Załącznik do SIWZ - Przedmiot zamówienia

Oznaczenie sprawy IPS.4011-1-23/14
Załącznik do umowy nr IPS.4011-1-23 /14 z dnia ………….. r.
Zał. do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, noclegowych oraz
restauracyjnych wraz z wynajmem sali wykładowo - szkoleniowej dla uczestników
dwudniowego seminarium realizowanego w ramach projektu systemowego
pt. „Podnoszenie kwalifikacji kadry pomocy i integracji społecznej w województwie
opolskim” w ramach Priorytet VII, Poddziałanie 7.1.3 PO KL.
1. Wymagania dotyczące miejsca świadczenia usług:
Hotel/ośrodek szkoleniowy na terenie Opola (wg standardów opisanych
w przedmiocie zamówienia), wyposażony w bazę żywieniową, salę do
przeprowadzenia seminarium jak również miejsca noclegowe (wg standardów
opisanych w przedmiocie zamówienia). Wykonawca jest zobowiązany zapewnić obiekt
hotelowy, który posiada zarówno miejsca noclegowe jak i salę wykładową, co
oznacza, że Zamawiający zastrzega, aby nocleg, wyżywienie i sala wykładowa mieściły
się w jednym obiekcie (wszystkie osoby biorące udział w seminarium musza nocować
w jednym obiekcie).
Nadto:
a) hotel/ośrodek szkoleniowy powinien być przygotowany i dostępny najpóźniej na
1 godzinę przed rozpoczęciem seminarium – w szczególności sale, recepcja,
szatnia i inne miejsca istotne dla realizacji wydarzenia. W obiekcie wykonawca
zapewni nieodpłatną szatnię dla wszystkich uczestników wydarzenia. Szatnia nie
może być zlokalizowana w sali wykładowo- szkoleniowej,
b) wykonawca winien zapewnić minimum 6 bezpłatnych miejsc parkingowych
dla zamawiającego oraz dla prelegentów, a także dostęp do miejsc parkingowych
w bezpośredniej bliskości obiektu dla uczestników wydarzenia.
c) obiekt, w których odbywa się wydarzenie winien spełniać wymagania dotyczące
bezpieczeństwa, tj. bhp i ppoż.
d) wykonawca winien udostępnić możliwość prawidłowego oznaczenia miejsca,
w którym odbywa się wydarzenie zgodnie z zasadami prawidłowego oznakowania
projektów POKL, z nazwą i datą wydarzenia oraz logotypami zgodnie
z wymaganiami obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
2. Liczba odbiorców usług:
Ogólna liczba – max. 75 osób
Liczba osób korzystających z obiadów i przerw kawowych – max. 75 osób (każdego dnia)
Liczba osób korzystających z noclegów ze śniadaniem – max. 60
Liczba osób korzystających z kolacji - max. 60
3. Godziny świadczenia usług:
1 DZIEN SEMINARIUM:
w godz. od 10.00 – 10.30 – przerwa kawowa połączona z rejestracją uczestników
w godz. od 11.30 - 11.45 – przerwa kawowa
w godz. od 13.00 – 14.00 – obiad
w godz. od 16.00 – 16.15 – przerwa kawowa
w godz. od 18.30 – 19.30 - kolacja
w godz. od 10.30 – 18.30 – wynajem sali
2 DZIEN SEMINARIUM:
w godz. od 8.00 – 9.00 – śniadanie
w godz. od 11.30 -11.45 – przerwa kawowa
w godz. od 13.00 –14.00 – obiad
w godz. od 9.00 – 15.00 – wynajem sali
Podane wyżej godziny mogą ulec przesunięciom po ustaleniu szczegółowego
programu spotkania.
4. Standardy zakwaterowania:
4.1 Pomieszczenia przeznaczone do zakwaterowania muszą spełniać wymagania sanitarne,
przeciwpożarowe oraz inne określone odrębnymi przepisami.
