pozycje o zerowym stanie. Ostatnia trzecia opcja ma swoje zastosowanie gdy Psion nie służy
ani do prowadzenia sprzedaży, ani zbierania zamówień, tylko do zbierania informacji o
klientach, lub rozliczania zaległości płatniczych. Wydaje się oczywistym iż najczęstszym
zastosowaniem będzie się cieszyła opcja pierwsza.
Druga grupa opcji określa sposób eksportu kartotek odbiorców i ich płatności, mamy do
wyboru:
4. kontrahenci i płatności - informacja o kartotekach kontrahentów oraz ich nierozliczonych
dokumentach,
5. kontrahenci - tylko kartoteki, bez płatności,
6. bez kontrahentów - brak informacji o kontrahenta i ich płatnościach.
Pierwsza opcja powoduje, że przesyłane są pełne dane o kontrahencie wraz z jego
nierozliczonymi dokumentami. Dzięki płatnościom możemy później w czasie pracy z Psionem
generować dokumenty wpłat KP, rozliczające przesłane, nierozliczone faktury. Jeśli
użytkownik Psiona jest tylko sprzedawcą, który zbiera zamówienia i nie zajmuje się
płatnościami, wówczas korzystniejszą formą eksportu wydaje się opcja druga. Opcja trzecia
może być z kolei pomocna tym użytkownikom Psiona, którzy wyszukują tylko nowych
klientów, lub nie jest dla nich istotny odbiorca. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że istnieje
oczywiście zawsze możliwość dopisania nowego kontrahenta w samym Psionie podczas
wyjazdu (trasy). Kontrahent taki zostanie później zaimportowany do 01SYSTEM-u. Jeżeli w
trakcie pracy z Psionem okaże się, że dane kontrahenta są nieaktualne, można je poprawić, a
zmiany zostaną również uwzględnione przy imporcie w 01SYSTEM-ie.
Trzecia, ostatnia grupa opcji służy do zawężenia zakresu eksportowanych danych:
7. towary - czy eksport kartotek magazynowych ma obejmować towary,
8. opakowania - czy eksport kartotek magazynowych ma obejmować opakowania,
9. usługi - czy eksport kartotek magazynowych ma obejmować usługi,
10. wybrane kartoteki magazynowe, czy eksport ma dotyczyć wszystkich kartotek czy też
wybranych,
11. wybrani kontrahenci, czy eksport ma dotyczyć wszystkich odbiorców czy też wybranych.
Nie wybranie opcji 10 i 11 spowoduje wygenerowanie wszystkich kartotek w systemie. Jeśli
posiadamy rozbudowaną bazę kontrahentów lub kartotek magazynowych, lepiej dokonać
wyboru i wyeksportować tylko te kartoteki, które będą obsługiwane w trasie.
Rozpoczęcie faktycznego eksportu następuje po wybraniu KONTYNUACJA. Oczywiście przed
wybraniem „kontynuacji” należy podłączyć Psiona do komputera i ustawić w trybie
komunikacji z komputerem (patrz dokumentacja Psiona). Program przygotuje teraz
eksportowaną informację, dokona konwersji do formatu Psiona i prześle do urządzenia. Przed
rozpoczęciem pracy w terenie, należy jeszcze w opcjach urządzenia (patrz dokumentacja
Psiona) wybrać opcję odczytu nowej konfiguracji, w celu aktualizacji danych w urządzeniu.
Dopiero teraz jesteśmy gotowi do wyjazdu i pracy z Psionem.
Rozładunek Psiona
Rozładunek Psiona, czyli import danych powinien odbywać się po powrocie Psiona do firmy.
Ważne jest aby dokonać importu przed kolejnym załadunkiem Psiona, w przeciwnym
przypadku utracimy informację z Psiona. Nie jest wymagane aby import był wykonywany
codziennie, jedyny wymóg to poprzedzenie go eksportem do Psiona (przed wyjazdem w
trasę). W trakcie importu oprócz dokumentów sprzedaży typu FF i FV, dokumentów wydania
WZ, zamówień odbiorcy i dowodów KP, wgrywany jest również dziennik pracy użytkownika
Psiona. Praca z dziennikiem została opisana w punkcie Dziennik kierowcy.
Import danych do Psiona jest dostępny w opcji Gospodarka magazynowa | Funkcje pozostałe
| Urządzenia mobile | Import.
Przed wybraniem opcji importu, należy podłączyć i przygotować Psiona do komunikacji z
komputerem.
Podczas importu dokumentów w pierwszej fazie następuje komunikacja z Psionem, wgranie
plików do katalogu wymiany, konwersja na standard 01SYSTEM-u, sprawdzenie poprawności
danych i wreszcie zapis informacji do baz.
Sprawdzana jest poprawność importowanych dokumentów pod względem składni,
zdublowania numeracji, oraz przekroczenia stanów magazynowych. Jeśli program wykryje
konflikt numerów dokumentów, przerwie dalszy import i nie wprowadzi żadnej informacji do
01SYSTEM-u. Jeśli natomiast napotka kartotekę, w której odbiór dalszej sprzedaży
przekroczyłby stan magazynowy, przerwie działanie odpowiednim komunikatem. Możemy
wtedy albo przerwać import albo zgodzić się na dalsze działanie, co będzie skutkowało
wystąpieniem stanów ujemnych w 01SYSTEM-ie.
