Poziom 1 SZKOLENIA Data: 09.02.2011 Strona 1 z 4 Wydanie: XXIII

Poziom 1 SZKOLENIA
Temat: PODNOSZENIE KWALIFIKACJI PRACOWNIKÓW STAROSTWA
Przygotowane przez: Lilianna Zawadzka
Data: 09.02.2011
Strona 1 z 4
Wydanie: XXIII
Zatwierdzone przez: Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
1. Cel i zakres
1.1. Cel
Celem procedury jest podnoszenia kwalifikacji pracowników Starostwa
Powiatowego w Wałbrzychu
1.2. Zakres
Zakres procedury określa tryb i sposób prowadzenia wszystkich czynności od
momentu powstania potrzeby dokształcenia pracownika poprzez wybór
najlepszych ofert, udział pracownika w wybranej formie dokształcenia do
dokonania oceny dotyczącej wartości formy dokształcania i udziału w nim
pracownika.
2. Podstawa, powołania i definicje
2.1. Podstawa
Księga Jakości
2.2. Powołania
Norma PN-EN ISO 9001:2009 pkt.6.2. ppkt.6.2.2.
Procedura: Sporządzanie i zawieranie umów
Procedura: Przygotowanie projektu uchwały budżetowej
Procedura: Realizacja budżetu
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
2.3. Definicje
Dokształcenie =Podnoszenie kwalifikacji uzupełnienie wykształcenia
lub wiedzy poprzez uczestnictwo w szkoleniach, kursach, studiach wyższych,
podyplomowych.
3. Odpowiedzialność
3.1.
Sekretarz Powiatu jest odpowiedzialny za kontrolę, zatwierdzenie
i utrzymanie niniejszej procedury
3.2.
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich
ponosi ogólną odpowiedzialność za spełnienie niniejszej
procedury
3.3.
Skarbnik Powiatu /Główny Księgowy kontrasygnuje:
− umowy dotyczące dofinansowania przez Starostwo studiów
wyższych, podyplomowych,
− skierowanie pracownika na studia wyższe, podyplomowe,
− umowy dotyczące szkoleń grupowych, jeżeli rodzą one
zobowiązania finansowe Starostwa
3.4.
Naczelnik wydziału/kierownik komórki organizacyjnej jest
odpowiedzialny za przeprowadzenie analizy potrzeb
szkoleniowych podległych pracowników.
3.5.
Naczelnik wydziału/kierownik komórki organizacyjnej,
pracownik odpowiedzialny jest za ocenę zakresu szkolenia
Poziom 1 SZKOLENIA
Temat: PODNOSZENIE KWALIFIKACJI PRACOWNIKÓW STAROSTWA
Przygotowane przez: Lilianna Zawadzka
Data: 09.02.2011
Strona 2 z 4
Wydanie: XXIII
Zatwierdzone przez: Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
przedstawionego w ofercie oraz terminowego zwrotu formularza
oceny szkolenia do Wydziału Organizacyjnego i Spraw
Obywatelskich.
