Pobierz - um.stargard.pl

Transkrypt

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
- do użytku zewnętrznego -
Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum nr 4
Stargard Szczeciński
Daty skrajne od .............. do..................
Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
MK. 1712.6.2012.2.6
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim
w okresie od 4 do 17 kwietnia 2012 roku przez zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru
Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego,
działających na podstawie upoważnienia nr 21/2012 z dnia 02.04.2012 roku.
Zakres kontroli:
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na
wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 roku.
2. Wdrożenie kontroli zarządczej.
3. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji.
Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Jolanta Faryńska, której powierzono stanowisko
Dyrektora Gimnazjum nr 4 - Zarządzeniem nr 286/2007 Prezydenta Miasta Stargardu
Szczecińskiego z dnia 14.06.2007 roku na okres od 01 września 2007 roku do 31 sierpnia
2012 roku.
Główną księgową w Gimnazjum nr 4, jest Bożena Wudarska zatrudniona od 01 października
1993 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała:
1) Bożena Wudarska - Główna księgowa,
2) (ochrona danych) – kierownik administracyjno - gospodarczy.
2
Wnioski.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na :
1. Nieprawidłowej klasyfikacji dochodów z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań
na § 0910, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010
roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz.207
ze zm.).
2. Nieustaleniu terminów spłaty kolejnych rat pożyczek mieszkaniowych udzielanych
z ZFŚS.
3. Niedostosowaniu Instrukcji Inwentaryzacyjnej do potrzeb jednostki.
4. Przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób niezgodny z Instrukcją Inwentaryzacyjną
obowiązującą w jednostce, ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt.: Dz.
U. z 2009 roku Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz wypracowanych przez praktykę zasadach
nauki o rachunkowości.
5. Nieprawidłowym rozliczaniu podróży służbowych, niezgodnie z rozporządzeniem
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz.1990 ze zm.).
6. Nieprawidłowym dokumentowaniu operacji gospodarczych, polegającym na
niewłaściwym określeniu stron dokonujących operacji gospodarczych. Powyższe jest
niezgodne z art. 21 ust 1 pkt. 1 ustawy o rachunkowości.
3
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków
na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 roku.
Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe z okresu styczeń – marzec 2012 roku
tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego,
urządzenia księgowe, plany finansowe i sprawozdania budżetowe (sprawozdania Rb – 28S za
okres od 01.01.2012 r. do 31.03.2012 r. – załącznik nr 1).
1.1. Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 01.01.2012 r. (WB nr 1/2011 za okres 01 – 02.01.2012 r.)
0,00 zł
1.1.1. Dochody za miesiąc styczeń, luty, marzec 2012 roku stanowiły:
1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego
2) odsetki bankowe
3) omyłkowo zapłacona na rachunek budżetu faktura Żak
1.825.000,00 zł
1,05 zł
16.849,28 zł
Ogółem dochody:
1.841.850,33 zł
1.1.2. Wydatki za miesiąc styczeń, luty, marzec 2012 roku stanowiły:
1) opłaty i prowizje bankowe
2) zrealizowane czeki
3) składki na ubezpieczenia społeczne
4) składki na ubezpieczenie zdrowotne
5) składki na FP
6) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych
7) przekazanie dochodów do budżetu
8) zapłacone faktury
w tym:
- monitorowanie obiektu
- za energię cieplną
- za energię elektryczną
- za rozmowy telefoniczne i internet
- opłata za wodę, ścieki
- czynsz za butlę z gazem i opłata za gaz
- opłata za wywóz śmieci
- badania lekarskie
- wydawnictwa
- filtr basenowy
- kurs dla rady pedagogicznej
- sanepid
- materiały szkolne
- aktualizacja P’88
- art. dla pracowników zgodnie z bhp
- dofinansowanie studiów
9) omyłkowo zapłacona FV, środki przekazane na rachunek dochodów
1.384,89 zł
64.195,65 zł
308.018,68 zł
84.418,28 zł
24.770,78 zł
83.563,00 zł
209,51 zł
134,89 zł
175.193,23 zł
50.979,33 zł
2.118,80 zł
10.532,11 zł
549,07 zł
1.851,75 zł
175,00 zł
9,90 zł
1.202,15 zł
2.225,00 zł
88,92 zł
2.315,10 zł
642,06 zł
55,97 zł
2.000,00 zł
16.849,28 zł
4
10) wynagrodzenia pracowników
11) zasiłek zdrowotny dla nauczyciela
12) odpis na ZFŚS
13) potrącenia z list płac
w tym:
- składki członkowskie związki zawodowe
- składki z tyt. dodatkowego ubezpieczenia
- spłata pożyczki mieszkaniowej
- spłata pożyczki KZP
- zajęcia komornicze
Ogółem wydatki:
Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 31.03.2012 r. (WB nr 32/2012)
1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2012 r.
(RK nr 1 za okres 01 - 31.01.2012 r.)
647.930,70 zł
200,00 zł
123.000,00 zł
2.590,59 zł
16.908,89 zł
36.922,24 zł
31.690,00 zł
1.008,00 zł
1.693.733,77 zł
148.116,56 zł
0,00 zł
1.2.1. Na przychody składały się:
- wpłaty gotówki do kasy z tytułu
zrealizowanych czeków
Razem:
64.195,65 zł
64.195,65 zł
1.2.2. Na rozchody składały się:
- wynagrodzenie pracowników
- badania lekarskie
- opłaty pocztowe, zakup kopert
- zwrot kosztów podróży uczniów na konkursy
- ekwiwalent dla nauczycieli wychowania fizycznego
- zakup krzesła
- stypendia szkolne
- zwrot kosztów podróży służbowych
- materiały do drobnych remontów
Razem:
Stan środków w kasie na dzień 31.03.2012 r.
( RK nr 3 za okres 01 - 30.03.2012 r. )
61.774,90 zł
30,00 zł
226,40 zł
151,44 zł
514,16 zł
230,00 zł
550,00 zł
152,09 zł
566,66 zł
64.195,65 zł
0,00 zł
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
5
