Przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Data:
2013-03-14
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Pismo z dnia 27 stycznia 2011 r.Izba Skarbowa w Bydgoszczy ITPP3/443-173/10/JK
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej.
Spółka może przechowywać kopię wystawionej faktury w postaci elektronicznej (PDF) pod warunkiem:
zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich
wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób
pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny
dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r.
Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie
upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.)
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki
przedstawione we wniosku z dnia 20 października 2010 r. (data wpływu 29 października 2010 r.) uzupełnione i
zmienione pismami z dnia 5 stycznia 2011 r. oraz z dnia 17 stycznia 2011 r. o wydanie interpretacji indywidualnej
przepisów prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie
elektronicznej - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 29 października 2010 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa
podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.
W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka wystawia w raz w miesiącu w formie papierowej (oryginał i
kopia) faktury sprzedaży z tytułu dostaw energii w ilości 7000 sztuk z tendencją wzrostową. Wnioskodawca zamierza
kopie faktur zachować tylko w formie elektronicznej (PDF) bez możliwości zmiany kopii dokumentów, z gotowością
wydrukowania faktur na każde żądanie uprawnionego podmiotu.
Tutejszy organ wezwał Wnioskodawcę, między innymi, do uzupełnienia zawartego we wniosku zdarzenia przyszłego
poprzez uszczegółowienie opisu zdarzenia poprzez wskazanie, czy opisane we wniosku faktury będą
przechowywane, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:
autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do
czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i
przetwarzanie danych w nich zawartych.
Organ wskazał przy tym, że autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego
dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie
zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ponadto, zdarzenie przyszłe należało uzupełnić o informację,
czy faktury będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju.
Uzupełniając opisane wyżej zdarzenie przyszłe Wnioskodawca wskazał, iż faktury będą przechowywane, w podziale
08-03-2017
1/4
Data:
2013-03-14
na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur
od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; będą łatwe do
odszukania oraz będą dostępne na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Faktury będą
przechowywane na terytorium kraju.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie.
Czy przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej bez konieczności drukowania jest zgodne przepisami
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom,
wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania
zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).
Stanowisko Wnioskodawcy.
W ocenie Zainteresowanego, w opisanym przypadku nie istnieją normatywne przeszkody do zastosowania
mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur polegającego na wysyłaniu oryginału faktury w formie
papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością jej wydrukowania na każde żądanie
uprawnionego podmiotu. W ocenie zainteresowanego, stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w orzeczeniu NSA
z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej
przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Na wstępie wskazać należy, iż do dnia 31 grudnia 2010 r. szczegółowe zasady przechowywania faktur VAT w formie
elektronicznej regulowały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania
oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu
lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). W myśl przepisów wymienionego
rozporządzenia, faktury mogły być przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że
autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści były zagwarantowane bezpiecznym podpisem
elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr
130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę
danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych,
jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewidywała stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
pochodzenia faktury i integralność danych.
Zatem, w świetle obowiązujących do końca 2010 r. przepisów, dopuszczalne było przesyłanie i przechowywanie
faktur w formie elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w wymienionym wyżej rozporządzeniu,
w szczególności, dotyczących stosowania podpisu elektronicznego lub systemu wymiany danych elektronicznych
(EDI). Tylko wówczas bowiem wprowadzano faktury do obrotu prawnego, co mało istotne konsekwencje prawne, w
szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury.
W dniu 1 stycznia 2011 r. w życie weszły przepisy prawa podatkowego, które zmieniły dotychczasowy system
fakturowania obrotu dla celów podatku VAT, między innymi, w zakresie przesyłania i przechowywania faktur. Zmiany
w uregulowaniach prawa krajowego wynikały z konieczności implementacji przepisów unijnych wprowadzonych
dyrektywą Rady 2010/45/UE zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od
wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania, która mała na celu, między innymi,
liberalizację dotychczasowych standardów przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i
faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.
Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie
zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług,
do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.),
zwanego dalej rozporządzeniem, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach,
przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Zgodnie z treścią § 21 podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty
08-03-2017
2/4
Data:
2013-03-14
tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnicy
przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w
dowolny sposób zapewniający:
1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do
czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający
tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub
usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych,
które powinna zawierać faktura.
Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci
elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a
następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Obecnie podatnik, nie ma obowiązku obligatoryjnego
stosowania określonych wcześniej technologii przechowywania faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis
elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność
sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci
papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności
pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczności pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego
dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralności treści, oznacza, że w fakturze nie
zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Reasumując, stwierdzić należy, że w obecnym stanie prawnym, Spółka będzie mogła przechowywać kopię
wystawionej faktury w postaci elektronicznej (PDF) pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia,
integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia
zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób
umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich
zawartych.
Tutejszy organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w
formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści
przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ
podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie
wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się
jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów
technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie
wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu
interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja
podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę
specjalistyczną.
Ponadto należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego
nie może wpłynąć na ocenę przedmiotowej kwestii. Wskazuje się, że Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej w swoim
rozdziale III określa zamknięty katalog źródeł prawa powszechnie obowiązującego. Nie przewiduje on takiej mocy
dla orzecznictwa sądowego, w tym orzecznictwa sądów administracyjnych, gdyż w Polsce nie obowiązuje system
precedensów sądowych. W związku z powyższym, nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie
wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, należy zauważyć, że moc obowiązująca wyroków
zamyka się w obrębie spraw, w których zostały wydane. Wynika to również z treści art. 153 ustawy z dnia 30
sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.),
który przesądza, że ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w
sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia. Zatem wyroki sądów
są wydane w konkretnych sprawach i dotyczą wyłącznie tych spraw, w których zapadły. Organ podatkowy jest
08-03-2017
3/4
Data:
2013-03-14
zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, natomiast rozstrzygnięcia sądów podejmowane są w oparciu o
zebrany w danej sprawie materiał dowodowy. Zatem trudno jest określić w jakim stopniu sprawy będące
przedmiotem autonomicznych rozstrzygnięć sądów, które powołała Spółka, mogą odzwierciedlać sytuację
przedstawioną przez nią we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji. Wobec powyższego należy podkreślić,
że powołane we wniosku, orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I
FSK 1169/08 stanowi rozstrzygnięcie w konkretnej sprawie o charakterze indywidualnym i tylko do niej się zawęża,
w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa. Również należy wyjaśnić, iż z wyroku tego nie
należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej, gdyż kształtowanie się orzecznictwa jest
procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów
orzekających. Nadto, co wymaga szczególnego podkreślenia, zapadło w odmiennym stanie prawnym przed
przyjęciem przez Radę Unii Europejskiej dyrektywy 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę
2006/112/WE.
Jednocześnie informuje się, iż w sprawie części wniosku, który dotyczy przepisów ustawy o rachunkowości wydano
odrębne rozstrzygniecie o sygn. akt ITPP3/443-173a/10/JK.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego
obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu
jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul.
Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie
14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia
prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia
doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi
na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1
ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul.
Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.
52591Dz.U.2008.212.1337: § 19 ust. 1; § 21
© Copyright | Wszystkie prawa zastrzeżone 2006-2017 Web INnovative Software Sp. z o.o., Bolesława Krzywoustego 105/21
51-166 Wrocław, [email protected] KRS 0000342082, NIP 8982167294, Kapitał 60 000zł
08-03-2017
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
4/4