Site Content

Przykład udanej mediacji - studium przypadku nr 4
Mediacja gospodarcza między dwiema firmami, które podjęły ze sobą
współpracę.
STRONA 1 – FIRMA X:
Firma zajmującą się projektowaniem i wykonywaniem wnętrz lokali
handlowych. Podpisała umowę z jedną z detalicznych sieci handlowych (Firmą
Y) na zaprojektowanie i wykonanie remontu w dziesięciu nowo otwieranych
placówkach. Zgodnie z umową mieli:
- wykonać projekt każdej placówki i zrobić szczegółową wycenę
- uzyskać akceptację projektu przez Koordynatora ds. zarządzania placówkami
w terenie
- wykonać prace zgodnie z harmonogramem.
STRONA 2 – FIRMA Y:
Ogólnopolska sieć handlowa. Co kwartał otwiera 10 nowych placówek. Firma
wybrała nowego wykonawcę (z poprzedniego nie była zadowolona) do
projektowania i wykonania wnętrz nowych placówek. Podpisała umowę z Firmą
X, w której zabezpieczyła się dobrze przed nieterminowym wykonaniem prac,
gdyż istotne jest dla niej, by sklepy były otwierane bez opóźnień.
KONFLIKT
Firma X wykonała projekty na podstawie specyfikacji otrzymanej drogą
mailową od asystentki koordynatowa ds. zarządzania placówkami Firmy Y.
Przedstawiciel Firmy X długo nie otrzymywał akceptacji koordynatora, gdyż
ten był (według Firmy X) niedostępny – nie odbierał telefonów i nie oddzwaniał.
W związku z tym firma rozpoczęła prace bez akceptacji projektu, gdyż nie
chciała mieć opóźnienia (wg umowy za opóźnienie trzeba było płacić wysokie
kary). Gdy po upływie dwóch tygodni z firmą X skontaktował się koordynator
firmy Y, dopiero otrzymał on projekty i kosztorys. Jednak firma X była już w
trakcie 1/3 prac. Okazało się wtedy, że koordynator ma dużo uwag do
projektów oraz przesłane przez jego asystentkę do zleceniobiorcy „standardy”
sieci były nieaktualne. Zleceniodawca, czyli Firma Y domagała się rozpoczęcia
prac od początku i poniesienia przez wykonawcę kosztów dotychczasowej
pracy oraz kosztów materiałów. Firma X nie chciała się na to zgodzić, gdyż
według niej błędy wynikały z braku dostępu do niezbędnych informacji od
Firmy Y z tejże winy. Po wstępnym spotkaniu z mediatorem okazało się, że
Firmie X zależy przede wszystkim na podtrzymaniu współpracy z nowym
klientem, gdyż widzi w nim potencjał na przyszłe zlecenia oraz ciekawą pozycję
w portfolio. Firma X nie może sobie jednak pozwolić na poniesienie tak
wysokich dodatkowych kosztów (tym bardziej, że nie czuje się winna danej
sytuacji).
Po rozmowie z Firmą Y okazało się, że asystentka faktycznie przesłała
nieprawidłową specyfikację – przez pomyłkę. Nieaktualna wersja była jednak
dość zbliżona do nowej i różniła się jedynie kilkoma szczegółami dotyczącymi
kolorów. Koordynator przyznał, że czekał na propozycje ze strony wykonawcy,
lecz w międzyczasie wyjechał na tygodniowy urlop. Przed urlopem ukradziono
mu telefon i zmienił numer. Myślał jednak, że osoba z Firmy X skontaktuje się z
jego asystentką i wszystko pójdzie bez problemów. Po powrocie z urlopu
zaniepokoił się, że tydzień temu powinien otrzymać projekty wykonawcy, a
jeszcze ich nie ma. Myślał, że asystentka koordynuje sprawę i opisane projekty,
z jej uwagami będą czekały na jego biurku. Zdenerwowany, że tak nie jest
zadzwonił do firmy i dowiedział się, że ta już wykonuje prace. W jego ocenie
Firma X urządziła sobie samowolkę - nie dość, że bez akceptacji projektu
rozpoczęła prace, to były one niezgodne ze standardami sieci. Dlatego zażądał
wykonania zlecenia od początku. Na wstępnym spotkaniu przedstawiciela
Firmy Y z mediatorem okazało się, że to, na czym firmie przede wszystkim
zależy, to otwarcie sklepów na czas. Nie może ona pozwolić sobie na nowy
przetarg i wybór nowej firmy oraz jakiekolwiek opóźnienia.
Podczas wspólnego spotkania firm z mediatorem nie skupiano się na tym kto
jakie popełnił błędy, a na tym jak rozwiązać dany problem i co jest dla stron
najważniejsze. Firma Y wskazała co z rozpoczętych już przez firmę X prac może
pozostać, a co powinno zostać zmienione. Firma X zgodziła się na dokonanie
zmian w bardzo krótkim czasie oraz poniesienie 30 procent kosztów tych zmian
pod warunkiem podpisania szerszej umowy na zaprojektowanie i wykonanie
wnętrz kolejnych 30 placówek. Obie firmy wyszły z konfliktu zwycięsko i
zamiast iść do sądu, przystąpiły do pracy. Firma X była usatysfakcjonowana
kolejnym dużym zleceniem, a 30 procent kosztów uznała za rabat, jakiego
udzieliła na nowe, duże zlecenie. Firma Y byłą usatysfakcjonowana tym, że nie
będzie miała opóźnienia w otwarciu nowych sklepów, co w oczach inwestora
byłoby trudne do zaakceptowania. Mediacja pozwoliła nie tylko rozwiązać
konflikt, ale i kontynuować współpracę miedzy firmami.
Tekst: Anna Warlich