1. Rachunek nr 19/2012 z dnia 02.02.2012 w wysokości 100,00 zł, za szkolenie - jako
nabywcę wskazuje się Gimnazjum nr 4. Jednocześnie Dyrektor gimnazjum dofinansował
powyższe szkolenie – maski karnawałowe w wysokości 100,00 zł dwóm nauczycielom.
Wobec powyższego rachunek winien być wystawiony imiennie na nauczycieli, którym
przyznano dofinansowanie.
2. Faktura VAT nr 28/2012 z dnia 07.03.2012 na kwotę 200,00 zł wystawiona przez
(ochrona danych), jako nabywcę wskazuje się osobę nie będącą pracownikiem szkoły - za
szkolenie AED. Dopiero z opisu operacji gospodarczej wynika, że w szkoleniu
uczestniczyła osoba właściwa – nauczyciel Gimnazjum.
3. Dokonano zwrotu kosztów podróży służbowej na podstawie delegacji 79/2012 do
Szczecina w wysokości 19,56 zł (bilety PKP 2x3,78 zł + 12,00 zł ryczałt na dojazdy),
winno być 12,16 zł (bilety PKP 2x3,78 zł + 4,60 zł ryczałt na dojazdy) – stosownie do
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz.1990 ze zm.).
4. W badanym okresie dokonano zwrotu kosztów przejazdu w wysokości 151,44 zł dla
uczniów biorących udział w konkursach i olimpiadach. W myśl Rozporządzenia Ministra
Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 29 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji oraz
sposobu przeprowadzania konkursów, turniejów i olimpiad § 15 pkt. 3 organizatorzy
konkursów, olimpiad i turniejów pokrywają koszty podróży, wyżywienia i noclegu
uczestników oraz, w miarę możliwości, ich opiekunów (Dz. U z 2002 r., Nr 13, poz.125
ze zm.), Główny księgowy poleceniem księgowym z dnia 17.04.2012 r. dokonał
przeksięgowania powyższej kwoty (załącznik nr 2).
5. Terminowość odprowadzania składek ZUS oraz podatku od osób fizycznych za miesiące
styczeń – marzec 2012 roku przedstawiono w zestawieniu stanowiącym
załącznik nr 3 do protokołu.
1.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej.
1) Saldo konta 101 „Kasa” na dzień 31.03.2012 r. wynosiło po stronie
Wn 0,00 zł
Symbol
konta
101
Obroty styczeń – marze
2012 r.
Wn
64.195,65
Ma
64.195,65
Obroty narastająco od
początku roku + BO
Wn
64.195,65
Ma
64.195,65
Saldo na dzień 31.03.2012 r.
Wn
-
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z Rk nr 3 za okres 01 - 31.03.2012 roku.
2) Saldo konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” na dzień 31.03.2012 r. wynosiło po stronie
Wn 148.116,56 zł
Symbol
konta
130
Obroty styczeń – marze 2012 r.
początku roku + BO
Saldo na dzień
31.03.2012 r.
Wn
Ma
Wn
Ma
Wn
1.841.850,33 1.693.733,77 1.841.850,33 1.693.733,77 148.116,56
Ma
6
Saldo konta jest zgodne z WB nr 00032/2012 z dnia 31.03.2012 roku.
3) Saldo konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na dzień 31.03.2012 r.
wynosiło po stronie
Ma 55.196,57 zł
Symbol
konta
201
Obroty styczeń – marzec
2012 r.
początku roku + BO
Wn
Ma
Wn
247.784,25 230.378,99 247.784,25
Ma
302.980,82
Wn
-
Ma
55.196,57
Saldo konta stanowią niezapłacone zobowiązania. Analiza należności i zobowiązań na dzień
31.03.2012 r. dla konta 201 stanowi załącznik nr 4 do protokołu.
4) Saldo konta 225 „Rozrachunki z budżetami” na dzień 31.03.2012 r. wynosiło po stronie
Ma 21.327,00 zł
Symbol
konta
225
2012 r.
Wn
83.831,00
Ma
85.142,00
początku roku + BO
Wn
83.831,00
Ma
105.158,00
Wn
-
Ma
21.327,00
Saldo konta stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT – 4 za
marzec 2012 roku.
5) Saldo konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” na dzień 31.03.2012 r.
Ma 115.711,07 zł
Symbol
konta
2012 r.
229
Wn
Ma
423.190,32 394.885,76
początku roku + BO
Wn
423.190,32
Ma
538.901,39
Wn
-
Ma
115.711,07
Saldo konta stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za marzec
2012 roku.
6) Zespół kont 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” na dzień 31.03.2012 r. wynosiło
po stronie
Wn 1.374.736,86 zł
Symbol
konta
4
2012 r.
Wn
1.374.736,86
Ma
-
początku roku + BO
Wn
1.374.736,86
Ma
-
Wn
1.374.736,86
Ma
-
Na saldo zespołu kont 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” składały się:
401 „Zużycie materiałów i energii”
219.364,87 zł
7
402 „Usługi obce”
404 ,,Wynagrodzenia”
405 ,,Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
409 ,,Pozostałe koszty rodzajowe”
410 ,, Inne świadczenia finansowane z budżetu”
11.463,51 zł
856.107,57 zł
284.769,01 zł
2.481,90 zł
550,00 zł
2. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Gimnazjum nr 4.
Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia
28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków
nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy
o systemie oświaty w Gimnazjum nr 4 został utworzony rachunek dochodów
i wydatków nimi finansowanych.
Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku
dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów
i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80110
Gimnazja i paragrafy klasyfikacji budżetowej.
Źródłami dochodów Gimnazjum nr 4 gromadzonych na wydzielonym rachunku są:
1) opłaty za duplikaty dokumentów,
2) czynsze za wynajem sal i pomieszczeń,
3) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów,
Dochody gromadzone przez Gimnazjum nr 4 na wydzielonym rachunku przeznaczone były
na:
1) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku,
2) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych,
3) zakup wyposażenia,
Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za okres od stycznia do
marca 2012 roku przedstawia poniższa tabela:
§
0690 wpływy z różnych opłat
0750 dochody z najmu i dzierżawy
0910 odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i
opłat
0920 pozostałe odsetki
0970 wpływy z różnych dochodów
Ogółem
Plan w zł
Wykonanie
w zł
%
500,00
181.000,00
99,00
61.765,17
19,80
34,12
50,00
5,00
500,00
182.055,00
35,81
0,23
0,00
61.900,21
71,62
4,60
0,00
40,87
8
W Gimnazjum nr 4 § 0910 ,,odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat” służy do