4.2 Zakwaterowanie musi odbywać się w pokojach maksymalnie 3-osobowych, przy czym
liczba osób zakwaterowanych w pokoju, nie może być większa niż 2 osoby, pokoje muszą
spełniać poniższe wymogi:
a) pomieszczenia przeznaczone do zakwaterowania muszą spełniać wymagania sanitarne,
przeciwpożarowe oraz inne określone odrębnymi przepisami, muszą mieć także sprawne
oświetlenie
oraz
estetyczny
wygląd
(powinny
być
czyste
i
zadbane),
w okresie grzewczym pokoje muszą być ogrzewane,
b) zakwaterowanie jest możliwe jedynie w pokojach, które spełniają poniższe wymogi
dotyczące powierzchni w m2:
- pokój 1-osobowy –min. 9 m2;
- pokój 2-osobowy – min.12 m2;
d) pokoje muszą być wyposażone w odpowiednie wyposażenie meblowe, tj.:
- dla każdej osoby łóżko jednoosobowe o wymiarach min. 90 x 200cm,
- nocny stolik lub półka przy każdym miejscu do spania,
- wnęka garderobiana lub szafa na ubrania,
- minimum 2 wieszaki na osobę,
- biurko, stół lub ława,
- krzesło lub inny mebel do siedzenia (1 miejsce na osobę),
e) węzeł higieniczno-sanitarny przy jednostkach mieszkalnych musi być wyposażony w:
- wannę z baterią i natryskiem lub kabiną natryskową,
- umywalkę,
- lustro,
- wc,
- instalacja sanitarna: zimna i ciepła woda przez całą dobę,
- wyposażenie uzupełniające: kosz na śmieci.
5. Specyfikacja i standardy wyżywienia:
5.1. Specyfikacja wyżywienia
Obiady – 2 obiady (pierwszego dnia i drugiego):
Pierwsze danie - zupa (min. 300 ml na osobę/max.75 porcji), wg wyboru Wykonawcy.
Drugie danie zróżnicowane (min. 450 g/na osobę/max.75 porcji) – danie mięsne (do wyboru:
kotlety różnych typów i inne potrawy mięsne z sosem np. pieczenie, rolady, klopsy, zrazy,
itp.), danie rybne (np. smażone, pieczone, itp.) oraz danie bezmięsne (do wyboru np. pierogi
- różne rodzaje, spaghetti, naleśniki, gołąbki, risotto, dania z makaronem, itp.), z dodatkiem
skrobiowym (ziemniaki, kluski, frytki, kopytka itp.) oraz ryż lub kasze, surówki różnego typu
(np. mizeria, buraczki, marchewka z groszkiem, surówka z białej kapusty, czerwonej,
kapusty pekińskiej, kapusty kiszonej, itp.), napoje zimne i gorące (soki owocowe
niegazowane różne rodzaje, woda mineralna w ilości co najmniej 0,5 l na osobę oraz kawa
(max.75 porcji) , śmietanka, cukier, herbata, cytryna (max. 75 porcji)– co najmniej trzy
rodzaje herbaty do wyboru.
Nie dopuszcza się podawania tego samego zestawu obiadowego każdego dnia
seminarium.
Śniadanie: pieczywo, bułki, rogale, chleb pszenny, żytni, wieloziarnisty min. 240 g na osobę,
masło, wędlina, twarożek, pasty do pieczywa, żółty ser, ser pleśniowy, dżem, świeże
warzywa, jajecznica, parówki, przetwory zbożowe i mleczne, jogurty, owoce, itp., kawa
(max.60 porcji), śmietanka, cukier, herbata, cytryna (max.60 porcji) – co najmniej trzy rodzaje
herbaty do wyboru, soki owocowe, woda mineralna.