4. Realizacja
4.1. Dokumentacja
Naczelnik Wydziału/pracownik komórki organizacyjnej ustala potrzeby
szkoleniowe dla swojego Wydziału / komórki i określa, kto i jaki powinien
osiągnąć poziom wyników pracy. Analizy potrzeb szkoleniowych dokonuje na Naczelnik Wydziału
podstawie rozmów z pracownikami, oceny wyników ich pracy zawartych m.in. /Kierownik komórki
w protokołach z przeprowadzonych kontroli, raportach z auditów
/Skarbnik Powiatu
wewnętrznych, rozstrzygnięć organów nadzorczych i organów drugiej
instancji w administracyjnych postępowaniach odwoławczych, skargach i
wnioskach składanych przez Klientów oraz na podstawie obserwacji, w jaki
sposób pracownicy radzą sobie w codziennych sytuacjach zawodowych i w
jaki sposób rozumieją. napotkane problemy. Obowiązek przeprowadzania
przez bezpośrednich przełożonych analizy potrzeb szkoleniowych podległych
im pracowników nie wyklucza samodzielnego przeprowadzenia takiej oceny
przez pracownika. W tym celu do 01 września każdego roku zgłasza na
piśmie do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich:
−
zakres szkoleń dla podległych pracowników uwzględniając
środki finansowe jakie zaplanował do budżetu na następny
rok,
−
podaje wykaz pracowników, którzy będą ubiegać się w
następnym roku kalendarzowym o dofinansowanie do
studiów wyższych i studiów podyplomowych. Wzór wykazu
stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
Informacje z poszczególnych wydziałów/ komórek organizacyjnych są
podstawą do stworzenia kompleksowego planu szkoleń dla całego Starostwa
z podziałem na szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne. Na podstawie wykazów
pracowników, którzy będą ubiegać się w następnych roku kalendarzowym o
dofinansowanie do studiów wyższych i studiów podyplomowych sporządza się
zbiorczą informację, która jest przekazywana do Skarbnika Powiatu, który w
uzgodnieniu z Najwyższym Kierownictwem określa środki finansowe jakie
należy zabezpieczyć w budżecie.
4.2. Wydanie i kontrola / badanie
Wpływające oferty szkoleniowe rozpatrywane są przez Sekretarza Powiatu
pod kątem zadań realizowanych przez Starostwo.
Oferty szkoleniowe, które dotyczą zadań realizowanych przez Starostwo
przekazywane
są
do
wydziałów
merytorycznych
lub
komórek
organizacyjnych.
Pracownik zainteresowany daną formą dokształcania zgłasza taką potrzebę
Naczelnikowi Wydziału / Kierownikowi komórki organizacyjnej, w której jest
zatrudniony. Zgłoszenie potrzeby dokształcenia może odbywać się w formie
podania lub ustnego zgłoszenia Naczelnikowi/ Kierownikowi. Formę pisemną
powinny mieć podania skierowane do Starosty Wałbrzyskiego, a dotyczące
podjęcia przez pracownika studiów wyższych lub podyplomowych, które
Poziom 1 SZKOLENIA
Temat: PODNOSZENIE KWALIFIKACJI PRACOWNIKÓW STAROSTWA
Przygotowane przez: Lilianna Zawadzka
Data: 09.02.2011
Strona 3 z 4
Wydanie: XXIII
Zatwierdzone przez: Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
muszą stanowić o podniesieniu kwalifikacji zawodowych na zajmowanym
stanowisku.
Naczelnik Wydziału / Kierownik komórki organizacyjnej określa potrzebę
dokształcenia pod kątem jego przydatności na konkretnym stanowisku pracy,
a także analizuje czy istnieje potrzeba przeprowadzenia szkolenia grupowego
dla większej ilości pracowników Starostwa. W przypadku, gdy formą
dokształcenia jest udział w studiach naczelnik wydziału / kierownik komórki
organizacyjnej wyraża swoją opinię na ten temat, zamieszczając notatkę na
podaniu pracownika, które skierowane jest do Starosty. Kierownik komórki
organizacyjnej może zobowiązać pracownika do udziału w szkoleniu lub w
innej formie dokształcania po stwierdzeniu braku należytego przygotowania
pracownika do wykonywania powierzonych obowiązków.
W przypadku, gdy opinia Naczelnika Wydziału / Kierownika komórki
organizacyjnej dotycząca dokształcenia jest pozytywna pracownik wypełnia
odpowiedni dla danego szkolenia druk zgłoszenia (załączony od oferty
szkoleniowej) i przedkłada go do podpisu Głównemu Księgowemu , jeżeli
szkolenie jest odpłatne i Staroście Wałbrzyskiemu.
Pracownik Wydziału Finansowego przekazuje Sekretarzowi Powiatu
informację na temat środków finansowych pozostałych na dokształcanie
pracowników w danym wydziale/ komórce organizacyjnej. Informacje ta
przekazuje się ustnie lub za pomocą notatki umieszczonej na odwrocie oferty
dokształcenia. W przypadku, gdy opinia Naczelnika Wydziału /Kierownika
komórki organizacyjnej jest negatywna następuje rezygnacja z dokształcenia
pracownika.