ewidencjonowania odsetek od nieterminowych wpłat za faktury (m.in. najem pomieszczeń, Sali
sportowej, basenu, itp.). Jest to niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca
2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, z którego wynika, że na § 0910
ewidencjonuje się opłatę prolongacyjną i odsetki, do których stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa. Odsetki za nieterminowe opłacanie faktur winny być ewidencjonowane na
§ 0920 ,,pozostałe odsetki”.
Ogółem wydatki za okres od stycznia do marca 2012 roku z podziałem na dział, rozdział
i paragrafy przedstawia poniższa tabela:
§
4210 zakup materiałów i wyposażenia
4240 zakup pomocy dydaktycznych
4270 zakup usług remontowych
4300 zakup usług pozostałych
4410 podróże służbowe krajowe
4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu
służby cywilnej
Ogółem
Plan w zł
Wydatki w zł
%
60.000,00
5.000,00
71.055,00
40.000,00
2.000,00
22.489,47
307,70
2.595,30
5.389,00
0,00
37,48
6,15
3,65
13,47
0,00
4.000,00
182.055,00
280,00
31.061,47
7,00
17,06
Przedstawione kwoty dochodów i wydatków różnią się od kwot przedstawionych poniżej, tj.
wydatki w tabeli 31.061,47 zł; wydatki z rozliczenia wyciągów bankowych 43.581,47 zł oraz
dochody z tabeli 61.900,21 zł; dochody z rozliczenia wyciągów bankowych 74.420,21 zł.
Różnice stanowi przekazany podatek od towarów i usług w wysokości 12.520,00 zł. Powyższe
wynika z tego, że wpływ na rachunek jednostki ujmowany jest jako dochód w wartości brutto
opłaconej faktury, a dochody zmniejsza kwota podatku odprowadzonego na rachunek budżetu. W
dokumentacji opisującej zasady rachunkowości obowiązujące w jednostce, nie opisano przyjętej
zasady ewidencjonowania podatku od towarów i usług.
na dzień 01.01.2012 r. (WB nr 00001/2012 za okres 01-02.01.2012 r.)
0,00 zł
2.1.1. Dochody za okres styczeń - marzec 2012 roku stanowiły:
1) odsetki bankowe
2) odsetki za nieterminowe opłacanie rachunków
3) opłata za wydanie duplikatu legitymacji
4) wynajem pływalni i sauny
5) wynajem pomieszczeń i sal lekcyjnych
6) wynajem garaży
7) wynajem kuchni z zapleczem, udostępnienie stołówki
0,23 zł
35,81 zł
99,00 zł
16.020,00 zł
45.660,12 zł
1.800,00 zł
3.245,01 zł
9
8) wynajem Sali sportowej i auli
9) media
Ogółem dochody:
5.300,00 zł
2.260,04 zł
74.420,21 zł
2.1.2. Wydatki za okres kwiecień – sierpień 2011 roku stanowiły:
1) opłaty bankowe
2) pomoce dydaktyczne na lekcje chemii
3) środki do uzdatniania wody w niecce basenowej
4) wywóz nieczystości
5) art. do drobnych remontów
6) dopłata do faktury za pomiary basenu i wentylatorowni
7) zakup szaf do pokoju nauczycielskiego i pokoju nauczycielskiego W-F
8) rozgałęźniki do podłączenia komputerów w świetlicy szkolnej
9) środki czystości
10) tusze i tonery
11) artykuły papiernicze i biurowe
12) wydawnictwa specjalistyczne i koszty przesyłki
13) VAT-7
14) czynsz za butle ze sprężonym gazem
15) opłata abonamentowa za RTV
16) opłata roczna za dozór techniczny
17) zakup routera
18) abonament programu Doradca Dyrektora szkoły
19) niszczarka
20) utrzymanie adresu internetowego szkoły
21) regeneracja gaśnic
22) usługi kominiarskie
23) wymiana rur kanalizacyjnych
24) części do ksero, naprawa i konserwacja
25) szkolenie System Informacji Oświatowej
26) art. do apteczek szkolnych
27) wywóz zużytego sprzętu elektronicznego
28) elektrody do spawania stolików uczniowskich
29) wkładki do wymiany w drzwiach do sal lekcyjnych
30) kabel, przewody i gniazdo do podłączenia rzutnika multimedialnego
31) zakup baterii
96,50 zł
307,70 zł
3.712,88 zł
1.371,66 zł
7.906,99 zł
708,60 zł
4.480,77 zł
27,01 zł
896,65 zł
1.820,39 zł
1.470,44 zł
468,63 zł
12.520,00 zł
90,77 zł
199,80 zł
474,00 zł
85,01 zł
261,45 zł
181,12 zł
389,91 zł
516,60 zł
838,38 zł
2.460,00 zł
1.282,89 zł
280,00 zł
171,14 zł
108,00 zł
115,01 zł
182,99 zł
119,18 zł
37,00 zł
Ogółem wydatki:
43.581,47 zł
na dzień 31.03.2012 r. (WB nr 00040/2012)
30.838,74 zł
2.2. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2012 r.
(RK nr 1 za okres 06 - 16.03.2012 r.)
0,00 zł
10
2.2.1. Na przychody składały się:
- wpłata z tytułu sprzedaży złomu stalowego
91,20 zł
Razem:
91,20 zł
2.2.2. Na rozchody składały się:
- zakup artykułów biurowych
91,20 zł
Razem:
91,20 zł
Stan środków w kasie na dzień 31.03.2012 r.
(RK nr 1 za okres 06 - 16.03.2012 r.)
0,00 zł
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki,
rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe
dowody wpłat.
2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym,
rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.
4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej,
odbierającej i sprawdzającej.
1) Saldo konta 101 „Kasa” na dzień 31.03.2012 r. wynosiło po stronie
Wn 0,00 zł
Symbol
konta
101
2012 r.
Wn
91,20
Ma
91,20
początku roku + BO
Wn
91,20
Ma
91,20
Wn
-
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z Rk nr 1 za okres 06 - 16.03.2012 roku.
11
2) Saldo konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” na dzień 31.03.2012 r.
Wn 30.838,74 zł
Symbol
konta
132
2012 r.
Wn
74.420,21
Ma
43.581,47
początku roku + BO
Wn
74.420,21
Ma
43.581,47
Wn
30.838,74
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z WB nr 00040/2012 z dnia 31.03.2012 roku.
3) Saldo konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na dzień 31.03.2012 r.
Ma 3.103,83 zł
Symbol
konta
201
2012 r.
Wn
31.924,97
Ma
29.839,43
początku roku + BO
Wn
31.924,97
Ma
35.028,80
Wn
-
Ma
3.103,83
Saldo konta stanowią niezapłacone zobowiązania. Analiza należności i zobowiązań na dzień
31.03.2012 r. dla konta 201 stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Z wydruku wynika, że dwie
faktury Solid Security nie zostały zapłacone w terminie zapłaty. Ksero faktur z wyjaśnieniem