Jeśli nie chcemy aby program zatrzymywał się przy każdej pozycji, której stan będzie
przekroczony, możemy wybrać przycisk Wszystkie, wówczas program poprowadzi import bez
dalszych komunikatów. Należy jeszcze zaznaczyć to, że po poprawnie wykonanym imporcie
należy dokonać fiskalizacji dokumentów FF z poziomu 01SYSTEM-u.
Import kończy się ekranem podsumowującym:
Widzimy tutaj liczbę zaimportowanych dokumentów każdego typu oraz listę ewentualnych
kontrahentów, którzy zostali dodani do 01SYSTEM-u (literka N) oraz tych, którzy zostali
zaktualizowani w systemie (bez literki N).
Konsekwencje importowania informacji z Psiona to
1. Import dokumentów sprzedaży FA, FF i wydań WZ
- zaewidencjonowanie dokumentu
- aktualizacja stanów magazynowych
- ewentualna aktualizacja kartotek kontrahentów
2. Import zamówień
- zaewidencjonowanie dokumentu
- ewentualna aktualizacja kartotek kontrahentów
3. Import dokumentów KP
- zaewidencjonowanie dokumentu
- aktualizacja płatności
Zamówienia które trafiają z Psiona, nie dokonują rezerwacji pozycji na stanie magazynowym.
Jeżeli import zostanie przerwany, wówczas program wraca do niego przy kolejnym
wykonaniu, bez komunikacji z Psionem sięga do ostatnich danych znajdujących się w
katalogu wymiany. Dzięki temu możemy bezproblemowo przerwać import w trakcie
wystąpienia braków magazynowych, wyjaśnić niezgodności i powrócić ponownie do importu,
bez utraty informacji.
Dziennik kierowcy
Dziennik kierowcy jest to swoisty, chronologiczny zapis pracy użytkownika Psiona.
Wystawienie dowolnego dokumentu w Psionie, powoduje wpis do dziennika, zawierający
numer dowodu, datę, godzinę wpisu, godzinę wydruku, kwotę płatności oraz stan licznika i
nazwisko obsługującego. Dziennik jest automatycznie pobierany podczas importu i usuwany
z Psiona. W dowolnym momencie możemy przejrzeć dziennik w opcji Gospodarka
magazynowa | Funkcje dodatkowa | Urządzenia mobilne | Dziennik.
Oprócz prezentacji na ekranie możemy również wykonać wydruk dziennika - klawisz F12.
Pojawi się wówczas okno z możliwością wyboru zakresu wydruku
Ponieważ dziennik może w szczególnych przypadkach bardzo szybko się rozrastać, dodano
możliwość jego kasowania: opcja Gospodarka magazynowa | Funkcje dodatkowe |
Urządzenia mobilne | Kasowanie. Operacja ta jest nieodwracalna i usuwa cały dziennik.
Założenia
W trakcie realizacji współpracy z Psionem przyjęto następujące założenia co do wymienianej
informacji:
1. eksportowane są tylko kartoteki magazynowe z nadanym kodem i kod ten jest
identyfikatorem pozycji w Psionie,
2. eksportowani są odbiorcy rodzaju V, R i pusty rodzaj,
3. wystawienie dokumentu sprzedaży odbiorcy o rodzaju V powoduje import dokumentu jako
FV, natomiast odbiorcy o rodzaju R lub pustym dokument zostaje zapisany jako FF,
4. w magazynie Psiona numeracja dokumentów FF i FV jest łączna,
5. kartoteki usług są zapisywane ze stanem wypełnionym samymi liczbami 9, aby umożliwić
ich sprzedaż za pomocą Psionia , który wszystkie kartoteki traktuje jako posiadające stan
magazynowy,
6. do komunikacji z urządzeniem wykorzystuje się program RCOM wraz z plikami typu bat,
które realizują fizyczna wymianę plików. Użytkownik może sam dowolnie dokonać
modyfikacji tych plików dla swoich celów, lub też wykorzystać dowolny inny komunikator.
Należy zapewnić tylko, aby przed wykonaniem importu w katalogu wymiany znalazły się
pliki dok.nag, dok.el oraz dziennik.txt. Natomiast eksport do Psiona musi zakończyć się
wgraniem plików cennik.odb, tura.odb, magazyn.odb, axed.cnf oraz niezapla.txt z
katalogu wymiany do urządzenia,
7. jeden Psion obsługiwany jest przez dokładnie jeden magazyn zewnętrzny.
Możliwe błędy
Wystąpienie komunikatu o braku jakiegoś pliku świadczy o tym, że w konfiguracji Psiona
wskazaliśmy złą ścieżkę do katalogu wymiany, lub nie wgraliśmy potrzebnych plików.
Należy sprawdzić podana ścieżkę Administrator | Urządzenia mobilne lub zainstalować
wymagane pliki dostarczane wraz z 01SYSTEM-em.
Brak komunikacji z urządzeniem może być z kolei powodem złej konfiguracji komunikatora
RCOM. Sposób konfiguracji jest opisany w dokumentacji do Psiona. Należy zwrócić przede
wszystkim uwagę na numer portu COM, oraz na prędkość transmisji, musi być ona
identyczna z prędkością ustawioną w Psionie.