Sekretarz Powiatu rozpatruje celowość udziału pracownika w szkoleniu lub w
kursie na podstawie określonej przez Naczelnika Wydziału / Kierownika
komórki organizacyjnej potrzeby dokształcenia pracownika i po rozpoznaniu
możliwości finansowych Starostwa.
Starosta rozpatruje podanie dotyczące podjęcia przez pracowników studiów
wyższych i podyplomowych.
W przypadku negatywnej opinii Starosty lub Sekretarza Powiatu następuje
rezygnacja z dokształcenia pracownika.
W przypadku opinii pozytywnej pracownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw
Obywatelskich sporządza skierowanie pracownika na studia wyższe lub
podyplomowe, organizuje szkolenie grupowe dla pracowników Starostwa,
sporządza umowę, która ma być zawarta z pracownikiem, który podejmuje
studia wyższe lub podyplomowe.
4.3. Zakończenie
W przypadku zaakceptowania wybranej formy dokształcenia zainteresowany
pracownik bierze udział w danej formie dokształcenia. Po odbyciu danej
formy dokształcenia pracownik odbiera dyplom lub zaświadczenie, które
przekazuje pracownikowi Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
Po odbyciu szkolenia następuje proces jego oceny. Ocena odbywa się w
formie ustnej i pisemnej tj. poprzez wypełnienie ankiety- załącznik nr 1.
Wypełniona przez pracownika ankieta przekazywana jest do Wydziału
Poziom 1 SZKOLENIA
Temat: PODNOSZENIE KWALIFIKACJI PRACOWNIKÓW STAROSTWA
Przygotowane przez: Lilianna Zawadzka
Data: 09.02.2011
Strona 4 z 4
Wydanie: XXIII
Zatwierdzone przez: Robert Ławski
Starosta Wałbrzyski
Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich w terminie 7 dni od dnia zakończenia
szkolenia, który dokonuje ich analizy dwa razy do roku tj. w czerwcu i
grudniu. Wyniki analizy ankiet mają za zadanie pomóc w ocenie firm
zewnętrznych, u których nabywane są szkolenia. Raporty z analizy ankiet
przedstawiane są Naczelnikom Wydziałów/ komórek organizacyjnych celem
wyboru przyszłych firm, u których nabywane będzie szkolenie. Naczelnik
wydziału, kierownik komórki organizacyjnej ma za zadanie ocenić czy nabyta
wiedza, umiejętności w wyniku szkolenia zaspokajają potrzeby, które
uprzednio ustalono i czy pracownik osiąga wymagany poziom wyników.
Dyplom lub zaświadczenie o odbyciu szkolenia umieszcza się w aktach
osobowych pracownika.
Naczelnik wydziału / kierownik komórki organizacyjnej przedkłada
Pełnomocnikowi ds. Jakości informację o szkoleniach odbytych przez
pracowników (wg załącznika nr 3 do niniejszej procedury ) w miesiącu
czerwcu do 25 i grudniu do 27 celem ujęcia tych informacji w sprawozdaniu
na przegląd zarządzania.
5. Archiwizowanie
Zaświadczenie, świadectwa z odbytych szkoleń są archiwizowane wraz z
aktami osobowymi pracownika.
6. Miary i wskaźniki
Miara efektywności procesu:
Kryterium lub wskaźnik
oceny/monitorowania:
- średnie zatrudnienie w danym roku
100%
kalendarzowym
- ilość pracowników uczestniczących w
szkoleniach oraz korzystających z pomocy
przy studiowaniu w danym roku
kalendarzowym
7. Ocena efektywności procesu
Wskaźnik oceny
efektywności
Kryterium
Oceny (cel)
ilość pracowników
100%
uczestniczących w szkoleniach
oraz korzystających z pomocy
przy studiowaniu w danym roku
kalendarzowym / średnie
zatrudnienie w danym roku
kalendarzowym
Osiągnięty wynik Osiągnięty wynik
po roku*
po roku
Trend
wyników
Wnioski
Uwagi