głównej księgowej stanowi załącznik nr 6 do protokołu.
4) Saldo konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na dzień 31.03.2012 r.
Wn 43.670,61 zł
Symbol
konta
2012 r.
221
Wn
Ma
101.142,31 74.320,98
początku roku + BO
Wn
117.991,59
Ma
74.320,98
Wn
43.670,61
Ma
-
Saldo konta stanowią niezapłacone należności. Analiza należności i zobowiązań na dzień
31.03.2012 r. dla konta 221 stanowi załącznik nr 7 do protokołu.
5) Saldo konta 225 „Rozrachunki z budżetami” na dzień 31.03.2012 r. wynosiło po stronie
Wn 0,00 zł
Symbol
konta
225
2012 r.
Wn
12.520,00
Ma
12.520,00
początku roku + BO
Wn
12.520,00
Ma
12.520,00
Wn
-
Ma
-
6) Zespół kont 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” na dzień 31.03.2012 r. wynosiło
po stronie
Wn 29.067,13 zł
Symbol
konta
4
2012 r.
Wn
Ma
początku roku + BO
Wn
Ma
Wn
Ma
12
29.067,13
-
29.067,13
-
29.067,13
-
Na saldo zespołu kont 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” składały się:
401 „Zużycie materiałów i energii”
402 „Usługi obce”
405 ,,Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
409 ,,Pozostałe koszty rodzajowe”
21.206,23 zł
7.443,23 zł
280,00 zł
137,67 zł
3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim, preliminarz na rok 2012, ewidencję księgową,
rachunki, faktury VAT, wnioski o przyznanie zapomogi, wnioski o udzielenie pożyczki na cele
mieszkaniowe oraz umowy pożyczek mieszkaniowych. Informacja z wykorzystania środków
ZFŚS za 2011 rok, Plan wpływów i wydatków ZFŚS na 2012 rok oraz naliczenie odpisu na rok
2012 stanowią załącznik nr 8 do protokołu.
Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami
określają następujące akty prawne:
- Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt.: Dz. U.
z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.),
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt.: Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 674
ze zm.),
- Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 854
ze zm.),
- Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu
ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349 ze zm.).
W Gimnazjum nr 4 obowiązuje Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który
wszedł w życie z dniem podpisania go przez Dyrektora Szkoły i zakładowe organizacje
związkowe, tj. z dniem 09.03.2011 r. Określa on zasady tworzenia funduszu, w oparciu
o art. 5 ustawy o ZFŚS oraz art. 53 Karty Nauczyciela. Ze świadczeń funduszu mogą korzystać:
1. Pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy na podstawie
umowy o pracę na czas określony i nieokreślony oraz mianowania.
2. Pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych.
3. Emeryci i renciści.
4. Członkowie rodzin zmarłych pracowników, jeśli byli na ich utrzymaniu.
Środki funduszu przeznacza się na:
1. Dofinansowanie różnych form wypoczynku.
2. Pomoc finansową dla pracowników oraz emerytów i rencistów w postaci świadczeń
pieniężnych wypłacanych w listopadzie/grudniu.
3. Dofinansowanie działalności kulturalno – oświatowej oraz sportowo – rekreacyjnej.
4. Pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe.
5. Zapomogi pieniężne, bezzwrotne przyznane w przypadkach losowych.
6. Zapomogi pieniężne, bezzwrotne przyznane w szczególnie trudnej sytuacji materialnej.
13
Świadczenia przyznaje Dyrektor szkoły w uzgodnieniu z przedstawicielami związków
zawodowych na podstawie indywidualnych podań i załączników określonych regulaminem.
Wstępnej selekcji dokonuje zespół, opiniując poszczególne wnioski. Wybrani przedstawiciele
związków zawodowych biorą udział w pracach tego zespołu i działają z upoważnienia związków
w sprawie decyzji o przyznanie świadczenia.
Osoby uprawnione ubiegające się o pożyczkę mieszkaniową składały umotywowany wniosek.
Podstawą przyznania pomocy była umowa zawarta pomiędzy wnioskodawcą a Dyrektorem
Gimnazjum. Maksymalna wysokość pożyczek wynosi:
a) Remont i modernizacja mieszkania lub budynku mieszkalnego – 5.000,00 zł,
b) Budowa domu, zakup/wykup domu lub mieszkania – 10.000,00 zł,
c) Przystosowanie mieszkań do potrzeb osób o ograniczonej sprawności fizycznej –
10.000,00 zł.
Pożyczka na cele mieszkaniowe wymaga poręczenia przez dwie osoby będące pracownikami
Gimnazjum nr 4. Oprocentowanie pożyczki wynosi 1% rocznie. Okres spłaty pożyczek na wkład
mieszkaniowy i budowę domu, przystosowanie mieszkań do potrzeb osób o ograniczonej
sprawności fizycznej ustala się w granicach do 5 lat, natomiast pożyczki na remont
i modernizację mieszkania do 2 lat – w równych ratach miesięcznych. Warunkiem przyznania
kolejnej pożyczki jest całkowita spłata poprzednio uzyskanej. W regulaminie ani w umowach
z pożyczkobiorcami nie wskazano terminów płatności rat.
Zapomogi:
1. Zapomogi losowe przyznawane są w zależności od potrzeb oraz możliwości finansowych
Funduszu na podstawie udokumentowanego wniosku (zawierającego opis sytuacji)
złożonego przez osobę zainteresowaną, jej przełożonego lub związki zawodowe
działające w imieniu pracownika, emeryta lub rencistę. Za sytuacje losowe uznaje się:
ciężką chorobę i inne nagłe, ciężkie wypadki losowe nieprzewidywalne, mające wpływ na
znaczące pogorszenie się sytuacji życiowej osoby uprawnionej. Do wniosku dołączyć
należy dokumentację medyczną, dokumenty wydane przez policję, straż pożarną itp.
2. Zapomogi w szczególnie trudnej sytuacji materialnej przyznawane są na podstawie
udokumentowanego wniosku (zawierającego opis sytuacji materialnej) złożonego przez
osobę zainteresowaną, jej przełożonego lub związki zawodowe działające w imieniu
pracownika, emeryta lub rencisty oraz zaświadczenia o dochodach brutto za okres trzech
miesięcy poprzedzających złożenie wniosku. Zapomoga może być przyznana nie częściej
niż raz w roku.
W Regulaminie nie wyjaśniono pojęcia szczególnie trudnej sytuacji materialnej. Zapomoga