Kolacja: sałatki (min.150g na osobę/max.60 porcji) – trzy rodzaje z rybą, mięsem,
warzywami (np. z łososiem, z tuńczykiem, z kurczakiem, z fetą, z brokułami, itp.), 4 rodzaje
zimnych przystawek- min. 120 porcji (np. jajka faszerowane różne rodzaje, koreczki
śledziowe, tatar, paszteciki francuskie z pieczarkami, mini tortille, pomidory nadziewane,
koreczki, itp. ), dwa ciepłe dania min. 350 g/na osobę (max. 60 porcji) mięsne
i wegetariańskie (np. gulasz, bogracz, lasagne, leczo, zapiekanki makaronowe,
ziemniaczane), deska serów, pieczywo jasne i ciemne, ciasto min.60 porcji (np. sernik,
jabłecznik, ciasto z galaretką, makowiec, ciasto z owocami), owoce świeże, napoje zimne
i gorące (soki owocowe niegazowane w ilości co najmniej 0, 75 l na osobę, woda mineralna
gazowania i niegazowana butelkowana min. 60 butelek oraz kawa (max.60 porcji),
śmietanka, cukier, herbata, cytryna (max.60 porcji) – co najmniej trzy rodzaje herbaty do
wyboru).
Przerwa kawowa:
Kawa i herbata (po max. 75 porcji), woda mineralna gazowania i niegazowana butelkowana
min. 75 butelek , soki owocowe niegazowane 100% różne rodzaje min. 300ml na osobę
( np. pomarańczowe, jabłkowe, porzeczkowe, wieloowocowe), francuskie ciasteczka lub
babeczki owocowe, ciasto (np. sernik, jabłecznik, ciasto z galaretką, makowiec, ciasto z
owocami – min. 75 porcji), słone przekąski (np. paluszki, krakersy), patera z owocami (różne
rodzaje owoców) – 3 patery po min.600 g każda, mleczko do kawy, cytryna, cukier.
Poszczególne posiłki będę serwowane zgodnie z godzinami świadczenia usług,
o których mowa w pkt. 3. Max. ilości podane w ww. opisie są związane z faktyczna
ilością osób, które będę brały udział w seminarium, zgodnie z zapisem § 1 ust. 5
umowy.
5.2 Standardy wyżywienia
a) posiłki winy posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd.
Wykonawca przy oferowaniu posiłków powinien stosować świeże produkty dostępne na
rynku, w tym do przystawek, sałatek i surówek do drugiego dania,
b) jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa
i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zasada
urozmaicania powinna dotyczyć wszystkich posiłków,
c) wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności
i Żywienia,
d) świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r.
o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.).
6. Standardy sali wykładowo - szkoleniowej:
Wykonawca zapewni salę wykładowo – szkoleniową wyposażoną w sprzęt
multimedialny (rzutnik, ekran, mikrofon, sprzęt nagłaśniający) oraz flipchart, piszące
flamastry, spełniające następujące wymogi:
a) bezpieczeństwa,
b) akustyczne,
c) oświetleniowe,
d) temperatura pomieszczenia musi być dostosowana do warunków
pogodowych, w okresie zimowym sala musi być ogrzewana,
e) w sali każdy uczestnik seminarium musi mieć zapewnione swobodne miejsce
do siedzenia i pisania
7. Standardy podawania posiłków:
a) stoły nakryte obrusami,
b) zastawa stołowa porcelanowa,
c) sztućce stalowe,
d) serwetki na stołach,
e) napoje podawane w szklanych naczyniach (np. szklanka),
f) posiłki spożywane przez uczestników przy stołach,
g) podanie ciepłych posiłków i ciepłych napojów w taki sposób aby przez czas
trwania usługi utrzymywana była ich stała odpowiednio wysoka temperatura,
h) obsługa kelnerska,
i) utrzymanie porządku w miejscu podawania posiłków w tym sprzątanie
j) posiłki wydawane w formie szwedzkiego stołu – dot. śniadania, kolacji
oraz przerw kawowych
8.Obowiązki wykonawcy
Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do akceptacji nie później niż w ciągu 14 dni
roboczych od dnia podpisania umowy. Przez dni robocze należy rozumieć dni od
poniedziałku do piątku. Szczegółowy wykaz menu zgodny z ww. oczekiwaniami
Zamawiającego. W menu należy określić rodzaj (nazwę) posiłków, przystawek zimnych,
ciepłych dań, ciast, oraz sałatek i surówek wraz z podaniem gramatury posiłków. Menu musi
zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.