charakteryzuje się tym, że jest to świadczenie jednorazowe, mające na celu wsparcie finansowe
osoby, która z różnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej. Rozdzielenie zapomóg
losowych od innych jest zasadne tylko na potrzeby naliczenia podatku dochodowego, gdyż
zgodnie z art. 21 ust 1 pkt. 26 ustawy o podatku od osób fizycznych (j.t.: Dz. U. z 2012 roku Nr
64, poz. 361 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są zapomogi otrzymane w przypadku
indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do
wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł, z zastrzeżeniem pkt. 40 i 79
ustawy. W opinii kontrolujących stwierdzenie, że zapomoga może być przyznana nie częściej niż
raz w roku jest niewłaściwe ze względu na to iż pracownik może znaleźć się w trudnej sytuacji
życiowej, czy materialnej częściej i w każdym przypadku taka pomoc powinna zostać mu
udzielona w ramach posiadanych środków. Zgodnie z art. 8. 1. Ustawy o ZFŚS przyznawanie
14
ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej,
rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W związku z powyższym
świadczenia przyznawane z Funduszu nie przysługują wszystkim pracownikom po równo.
na dzień 01.01.2012 r. (WB nr 00001/2012 za okres 01-02.01.2012 r.)
5.450,81 zł
3.1.1. Dochody za okres styczeń - marzec 2012 roku stanowiły:
1) spłata pożyczek mieszkaniowych
2) odpis na ZFŚS
3) odsetki od depozytu
54.670,48 zł
123.000,00 zł
1,43 zł
Ogółem dochody:
177.671,91 zł
3.1.2. Wydatki za okres styczeń - marzec 2012 roku stanowiły:
1) wypłata pożyczek mieszkaniowych
2) zapomoga losowa
3) zaliczka na pobyt w ramach spotkania integracyjnego Pogorzelica
57.000,00 zł
1.000,00 zł
960,00 zł
Ogółem wydatki:
58.960,00 zł
na dzień 31.03.2012 r. (WB nr 00047/2012 za okres 30 – 31.03.2012)
124.162,72 zł
1) Saldo konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” na dzień
31.03.2012 r. wynosiło po stronie
Wn 124.162,72 zł
Symbol
konta
2012 r.
135
Wn
Ma
177.671,91 58.960,00
początku roku + BO
Wn
183.122,72
Ma
58.960,00
Wn
124.162,72
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z WB nr 00047/2012 za okres 30 - 31.03.2012 roku.
2) Saldo konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” na dzień 31.03.2012 r.
Wn 243.499,16 zł
Symbol
konta
234
2012 r.
Wn
57.743,73
Ma
54.670,48
początku roku + BO
Wn
298.169,64
Ma
54.670,48
Wn
243.499,16
Ma
-
15
Saldo konta stanowią pożyczki mieszkaniowe pozostałe do spłacenia. Zestawienie pożyczek
stanowi załącznik nr 9 do protokołu.
3) Saldo konta 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” na dzień 31.03.2012 r.
Ma 367.661,88 zł
Symbol
konta
851
2012 r.
Wn
1.960,00
Ma
123.745,16
początku roku + BO
Wn
1.960,00
Ma
369.621,88
Wn
-
Ma
367.661,88
Saldo konta wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
4. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji.
Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu zasobów
majątkowych jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia czyli (pasywów) na
oznaczony dzień, porównanie rzeczywistego stanu ze stanem wykazanym w księgach
rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, ustalenie i wyjaśnienie stwierdzonych różnic, ich
rozliczenie oraz doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego w rzeczywistości w
sposób zgodny z art. 26 ustawy o rachunkowości.
W Gimnazjum nr 4 obowiązuje Instrukcja Inwentaryzacyjna stanowiąca załącznik nr 6 do
zarządzenia nr 7/2011 Dyrektora Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 07 lipca
2011 r. w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości. Reguluje ona zasady funkcjonowania
inwentaryzacji w jednostce i została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994
roku o rachunkowości, natomiast w kwestiach organizacyjno – technicznych i proceduralnych –
na Kodeksie Pracy, Kodeksie Cywilnym a w szczególności na wypracowanych przez praktykę
zasadach nauki o rachunkowości. Instrukcja określa:
1. Cel i istotę inwentaryzacji.
2. Techniki inwentaryzacyjne i ich przedmiotowy zakres.
3. Formy inwentaryzacji.
4. Metody inwentaryzacji.
5. Terminarz i częstotliwość inwentaryzacji.
6. Etapy inwentaryzacji.
7. Organizację inwentaryzacji.
8. Inwentaryzację techniką spisu z natury.
9. Inwentaryzację techniką uzgodnienia sald.
10. Inwentaryzację drogą porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją.
11. Dopuszczalne uproszczenia inwentaryzacji.
12. Ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.
13. Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych.
W § 3 ust 3 pkt. 1 zapisano, że uzgodnienie stanów składników majątkowych (aktywów), źródeł
ich pochodzenia (pasywów) oraz pozostałych sald, w formie uzyskania od banków
i kontrahentów (dostawców, odbiorców itp.) potwierdzeń poprawności wykazanych w księgach
16
rachunkowych danych na określony dzień, odnosi się do: środków pieniężnych wyrażonych w
złotych polskich i w walutach obcych, a także lokat pieniężnych znajdujących się na
rachunkach bankowych, jak również stanów kredytów i pożyczek zaciąganych w bankach.
Gimnazjum nr 4 jako jednostka budżetowa nie może dokonywać lokat wolnych środków
finansowych ani zaciągać kredytów bądź pożyczek. Zgodnie z art. 11 ustawy o finansach
publicznych jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane
dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu
jednostki samorządu terytorialnego. Nie są one również wymienione w art. 48 ustawy o finansach
publicznych jako jednostki, które mogą dokonywać lokat wolnych środków.
W § 8 ust 1,2 zapisano, iż Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej powołuje kierownik
jednostki na wniosek głównego księgowego. Pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej
powołuje kierownik jednostki na wniosek jej przewodniczącego, w składzie co najmniej trzech
osób. Komisja inwentaryzacyjna może być powołana na więcej niż jeden rok, z tym że okres jej
działania w niezmienionym składzie nie może przekroczyć trzech lat. Najbardziej prawidłowe
w myśl wypracowanej praktyki nauk o rachunkowości jest powoływanie Komisji
Inwentaryzacyjnej na stałe. Komisja powinna czuwać nad rzetelnym i prawidłowym
przeprowadzeniem inwentaryzacji, minimalizować możliwość wystąpienia sytuacji, w których
ktokolwiek mógłby wpływać na jej wynik. W jej skład powinny wchodzić osoby zatrudnione na
stanowiskach kierowniczych spoza księgowości, niezwiązane z prowadzeniem ewidencji
zasobów jednostki. Kierownik na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej
powołuje zespoły spisowe. Przewodniczący dokonuje przeszkolenia zespołów i czuwa nad
prawidłowym wykonywaniem przez nich obowiązków związanych z przeprowadzaną
inwentaryzacją.
W § 9 ust 3 Instrukcji zapisano, że arkusz spisu z natury wpisany do książki druków ścisłego
zarachowania stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w
ustawie o rachunkowości. § 10 stanowi, że zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia
wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie
wyceny odpowiedni pracownik księgowości (przy spisie towarów w detalu lub gastronomii dane
o cenach i wartości wpisują do arkuszy zespoły spisowe).
Środki Trwałe spisane są w Księdze Inwentarzowej założonej 31 lipca 1990 r., zawierającej 89
ponumerowanych stron. Ewidencja wyposażenia prowadzona jest za pomocą programu
komputerowego P88 – EW, a dodatkowo ręcznie w zeszycie. Ewidencja kwotowa księgozbioru,
a także ewidencja licencji i oprogramowania są spisane w zeszytach. Osobą odpowiedzialną za
prowadzenie poszczególnych ewidencji jest kierownik administracyjno – gospodarczy.
Zarządzeniem nr 10 Dyrektora Gimnazjum nr 4 Noblistów Polskich w Stargardzie Szczecińskim
z dnia 25 listopada 2011 r. zarządzono przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji składników
majątkowych i pieniężnych szkoły wg stanu na dzień 31.12.2011 r. W zarządzeniu powołano
również
przewodniczącego
Komisji
Inwentaryzacyjnej
oraz
Zespoły
spisowe.
W dniu 29.11.2011 r. dokonano przeszkolenia zespołów spisowych. Przeszkolenia dokonał
kierownik administracyjno – gospodarczy. Arkusze spisu z natury wyposażenia są wydrukowane
z programu P88 – EW, który służy do jego ewidencji. Dla każdego piętra osobno sporządzono
zestawienie arkuszy spisowych, zawierające wartości wyposażenia w poszczególnych klasach
oraz protokół z przeprowadzonego spisu z natury. Nie dokonano spisu z natury środków
17
trwałych. Powyższe wynika z art. 26 ust 1 pkt. 1 ustawy o rachunkowości, w którym wymienione
zostały składniki majątkowe podlegające spisowi z natury. Wartości niematerialne i prawne nie
są wymienione w cyt artykule, ich inwentaryzacji dokonuje się w drodze porównania danych
ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Powyższe również nie zostało wykonane w kontrolowanej jednostce. W zestawieniu ogólnym
zestawień arkuszy spisowych wg stanu na dzień 31.12.2011 r. wpisano kwotami ogólnymi
wartość środków trwałych, księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych będących na
stanie jednostki. W gimnazjum nie zastosowano się do obowiązującej w jednostce Instrukcji oraz
przepisów, w następującym zakresie:
1. Arkusze spisu z natury nie zostały wpisane do książki druków ścisłego zarachowania.
2. Nie dokonano spisu z natury środków trwałych.
3. Nie zinwentaryzowano wartości niematerialnych i prawnych drogą porównania danych
ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych
składników.
4. Nie dokonano porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku,
ustalanych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych
składników w księgach inwentarzowych.
Dnia 31.12.2011 r. sporządzono protokół komisji inwentaryzacyjnej z przebiegu spisu
składników majątkowych w Gimnazjum nr 4 im. Noblistów Polskich w Stargardzie
Szczecińskim wg stanu na dzień 31.12.2011 r. Zawarto w nim stwierdzenie, że poszczególne
zespoły spisowe nie wnoszą uwag co do przygotowania przez osoby materialnie odpowiedzialne
powierzonego im sprzętu. Brak rozliczenia z którego wynikałoby, że stan dokonanego spisu jest
zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji. Takie porównanie zostało przeprowadzone bez jego
udokumentowania.
5. Wdrożenie i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Gimnazjum nr 4 w Stargardzie
Szczecińskim.
Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest
w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, sprawozdań, ochrony zasobów,
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności
przepływu informacji i zarządzania ryzykiem.
Dyrektor Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim przedstawiła zarządzenie
nr 6/2011 z dnia 10.06.2011 roku w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce.
W dokumencie tym wskazano cel i zakres kontroli, zasady sprawowania kontroli zarządczej, cel i
zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, procedurę zarządzania ryzykiem. W następstwie
kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych,
obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że
działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów
publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz.
Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), w następującym zakresie:
18
Środowisko wewnętrzne
- pracownicy są świadomi wartości etycznych określonych w Kodeksie Etycznym Nauczycieli
Gimnazjum nr 4 z dnia 04.05.2011 r.; oświadczenie o zapoznaniu się z postanowieniami
Kodeksu znajduje się aktach osobowych pracowników (informacja o stanie zatrudnienia stanowi
załącznik nr 10 - sprawdzono 11 akt osobowych, tj.: 169, 162, 44, 122, 144, 61, 73, 85, 92, 77,
66) – bez uwag;
- polityka antymobbingowa – wprowadzona zarządzeniem dyrektora nr 4/2011 z dnia
04.05.2011 r., określa zasady przeciwdziałania zjawisku mobbingu w gimnazjum, oświadczenie
o zapoznaniu się z treścią polityki znajduje się w aktach osobowych pracowników;
- kompetencje zawodowe - rekrutacja pracowników na wolne stanowisko pracy oraz nawiązanie
stosunku pracy przebiega stosownie do postanowień ustawy o pracownikach samorządowych
(Dz. U. z 2008 roku, Nr 223, poz.1458 ze zm.), ustawy Kodeks Pracy (jt.: Dz. U. z 1998 roku, Nr
21, poz. 94 ze zm.), ustawy Karta nauczyciela (jt.: Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 674 ze zm.);
zasady dokonywania oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach
urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych, zawarte są w Regulaminie
dokonywania oceny pracowników samorządowych; arkusze znajdują się w aktach osobowych
pracowników;
- w Gimnazjum nr 4 obowiązuje regulamin funkcjonowania wewnątrzszkolnego zespołu
doskonalenia nauczycieli; potrzeby nauczycieli w zakresie doskonalenia i dokształcania w szkole
diagnozuje się w oparciu o ankietę przeprowadzoną w czerwcu mijającego roku szkolnego –
regulamin wszedł w życie w dniu 04.05.2011 r. – przeprowadzono badanie ankietowe
i opracowano szkolny plan doskonalenia na dany rok szkolny;
- dyrektor dokonuje oceny pracy nauczycieli na podstawie Regulaminu oceny pracy nauczycieli
z dnia 04.05.2011 r. – odpisy karty oceny pracy znajdują się w aktach osobowych nauczycieli;
ocena pracy nauczyciela jest czynnością z zakresu nadzoru pedagogicznego (w § 4.2) sporządzanie oceny ma na celu kontrolę tego, w jakim stopniu nauczyciel realizuje powierzone
obowiązki (w § 4.1);
- stosownie do postanowień ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (jt.: Dz. U.
z 2006 r., Nr 97, poz. 674 ze zm.) oraz rozporządzenia MENiS z dnia 01 grudnia 2004 r.
w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego (Dz. U. Nr 260, poz. 2593) dyrektor
uregulował procedurę awansu zawodowego nauczycieli w dniu 04.05.2011 r.; powołano
zarządzeniem nr 8 z dnia 26.06.2011 r., komisję kwalifikacyjną dla nauczycieli ubiegających się
o awans na stopień nauczyciela kontraktowego; w roku 2011 stopnie awansu zawodowego
nauczyciela kontraktowego uzyskało dwoje nauczycieli – przedstawiono dokumentację
postępowania kwalifikacyjnego;
- Regulamin organizacyjny określa organizację wewnętrzną – schemat organizacyjny, zadania
realizowane w Gimnazjum, obieg dokumentów i podpisywanie korespondencji, zasady
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków – regulamin wszedł w życie na mocy
zarządzenia nr 4/2011 z dnia 04.05.2011 r.;
- Regulamin Pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa
i obowiązki pracodawcy i pracowników (Zarządzenie nr 21/2009 Dyrektora z dnia 26.08.2009 r.)
– pracownicy zostali zapoznani z treścią dokumentu – oświadczenie sporządzono dnia
16.04.2012 r., stanowi ono załącznik nr 11 do protokołu.
- pracownicy posiadają na piśmie opis stanowiska pracy, zakres obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności, przydział czynności, wymiar wynagrodzenia;
19
- prowadzenie ewidencji godzin ponadwymiarowych i zastępstw nauczycieli należy do
obowiązków wicedyrektora,
- pełnomocnictwa i upoważnienia - Dyrektor posiada pełnomocnictwo Prezydenta Miasta do
składania w imieniu Gminy-Miasto oświadczeń woli, dokonywania czynności prawnych;
- w jednostce nie prowadzi się odrębnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw;
- akta osobowe prowadzi się poprawnie - stosownie do rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.
MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.);
- w jednostce prowadzi się rejestr zarządzeń Dyrektora – dostępny w sekretariacie;
Cele i zarządzanie ryzykiem
- misją jest kształcenie i wychowanie uczniów oraz ich przygotowanie do nauki w szkołach
ponadgimnazjalnych i życia we współczesnym świecie, zapewnienie niezbędnych warunków do
rozwoju intelektualnego, emocjonalnego, duchowego i fizycznego;
- cele i zadania jednostek sformułowano w następujących dokumentach: statucie
Gimnazjum nr 4 (uchwała nr 1 Rady Pedagogicznej z dnia 26.08.2011 r.), planie dochodów i
wydatków na dany rok budżetowy, arkuszu organizacji na dany rok szkolny, planie nadzoru
pedagogicznego, programie profilaktyki, programie wychowawczym, planie pracy zespołów
nauczycielskich, planie apeli, uroczystości i imprez szkolnych, planie remontów;
- stosownie do zarządzenia nr 6/2011 Dyrektora z dnia 10.06.2011 opracowano politykę
zarządzenia ryzykiem, w której wskazano zakres zadań i obowiązków podmiotów
uczestniczących w procesie zarządzania ryzykiem (dyrektor, zastępcy dyrektora, kierownik
administracyjno-gospodarczy, główna księgowa), zasady i tryb identyfikacji ryzyka;
dokonywania analizy ryzyka, reakcji na ryzyko, wskazuje się osoby odpowiedzialne za
zarządzanie ryzykiem; zasady identyfikacji ryzyka, zasady analizy ryzyka oraz reakcję na
ryzyko; na podstawie powyższego zidentyfikowano wrażliwe obszary działania jednostki, rejestr
ryzyk, wskaźniki do szacowania prawdopodobieństwa i skutków;
- zgodnie ze standardem B.8. Analiza ryzyka - zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie,
mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego
skutków, należy określić akceptowany poziom ryzyka – przywołany wyżej rejestr ryzyk posiada
cechy wskazane w standardzie;
- w jednostce nie wskazuje się mierników realizacji celów – powyższe wynika ze standardu
B.6.;
- proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany w zakresie wyżej wskazanym;
Mechanizmy kontroli
- wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania
norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach
obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników; dokumentacja jest dostępna
u Dyrektora jednostki;
- jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed
uszkodzeniem bądź utratą zasobów określono w następujących dokumentach: Instrukcja obiegu
20
i kontroli dokumentów księgowych, Instrukcja kasowa, Instrukcja inwentaryzacyjna
(wprowadzone zarządzeniem nr 7/2011 z dnia 01.07.2011 r.) oraz Jednolity rzeczowy wykaz akt
(z dnia 29.09.2011 r.), instrukcja przeciwpożarowa i postępowania na wypadek pożaru;
- dokumentacja rachunkowość jednostki zawarta jest w Polityce rachunkowości Gimnazjum nr 4
i obejmuje: zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz
ustalanie wyniku finansowego, zakładowy plan kont, zasady budowy analityki kont, opis systemu
przetwarzania danych – systemu informatycznego, opis systemu służącego ochronie danych,
instrukcja nadawania numeracji środkom trwałym i przedmiotom nietrwałym, instrukcja
inwentaryzacyjna, instrukcja kasowa, instrukcja obiegu i kontroli dokumentów;
- mechanizmy zawarte w Polityce bezpieczeństwa informacji, Instrukcji przetwarzania danych
oraz Procedurze wykonywania kopii zapasowych służą zapewnieniu bezpieczeństwa danych
i systemów informatycznych i są wystarczające; w dokumentach tych określono zadania
administratora danych osobowych, konieczne upoważnienie uprawniające do przetwarzania
danych osobowych, ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
opracowano Procedurę obiegu informacji;
- cały budynek Gimnazjum objęty jest dozorem elektronicznym;
- Dyrektor, Zastępca Dyrektora, Główny księgowy oraz Kierownik administracyjno-gospodarczy
zapewniają odpowiedni nadzór nad realizacją zadań przez pracowników – stosownie do zakresu
zadań wymienionych w Regulaminie organizacyjnym;
- szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca: zapewnienie
przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego
ze stanem wymaganym, w zakresie gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych,
sprawdzenie czy projektowane wydatki znajdują pokrycie w planie finansowym,
przeprowadzania okresowej inwentaryzacji składników mienia (szczegółowo opracowano
w wymienionej wyżej Polityce rachunkowości); katalog uchybień znajduje się we wnioskach
z kontroli gospodarki finansowej wyżej – w tym dot. inwentaryzacji;
- udzielanie zamówień publicznych - w roku 2011 nie przeprowadzono postępowań w trybie
przetargu nieograniczonego;
Informacja i komunikacja
- w jednostce przepływ informacji wewnętrznych odbywa się poprzez przekazywanie informacji
ustnie, pisemnie, drogą elektroniczną oraz w trakcie narad i spotkań dyrektora, kierowników
działów z pracownikami; kontaktów nauczycieli z rodzicami (wywiadówki, korespondencja
e-mail, wiadomości wpisywane do dzienniczków, zebrania, kontakty indywidualne z rodzicami,
wizyty domowe itp.);
- jednostka posiada własną stronę WWW;
Monitorowanie i ocena
- stosownie do cyt. zarządzenia w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej, kontrola
zarządcza stanowi ogół działań: dyrektora, zastępców dyrektora, nauczycieli i pracowników
niepedagogicznych - podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań statutowych
szkoły w sposób zgodny i spójny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
- nadzorowanie i kontrola jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu
zarządzania działaniami oraz silnego systemu kontroli, w związku z tym do zadań Dyrektora,
21
w myśl Instrukcji dokonywania samooceny oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
(załącznik nr 3 do cyt. zarządzenia w sprawie kontroli zarządczej), należy: identyfikacja i ocena
ryzyka niepowodzenia związanego z konkretnym obszarem ryzyka, opracowanie i ustalenie
zasad, planów, standardów, działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować,
ograniczyć lub odsunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem, wprowadzenie
praktycznych procesów nadzorowania i kontroli, zapewnienie skuteczności wykonywania
kontroli zarządczej i dbałości o ciągłą poprawę realizowanych procesów;
- stosownie do standardu E.20, zaleca się co najmniej raz do roku przeprowadzenie samooceny
systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników – samoocena winna być
udokumentowana – w jednostce za rok 2011 dokonano samooceny w formie ankiet – analizę
przeprowadza Dyrektor gimnazjum; Dyrektor złożyła oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
za rok 2011 w Wydziale Edukacji Urzędu Miasta;
- wyniki monitorowania oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą do oceny
działania kontroli zarządczej;
22
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 13 kwietnia
2012 roku.
Dyrektor Gimnazjum Nr 4 Jolanta Faryńska została poinformowana o przysługującym jej na
podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego
z dnia 22 października 2008 roku o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu
– zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej),
z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
które załączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją .............
Stargard Szczeciński ....................... 2012 roku.
23

Pobierz - um.stargard.pl

Transkrypt

Podobne dokumenty

Protokół weryfikacji salda

Protokół weryfikacji salda

Załącznik 7 do bilansu budż. 909

PROTOKÓŁ WERYFIKACJI Saldo konta……………… na dzień

Załącznik nr 5 do zarządzenia 51_2016

Pracownik - zmiana konta bankowego

Instrukcja korzystania z wirtualnego Biura Obsługi Klienta - Plast-Com

Aby zarejestrować się i pobrać oprogramowanie ze strony

Katalog OPAC umożliwia samodzielne zapisanie się do biblioteki

FAQ – Pocztowe Konto 500+ Czy obsługujący mnie pracownik